Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Организация выставочно- ярморочной деятельности(Теоретические положения выставочно- ярморочной деятельности)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования определена необходимостью анализа выставочного дела как формы продвижения товаров, которая предоставляет широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий, услуг, проектов для установления прямых контактов с потенциальными покупателями и потребителями. На сегодняшний день сложно представить предпринимательскую деятельность, в которой нет места коммерческим структурам. Для обеспечения продаж товаров, коммерческие предприятия проводят исследования рынка, запускают рекламу, заключают договора с посредниками, банками и так далее. Однако, наиболее большие возможности предприятий открываются на выставках.

Выставочная деятельность в современных условиях осуществляется в форме выставок и ярмарок. Выставки представляют собой регулярно организуемые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения, на которых экспоненты представляют свои товары и услуги и реализуют их на основе выставочных образцов. В пределах выставки экспоненты выдвигают предложения товаров и услуг, стремясь проинформировать потенциальный клиентов о компании и ее продукции.

Участие в выставках и ярмарках является действенным средством коммуникационной политики в международном маркетинге, стимулирующим продажи товаров и услуг на зарубежных рынках, эффективным методом в конкурентной борьбе.

Выставка – это показ и демонстрация товаров перед зспециалистами, потребителями и широкой общественностью с целью ознакомления с передовыми достижениями в соответствующих отраслях и результатами научного прогресса.

Но выставка несет выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей. Однако предприятию следует помнить, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее – ваши конкуренты. Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

Объект исследования: УП АДАНИ. Предмет исследования: методы и инструменты выставочно- ярморочной деятельности. Цель исследования: результаты исследования организации выставочно- ярморочной деятельности. Задачи исследования: – рассмотреть понятие и сущность выставочно- ярморочной деятельности и особенности организации; – определить особенности выставочно- ярморочной деятельности в современных условиях; – исследовать особенности деятельности УП АДАНИ.

– исследовать особенности организации выставочно- ярморочной деятельности УП АДАНИ.

Методы использованные при написании работы. Анализ курсовой работы основывалось на общенаучном диалектическом методе познания, а также на следующих общих и специальных методах исследования: комплексном, системном, сравнительном. Структура курсовой работы: введения, 2 главы, заключения, список использованных источников. В первой главе рассматривается актуальность работы и обозначаются задачи. В первой главе определяются теоретические вопросы организации выставочно- ярморочной деятельности. Во второй главе на примере организации приводится пример организации выставочно- ярморочной деятельности. В заключении подводятся выводы по всей рассмотренной работе. В списке использованных источников приводится перечень работ при помощи которых была написана курсовая работа.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ВЫСТАВОЧНО- ЯРМОРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Понятие и сущность организации выставочно- ярморочной деятельности

