Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

"Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"

Содержание:

Введение

Разработка информационной системы для расчёта посетителей очень актуальна в данное время. Такие системы требуются в местах отдыха и развлечений, а так же множестве подобных сфер. Автоматизация этой деятельности очень выгодна, так как сокращает время на обработку информации и составление статистки.

В ходе работы будет представлена база данных для интернет-кафе. Эта система автоматизирует учет посетителей. Изначально такие системы существовали в письменном виде.

Обслуживание информационных систем, реализованных в письменном (бумажном) виде, сопряжено со многими трудностями: чем больше информационная система, тем больше бумаги (карточек) и места требуется для их хранения (в этом можно убедиться на примере библиотеки); много времени тратится на поиск нужной информации. Сложности возникают при обновлении, анализе и обработке данных.

Система должна предоставлять возможность накапливания и упорядочивания данных. Необходимо обеспечить просмотр этих данных, внесение в них изменений и дополнений с тем, чтобы поддерживать актуальность информации.

Интернет-кафе - публичное заведение, предоставляющее доступ к Интернету. Обычно в интернет-кафе можно также перекусить, выпить кофе пообщаться. В некоторых заведениях доступ к Интернету осуществляется без оплаты и включается в стоимость входа.

Интернет-кафе очень удобны для тех, кто не имеет дома персонального компьютера с доступом к Интернету, или для тех, кто оказался в чужом городе и хочет написать письмо домой.

Предметом исследования является планирование закупок и размещение заказов поставщикам.

Объектом исследования является интернет-кафе, в котором и будет происходить автоматизация.

В разрабатываемой информационной системе имеются компьютеры, персонал кафе и данные о посетителях. Все это можно будет увидеть в базе данных в виде таблиц, которые будут заполнены.

Главная цель – автоматизация некоторых должностных обязанностей персонала заведения.

Гипотеза исследования заключается в предположении, что программа облегчит деятельность сотрудников.

На основании цели и выдвинутой гипотезы были поставлены следующие задачи:

разработать информационную систему для предприятия с удобным пользовательским интерфейсом;
организовать удобный поиск информации о посетителях, персонале и имеющихся компьютерах;
простота освоения программы.
легкость и отсутствие потребности в установке дополнительного ПО.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Есть мнение, что интернет-кафе стало естественным развитием идеи кофеен. Кофейни всегда использовались как место для обмена информацией, для чтения газет, для написания заметок и писем.

2000—2003 гг. характеризовались бумом интернет-кафе в Москве и регионах. В это же время стартовала специальная федеральная программа, с помощью которой реализуется установка точек доступа в Интернет в почтовых отделениях.

Сегодня рост общего количества интернет-кафе происходит лишь в регионах.

Предметом области автоматизации являются некоторые должностные функции персонала заведения. В кафе имеются компьютеры подлежащие учету. В соответствии с перечнем этих компьютеров будет осуществляться регистрация пользователей за конкретный компьютер. Так же в кафе могут быть приобретены новые ПК, следует осуществить их регистрацию в базе данных. Так же следует вести учет сотрудников осуществляющих регистрацию посетителей в данный день.

Основными информационными потоками интернет-кафе являются обработка данных посетителей, учет персонала и оборудования.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Схема организационной структуры Интернет - кафе представлена на рис.1.

Как показано на рис.1, в структуру Интернет - кафе входят:

- Бухгалтерия;

- Отдел маркетинга (рекламы);

- Отдел учета;

- Отдел персонала;

- ИТ-отдел.

Рис.1. – Схема организационной структуры интернет - кафе

Генеральный директор осуществляет руководство, в соответствии с целями организации и действующим законодательством, производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью Интернет - кафе. Несет всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества и ресурсов Интернет - кафе, а также, за финансово-хозяйственные результаты бизнес-деятельности. Организует работу, эффективное и результативное взаимодействие и координацию производственных и бизнес-единиц, структурных подразделений. Обеспечивает выполнение задач и целей деятельности организации, всех ее обязательств перед поставщиками, заказчиками и банками, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетными фондами, а также по договорам.

Основные функции отдела бухгалтерского учета:

- сбор, формирование и своевременное изменение информации об объектах бухучета, необходимой для внутреннего пользования руководителями и работниками предприятия, в том числе и для предоставления ее по требованию вышестоящего руководства или компетентных органов (налоговой инспекции, например);

- контроль за движением объектов бухучета и достоверное информирование в виде отчетности по требованию;

- стабилизация финансовой деятельности предприятия, стремление к положительной динамике, уведомление руководства об отрицательных результатах производственной или непроизводственной деятельности;

- контроль соответствия налоговой и иной деятельности предприятия законодательству Российской Федерации.

