Основные признаки и функции коммуникаций в ИП

Содержание:

Введение

Цель исследования: определение понятия «индивидуальное предпринимательство», анализ управления бизнес-коммуникациями в ИП, раскрытие темы на конкретном примере.

Исходя из цели работы можно определить следующие задачи:

· Раскрыть понятие и признаки индивидуальной формы предпринимательства.

· Рассмотреть виды управления бизнес-коммуникациями в ИП

· Изучить основные характеристики бизнес-коммуникаций в ИП

· Исследовать компанию (ИП) и проанализировать ее в качестве примера

Объект исследования: индивидуальное предпринимательство. Выбор в качестве объекта работы именно этого типа предприятий обусловлен специфическими особенностями их деятельности, а именно – высокой инновационной «открытостью» и динамизмом.

Предмет исследования: управление бизнес-коммуникациями в индивидуальном предпринимательстве

Занятие предпринимательской деятельностью является выражением свободы предпринимательства как одного из основных прав и фундаментальных свобод человека и гражданина. Конституция Российской Федерации предоставляет каждому гражданину право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности. Таким образом, свободное осуществление предпринимательской деятельности является элементом конституционного принципа экономической свободы.

Предпринимательская деятельность – это ключевой элемент хозяйственного механизма, а предприниматель – одна из центральных фигур социально-экономической жизни общества. В этом практически едины современные ученые и политики. Предпринимательство и отношения с ним связанные представляют специфическую область жизнедеятельности общества. Они являются объектом правового регулирования. И в ХХI веке тема управления развитием бизнеса индивидуального предпринимателя является актуальной. Субъект предпринимательской деятельности преследует цель получения прибыли, одновременно его деятельность направлена на удовлетворение общественных потребностей в производимой им продукции, выполненных работах, оказанных услугах.

Реалии российской экономической жизни таковы, что предприниматели в своей практической деятельности сталкиваются не только с экономическими, организационными, правовыми трудностями в процессе создания своего дела и его развития, но и с негативным воздействием некоторых субъектов, зачастую носящим противоправный характер. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране и поддержание достаточного уровня экономической безопасности предпринимательства.

Признание права на предпринимательскую деятельность предполагает не только экономическую и юридическую самостоятельность индивидуального предпринимателя, но и личную ответственность за результаты своих действий. Если деятельность осуществляется не на свой риск и не под свою имущественную ответственность, то она не относится к предпринимательской.

Деятельность предпринимателя направлена на получение прибыли, на получение имущественных благ. В этом случае становится ясным, что правильное управление бизнес-коммуникациями очень важно, а также необходимым элементов дальнейшего развития является грамотное управление развитием долгосрочных отношений с работниками и клиентами фирмы.

Работа базируется на изучении и анализе Конституции Российской Федерации, Гражданского Кодекса РФ, Трудового Кодекса РФ, налогового кодекса РФ. В процессе подготовки и написания работы также использовалась учебная, научная литература по проблемам менеджмента предприятий, организационного управления, теории организаций.

Глава 1.

Теоретические аспекты предпринимательской деятельности без образования юридического лица и особенности управления индивидуальным предпринимателем собственным бизнесом.

1.1 Общие положения о предпринимательской деятельности в РФ

«Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя - это физические лица, зарегистрированные в установленном порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ПБОЮЛ), а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты».

Предпринимательской называется самостоятельная деятельность лиц, направленная на получение прибыли. Основные признаки предпринимательской деятельности, предусмотренные статьей 2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ):

· Предпринимательская деятельность проводится на свой страх и риск;

· Лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, должны быть зарегистрированы;

· Прибыль в ходе предпринимательской деятельности можно получать от использования имущества, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Таким образом, предпринимательская деятельность- это деятельность, направленная на систематическое получение прибыли, для чего индивидуальному предпринимателю необходимо совершить ряд сделок, с целью получения прибыли. Если же совершается единичная сделка, то она не может быть квалифицированна как предпринимательская деятельность, даже если она принесла некую прибыль, поскольку такая сделка не носит систематического характера.

Согласно абз.3 п.1 ст.2 ГК РФ «Предпринимательской деятельностью признается самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированным в этом качестве в установленном законом порядке».

Гражданин – предприниматель осуществляет предпринимательскую деятельность от своего имени и на свой риск. От своего имени он заключает хозяйственные договоры, совершает сделки с юридическими и физическими лицами, рассчитывая на получение прибыли. Кроме того он может выступать в судебных органах и является самостоятельным налогоплательщиком. Поэтому предприниматель должен встать на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика и уплачивать все предусмотренные законодательством отчисления, налоги и сборы.

Несмотря на то, что индивидуальный предприниматель является физическим лицом, он рассматривается как равноправный участник предпринимательской деятельности. Его деятельность регламентируется теми же положениями Гражданского и Налогового кодексов, которые применяются для юридических лиц.