Выставочное дело, как один из значимых инструментов реализации торговой, инвестиционной, промышленной и внешнеэкономической политики страны, становится системным элементом национального хозяйства, обеспечивающим продвижение продукции ключевых отраслей на внешний рынок. И, как следствие, состояние национальной экономики напрямую зависит от того, насколько развита выставочная деятельность. Сейчас термины «выставка» и «ярмарка» приобрели настолько близкое смысловое значение, что часто употребляются вместе, а именно: выставка-ярмарка. Под этим термином понимается стремление организаторов выставки-ярмарки показать, что демонстрируемая продукция (товар, услуга) предназначена, прежде всего, для рынка или для получения инвестиций для продвижения на рынок. Тем самым, выставки-ярмарки выступают связующим звеном между внутренними и внешними рынками, способствуя привлечению иностранных инвестиций для реализации перспективных направлений развития национальной экономики. В то же время нельзя не отметить различия между выставками и ярмарками, что отражается в следующих определениях. Международное бюро выставок (BIE, Париж) определяет выставку как «показ, основная цель которого — просвещение публики путём демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив».^[1] Определение, данное Международной ассоциацией выставочной индустрии: ярмарка — это международная экономическая выставка образцов, которая независимо от её наименования в соответствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой рынок товаров широкого потребления (или оборудования) и действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и экспонентам которой разрешается представлять образцы своей продукции для заключения сделок в национальном или международном масштабах. Говоря об эффективности выставочного дела, как инструмента продвижения товаров на внешний рынок, следует отметить, что участие в выставках и ярмарках предоставляет возможность одновременно решать множество бизнес-задач — сбытовых, производственных, маркетинговых, рекламных, имиджевых, коммуникационных. Первой составляющей эффективности выставочной деятельности является личный контакт, позволяющий лучше понять потребителя, ответить на все его вопросы, обработать высказанные клиентом возражения, развеять сомнения, активно влиять на принятие решений, получить контактную информацию для обратной связи. Во-вторых, наглядное представление продукта позволяет клиентам лично его оценить и получить более точную информацию. В-третьих, возможность сравнения продуктов делает их достоинства более очевидными и позволяет клиентам сделать обоснованный выбор. В-четвертых, выставки привлекают наиболее заинтересованных и перспективных клиентов, которые тратят своё время и деньги на посещение мероприятия, сознательно подходят к стендам и проявляют интерес к товарам или услугам. Следует обратить внимание на то, что работа на выставке станет более целенаправленной и эффективной, если будет спланирована и проведена на базе целевых маркетинговых исследований в поддержку подготовки и проведения выставок.^[2] В настоящее время утверждение статуса торговых выставок-ярмарок как многоцелевого средства коммерческой коммуникации ознаменовалось существенными качественными переменами в выставочной среде, которые касаются географического охвата их действия, их характера и структуры, средств и способов их организации, методов делового общения участвующих в них экспонентов и посетителей и продолжаются ускоренными темпами и сейчас. Согласно прогнозам специалистов, быстротечное развитие технологий, короткий срок жизни новинок и перемены в экономической, политической и демографической ситуации приведут к следующим последствиям: − укреплению транснационального характера уже знаменитых и широко признанных торговых ярмарок и выставок; − активизации деятельности крупномасштабных международных выставок-ярмарок за пределами места их проведения; − многократному приумножению количества выставок-ярмарок с подобной или родственной тематикой (например, электронные технологии); − повышению спроса со стороны малых и средних предприятий на участие в ярмарках и выставках национального масштаба. Если говорить о развитии выставочной деятельности в России, то оборот российского выставочного рынка сейчас составляет примерно $800 млн в год, что является хорошим показателем. Ежегодно в стране проводится порядка 950 выставок общей площадью около 2 млн кв. м. В них принимает участие около 100 тыс. экспонентов более чем из 100 стран мира. Количество посетителей колеблется в диапазоне 7,5–8 млн человек.^[3] Хорошим примером в проведении выставок на высоком уровне является ЦВК (Центральный выставочный комплекс) «Экспоцентр». Компания на протяжении более полувека занимается организацией и проведением различных экспозиций. Так, на своих площадках эта компания осуществляет выставки, ярмарки, конференции, конгрессы, собрания, деловые встречи, форумы, промо-акции и другие рекламные кампании. «Экспоцентр» реализовывает исполнение экспозиций не только федерального, но и международного уровня. Выставки в этом центре проводятся разные как по масштабу, так и по специализации. Например, на выставке «Инлегмаш-2020» представлено оборудование для обработки и изготовления текстиля, нетканых материалов, а также технических тканей; выставка «Мир стекла-2020» — крупнейшая международная выставка продукции из стекла, технологий, а также оборудования для обработки и изготовления данного материала. Это — важнейший инструмент, который позволяет компаниям продвигать свою продукцию на рынок, поддерживать деловое общение с партнёрами, быть в курсе новейших тенденций в своей профессиональной отрасли. Участие в выставке позволяет непосредственно познакомиться с представителями своей целевой группы, узнать ее требования, ее интересы, ее реальную платежеспособность и готовность к приобретению услуг и продукции.^[4] Сейчас наблюдается постоянное увеличение числа выставочных мероприятий, расширение выставочных площадей, повышение доли машин и оборудования в номенклатуре экспонируемых товаров, что влечет за собой колоссальное увеличение сумм заключаемых экспортно-импортных сделок. Таким образом, выставки занимают особое место в сфере продвижения товаров на внешние рынки, их главное отличие — уникальная интерактивность, мобильность и наглядность экспонируемых товаров, что обеспечивает ускорение их продвижения на внешний рынок. В текущих условиях трудно переоценить актуальность выставочной деятельности в процессе продвижения товаров, брендов, предприятий. Выставки позволяют достаточно быстро увеличить клиентскую базу, привлекая внимание потенциальных покупателей. Сегодня многие компании предлагает комплексный набор продуктов и услуг в области профессиональной организации выставок, как в России, так и за рубежом для предприятий, представляющих различные отрасли экономики. Организация выставки, будь то отдельная часть выставочного мероприятия или самостоятельная отдельная выставка, требует глубоких знаний не только в менеджменте, экономике, маркетинге, но и в области логистики в сочетании с коммерческим пониманием целей и задача выставки. Необходимо уметь предложить правильную стоимость для экспонентов и спонсоров, а также организовать выставку так, чтобы быть уверенным в том, что представители коммерческих сторон и посетители получают то, зачем пришли на выставочное мероприятие. Выставка в самом общем смысле — это организованная презентация и показ отобранных для этой цели экспонатов. Выставка — это мероприятие, на котором товары и услуги в определенной отрасли демонстрируются другим предприятиям. Согласно Распоряжению Правительства РФ от 10.07.2014 № 1273-р, «выставка — это выставочно-ярмарочное мероприятие, на котором демонстрируются и получают распространение товары, услуги и (или) информация и которое проходит в четко установленные сроки и с определенной периодичностью».^[5] Коммерческие выставки обычно организуются таким образом, чтобы организации, представляющие определенный интерес или отрасль, могли продемонстрировать свои новейшие продукты, услуги, а также изучить деятельность конкурентов и последние тенденции рынка. Некоторые коммерческие выставки могут быть открыты для широкой публики, в то время как другие могут посещать только представители компании (участники торговли) и представители прессы. Итак, выставки могут быть полезными инструментами маркетинга; однако не все предприятия извлекают выгоду из них. Следует проводить предварительное тщательное исследование рынка и ситуации, в которой находится компания, прежде чем заниматься выставочной деятельностью и принимать участие в выставках. Важнейшим этапом в механизме управления выставочной деятельностью является процесс планирования и предварительных исследований. Продвижение бизнеса на выставках может быть полезным опытом для предпринимателей, желающих продавать свои продукты и услуги. Однако, без тщательного планирования и необходимых исследований, выставочные мероприятия могут обернуться напрасной тратой времени и денег. Итак, крайне важно провести правильное планирование. Для этого следует разработать бюджет выставочной деятельности в рамках общего бюджета на маркетинг и продвижение, чтобы определить, является ли участие в выставке приемлемым вариантом. Необходимо оценить преимущества, как прямые, так и косвенные (например, продажи, генерация лидов (потенциальных клиентов тем или иным образом отреагировавший на маркетинговую коммуникацию), узнаваемость бренда), и убедиться, что они перевешивают расходы (например, аренда стенда, рекламное обеспечение, расходы на персонал, регистрационные сборы). ^[6] В целях эффективного планирования выставочной деятельности необходимо выполнять его совместно с бухгалтером или обратится в консалтинговую компанию. Составленный бюджет для выставок следует включить в общий маркетинговый план. Идея состоит в том, чтобы тщательно выбирать выставочные события, которые соответствуют конкретным потребностям и финансам предприятия. Возможно, будет выгоднее сосредоточиться на одном важном и дорогом выставочном показе, чем на нескольких небольших выставках. Прежде чем принять решение об участии в выставке, нужно провести некоторое исследование. Для этого можно произвести поиск необходимой информации в Интернете о предстоящих выставках, которые относятся к интересующему направлению бизнеса и отрасли. Важный способ решить, является ли выставка подходящим рекламным инструментом для бизнеса, — это посетить отраслевые выставки. Это даст непосредственное представление об уровне участия и типах людей, посещающих эти мероприятия. Это также даст возможность задать вопросы другим предпринимателям и посетителям, чтобы заранее выяснить, какие выставочные механизмы эффективно работают. Далее важно исследовать целевую аудиторию. Исследуя потенциальных потребителей, можно найти наилучший способ продемонстрировать продукты и услуги предприятия. Экспонаты на выставке должны отвечать потребностям и ожиданиям клиентов. Они будут разными для специалистов отрасли и широкой общественности. Не менее важно в механизме управления учитывать преимущества и риски выставочной деятельности для бизнеса при принятии решения о демонстрации продуктов или услуг. Выставки, как правило, ориентированы на отрасль и людей, вовлеченных или заинтересованных в этой отрасли. При грамотном походе участие в выставках может стать отличным способом рекламы на целевом рынке и повышения узнаваемости бренда. Также важно учесть и существующие риски, которые необходимо предусмотреть еще на этапе планирования, в том числе следующее: − для организации выставочной деятельности требуются наличие свободного времени в достаточно большом количестве, − поездки на торговые выставки и сам показ могут быть дорогостоящими и потребовать немалых финансовых вложений, − на всех выставках присутствует конкуренция.^[7] Выбор неправильной торговой выставки для демонстрации продуктов или услуг может привести к показу не той целевой аудитории, что будет означать неэффективное продвижение, превышение затрат на участие в выставке над доходом, который будет от нее получен. В целях повышения эффективности механизма управления выставочной деятельностью можно принять ряд мер: 1. Принимать решение об участии в выставочной деятельности следует только в том случае, когда: − достаточно средств для покрытия посещаемости, демонстрации и других связанных с этим расходов; − удалось выяснить, сколько потенциальных клиентов и клиентов нужно получить, чтобы получить отдачу от инвестиций; − посещение других выставок продемонстрировало подходящее количество контактов; − выработаны способы привлечь внимание целевой аудитории. 2. Перед началом выставки рекомендуется: − продвигать и рекламировать выставку или участие в выставке с помощью веб-сайта и отраслевых информационных бюллетеней, журналов. если имеется база данных клиентов, то следует отправить пригласительные информационные бюллетени или электронные письма о планируемом событии; − убедиться, что продукты (услуги) и обеспечение (листовки, раздаточные материалы и т. д.) обновлены и содержат полезную информацию и контактные данные. − если на выставке планируется продавать товары, то важно убедиться, что покупатели смогут легко совершать покупки, используя различные способы оплаты (наличными деньгами, банковскими картами); − разработать уникальное торговое предложение, чтобы рекламировать продукт или услугу, и также можно продумать вариант раздачи подарков (презентов, сувенирной продукции), чтобы привлечь клиентов и превзойти конкурентов; − убедиться, что персонал, который будет работать на выставке обладают глубокими знаниями о продуктах (услугах) и хорошими навыками обслуживания клиентов; − наладить коммуникации, продумать способы получения обратной связи (например, формы обратной связи для получения призов за заполнение опросов, для внесения потенциальных клиентов в базу). − придерживаться и не выходить за пределы бюджета, который был запланирован для выставки.^[8] 3. Во время выставки рекомендуется: − привлекать посетителей к стенду с помощью визуальных дисплеев, которые четко рекламируют продукт или услугу. Посетители должны быть в состоянии очень быстро понять торговое предложение компании; − привлекать посетителей доброжелательностью, предлагать посмотреть на продукты или услуги, которые демонстрируются; − убедиться, что персонал не слишком настойчивый в отношениях с посетителями. персонал должен информировать о продуктах и услугах, но нельзя позволять потенциальным покупателям уйти по причине агрессивных продаж; − собирать отзывы у посетителей. После выставки очень важно проанализировать собранные отзывы посетителей, провести собрание с персоналом, где осудить результаты вставочной деятельности, проверить динамику продаж после выставки, обновить базу данных клиентов и оценить эффективность выставки. Это поможет принять решение об участии в выставочной деятельности в будущем. Подводя итоги, можно сказать, что при эффективном механизме управления выставочная деятельность является отличным способом продвижения бизнеса, а также брендов, продуктов и услуг, которые компания предлагает на рынке. Выставки способствуют налаживанию коммуникаций и общению с другими компаниями-участниками отрасли и расширению клиентской базы.^[9]