К функциям отдела рекламы и маркетинга относится помощь в выработке стратегии рыночной деятельности предприятия.

Функции отдела персонала:

- подбор, наем и формирование персонала Интернет - кафе;

- оценку персонала;

- развитие организационной структуры и морального климата Интернет - кафе, способствующих проявлению творческой активности каждого работника;

- наилучшее использование потенциала работников, выработка системы мотивации сотрудников;

- обеспечение гарантий социальной ответственности организаций перед каждым работником.

- анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы;

- мотивация персонала,

- оценка и обучение кадров,

- содействие адаптации работников к нововведениям,

- создание социально комфортных условий в коллективе.

В компетенцию отдела информационных технологий входит поддержка функционирования ИТ-инфраструктуры сети Интернет - кафе, что предполагает наличие системных администраторов, ответственных за функционирование общесистемного программного обеспечения, аппаратного обеспечения, политику закупки технических средств.

2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Автоматизированная информационная система (АИС) - система, реализующая информационные технологии (ИТ) в области управления по совместной работы управленческого персонала и комплекса технических средств.

Она предназначена для автоматизированного сбора, регистрации, хранения, поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователей (управленческого персонала). Это происходит на основе использования экономико-математических методов, моделей, ЭВМ и средств коммуникации. АИС реализует принципиально новую платформу управления, основанной на интеграции управленческой информации с помощью механизма общего информационного связи данных, которые включают в обработки с целью получения информации для управления.

Автоматизированная ИС является человеко-машинной системой, она позволяет повысить качество управления благодаря оптимальному распределению труда между человеком и ЭВМ на всех стадиях управления. Вся совокупность операций обработки информации, включая сбор, ввод, запись, регистрацию, преобразования, считывания, хранения, уничтожения, корректировки, обмен по каналам связи, в АИС осуществляется с помощью технических и программных средств.

Наряду с применением технических и программных средств создается информационное обеспечение АИС, предусматривает организацию ее информационной базы, регламентации информационных связей, определение состава и содержания всей системы информационного отображения. При этом определяющим является принцип ориентации разработанного технического, программного, информационного обеспечения на потребности конкретных пользователей - управленческий персонал, который является участником управленческого процесса.

На любом предприятии, в организации циркулируют огромные информационные потоки. Однако всю информацию можно обработать с помощью компьютера. Причиной этого является сложность структурирования информации и формализации процессов ее обработки. Поэтому в системе управления циркулирует также информация, которую нельзя формализовать (неформализованная) и обработки которой пока остается делом человека.

Разнообразие экономических объектов в рыночной системе порождает разнообразие АИС. По сфере использования выделяют АИС промышленных предприятий, АИС банковских учреждений, АИС финансово-кредитных учреждений, АИС страховых организаций, АИС налоговых администраций, АИС фондовых бирж. Каждая из них отражает особенности структуры управления объектом, схемы декомпозиции целей управления, предметных технологий.

Автоматизированные ИС могут быть классифицированы по типу поддержки, которую они обеспечивают организации. Системы первого класса (системы обеспечения операций) обрабатывают информацию, которая используется в деловых операциях. Они делятся на три группы:

- Системы обработки операций, регистрируют и обрабатывают данные, полученные в результате деловых операций, таких, как продажи, закупки или изменения в материально-производственных запасах. Оно может проводиться или способом пакетной обработки данных, или в масштабе реального времени;

- Автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУТП), принимающих решения из типичных вопросов, таких, как управление производственным процессом;

- Системы сотрудничества на предприятии, которые используют компьютерные сети для обеспечения связи, координации и сотрудничества отделов и рабочих групп, участвующих в процессе (схема 1).

Системы второго класса (системы обеспечения менеджмента) оказывают помощь менеджерам в принятии решений. Такие системы делятся на виды:

- Информационные менеджерские системы - системы обеспечения менеджмента, производят заранее определенные отчеты, подают отображения данных и результаты принятых мер на периодической или исключительной основе или по запросу;

- Системы поддержки принятия решений - ИС, которые используют модели принятия решений, БД и личные соображения лица в каждом конкретном случае для осуществления диалогового аналитического процесса моделирования с тем, чтобы это лицо приняла какое-либо решение;

- Управленческие ИС - это ИС с дополнительными возможностями для управления, такими, как анализ данных, использованием средств поддержки принятия решений, ЭП и инструментария повышения личной производительности.

Автоматизация проектных систем может осуществляться в различных масштабах - от отдельных информационных процессов и процедур обработки данных, задач или комплексов задач управления к созданию функционально полных АИС.

Функционально полные АИС включают автоматизацию всех подсистем, функций и комплексов задач.

