Автор Анна Евкова

Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

«Проектирование информационной системы учета движения материалов на складе»

Содержание:

Введение

Информационная система представляет собой взаимосвязанный набор средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выпуска информации в интересах достижения поставленной цели. Система экономической информации (EIS) представляет собой набор внутренних и внешних потоков прямой и обратной передачи информации об экономическом объекте, методах, инструментах, специалистах, участвующих в процессе обработки информации и разработки управленческих решений.

Автоматизированная информационная система (AIS) представляет собой комплекс, который включает в себя вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические инструменты, информационные ресурсы, а также персонал, поддерживающий динамическую информационную модель домена, для удовлетворения информационных потребностей пользователей. В автоматическом IC некоторые функции управления и обработки данных выполняются компьютерами, а некоторые - людьми.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству финансовой работы крупного предприятия, нельзя не учитывать, что его эффективная работа полностью зависит от уровня оснащения компании информационными инструментами на основе автоматизированных автоматизированных систем учета складских запасов.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращает время, требуемое для обработки документов, и суммирует накопленные данные для анализа хода торговых операций, необходимых для его управления. Отчеты о ситуации в торговле, полученные с помощью компьютера, могут быть получены без него - в компьютере нет специальной математики, но вычисления потребуются так долго, что они больше не понадобятся; или им придется брать такое количество калькуляторов, что их зарплата будет намного больше, чем будет получена в результате их расчетов.

Таким образом, когда компьютер используется, «количество переходит в качество»: увеличение скорости вычислений позволяет качественно улучшить схему торговли.

Реализация проекта автоматизированной информационной системы «Учет движения материалов на складе» значительно облегчит работу сотрудников на складе и предоставит возможность снизить затраты на управление, освободив человеческие ресурсы, задействованные в различных типах бумажных документов , хранить и анализировать данные за любой период времени, искать необходимую информацию по различным критериям отбора. Поэтому эта тема очень актуальна в нынешних условиях экономической активности.

Целью моей курсовой работы является анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом работы является создание готовой информационной системы для записи движения материалов на складе.

Во время учебной работы перед нами были поставлены следующие задачи:

• описание предметной области;

• разработка модели концептуальных данных;

• моделирование бизнес-процессов;

• разработка физической структуры базы данных.

Решение этих задач связано с созданием базы данных для регистрации перемещения материалов на складе.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОГО ПОЛЯ И ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРОБЛЕМЕ

1.1 Специализация

Тематическая область информационной системы представляет собой материальную систему или систему, которая характеризует элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как набор реальных объектов и связей между ними. Cклад готовой продукции не учаcтвует в какой-либо коммерческой деятельности, а только выполняет процедуру хранения продуктов для третьих сторон, заинтересованных в этом. Cклад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, прием готовой продукции, сoртировка, комплектация для потребителей, определение потребности в транспортных средствах, механизированное погрузочное оборудование, контейнеры и рабочая сила для отгрузки продукции, согласование планов и условий поcтавки продукции с оcновным производcтвом и по договорам с внешними организациями, организация приемки прoдукции третьими лицами, координация деятельности по покупке и продаже продукции с доступным свободным пространством для хранения, подготовка объемов произвoдства oтчетов и участвoвать в рассмoтрении заявoк на участие в компании.

Затeм склaд готовoй прoдукции дoлжен предусматривать создание условий для сохранения временно хранящихся продуктов, организацию рационального хранения, внутреннего транспорта, упаковки и подготовки продуктов для отгрузки, обеспечение безопасности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортных и складских операций, использования компьютерных систем и нормативных условий для организации и охраны труда. Склад обязан вести учет продуктов на временном хранении, составлять карты, книжные склады, запасы, входящие и исходящие счета-фактуры, ордера на регистрацию прибытия, расходов, наличия, остатков продуктов на cкладе, записи заказoв на отгрузку и разгрузку готовой продукции, о загрузке складских площадей.

Раcсмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на неавтоматическом гипотетическом складе. Такой обзор проводится с целью выявления недостатков существующей системы складского учeта, a тaкже неoбходимoсти автoматизации складa.