1.2 Анализ современных особенностей выставочно- ярморочной деятельности

Выставочная индустрия сегодня является важным инструментом коммуникации и эффективной формой взаимодействия субъектов и элементов экономических процессов рыночной экономики не только в рамках региональных и отраслевых национальных рынков, но и на глобальном всемирном рыночном пространстве.

Каждый год в мире проходит около 30 тысяч всевозможных выставок, в которых участвуют 4,5 млн. компаний-экспонентов и более 270 млн. посетителей. Если в конце 2015 года объем выставочного рынка по совокупности основных региональных рынков, таких как США, Китай, Великобритания, Франция, Италия, Бразилия, государства Совета по сотрудничеству стран Персидского залива, Россия, Гонконг, Турция, Мексика, Индия и Индонезия, оценивался в 24,3 млрд. долларов, то по прогнозу консалтингового агентства AMR International к 2022 году он должен вырасти до 34,5 млрд. долларов США.

В США, например, выставочная индустрия развивается темпами, опережающими рост ВВП. Выставочная активность компаний в этой стране рассматривается как показатель посткризисного восстановления. Ежегодно на участие в торговых выставках американские предприятия тратят 60 млрд. долларов - больше, чем на наружную рекламу, а также рекламу в журналах и на радио вместе взятых.

Выставки в другой крупнейшей экономике мира - Германии обеспечивают более 40% контактов в формате B2B (под термином «В2В» понимается любая деятельность одних компаний по обеспечению других производственных компаний сопроводительными услугами, а также товарами и услугами, предназначенными для производства других товаров). В бюджетах немецких компаний 42% затрат на бизнес-коммуникации приходится на участие в выставках, а в сфере тяжёлой промышленности этот показатель достиг 47%. Ассоциация немецкой выставочной индустрии AUMA в своем исследовании выставочных перспектив и трендов отмечает, что доля выставок среди интегрированных средств маркетинговых коммуникаций значительно выросла за последние несколько лет. А 84% респондентов называют выставочные коммуникации многофункциональным средством представления своих компаний на рынках. Почти треть немецких компаний подчеркивали, что с 2018 года готовы все больше инвестировать в свое участие в выставках как внутри страны, так и за рубежом. Сегодня в состав AUMA входит 77 членов, 830 выставок, 39 союзов. Таким образом, AUMA является платформой для выставочной индустрии, которая должна представлять интересы всех участников выставок: экспонентов, посетителей и организаторов, но сами форматы выставок могут быть разными.^[10]

Сегодня на второе место по продаже выставочных площадей, опередив Германию, вырвался Китай, и есть ощущение, что скоро он догонит и США: ежегодно количество выставок и ярмарок увеличивается там невиданными темпами (на 20% в год), строятся с использованием необычных технологий самые современные выставочные комплексы, куда входят не только выставочные, но и торговые и игровые центры, а также музеи и гостиничные комплексы. Самые значительные выставочные центры расположены в Пекине, Шанхае, Гуаньчжоу, Даляне, Макао и Гонконге.

Следует особо отметить, что выставочная деятельность в современном глобальном мире становится одним из важнейших факторов развития мировой экономики и ключевым направлением международного сотрудничества. Глобальная специализация и кооперация выставочной деятельности обеспечивается благодаря деятельности Всемирной Ассоциации выставочной деятельности (UFI) - лидирующей мировой ассоциации в области профессиональной выставочной индустрии, охватывающей международные и национальные ассоциации в области выставочной индустрии, а также их партнеров. UFI объединяет 684 члена-организации в 239 городах в 85 странах на 6 континентах. По данным UFI 95% лиц, отвечающих в компаниях за реализацию маркетинговой стратегии, встречаются и взаимодействуют в основном на международных специализированных тематических выставках.

Выставки и ярмарки оставались приоритетным инструментом развития бизнеса в 2018 и 2019 годах. 99% участников выставок считали, что на выставках компании получают уникальный опыт и знания, которых не дает использование других маркетинговых каналов. В мире, перенасыщенном рекламным шумом, выставки дают возможность экспонентам и посетителям пообщаться с глазу на глаз без посредников, и что крайне важно - эта коммуникация проходит на нейтральной территории для обоих участников выставочного процесса.

В феврале 2020 года Всемирная Организация Здравоохранения объявила о пандемии коронавирусной инфекции, распространяющейся с высокой скоростью по всему миру. Выставочная отрасль, связанная непосредственно с коммуникациями людей, столкнувшись с пандемией коронавируса, стала одной из наиболее уязвимых и пострадавших, так как только на проведение выставок и конгрессов влияют одновременно сразу все ограничения, связанные с туризмом, перевозками, запретом на проведение массовых мероприятий. К тому же в отличие от других массовых мероприятий выставки привязаны к конкретным датам проведения на ежегодной основе. Перенос или отмена мероприятия имеют более долгосрочный отрицательный эффект воздействия на всю отрасль.^[11]

Общее количество отмененных или перенесенных на более поздний срок из-за пандемии мероприятий по всему миру приближается к тысяче. Около 20% из них -мероприятия, имеющие большую важность для отдельного государства, либо для мирового сообщества.

По количеству отменных в 2020 году значимых мероприятий по данным на середину марта лидируют Италия, США, Россия и Объединенные Арабские Эмираты (ОАЭ). Среди отмененных событий высокой значимости в этих и других странах - Петербургский международный экономический форум, Ежегодная энергетическая конференция CERAWeek в Хьюстоне, Берлинский энергетический диалог (Berlin Energy Transition Dialogue - 2020), Открытие первой сессии Всекитайского собрания народных представителей, Женевский автосалон, Ежегодная конференция F8 в Сан-Хосе, Международная туристическая ярмарка ITB в Берлине и т д.