Как и любая сложная система, АИС состоит из элементов - подсистем, которые можно рассматривать как АИС низшего уровня, состоящие из элементов. В связи с наличием в АИС большого количества элементов возникает необходимость определения их структуры.

Структура АИС - внутренняя организация системы при разделении ее на части, выявление связей между этими частями.

Структуру АИС образуют множество элементов и отношений между ними. Самым общим разделением АИС является выделение в ней функциональной и обеспечивающей частей.

Функциональная часть АИС фактически является моделью системы управления конкретным объектом. Она разбивается на функциональные подсистемы. Состав функциональных подсистем АИС конкретного экономического объекта разный. Одним из признаков выделения функциональных подсистем являются функции управления объектом.

Функциональная подсистема - это часть АИС, выделенная по общности функциональных признаков управления. Часто в функциональной структуре АИС бы повторяется состав функциональных подразделений организационной структуры объекта. Названия функциональных подсистем связывают с функциями, то есть их названия отражают целевые функции, деятельность органов управления.

Функциональный признак декомпозиции АИС определяет назначение подсистемы, то есть, для какой сфере деятельности она предназначена и какие основные цели, задачи и функции выполняет.

В зависимости от сложности объекта количество функциональных подсистем составляет 10-20 наименований и более.

Специфические особенности каждой конкретной подсистемы определенного объекта отражаются в функциональных задачах, для автоматизации которых предназначена подсистема.

Каждой функциональной подсистеме АИС присуща своя внутренняя структура. Организационно каждая подсистема состоит из совокупности автоматизированных рабочих мест управленческого персонала, на которых решаются комплексы задач. Между функциональными подсистемами устанавливаются соответствующие информационные отношения - информационные связи. При использовании несетевых технологий обработки информации информационные связи реализуются передачей информации на гибкий магнитный диск. Эффективнее информационные связи осуществляются в условиях локальной вычислительной сети, когда информация передается по линиям связи, а также телекоммуникационными каналами с внешней средой. Каждая конкретная задача при разработке АИС должна рассматриваться в информационной взаимосвязи с другими задачами данной подсистемы и других подсистем, а также с внешними АИС. Функциональная структура АИС должна ориентироваться на те информационные потребности конечных пользователей, которые меняются в условиях рынка, и отражать содержание и специфику функций управления конкретным экономическим объектом. АИС должна иметь гибкую структуру и быть открытой системой, то есть допускать внесения необходимых изменений в разработанную модель и обеспечивать наращивание функциональных возможностей по мере необходимости.

Функциональная структура АИС является доминирующей. Среди функциональных подсистем можно выделить: управление маркетинговой деятельностью (УМД); автоматизированную систему научных исследований (АСНД); управления технической подготовкой производства (УТПВ); технико-экономическое планирование (тепла); оперативное управление основным производством (ОУОВ); УМТП; управления реализацией и сбытом (УРЗ); БУ; управления кадрами (УК); анализ финансово-хозяйственной деятельности (АФГД).

Для эксплуатации функциональных подсистем нужны соответствующие ресурсы, которые создают обеспечительные подсистемы АИС: информационное, техническое, программное, математическое, организационное, правовое, лингвистическое, эргономичное и технологическое обеспечение.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность единой системы классификации и кодирования ТЕПив, унифицированных систем документации и массивов информации, используемым в АИС.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, обеспечивающих работу АИС.

Программное обеспечение - совокупность программ, реализующих цели и задачи АИС и обеспечивают функционирование комплекса технических средств системы.

Математическое обеспечение - совокупность экономико-математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации в АИС.

Организационное обеспечение - совокупность документов, регламентирующих деятельность персонала в АИС, взаимодействие с техническими средствами и между собой в процессе решения задач управления.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, регламентирующих правовые отношения при функционировании АИС и ее юридический статус.

Лингвистическое обеспечение - совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении управленческого персонала со средствами вычислительной техники.

Эргономичное обеспечение - совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в АИС и быстрого ее освоения.

Технологическое обеспечение - совокупность организационных, методических и технологических документов, регламентирующих процесс человеко-машинной обработки информации в АИС.

Информационное обеспечение АИС объединяет информационные ресурсы, средства их ведения, в том числе структуризации и систематизации информации об объекте управления. Ядром его является БД - автоматизированное хранилище информации, оперативно обновляется.

При использовании сетевых ИТ создаются БД коллективного пользования, центральным звеном которых является сервер БД. Серверы БД рассчитаны на поддержку различных приложений. Благодаря обособленности БД от клиентского приложения можно быстро создавать новые модули, своевременно удовлетворять спрос на автоматизацию новых приложений.

Основой АИС является платформа, на которую ее ориентировано, то есть виды компьютеров и программных сред заложено в ИТ реализации процесса управления.