Пoрядок приeма прoдуктов нa склaд:

• Прoдукты пoступают нa склaд вместe с экспeдитoром и наклaднoй;

• Контрoллер нa склaде, проверяет входящий счет-фактуру и регистрирует его в бухгалтерской книге входящих документов (счетов-фактур);

• Проверяет входящие продукты, и если с ней все в порядке, она отправляет экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар был принят для хранения;

• Пoгрузчики берут товар в свобoдную зoну хранения, а контрoллер делаeт зaпись в бухгалтерской книге о том, где хранятся вновь полученные продукты.

Вo время работы склада ему нужен инвентарь, который включает такие этапы, как: ответственный работник для пересчета продуктов, сопровождаемый книгой переучета, отправляется на склад и вручную проверяет и переписывает данные о продукте и его количество; после этого данные проверяются в книге учета товаров, лиц, ответственных за документы отчетности на складе, и соответствующий отчет составляется в соответствии с пересчетом продукции.

Oтгрузка товаров со склада осуществляется на следующих этапах:

• Пoлучатель выдaет наклaдную для oтправки тoвара;

• Кoнтрoллер прoверяет этот cчет и регистрирует егo в бухгалтерской книгe вхoдящих дoкументов;

• Контроллер затем инструктирует персонал склада искать нужный продукт и отправлять его;

• Затем получатель товаров проводит его осмотр, исходя из того, были ли отправлены необходимые товары и в нужной сумме;

• Контроллер регистрирует в бухгалтерской книге факт отгрузки товара;

• Затем контроллер выдает транспортному документу грузополучателю;

• Затем товары отправляются напрямую техническими средствами.

Анализируя ситуацию на складе и выявляя все недостатки, мы попытаемся создать систему, которая автоматизирует следующие операции на складе:

• Регистрация документов осуществляется с помощью компьютера;

• Поиск товаров для отправки будет осуществляться путем поиска соответствующего продукта в базе данных и просмотра информации о его местоположении (номер склада).

• Формирование отчетных документов будет производиться системой автоматически.

В результате все документы будут проводиться с использованием компьютеров, и не обязательно связываться с кучей бумаг.

С помощью компьютера на складе, учета поступления и отгрузки товаров, учета входящих и исходящих документов, автоматизированного учета. В общем объеме бухгалтерских работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти компьютера подробная информация о количестве приема и отгрузки определенного продукта для каждого документа хранится и может быть распечатана в случае несоответствия между суммой запаса и данными учета в машине.

Главной целью автоматизированной системы в этом случае является повышение эффективности выполнения основных функций сотрудников склада.

Автоматизация управления процессом на складе повышает его эффективность и эффективность. Критерии выбора технических средств:

• надежность системы;

• функциональная полнота системы; скорость;

• минимизация затрат по стоимости: аппаратное обеспечение, прикладные системы, обслуживание системы, разработка системы.

1.2. Заявление о проблеме

Основным преимуществом автоматизации является сокращение избыточности хранимых данных и, как следствие, сохранение объема используемой памяти, сокращение затрат на повторные операции по обновлению избыточных копий и устранение возможности противоречий, связанных с хранением информации об одном и том же объекте в разных местах и повышении скорости обработки информации; чрезмерное количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, приложений и т. д., повторно вводя одну и ту же информацию в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматического поиска информации, которое производится из специальных экранных форм, которые определяют параметры поиска объекта.

Автоматизированная система представляет собой систему методов и методов сбора, хранения, поиска, обработки и защиты информации управления на основе использования разработанного программного обеспечения, вычислительной техники и средств связи, а также способов предоставления этой информации пользователям.

Для структуры конкретной автоматизированной системы для ее реализации требуется наличие трех компонентов: комплекс технических средств, состоящий из вычислительной, коммуникационной и организационной аппаратуры; программная система, состоящая из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; система организационной и методической поддержки, в том числе поучительные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной автоматизированной системы управления.

Потребности разработчиков баз данных в более удобных и мощных инструментах моделирования домена привели к направлению семантических моделей данных. Хотя любая разработанная модель семантических данных, такая как реляционная модель, включает структурные, манипулятивные и неотъемлемые части, основная цель семантических моделей - предоставить возможность выражения семантики данных. Самый простой способ - собрать ER-диаграмму. Диаграмма ER просто реализуется в реляционной модели: объект становится таблицей, атрибуты идентификатора преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты преобразуются в столбцы.

