Построение организационных структур (Методология проектирования организационных систем)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 

Цель курсовой работы разработать концепцию системы проектирования организации и обосновать ее эффективность для перспектив развития предприятия. Самостоятельно выбирая объект проектирования, мы пытаемся доказать, что именно он нуждается в инвестициях и дальнейшей разработки.

С развитием рыночной экономики, в частности в нашей стране, термины «менеджмент» и «менеджер», прочно вошли в нашу жизнь и в наш словарный обиход, заменив такие термины, как «управление», «управленческая деятельность», «руководитель», «директор». Вообще, «управление» – это воздействие управляющей системы (субъекта управления) на управляемую систему (объект управления) с целью перевода управляемой системы в требуемое состояние. В частности, в роли субъекта управления выступает менеджер. Менеджмент – это самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленный на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы, действующей в рыночных условиях, определенных намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением принципов, функций и методов экономического механизма менеджмента

Менеджмент - управление, руководство, администрирование, дирекция, умение распоряжаться, владеть, управлять) или управление производством – разработка и создание (организация), максимально эффективное использование (управление) и контроль социально-экономических систем. По институциональным сферам ориентирован на: предпринимательство государственные социально-экономические системы, некоммерческие организации и т. Д

Если немного раскрыть определение «менеджмента», то мы увидим, что в него входит:

- изучение рынка (спроса, потребления), т.е. маркетинг и прогнозирование; - производство продукции с минимальными затратами и реализация ее с максимальной прибылью;

- управление персоналом, следовательно, знание социологии, психологии, а также анализ информации и разработка программ для достижения поставленной цели.

Глава1. Понятие проектирования организационных систем.

1.1 Проектирование организации

Набор моделей и работ в организации еще не представляет из себя организации. Для того чтобы произошел переход от проектирования работ и деятельности людей в организации к проектированию или созданию организации, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между работами и между людьми, выполняющими эти работы. Данное взаимодействие имеет как статическое проявление, находящее выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих ее «живым организмом», способным реагировать на изменения внешней среды. К таким процессам в организации относятся коммуникации, принятие решений, управление конфликтами, власть и влияние, руководство и т. п.

Существуют различные точки зрения относительно понятия «проектирование организационных систем». Организационное проектирование - это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым. Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции. В том и другом случае может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т. п. Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования. В этом случае проектированию организационных связей, как правило, предшествует анализ функционирования существующей системы. Мильнер Б.3. в своей книге «Теория организаций» дает следующее определение: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности». Однако известный американский экономист Гелбрейт Д. (Galbraith J. К.) определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных». ^[1]

Необходимость перемен в содержании и направлении деятельности организации ставит руководство перед настоящим вызовом. Тем не менее, при изменении содержания и направления деятельности часто возникают разные сложные проблемы и ситуации. Факторы, оказывающие влияние на процесс организационного проектирования, носят ситуационный характер. Выделяется четыре группы факторов:

- состояние внешней среды, т. е. всего того, что окружает организацию;

- технология работы в организации;

- стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

- поведение работников.

Однако контекстуальные переменные в качестве системного проектирования задают и ограничивают принципы функционирования, закономерности развития организации (структурные изменения), стиль и тип управления, предопределяют параметры и тип структуры организации. Контекстуальные переменные - это совокупность элементов внутренней среды организации (набор ситуационных переменных), определяющих специфику ситуации, в которой она действует. Понятие контекстуальных перемен чаще всего употребляется при изучении факторов, влияющих на логику организационного развития и характер структурных изменений. Термин контекстуальных переменных введен представителями ситуационного подхода во второй половине 60-х гг. прошлого века, хотя поиски факторов, влияющих на структурные изменения, проводились и раньше. Он является производным от слова «контекст», что связано в первую очередь с возникновением и распространением ситуационного подхода к анализу логики функционирования организации и ее структурных изменений.

Предполагается, что структура организации возникает в результате ситуации (контекста). Сама же ситуация может быть представлена и объяснена на основе ограниченного перечня объективных переменных. Перечень контекстуальных переменных непостоянен.

Разные исследователи включают в него различные характеристики внутренней среды:

- цели организации;

- подчиненные целям задачи организации;

- технологию;

- размер организации;

- персонал организации;

- стратегический выбор (стратегия или цели организации);

- параметры внешнего окружения: темпы и предсказуемость изменений, уровень неопределенности и др.

В современной теории организации большинство исследователей сосредоточивают внимание на двух базовых контекстуальных переменных проектирования организационных систем - размере организации и технологии, обусловливающих важнейшие структурные параметры организации. Исследователи, выделяющие в качестве базовой контекстуальной переменной размер организации, отмечают, что крупные организации, как правило, характеризуются более сложной структурой, большей степенью дифференциации (по горизонтали и вертикали), особенностями в сфере коммуникаций. При высокой однородности работы, проводимой различными специализированными подразделениями в крупных организациях, «административный коэффициент» (пропорция административного персонала к общему числу работников организации) более низок, чем при однородности работы, что отражается на способах координации, коммуникации и контроле. Кроме того, крупные организации обычно более децентрализованы, чем небольшие. При этом наблюдается прямая связь между степенью формализации отношений в. организации и ее размером.^[2]

Организационное проектирование – это разработка системы управления вновь создаваемой организации или совершенствование системы управления действующей организации.