По числу случаев переноса мероприятий в лидерах - спорт, промышленность, туризм, экономика и бизнес. По числу переноса мероприятий, представляющих высокую важность для России, лидируют политика и экономика. Так среди наиболее значимых мероприятий, проведение которых перенесено на неопределенный срок (лишь в единичных случаях осторожно называются новые даты) - Российский инвестиционный форум, Красноярский экономический форум, Ялтинский международный экономический форум, Международный экономический саммит «Россия - Исламский мир: KazanSummit», Специальный саммит Ассоциации государств Юго-Восточной Азии и США, Заседание генеральной ассамблеи Международной ассоциации научных организаций (ANSO) в Москве и др. 20 марта 2020 года UFI выпустила обновленные глобальные данные, отражающие влияние, которое переносы и отмены выставок оказывают на экспонентов, а также на индустрию выставок во всем мире:

- с начала марта не было заключено контрактов на не менее 134 млрд. Евро (145 млрд. долларов США), так как во втором квартале 2020 года мероприятия не проводятся в соответствии с планом.

- 81,6 млрд. Евро (88,2 млрд. долларов США) от общего объема производства не будут сгенерированы выставочной индустрией к концу второго квартала.

- заказы, которые не обеспечат компании-экспоненты, по прогнозам составят в целом до 134,2 млрд. Евро (144,9 млрд. долларов США) к концу второго квартала 2020 года.^[12]

В настоящее время рынки, где отрасли полагаются на торговлю, закрыты по всему миру. Массовое закрытие мероприятий из-за COVID-19 теперь также достигло Северной и Южной Америки, что означает, что вся глобальная событийная индустрия замирает.

Центр исследований выставочной индустрии (CEIR) опубликовал предварительные прогнозы, в которых описывается влияние пандемии коронавируса на выставочную индустрию в США на ближайшие месяцы. По состоянию на 15 марта более 50 выставок и конгрессных мероприятий объявили об отмене, что привело к общему убытку 318 млн. долларов США в доходах организаторов выставок. Принимая во внимание прямые расходы экспонентов и посетителей, CEIR прогнозирует, что потери для экономики составят около 1,8 млрд. долларов.

Ежедневно появляются новые объявления об отменах, которые, вероятно, возрастут после рекомендации федерального агентства США по контролю и профилактике заболеваний (CDC) от 15 марта о том, что мероприятия, в которых участвуют 50 или более человек, должны будут отменены в течение следующих восьми недель. CEIR считает, что из почти 2500 выставочных мероприятий, проводимых ежегодно в период с 1 марта по 15 мая, около 50-80% уже отменили или, вероятно, отменят в ближайшие недели. По оценкам CEIR на основе отмен, объявленных по состоянию на 15 марта, это приведет к убыткам от 2,3 до 3,6 млрд. долларов дохода организаторов. В сочетании с прямыми расходами экспонентов и посетителей, CEIR оценивает общий ущерб экономике от 14 до 22 млрд. долларов.^[13]

Следует подчеркнуть, что на время всеобщего карантина мировая выставочная индустрия стала активно уходить в онлайн. Пандемия коронавируса заставила обратиться к развитию новых технологий выставочного бизнеса, особенно к возможности эффективного использования в этой области «всемирной паутины». Дело в том, что глобальные коммуникации меняют лицо выставочной индустрии, давая возможность организатору современной выставки свести вместе покупателя и продавца, используя доступные новые инструменты, и прежде всего - Интернет. Сегодня интернет технологии активно используются для организации нового выставочного продукта -виртуальных выставок, предлагая целый комплекс программных решений и дополнительных сервисов для выставочной индустрии. Виртуальная выставка - это не ограниченное во времени и в пространстве выставочное мероприятие, реализуемое посредством интернет-ресурса, в рамках которого можно размещать необходимую текстовую информацию, графическое, аудио- и видеоизображение экспонатов и дающее возможность знакомиться с ними в режиме онлайн.

Для организации и проведения виртуальных выставок создана, например, специализированная платформа Online Expo, представляющая объединение выставочных центров по всему миру в одну сеть, которая представляет собой гибрид офлайн выставок и виртуальных сервисов. Тем самым создан эффективный Маркетплейс, который позволяет экспонентам продавать свои товары и услуги посетителям со всего мира. Сам сервис выступает в качестве гаранта сделки. Проводимые на его основе онлайн-выставки позволяют собрать больше экспонентов в одном месте (так как место проведения не ограничивается физическими квадратными метрами) и предоставляют широкие возможности в поиске деловых партнеров. Экспоненты могут участвовать в выставках по всему миру с максимальных эффектом и выгодой, привлекая значительно большее количество участников и клиентов в сравнении с традиционными выставками. География посетителей виртуальных выставок не ограничивается конкретным городом или регионом, компании находят покупателей по всему миру с минимальными затратами. Сегодня в мире проводится уже около 50 виртуальных выставок, в которых участвует более 13 тысяч экспонентов из 135 стран.^[14]

Каждую выставку в среднем посещает более 1 миллиона пользователей со всего мира. На платформе успешно оцифрованы такие офлайн мероприятия как Международный конгресс недвижимости и инвестиций в Берлине и промышленная выставка Hannover Messe, что позволило увеличить их конверсию на 400%.

Очень показательной для поддержания международного бизнеса в непростое время пандемии стала идея проведения онлайн-выставки Global Online Expo - Всемирной B2B-онлайн-выставка, на которой десятки тысяч компаний из более чем 100 стран представят в виртуальном режиме свои товары и услуги, возможности и инновации. Эта выставка является новым онлайн форматом для проведения переговоров, масштабной виртуальной платформой, объединяющей в едином информационном пространстве людей, живущих в разных странах, говорящих на разных языках, стирая при этом любые границы. Здесь могут презентовать свои товары или услуги, устанавливать полезные контакты и свободно общаться друг с другом представители различных компаний со всего мира. До конца 2020 года, по прогнозам организаторов, ожидается до 10 млн. посетителей Expo. Выставка продлится с апреля 2020 по 31 декабря 2020 года. Global Online Expo проходит на базе торговой платформы Qoovee.com. Уже сейчас на площадке GlobalOnlineExpo.com представлены более 25000 компаний из более 80 стран, и ежедневно их количество непрерывно растет.

Global Online Expo во время мирового кризиса и практически полной остановки перемещений людей по миру позволит производителям найти быстрый выход на потенциальных заказчиков и поставщиков из разных стран с малыми расходами, по сравнению с участием в традиционных выставках. Ведь спрос может возникнуть сразу после пандемии, и уже сейчас надо готовиться к этому и находить будущих покупателей или поставщиков. На Global Online Expo каждая страна получает свой виртуальный павильон, где представит своих производителей и поставщиков. Принять участие в Global Online Expo могут малый, средний и крупный бизнес из любой страны, при этом участие в этой выставке бесплатное. В рамках этой виртуальной выставки предусмотрены специальные платные возможности для бизнеса, который пожелает иметь приоритетное продвижение среди участников.