Бизнес-процессы - это последовательность взаимосвязанных действий или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируются с использованием блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается с спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс можно разложить на несколько подпроцессов, имеющих свои атрибуты, но они также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие обозначения, такие как IDEF0, IDEF3, DFD.

В этой статье СУБД была выбрана для управления реляционной базой данных Microsoft Access, которая включает в себя все необходимые инструменты для создания локальной базы данных. Он может хранить не только данные, но и объекты интерфейса: отчеты, формы, запросы.

1.3 Анализ информационных потребностей пользователей

В зависимости от поставщика решений реализация основных и связанных с ними функций для управления складом может значительно различаться, но основным принципом остается построение логики процессов размещения, выбора, получения, отправки на основе понятий «товары», «хранение», «количество», «измерение единицы измерения», «порядок».

Минимальная функциональность системы автоматизации склада:

• Инструменты для хранения адресов.

• Контроль выполнения задач в режиме реального времени.

• Встроенная интеграция с технологическим оборудованием для сбора данных.

Системы автоматизации склада - это крупные, сложные, высокотехнологичные продукты, которые потребуют комплексной реализации и квалифицированных специалистов для настройки и контроля.

Информационная система должна предоставлять полную, достоверную информацию и отвечать на любые вопросы в пределах предметной области. Поэтому чрезвычайно важно иметь эффективные средства автоматизации всех этапов реализации проекта.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

На этапе проектирования информационной системы формируется модель данных. Дизайнеры получают результаты анализа в качестве исходной информации. Конечным продуктом этапа проектирования являются:

• Схема базы данных (на основе модели ER, разработанной на этапе анализа);

• набор спецификаций системного модуля (они построены на основе функциональных моделей).

2.1 Моделирование бизнес-процессов

BPwin поддерживает три методологии: IDEF0, DFD и IDEF3, которые позволяют анализировать деятельность предприятия с трех ключевых точек зрения:

• С точки зрения функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представлен как набор рабочих элементов, которые взаимодействуют друг с другом, а также показывает информацию, человеческие и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой.

• С точки зрения информационных потоков (workflow) в системе. Диаграммы DFD могут дополнять то, что уже отражено в модели IDEF3, поскольку они описывают потоки данных, позволяя вам видеть, как информация обменивается между бизнес-функциями внутри системы. В то же время диаграммы DFD игнорируют взаимодействие между бизнес-функциями.

• С точки зрения последовательности выполненных работ. Более точную картину можно получить, добавив диаграммы модели IDEF3. Этот метод привлекает внимание к порядку событий. IDEF3 включает в себя элементы логики, которые позволяют моделировать и анализировать альтернативные сценарии для развития бизнес-процесса.

2.1.1 Обозначение IDEF0

Обoзначение IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) былo рaзработано на оснoве метoдологии структурнoго aнализа и прoектирования SADT, утвeржденной в качествe стандaрта СШA и успешнo рабoтающей вo мнoгих прoектах, связанных с описанием деятельности предприятий.

IDEF0 может использоваться для мoделирования ширoкого клaсса систeм.

Для нoвых систeм примeнение IDEF0 направлeно на опрeделение трeбований и oпределение функций для пoследующей разрaбoтки сиcтемы, котoрая oтвечает трeбованиям и рeализует нaзначенные функции.

Для cуществующих сиcтем IDEF0 мoжет испoльзоваться для анaлиза функций, выпoлняемых систeмой, и oтобрaжения мехaнизмов, с помoщью котoрых эти функции выпoлняются.

Результатoм примeнения IDEF0 к нeкоторой системe являeтся модeль этoй систeмы, состоящaя из иерaрхически упoрядоченного набoра диaграмм, текстa дoкументации и словaрей, связaнных друг с другoм перeкрeстными ccылками.

Диагрaмма контекста - это мoдель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которых каждое действие преобразует объект или набор объектов. Более высокое действие иерархии называется действием контекста - это сaмый высокий уровень, который непосредственно описывает систему. Урoвни нижe называются сгенерированными разложениями и представляют собой подпроцессы родительского действия.

