Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование информационной системы по учёту кассовых операций (Задачи и функции учета кассовых операций в организация)

Содержание:

Введение

В современных условиях наличие финансовых средств является неотъемлемым элементом возможности ведения хозяйственной деятельности. На фоне развития информационных систем и технологий имеет смысл привести некоторые процессы в ряд автоматизированных. Реализация информационных систем имеет массу плюсов, среди которых: точный и последовательный учёт операций, контроль и отправка в соответствующие службы; мониторинг операций.

Главное назначение кассовых операций состоит в обеспечение обслуживания беспрерывного финансового потока и оборота. Расчетно-кассовые операции имя принято понимать операции по ведению счетов как юридические, так и физических лиц и по управлению расчётами.

Деятельность организаций во многом зависит от организации учетных процессов. Фактически объектом учета является информация, которая в ходе учетных процессов систематизируется, анализируется и подвергается тщательному исследованию.

Таким образом, обследуемые данные формируются в информационные потоки, на основании которых и принимается управленческое решение. Важная роль в формировании данных потоков играет именно финансовая информация, так как она позволяет определять успешность бизнеса.

Грамотно систематизированная информация позволяет любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, размеров реализовывать следующие задачи:

− осуществлять внутренний и внешний контроль за движением информационных потоков (ресурсных, финансовых и т.д.);

− контролировать соблюдение юридических норм (в т. ч. законодательных);

− предотвращать негативные последствия деятельности организации (например, банкротство);

− обеспечивать устойчивость бизнеса в долгосрочной перспективе.

Не всегда эта деятельность носит в организации системный характер, своевременно актуализируются данные. Все это является проблемой как для собственников бизнеса, так и для их контрагентов.

Вопросами изучения проблемы систематизации, анализа информации занимались как отечественные, так и зарубежные ученые. Среди авторов, уделявших внимание процессам систематизации и автоматизации информации, можно выделить Варзунов А. В., Торосян Е. К., Сажнева Л. П, К.В. Балдин В.Б. Уткин, А.Р. Айдинян.

Объектом исследования выступает экономическая деятельность организаций и его процесс учета продаж.

Предметом исследования являются информационные потоки в области учета продаж предприятия общественного питания.

Цель исследования заключается в построении алгоритма автоматизации учетной деятельности организации в области движения наличных денежных потоков.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1) изучить теоретические основы осуществления учетных операций, особенности учета продаж;

2) исследовать рынок программного обеспечения деятельности организаций общественного питания с позиции выявления особенностей продуктового ряда;

3) проанализировать деятельность конкретной организации, выявив положительные и отрицательные стороны и тенденции;

4) сформировать предложения по совершенствованию деятельности организации на основе автоматизации бизнес-процесса учета реализации продукции.

Структура работы определена в соответствии с поставленной целью и задачами, она содержит введение, основную часть, заключение, список использованных источников.

1. Теоретические основы моделирования Бизнес-процессов В учете продаж

1.1. Задачи и функции учета кассовых операций в организация

Современный бизнес представляет собой сложную конфигурационную систему, включающую в себя как предприятия крупного бизнеса, так и предприятия, относящиеся к малому и микробизнесу. Деятельность организаций весьма разнообразна, но основная цель любого бизнеса заключается в удовлетворении потребностей конечных потребителей с одной стороны и обеспечение роста благосостояния собственников – с другой. Современный мир – это постоянное стремление к совершенствованию, улучшению существующих технологий и продукции, внедрение новых возможностей и инновации. Тем не менее следует отметить, что деятельность любого бизнеса регулируется рядом законодательных актов, позволяющих четко систематизировать их деятельность.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации обеспечивается на законодательном уровне указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). ^[1]

Кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег выполняются с целью обслуживания юридических и физически лица, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также физических лицами, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практики, обычных физически лиц.

В торговые предприятия поступают большие суммы денежной выручки. Необходимо обеспечить правильный учет денежных средств, четкий контроль за их сохранностью и своевременную сдачу их в банк. Денежная выручка торговых предприятий является основным источником финансирования и кредитования различных отраслей народного хозяйства, выплаты заработной платы, пенсий, стипендий.

Ссуды банка дают возможность организациям и предприятиям закупать товары для продажи, заготавливать продукцию, развивать строительство и производство, т. е. осуществлять все необходимые торгово-хозяйственные операции.

Своевременная и полная сдача выручки имеет большое значение не только для развития торговли, но и всей экономики страны. Правильно организованный учет и контроль денежной выручки - необходимое условие соблюдения принципов рационального хозяйствования в торговле и сохранности товарно-материальных ценностей.

Расчеты с покупателями и учет поступающих от них денежных сумм осуществляет либо непосредственно продавец, либо специально выделенный для этой цели работник - кассир-контролер. При немеханизированном способе расчета деньги за проданные товары принимает продавец, он же их хранит, подсчитывает и сдает. При этом ухудшается их хранение, усложняется учет денежных средств, снижается производительность труда торговых работников, нарушаются санитарно-гигиенические требования.

Наиболее эффективный способ расчета с покупателями - автоматизированный способ с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Он обеспечивает точный учет денежной выручки и контроль продажи товаров, позволяет проверить правильность выполнение расчетно-кассовых операций, сокращает время, необходимое для расчетов, повышает производительность труда контролеров-кассиров, снижает до минимума возможность ошибок при расчетах, предоставляет сведения об объемах продаж товаров и количестве обслуженных покупателей по часам рабочей смены. ККМ являются инструментом контроля со стороны администрации, учредителя и государства за денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки.

Уровень автоматизации расчетно-кассовых операций характеризуется многообразием автоматически выполняемых функций и скоростью действия ККМ, оперативностью и качеством выдаваемой информации и пропуски' способностью узла расчета.

Современные электронные КК оснащены блоком памяти и выполняют функции поиска цен товаров, относящихся к различным торговым отдела, могут вести учет по товарным группам, видам, наименованиям.