В России интернет-проект «Виртуальные выставки ТПП России» проводится с 2001 года под патронатом ТПП РФ при поддержке Правительств Российской Федерации и Москвы. Виртуальная выставка работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, что подразумевает неограниченное рекламное время в открытом доступе в Интернет. Выставочные стенды, представленные в виртуальном пространстве, позволяют пользователям Интернета не только наглядно ознакомиться с продукцией и услугами компании-экспонента, но и напрямую связаться с потенциальным партнером и наладить деловые связи. Простота и удобство использования ресурса позволяют получить полную информацию о производимой экспонентом продукции и предоставляемых им услугах непосредственно на рабочем месте, независимо от того, где находится гость виртуальной выставки - в Москве, Владивостоке или за пределами России. Участники «Виртуальных выставок ТПП России» обладают возможностью регулярно улучшать содержание своей экспозиции, оперативно меняя изображения образцов новой продукции, комментарии технических специалистов и множество другой важной и нужной партнерам информации. Кроме того, сведения об экспоненте находятся в Сети обмена деловой информацией системы ТПП России, объединяющей интернет-сайты территориальных торгово-промышленных палат, представительств ТПП России за рубежом и организаций -партнеров палаты. На сегодняшний день участниками проекта стали уже более 900 российских и зарубежных компаний.^[15]

В рамках «всемирной паутины» передавать информацию и устанавливать деловые контакты на расстоянии становится все проще и удобнее. В этой связи существует мнение, что в скором времени деловые выставки онлайн могут стать серьезными конкурентами офлайн выставок как средство развития бизнеса. Действительно, преимуществом онлайн выставок для экспонентов является широкий географический охват аудитории; не ограниченная по времени работа выставок; невысокая стоимость и легкость размещения баннерной и контекстной рекламы; возможность изучать и проникать в социальную и профессиональную среду, получать обратную связь. Посетители получают возможность максимально комфортно знакомиться в онлайн режиме с представленными экспонатами, им для этого не надо никуда ехать, ничего не надо искать, поскольку вся необходимая для них информация будет представлена в наиболее удобном и компактном виде. В результате виртуальные посетители могут ознакомиться с огромным выбором предложений при отсутствии каких-либо временных и географических ограничений и без каких-либо серьезных затрат. Это, в свою очередь, предопределяет низкую стоимость их работы на виртуальной выставке.

Также как и выставки, интернет технологии захватывают и проводящиеся в их рамках различные конгрессные мероприятия. По своей сути формат конгресса не обеспечивает непосредственных условий для сбыта или закупок. Его задача заключается в организации встречи представителей отраслей и профессий, в создании коммуникационной площадки для обмена специальной информацией, распространения передового опыта и профессиональных знаний, обсуждения инновационных идей и направлений развития, коллективного поиска решений. Этой цели служат широко распространенные в настоящее время т.н. вебинары - конференции и семинары, проходящие в режиме онлайн. Они похожи на обычные конференции - последовательные доклады, показ демонстраций, вопросы и ответы, однако все это происходит в режиме реального времени через Интернет. Тем самым, несмотря на то, что все участники физически находятся далеко друг от друга, образуется виртуальная «аудитория», объединяющая всех.

Основными преимуществами онлайн проведения конгрессных мероприятий являются возможность проведения многосторонней видео- и аудио-конференции; загрузка и просмотр презентаций и видео; организация (по необходимости) для большого количества зрителей возможности превращаться в реальных собеседников. Кроме того, для участия в таких вебинарах не нужно уезжать за сотни и тысячи километров; не нужно тратить время и деньги на дорогу, проживание в гостинице, вырываться из рабочего процесса на несколько дней; если участник не смог подключиться к вебинару по каким-либо причинам, он всегда сможете скачать его запись.^[16]

Веб-семинар можно использовать в различных формах начиная от проведения онлайн-конференций, лекций, семинаров до проведения маркетинговых презентаций (продаж) в интернете. И для этого никому не нужно никуда ехать. Можно участвовать хоть с мобильного телефона, лишь бы был устойчивый интернет-канал. Основным преимуществом вебинаров является то, что они позволяют экономить деньги как их создателю, так и участникам. Не нужно расходовать средства на аренду зала и проезд к месту презентации. Кроме этого, в вебинаре можно комфортно участвовать с любого гаджета. Однако и у виртуальных вебинаров есть свои проблемы. В первую очередь, проблема в том, что невозможно в интернете воссоздать живое неформальное общение, которое на конференциях происходит преимущественно не на сессиях, а в перерывах, завтраках, обедах, ужинах и других неформальных мероприятиях, обычно сопровождающих каждую конференцию. Подобное общение часто бывает не менее важно, чем формальные встречи, потому что именно там налаживаются новые связи и нередко обсуждаются самые интересные идеи.

Тем не менее, в условиях пандемии вебинар является практически единственной формой проведения конгрессных мероприятий. Исходя из этого, например, в рамках такого ключевого мероприятия международной финансовой повестки, как весенней конференции Международного валютного фонда (МВФ) и Всемирного банка (ВБ), для проведения запланированных на встрече консультаций будут максимально использоваться все имеющиеся на сегодня возможности в онлайн-формате. В этом мероприятии обычно участвуют около 2800 делегатов из почти 190 стран и многочисленные журналисты и наблюдатели. Что касается России, то АО «Российский экспортный центр», реагируя на эпидемиологическую ситуацию с пандемией, также изменил формат проведения деловых и бизнес-миссий для экспортеров в пользу онлайн-мероприятий. Так, например, в Санкт-Петербурге с 12 по 15 мая 2020 года в виртуальном формате прошла Европейская конференция по управлению - ECC 2020.

В целом следует подчеркнуть, что участие в онлайн выставках и интернет активность обеспечивают более полное и разностороннее воздействие на целевые аудитории выставочной отрасли, делая рекламную и маркетинговую программы еще более эффективными. Выставочный маркетинг и интернет-маркетинг не соперничают, а выгодно дополняют друг друга, при этом ведение электронной коммерции на виртуальных рынках не является поводом для того, чтобы отказаться от выставок офлайн. Расширение использования интернет-маркетинга не означает, что для установления деловых отношений необходимость в личном контакте полностью отпадет. Формат живого общения будет востребован всегда. Вывод по 1 главе. Выставки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций предприятий, включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как: реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.), пропаганда, личная продажа (работа стендистов), стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.), что подчеркивает значимость выставочной деятельности в системе рекламной политики предприятия, ведь в современных условиях отечественные предприниматели нередко рассматривают выставки как элемент чистой рекламы, не учитывая, что выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого продукта.

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСТАВОЧНО- ЯРМОРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УП АДАНИ

2.1 Общая характеристика предприятия УП АДАНИ

Научно-производственное частное унитарное предприятие АДАНИ основано в 1991 году профессором Владимиром Линевым для реализации инновационных проектов в области приборостроения. Ядром компании стали ведущие сотрудники научно-исследовательской лаборатории магнитной и гамма-резонансной спектроскопии.

В настоящее время «АДАНИ» является одной из лидирующих компаний на мировом рынке рентгенографических сканеров, используемых как в области медицины, так и безопасности. «АДАНИ» занимается разработкой, производством и поставкой цифровых рентгенографических сканирующих систем, основанных на оригинальной запатентованной технологии «АДАНИ» получения цифрового рентгеновского изображения.

