Особенности организации в коммуникации.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации являются жизненно важным компонентом, потому что общение-это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Общение является ключевым элементом в обеспечении эффективности управления. Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Но один из первых теоретиков организационного поведения и, по крайней мере, один из самых выдающихся авторов, которые всерьез рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях, входивших в состав Бернард. Он увидел ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Он по-прежнему остается функция первичной коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны, опирается на существующие и устоявшиеся формы общения, с другой формы, те формы общения, которые облегчают совместную деятельность и само управление.

В этой связи, профессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения.

Эффективные руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Объект - особенности коммуникации в организации.

Предмет – управление коммуникациями в организации

Цель – изучить теоретические основы управления коммуникациями в организации.

Для достижения цели нами определены следующие задачи:

1. Анализ литературы по проблеме исследования

2.Описать особенности коммуникаций в организации

3. Раскрыть технологии управления коммуникациями в организации

1. Коммуникация как объект изучения

Сущность коммуникаций

Общение является необходимым и всеобщим условием жизнедеятельности человека и одной из фундаментальных основ существования общества. Коммуникации -это не столько совокупность индивидов, сколько те связи и отношения, в которых эти индивиды находятся друг к другу. Во многом, этим и объясняется такой большой интерес в общении с представителями различных научных дисциплин, и, прежде всего, социологов. История общественной мысли свидетельствует, что философы и социологи, лингвисты и журналисты всегда, в той или иной мере, обращались к проблемам человеческого общения.

С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У. р. Эшби, наших отечественных ученых А. И. Берга, А. Н. Колмогоров и др., термин коммуникация широко распространена в разных отраслях науки и стали едва ли не наиболее многозначен. К началу 1960-х годов, только в зарубежной философской и социологической литературе насчитывалось около сотни определений коммуникации. Можно с уверенностью сказать, что сегодня таких определений существует гораздо больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных исследований в данной области, сталкивается с богатым разнообразием точек зрения, аспектов, тем, попытки и внеочередного общих теоретических подхода к исследованию и пониманию коммуникации^[1].

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов^[2].

По данным Латфуллин г. р., под коммуникации понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. Таким образом, передаваемая информация должна быть важной для участников общения. Цель коммуникации - добиться от осуществления точного понимания отправленного сообщения.

С другой стороны, Чаусов Н. Ю. считает, что коммуникация-это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до организаций.

С. С. Фролов считает, что термин "коммуникация" (от лат. –– "communication"- делать общим, сообщать, беседовать связывать ) появился в научной литературе в начале ХХ века ( хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделить такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо пропорционально соотносится с ее эффективностью. Но обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как они должны быть. На самом деле, люди общаются менее эффективно, чем они думают.Таким образом, эффективная межличностная коммуникация важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью^[3]. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Процесс коммуникации-это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств (вербальных, невербальных и др.). One of the important factors of integration is the communication that constitutes communication in the process of joint activities: exchange of ideas, thoughts, feelings and information.

Основная цель коммуникационного процесса - понимание информации, являющейся предметом общения, т. е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, вы должны быть осведомлены о стадиях процесса, в котором участвуют два или более человек. . Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1) Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирает информацию и передает ее.

2) сообщение-собственно информация, закодированная в символы.

3) средства передачи информации.

4) получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией Отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача-создать сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является также точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1)  Зарождение идеи.

2)  Кодирование и выбор канала.

3)  Передача.

4)  Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать какие проблемы могут возникать в разных точках. Анализ такого тщательного изучения каждого кадра короткого эпизода в фильме.

Происхождение идеи.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение должно быть предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информация обрываются на этом первом этапе, поскольку Отправитель не затрачивает достаточно времени на размышления об идеях. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Леймотив этапа - «не начинайте говорить, не начав думать»^[4]. 

Мы должны помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, что он будет способствовать обмену информацией. Отправитель решили, какую концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Для эффективного обмена, он должен учитывать множество факторов. Например, руководитель хочет обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея в том, чтобы позволить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторон и как можно улучшить результаты их работы. Идея не может быть расплывчатой общей похвале или критике поведения подчиненных. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

Кодирование и выбор канала.