Субъектами предпринимательской деятельности являются граждане - индивидуальные предприниматели и коммерческие организации - юридические лица. В отношения с предпринимателями, регулируемые гражданским законодательством, на равных началах с гражданами и юридическими лицами могут вступать также РФ, ее субъекты и муниципальные образования. От имени РФ, субъектов РФ и муниципальных образований могут своими действиями приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права и обязанности, а также выступать в суде органы государственной власти или органы местного самоуправления в рамках их компетенции. По общему правилу к РФ, ее субъектам и муниципальным образованиям применяются нормы, определяющие участие в гражданских правоотношениях юридических лиц.

Элементами правового статуса граждан (физических лиц), являющихся индивидуальными предпринимателями, служат правоспособность, дееспособность и местожительство. Будучи едиными для всех граждан - участников гражданского оборота, эти элементы обладают рядом особенностей, присущих только предпринимателям.

К главным особенностям индивидуального предпринимательства относятся: Гибкость и молниеносность принятия управленческих решений. Работу фирмы легче "подогнать" к рыночным условиям, которые постоянно меняются. Это будет не таким затратным, как в случае с большими фирмами. Производственный процесс предприятия поддается более тонкому контролю. Адаптировать продукт или услугу "под потребителя" предоставляется на порядок быстрее и легче. Фирма может легко вырваться вперед благодаря только быстроте действия на реакцию потребителя. Коммуникация внутри предприятия проходит значительно быстрее. Это связано с тем, что в рамках небольшого предприятия легче доносить команды, обсуждать их и приводить в действие. Стоит отметить, что отношения с партнерами могут быть более тесными и налаженными, нежели это происходит у больших предприятий, что дает очень хороший эффект для развития и получений выгодных контрактов и прибыли. Неформальность отношений в коллективе, в случае с малым предприятием, идет только на пользу и приводит, как правило, к позитивным результатам и приносят быструю отдачу.

1.2. Основные признаки и функции коммуникаций в ИП

В настоящее время, не во всех компаниях налажена корпоративная культура, отсутствует сплоченность коллектива, что, в свою очередь, негативно сказывается на деятельности и будущем организации. Рассмотрим, для начала, значения терминов в целом, а затем раскроем суть данных понятий. Коммуникации представляют собой связь между участниками управленческого процесса и основой существования и развития организации. В свою очередь, внутрикорпоративные коммуникации - это способы общения, принятые внутри отдельной компании. Они включают в себя налаживание связей внутри компании, формирование единых стандартов поведения, построение системы информирования сотрудников, формирование положительного имиджа компании-работодателя.

Отношения внутри какой-либо организации сказываются на эффективности ведения бизнеса. Внутрикорпоративные связи занимают важное место в работе РR-функций, оказывают непосредственное влияние на достижение целей компании и распространяют внутреннюю ситуацию организации во внешнюю среду. В современном понимании внутренний РR – это мероприятия, принципы которых сходны с внешним, но направлен он на построение эффективных внутренних отношений между сотрудниками и на развитие корпоративной культуры компании. Создание эффективной системы внутриорганизационного вопроса тесно связано с культурой компании, мотивацией к деятельности, а также отношением к сотрудникам как к главному потенциалу организации. Система организационных коммуникаций направлена на формирование единой команды сотрудников, когда знание целей и задач компании приводит к пониманию работником своей роли и ответственности за выполнение его обязанностей.

Первой целью внутрикорпоративной PR-работы является обеспечение двух потоков информации: «сверху» и «снизу». В первом случае речь идет об информации, исходящей от управляющих компании, которая должна систематически доводиться до сотрудников. Не менее важен и встречный поток – от сотрудников к руководителю. Оба этих потока информации направлены на достижение единой цели - на повышение эффективности работы компании.

Вторая цель внутрикорпоративного PR состоит в том, чтобы не просто вовлечь сотрудников в жизнь организации, но и добиться от них положительного восприятия руководства и атмосферы компании в целом.

Основными задачами внутрикорпоративного РR являются:

– преодоление корпоративных конфликтов и достижение взаимопонимания;

– формирование внутреннего имиджа компании;

– формирование корпоративного духа компании;

– демонстрация «открытости» руководства;

–управление официальными и неофициальными источниками распространения информации и обратной связи.

Данные задачи обусловлены поставленными целями организации и особенностями внутрикорпоративной PR-деятельности.