Цель организационного проектирования – создание эффективной системы управления при формировании новой организации, и поддержание ее в нормальном состоянии при функционировании действующей организации.

Задачи организационного проектирования:

- создание, разработка производственной организационной структуры и структуры управления организации.

- разработка или переработка документов, регламентирующие деятельность организации

- подбор персонала организации

- нормирование трудовой деятельности персонала организации

- внедрение организации проекта

- оценка эффективности проекта и т.д.^[3]

Организационное проектирование может проводится и в отдельных структурах, подразделениях организации.

Главные направления организационного проектирования:

1. Композиция

2. Структуризация

3. Регламентация

4. Ориентация^[4]

Композиция – это разработка общей структурной схемы организации с учетом технологических, информационных и иных взаимосвязей между подразделениями и отдельными работниками.

В ее рамках формируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется), а также принципы подбора и продвижения кадров, оплаты их труда, материального стимулирования.^[5]

1.2 Методология проектирования организационных систем

При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления организационной структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления.

Организационная структура управления - понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение задач и функций по всем звеньям, распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации в процессе разработки и принятия решений. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач. Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала цели, а затем - механизм их достижения.

Главным условием разработки адекватных организационных проектов является анализ и по возможности соблюдение принципов рационализации структуры организации. По отдельным разделам или проблемам организационного проекта могут применяться разные методы разработки.

Планировка подразделений может быть спроектирована с применением методов аналогии и основана на апробированных проектах. Нормы и нормативы расхода ресурсов, нормативные документы, регламентирующие функционирование элементов организации, могут быть разработаны с применением опытно-статистических методов, основанных на использовании опыта работников, либо с применением экспериментальных (опытно-промышленных) и расчетно-аналитических методов. Методологические подходы к проектированию организационных структур управления можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.^[6]

Рис. 1. Методы УП

Глава 2. Внутренняя среда организации

2.1 Оборудование

Внутренняя среда организации ^[7]– это среда, которая определяет технические и организационные условия работы организации и является результатом управленческих решений

Рис. 2. Внутренняя структура организации

Генеральный директор является руководителем и назначается на должность хозяином организации. Порядок деятельности Генерального директора и принятия им решений устанавливается Уставом, внутренними документами. Подразделения и работники, выполняющие определенные функции управления, образуют функциональную подсистему управления. Функции управления деятельности реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом. Аппарат управления построен таким образом, чтобы обеспечить в научно-технических, экономических и организационных отношениях взаимосвязанное единство всех частей, а также для наилучшего использования трудовых и материальных ресурсов. В соответствии со структурой управления верхний уровень управления представлен: Генеральный директор, заместитель генерального директора, главный бухгалтер, зам. генерального директора. Генеральному директору непосредственно подчиняется заместитель, Генеральный директор организует всю работу и несет полную ответственность за его состояние и деятельность. Генеральный директор представляет во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договора, издает приказы в соответствии с установленными полномочиями. Экономист осуществляет учет средств и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами. 

Необходимый перечень оборудования для моей фирмы это:

- принтеры – 8 шт.

- телефакс – 4 шт.

- сканер – 2 шт.

- ксерокс – 4.

- компьютеры – 8 шт.

- контрольно-кассовая машина – 2 шт.

Электроника связана между собой сетью и имеет круглосуточный доступ в Internet.

Программное обеспечение (набор инструкций, позволяющий пользователю взаимодействовать с компьютером, его аппаратной частью, выполнять задачи):

- Пакет приложений Microsoft Office (World, Excel,)

- Операционная система Windows XP Professional

- Программа «Консультант плюс» - 1С Предприятие 

- Антивирусные системы (AVG, Avast, McAfee)

- Интернет браузер (Firefox, Google Chrome, Opera)

2.2 Материальные ресурсы

Это потребляемые в процессе производства предметы труда, к которым относятся основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо и энергия на технологические нужды.  Моя фирма предполагает приобретение следующего перечня оборудования:

- компьютеры: Pentium 2GHz – 14 шт.

- мышь Lenovo 14 шт.

- клавиатура Philips 14 шт.

- принтеры LG – 2 шт

- сканер Canon – 2 шт.

- сетевой фильтр – 1 шт.

- ксерокс Samsung – 2 шт.

- телефакс Samsung – 1 шт.

- контрольно-кассовая машина Philips

На компьютере установлено следующее программное обеспечение:

- Операционная система Windows XP 2003 Professional

- Пакет приложений Microsoft Office (Word, Excel, Access).

Так же кабинете работников стоят 3 журнальных столика с тематическими и развлекательными журналами и газетами. Журналы и газеты обновляются 1 раз в неделю. Для нормальной работы организации необходимо арендовать помещение, содержащее 7 отдельных кабинетов для каждого структурного подразделения.