Перед тем, как передать идею, Отправитель должен закодировать ее. Цель кодирование – идея (идеи) отправителя до получателя; обеспечение такой интерпретации сообщения получателем, которая адекватна замыслу отправителя. Другими словами, приемник должен воспринимать сообщение как оно было вложено отправителем. Результат интерпретации зависит от многих факторов, среди которых наиболее важными являются такие характеристики источника, как его статус, надежность и квалификация. Они оказывают наибольшее влияние на степень доверия общественности к информации, и на длительность воздействия информации на аудиторию.

 Для того чтобы информация получателем воспринималась правильно, используют систему кодов – символов и знаков, одинаково интерпретируемых обеими сторонами^[5].

В литературе по коммуникативистике нет однозначной трактовки понятия «код». Многие авторы (А.Б. Зверинцев, В.Г. Королько, А.П. Панфилова и др.) понимают коды в самом широком плане – как любую форму представления информации (идеи, сообщения) или как набор однозначных правил, посредством которых сообщение может быть представлено в той или иной форме. Человеческая речь при таком понимании также представляется собой один из кодов. Это означает, что в результате кодирования сообщение превращается в последовательность произносимых слов^[6].

Существует более узкое – «техническое» - понимание термина «код». Оно сложилось в технических науках под влиянием «математической теории связи (коммуникаций)» и использования технических средств коммуникации. Именно такое понимание предлагает К. Черри. Он пишет: «Сообщения могут быть закодированы после того, как они уже выражены посредством знаков (например, букв английского алфавита); следовательно, код – это условное преобразование, обычно взаимно однозначное и обратимое, с помощью которого сообщения могут быть преобразованы из одной системы знаков в другую. Типичными примерами здесь могут служить азбука Морзе, семафорный код и жесты глухонемых. Поэтому в принятой нами терминологии четко различаются язык, органически развивавшийся на протяжении длительного времени, и коды, которые изобретены для некоторых специальных целей и подчиняются четко сформулированным правилам»^[7].

В исследованиях коммуникации кодированием часто понимают соответствующую переработку исходной сообщения с целью информирования адресата. Например, политическая программа партии может быть представлен в виде брошюр, в листовках, распространенных в избирательной кампании в общественных местах, в виде редакционных материалов в партийной печати, короткие рекламные ролики на радио и телевидении, пресс-конференций и т. д. Для каждого из этих случаев особая форма представления информации, использования языка и других коммуникативных средств для доставки сообщения получателю. И всякий раз конкретный кодировщик (профессиональный политик, политолог, пресс-секретарь, редактор, спичрайтер и т. д.) будет обрабатывать первоначальную идею и сделать что-то свое, субъективное, войска, по своей конструкции, более эффективной коммуникации. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. «Коммуникационный канал – это реальная или воображаемая линия связи (контакт), по которой сообщения движутся от коммуниканта к реципиенту». К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции^[8].

Если канал является физическим воплощением символов, передача невозможна. Картинка иногда стоит тысячи слов, но не тогда, когда сообщение на телефон. Аналогично, это не может быть возможным одновременный разговор со всеми сразу сотрудников. Вы можете отправить памятная записка, предварительная сборка небольших групп для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективным. Например, Руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен ее вклад в работу, и не будет одинаково эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться одним каналом. Часто желательно использовать два или более средств коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Однако, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результаты этого исследования, профессор Терренс Митчел указывает: "главный вывод этой работы заключается в том, что устное плюс письменное сообщение скорее всего делают обмен информацией более эффективным в большинстве случаев." Ориентация на оба канала заставляет тщательнее подготовлены и написаны для регистрации параметров. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть записан. В этом случае поток бумаг становятся неуправляемыми. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

Второй этап станет более понятным, если представить его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не найдете такого пакета, что потребитель будет находить понятной и привлекательной одновременно. Аналогично, много людей с великими идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и привлекательные для получателя. Когда это происходит, идея, даже если она красивая, зачастую не находит "сбыта".

Передача.

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые передаются при личной беседе, во время выступления перед аудиторией, с помощью прессы, радио, телевидения, электронной почты и т. д. что многие люди ошибаются и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его т. е. признает и интерпретирует смысл сообщения. Эта способность определяется компетентностью получателя, его жизненным опытом, Групповой принадлежностью, ценностными ориентациями, культурой, социально-культурной среде, в которой процесс коммуникации. Реакция получателя является основным показателем эффективности коммуникации.