Электронно-регистрирующие машины (ЭКРМ) имен сканирующие устройства, позволяющие определить стоимость товара автоматически, без набора ее на клавиатуры. Новые модели ЭКРМ могут выполнять функцию кассового терминала в роли головного устройства, управляющего работой нескольких ККМ.

ЭКРМ могут использоваться в составе комплексов для межотраслевой интегрированной автоматической системы управления товародвижением. На основе применения штрихового кодирования, считывающих устройств - адаптеров, программного обеспечения, портативных терминалов, автоматизированных рабочих мест контролера-кассира, этих устройства осуществляется автоматизация торгово-технологического процесса в оптовом и розничном звеньях товародвижения. В магазинах самообслуживания широко используется новая торговая техника, создаются условия для комплексной механизации технологических операций и трудоёмких работ. Рациональная организация торговотехнологического процесса в магазинах самообслуживания обеспечивает увеличение пропускной способности торгового зала, более эффективное использование торгового оборудования и торговых площадей, рост товарооборота с одного квадратного метра площади.

Рабочие места кассиров оборудованы сканерами штрих-кодов. Кассы соединены в локальную сеть, на рабочее место кассира устанавливается кассовый терминал в состав, которого входят: кассовый аппарат, компьютер, считыватель штрих-кодов.

Возможно подключение дополнительного оборудования. На компьютер устанавливается программа для работы с кассовым аппаратом и штрих-кодом товара, в функции которой входит регистрация покупки, печать чека и взаимодействие с внешними устройствами: сканером штрих-кодов, специализированной клавиатурой со считывателем магнитных карт и т. п. Электронные весы также находятся в зале самообслуживания.

Работники магазина взвешивают товар, весы автоматически выдают этикетку со штрих-кодом, в котором содержится вся информация о данном товаре. При расчёте с покупателем кассир с помощью сканера сканирует штрих-код весового товара, касса распознаёт этот код и выдаёт его цену.

В месте приёмки товара находятся рабочие места операторов, которые приходуют товар.

Разработка автоматизированных рабочих мест контролера-кассира для предприятий розничной торговли позволяет:

• Считывать информацию, нанесенную в виде штриховых кодов на упаковку или ярлыки товаров, и записывать в определенном коде в запоминающее устройство или ходить в компьютер;

• Выполнять расчетные операции с учетом скидок и надбавок; • Обеспечивать различные виды оплат — наличный, безналичный расчет, чеками, с помощью пластиковых карт;

• Осуществлять контроль над операциями, выполняемыми контролером-кассиром;

• Регистрировать покупку на уровне групп и наименований товаров;

• Автоматически вызывать цены из запоминающего устройства;

• Выдавать оперативные и итоговые статистические чеки продажи товаров; • Отображать информацию для покупателя.

В настоящее время все большее распространение получают компьютерные кассы, что позволяет сократить как минимум двух кладовщиков и одного бухгалтера. Кассово-компьютерный учет увеличивает не только производительность труда, но и прибыль предприятия.

1.2 Классификация, требования и общие принципы устройства контрольно-кассовых операций

В торговле используют контрольно-кассовые машины, подразделяющиеся по функциональному признаку на следующие типы:

− автономные контрольно-кассовые машины;

− пассивные системные контрольно-кассовые машины;

− активные системные контрольно-кассовые машины;

− фискальные регистраторы и контрольно-кассовые машины.

В автономных контрольно-кассовых машинах расширение функциональных возможностей может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых контрольно-кассовой машиной по размещенным в ней программам. К этому же типу относятся и портативные контрольно-кассовые машины, имеющие возможность работать без постоянного подключения к электросети.

Пассивная системная контрольно-кассовая машина имеет возможность работать в компьютерно-кассовой системе, но она не имеет возможности управлять работой этой системы. Она же может использоваться и как автономная контрольно-кассовая машина («Samsung EK461RF», «Меркурий 112Ф»).

Пассивные ККМ подключаются к компьютерной системе по медленному последовательному интерфейсу. Они наделены встроенной энергонезависимой памятью для хранения прайс-листа товаров и накопления данных о продажах. Память невелика (200СМЮ000 наименований). Обмен данными производится по инициативе товароучетной программы.

Активная системная контрольно-кассовая машина имеет возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы. К активным системным контрольно-кассовым машинам относятся также компьютерные кассовые терминалы, так называемые POS-терминалы (от англ. PointOfSale - точка продажи), созданные на базе IBM-совместимого компьютера. Они обладают возможностями по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации.

Могут использоваться как пассивные системы или автономные контрольно-кассовые машины. Активные ККМ в режиме on-line в процессе продаж запрашивают данные о товаре у компьютерной системы. Обработкой поступающих запросов занимается специализированное программное обеспечение, называемое кассовый сервер или сервер торгового оборудования. Прайс-лист хранится на этом сервере, данные о продажах кассы регистрируют там же. Возможен также и смешанный режим - ККМ, который осуществляет поиск товара во встроенной памяти и в случае отсутствия - выдает запрос серверу. Такой режим работы резко повышает живучесть кассовой системы в случае «падения» сервера, но поддерживается не всеми моделями.

Обмен данными между сервером и товароучетной программой предельно упрощен. Фискальный регистратор представляет собой контрольно-кассовую машину, способную работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи. Бывают также фискальные контрольно-кассовые машины и нефискальные. Фискальные кассовые машины отличаются от нефискальных наличием фискальной памяти - носителя информации, данные из которого нельзя удалить, а также другими особенностями конструкции, описанными местным фискальным законодательством. В фискальной памяти накапливаются данные об операциях, совершенных при помощи данной кассовой машины.