Функции внутрикорпоративного PR компании, которые являются важными для развития бизнеса, представляют собой:

– ознакомление сотрудников с целями, возможностями и ценностями компании;

– разъяснение общих аспектов управления компанией руководством и принципов его работы с сотрудниками;

– снабжение персонала информацией о событиях в фирме и вокруг нее;

– развитие двусторонней коммуникации между руководством и сотрудниками компании;

– побуждение сотрудников фирмы к организации и высокому качеству работы;

– развитие культуры и стиля в компании;

– воспитание сотрудников как представителей компании и носителей ее имиджа и культуры.

Внутренний образ организации в большой степени создается инструментами внутрикорпоративных коммуникаций и с их помощью развивается. Одновременно образ самих инструментов составляет часть общего образа компании.

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:

• быть ясными и точными;

• прозрачными, а сообщаемые сведения - основанными на достоверных фактах;

• должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. Схема внутриорганизационных коммуникаций изображена на рис. 1.

Рисунок 1. Менеджер как информационно-коммуникативный центр

Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых - нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т. д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.

Факторы, снижающие эффективность коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Различают коммуникационные барьеры макро- и микроуровня (см. рис. 2).

Рисунок 2 .Классификация коммуникативных каналов по пропускной способности

Помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха - около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.

Важно помнить и то, что эффективность коммуникаций зависит от того, как построено сообщение. При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее - к заключению и призыву к действию.

1.3. Управление бизнес-коммуникациями с работниками фирмы ИП

Аналитики российского рынка труда отмечают: современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большой независимостью: не задумываясь, они уходят из компании, если их что-то не устраивает. Для них весьма значимы личные потребности. В конечном счете только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают должный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

Но одно дело признавать, что люди нуждаются в таком к ним отношении, и совсем другое - воплотить идею в жизнь. Для этого нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководство компании демонстрирует своим работникам, как именно оно намеревается завоевать доверие персонала.

Разработка ценностей должна осуществляться самими работниками, а не группой руководителей или привлеченным агентством. Если компания не готова осуществить все вышесказанное и связать свои действия с заявленными ценностями, не стоит тратить на это силы, средства и время. В этом случае лучше вернуться к управлению по-старому и не вдохновлять работников ожидаемыми переменами.

Эффективные и неэффективные коммуникации

Разработку программы внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.

Ящик предложений и общие собрания - два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:

• руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом - это воодушевляет и сплачивает людей;

• организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;

• участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций прежде всего необходимо проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании ИП. Для этого необходимо определить:

• на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;

• какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;

• как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;

• каким образом они получают информацию и др.

На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые цели вы поддерживаете, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться.

Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей - фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения - необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Предлагается также уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой "миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности". Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса - личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство - менеджеры среднего звена - работники. Их задача - способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную "наверху" стратегию.

Осуществлять коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками;

• рассылка циркуляров и меморандумов;

• распространение информации по электронной почте;

• использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;

• бюллетень для менеджеров;

• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);

• доски объявлений;

• страница компании в Интернете;

• общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют:

• своевременная и регулярная коммуникация;

• демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

• привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж "во что бы то ни стало" и платят за это премии и комиссионные.

Выводы по главе 1

• Внутренние коммуникации в ИП - это способы общения, принятые внутри отдельной компании, которые включают в себя налаживание связей внутри ИП, формирование единых стандартов поведения, построение системы информирования сотрудников, формирование положительного имиджа компании-работодателя.
• Для стабильной работы компании необходимо формировать устойчивые внутрикорпоративные коммуникации. Хорошие отношения в коллективе настраивают сотрудников на плодотворную и положительную деятельность, формируют благоприятный климат, содействуют единению коллектива и, тем самым, укрепляют компанию изнутри, что, в свою очередь, повышает эффективность ведения бизнеса.
• Успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации.
• Важна обратная связь. Ящик предложений и общие собрания в ИП - два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководством.
• Для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций в ИП прежде всего необходимо проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании.
• Существует несколько способов коммуникаций с работниками, который должен брать во внимание каждый индивидуальный предприниматель. В основном, это личные беседы, рассылки напоминаний и сообщений по почте.

Глава 2.

Анализ предпринимательской деятельности ИП «Томскнефть»

2.1.Общая характеристика деятельности ИП «Томскнефть»

Ключевым ресурсом повышения производительности и эффективности труда является более полное использование человеческого потенциала. Прийти к активному участию сотрудников в решении бизнес-задач можно при создании системы внутренних коммуникаций. Насколько развиты такие системы в российских компаниях и какие факторы определяют уровень их зрелости?

Степень вовлеченности персонала, согласно исследованиям (Gallup, Hays, др.), влияет на ключевые показатели компании, в том числе на производительность труда и рентабельность бизнеса. Также согласно исследованиям аналитической компании Gallup в России только 20% индивидуальных предпринимателей доносят информацию о стратегии компании до своих сотрудников, о финансовых результатах 30% , о клиентах и проектах компании 41%.