Если смысл сообщения будет адекватно расшифрован получателем, то его реакция-это именно то, что стремится вызвать отправителя сообщения. То, как получатель расшифрует сообщение, в значительной степени зависит от индивидуальных особенностей восприятия, присущую каждому человеку. Учет индивидуальных особенностей восприятия-ключ, и каждый человек в большей или меньшей степени присуща предвзятость, субъективность оценок, поэтому нет двух людей воспринимают точно такое же сообщение. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Обратная связь.

Под обратной связью понимают ответ получателя на сообщение источника. При обратной связи коммуникация становится двусторонним процессом, позволяя обеим сторонам корректировать свои цели и свое поведение по отношению друг к другу.

Обратная связь является очень важным моментом в процессе коммуникации, поскольку он позволяет отправителю определить, насколько адекватно было интерпретировано его послание, и возобновить коммуникацию в случае недопонимания или ошибки в стенограмме.

Отсутствие обратной связи (послания) также является своего рода обратной связью, однако с достаточно размытым содержанием, часто приводящим к недопониманию и потерям^[9]. 

К сожалению, общение-это не процесс, происходят исключительно между отправителем и получателем сообщения. Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажения Сообщений. Такие факторы называются коммуникативные помехи или шум. Среди них можно отнести технические характеристики телефонных и радиосистем, знание иностранного языка, владение письменной речи, дефекты речи и слуха. Может происходить на любом из этапов коммуникационного процесса и значительно снижать его эффективность, а следовательно, и эффективность управления персоналом. Мы, как правило, удается преодолеть шум и передать наше сообщение. Но если уровень шума высок, это приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать информационный обмен. С позиций руководителя, это должно определить целевые показатели сокращения выполнены в соответствии с информацией, представленной. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

В любом случае устойчивая обратная связь – необходимое условие результативной коммуникации^[10].

• 1. Коммуникативные барьеры

Каждому человеку знакома ситуация, когда слова, которые он говорит, "не доходят" до его собеседника или "доходят", но неправильно им воспринимаются. Может даже сложиться впечатление, что другой человек умышленно защищает от чужие слова, мысли, чувства, ставя преграды на пути общения.

Данная ситуация наглядно демонстрирует одну из ключевых проблем коммуникативность – проблему коммуникативных барьеров. Под коммуникативными барьерами обычно понимается все то, что препятствует эффективной коммуникации и блокирует ее. Эта проблема очень важна, потому что плохая коммуникация может быть чревата серьезными неприятностями для ее участников по той простой причине, что информация не была полностью принята, искажены или не получили вообще.

Одно из самых глубоких заблуждений является то, что люди думают, что это достаточно, чтобы выразить свою мысль, чтобы другие должным образом принял его. В основе этого заблуждения лежит предположение о том, что передаваемое сообщение достигнет своего назначения без каких-либо изменений. В действительности часто получается не так: одни говорят одно, а другие их слушают и понимают совсем иное. Это происходит потому, что все сообщения подвергаются воздействию многочисленных шумов и помех, что негативно отражается на эффективности общения.

Коммуникационный барьер-это набор препятствий для правильной передачи информации между участниками процесса коммуникации.

Учесть всю совокупность зашумляющих факторов сообщение практически невозможно – они слишком разнообразны. В каждом виде человеческой деятельности – в политике, экономике, культуре и т. д. – имеет собственные барьеры, обусловленные спецификой этой деятельности. Различные виды и уровни коммуникации(вербальная – невербальная, устная – письменная – электронная, межличностная – групповая – массовая и т. д.) также создают свои специфические барьеры. Так есть разные попытки систематизации коммуникативных барьеров. Так, В. Шепель выделяет шесть наиболее явных барьеров:

• дискомфорт физической среды, в которой воспринимается сообщение;
• инерция включенности, т. е. озабоченность слушателя иными проблемами;
• антипатия к мыслям других, стереотипизированность амбиции сознания;
• языковой барьер-существенное различие словарного запаса, лексикона коммуникатора и коммуниканта;
• профессиональное неприятие – некомпетентное вторжение коммуникатора в профессиональную среду сообщения;
• неприятие имиджа коммуникатора.

В качестве оснований классификации эффективной коммуникативных барьеров целесообразно выделить среду (внешние условия) коммуникации, технические средства коммуникации и самого человека как главного действующего лица любого коммуникативного акта.