Устройство и принцип работы контрольно-кассового оборудования должны отвечать ряду технических и торгово-эксплуатационных требований. К техническим требованиям относятся: высокая производительность, надежность в работе, компактность конструкции (малые габариты) и незначительная масса. Торгового-эксплуатационными требованиями являются: − механизация и автоматизация расчетно-кассовых операций; − соответствие конструктивного исполнения машины характеру торгового процесса; − простота конструкции, обеспечивающая удобство эксплуатации, технического обслуживания и ремонта; − возможность использования для изучения покупательского спроса; − получения коммерческой информации.

К эксплуатации допускаются только модели контрольно-кассовых машин, которые включены в Госреестр. Перед началом работы на кассовом аппарате кассир получает под роспись у администратора все, что нужно для работы: ключи от аппарата и денежного ящика; деньги в количестве, необходимом для расчета с покупателями; принадлежности.

Для защиты от несанкционированного доступа на различных уровнях и в различных режимах работы предусмотрены: замок управления, замок на крышке принтера, пароль оператора, пароль контролера, пароли режимов. Замок управления определяет режимы работы машины: регистрацию, распечатку отчетов, режимы гашения, программирования, блокировки.

Подключение машины к сети осуществляется посредством шнура и вилки. При этом осуществляется режим самоконтроля, что подтверждается информационным сообщением на дисплее. После установки и поворота соответствующего ключа переходят в рабочий режим. Предварительно осуществляется заправка чековой и контрольной лент. В режиме регистрации ключ устанавливается в положение «РЕГ», при этом на дисплей выводится соответствующая информация.

После этого вводится код режима, пароль кассира и машина переходит в режим проведения денежных операций. В целях проверки функционирования печатающего устройства и картриджа пробивается пробный чек.

Обслуживая покупателя, кассир может выполнить операции: регистрацию продаж в открытых отделах, в отделах с фиксированной ценой, подсчет сдачи; отмену продаж (сторно); многочековую операцию; ввод скидок и надбавок; оформление возврата товара; подведение итога, оформление оплаты банковским чеком, продажи в кредит, оплаты валютой. В последнем режиме возможны операции калькуляции. Вводимая информация не может превышать запрограммированной или установленной для кассы предельной величины.

В случае неверного проведения операции машина выдает звуковой сигнал, а сообщение об ошибке фиксируется на экране дисплея. При ошибке ввода и необходимости ее исправления предусмотрена возможность корректировки посредством нажатия на клавишу, имеющую обозначение «сброс», «аннулирование», «коррекция» или «сторно».

Все проводимые операции отражаются на контрольной и чековой лентах и дублируются в соответствующих регистрах. Поэтому для предотвращения возможных случайных записей не рекомендуется оставлять аппарат включенным в режиме кассира. Печать отчетов соответствующих клавишей.

При этом при замке режимов в положении «П» (X) не стираются величины итогов и не изменяются состояния суммирующего счетчика, а печать отчетов при замке режимов в положении «Г» (Z) стирает величину итогов. Счетчик числа гашения «Г» (Z) увеличивает свои показания на единицу после проведения каждого финансового отчета с гашением итогов. Режим программирования осуществляется работниками ЦТО и производится в положении замка «ПРОГ» (ПР). В этом режиме осуществляется программирование паролей режимов («П», «Г», «ПРОГ»), паролей представителя ЦТО и налогового инспектора, даты и времени, системных операций аппарата, величины процентных скидок и налогов, секретных кодов кассиров, номера аппарата, дескрипторов (текстовых сообщений).

По окончании проведения кассовых операций ключ устанавливается в положение «ВЫКЛ» и вынимается из замка; при этом вилка вынимается из электророзетки. Конструкция современных контрольно-кассовых машин позволяет вести учет нарастающим итогом полученных от покупателей денег, печатать чек с различными данными, печатать на контрольной ленте порядковый номер чека, уплаченную сумму, шифр, номер счетчика. Одновременно на их индикаторах указывается проведенная сумма, шифр и номер счетчика.

Кассовый аппарат представляет собой сложную счетно-суммирующую и печатающую документы машину, состоящую из большого количества деталей, узлов и механизмов, изготовленных и собранных с высокой точностью. Современные кассовые суммирующие аппараты построены по блочномодульному принципу в виде конструктивно-законченных блоков, узлов. Они принципиально сходны по конструкции и имеют следующие основные узлы:

− блок ввода информации;

− устройство управления;

− оперативное запоминающее устройство;

− блок индикации; − механизм печати;

− блок питания; − денежный ящик; − замыкающий механизм; интерфейс; − блок фискальной памяти; − устройство считывания магнитных карт. Блок ввода информации представляет собой набор клавиш или сканер и предназначен для ввода различных операций, программирования и управления работой кассового аппарата. Клавишное поле имеет клавиши: цифровые, секционные, функциональные и дополнительные. Цифровые клавиши служат для ввода любой цифровой информации: цены товара, суммы наличных денег покупателя, суммы возвратов, величины скидок (надбавок), программирования клише и т.д. Секционные клавиши — для ввода набранной стоимости товара в соответствующий денежный счетчик отдела. Функциональные клавиши — для выполнения различных операций: ввода запрограммированных (фиксированных) цен, для аннулирования ошибочных значений на чеках и для оформления возврата товаров, для регистрации служебных сумм, принятых в кассу (вне продаж товаров) и служебных сумм, выданных из кассы, регистрации оплаты покупок различными платежными средствами, проведения заключительных операций — распечатывания чеков и т.д.

Сканер позволяет вводить в кассовый аппарат (компьютер, POS-терминал) текстовую и графическую информацию, штриховые коды^[2]. Индикаторный механизм необходим для информирования кассира и покупателя о набранной сумме, установленном шифре чека и номера секционного счетчика, по которому проведена операция. Устройство управления включает системную плату, на которой находятся электронные элементы: микропроцессор, блок оперативной памяти и другие вспомогательные микросхемы, управляющие внешними устройствами вводавывода.

Микропроцессор выполняет основную работу по преобразованию данных в вычислительной системе и, кроме того, осуществляет в ней функции автоматизированного управления в соответствии с алгоритмами управляющей программы операционной системы.