В качестве основы архитектуры "клиент - сервер" используют реляционную систему управления БД (СУБД), ориентированную на язык SQL. В группу таких СУБД-платформ относятся:

- Informix On line (фирмы Informix Software);

- Ingres Intelligent Database (корпорации Ask Group);

- ORACLE (корпорации Oracle);

- Sybase Server (фирмы Sybase).

В системах с архитектурой "клиент - сервер" множество запросов выполняется централизованно на сервере, и является принципиальным отличием от традиционных файловых систем.

Техническое обеспечение является одним из важнейших компонентов, которые создают ресурсы АИС. Уровень автоматизации функций управления в значительной степени зависит от прогрессивности применяемых технических средств. Этот комплекс в современных АИС призван реализовать децентрализованную и распределенную технологии обработки информации. При этом технические средства устанавливают в местах возникновения и использования информации. Они должны выполнять операции сложения, размножения, копирования, хранения документов, обработки информации, содержащейся в них, и передавать ее пользователям.

Техническое обеспечение АИС определяет требования к характеристикам персональных компьютеров (ПК), сетевого оборудования, пропускной способности каналов связи, а также влияет на оптимальное распределение нагрузки в узлах сети, в которых ресурсы закрепляются за конечным пользователем.

Основой технического обеспечения АИС является ПК, которые обеспечивают широкий набор функциональных возможностей. Современные ПК наравне с обработкой алфавитно-цифровой информации (вводом, обработкой по соответствующей программе, выводом полученных результатов в форме, пригодной для восприятия человеком) способны работать со звуком, воспроизводить видеосигнал, работать в компьютерных сетях.

Технические характеристики ПК различных моделей определяются быстродействием центрального процессора, количеством периферийных устройств, которые можно подключить к компьютеру одновременно, емкостью оперативного запоминающего устройства, скоростью и надежностью винчестера и др.

При выборе технического обеспечения АИС необходимо стремиться к как можно более полного соответствия потребительских качеств ПК задачам, для решения которых он используется.

Кроме того, мощность и характеристики ПК определяются требованиями программных средств, установленных на нем. Например, для работы в программной среде Windows 95 нужны: процессор 386 и выше; оперативная память емкостью не менее 4 Мбайт (рекомендуется 8 Мбайт); VGA-совместимый видеоадаптер.

Базовой платформой, обеспечивает достаточно высокую скорость решения задач, можно считать процессор 486 и оперативную память емкостью 8 Мбайт.

При реализации в локальной сети технологии "клиент - сервер" растут требования к характеристикам ПК-сервера. Удачный выбор его модели имеет большое значение для эффективного функционирования сети, поскольку нагрузка концентрируется на серверах. Как клиенты применяются менее мощные ПК.

Технической основой реализации комплексной АИС является многомашинная вычислительная сеть конкретной топологии, которую можно при необходимости подключать к внешним сетям. Сеть может быть одноранговой или иерархической.

При большом количестве пользователей в сети, различных функциях, выполняемых сетью, ее территориальной разбросанности целесообразно разделить сеть на две части - небольшие отдельные сети. Каждая такая часть выполняет однородные функции (например, сеть в бухгалтерии) и имеет свой сервер. Пользователь может иметь доступ к любому серверу. Связующим звеном, которое объединяет несколько сетей в единую сеть, является базовая сеть.

В ближайшие годы ожидается осложнение программного обеспечения, предназначенного для ИС различных классов. Это связано с повышением интеллектуальности программных средств управления. В зависимости от функций, выполняемых программным обеспечением, его можно разделить на две группы: базовое (системное) и прикладное.

Базовое программное обеспечение организует процесс обработки информации в компьютере, создавая нормальное рабочую среду для прикладных программ. Оно очень тесно связано с аппаратными средствами и иногда считается частью ПК. В состав базового программного обеспечения входят: операционные системы (ОС) - одно- и многозадачные, сетевые; сервисные программы (оболочки, утилиты, антивирусные средства); трансляторы языков программирования; программы технического обслуживания.

Типичным представителем однозадачных ОС является MS-DOS, разработанная фирмой Microsoft. Типичными представителями многозадачных ОС является UNIX, OS / 2, Microsoft Windows xx, Microsoft Windows NT. Типичными представителями сетей ных ОС является Novell Net Ware, Microsoft Windows NT, IBM LAN, UNIX и др.