Таблица 1. Коммуникативные барьеры и их виды

Коммуникативные барьеры communication that constitutes communication	Виды communication that constitutes communication communication that constitutes communication
Барьеры, обусловленные факторами среды. communication that constitutes communication communication that constitutes communication	Характеристики внешней физической среды. communication that constitutes communication communication that constitutes communication
Технические барьеры. communication that constitutes communication communication that constitutes communication	Шум. communication that constitutes communication communication that constitutes communication
«Человеческие» барьеры коммуникации. communication that constitutes communication communication that constitutes communication	а) Психофизиологические барьеры. б) Социокультурные барьеры. communication that constitutes communication communication that constitutes communication

Барьеры, обусловленные экологическими факторами. Сюда относятся характеристики внешней физической среды, создающие дискомфортные условия передачи и восприятия информации:

• акустические помехи – шум в помещении или за окном, ремонтные работы, хлопанье дверей, телефонные звонки и т. д. Их негативное влияние усиливается, если в помещении плохая акустика, а собеседник говорит слишком тихо или шепотом;
• окружающая среда отвлекает яркое солнце или, наоборот, тусклый свет, цвет стен в помещении, пейзаж за окном, картины, портреты, т. е. все, что способно отвлечь внимание собеседников;
• температура – слишком холодно или слишком жарко в помещении;
• погодные условия – дождь, ветер, высокое или низкое кровяное давление, и т. д.

Данный перечень внешних условий коммуникации можно продолжить. Каждый из этих факторов может повлиять на эффективность коммуникации из-за своего влияния на индивидуальные психофизиологические особенности коммуникантов. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

Технические барьеры. В технической литературе для их обозначения чаще всего используется понятие "шумы", введенное в научный оборот автором математической теории связи (коммуникации) К. Шенноном. Это было связано с технологическими проблемами (например, плохо работала телефонная связь, или помехи на радио) и означало возмущения, не являющиеся частью сообщения, передаваемого источником.

К. Черри рассмотрены некоторые технические шумы, он отметил, что в технических каналах связи возмущения могут возникать по разным причинам: в радиоканале могут возникнуть спорадические импульсные помехи от грозовых разрядов: щелчки и шумы могут вызываться электрическими возмущениями; телевизионное изображение может искажаться помехами вызванными системой зажигания автомобиля; неисправности телефонных линий порождают помехи при разговоре можно услышать третий голос (эта ситуация напоминает разговор двух людей в шумной компании, что также является примером речевой канал является предметом возмущения из-за помехи от чужих разговоров).

На первый взгляд может показаться, что в мире современных технологий (спутниковой связи, компьютерной коммуникации, мобильных телефонов и т. д.) проблемы со связью, наконец, решена. В самом деле, новые технологии предоставляют новые средства коммуникации, которые более компактны, работают быстрее, надежнее, передать дополнительную информацию. Однако, качество с их помощью общения по-прежнему определяется самими людьми. Большинство коммуникативных барьеров, вызванных коммуникационные барьеры-это в первую очередь барьеры непонимания друг друга.

"Человеческие" барьеры коммуникации. Как уже отмечалось, основной причиной коммуникативных барьеров – сам человек. "Человеческие" барьеры коммуникации можно разделить на психо-физиологических и социально-культурных.

Психофизиологические барьеры. Одной из важнейших особенностей коммуникации является то, что она осуществляется через различные сенсорные системы: слух, зрение, кожу и тактильного чувства, хеморецепции (обоняние, вкус), терморепеципцию (чувство тепла и холода). Поэтому барьеры могут возникать вследствие каких-либо физиологических нарушений: нарушений артикуляции (нарушения речи лечение природы заикание, Картавость и т. д.), глухота, полная или частичная потеря зрения и т. д. Способность людей общаться, передавать и воспринимать информацию сильное влияние оказывают их психологические характеристики. Наиболее распространенным формам психологического барьера приложить напряжение, которое может привести к эмоциональному срыву, скованности мысли, неспособности решить даже простые проблемы, провалы в памяти и т. д.

Социально-культурные барьеры. Люди не отдельные индивиды, а социальные существа и как таковые являются носителями определенных социальных качеств. Они являются представителями той или иной нации, этноса, класса, социальной группы, религиозной конфессии, профессиональные сообщества, демографической группы и т. д. Все это порождает их социокультурные различия по принадлежности к конкретному языковому, этническому, культурному, профессиональному и другому сообществу или ряду сообществ одновременно.

2. Коммуникативные особенности управления в организации

Общение играет особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть группы. Таким образом, общение выступает как решающее условие для формирования группы и ее деятельности.