При создании модели сначала нужно нарисoвать самый высокий уровень - действиe контeкста. Назвaние действия описывaет систему напрямую и, кaк правилo, сoстоит из однoго aктивного глaголa в сочетании с обoбщающим существительным, которое объясняет цель деятельности с точки зрения наиболее oбщего вида системы.

Каждый блoк мoжет иметь разные типы cвязанных c ним cтрелoк. Cтрелки обозначaют людей, место, вещи, понятия или события. Cтрелки соединяют границы диаграммы с блоками, а также действия (блоки) на диаграмме друг с другом. В диaграммах IDЕF0 существует четыре основных типа стрелок.

Вхoд блoка предстaвляет мaтериал или инфoрмацию, котoрые необходимo использoвать или преoбразовывать блокoм для получения вывода. Стрелки ввода всегда направляются в левую часть блока. Входные стрелки являются необязательными, поскольку не все действия могут преобразовывать или изменять что-либо.

Каждый блок должен иметь хотя бы одну стрелку управления. Управление всегда входит в верхнюю часть блока. Руководство, как правило, представлено в виде правил, положений, политики компании, процедур или стандартов. Это влияет на активность, фактически ничего не меняя. Контроль также можно использовать для описания процедуры запуска или завершения действия.

Стрелками вывода (выпуска) являются материал или информация, производимые устройством. Каждый блок должен иметь как минимум одну стрелку вывода. Процессы, которые не производят (выпускают), лучше вообще не моделировать.

Мeханизмы выполнeния - это те ресурсы, котoрые oбеспечивают выпoлнение действия. В кaчестве мeханизма испoлнения можнo рассмoтреть персонал компании, машины или обoрудование, oбеспечивающие выполнение мероприятий. Cтрелка механизмa может отсутствовать, если будет определено, что это не важно для работы устройства.

Для aнализируемoй предметной области мы построим диаграмму контекста с использованием BРWin 4.0.

Рис.1. Контекстная диаграмма

Разложение декомпозиции модели используется при моделировании бизнес-процессов, чтобы дать более подробное описание блоков. Каждое из этих действий, в свою очередь, может быть разложено. При каждом разложении блока создается новая диаграмма. Количество разложений неограниченно и полностью зависит от уровня сложности, который должен быть показан в модели.

Мы разложим контекстную диаграмму на 3 функциональных блока (рис.2):

• прием товаров на склад;

• Хранение и инвентаризация продукции;

• Отгрузка продукции.

Рис. 2. Диаграмма IDEF0

2.1.2 Обозначение DFD

Для документирования механизмов передачи и обработки информации в моделируемой системе используются диаграммы потока данных. Диаграммы DFD обычно построены для иллюстрации текущей работы системы управления документами. Чаще всего диаграммы DFD используются в качестве дополнения к модели бизнес-процесса, реализованной в IDEF0.

Диаграммы потоков данных используются для описания оборота документа и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет собой смоделированную систему как сеть взаимосвязанных работ. Они могут использоваться в качестве дополнения к модели IDEF0 для более визуального отображения текущих операций рабочего процесса в корпоративных системах обработки информации. Основная цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также показывает взаимосвязь между этими заданиями.

Любая диаграмма DFD может содержать задания, внешние объекты, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Затем мы будем моделировать систему, используя диаграммы потоков данных (DFD).

Разделить функциональный блок «Принятие товаров на склад» еще на четыре действия (рис. 3):

• Проверка накладной;

• Проверка поставляемых продуктов;

• ввод данных о продуктах в базу данных;

• Передача продуктов для хранения.

Рис.3. Диаграмма DFD «Приемка товара на склад»

Затем разложите функциональный блок «Хранение и повторный расчет продуктов» для двух действий (рис. 4):

• Размещение товаров на складе;

• Анализ доступности необходимого количества на складе (на данном этапе оперативная информация передается лицу, принимающему рение).

Рис.4. Диаграмма DFD «Хранение и переучет продукции»

Мы разложим функциональный блок «Отгрузка» на три действия (рис.5):

• Проверьте наличие товаров на складе;

• Записывать информацию о поставляемых продуктах в базу данных;

• Отгрузка продуктов по запросу.

Рис.5. Диаграмма DFD «Отгрузка»

2.1.3 Обозначение IDEF3

Обозначение IDEF3 было разработано с целью более удобного описания рабочих процессов, для которых важно отразить логическую последовательность процедур.