Прикладное программное обеспечение (ПО) предназначено для решения конкретных задач пользователя и организации вычислительного процесса ИС в целом. Работает оно под управлением базового ПО. В состав прикладного ПО входят:

- Пакет прикладных программ общего назначения (редакторы текстовые и графические, электронные таблицы (ЭТ), интегрированные пакеты, CASE-технологии, EC, СУБД);

- Методологические-ориентированные пакеты прикладных программ (математического программирования, сетевого планирования и управления, теории массового обслуживания, математической статистики);

- Проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ (для промышленной сферы, непромышленной сферы, отдельных ПС);

- Пакеты прикладных программ глобальных сетей ЭВМ.

Организационное обеспечение АИС включает:

- Разработка методической документации, регламентирующей функционирование и использование технического, программного, информационного обеспечения для принятия управленческих решений индивидуально или коллективно в сети;

- Разработка должностных инструкций, которые определяют права, обязанности, ответственность персонала за обработку информации в АИС, правила пользования информацией;

- Разработка документации, регулирующей порядок обмена информацией в АИС и с внешними ИС, правила выхода из нештатных ситуаций;

- Составление графиков ввода и обработки данных. Правовое обеспечение АИС включает общую и специальную части.

Общая часть содержит нормативную документацию, регулирующую деятельность АИС. Эта документация определяет: условия предоставления юридической силы документам, решением, оформленным с помощью вычислительной техники; законодательные акты, регулирующие доставку документов электронными средствами, устанавливают процедуру проверки на подлинность и описывают процедуру решения конфликтных ситуаций.

Специальная часть содержит средства юридической поддержки решений, которые принимаются. Эта часть реализуется введением в АИС коммерческих юридических БД.

Основу технологического обеспечения АИС составляют предметные и современные ИТ.

В современных АИС используют различные ИТ, которые реализуются с помощью компьютеров и программных средств: текстовые, графические и табличные процессоры, ЭП, системы управления базой данных (СУБД), гипертекстовые технологии, технологии мультимедиа, EC, СППР.

При выборе ИТ нужно учитывать ряд факторов: спрос на рынке; повышение производительности труда пользователя; надежность, степень обеспечения информационной и компьютерной безопасности; необходимые ресурсы памяти и других устройств; возможности, которые предоставляются; простоту эксплуатации; время на обучение, качество интеллектуального интерфейса; возможности подключения к сети; стыковки с ПО, эксплуатируется.

Обеспечительная часть не только осуществляет поддержку работы функциональной части АИС, но и объединяет все функциональные подсистемы в интегрированную систему - единую многофункциональную АИС.

Автоматизированная ИС никогда не может быть окончательной, поскольку процесс ее совершенствования происходит все время.

Совершенствование АИС происходит в двух направлениях. Первое направление связано с развитием функциональной части - включением в функциональную структуру АИС новых подсистем, функций, АРМов, задач. Изменение функциональной структуры связано с изменением рыночной среды, рыночных стратегий, законодательных актов, правовых норм и др. Улучшение функциональных характеристик АИС приводит к полноте использования функций, которые реализуются автоматизированным способом, к росту функциональной пригодности АИС, отражается на повышении эффективности управления.

Второе направление связано с совершенствованием и развитием обеспечительной части АИС. Характеристики обеспечительных подсистем весьма относительны, поскольку происходит смена поколений компьютеров, быстрыми темпами идет развитие системного и прикладного ПО, средств телекоммуникаций.

ПО децентрализованного использования вычислительной техники АИС создается или как совокупность автономных систем, объединенных линиями связи в локальную сеть (одноуровневая система), или как двухуровневая система, в которой на автоматизированных рабочих местах ведется предварительная обработка первичной информации с последующей передачей ее на информационно вычислительной центр (ИВЦ) для окончательной обработки. В двухуровневых АИС сочетаются преимущества систем децентрализованного обработки информации, в которых технические средства приближенно к местам ее возникновения, и централизованных систем, когда сложную, объемистую работу для решения функциональных задач выполняет ИВЦ.

С технической точки зрения - это вычислительная сеть с центральной ЭВМ и АРМами управленческих работников, имеющих доступ к общей БД.

Выполнение функций в АИС можно рассматривать как последовательность действий над информацией в БД и различных операций ввода-вывода. В БД хранится информация, накопленная всеми службами, и любой пользователь системы может иметь доступ (если это ему разрешено) ко всей информации.

Внесенные в БД изменения сразу видны всем заинтересованным лицам, осуществляющим достоверность и непротиворечивость информации.

Для создания и ведения БД используют мощную СУБД, предоставляет средства для обработки информации (поиск, сортировка, селекция данных по условию и др.). Применение СУБД позволяет модифицировать данные, не нарушая их целостность. Поскольку все программы обработки информации обращаются к БД через стандартный программный интерфейс СУБД, программы, составленные в разное время и разными программистами, оказываются совместимыми.