Таким образом, менеджер должен знать средства связи и уметь использовать их в процессе общения, чтобы преодолеть коммуникационные барьеры непонимания.

Основатель клана Рокфеллеров Джон-старший говорил: «Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе, и я готов платит за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире»^[11].

Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Есть несколько признаков естественного человеческого языка, которые отличают его от коммуникативных систем животных.

Основные признаки естественного человеческого языка:

1) канал для всех языковых Сообщений вокально-слуховой: язык Сообщений, передаваемых с помощью голоса и воспринимаемая на слух. Что человеческий язык отличается от языка низших животных. Эти отличия касаются способа, которым информация передается через внешнюю среду в организме. Однако, с точки зрения того, что происходит внутри организма при восприятии языковых сигналов, есть много сходства между человеком и низшими животными.

2) Языковая деятельность не имеет прямого биологического значения, другими словами, это биологически несущественные (незначительные). Независимо от того, как изменился характер речи (тембр, высота, скорость, интонация и т. д.) в ходе разговора, это не влияет на биологические свойства окружающей среды.

3) произвольные семантизации. Семантизация означает придание смысла, т. е. отношения между феноменом, действующей в качестве материального знака, и тем явлением, а явление, которое они обозначают.

Одним из основных средств передачи информации является речь, речевое общение. Речь – это особый вид деятельности, который существует наряду с другими видами деятельности (трудовой, познавальной, мнемической, т.е. деятельностю памяти). Так как «речевая деятельность есть специализированное употребление речи для общения, частный случай деятельности общения», то «речь потенциальный компонент любой деятельности, например познавательной (мыслительной), мнемической и т.п.». Говорящий (пишущий), осуществляя эту деятельность, использует средства языка в двух основных целях: для общения с другими людьми или для обращения к самому себе. Таким образом, речь как психологическое явление соотносится с категориями мышления, памяти и т. п. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

К основным функциям речи (языка) в процессе коммуникации относятся:

• коммуникативная или репрезентативная (репрезентация – представление; изображение, образ), которая является доминирующей;
• апеллятивная (апелляция – призыв, обращение, т.е. воздействие), которая грамматически наиболее ярко выражена в звательной форме и повелительном наклонении.
• экспрессивная (экспрессия – выражение и выразительность).
• фатическая, осуществляется посредством обмена ритуальных формул, т.е. затрагивает преимущества области речевого этикета.
• метаязыковая, т.е. функция толкования.

Функция, которую выполняет язык в процессе коммуникации, определяет вид высказывания и отбор слов. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

К вербальным средствам коммуникации относятся письменная и устная речь, аудирование и чтение. Устная и письменная речь участвуют в производстве текста, т. е. процесс передачи информации, а также слушание и чтение текста, встроенные в него.

Таблица 2. Типы коммуникаций

communication that constitutes communication Тип коммуникаций communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Основные методы (средства) коммуникаций.
communication that constitutes communication Устная communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы. communication that constitutes communication
communication that constitutes communication Письменная communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта. communication that constitutes communication
communication that constitutes communication Невербальная communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Поведение человека: гримасы лица, интонация, тембр голоса, поза. communication that constitutes communication

Естественно, менеджеры в первую очередь интересует вопрос о том, какие коммуникационные методы следует выбрать для взаимодействия со своими сотрудниками здравый смысл подсказывает, а специальные исследования подтверждают, что выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя. communication that constitutes communication

Таблица 3. Методы коммуникации

communication that constitutes communication Методы communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Характеристики communication that constitutes communication		communication that constitutes communication Богатство передачи communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Области эффективного использования communication that constitutes communication
	Обратная связь	communication that constitutes communication Каналы
communication that constitutes communication Личная беседа communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Немедленная communication that constitutes communication	аудио и визуальный (невербальный)	communication that constitutes communication очень высокое communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Сложная коммуникация, требующая двусторонней связи
communication that constitutes communication Телефонный разговор	communication that constitutes communication Быстрая communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Аудио communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Высокое communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Коммуникация, требующая двусторонней связи
communication that constitutes communication Документ, направленный адресату	communication that constitutes communication Медленная communication that constitutes communication	визуальный (невербальный)	communication that constitutes communication Ограниченное communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Четкая и рациональная коммуникация
communication that constitutes communication Общий документ communication that constitutes communication	очень медленная (часто отсутствует) communication that constitutes communication	визуальный (невербальный) communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Низкое communication that constitutes communication communication that constitutes communication	Официальная коммуникация на организационном уровне communication that constitutes communication

Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга. Например, после проведения совещания с подчиненными (устное сообщение) Отправить Меморандум, в котором изложила основные пункты обсуждения.