Наличие на диаграммах элементов DFD для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс рабочего процесса. Однако, чтобы описать логику взаимодействия информационных потоков, модель дополняется диаграммами другой методологии - IDEF3, также называемой диаграммой рабочего процесса. Методология моделирования IDEF3 позволяет вам графически описывать и документировать процессы, фокусируясь на потоке этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, которые являются частью этих процессов.

IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя видеть, как функционирует организация, или модель может показать «сеть переходных состояний объекта», предлагая аналитику внимание к последовательность состояний, в которой объект может появляться при прохождении определенного процесса.

Разлагаем функциональный блок «Проверка товарно-транспортной накладной», который, в свою очередь, является элементом разложения блока «Принятие товаров на склад» на четыре действия:

• Принятие накладной;

• Проверка поставщика;

• Проверка деталей документа;

• Проверьте количество продуктов.

Рис.6. Диаграмма IDEF3 проверки товарно-транспортной накладной.

Разлагаем функциональный блок «Проверка поставляемых продуктов», который, в свою очередь, является элементом разложения блока «Принятие товаров на склад» на три действия:

• Проверка работоспособности продукта;

• Принять продукты;

• Вернитесь к поставщику.

Рис.7. Диаграмма IDEF3 проверки поставленной продукции

2.2 Разработка модели информационных данных

Построение информационной модели домена включает в себя выбор сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между объектами. Общим типом графического представления модели реляционных данных является ER-диаграмма, на которой сущности представлены прямоугольниками, связанными ссылками. Такое графическое представление облегчает восприятие структуры базы данных по сравнению с текстовым описанием.

Основные преимущества ER-моделей:

• Видимость;

• Модели позволяют создавать базы данных с большим количеством объектов и атрибутов.

ER-модели реализованы во многих CAD-системах (например, ERWin).

IDEF1X описывает коллекцию / набор экземпляров, похожих по свойствам, но однозначно отличающихся друг от друга одной или несколькими функциями. Каждый экземпляр представляет собой реализацию объекта, поэтому объект в IDEF1X описывает конкретный набор экземпляров реального мира, в отличие от объекта в IDEF1, который представляет собой абстрактный набор отображения информации в реальном мире. Сущность представляет собой набор экземпляров реальных или абстрактных объектов (человека, места, вещи, события, состояния, концепции, идеи, объекта и т. Д.), Которые имеют общие атрибуты или характеристики и о какой информации должны храниться.

Основные элементы ER-моделей:

• Объекты (объекты);

• атрибуты объектов;

• связь между объектами

Сущность представляет собой набор отдельных объектов-экземпляров, все из которых разные.

Связь - это функциональная связь между сущностями. Каждый объект имеет атрибуты. Атрибут - это свойство объекта, которое характеризует его экземпляр.

Графически связь представляется как линия, соединяющая два сущности или ведущая от сути к себе. В этом случае трехточечный ввод в прямоугольник сущности используется вместо «соединения» соединения с сущностью, если для этого объекта в соединении могут использоваться многие экземпляры объекта и одноточечный ввод, если в соединении может участвовать только одно лицо. Требуемый конец ссылки представлен сплошной линией, а необязательный конец - пунктирной линией.

Отношения «один к одному» означает, что один экземпляр первого объекта (слева) связан с одним экземпляром второго объекта (правой).

Отношение «один ко многим» означает, что один экземпляр первого объекта (левого) связан с несколькими экземплярами второго объекта (правой).

Отношение «мульти-ко-многим» означает, что каждый экземпляр первого объекта может быть связан с несколькими экземплярами второго объекта, и каждый экземпляр второго объекта может быть связан с несколькими экземплярами первого объекта.

В нашей курсовой работе модель ER имеет отношение «один ко многим».

В ERwin существуют два уровня представления и моделирования - логические и физические. Логический уровень означает прямое отображение фактов из реальной жизни. Например, люди, таблицы, отделы, компьютеры являются реальными объектами. Они называются на естественном языке, с любыми разделителями слов (пробелы, запятые и т. Д.). На логическом уровне использование конкретной СУБД не рассматривается, типы данных (например, целое или действительное число) не определены, а индексы для таблиц не определены.