Рассмотрим конкретный пример российского ИП. Индивидуальное предпринимательство «Томскнефть» - нефтедобывающее предприятие в Томской области. Основано в 1966 году. Расположено в городе Стрежевой. Предприятие осуществляет добычу нефти, газа, разрабатывает нефтяные месторождения, ведёт геолого-поисковые, поисково-разведочные, маркшейдерские, топографо-геодезические, картографические работы, занимается обустройством месторождений. Сейчас в эксплуатации находится 21 месторождение.

Индивидуальный предприниматель Олегов И.К. осуществляет предпринимательскую деятельность на основании выданного свидетельства выданного налоговыми органами г. Томск.

Индивидуальный предприниматель «Томскнефти» Олегов И.К. является физическим лицом, руководствуется в своей деятельности законодательством Томской области. Индивидуальный предприниматель Олегов И.К. осуществляет учет по единому налогу на вмененный доход, также имеет свою печать с полным наименованием, необходимые штампы, действует на принципах хозяйственного расчета.

В течение указанного периода предприятие осуществляло ряд операций по перевозке и реализации промышленной группы товаров. В то же время новые идеи и современный подход к делам в сочетании с профессионализмом и многолетним опытом сотрудников предприятия в сфере добычи нефти и газа позволили индивидуальному предпринимателю Олегову И.К. за этот период времени завоевать доверие у партнеров и населения Томской области . В настоящее время предприятие сотрудничает с подобными ему предприятиями в Москве, Ижевске и т.д.

Основным направлением деятельности предприятия является снабжение населения города и за его пределами нефти и газа по доступным ценам, а также ее добыча и разработка новых месторождений.

Главной задачей индивидуального предпринимателя Олегова И.К. является получение прибыли. С этой целью ИП «Томскнефть» заключает договора с предприятиями по изготовлению нефтепродуктов, частными предпринимателями и др. Имущество индивидуального предпринимателя принадлежит на праве полного хозяйственного ведения. В состав имущества индивидуального предпринимателя Олегова И.К. входят: помещение, открытые месторождения, оборудование по добычи нефти и газа, автомобили, торговое оборудование и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в документах.

В целях повышения заинтересованности членов трудового коллектива индивидуального предпринимательства«Томскнефть» в процессе своего развития и создания новых основных фондов тридцать процентов прибыли остается в распоряжении предприятия после обязательных платежей бюджету.

Индивидуальный предприниматель «Томскнефти» согласно установленным законам Томской области имеет право:

1) оказывать услуги предприятиям, организациям и населению города, согласно заключенных договоров.

2) передавать на договорных началах материально-денежные ресурсы другим предприятиям, организациям и гражданам, производящим продукцию или выполняющим для предприятия работы и услуги.

2.2.Анализ внутрифирменных и межфирменных коммуникаций ИП «Томскнефть»

Как налажены внутрифирменные коммуникации в российских компаниях? Какие виды используются? В ИП "Томскнефть" накоплен богатый опыт в этой сфере: отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

В силу активного участия ее в делах Томского региона информация о деятельности компании распространяется во всех местных СМИ. В систему корпоративных коммуникаций вовлечен весь персонал предприятия: управляющая компания готовит и рассылает блок информационных сообщений о компании, положении дел в отрасли, достижениях и проблемах, назревших в регионах присутствия компании; издает корпоративную газету "Нефтяная параллель", создает и показывает корпоративную телепередачу "Вахта", которая транслируется в эфире местных телекомпаний.

Но оказывается, и этих мер недостаточно для информирования персонала. Проведенные исследования, как ни парадоксально, указали на нехватку информации на местах. Проблема во многом обусловлена особенностью географического расположения компании. Большинство месторождений "Томскнефти" находятся на значительном удалении от города, и люди, работающие вахтовым методом, зачастую не имеют возможности регулярно получать газеты, смотреть телевизор или следить за событиями при помощи Интернета.

Большую часть Томской области занимают Васюганские болота - одни из самых больших в мире, поэтому до некоторых месторождений добраться можно только вертолетом или по зимникам. Поэтому руководство компании активно использует все возможности для организации встреч с коллективами на местах. Более того, в компании уверены, что для информирования сотрудников необходимо использовать все информационные каналы и инструменты коммуникации. Для решения этой задачи служба персонала совместно с руководством компании разработала специальный проект, цель которого - своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе, а также обеспечение обратной связи. Система внутренних коммуникаций — одна из важнейших стратегических задач руководства

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные стенды, буклеты, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами), специализированная телепрограмма, "круглые столы", "прямые линии" и "горячие линии", планерки и совещания, встречи с коллективами, интранет (внутренний объединенный сайт компании).