Он взаимодействует с каналами ввода- вывода, запуская операции ввода-вывода и получая информацию о результатах их выполнения, а также о состоянии системы ввода-вывода. Процессор включает в себя одно или несколько операционных или арифметикологических устройств, схему правления. Оперативное запоминающее устройство (ОЗУ) предназначено для записи, хранения и выдачи информации о суммах, поступивших от покупателей по секциям, сменной выручки до начала работы, по окончании работы; количестве выданных денежных документов; о товарах, наценках, паролях кассиров, налогового инспектора и т.д. Оно состоит из системы различных счетчиков, ведущих учет данных в суммарном и количественном выражении по различным направлениям^[3].

По функциональному назначению ОЗУ имеет денежные суммирующие счетчики (регистры), контрольные и операционные. Денежные суммирующие регистры могут быть двух видов: денежные, регистрирующие суммы, связанные с реализацией товаров и услуг; денежные, не связанные с реализацией товаров и услуг.

Кроме этих основных счетчиков, по которым определяется выручка за смену, в кассовых аппаратах могут быть и другие, одновременно ведущие учет вводимых сумм отдельно по проведенным операциям: ведущие учет запрограммированных товаров; ведущие учет суммы торговых скидок и надбавок к ценам товаров; суммирующие возвращенные покупателям денежные суммы; суммирующие аннулируемые суммы (ошибочно отпечатанные суммы) и др. Денежные счетчики - суммирующие, контрольные, операционные - способны принимать, перерабатывать и хранить оперативную информацию, связанную с реализацией товаров.

Показания указанных счетчиков изменяются каждую рабочую смену и служат основанием для выявления реальных данных о выручке кассового аппарата за смену и произведенных операциях. Все данные о выручке за рабочую смену, накопленные на суммирующих денежных счетчиках, после окончания каждой рабочей смены переходят на главный суммирующий счетчик кассового аппарата - фискальную память.

Блок фискальной памяти обеспечивает долговременное хранение информации о проданных товарах и предотвращения несанкционированного изменения накопившейся суммы выручки. Только работник налоговой инспекции, пользуясь известным ему кодом, может снять показания, т.е. накопившуюся сумму выручки^[4].

Кассовый аппарат без фискальной памяти не может быть включенным в госреестр. При переполнении фискальной памяти, отсутствии контрольной или чековой ленты, возникновении аварийных ситуаций в механизмах, отсутствии электропитания кассовый аппарат блокируется. Репрограммируемое запоминающее устройство - блок памяти, откуда информация может быть перезаписана и считана многократно. Здесь хранится информация, вводимая оператором с клавиатуры, информация о режимах работы кассы, о фиксированных ценах, паролях кассиров и т.д.

Этот блок выполнен на микросхемах и не теряет данные при отключении питания. Устройство индикации предназначено для показа вводимой в машину информации, результатов вычислений, режимов работы и состояния машины. Индикатор у аппаратов двусторонний, одно табло (служебное) обращено в сторону кассира и находится над клавиатурой. Второе табло (сервисное) обращено в сторону покупателя, т.е. дана возможность и кассиру, и покупателю контролировать данные, вводимые в машину, и правильность расчета. Принцип работы индикатора - динамический, цифры и символы появляются и исчезают на индикаторе по мере выполнения различных операций на аппарате или зависят от его состояния.

Символы на табло появляются также в случаях внезапной остановки (блокировки) аппарата. Информация на индикаторе - буквенно-цифровая, словесная и графическая: «Сд» - сдача, «Е» - ошибка, «Пароль К» - запрос пароля кассира, «Тестирование» - самопроверка машины, «=» - предварительный итог, «+» - операции сложения и др.

Печатающее устройство (принтер) обеспечивает печать информации, поступающей через устройство управления и оперативно-запоминающее устройство, на чеках, ведомостях, контрольной ленте. Оно состоит из следующих узлов и механизмов: механизма печати; механизма транспортировки контрольной и чековой ленты; узла надрезки чековой ленты. В современных аппаратах для печатания чеков, ведомостей применяют термопринтеры, струйные, лазерные принтеры. В кассовых аппаратах с двумя лентами на одной их них печатаются чеки и отчеты, а на другой в едином рабочем цикле печатается контрольная лента. В машинах с одной лентой в определенной последовательности в разных режимах печатаются чеки, контрольная лента и отчеты. В момент ввода данных кассиром печатается только кассовый чек, а копии цифровых данных чека поступают в контрольную память оплат (электронный журнал). Имеется возможность просмотра любого чека на индикаторе (в кассовом режиме), а цифровые данные чека хранятся в памяти машины до момента их вывода на контрольную ленту. Распечатка контрольной ленты обязательна после окончания каждой смены, можно проверить выданный чек, найдя его номер на контрольной ленте и сверив реквизиты. При расхождении показаний счетчиков с суммой выручки по кассе правильную выручку подсчитывают по контрольной ленте. Таким образом, она является важным документом для контроля расчетно-кассовых операций. Печатающее устройство имеет блокировку, останавливающую печать в случае обрыва, окончания или отсутствия чековой ленты, ошибок кассира. Блокировка устройства сопровождается визуальной (появление символов на индикаторе) и (или) звуковой сигнализацией.