Общая площадь помещения составляет 85 м, включая коридор и санузлы. Помещение находится в здании офисного типа. Моя фирма арендует часть 1 этажа. Арендуемое здание имеет все виды благоустройства: оборудовано лифтами, системами горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, вентиляцией, электроснабжением, противопожарной защитой. В здании имеется необходимое количество телефонных линий. На каждом этаже расположены офисные помещения с одним общим коридором. Оплата коммунальных услуг производится согласно тарифам и начисленным платежами.

2.3 Трудовые ресурсы

Трудовые ресурсы ^[8]- представляют собой категорию, занимающую промежуточное положение между экономическими категориями «население» и «совокупная рабочая сила». В количественном отношении в состав трудовых ресурсов ходит все трудоспособное население, занятое независимо от возраста в сферах общественного хозяйства и индивидуальной трудовой деятельности. В их состав включаются также лица трудоспособного возраста, потенциально способные к участию в труде, но занятые в домашнем и личном крестьянском хозяйстве, на учебе с отрывом от производства, на военной службе.

Трудовые ресурсы - это часть населения страны, которая по своему физическому развитию, умственным способностям и знаниям, способна работать в народном хозяйстве. Реально за понятием «трудовые ресурсы» стоит количество населения, которое можно принудить работать, то есть которое физически способно работать.

Для выполнения функций фирмы мы нанимаем следующих работников:

- риэлторы: квалификация – юрист, экономист-менеджер (2)

- экономист: квалификация – экономист (1)

- секретарь: квалификация – секретарь-референт (1)

- водитель: квалификация – водитель категории В (1)

- зам. генерального директора: квалификация – экономист-менеджер (1)

- ген. директор: квалификация – экономист-менеджер (1)

- уборщица: среднее образование (1)

Для привлечения трудовых ресурсов наша фирма дает объявления в СМИ (газеты), распространяет листовки с информацией о наборе на соответствующие должности. Требования к кандидатам на должности: Требования к кандидатам на должности:

- риэлтер: в/о (экономист-менеджер, юрист), возраст от 22 лет, желателен опыт работы, знание ПК, коммуникабельность.

- генеральный директор: в/о (экономист-менеджер), опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет, возраст от 30 лет.

- заместитель генерального директора: в/о (экономист-менеджер), опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет, возраст от 30 лет.

- экономист: в/о (экономист, бухгалтер), возраст от 25 лет, опыт работы не менее 3 лет.

- секретарь: ср/спец, высшее образование, опыт работы не менее 1 года, знание Microsoft office, возраст от 20 лет.

- водитель: категория В, водительский стаж не менее 3 лет, наличие личного автомобиля.

- уборщица: опыт работы не обязателен, возраст не ограничен.

Моя фирма гарантирует:

- социальный пакет

- стабильная заработная плата

- возможность карьерного роста 

Глава 3. Разработка должностных инструкций

3.1 Разработка целей и структуры организации

Должностная инструкция – это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять. Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа. Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

1. Должность: Генеральный директор

2. Общая цель должности: Общее руководство производственной и финансовой деятельностью предприятия.

Подчиненность непосредственная: Высшему органу управления объединения, которым является общее собрание всего коллектива работников.

Косвенная: нет

В подчинении непосредственном: Генеральному директору непосредственно подчиняется заместитель.

Косвенном: все другие структурные единицы

Замещение исполнителя этой должности замещает: заместитель директора.

Исполнитель этой должности замещает: нет замещения

Прием и освобождение от должности: заместителей директора, начальников отдела.

3. Порядок деятельности генерального директора: Устанавливается уставом и внутренними документами.

4. Работа на данной должности требует от работника:

Образование: высшее экономическое и юридическое

Специальность: менеджер, экономист

Специальное обучение: курсы повышения квалификации, курсы иностранных языков, курсы ведения успешного бизнеса.

Навыки: оперативность, обязательность, целеустремленность, уверенность в себе, умение четко излагать свои мысли, коммуникабельность.

Опыт работы: от 3 лет, необходим опыт работы в руководящей должности.

5. Обязанности.

Директор обязан:

– Руководить в соответствии с законодательством Российской Федерации производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия. Директор также в своей деятельности руководствуется Уставом.

– Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности.

– Обеспечивать выполнение предприятием всех обязательств перед государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками и заказчиками.

– Принимать меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

– Совместно с трудовым коллективом обеспечивать соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

– Решать вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Защищать имущественные интересы предприятия в суде, органах государственной власти и управления. ^[9]

6. Формы отчетности: месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты о проделанной работе на основании поставленных задач. Отчетность подчиненных лиц.

7. Взаимодействие:

Внутренние коммуникации:

– получение обобщенной информации (докладов, отчетов) от начальников отделов

– получение информации от учредителей – передача распоряжений персоналу

8. Права: В отношении непосредственного руководителя: Получать своевременную информацию о решениях учредителей. В отношении подчиненных:

– Давать письменные приказы и распоряжения, устные распоряжения персоналу.