Информационные стенды размещены в административных зданиях, находящихся как на месторождениях компании, так и в городе - в столовых, общежитиях, культурных центрах, в спортивно-культурном комплексе, на автостанции, с которой сотрудники уезжают на работу, в учебном центре. Рядом с ними расположены места для раздаточного материала (буклетов, газет, копий коллективных договоров и др.) и ящики обратной связи. Ящики опечатаны, вскрывать их и передавать почту в дирекцию по кадровой политике компании могут только специально назначенные работники компании)подрядчика "Томскнефти", не заинтересованные в утаивании или подтасовке информации.

В сектор внутренних коммуникаций дирекции по кадровой политике в установленное время стекаются сведения из аппарата управления, производственного блока и сервисных компаний, дирекции по кадровой политике и отдела по связям с общественностью и информации. Затем сектор формирует информационные блоки, которые размещаются на стендах, рассылаются через внутреннюю сеть. Основные новости направляются в местные газеты и на ТВ. Еще один канал передачи информации - печатные непериодические издания. В компании выпущены буклеты с информацией об ипотечном и образовательном кредитах, буклет о деятельности компании.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы - от анкетирования до личных интервью).Организуются "прямые линии" с первыми руководителями компании и сотрудниками (перед ежегодным собранием акционеров в них участвуют руководители всех главных служб и дирекций). Кассеты с записью "прямых линий" и выпусками специализированной телепрограммы передаются на удаленные месторождения, чтобы люди, не успевшие их посмотреть, могли сделать это в удобное для них время. Кроме того, материалы этих "линий" публикуются на страницах местных газет и размещаются на информационных стендах так же, как материалы встреч руководителей с рабочими коллективами.

Рассмотрим более подробный пример внутренних коммуникаций. В ИП "Томскнефть" для коммуникаций активно используются электронная почта и скайп. В одном из помещений офиса организовали рабочее место для нового сотрудника. Через некоторое время стало очевидным, что в силу специфики функционала ему нужен локальный принтер. Коллеги поведали новичку, что разрешение на закупку оргтехники дает лично генеральный директор, закупкой занимается офис-менеджер, а установкой - специалист техподдержки. Сотрудник, следуя советам коллег, написал служебную записку на имя генерального директора о необходимости приобретения принтера, для верности продублировал заявку по электронной почте, отправив копию также офис-менеджеру. А чтобы ускорить события - оперативно сообщил по скайпу специалисту техподдержки, что надо установить локальный принтер. И завертелась кутерьма. Пока офис-менеджер и специалист техподдержки между собой разобрались, кому и что приобрести/установить, пока разыскали служебную записку с "сиятельной визой" генерального, прошло время. Которое, кстати, оба - и офис-менеджер, и специалист системной поддержки - должны тратить не на выяснение подобных вещей, а совсем на другие, полезные, занятия. А новый сотрудник меж тем сидел без принтера, бегая за своими распечатками к сетевому принтеру, наматывая по офису лишние километры и также теряя свое рабочее время.

Налицо неотлаженный процесс и вечный спутник этого явления - хаос во внутренних коммуникациях. Цена этому хаосу - потери рабочего времени и снижение производительности труда.

Как часто предприниматели сталкиваются с тем, что каналы внутренних коммуникаций используются нерационально и хаотично, в лучшем случае по неформальным правилам, а в худшем - кому как в голову придет.

Если этих каналов несколько, а при современном уровне развития информационных технологий в любом офисе их, как правило, не один и не два, то сотрудники не имеют возможности структурировать поток входящей информации. И вынуждены разбирать этот поток самостоятельно, часто получая и отправляя дублирующие друг друга сообщения по разным каналам. Другая крайность - данные передаются не по соответствующим каналам. И это также результат отсутствия системы внутренних коммуникаций. Например, сотрудники передают файлы по почте или с помощью иных средств связи, а не через серверное хранилище, которое есть во многих корпоративных сетях. Или назначают совещание, используя скайп или какой-нибудь коммуникатор, вместо Outlook, который имеет соответствующий сервис. К сожалению, таких примеров множество.

Как видно, с масштабом бизнеса компании эти вещи не связаны. Скорее, они связаны (и усугубляются) с ростом бизнеса. И хвататься за построение системы внутренних коммуникаций в период бурного развития компании - значит, следовать известному отечественному принципу "нужно еще вчера".

Чем меньше компания, тем проще выстроить внутренние коммуникации в систему. И когда предприятие вступит в фазу бурного роста, наводить порядок в коммуникационном хаосе будет уже не с руки. Существует заблуждение , которое говорит о том, что внутренние коммуникации - это часть корпоративной культуры, а корпоративная культура - это корпоративные праздники, различные мероприятия вне работы и прочие «излишества".