Блокировочный механизм служит для блокирования (запирания) механизма включения машины при обрыве или отсутствии чековой или контрольной ленты. Блок питания предназначен для стабилизации, преобразования и подачи нужного напряжения в отдельные узлы и механизмы машины. Некоторые блоки питания могут работать от источника постоянного тока напряжением 24 В (последовательное подключение двух 12-вольтовых батарей - аккумуляторов), что позволяет использовать кассовые аппараты на торговых точках, не имеющих стационарного источника питания. Денежный ящик служит для размещения и хранения денег во время работы кассира. Он подключается к соответствующему разъему и может быть установлен под основание системного блока. Денежный ящик снабжен электромеханическим замком и имеет ключ, позволяющий переключать замок в один из следующих режимов: «Закрыто», «Автоматическое открывание», «Открыто». Замыкающий механизм применяется для замыкания всего механизма машины или ее отдельных узлов. Он состоит из набора ключей для включения и выключения кассового аппарата, предназначен для перевода его в рабочие режимы: «Регистрация», «Показания», «Гашение», «Фискализация», «Программирование», «Отключение»7 . Интерфейс предназначен для приема-передачи информации другим техническим средствам учетно-кассовой системы торгового предприятия, подключения сканирующего устройства, весоизмерительного прибора. Устройство считывания магнитных карт предназначено для съема информации с карточек, несущих информацию на магнитном носителе. Оно имеет щель, в которую такой носитель вставляется. При этом намагниченные участки совмещаются с датчиками считывающего устройства.

При покупке товара карточку вставляют в кассовый аппарат, имеющий связь с банком. По каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки), после чего карточку возвращают владельцу.

Узлы контрольно-кассового аппарата объединены в корпус под кожухом и монтируются на основании машины. Кожух должен быть опломбирован предприятием-изготовителем или организацией, осуществляющей обслуживание, ремонт, и налоговой инспекцией.

Основные режимы работы контрольно-кассовых аппаратов: − режим «Регистрация» («Per.») или «Касса» - это рабочий режим кассира, в котором осуществляются подсчет сумм, причитающихся с покупателя, вычисление сдачи покупателю, печатание чеков и контрольной ленты; − режим «показания» («X») - в этом режиме администратор предприятия снимает показания суммирующих денежных и других регистров без обнуления полученных данных и выводит «Х-отчет». Операция выполняется перед началом каждой смены и, если это необходимо в целях контроля, - в любой другой момент работы контрольно-кассового аппарата; − режим «Гашение» («Z») дает возможность администратору снимать показания суммирующих денежных и других регистров за смену с обнулением полученных данных и выводить «Z-отчет». Операция выполняется после окончания каждой смены; − режим «Фискализация» («Ф») позволяет производить фискализацию кассового аппарата, после чего во всех печатаемых документах появляется строка с идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) и печатается признак фискализации «Ф». К режиму имеет доступ только налоговый инспектор, который снимает показания с накопителя фискальной памяти и выводит на печать фискальный отчет; − режим «Программирование» («СП») - в этом режиме программируются необходимые параметры машины: число и наименования секций; номер или фамилия кассира, виды выполняемых операций; наименование предприятия и др. Программные пароли (ключи защиты) представляют собой число (до 6 цифр), которое вводится в аппарат и записывается в память, в репрограммируемое запоминающее устройство. Количество паролей зависит от числа работающих кассиров и режимов. Выбрав соответствующий режим с 21 помощью замка режимов или клавиши «Режим» (если нет механического замка режимов), необходимо ввести пароль защиты. Наличие механического режимного замка (переключателя), а также паролей защиты ключей предотвращает доступ посторонних лиц к рабочим режимам кассового аппарата, сохраняет таким образом накопленную информацию и предупреждает злоупотребления с денежными суммами.

2. Проектирование системы учета кассовых операций коммерческого банка

2.1.Краткая характеристика программных средств автоматизации кассовых операций

В АБС «Next» имеется компонент «NEXT Кассовая книга», который поддерживает полную автоматизацию учёта наличных денег и ценностей по каждому кассовому работнику. Любая операция по приходу или расходу наличных денег, совершенная кассовым работником, автоматически изменяет остаток подотчётных ему наличных средств.

Компонент «Касса», используя электронные каналы и средства связи, позволяет в режиме on-line синхронизировать данные об операциях, совершаемых в удаленных кассовых подразделениях, постоянно иметь информацию об остатках наличных денег и ценностей, обмениваться информацией любого типа.

Основные бизнес-процессы:

совершение кассовых операций по приему и выдаче наличных денег и ценностей;
авансирование и инкассация кассовых подразделений и организаций;
валютно-обменные операции;
передача наличных средств и ценностей между кассовыми работниками;
прием инкассированной денежной выручки юридических лиц.

Основные достоинства подсистемы «Касса»:

возможность постоянного обновления информации об остатках наличных денег;
защищенный обмен данными с использованием решения "КриптоПро";
возможность автоматической обработки пакетов межфилиальных расчетов.

Основным же недостатком является, пожалуй, слишком большая стоимость системы, из-за чего не все кредитные организации могут позволить себе ее приобретение.

Фирма «1С» является бесспорным лидером на сегодня по известности и тиражу продаж. Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров.

Для внедрения информационной системы «iiko» необходимо систематизировать деятельность по этапам:

1. Обследование объекта.

2. Разработка технического задания.

3. Адаптация «iiko» к специфике предприятия.

4. Эксплуатация программного продукта.

5. Обучение персонала.

Этап 1. Обследование объекта. На данном этапе проводятся переговоры с руководством предприятия. Собирается информация по деятельности предприятия, о его организационной структуре и бизнес-процессах.

При анализе деятельности предприятия выявляется область для автоматизации − учет продаж на точках реализации и бухгалтерия. Автоматизации будут подлежать следующие процессы:

1. снабжение и логистика по точкам продаж;

2. хранение товаров на складе;

3. точки продаж

4. бухгалтерский учет.

В результате переговоров с руководством выявляются требования к внедряемой системе:

1. Система должна быть проста в обращении.

2. Эффективность ИС.

3. Система должна разрешать следующие основные проблемы:

− учет товаров на точках продаж;

− учет денежных средств, полученных от реализации в период открытой кассовой смены;

− сокращение времени формирования отчетов на точках продаж и в бухгалтерии;

− упорядоченность документооборота;

− экономия времени на обслуживание клиентов;

− учет приема товаров от поставщиков на склад.

Для установки выбрали новую редакцию «iiko» Версия 6.4.2019.