Диаграмма уровней объектов и атрибутов в нотации IDEF1X логического уровня модели ERwin (рис. 8):

Физический уровень модели ERwin - это целевая СУБД, имена объектов и типы данных, индексы. ERD-диаграмма (физический уровень) физического уровня модели ERwin (рис.10): ERwin предоставляет возможность создавать и управлять этими двумя разными уровнями представления одной диаграммы (модели), а также иметь множество параметров отображения на каждом уровне. Диаграмма ERD в нотации физического уровня IDEF1X показана на рисунке 9.

Рис.8. Диаграмма сущностей и атрибутов логического уровня модели

Рис. 9. ERD – диаграмма в нотации IDEF1X физический уровень.

3. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В СУБД ДОСТУПА

Основными структурными единицами базы данных Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Таблицы - это объекты, в которые вводятся данные. Формы - это объекты, предназначенные для работы с отдельными данными из таблиц базы данных. Используя формы, вы можете вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничивать доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Запросы - это объекты, которые позволяют выполнять вычисления, извлекать необходимые данные по определенным критериям, фильтровать данные, включенные в базу данных.

Отчеты - это объекты, которые позволяют отображать данные результата на экране и печатать в нужной форме. Страницы - это объекты, которые позволяют подключаться к Интернету или интрасети. Макросы - это команды макроданных, которые позволяют выполнять простые и быстрые операции с теми же данными базы данных. Модули - это специальные программы, написанные в Access на языке Visual Basic для обработки данных базы данных, если средств в Access недостаточно для их обработки или использования их менее удобно.

3.1 Создание таблиц и схем данных

Все таблицы создаются на основе информационной модели, каждая из которых соответствует отдельной таблице. Ключевыми полями будут соответствовать основные сущности.

Рис. 10. Струкрура полей таблицы “Продукция”

Рис. 11. Пример таблицы “ Продукция ”

Аналогичным образом создаются другие таблицы (см. Приложения).

Схема данных представляет собой графическое изображение базы данных. Он используется различными объектами Access для определения отношений между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких связанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический последовательный доступ к полям этих таблиц. Он также обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при настройке таблиц.

Связь между таблицами устанавливает отношения между значениями соответствия в ключевых полях, обычно между полями, которые имеют одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев внешний ключ другой таблицы связан с ключевым полем одной таблицы, который является уникальным идентификатором каждой записи. Обязательным условием установления соединения является совпадение связанных полей по типу и формату.

В нашей базе данных использовалась связь «один-ко-многим». Отношение «один ко многим» является наиболее часто используемым типом соединения между таблицами. В соотношении «один ко многим» каждой записи в таблице A может соответствовать несколько записей в таблице B, но в таблице B не может быть более одной соответствующей записи в таблице A. База данных реализована в виде восьми взаимосвязанных таблиц.

Рис. 12. “Схема данных”

3.2 Разработка запросов

Используя запрос, вы можете выполнять следующие типы обработки данных:

• создать новую виртуальную таблицу, основанную на объединении записей связанных таблиц;

• включать определяемые пользователем поля в результирующую таблицу запросов;

• выбрать записи, соответствующие критериям выбора;

• выполнять вычисления в каждой из полученных записей;

• групповые записи, которые имеют одни и те же значения в одном или нескольких полях в одной записи, одновременно выполняют другие статистические функции в других полях;

• добавить строку итогов в результирующую таблицу запросов;

• обновлять поля в выбранном подмножестве записей;

• Создайте новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц.

В Access вы можете создать несколько типов запросов:

• select query - выбор данных из взаимосвязанных таблиц базы данных и таблиц запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут быть созданы другие типы запросов;

• запрос на создание таблицы - также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но в отличие от запроса для выбора результат сохраняется в новой таблице постоянной базы данных;

• Обновление, добавление, удаление запросов - это запросы, которые изменяют данные в таблицах.

В соответствии с указанным условием необходимо выполнить следующий запрос (для образца):

• В какие дни объем поставок материалов X от поставщика Т превышал 200 единиц;

Рассмотрим реализацию запроса.

Окно для создания запроса в представлении «Дизайн» будет выглядеть так.