Безусловно, внутренние коммуникации - это часть корпоративной культуры, причем весьма важная ее часть в ИП «Томскнефть» . Но корпоративная культура - это не только праздники. Это культура ведения бизнеса в компании, культура взаимодействия функций, процессов, подразделений, сотрудников. Внутренние коммуникации - это не развлечение, а осознанная необходимость. Отношение к ней, как к излишеству и роскоши, отрицательно влияет на качество любого бизнес-взаимодействия.

Эффективная система внутренних коммуникаций - инструмент, помогающий снизить напряжение всего персонала в компании, находящейся в кризисной ситуации. Именно внутренние коммуникации предоставляют возможности доведения до персонала идей лидера, снижения демотивирующего влияния агрессивных внешних обстоятельств, сплочения коллектива и его объединения против "внешнего врага». А так как в ИП «Томскнефть» довольно развитая система внутренних коммуникаций, то можно сказать, что ИП хорошо справляется в кризис.

Один из самых губительных для корпоративной среды факторов - информационный голод. Информационное пространство компании не терпит вакуума, и любая "дыра" в нем мгновенно заполняется фантазиями, способными расшатать всякую, даже самую стройную, систему. Именно СВК поддерживает ровный информационный фон компании и обеспечивает своевременное поступление необходимых сведений.

Корпоративные мероприятия

Отдел управления персоналом в ИП «Томскнефть» совместно с маркетологами могут инициировать проведение различных внутренних праздников, осуществляемых частично за счет персонала компании. Как же замотивировать людей участвовать в подобных мероприятиях, да еще и вкладывать в это собственные средства? Ведь часто бывает так, что руководство, проводя дорогостоящие корпоративы, в ответ получает неблагодарность: люди либо отказываются присутствовать на мероприятии вовсе, либо недовольны им? Почему так происходит? Вроде бы, компания тратит немалые деньги. Может быть, большинству сотрудников не нравится боулинг, а корпоративные мероприятия там проводятся потому, что боулинг - это любимое хобби генерального директора? Данные недовольства можно снять, когда сотрудники , зная интересы и увлечения всех без исключения работников, могут сформировать тот вариант корпоративного досуга, который устроит каждого сотрудника. Задача маркетологов как раз состоит в том, чтобы придумать и организовать такой праздник-повод, который был бы интересен всем! А если намечается интересное мероприятие в кругу коллег, то почему бы его не посетить даже и за свой счет? HR-отдел со своей стороны должен заняться обеспечением мотивации сотрудников на проведение подобного рода культурно-развлекательных программ.

Внутреннее обучение

Внутреннее обучение в ИП «Томскнефть», выступающее сильной нематериальной мотивацией персонала, сейчас приобретает особое значение в свете того, что многим компаниям пришлось сильно урезать или вовсе ликвидировать бюджеты на образование. В этом случае могут помочь внутренние тренинги и неформальное обучение, когда сотрудник одного департамента делится знаниями со своими коллегами из других отделов. Помимо того, что оно бесплатно для работодателя, сотрудники на встречах обсуждают именно те вопросы, которые действительно актуальны в данный момент, и совместно формируют возможные решения этих задач. Такого рода обучение можно поставить на регулярную основу, предварительно выяснив, в какой информации нуждается персонал, и кто из специалистов компании готов выступить в роли тренера. Выяснить это опять-таки поможет либо опрос сотрудников, либо анкетирование. Здесь тоже большую роль играет метод сегментации: ведь важно донести необходимую информацию именно тем людям, которые в ней сейчас нуждаются, а не проводить обучающие семинары просто для галочки. В этом и заключается маркетинговый подход в обучении персонала.

Совместными усилиями можно организовать корпоративную библиотеку, куда сотрудники будут приносить интересные книги и специализированную литературу, обмениваясь таким образом полезной информацией друг с другом.

Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

2.3.Разработка рекомендаций по совершенствованию внутренних коммуникаций в ИП «Томскнефть»

Результаты исследования ИП «Томскнефть» поз­волили определить основные зоны и направления развития механизмов внут­реннего маркетинга и коммуникации:

•развивать механизмы обратной связи;

•сделать приоритетным принцип ориентации на клиента;

•развивать сервисные компетенции сотрудников для удовлетворения потребностей внут­ренних и внешних клиентов.

Чтобы осуществить их на практике, ИП «Томскнефть» необходимо поставить перед собой цели:

•повышать информационную прозрачность, преодолевать коммуникационные барьеры и развивать инструменты, обеспечивающие понимание сотрудниками их индивидуальных ролей в решении стратегических целей и задач компании;

•осваивать и развивать интерактивные инструменты внутренних коммуникаций и обратной связи в целях регулярного мониторинга мнений сотрудников и вовлечения их в реализацию коммуникационных программ;

• прививать корпоративную культуру открытости и сотрудничества в целях развития свободных коммуникационных потоков в компании;

• обеспечивать поддержку высшего руководства и создавать коллегиальные механизмы управления внутрикорпоративными коммуникациями;

• развивать программы долгосрочного обучения и развития компетенций сотрудников в области межличностного общения в целях повышения эффективности коммуникаций и вовлеченности сотрудников в решение бизнес-задач компании.