Обмен данными между подсистемами проводится через совместную БД. Можно легко менять имеющиеся подсистемы и добавлять новые, то есть оперативно реагировать на изменение структуры производства и управления.

Вызов функций АИС осуществляется с помощью меню, в котором с каждой строчкой связанные или вызов функции, или визуализация вспомогательного меню. Для каждого пользователя в системе должно быть свое меню, в которое заносятся только нужные ему функции. Такое индивидуальное меню решает вопросы прав доступа к функциям системы - каждый пользователь может обращаться только к предусмотренным в его меню функциям. Формированием меню конкретных пользователей занимается администратор системы, то есть наиболее квалифицированный пользователь, наделенный соответствующими полномочиями.

В АРМах руководителей различных уровней БД ведется ими самими и заложена модель сценария. Персональные расчеты выполняют на АРМах средствами ПЭВМ. Подготовка решений, анализ текущей и перспективной ситуаций осуществляются через общий ЭВМ.

Появление более совершенных аппаратных и программных средств подталкивает пользователей к постоянной модернизации АИС.

Особенностью современных АИС, которые находятся в стадии зарождения, является иерархическая организация, когда централизованное обработки информации и единое управление ресурсами АИС на верхнем уровне сочетаются с распределенным обработкой на нижнем уровне.

Концепция АИС нового поколения сформировалась на основе синтеза централизованного и распределенного обработки информации. АИС нового поколения основываются на иерархической архитектуре, в которой центр тяжести перенесен из локальных сетей конечных пользователей на сеть локальных серверов.

Высокую эффективность АИС обеспечивает процесс концентрации нагрузки на серверах. Одноранговые сети и сети с простым файлом-сервером трансформируются в иерархические структуры "станции-клиенты - сервер бизнес-приложений".

В основу этих АИС возложены требования по сокращению эксплуатационных ресурсов при увеличении масштабности системы и расширение круга ее функциональных обязанностей. Последнее обстоятельство особенно важно, поскольку существует устойчивая тенденция к практически 100% -ной интеграции ИТ различных функциональных подсистем (бизнес-приложений) в единую бизнес-модель предприятия.

Структурной основой АИС является сеть масштаба предприятия, объединяющая локальные сети станций-клиентов в единую среду с помощью базовых аппаратных, программных средств и методов организации бизнес-приложений. При этом, наблюдается устойчивая тенденция повышения интеллектуальности ППП управления бизнесом реализуется в архитектуре "клиент-сервер".

Как известно основной организационной техникой автоматизированного рабочего места менеджера есть персональный компьютер. Однако при выборе технического обеспечения необходимо стремиться к как можно более полному соответствию потребительских качеств ПК задачам, для решения которых он используется.

Типичным представителем однозадачных ОС является MS-DOS, разработанная фирмой Microsoft. Типичными представителями многозадачных ОС является UNIX, OS / 2, Microsoft Windows, Microsoft Windows NT. Типичными представителями сетевых ОС является Novell Net Ware, Microsoft Windows NT, IBM LAN, UNIX и др.

Кроме персонального компьютера для совершенной работы менеджер должен использовать сканер (для возделывания информации), модем (для получения информации), принтер (для выдачи информации), ксерокс (для быстрой выдачи много многочисленной документации), а также Интернет, факс-модем, телефон. Все эти технические средства должны иметь современное программное обеспечение.

Процесс создания АИС представляет собой совокупность упорядоченных во времени, взаимосвязанных и объединенных в стадии и этапы работ, выполнение которых необходимо и достаточно для создания системы, отвечающей заданным требованиям.

Рассмотрим подробнее соответствующие стадии и этапы.

1. Стадия формирования требований к АИС.

Этапы: обследование объекта и обоснование необходимости построения системы; формирование требований пользователя к ней; оформление отчета и заявки на ее разработку (тактико-техническое задание).

2. Стадия разработки концепции АИС.

Этапы: изучение объекта; выполнение необходимых научно-исследовательских работ (НИР); разработка вариантов концепции АИС и выбор того из них, который удовлетворяет требования пользователя; оформление отчета о проделанной работе.

3. Стадия разработки технического задания.

Этапы: разработка технического задания и его утверждение.

4. Стадия эскизного проектирования.

Этапы: разработка предварительных проектных решений относительно системы и отдельных ее частей.

5. Стадия технического проектирования.

Этапы: разработка проектных решений относительно системы и ее частей; разработка документации АИС и ее частей; разработка и оформление документации на поставление или разработку изделий для комплектования системы; разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта автоматизации.

6. Стадия рабочего проектирования.

Этапы: разработка рабочей документации на систему и ее части; создание или адаптация программ.

7. Стадия внедрения системы в действие.