– В установленных законодательством пределах определять объем и состав, составляющих коммерческую тайну.

– Заключать трудовые договоры.

– Распоряжаться средствами и имуществом предприятия с соблюдением требований соответствующих нормативных актов, устава предприятия.

9. Ответственность:

– Финансовая (штрафные санкции, лишение премии и пр.): Хозяин фирмы имеет право применять штрафные финансовые санкции к директору предприятия

– Функциональная (изменение функций, задач и др.)

– При неэффективном руководстве компании, в результате которого компания несет убытки, хозяин фирмы имеет право расторгнуть договор с руководителем.

10. Показатели оценки:

– Измеряемые показатели: операционная прибыль компании, уровень расходов.

– Функциональные показатели: рентабельность предприятия, уровень дохода персонала, годовые темпы роста.

11. Программа повышения квалификации:

– По каким темам: Новые решения задач менеджмента, эффективность управления.

– Как часто: Не реже одного раза в год.

12. Перспективы служебного роста: Рост заработной платы, повышение общего уровня знаний, кругозора и функциональности, как топ-менеджера, совершенствование уже имеющихся знаний и навыков. 

В процессе структуризации в любом направлении организационного проектирования, исходя из организационных целей определяется состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и их сотрудниками.

Под регламентацией понимается разработка правил, процедур, инструкций, нормативов, которыми должны руководствоваться сотрудники организации в повседневной деятельности.

А также определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов, выполнения тех или иных операций.

Важным объектом регламентации является информации, ее содержание, периодичность поступления или ее предоставления.

Регламентация обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся управленческих действий, независимо от особенностей тех, кто их выполняет.

Основные регламентационные документы:

- Устав

- Положение об организации, ее подразделениях, о высших должностных лицах

- Графики работы сотрудников

- Графики приема посетителей

- Штатное расписание

- Должностные инструкции и т.д.^[10]

Ориентация заключается в создании условий для упорядочивания положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации.

Она бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на двери с наименованием), словесно-нумерационной (комбинация того, и другого), символической (дор. Знак), графической (схемы эвакуации при пожаре), световой (различная окраска стен).

В ходе выполнения курсовой работы нами разработана организация, которую мы назвали «Вымпел». Данная организация является коммерческой.

Наша фирма оказывает следующие виды услуг:

- купля-продажа недвижимости

- оформление документов

- аренда

- обмен

- консультационные услуги

Миссией нашей организации является обеспечение потребителей юридически грамотными услугами в сфере операций с недвижимым имуществом. Цели нашей организации:

- возмездное оказание риэлторских услуг населению

- получение прибыли

- завоевание лидирующих позиций на рынке недвижимости

- формирование положительной репутации фирмы

- привлечение клиентов.

Организационное проектирование – важнейший начальный этап создания любой организации или подразделения. Это определение будущей структуры организации, её систем управления, процедур выполнения действий, административных, технологических взаимодействий между всеми элементами.

Эффективность функционирования управляющей системы организации зависит от грамотно спроектированной организационной системы управления нам понадобиться:

- подтверждение внесения уставного капитала;

- решение учредителя или протокол общего собрания и договор, если их несколько, об учреждении ООО;

- заполненное заявление о регистрации;

- оплата госпошлины;

- гарантийное письмо от собственника помещения, на которое оформляется юридический адрес и нотариальная копия свидетельства о праве собственности на него.

Организация представляет собой сознательно координируемое соци­альное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под словами «социальным образованием» – то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия представляет собой базис, точку опоры для всех плановых ре­шений организации, для определения ее целей и задач; создает уверенность, что организация преследует непротиворе­чивые, ясные, сравнимые цели; помогает сосредоточить усилия работников на выбранном на­правлении, объединяет их действия; вызывает понимание и поддержку внешних участников орга­низации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

Примерная характеристика миссии организации в обоб­щенном виде включает:

- предлагаемые продукты или услуги;

- место и роль в системе рыночных отношений;

- цели организации (выживание, рост, доходность);

- технологию (процессы, инновации);

- философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

- внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурен­тоспособности, факторы выживания);

- внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, по­требителями, обществом в целом).

Осуществляя свою миссию, организация доби­вается достижения определенных целей.

Инструкция:

1. Прежде чем приступать к формированию учредительных документов, стоит подобрать коды ОКВЭД для будущей организации. Для этого нужно воспользоваться справочником и выбрать все, наиболее подходящие по смыслу к характеристике вашей будущей деятельности. Для малого и среднего бизнеса на первых порах предпочтительно упрощенная система налогообложения. При выборе же объекта налогообложения следует учесть такие факторы, как удельный вес затрат на обеспечение деятельности в общей выручке компании, количество наемных работников и долю их зарплат в будущем обороте. Не будет лишним с учетом этих показателей рассчитать примерную налоговую нагрузку для каждого возможного варианта и остановиться на минимальной.