В текущей нестабильной экономической ситуации очень важно налаживать внутренние коммуникации, больше проводить совместных совещаний и т.п. Работники нуждаются в постоянно обновляемой информации о компании, клиентах, деятельности других департаментов. Им необходимо быть в курсе происходящего, что будет давать им уверенность в том, что жизнь идет своим чередом и никаких катастроф не происходит. Особое значение приобретает внутренний сайт (интранет) компании, на котором размещаются все новости, отзывы клиентов, новые проекты, статьи самих сотрудников и т. п.

Таким образом, СВК сегодня - это отнюдь не роскошь и привилегия крупного бизнеса, а система, обеспечивающая выживание и развитие компании практически любого масштаба в современных условиях.

Для формирования СВК вовсе не обязательно отстегивать внушительные инвестиции. Существует масса бюджетных решений. В том числе тех, которые позволяют эффективнее использовать те коммуникационные инструменты, которыми компания уже располагает.

В любой организации есть корпоративная почта. Стройная система списков рассылок, регламент их использования: кто, что, кому (целевая аудитория) и по какому поводу рассылает. Это одно из решений, не требующее дополнительных вложений, - более эффективное использование уже имеющегося канала.

Информационные доски, листовки, корпоративные бумажные СМИ - старый верный дедовский способ. Кому-то он покажется слишком не модным, но тем не менее он эффективен и привлекателен своей бюджетностью.

Информационные мероприятия: разного формата, быстрые, мобильные, для разных аудиторий персонала. Немного организационных усилий - и требуемый информационный фон создан.

Так называемая громкая связь - быстрый и эффективный способ оперативного оповещения офиса о каком-либо событии.

Все это и многое другое, увязанное в логичную, управляемую единым коммуникационным центром систему, способно эффективно решить задачу информационного обеспечения без дополнительного финансирования. Лишь за счет наведения порядка и регламентации работы каналов внутренних коммуникаций.

Внутренние коммуникации должны работать на опережение. Внешняя среда активна, быстро формирует информационное поле по любому событию, поэтому компании нужно быть готовой не догонять объяснениями поступившую извне информацию, а опережать ее проникновение своим информационным посылом.

Можно сколько угодно бороться с офисными злоупотреблениями сотрудников в использовании социальных сетей. Но в любом случае опустить "железный занавес" можно лишь на период рабочего времени. За его пределами никакие запреты на сотрудников не действуют. Они активно вычерпывают из внешней среды то, чего были лишены в рабочие часы. Если компания не готова противопоставить им свое качественное информационное поле, то неизбежно потерпит поражение в этой неравной схватке.

Недавний мировой финансовый кризис отчетливо показал, насколько беспомощны перед паникой, проникающей из внешней среды, оказались компании, не работавшие над своими внутренними коммуникациями. Они были вынуждены реагировать на обстоятельства, которые не затрагивали их бизнес напрямую, и работать над демотивирующими факторами, принесенными сотрудниками с просторов нервно пульсирующего рынка. Все это можно и нужно предотвращать, используя внутренние коммуникации. В кризис 2009 г. происходили массовые сокращения в компаниях, резко уменьшались бюджеты на социальное обеспечение и обучение. Информация потоком выгружалась во внешнее информационное поле, создавая нервозность (мягко говоря) и тревожные ожидания персонала тех организаций, где дела обстояли нормально. Это неизбежно приводило к снижению эффективности работы и производительности труда.

Если при подобных условиях компания не работает с собственным информационным полем, не создает прозрачность для персонала относительно состояния бизнеса компании, то приходится пожинать плоды такой внешней паники. А внутрикорпоративное информационное поле формируется и наполняется внутренними коммуникациями.

Когда какие-либо факторы действительно подрывают бизнес компании, нанося ей ущерб и вынуждая принимать непопулярные меры в отношении персонала, внутренние коммуникации позволяют снизить остроту ситуации и стрессовые реакции. Если информационный ответ компании на негативные факторы поступает несвоевременно, то есть риск, что персонал сработает на опережение, причем отреагирует быстрее и агрессивнее, чем того может ожидать руководство.

Выводы по главе 2

Чтобы понять систему внутренних коммуникаций в ИП «Томскнефть», деятельность компании была проанализирована и было выявлено,что основным направлением деятельности предприятия является снабжение населения города и за его пределами нефти и газа по доступным ценам, а также ее добыча и разработка новых месторождений.