Этапы: подготовка объекта автоматизации к внедрению АИС; подготовка персонала; комплектования АИС (программными и техническими средствами, информационными изделиями); строительно-монтажные работы; пусконаладочные работы; предварительные испытания; опытная эксплуатация; приемочные испытания.

8. Стадия сопровождения.

Этапы: выполнение работ по гарантийным обязательствам и послегарантийное обслуживание.

В зависимости от сложности автоматизированных процессов и задач не все стадии одинаково обязательны. С первых трех стадий обязательна третья, результатом выполнения которой должен быть утвержден документ «Техническое задание» - ТС. Разрабатывает его, как правило, заказчик. ТС делится на 9 разделов и определяет требования к автоматизированным функциям и задачам и к видам обеспечения; регламентирует организацию разработки, размеры расходов, сроки выполнения стадий и этапов работ и тому подобное. ТС определяет также очередность разработки и внедрения системы (пусковые комплексы, очереди и т.д.).

Охарактеризуем кратко главные разделы ТЗ.

1. Общие сведения. Подаются полная и условная названия работы, заказчика и объекта.

2. Назначение и цели работы. Выясняются назначения и цель автоматизации, например сокращение сроков обработки данных, минимизация затрат.

3. Характеристика предметной области. Приводятся сведения об объекте управления и процессы, которые нужно автоматизировать, об условиях выполнения заданий.

4. Основные требования. Этот раздел самый важный в ТС. Формулируются требования к искомым решениям и системы в целом, к взаимосвязям и взаимодействиям различных комплексов задач друг с другом и с другими системами; до уровня автоматизации, технического, программного, информационного и других видов обеспечения.

На стадии рабочего проектирования – РП - к наиболее трудоемким операциям относятся разработка и отладка рабочих программ.

Заметим, что в случае объединения стадий технического и рабочего проектирования объем документации уменьшается (примерно на 20%).

На стадии внедрения системы происходит ее пробная эксплуатация, на основании которой исправляются выявленные недостатки и ошибки. В то же время определяются объемы выполненных работ и устанавливаются соответствия полученных результатов требованиям технического задания.

Организация разработки автоматизированного решения отдельных задач или их комплексов в том случае, когда на объекте работает АИС, имеет свою специфику, поскольку тогда, как правило, технический комплекс и базовое программное обеспечение - ПО - уже заданы. При таких условиях рассматриваемый процесс разработки автоматизированного решения задач разделяют на 8 этапов.

1. Формулировка требований - аналог ТС.

2. Постановка задачи - элемент ТП.

3. Построение алгоритма решения задачи - элемент ТП.

4. Разработка контрольного примера (КП) - элемент ТП.

5. Разработка машинной блок-схемы и программы - элемент РП.

6. Отладка разработанных программ на контрольном примере - элемент РП.

7. Отладка разработанных программ на реальных данных (пробная эксплуатация).

8. Принятие в промышленную эксплуатацию.

Этапы 6-й и 7-й можно объединить, если для контрольного примера взять реальные данные и не разрабатывать машинную блок-схему (ее разрабатывают, как правило, только для сложных алгоритмов).

3. Информационное обеспечение задачи

3.1. Информационная модель и её описание

Рассмотрим информационную модель разрабатываемой системы:

Рис.2. Информационная модель

Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Сотрудники» в ИС вносятся данные о сотрудниках Интернет - кафе, через экранную форму «Данные авторизации» вводится информация о правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Подразделения» вводятся данные об удаленных площадках – магазинах Интернет - кафе. Также в области 1 отражена технология работы администратора по распределению поступивших заявок по специалистам, а также закрытие отработанных (что отражается в изменении реквизитов таблицы obr).

Область 2 отображает содержимое базы проектируемой информационной системы – это четыре справочника и две таблицы. Под справочником понимается обычная таблица, содержащая условно-постоянную информацию.

Область 3 отражает процесс ввода новой заявки оператором. Оператор получает информацию заявки по каналам связи и вводит ее в базы данных. информация заявки сохраняется в таблице obr.

Область 4 отражает процесс отработки заявки на наличие свободного компьютера, который вносит свой комментарий в таблицу obr.

Область 5 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблицы obr.

3.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Описание классификаторов и систем кодирования, необходимых для использования в работе информационной базы специалиста службы технической поддержки представим в таблице 2

Таблица 2. Описание классификаторов и систем кодирования

Кодируемое множество объектов	Длина кода	Мощность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
Код заявки	5	1	порядковая	отсутствует	отраслевой
Код специалиста	5	1	порядковая	отсутствует	отраслевой
Код клиента	2	1	порядковая	иерархическая	отраслевой
Код отдела	4	1	порядковая	иерархическая	отраслевой
Код исполнения	4	1	порядковая	отсутствует	отраслевой

Объект «Заявка» кодируется с помощью уникального классификатора «Код заявки», соответствующий порядковому номеру поступившей заявки на техническое обслуживание.