2. Необходимо также решить вопрос с юридическим адресом. Если вид деятельности не предполагает аренду офиса, склада, производственного помещения, оптимальный вариант использовать адрес регистрации кого-либо из учредителей. Но этот вариант возможен не для каждого бизнеса и не во всех регионах. Так что лучше предварительно уточнить в налоговой. Если же необходимость в аренде помещения есть, оптимально регистрироваться там, где и будете вести деятельность. Подберите подходящую площадь и возьмите у собственника гарантийное письмо о предоставлении вам помещения в аренду и копии документов, подтверждающих его право на собственность.

3. Выберите название будущей фирмы. Вы можете использовать полные и сокращенные названия на русском и иностранном языках и одном из языков народов России. Обязательны варианты на русском, остальные - по желанию. Проверить частоту использования наименования можно с помощью сайта ФНС РФ, где для этого предусмотрена онлайн форма.

4. Внести уставной капитал (от 10 тыс. р.) вы можете деньгами или имуществом. При первом варианте в банке открывается накопительный счет, на который вносится не меньше половины суммы. Остальные - в течение года после регистрации. В банке берется соответствующая справка. При внесении имуществом учредители должны его оценить (если больше, чем на 20тыс. р., пригласить оценщика) и единогласно утвердить оценку. Затем нужно оформить акт оценки, который подписывается всеми учредителями, и акт приема-передачи имущества на баланс фирмы, подписываемый учредителем и генеральным директором.

5. Затем нужно подготовить учредительные документы: единоличное решение учредителя или протокол общего собрания, если их несколько, об учреждении ООО, составить его устав и при нескольких учредителях заключить договор об учреждении ООО. Когда все документы готовы, нужно заполнить заявление о регистрации ООО, оплатить госпошлину и отнести все бумаги в налоговую.

Рис. 3. Проектирование организации

3.2 Мотивация и контроль в организации

Мотивация - это деятельность, имеющая целью активизировать трудовой коллектив.

Контроль является одной из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы контроль, как и планиро­вание, с которым он теснейшим образом связан, был непрерывным процессом.

Мощный стимул трудовой активности, приносит удовлетворение своим членам, ставит высокие цели, создает творческую атмосферу. Совместное решение производственных вопросов уменьшает стрессовые ситуации, повышает инновационный потенциал сотрудников; в рабочей группе лучше решаются смежные проблемы, сглаживаются возможные вследствие нечеткого распределения обязанностей и неправильного руководства конфликты на межличностном уровне. Основа успеха любой современной коллективной деятельности – отношения сотрудничества и взаимопомощи в противовес конфликту и конфронтации. Поведение, ориентирующееся на совместную деятельность, предполагает наличие определенных предпосылок. В качестве предпосылок взаимозависимости выделяются:

– доверие, дружелюбие в отношениях сторон.

– открытость информационного обмена;

– взаимная поддержка действий, убеждение в их оправданности

Взаимному доверию сторон способствуют: наличие нейтральных лиц, облегчающее взаимные успехи, возможность получить предварительную информацию о действиях другого; личные особенности участников взаимодействия.

В межличностных отношениях «руководитель-подчиненный» наша компания придерживается стратегии «Команда». Руководитель стремится к оптимальному соединению интересов производства и интересов коллектива, объединению деловитости и человечности на всех уровнях отношений.^[11]

Рис. 4. Виды мотивации

3.3 Культура организации

Организационная культура (или, как ее часто называют, корпоративная культура) представляет собой важный компонент и условие существования организации. Культурные образцы, принятые и усвоенные в данной организации, оказывают значительное влияние на различные стороны деятельности членов организации и, в частности, на властные отношения и отношения контроля; отношения к трудовой деятельности; межличностные отношения внутри групп; межгрупповые отношения; отношения с внешним окружением, а также на технологии, мотивацию и т.д. Кроме того, культура определяет процессы интеграции (особенно на уровне консолидации) и специфику ролевых требований.

Организация обладает сильной культурой, открытой влиянию внешних и внутренних факторов, позволяющей осуществлять свободный обмен мнениями и мыслями не только между работниками организации, но и третьими лицами, что позволяет с большей объективностью учитывать пожелания клиентов. Формирование такой культуры происходит за счёт того, что в данной фирме активно действуют процессы внешней и внутренней интеграции. Процесс внешней интеграции проявляется путём постоянного поиска и нахождения фирмой своей ниши на рынке, и приспособления фирмы к постоянно меняющемуся внешнему окружению, тем самым решаются вопросы относительно поставленных задач, методов их решения и др. Сотрудники фирмы развивают общие подходы, помогающие им в их деятельности, формируя понимание личного вклада каждого, в выполнение организацией своей миссии. Все сотрудники участвуют в выделении из внешнего окружения важного и неважного для фирмы, разрабатывают пути и способы измерения достигнутых результатов, совместно находят объяснения успеху и неудач в достижении целей. Процесс внутренней интеграции связан с установлением и поддержанием эффективных отношений по работе, между сотрудниками фирмы, находя способы продуктивной совместной работы и сосуществования в организации.^[12]