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации и получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе.

Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее неизменной на неопределенный срок, что очень важно для реализации функции управленческого контроля, и позволяет получателю, чтобы уточнить его неограниченное количество раз. Существует пять наиболее важных коммуникационных инструментов: внутренние правила и процедуры, меморандумы, Справочник сотрудника, внутренние публикации, по электронной почте.

• «Правила процедуры» или «Политика и процедура» представляет собой письменный документ, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни. Крупные организации имеют сотни процедур, регулирующих их деятельность по всем направлениям деятельности: Продажи, производство, подбор персонала, установления заработной платы, отношения с государственными органами.

Меморандум пришли в частный сектор со стороны государства, является официальный письменный запрос одного сотрудника к другому. Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которые получают копии, дату написания, тему послания в форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 процентов письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.

Справочник сотрудника-это буклет, содержащий основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Такие ссылки начали появляться в США в предвоенный период, а сегодня являются неотъемлемой частью процесса общения в большинстве развитых стран. Справочник сотрудника имеет три основные цели:

• изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;
• объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;
• предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Организационные издания (газета, газеты, журналы) являются периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью. Несмотря на то, что подобная публикация адресована широкой аудитории и не предполагают адекватную обратную связь, они не могут быть эффективным средством повышения эффективности использования человеческих ресурсов.

Электронная связь является наиболее динамично развивающимся организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет внутренние меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов (каждый сотрудник имеет почтового ящика для электронной почты, может получить послание), высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная почта позволяет практически мгновенно отправить сообщение конкретному получателю или сотне адресатов, которое будет храниться в их персональных компьютерах пока не читал. Некоторые системы электронной почты позволяют отправлять сообщения в различных режимах, чтобы перевести их на иностранные языки.

В то же время, использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который может быть передан по электронной почте, создает угрозу перегруженности сотрудников и первых руководителей. И наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей^[12].

Термин «невербальное» обычно понимается как «несловесный язык». Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге Non-Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим. Он объединяет большой круг явлений, включая не только движения тела человека и звуковую модальность речи, но и различные элементы окружающей среды, одежду, элементы оформления внешности и даже различные сферы искусства.

В узком смысле, невербальной коммуникации, чтобы понять средства массовой информации, систему невербальных символов, знаков, кодов, используемых для передачи сообщения. Ключевым моментом такого понимания является указание на внешнее сопровождение психических явлений.

В широком смысле понятие "невербальная коммуникация" является социально сконструированную систему взаимодействия, в структуре которой преобладают непроизвольные, неосознаваемые комплексы движений, выражающие личную уникальность человека. Основное свойство невербального поведения – движение, постоянное изменение совокупности невербальных средств выражения вслед за изменениями личности. - Невербального поведения состоит из разнообразных движений (жесты, выражение лица, взгляд, позы, интонационно-ритмические характеристики голоса, прикосновения), которые связаны с изменяющимися психическими состояниями человека, его отношениями к партнеру, с ситуацией взаимодействия.

Особенности невербального языка как специфического языка описана американским психологом р. Харрисоном. Он характеризует невербальный язык как природный, первичный, в порядке, имеющие, в отличие от вербального языка не линейную временную последовательность, а пространственно-временную целостность. Вербальный язык представляет собой вокально явление звука, легко кодируется и декодируется. Невербальный язык состоит из разнообразных движений, и значительная часть невербальной информации вообще не может быть переведена в код какого-либо языка без существенной потери их смысла для партнеров.

Формальное общение. В государственных, общественных и коммерческих структур административные инструкции определить, к кому, с кем, в какое время и в какой форме обмена информацией. Более формализованные и закрытая структура, детали прорабатываются такие инструктивные документы, жестче организовано планирование и направление информации по строго определенным каналам с установленной формой. В военные организации, например, сложная схема связи изложены в специальной инструкции и по отдельности – то секретные инструкции.

Формальные коммуникации-это форма организации общения, в котором обмен информацией происходит в соответствии с формальной организационной структуре и осуществляется работниками производственной функции.