В УП АДАНИ для организации рекламно-информационной работы создан маркетинговый отдел. Маркетологи исследуют целевые рынки (потенциальная емкость, наличие конкурентов, возможности и угрозы, уровень инвестиции и расходов на здравоохранение, партнеры, гос. программы), проводит исследования конкурентных продуктов, разрабатывает маркетинговый план и осуществляет действия для его реализации, управляет сайтами АДАНИ в рамках своего продуктового направления, разрабатывает рекламно-информационные материалы (буклеты, баннеры, презентации, брошюры, иные POS-материалы), создает и размещает рекламу в целевых источниках, подготавливает и контролирует публикацию в СМИ, создает партнерские отношения с различными СМИ, разрабатывает и организует проведение PR-мероприятий, организует участие в конференциях и выставках, разрабатывает и реализует мероприятия по продвижению бренда АДАНИ. Отдел проводит маркетинговые исследования, изучая тематику проводимых выставок в Беларуси, СНГ, Дальнем зарубежье и составляет план участия в выставках по тематикам, имеющим отношение к продукции, производству и технологиям УП АДАНИ. В составлении плана участвуют отдел маркетинга, другие подразделения управления реализации, управление ВЭД.

Таблица 1

Финансово-экономические показатели за 2018–2020 гг.

Показатели финансово-экономической деятельности	2018	2019	2020	Темп роста, %
Показатели финансово-экономической деятельности	2018	2019	2020	2019 к 2018	2020 к 2019
Выручка от реализации с НДС (0%), млн. руб. (стр. 010 Пр2)	87 257	129 595	194 056	32,67	33,22
Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг (стр. 020 Пр2)	68 921	91 323	94 843	24,53	3,71
Валовая прибыль 030 (010 – 020)	18 336	38 272	99 213	52,09	61,42
Управленческие расходы 040	12 605	14 115	30 077	10,70	53,07
Расходы на реализацию 050	570	630	2 037	9,52	69,07
Прибыль (убыток) от реализации продукции, товаров, работ, услуг стр060, (030 – 040 – 050)	5 161	23 527	67 099	78,06	64,94
Налог на прибыль, млн. руб. 160	-	-83	-
Чистая прибыль, всего, млн. руб.	5 161	23 444	67 099	77,99	65,06
Среднесписочная численность за последний месяц отчетного периода, чел.	287	328	415	12,5	20,96
Средняя заработная плата за последний месяц отчетного периода, тыс. руб.	7925	8 675	10 340	8,65	16,10
Рентабельность продаж, %, стр. 060/стр010 * 100	5,9	18,1	34,5	67,40	47,54
Прибыль на 1 раб., млн. руб./чел	17,98	71,47	161,68	74,84	55,80
Запасы готовой продукции на конец периода, млн. руб. стр. Б214	6 189	11 738	16 919	47,27	30,62
Запасы, млн. руб.	23 657	57 175	90 239	58,62	36,64
Основные средства предприятия на начало периода, всего, млн. руб.	59 845	65 789	86 850	9,03	24,25

На рисунке 1 изображена организационная структура компании УП АДАНИ

Генеральный директор

Финансовый директор

Главный бухгалтер

Менеджер по маркетингу и рекламе

Административный директор

Менеджер направления

Менеджер секции

Администратор

Рисунок 1– Организационная структура УП АДАНИ

Структура является линейно-функциональной, (отдел) является функциональным подразделением и имеет своего руководителя, администратора, менеджеров.

2.2 Анализ организации выставочно- ярморочной деятельности УП АДАНИ

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители компании УП АДАНИ концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. Но компания не стоит на месте – участие в выставках они принимают более 20 лет. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании.

Подготовка к выставке. Руководители компании УП АДАНИ приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

У большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 30–35 м². При этом фирма занимается организацией подготовки работы сама, без помощи фирм-консолидаторов. Накануне открытия выставки участники стенда доставляют оборудование и материалы, доводят стенды до кондиции, получают каталоги, затрачивая при этом время и усилия на подготовительную работу.

Получив предварительный список участников, фирма приступает к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки УП АДАНИ наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге, была размещена реклама на сайте компании и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

– внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия конкурентов;

– в предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;

– подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;

– сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;

– сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;

– подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;

– решили, как выставить свой товар, как более привлекательно расположить стенды;

– подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;

– подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов);

– сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;

– подготовили достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;

– подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:

1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;

2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

3. особенности взаимного интереса;

4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Работа на выставочном стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а также стенды в проходах.

Руководители УП АДАНИ приняли решении об использовании стендов с выставочными образцами, а также решили устроить раздачу листовок и буклетов сотрудниками у входа.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).

4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.

5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.

6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а также по транспортировке, доставке рекламы. При планировании экспозиции фирма учла, что предстоит демонстрировать продукцию.

Необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а также конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Из всех методов показа экспозиции компания УП АДАНИ выбрала демонстрацию в действии.

При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют много предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

– движущиеся объекты;

– оригинальную подсветку и освещение;

– шары, транспаранты, табло над стендом;

– музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);

– оптические и лазерные эффекты;

– компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;

– оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Особое внимание руководители фирмы уделили логотипу. Его разработали легкочитаемым, и поместили на видное место.

Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест. Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

– заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;

– выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;

– определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять. Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

По команде, работающей на выставке, судят о фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

2.3 Пути повышения эффективности выставочной деятельности УП АДАНИ

За последний год в УП АДАНИ в ходе выставок были решены следующие задачи:

1. Подготовка выставочного стенда «АДАНИ»;

2. Сделаны презентации продукции «АДАНИ» в сфере медицины для посетителей стенда предприятия;

3. Проведены переговоры с действующими и потенциальными дистрибьюторами продукции предприятия на рынке РФ и дальнего зарубежья;

4. Проведены встречи и беседы с представителями медицинских учреждений с целью сбора и анализа информации о последних тенденциях и потребностях на рынке медицины;

5. Изучена продуктовая линейка компаний-конкурентов, представленных на выставке.

Проанализировав выставочную деятельность УП АДАНИ, предлагаются рекомендации по повышению эффективности выставочной деятельности как инструмента маркетинга в системе продвижения продукции:

– необходимо, чтобы во время функционирования выставки на стенде присутствовал руководитель предприятия. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы, кто из руководителей будет на стенде. Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно узнать в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении. Во время работы выставки руководителю рекомендуем наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки. Кроме того, руководитель предприятия может посетить другие выставочные стенды. Присутствие руководителя позволит более четко определить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию предприятия.

– кроме ведения журнала посетителей выставки, желательно проводить анкетирование ее посетителей. Основными критериями оценки посетителей в анкете включить: страну происхождения или для выставок, проводимых внутри страны, место, откуда прибыл посетитель; частоту посещения выставки; основные интересы посетителя; должность, занимаемая посетителем на предприятии; вид осуществленного контакта (например, получение информации, экономическое сотрудничество и т.д.) время пребывания на стенде (деловое общение).

Классификация посетителей на основании вышеприведенных критериев поможет предприятию оценить правильность выбора выставки и общую эффективность работы персонала в период подготовки и функционирования стенда.

– на подготовительно – организационном этапе важное значение придается рекламе участия, которая предусматривает информационные рассылки в адреса компаний, в контактах с которыми заинтересовано предприятие, с приглашением посетить стенд. Широкий резонанс дает рассылка индивидуальных или именных пригласительных билетов деловым партнерам и постоянным покупателям.