Глава 4. Анализ организации и предложения по ее совершенствованию

4.1 Оценка возможных путей улучшения организационной структуры управления 

Рынок недвижимости является одной из существенных составляющих в любой национальной экономике. Объекты рынка недвижимости составляют до 70-80% национального богатства многих стран. Без рынка недвижимости не может быть рынка вообще, так как рынок труда и рынок капитала сами по себе без недвижимости вряд ли могут существовать, ведь даже финансовые институты (банки, биржи, инвестиционные компании и т.п.) должны быть участниками рынка недвижимости для приобретения или аренды помещений, необходимых для их деятельности. Рынок жилья, его становление и развитие были предметом исследования экономической теории, отдельные его аспекты нашли отражение в статистических работах, ряд из которых посвящен статистическому анализу вторичного рынка жилья. Вместе с тем, методика статистического исследования рынка жилья на региональном уровне разработана недостаточно, что и обусловило актуальность темы дипломной работы. Становление и развитие рыночных отношений в экономике России связано в значительной мере с объектами недвижимости, которые выступают в качестве средств производства (земля, производственные, складские, торговые, административные и прочие здания, помещения и сооружения). Кроме того, объектами недвижимости являются земельные участки, жилые дома, дачи, гаражи, которые выступают в качестве предметов потребления. Объекты недвижимости, выступая в качестве основы общественного производства, являются базой предпринимательской деятельности, развития предприятий и организаций всех форм собственности.

В рыночных условиях, становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая обеспечивает ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке.

В кризисный период для организации изменения в структуре управления могут быть направлены на создание условий для выживания за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к внешней среде. Вне зависимости от причин обязательно встанет вопрос о расширении полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав. Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением. Для усиления функции управления используют: группы нововведений, программно-целевой подход, матричные структуры. Но наибольшее внимание заслуживает использование концепции хозяйственных стратегических подразделений организации при проектировании организационных структур управления. Здесь в полной мере реализуются принципы: централизации разработки стратегии и децентрализации процесса ее реализации, обеспечение гибкости управления.

Предложения:

1. Повышение профессионализма в управлении. Нужно вести работу по повышению квалификации работников.

2. Применение современных технологий управления. Современные технологии предоставляют руководителю дополнительные средства, как по анализу информации, так и по процедурам выработки управленческих решений, сравнительной оценки альтернативных вариантов решений, прогнозированию и разработке сценариев ожидаемого развития ситуации. роста прибыли, объемов продаж, производительности труда работников;

3. Увеличения потенциала сотрудников и всего предприятия в целом.

4. Определить потребности в подготовке и повышении квалификации работников по профессиям;

5. Разработать в установленном порядке годовые планы по подготовке и повышению квалификации кадров и обеспечение их выполнения;

6. Создать базу для профессионального обучения рабочих на производстве;

7. Разработать меры по изготовлению и внедрению специфических средств обучения;

8. Организовать курсовое обучение и курсы повышения квалификации работников непосредственно на предприятии;

9. Провести анализ результатов и эффективности подготовки кадров;

10. Изучить разработку предложений, направляемых руководству предприятия, по дальнейшему совершенствованию форм и методов обучения кадров на предприятии.

Рис. 5. Увеличение получаемой прибыли

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением. В рыночных условиях, становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая обеспечивает ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке. В кризисный период для организации изменения в структуре управления могут быть направлены на создание условий для выживания за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к внешней среде. Вне зависимости от причин обязательно встанет вопрос о расширении полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав.

Предложенный путь совершенствования организационной структуры управления позволит фирме повысить гибкость управления, быстро реагировать на изменения спроса и других факторов внешней среды, повысить интерес у сотрудников к предпринимательской деятельности. При проектировании новой организационной структуры управления следует учесть следующие задачи:

– определение типа структуры управления;

– уточнение состава и количества подразделений по уровням управления;

– определение характера соподчиненности между звеньями организации;

– расчет затрат на содержание аппарата управления.

Проектируя новую структуру управления, нельзя забывать и о требованиях, представляемых к построению. Исходя из современных требований к организационной структуре, можно выделить ряд основных, учитывая которые можно успешно усовершенствовать существующую организационную структуру управления. При проектировании новой организационной структуры управления следует учесть следующие задачи: – расчет затрат на содержание аппарата управления – определение типа структуры управления;– уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; Проектируя новую структуру управления, нельзя забывать и о требованиях, представляемых к построению. Исходя из современных требований к организационной структуре, можно выделить ряд основных, учитывая которые можно успешно усовершенствовать существующую организационную структуру управления.

1. Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

2. Экономичность. Суть требования состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.

3. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов

4. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при минимальном числе ступеней управления.

5. Оперативность. Сущность данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

Для совершенствования действующей структуры управления выберем экспертный метод. Экспертный метод - это комплекс логических и математико-статистических методов и процедур, связанных с деятельностью экспертов по переработке необходимой для анализа и принятия решений информации.