Основные различия от предыдущей версии:

- использование новых возможностей платформы «iiko»;

- повышение масштабируемости системы;

- удобный пользовательский интерфейс;

- развитие управленческой функциональности.

Этап 2. Разработка технического задания.

Для покупки и установки программного продукта и лицензии выбраны партнеры аттестованной компании «Аквабайт».

Установка программы не входит в стоимость, однако компания присылает все рекомендации. Настройка продукта, установка касс на точках продажи, установка сервера в бухгалтерии и ввод всех данных были осуществлены самостоятельно для экономии средств.

Этап 3. Адаптация программы «iiko» к специфике предприятия.

При установке программы «iikoOffice» необходимо произвести «Настройка торгового предприятия» для возможности работы в программе «iikoFront» При анализе деятельности предприятия было установлено, что необходима настройка типа обслуживания фаст-фуд.

Настройка торгового предприятия происходила в таком порядке:

1. Настроили пункт сведения о предприятии (через вкладку «Администрирование и Настройки торгового предприятия»). В данный пункт входили Общие настройки предприятия (юридические данные, банковские реквизиты) (рисунок 1).

Рисунок 1 — Сведения о предприятии^[5]

Данные настройки необходимо совершать для корректной работы системы, для удобства сотрудников в поиске реквизитов и контактов ответственных лиц.

Производилась настройка группы. Группа отвечает за точки продаж (рисунок 2).

Рисунок 2 — Настройка группы^[6]

Рисунок 3 — Настройка прав доступа^[7]

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

На данном этапе была установлена работа всей разработанной системы при участии всех пользователей, которые в дальнейшем будут ее эксплуатировать. Каких-либо ошибок выявлено не было. Также было произведено разграничение прав доступа пользователей к учетной системе в соответствии с согласованным Сторонами доступным для пользователей функционалом.

Этап 4. Для разграничения доступа защищаемые объекты метаданных обладают списком прав, иначе говоря, – списком контролируемых способов доступа. Произвели настройку учетной записи и доступа следующим сотрудникам: − директор (iikoOffice); − менеджер-кассир (iikoFront); − заведующий складом (iikoOffice); − менеджер по снабжению (iikoOffice); − администраторы торговых точек (iikoFront).

С помощью профиля группы доступа происходит ограничение возможной деятельности сотрудников. В системе есть уже установленные профили и возможности сотрудников в них запрограммированы по умолчанию. Была необходимость откорректировать данные, добавить новые разрешенные действия. Для корректировки была выбрана команда «скопировать профиль», далее изменили название профиля «Продавец-Кассир (измененный)». После изменений записали и закрыли корректировку. Например, кассиру были добавлены такие возможности, как: добавление изменение документов по кассе, добавление изменение вариантов отчетов, дополнение и изменение дополнительных отчетов и обработок, чтение движений денежных средств, возможность заходить в «iikoFront», «iikoOffice».

Этап 5. Обучение персонала Обучение персонала проходило по нескольким направлениям: − обучение менеджера по закупке и логистике, технолога iikoOffice;

обучение кассиров и администраторов на точках продаж iikoFront. Обучение сотрудников проходило по этапам:

1. Теоретическая подготовка пользователей. Пользователи системы изучили, каким образом построен процесс взаимодействия с АИС, какие функции в общем процессе выполняет каждый конкретный пользователь. На данном этапе для обучения были подготовлены текстовые материалы.

2. Практическая подготовка пользователей. На этом этапе пользователи системы пробовали внести в систему тестовые данные в соответствии с шагами, описанными в обучающих презентациях и инструкциях.

3. Работа с реальными данными. Пользователи вносили в систему реальные данные.

2.2. Оценка эффективности внедрения системы автоматизации учета

и направления повышения эффективности деятельности организации

До внедрения создания клиентской базы одна заявка на продажу сотрудника осуществлялась в среднем около 4 минут. В данное время входит: кассир оформляет заказ в письменном виде и передает данные на кухню, повара готовили необходимо блюдо и выдавали гостю его заказ. Сложность проработки заказов формировалась в «час пик», потому что повара путались в заказах, не могли поддерживать очередь заказов и выдавали блюда, дольше положенного на предприятии сроком. При продаже товара кассир точки продаж взаимодействует сразу с несколькими отделами. Далее осуществлялась выписка товарного чека и выдача самого заказа. Сотрудник в среднем обрабатывал в день около 120 заявок. Ежемесячная заработная плата сотрудника составляет в среднем 15000. Организация ежемесячно оплачивает налоги за сотрудников. - в Пенсионный фонд РФ – 26%; - в Фонд социального страхования РФ (ФСС) – 2,9%; - в Фонды обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 5,1%.

С учетом всех исчислений затраты на заработную плату сотруднику составляют 20100 руб. Каждый рабочий день организация оплачивает в пользу сотрудника 957 рублей, в минуту 1,99 руб. Отсюда вывод, что за одну обработанную заявку организация выплачивает (1,99 *3) = 5,97 руб.

После внедрения системы лояльности iikoCard предполагается выполнение до 170 заявок в день. Следовательно, время обработки одной заявки составит (480/30)= 16 минут. Так как при использовании АИС заработная плата сотрудника не изменится, то соответственно за одну обработанную заявку заработная плата составит (1,99 *16) = 31,84 руб.

Исходя из полученных результатов, можно сделать следующий вывод, что использование клиентской базы позволит отделу продаж увеличить количество обработанных заявок, снизить затраты на обработку заявки почти в 2 раза, уменьшить простои в работе специалистов.

По расчетам организация экономит 27,86*30*21=17551,8 рублей в месяц после внедрения клиентской базы. Экономический эффект от внедрения базы − снижение затраты на обработку заявки почти в два раза.

С помощью внедренной системы «iiko» сократится время на составление отчетности, планирования, аналитической деятельности по рынку общественного питания. Печать накладных фактур и других выходных документов будет автоматизирована. Было автоматизировано АРМ следующих сотрудников: − директор; − менеджер-кассир; − заведующий складом; − менеджер по снабжению.