Основными способами внутренних коммуникаций в ИП «Томскнефть» являются: информационные стенды, буклеты, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами), специализированная телепрограмма, "круглые столы", "прямые линии" и "горячие линии", планерки и совещания, встречи с коллективами, интранет.

С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы - от анкетирования до личных интервью).

Внутренние коммуникации - это часть корпоративной культуры, причем весьма важная ее часть в ИП «Томскнефть», так как это необходимость, которая успешно объединяет сотрудников ИП в одну дружную команду.

Также после анализа ИП «Томскнефть» были даны некоторые направления развития механизмов внутренних коммуникаций, таких как развитие механизмов обратной связи; создание приоритетным принципом -ориентацию на клиента; развитие сервисных компетенций сотрудников для удовлетворения потребностей внут­ренних и внешних клиентов.

Заключение

Индивидуальное предпринимательство основано на частной собственности и чаще всего носит характер малого бизнеса. В этом качестве индивидуальное предпринимательство способствует демонополизации экономики, усиливает конкурентные начала.

Внутренние коммуникации – это общение в компании персонала и менеджмента в ходе совместной деятельности: обмен информацией, идеями, мыслями, решениями, задачами.

Каналы внутренних коммуникаций – это специфические пути движения информационных потоков в компании, являющиеся инструментом распределения информации в определенном направлении, качестве и с конкретной целью.

Система внутренних коммуникаций – структурированная совокупность информационных каналов, позволяющая получать и оптимально распределять информационные сообщения делового, интеллектуального и эмоционального содержания в компании целенаправленно и с заданной эффективностью.

Эффективные внутриорганизационные коммуникации в ИП- инструмент любого современного индивидуального предпринимателя. Ведь менеджер должен формировать коммуникацию и транслировать подчиненным свою версию объяснения происходящего. Сегодня успешен тот руководитель, который управляет информационными потоками. А управлять ими можно через СВК. И сегодня успешны те компании, которые способны действовать быстро, обеспечивая высокую скорость и качество информационного обмена в своей деловой среде. Все это решается системой внутренних коммуникаций.

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными и точными; прозрачными, а сообщаемые сведения - основанными на достоверных фактах; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.

В 21 веке очень важно построить эффективные коммуникации между сотрудниками в индивидуальном предпринимательстве. В настоящее время наблюдается резкое снижение уровня сервиса: падает уровень обслуживания, участились жалобы на плохую работу интернет-магазинов и т. д. Это и неудивительно, потому что персонал сейчас находится в состоянии неопределенности, большинство сотрудников не уверены в завтрашнем дне, а в такой атмосфере очень тяжело демонстрировать свои профессиональные навыки и компетенции на должном уровне, выкладываясь на все 100%. Большинство работодателей сегодня пытаются уменьшить свои издержки за счет сокращения сотрудников. Такие компании уже несут потери: снижается уровень сервиса, как следствие, уходят клиенты, от чего катастрофически падает выручка. В результате выиграют организации, которые смогут в сегодняшних непростых условиях сохранить трудовой коллектив и нормальную рабочую атмосферу, что позволит предложить рынку качественную продукцию. Именно к таким предприятиям сначала будут переходить клиенты компаний-банкротов и клиенты, неудовлетворенные уровнем обслуживания фирм-конкурентов, а затем и квалифицированные спец

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации по состоянию на 1 сентября 2008 г. Принят Государственной Думой РФ 21 октября 1994 года, Подписан президентом РФ 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ. С последними изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 1.01.2014г.
2. Налоговый кодекс РФ Ч.1 от 31.07.1998г. № 146-ФЗ. Принят Государственной думой РФ 16.07.1998г. С последними изменениями и дополнениями.
3. ФЗ РФ от 08.08.2001г №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Принят ГД ФС РФ 13.07.2001г. Одобрено Советом Федерации 15 июля 2004г. С последними изменениями и дополнениями.
4. Коммерческая деятельность. Основы коммерции: учебное пособие / Г.Г. Левкин, О.А. Никифоров. — Москва: КноРус, 2017. — 258 с.
5. Рубин Ю.Б. Управление собственным бизнесом: учебник для высшей школы. – М.: МФПУ «Университет», 2016.
6. Малое предпринимательство: учебник / под редакцией Лапуста. – М.:ИНФРА-М, 2010. – 685 с.
7. Организация торговли/ Чернухина Г.Н. Московский финансово- промышленный университет, 2016.- 192 с.
8. Предпринимательство: учебник / А.Н. Романов, В.Я. Горфинкель, Г.Б. Поляк и др. ; под ред. В.Я. Горфинкель, Г.Б. Поляк. - 5-е изд., перераб. и доп. - М. : Юнити-Дана, 2015. - 687 с. - (Золотой фонд российских
9. http://biblioclub.ru
10. www.mbm.ru