В практической деятельности по изучению и прогнозированию спроса метод экспертных оценок может быть использован для решения следующих задач 

1) Разработка средне - и долгосрочных прогнозов групповой структуры спроса на товары народного потребления.

2) Прогнозирование внутригрупповой (в развернутом ассортименте) структуры спроса на предстоящий хозяйственный год.

3) Определение групп потенциальных потребителей.

4) Оценка величины неудовлетворенного спроса по группам, видам и разновидностям товаров.

При проектировании структуры управления данным методом стремятся учитывать все те факторы, которые наилучшим образом обеспечивают достижение производственных, технических, экономических целей, стоящих перед организацией. Сущность метода заключается в экспертном выявлении проблем и узких мест в организации. При совершенствовании организационной структуры управления фирмы «Вымпел» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей. Осуществим распределение управленческих решений по уровням, потому что это является наиболее важной и ответственной частью улучшения структуры. 

4.2 Внешнее окружение организации, анализ связей

Внешнее окружение фирмы «Вымпел»:

- Поставщики ресурсов

- Потребители услуг

- Конкуренты

- Сторонние организации

- Средства массовой информации

- Анализ.

Положительное действие:

1. Создание определенной прибыли поставщику

2. Предоставление качественных услуг

3. Стимулирование конкурента для работы с лучшим качеством

4. Получение прибыли

5. Продвижение организации на рынок

Отрицательное действие:

1. Неудовлетворенность клиента в предоставленных услугах 2.   Антиреклама

3. Несвоевременность оплаты

4. Формирование негативного мнения об организации 

Основные риски:

1. Риск потерять часть прибыли2. Несвоевременность платежей

3. Некачественное исполнение договора

4. Потери клиентов

5. Ненадлежащего качества услуга

6. формирование негативного мнения об организации

7. получение недостоверных сведений

8. Поставки некачественных материалов и средств производства 

9. Риск потери части сектора рынка

10. Риск размещения недостоверной информации

На основе экспертной оценки проанализируем риски по степени значимости:

1. Риск потери клиентов

2. Риск потери части сектора рынка

3. Риск формирования негативного мнения об организации

4. Риск некачественного исполнения договора

5. Риск потери части прибыли

6. Риск размещения недостоверной информации

7. Риск поставки некачественных материалов и средств производства

8. Риск ненадлежащего качества услуг

9. Риск получения недостоверных сведений

10. Риск несвоевременности платежей по счетам

В процессе анализа нашей организации выявлены следующие угрозы:

-  Уход заказчика к конкуренту

-  Применение «черных технологий»

-  Отрицательные отзывы клиентов об организации (угроза потери репутации)

-  Стремление конкурентов захватить большую долю рынка

Сильные стороны нашей организации:

-  Качественное оформление договоров

-  Индивидуальный подход к каждому клиенту

-  Квалифицированный персонал

-  Положительные отзывы клиентов Слабые стороны:

-  Возможные ошибки при оформлении договоров

-  Небольшое количество клиентов

-  Неустойчивое положение на рынке услуг

-  Мало внимания уделяется рекламе

Возможности:

-  Расширение спектра оказываемых услуг

-  Привлечение новых клиентов за счет рекламы

На основе этого можно предположить, что организация будет реализовывать стратегию лидерства по ценам: обеспечивать более низкие цены за счет снижения затрат и обслуживания большого количества клиентов. 
Организация не может существовать в изоляции от внешней среды, и рассматривать ее как открытую систему, без учета влияния факторов внешнего окружения не просто бессмысленно, но и губительно для понимания, поскольку адаптация организации к внешним условиям – одно из главных условий выживания, от которого в конечном счете зависят и достижение целей, и интеграция, и латентность. В деятельности любой современной организации задействованы многочисленные связи и взаимозависимости: с вышестоящими организациями, с поставщиками, правоохранительными органами, с политическими и другими организациями и институтами, существующими в данном конкретном обществе. Например, очень немногие организации принимают на себя полную ответственность за социализацию и обучение своих членов; чаще всего культурные образцы, профессии и материальное обеспечение получают от внешних систем.

Рис. 6. Внешняя среда организации

Политическая система – совокупность действующих в обществе различных политических образований: государства, политических партий, движений и иных социальных объединений, принимающих участие в функционировании политической и государственной власти

Экономическая система – совокупность всех экономических процессов совершающихся в мире, государстве, стране или обществе на основе сложившихся в нём отношений собственности и хозяйственного механизма.

Социальная система – это совокупность социальных явлений и процессов, которые находятся в отношениях и связи между собой и образуют некоторый социальный объект.

Системные ресурсы – (плохо документированные) участки памяти, используемые во внутренней работе Windows 95,98 и Me. Они состоят из трех блоков памяти с фиксированным размером 64 Кбайт, содержащих ресурсы GDI, пользовательские и системные ресурсы; каждый блок используется операционной системой для конкретных целей. Блок GDI (Graphical Device Interface) участвует в выполнении команд графических устройств; обычно он не создает ошибок «нехватки памяти» или «нехватки ресурсов» . Системный блок тоже обычно не создает проблем, поскольку Windows достаточно хорошо управляет этим блоком. Напротив, пользовательский блок не находится под управлением пользователя, а используетсяпо усмотрению запускаемых приложений.