На примере менеджера-кассира рассчитаем экономическую эффективность внедрения системы. Заработная плата кассира составляет 15500 рублей. С учетом всех исчислений затраты на заработную плату сотрудника составляют 20770 рублей.

Стандартный рабочий день – 8 часов. Рабочих дней в месяце (в среднем) – 21. = 2,06 – стоимость одной минуты. Для оформления товарной накладной и составления отчета по проданной технике за определенный период, сотрудник организации тратит от 12 до 20 минут: - оформление товарной накладной – от 5 до 10 минут. - составление отчета – от 20 до 30 минут.

Существует возможность потери копии товарной накладной, что затрудняет составление отчета, а также существует вероятность ошибки при подведении итогов проданной техники, что влечет за собой увеличение времени работы.

При внедрении информационной системы, время, затрачиваемое на составление отчета, сокращается примерно на 16 минут. Использованием внедренного программного продукта в месяц экономится в среднем порядка 16*21=336 мин. В год это время достигает 315*12 = 4032 мин (67,2 часа).

Дополнительным модулем системы является «iikoCard» – система лояльности, разработанная компанией Iiko. Система лояльности – это комплекс маркетинговых инструментов, направленных на удержание существующих клиентов, повышении среднего чека и создание более стабильных торговых взаимоотношений между компанией и ее клиентами.

Реализация также учитывает следующее решение: на предприятии были выпущены бонусные карты с логотипом компании в размере 2000 экземпляров и разработано специальное предложение для покупателей. Предложение для покупателей заключается в следующем: 5% с заказа посетителей начисляется на бонусный баланс, списание можно совершить в любой сумме, накопленной ранее. Бонусную карту любой посетитель может оформить бесплатно на точках продажи.

Данный факт уменьшает время поиска потенциального клиента. Данные клиентов могут храниться на бумажном носителе и в системе, что сокращает работу поиска клиента.

Таким образом, Выходная информация: информация, которую мы получили в ходе работы с системой лояльности, выступают отчеты о конкретных данных, требования к которым выдвигаются в соответствующих запросах к iikoCard.

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Пункт представляет собой описание состава входных документов, входных файлов и справочников, соответствующих им экранных форм размещения данных. При этом следует уделять внимание следующим вопросам:

при описании входных документов необходимо:
- привести в приложении формы(макеты) документов и экранные формы для их ввода в систему;
- привести перечень содержащихся в них первичных показателей;
- заказ клиента на производство (кол-во, )
- привести источник получения документа;
- описать структуру документа, число строк, объемные данные, частоту возникновения документа;
при описании входных файлов необходимо:
- привести перечень содержащихся в них первичных показателей;
- привести источник получения файла;
- описать структуру файла, объемные данные, частоту поступления файла;
описание экранной формы входного документа должно содержать макет экранной формы, особенностей организации рабочей и служебной зон макета, состав и содержание подсказок, необходимых пользователю для заполнения макета, перечень справочников, автоматически подключаемых при заполнении этого макета;
при описании справочников необходимо:
- построить сводную таблицу, содержащую:
  - название справочника;
  - ответственного за его ведение;
  - средний объём справочника в записях;
  - среднюю частоту актуализации;
  - средний объем актуализации (в записях или в процентах);
- по каждому справочнику необходимо описать его реквизитный состав.

Заключение

Деятельность современных предприятий неразрывно связана с процессами автоматизации. Данные процессы позволяют более точно и оперативно систематизировать имеющуюся информацию, принимать управленческие решения в случае возникновения негативных ситуаций.

Исследование теоретических основ осуществления учетных операций позволило выявить их необходимость для целей повышения эффективности бизнеса. Особенностью осуществления учетных операций предприятий общественного питания является то, что реализация продукции осуществляется в течение короткого промежутка времени после ее изготовления, что требует повышенного внимания к такой операции, как «учет продаж». Кроме того, более пристальное внимание к учету продаж должно уделяться вследствие неравномерного спроса на производимую продукцию в различные временные периоды (по месяцам и в течение дня).

Анализ рынка программного обеспечения показал наличия большого числа вариантов. Предварительный анализ систем управления баз данных показал, что выделяют три основные группы в зависимости от объема обрабатываемой информации и способа доступа к ней: файл-сервер, клиент-сервер и терминал сервер. При внедрении системы автоматизации учета продаж основной проблемой является корректность работы данной системы. Российский рынок программного обеспечения представлен большим набором IT-продуктов, наиболее популярными из которых являются «1С» и «iiko».

Использование клиентской базы позволит отделу продаж увеличить количество обработанных заявок, снизить затраты на обработку заявки почти в 2 раза, уменьшить простои в работе специалистов. Одновременное введение системы учета продаж и системы лояльности позволит увеличить показатели экономической эффективности деятельности.

В результате разработки материалов настоящего исследования автором были выполнены поставленные цели и задачи. В теоретической части были раскрыты общие аспекты выбранной сферы исследования: описаны основные понятия и определения, историю автоматизации кассовых операций, доступные программные пакеты бухгалтерского учета, преимущества от применения автоматизации. Практическая часть включает в себя четыре основных подраздела.

В итоге можно сделать следующие выводы: автоматизация учета кассовых операций является необходимым, что обусловлено в первую очередь тем, что работа по учету данных на предприятии требует достаточно больших затрат времени и труда. Следует учесть, что ручное ведение бухгалтерского учета не исключает возможности ошибиться, поэтому работник бухгалтерии должен быть предельно внимательным. В работе бухгалтера компьютер является основным инструментом.

С помощью программных разработок специализированных фирм, например, программы "1С: Бухгалтерия", можно без особых усилий вести учет кассовых операций. Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами предполагает наличие у работника данных по ведению учета, а также знаний, необходимых для ведения.