– предложение к оформлению стенда с помощью рекламных элементов (надписей – название предприятия, рекламный слоган и др.) смонтировать экраны с бегущей строкой или изображением, размещенным непосредственно над стендом или около него; мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель подобной рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности предприятия, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми экспонатами. Исследования свидетельствуют, что посетитель выставки, проходя мимо стенда, решает, подойти к нему или нет, в течение трех секунд. Поэтому оригинальность рекламных материалов обеспечивает стенду необходимую привлекательность экспозиции, а наличие небольшого количества точек концентрации внимания используется для того, чтобы не ослаблялось общее впечатление и не рассеивалось внимание посетителей.

– необходимо проводить маркетинговые исследования выставок, выявлять пути завоевания новых рынков, исследовать конкуренцию, изучать психологию рекламы и делового партнерства и осуществлять многое другое, позволяющее принципиально по-новому выводить продукцию на рынки с учетом реальных и всегда благоприятных условий. Однако в этом случае на более высоком уровне должно быть обеспечено выполнение одного из этапов маркетингового исследования – этапа сбора информации.

Анализ ресурсного обеспечения проекта показал, что в проекте необходимо определить те типы ресурсов, которые будут задействованы. Типы ресурсов, которые будут задействованы в проекте представлены в таблице 2 Таблица 2

Типы ресурсов, которые будут задействованы в проекте

Тип ресурса	Комментарии
Интеллектуальные	Наличие знаний об организации выставочной деятельности
Материальные	Требуется наличие ПК, оргтехники
Финансовые	Проект требует больших финансовых вложений, включающих в себя оплату за: аренду павильона, подготовку рекламных образцов продукта, организацию предвыставочной рекламной компании, з/п персонала.
Правовые	Перечень нормативно-правовых документов, необходимых для организации выставки (договор аренды, договоры о предвыставочном рекламном продвижении, служебные книжки, пресс-релизы, закон о рекламе РФ)
Организационные	Требуется организация выставочной команды
Управленческие	В качестве основного ресурса выступает начальник бюро выставочной деятельности гражданской продукции, способный правильно организовать работы проектной команды
Информационные	Информация о клиентской базе организации

Так же, необходимо рассмотреть штатно-должностное расписание, которое представлено в таблице 3

Таблица 3

Штатно-должностное расписание

ФИО	Должность	Ожидаемое вознаграждение, руб.
	Начальник бюро выставочной деятельности	Премия- 15000
	Специалист бюро выставочной деятельности	Премия- 10 000
	Секретарь бюро выставочной деятельности	Премия- 5 000
	Ведущий конструктор отдела по разработке гражданской продукции	Премия- 8 000
	Менеджер отдела продаж	Премия- 7 000

В результате, общая сумма вознаграждений выставочной команды составляет 45 000 руб. Эта стоимость является приемлемой, т.к. предприятие планирует выделить 45 000 руб. на вознаграждение выставочной команды. Как видно, за выполнение задач отвечают всего пять человек: начальник бюро выставочной деятельности, специалист бюро выставочной деятельности, секретарь бюро выставочной деятельности, ведущий конструктор отдела по разработке гражданской продукции, менеджер отдела продаж медицинской техники. Исходя из этого следует, что организационная структура команды смешенная, т.к. выставочную команду составляют не только работники бюро выставочной деятельности завода, но и представители других отделов: отдела продаж гражданской техники, а так же представитель центрального конструкторского бюро. Рассмотрим статьи затрат, которые представлены в смете проекта.

Таблица 4

Смета проекта

Статья затрат	Стоимость, руб.
Регистрационный взнос	9 000
(Аренда оборудованной площади 1 кв.м) Аренда оборудованной площади 10 кв.м	4940 49 400
Изготовление сувенирных и рекламно-информационных материалов: Изготовление сувенирных материалов Изготовление рекламно-информационных материалов Итого:	16 000 5 000 21 000
Затраты на размещение рекламной статьи в журнале	21 400
Курьерская рассылка пригласительных билетов и программы мероприятия VIP клиентам	2 000
Затраты на гостиницу в г.Клуж-Напока (Румыния): Стоимость одного двухместного номера в сутки Стоимость одного трехместного номера в сутки Итого (на 4 дня):	2 160 2 640 19 200
Стоимость одного билета на самолет Екатеринбург - Москва - Екатеринбург Стоимость одного билета на самолет Москва- Румыния- Москва Итого (на 5 человек):	6 100 7 600 68 500
Транспортировка оборудования	10 000
Оплата работы проектной команды - начальник бюро выставочной деятельности - специалист бюро выставочной деятельности - секретарь бюро выставочной деятельности - ведущий конструктор отдела по разработке гражданской продукции - менеджер отдела продаж медицинской техники Итого:	15 000 10 000 5 000 8 000 7 000 45 000
Расходные материалы	2 000
Общая сумма:	246 500

Из сметы проекта следует, что общая стоимость проекта составляет 246 500 руб. Эта стоимость является приемлемой, т.к. предприятие на создание проекта организации участия в выставке выделило 310 000 руб. В связи с этим резерв стоимости проекта (изменение стоимости проекта, превышающее сумму, которую предприятие выделило на организацию участия в выставке) представляет собой 25%, что составляет 63 500 тыс.руб. В результате разработки проекта мы получаем определенную технологию проведения выставочной деятельности на магазина «Магнит», которая может быть реализована не единожды, а может быть применима и при подготовке участия на других междугородних выставках. Чтобы рассчитать разницу между фактической и планируемой прибылью от продаж за год, воспользуемся данными, представленными в таблице 5 Таблица 5

Показатели фактической и планируемой прибыли от продаж медицинской техники за 1 год

	Фактическая прибыль от продаж за 1 год	Планируемая прибыль от продаж за 1 год при участии в проекте	Процент увеличения планируемой от фактической выручки
Сумма (руб.)	14 000 000	14 377 500	2,6

Исходя из расчетов, можно сделать вывод, что доход от реализации проекта составит 377 500 руб., что составляет увеличение выручки предприятия на 2,6%. Это является существенной прибылью для предприятия в реализации медицинской техники. Показатель рентабельности проекта, показывающий эффективность проекта, т.е. сколько рублей прибыли приносит каждый рубль вложенных средств, достаточно высок (113,2%). Так же стоит отметить, что проект окупится достаточно быстро (8 месяцев) и будет выгодным для компании, приносящим существенную прибыль. Вывод по 2 главе. УП АДАНИ, проведён анализ подготовки компании к участию в выставке, а также анализ её проведения с подведением итогов и путей совершенствования. Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов. Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% – от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что участие в выставках и ярмарках предоставляет компаниям огромные возможности для дальнейшей коммерческой деятельности. Выставки помогают привлечь большой поток клиентов в компанию, так как изначально представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Участвуя в выставочной деятельности, предприятие создает вой образ у потенциальных и уже имеющихся клиентов, конкурентов и поставщиков. Следовательно, данные мероприятия являются и имиджевыми, поднимая престиж компании. Выставки занимают особое место в +арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых товаров для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Таким образом, целью выставки является предоставление ее участникам – экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно – технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

УП АДАНИ, проведён анализ подготовки компании к участию в выставке, а также анализ её проведения с подведением итогов и путей совершенствования. Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно:

– выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых после ярмарочных (после выставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика.

– оценка значимости ярмарки / выставки, в которой участвовали эти экспоненты, производится ими уже с первого участия.