Технологическая система – это совокупность функционально связанных средств технологического оснащения, предметов производства и исполнителей для выполнения в регламентированных условиях производства заданных технологических процессов или операций.

Два способа управления

В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития. Исторически первым сформировался бюрократический тип. Соответствующую концепцию подхода к построению организационных структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог Макс Вебер. В основе этой модели - представление о предприятиях как об "организованных организациях", предъявляющих жесткие требования как к людям, так и структурам, в рамках которых они действуют. Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы

1) четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;

2) иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

3) наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;

4) осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Второй упомянутый - органический - тип структур управления имеет сравнительно недолгую историю и возник как антипод бюрократической организации, модель которой перестала удовлетворять многие предприятия, испытывающие необходимость в более гибких и адаптированных структурах. В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой (бригадной) организации труда. Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления

1.   Решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях.

2.   Обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции.

3.   Главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации.

4.   Творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией.

5.   Правила работы формулируются в виде принципов, а не установок.

6.   Распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем.

7.   Имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений.

Реальный переход к органическому типу структуры управления требует серьезной подготовительной работы. Прежде всего, компании принимают меры к расширению участия работающих в решении проблем организации (путем обучения, повышения уровня информированности, заинтересованности и т.п.), ликвидируют функциональную обособленность, развивают информационные технологии, радикально пересматривают характер взаимоотношений с другими компаниями (вступая сними в союзы или образуя виртуальные компании, где реализуются партнерские отношения).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были выявлены элементы и факторы, определяющие процесс проектирования, рассмотрен процесс проектирования организации на примере ООО «Вымпел», дана краткая оценка организации с точки зрения факторов, влияющих на проектирование организации.

Итак, подводя итоги, можно сказать, что: проектирование деятельности организации - трудоемкий, многоэтапный и непрерывный процесс, затрагивающий все стороны и функции организации.

Руководству необходимо принять множество решений относительно основных элементов проектирования организации, таких как разделение труда, установление и координация различных по своему типу связей, распределение ответственности и многое другое.

В процессе проектирования организации следует также учитывать все факторы, которые могут оказать значительное воздействие на работу и конкурентоспособность организации, и, в первую очередь, это внешняя и внутренняя среда организации, каждая из которых может заключать в себе самые разные возможности и угрозы для организации.

Также необходимо четкое представление структуры компании с самого начала, выстраивая ту или иную модель иерархии, нужно принимать во внимание размер и направленность компании, нюансы специфики производства товара или предоставления услуги и т.д., поскольку именно структура компании играет большую роль в показателях управляемости и эффективности работы организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Мильнер Б.3. Теория организаций.- М.: ИНФРА-М., 1999.

2. Акулов В. Б., Рудаков М. Н. Теория организации. Петрозаводск: ПетрГУ, 1999.

3. Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования) Л. Н. Солянкина // Делопроизводство .- 2006 .

4. Смолкин А.М. Менеджмент: основы организации. - М., 2001.

5. Теория организации : учеб. пособие для вузов / Т.А. Акимова.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003 .

6. Теория организации: учебник для вузов / Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко.- СПб.: Питер, 2004

7. Щербина В. В. Социальные теории организации.- М.: ИНФРА-М., 2000.

8. Фатхутдинов Р. А. Организация производства. М.: ИНФРА-М, 2001.

9. Алексеев Н. Организационное проектирование в новой экономике // Бизнес-Академия .- 2003 .

10. Общая теория организации: Учебник для вузов / Р.А. Коренченко.- М.: ЮНИТИ-ДАНА.- 2003

Теория организации: учебник для вузов / Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко.- СПб.: Питер.- 2004 .

1. https://www.e-reading.club/chapter.php/97787/39/Kabkova_-_Shpargalka_po_teorii_organizacii.html ↑

2. http://www.upravlenie24.ru/strukturaorgan.htm ↑

3. https://ru.wikipedia.org/wiki/Организационное_проектирование ↑

4. https://studopedia.ru/11_40376_lektsiya-.html ↑

5. http://infomanagement.ru/lekciya/Organizacionoe_proektirovanie ↑

6. http://libraryno.ru/6-2-metodologiya-proektirovaniya-organizacionnyh-sistem-2013_teoriya/ ↑

7. https://port-u.ru/orgkakobiektupravleniya/vnutrennyayasreda ↑

8. http://www.grandars.ru/student/statistika/trudovye-resursy.html ↑

9. http://www.tehlit.ru/1dolinst.htm ↑

10. http://www.be5.biz/ekonomika1/r2012/1695.htm ↑

11. http://www.bibliotekar.ru/psihologia-3/185.htm ↑

12. http://www.up-pro.ru/encyclopedia/organizacionnaya-kultura.html ↑