Таким образом, в ходе разработки материалов , что "1С: Бухгалтерия" - это универсальная бухгалтерская программа, позволяющая организовать как простой, так и сложный учет. Программа отличается удобством в работе, легкостью освоения, быстротой проведения операций. Программа "1С: Бухгалтерия" упрощает и сокращает работу бухгалтера. Это связано в первую очередь с тем, что программа доступна даже самому начинающему экономисту.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)
Исакова, А.И. Информационный менеджмент : учебное пособие / А.И. Исакова ; Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники (ТУСУР). – Томск : ТУСУР, 2016. – 177 с.
Матвеева, Л.Г. Информационный менеджмент : учебное пособие / Л.Г. Матвеева, О.А. Чернова ; Министерство образования и науки РФ, Южный федеральный университет. – Таганрог : Южный федеральный университет, 2016. – 155 с.
Никитаева, А.Ю. Корпоративные информационные системы : учебное пособие / А.Ю. Никитаева, О.А. Чернова, М.Н. Федосова ; Министерство образования и науки РФ, Южный федеральный университет. – Ростов-на-Дону ; Таганрог : Южный федеральный университет, 2017. – 149 с.
Капулин, Д.В. Информационная структура предприятия : учебное пособие / Д.В. Капулин, А.С. Кузнецов, Е.Е. Носкова ; Сибирский Федеральный университет. – Красноярск : Сибирский федеральный университет, 2014. – 186 с.
Глод, О.Д. Архитектура предприятия : учебное пособие / О.Д. Глод ; Министерство образования и науки РФ, Южный федеральный университет, Инженерно-технологическая академия. – Таганрог : Южный федеральный университет, 2016. – 93 с.
Информационный менеджмент : учебное пособие / Н.Д. Эриашвили, Г.Г. Чараев, О.В. Сараджева и др. ; под ред. Н.Д. Эриашвили ; ред. Е.Н. Барикаев. – 2-е изд., перераб. И доп. – Москва : Юнити, 2015. – 415 с. :
Информационные системы и технологии управления : учебник / ред. Г.А. Титоренко. – 3-е изд., перераб. И доп. – Москва : Юнити, 2015. – 591 с. : ил., табл., схемы – (Золотой фонд российских учебников). – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=115159 (дата обращения: 08.04.2020). – ISBN 978-5-238-01766-2. – Текст : электронный.
Гринберг, А.С. Информационный менеджмент : учебное пособие / А.С. Гринберг, И.А. Король. – Москва : Юнити, 2015. – 415 с.
Провалов, В.С. Информационные технологии управления : учебное пособие / В.С. Провалов. – 4-е изд., стер. – Москва : Флинта, 2018. – 374 с.
Информационные технологии в менеджменте: профессиональный блок : [16+] / сост. А.В. Мухачева, О.И. Лузгарева, И.В. Донова ; Кемеровский государственный университет. – Кемерово : Кемеровский государственный университет, 2019. – 218 с.
Бабикова Анна Валерьевна, Корсаков Михаил Николаевич, Сарафанов Андрей Дмитриевич Оптимизация бизнес-процессов промышленного предприятия на основе внедрения процессного подхода // КЭ. 2017. №11. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/optimizatsiya-biznes-protsessov-promyshlennogo-predpriyatiya-na-osnove-vnedreniya-protsessnogo-podhoda (дата обращения: 09.04.2020).
Информационные системы и технологии управления : учебник / ред. Г.А. Титоренко. – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва : Юнити, 2015. – 591 с.
Ясенев, В.Н. Информационные системы и технологии в экономике : учебное пособие / В.Н. Ясенев. – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва : Юнити, 2015. – 560 с.
Филиппов, Б.И. Информационная безопасность. Основы надежности средств связи : учебник / Б.И. Филиппов, О.Г. Шерстнева. – Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2019. – 241 с.
Душин, В.К. Теоретические основы информационных процессов и систем : учебник : [16+] / В.К. Душин. – 5-е изд. – Москва : Дашков и К°, 2018. – 348 с.
Теория систем и системный анализ : учебник : [16+] / С.И. Маторин, А.Г. Жихарев, О.А. Зимовец и др. ; под ред. С.И. Маторина. – Москва ; Берлин : Директмедиа Паблишинг, 2020. – 509 с.
Варзунов А. В., Торосян Е. К., Сажнева Л. П., Анализ и управление бизнес-процессами // Учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2016. –112 с.
Т. И. Иващенко. Применение процессного подхода В управлении бизнесом. Электронное научное издание «Ученые заметки ТОГУ» 2014, Том 5, № 4, С. 1336 – 1339
Балдин, К.В. Информационные системы в экономике : учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – 8-е изд., стер. – Москва : Дашков и К°, 2019. – 395 с.
Айдинян, А.Р. Аппаратные средства вычислительной техники : учебник / А.Р. Айдинян. – Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2016. – 125 с.
Жданов, С.А. Информационные системы : учебник / С.А. Жданов, М.Л. Соболева, А.С. Алфимова. – Москва : Прометей, 2015. – 302 с.
Сирант, О.В. Работа с базами данных / О.В. Сирант, Т.А. Коваленко. – 2-е изд., испр. – Москва : Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016. – 150 с.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404) ↑
Никитаева, А.Ю. Корпоративные информационные системы : учебное пособие / А.Ю. Никитаева, О.А. Чернова, М.Н. Федосова ; Министерство образования и науки РФ, Южный федеральный университет. – Ростов-на-Дону ; Таганрог : Южный федеральный университет, 2017. – 149 с. ↑
Информационные системы и технологии управления : учебник / ред. Г.А. Титоренко. – 3-е изд., перераб. И доп. – Москва : Юнити, 2015. – 591 с. ↑
Информационные системы и технологии управления : учебник / ред. Г.А. Титоренко. – 3-е изд., перераб. И доп. – Москва : Юнити, 2015. – 591 с. ↑
Составлено автором ↑
Составлено автором ↑
Составлено автором ↑