Если же выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд. На выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Андрющенко В. И. Интенсификация деятельности в сфере выставочных технологий / В. И. Андрющенко // Экономика и производство. – 2019. - № 2. – С. 46-48.
Арутюнова Ж. Х. Особенности организации выставочной деятельности в туризме и сфере гостеприимства // Молодой ученый. — 2018. — №12. — С. 782-783.
Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности: Учебное пособие / С. Н. Бердышев. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2015. – 228 с.
Борисова О.В. Бизнес-планирование деятельности предприятий торговли: Учебное пособие / О.В. Борисова. - М.: Академия, 2016. - 320 c.
Габдуллина Л. М. Выставочно-ярмарочная деятельность как инструмент маркетинга / Л. М. Габдуллина // Наука-RASTUDENT.RU. – 2019. – N. 3(03-2018) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/3/1267/ (дата обращения 15.01.2021 г.)
Гусев Э. Б. Выставочная деятельность в России и за рубежом: учеб.-метод. пособие. - М.: Дашков и Кш , 2016. – 514 с.
Игнаткина И. А. Перспективы продвижения продукции промышленных предприятий на выставках-ярмарках / И. А. Игнаткина // Концепт. — 2019. — № 1. — Режим доступа: https://cyberleninka.ru (дата обращения: 19.01.2021).
Кузовкина В. А. Механизм управления выставочной деятельностью / В. А. Кузовкина // Молодой ученый. — 2019. — № 47 (285). — С. 245-247.
Кочергина Т. Е. Развитие выставочного дела как форма продвижения товаров на внешний рынок / Т. Е. Кочергина // Молодой ученый. — 2020. — № 30 (320).– С. 27-33
Комарова Л. К. Основы выставочной деятельности: учеб. пособие. 2-е изд., перераб. и доп / Л. К. Комарова.– Москва: Издательство Юрайт, 2019. – 194 с.
Лещенко М.И. Анализ финансового состояния и бизнес-план торговой организации потребительской кооперации: Учебное пособие / М.И. Лещенко. - М.: Финансы и статистика, 2018. - 288 c.
Осовцев В.А. Определение цены выставочной площади в зависимости от качества экспомероприятий / О.Н. Улановская // «Практический маркетинг». – 2019. – №10 (248) – с. 30 – 39
Перепечко Л. Н. Анализ эффективности выставочной деятельности как составляющей части процесса трансфера технологий / Л. Н. Перепечко // Инновации. – 2018. – № 11. – С. 38-42.
Петелин В. Г. Основы менеджмента выставочной деятельности: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления, специальностям «Коммерция» и «Реклама» / В. Г. Петелин. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 447 с.
Роль выставочной деятельности в бизнесе // [Электронный ресурс]. – URL: https://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=555387 (дата обращения 20.01. 2021 г.)
Садовничая А.В. Выставочное-ярмарочная деятельность как эффективная организационная форма реализации стратегических интересов государства / А. В. Садовничая// Управленческое консультирование. – 2018. – № 7. – С. 96-109.
Сафронова Н.Б. Маркетинговые исследования: Учебное пособие / Сафронова Н.Б. - М.:Дашков и К, 2017. – 296 с.
Стровский Л. Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности: Учеб. пособие для вузов / Л. Е. Стрвский. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 288 с.
Сулейманова К.А. Влияние пандемии коронавирусной инфекции Covid 19 на всемирную выставочную индустрию / К. А. Сулейманова / Экономика и предпринимательство.– 2020. – № 2. – С. 229-233.
Сулейманова К.А. Тенденции и перспективы развития выставочного дела в России / К. А. Сулейманова // Проблемы теории и практики управления. – 2019. – № 3. – С.37-43.
Улановская О. Н. Маркетинговые аспекты выставочной деятельности/ О.Н. Улановская // «РИСК: Ресурсы, Информация, Снабжение, Конкуренция». – 2018. – №2 – С. 71-75.
Улановская О.Н. Оценка эффективности выставочной деятельности с точки зрения дуального подхода / О. Н. Улановская // III Научная конференция профессорско-преподавательского состава, аспирантов, студентов и молодых ученых «Дни науки КФУ им. В.И. Вернадского» (Симферополь – 2019), сборник тезисов участников. Симферополь, 2019. – №12.– С. 470 – 472
Якунина Е. М. Выставки как инструмент продвижения внешнеэкономической деятельности предприятия / Е. М. Якунина // «Наука. Общество. Государство»– 2018.– № 4 (16).– С. 30-35

Игнаткина, И. А. Перспективы продвижения продукции промышленных предприятий на выставках-ярмарках // Концепт. — 2019. — № 1. — Режим доступа: https://cyberleninka.ru (дата обращения: 19.01.2021). ↑
Андрющенко, В. И. Интенсификация деятельности в сфере выставочных технологий // Экономика и производство. – 2017. - № 2. – С. 46 ↑
Бердышев, С. Н. Организация выставочной деятельности: Учебное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2011. –С. 67 ↑
Петелин, В. Г. Основы менеджмента выставочной деятельности: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления, специальностям «Коммерция» и «Реклама». – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – С. 211 ↑
Стровский, Л. Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – С. 109 ↑
1. Якунина, Е. М. Выставки как инструмент продвижения внешнеэкономической деятельности предприятия // «Наука. Общество. Государство»– 2016.– № 4 (16).– С. 31
↑
Улановская, О. Н. Маркетинговые аспекты выставочной деятельности // «РИСК: Ресурсы, Информация, Снабжение, Конкуренция». – 2017. – №2 – С. 72 ↑
Улановская, О.Н. Оценка эффективности выставочной деятельности с точки зрения дуального подхода // III Научная конференция профессорско-преподавательского состава, аспирантов, студентов и молодых ученых «Дни науки КФУ им. В.И. Вернадского» (Симферополь – 2017), сборник тезисов участников. Симферополь, 2017. – №12.– С. 471 ↑
Роль выставочной деятельности в бизнесе // [Электронный ресурс]. – URL: https://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=555387 (дата обращения 20.01. 2021 г.) ↑
Перепечко, Л. Н. Анализ эффективности выставочной деятельности как составляющей части процесса трансфера технологий // Инновации. – 2018. – № 11. – С. 41 ↑
Арутюнова, Ж. Х. Особенности организации выставочной деятельности в туризме и сфере гостеприимства // Молодой ученый. — 2013. — №12. — С. 783 ↑
Габдуллина, Л. М. Выставочно-ярмарочная деятельность как инструмент маркетинга // Наука-RASTUDENT.RU. – 2019. – No. 3(03-2014) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://nauka-rastudent.ru/3/1267/ (дата обращения 15.01.2021 г.) ↑
Гусев, Э. Б. Выставочная деятельность в России и за рубежом: учеб.-метод. пособие. - М.: Дашков и Кш , 2016. – С. 288 ↑
Кочергина, Т. Е. Развитие выставочного дела как форма продвижения товаров на внешний рынок // Молодой ученый. — 2020. — № 30 (320).– С. 29 ↑
Осовцев, В.А. Определение цены выставочной площади в зависимости от качества экспомероприятий // «Практический маркетинг». – 2017. – №10 (248) – С. 35 ↑
Перепечко, Л. Н. Анализ эффективности выставочной деятельности как составляющей части процесса трансфера технологий // Инновации. – 2018. – № 11. – С. 42. ↑