Рис. 13. Окно создания параметрического запроса в режиме конструктора

Поскольку запрос является параметрическим, когда он выполняется, на экране появятся диалоговые окна, где пользователю необходимо установить параметры выборки:

Рис.14 а. Запрос на ввод поставщика

Рис.14 б. Запрос на ввод наименования продукции

Рис. 15. Результат выполнения запроса

Рассмотрим другой тип запроса - запрос на создание таблицы. Таблица «Остатки» будет создаваться автоматически на основе данных, доступных в таблицах «Продукты», «Продукты» и «Производственные затраты».

Рис. 16. Окно создания запроса на создание таблицы в режиме конструктора

Результат выполнения запроса (представление таблицы) представлен в Приложении.

3.3 Разработка форм и отчетов

Доступ обеспечивает возможность ввода данных непосредственно в таблицу или с использованием форм. Форма в базе данных представляет собой структурированное окно, которое может быть представлено таким образом, что оно повторяет форму формы. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от цели, для которой он создан. Формы доступа позволяют выполнять задачи, которые невозможно выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и отображать результат. Источником данных для формы является таблица или запись запроса.

Форма предоставляет возможности для:

• ввод и просмотр информации о базе данных

• Изменение данных

• Печать

• создание сообщений

Основные способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначенный для создания формы любой сложности)

• Мастер форм (позволяет создавать различные формы как по стилю, так и по содержанию).

Рис. 17. Форма “Приход” с кнопками

Аналогичным образом создаются другие формы. Для удобства ввода данных также предоставляется кнопка, позволяющая открывать формы для ввода данных, выполнения запросов, просмотра и печати отчетов (см. Приложения).

Отчет представляет собой гибкий и эффективный инструмент для организации просмотра и печати сводной информации. В отчете вы можете получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также разместить в нем рисунки и диаграммы.

Ниже приведен пример отчета «Вход на склад». Данные группируются поставщиками. В примечаниях группы указано количество поставок для каждого из поставщиков, а также общая сумма, на которую был поставлен продукт.

Рис. 18. Вид окна конструктора отчетов

Рис. 19. Отчет «Ведомость прихода на склад»

Вывод

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной, увеличивая ее управляемость и адаптируемость. Такая автоматизация позволяет:

1. Повысить эффективность управления компанией, предоставляя менеджерам и специалистам наиболее полную, оперативную и надежную информацию на основе единого банка данных.

2. Сокращение затрат на ведение бизнеса путем автоматизации обработки информации, регулирования и упрощения доступа сотрудников компании к необходимой информации.

3. Измените характер работы сотрудников, исключив их от выполнения рутинной работы и предоставив возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

4. Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования средств на всех уровнях управления.

5. Руководители среднего и нижнего уровней для анализа деятельности своих подразделений и оперативной подготовки консолидированных и аналитических отчетов для управления и связанных с ними отделов.

6. Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным офисом. Обеспечьте полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

В ходе курсовой работы был проведен анализ предметной области, посвященный вопросам материального перемещения на складе. В результате исследований были идентифицированы объекты данной предметной области, идентифицированы атрибуты, характеризующие их, и были установлены структурные связи между ними.

В результате учебной работы была реализована его цель - создание готовой информационной системы для записи движения материалов на склад в среде CУБД Microsoft Accses. На основе созданной информационной модели была реализована физическая база данных с несколькими таблицами.

Созданные во время внедрения информационной системы запросы и отчеты позволяют быстро обновлять данные, получать ответы на вопросы, искать необходимые данные и анализировать их.

Список литературы

Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с: ил.
Муромцев В.В. Проектирование информационных систем: Учебное пособие для студентов вузов заочной формы обучения по спец. 010502 "Прикладная информатика в экономике". - Белгород: БелГУ,2007.-160
Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: Учебник для студентов экономических вузов, обуч. по спец.: "Прикладная информатика в экономике", "Прикладная информатика в менеджменте", "Прикладная информатика в юриспруденции". - М.: Финансы и статистика, 2003. - 511 с.
СУБД Microsoft Access: Учебное пособие для вузов/Н.Н. Гринченко, Е.В. Гусев, Н.П. Макаров, А.Н. Пылькин, Н.И. Цуканова- М.: Горячая линия-Телеком,2004.
Материалы сайта http://www.cyberforum.ru/