Один из способов неформального общения-это формы, бланки заполнить и отправить на адрес своевременно. Инструкции на сами формы, а в специальных руководствах. Они определяют случаи, в которых применяются данные форма; заполнить номер экземпляра; адрес электронной почты; лицо, ответственное за выполнение части или всего Бланка; Дополнительная информация. Формы удобство в качестве инициаторов информации и пользователей, сделал их общего в почти всех сферах жизни. Их недостатками являются отсутствие гибкости.

Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией каналы ее распространения. Такие планы, выполнение которых становится обязательным для различных подразделений, служб и должностных лиц, становится эффективным инструментом для обмена информацией. Они тесно связаны с формальная система власти в организации. Иерархическая структура с властью, чтобы контролировать процесс обмена информацией и регулирования каналов поток информации, резко увеличивает свою силу.

Поэтому формальное общение "усекают" ее значительную часть и должны периодически корректироваться с учетом изменений в структуре коммуникативной системы (субъекты, каналы связи), а также в окружающих их социальных, экономических, правовых и других условий.

Неформальное общение – внутривидовые связи, при котором обмен информацией осуществляется между сотрудниками организации вне своих рабочих обязанностей и место в организационной иерархии.

Особенностью неформальной коммуникации является то, что он формируется за счет личного стремления членов организации к определенному контакту в рабочей среде на основе реальных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно, как только ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неформальные отношения для удовлетворения потребности в общении, привязанности, дружбе, или другой информации (профессиональный). Иногда неформальные контакты устанавливаются по эгоистичным причинам.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальности и т. д.

Часто неформальное общение "налет субъективизма" и соответственно искажены. Неформальные коммуникации-это канал распространения слухов. Огромное негативное влияние это может оказать на мотивацию и производительного поведения работников, распространение заведомо ложной информации. Руководство любой организации должны быть готовы нейтрализовать этот эффект. Исследования показывают, что наиболее эффективным способом борьбы со слухами является немедленное опровержение конкретных фактов. Если это невозможно сделать в краткосрочной перспективе, руководству следует сменить тактику – вместо прямого опровержения слухов должны попытаться сосредоточить внимание на других аспектах проблемы, которая стала предметом ложной информации.

• Он может быть передан вниз, т. е. от самого высокого уровня до самого низкого. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задач, изменении приоритетов, конкретных задач, рекомендуемых процедурах и т. д. например, вице-президент производства может сообщить на завод менеджер (среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных руководителей об особенностях готовящихся изменений. Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных отношений. Существует пять основных целей коммуникаций в организации, направленных сверху вниз:
• постановка конкретных задач по выполнению работы;
• обеспечение информации о принятых в данной организации процедурах и практике;
• обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работ;
• информирование подчиненных о качестве их работы;
• предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.

Нисходящие коммуникации осуществляются с помощью различных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений, телефоны) означает.

Самая большая проблема, по словам Лютенс Ф., заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания ее получателю. Существуют следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:

• интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего сопротивления.
• люди более открыты к сообщениям, которые резонируют с существующими своих идей, идеалов и ценностей;
• сообщения, которые противоречат ценностным системам личности, вызывает у него большее сопротивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике.
• потому что человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;
• когда человек видит изменения в окружающей среде, они более открыты для входящих сообщений;
• общение оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразный в одной ситуации к другой может представиться несообразным.

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию на напорной коммуникации и как реагировать на это.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в восходящей коммуникации. Эти сообщения, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.

Таким образом администрация узнает о текущих или назревают проблемы и предлагает возможные варианты исправления ситуации. В процессе восходящей коммуникации в XX веке появился Инновационный менеджмент – использование потенциала групп из рабочих, которые регулярно, например раз в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании клиентов. Эти группы, называемые кружки качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

Например, Банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически "занята" или отключается. Сотрудники могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, Банк эффективно проинформировал каждого служащего, что "обслуживание клиентов является нашей первоочередной задачей". В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному руководителю о проблеме. Этот руководитель, в свою очередь, должны информировать менеджера и вице-президента по банковским операциям.

Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы:

• процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Эта процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет жалобы. В настоящее время в некоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотрения жалоб;
• политика открытых дверей, т. е. дверь к руководителю открыта для того, чтобы иметь возможность поделиться с ним своими соображениями;
• консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющихся из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем конфиденциальных политических консультаций, опросов мнения работников, интервью с сотрудниками отделения организации;
• методы коллективного принятия решений с участием работников. Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;
• используя приемы активного слушания – наиболее простой и эффективный способ развития навыков аудирования. Директор по развитию навыков аудирования значительно повышает эффективность вертикальной коммуникации.

В целом информация, которая передается по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:

1) информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности.

2) личная информация о мыслях, установках, деятельности.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных или интерактивных коммуникаций, которые возникают в процессе взаимодействия с лицами, равного положения и обеспечить человеку необходимую социальную поддержку. Интерактивный процесс имеет множество поведенческих последствий. Возможно, что психологически, человек обратиться за поддержкой к тем, кто стоит примерно на том же уровне, не выше или ниже. Если в поддержку объединения усилий для достижения общих целей и задач, интерактивное общение иметь положительный эффект. Однако, если "равных" нет необходимости объединить свои усилия, содержание, проходящей между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы. Кроме того, интерактивное общение между работниками на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, может быть совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящей или восходящей коммуникации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управляет в организации тот, кто владеет информацией. Специалисты по управлению сравнивают функцию информации с функцией фар автомобиля при движении ночью: фары освещают дорогу впереди, обеспечивая контроль за обстановкой и подготовку реакций водителя. Если фары светят слабо или вбок, то неприятностей не избежать. Потоки информации в организации, как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным сосудам, циркулируют в его «теле», питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино.

Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

Существует различные типы организаций. Принадлежность организации к какому-то конкретному типу определяется тем, каким именно способом объединяются элементы ее внешней и внутренней среды, и направляется их деятельность на достижение поставленных целей и результатов.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Существует несколько конкретных способов совершенствования информационного обмена в организациях.

Совершенствовать коммуникации в организациях можно по следующим направлениям:

• регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков);
• разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации;
• совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний);
• совершенствование систем обратной связи;
• использование современных информационных технологий (сети, e-mail, Интернет);
• выпуск информационных бюллетеней.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2014.-366 с.

1. Анискин Ю.П. Планирование и контроллинг.- М.: Омега-Л, 2013.- 409 с.
2. М.А. Василика Основы теории коммуникации, гардарики 2010
3. Борисова Е. Критерии оценки персонала. Рецепт для тех, кому некогда //www.emsi.ru
4. Брэддик У. Менеджмент организации.- М.: Инфра-М, 2010.- 336 с.
5. Гапоненко А.Л. Стратегическое управление.- М.: Омега-Л, 2013.-388 с.
6. Жарковская Е.П. Антикризисное управление.- М.: Омега-Л, 2014.- 260 с.
7. Иванцевич Д. Человеческие ресурсы управления.- М.: Дело, 2010.- 107 с.
8. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2014.- 354 с.
9. Лукичева Л.И. Управление персоналом.- М.: МИЭТ, 2010.- 265 с.
10. Магура М. Оценка работы персонала, подготовка и проведение аттестации //Управление персоналом.- 2012.- № 9.
11. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М.; Киев, 2011
12. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации:Учеб. Пособие. СПб., 2012
13. Стеттнер М. Карьера начинающего менеджера.- М.: Вира-Р, 2013.- 147 с.
14. Тейлор С. Социальная психология.-СПб.: Питер, 2014.- 580 с.
15. Чалдини Р. Социальная психология. Влияние.- СПб.: Прайм-ЕВРОЗНАК, 2012.- 412 с.
16. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации.- М., 2010.- 183 с.

1. Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2014.-366 с. ↑

2. Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2014.-366 с. ↑

3. Анискин Ю.П. Планирование и контроллинг.- М.: Омега-Л, 2013.- 409 с. ↑

4.  М.А. Василика Основы теории коммуникации. 2010 ↑

5. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2014.- 354 с. ↑

6. Борисова Е. Критерии оценки персонала. Рецепт для тех, кому некогда //www.emsi.ru ↑

7. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2014.- 354 с. ↑

8. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М.; Киев, 2011 ↑

9. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М.; Киев, 2011 ↑

10. Иванцевич Д. Человеческие ресурсы управления.- М.: Дело, 2010.- 107 с. ↑

11. Магура М. Оценка работы персонала, подготовка и проведение аттестации //Управление персоналом.- 2012.- № 9. communication that constitutes communication ↑

12. Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2014.-366 с. ↑