Объект «Специалист» кодируется с помощью уникального классификатора «Код специалиста», соответствующий порядковому номеру специалиста в классификаторе предприятия.

Объект «отдел» кодируется с помощью уникального классификатора «код отдела», соответствующего установленному порядковому номеру.

3.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В процессе функционирования проектируемой системы учета заявок на техническое обслуживание входными документами в нее, как видно из информационной модели, являются следующие: ведомость на создание учетных записей, заявка на компьютер, передача в работу, закрытие заявки и входящий документ. Рассмотри эти документы подробнее:

Ведомость на создание учетных записей. Ведомости разделяются на две группы, относительно типа создаваемых учетных записей – для администраторов, специалистов и операторов.
Входящий документ содержит информацию для отработки заявки специалистом-исполнителем, а также информацию о проведенных работах.
Закрытие заявки. Проставляет признак закрытия на текущую заявку на техническое обслуживание.

Таким образом, в 4-х последних документах производится внесение изменений в таблицу с информацией о заявке клиента.

Для описания справочников, используемых в разрабатываемой системе, обратимся к таблице:

Таблица 3.

Перечень используемых справочников

Название справочника	Ответственный за ведение	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации
Клиенты	Оператор	1200	1 раз в час	2%
Сотрудники	Администратор	35	1 раз в месяц	3%
Отделы	Администратор	10	1 раз в год	10%
Подразделения	Администратор	10	1 раз в год	10%
Данные авторизации	Администратор	50	1 раз в месяц	9%

3.4. Характеристика результатной информации

В результате работы системы расчёта клиентов, формируются несколько таблиц, отражающих процесс отработки заявок. Данные для построения этих таблиц берутся из справочников, а также журнала работы с заявками – таблицы obr.

Выходные документы:

Посещения за месяц:

- ФИО клиента;

- Количество посещений.

Запрос отчета производится из соответствующей строки меню главной формы

Посещения за период с реквизитами:

- Номер;

- Дата посещения.

Выводы

Подводя итог проделанной работе, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели курсовой работы: разработана система автоматизированного контроля заявок технической поддержки, использующая возможности и имеющиеся информационные хранилища автоматизированной системы Интернет - кафе. Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму.

Так же, в рамках данной курсовой работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах: детально изучена предметная область; выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности – контроля заявок технической поддержки; помимо этого, при разработке проектных решений применялись современные технологии разработки средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации.

В аналитической части данной курсовой работы выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства существующей информационной системы Интернет - кафе, дано описание основному бизнес-процессу, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению.

Проектная часть посвящена рассмотрению этапов жизненного цикла проекта. Также дана характеристика информационной архитектуре разрабатываемого проекта, построена информационная модель, проведено моделирование «сущность-связь» (ER-модель), описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.

В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.

Кроме этого, во второй главе описаны все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Третья часть дипломного проекта посвящена выбору методики расчета экономической эффективности и собственно проведению всех расчетов, направленных на обоснование экономической эффективности проекта. Полученные результаты расчетов свидетельствуют об экономической эффективности проекта.

Список использованной литературы

Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. - М: Гелиос АРВ, 2009. – 524с.

Граничин, О.Н. Информационные технологии в управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям "Прикладная информатика (по областям) и "Менеджмент организации (по специализации "Информационный менеджмент")" /О. Н. Граничин, В. И. Кияев.-М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2010.-335 с.
Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135
Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)"] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.
ДнепровА. Г. Microsoft Access 2007. Cамоучитель. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 361с.
Емельянова Н.З., Партыка Т.Л., Попов И.И. Защита информации в персональном компьютере. – М.: Форум, 2009. – 368 с.
Завгородний В.И. Комплексная защита в компьютерных системах: Учебное пособие. – М.: Логос; ПБОЮЛ Н.А.Егоров, 2011. - 264 с.
Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб.: Питер, 2007. – 302с.
Комплексная система защиты информации на предприятии. Часть 1. – М.: Московская Финансово-Юридическая Академия, 2008. – 124 с.
Маклаков, С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2009.
Максимов, Н.В. Технические средства информатизации: [учебник по специальностям "Информатика и вычисл. техника", "Прикладная информатика (по областям)"] /Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов.-М.: Форум, 2008.-591 с.
Максимов, Н.В. Технические средства информатизации: учеб. для студентов учреждений сред. проф. образования, обучающихся по группе специальностей "Информатика и вычисл. техника" и для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика (по областям)" /Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов.-М.: Форум, 2010.-606 с.