Организация выставочно-ярморочной деятельности (Выставки: понятие, виды, особенности)

Содержание:

Введение

Участие в выставках и ярмарках является важным средством коммуникационной политики в современном маркетинге, стимулирующем продажи товаров и услуг на зарубежных рынках и эффективным методом в конкурентной борьбе с конкурентами.

Выставка — это демонстрация товаров перед потребителями и широкой общественностью с целью ознакомления с новейшими открытиями и достижениями в соответствующих отраслях и результатами научных исследований.

Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является представления различных товаров, производящихся в разных странах по всему миру. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, задать интересующие вопросы специалистам, сделать необходимые сравнения цен и характеристик, провести переговоры и определить коммерческие условия и, наконец, подписать контракт с фирмой. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Благодаря этим факторам выставки имеют большую популярность и привлекают большое количество народу.

Однако предприятию следует помнить, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда связано со значительными расходами, и не всегда они могут пойти на пользу. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее – ваши конкуренты.

Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, предприятие несколько раз обдумывает целесообразность посещения этого мероприятия. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко знает основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо персонала участвующего в выставке или ярмарке, его обучения, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий для привлечения народу и т.д.

Целью данной работы является исследование теоретических основ выставочной деятельности, а также ее изучение ее реализация на практике с выделением основных организационных этапов.

В первой главе необходимо изучить роль выставок в рекламной деятельности организаций. Во второй главе проанализировать управление выставочной деятельностью. В третьей главе представлена общая характеристика исследуемой компании, проведён анализ подготовки компании к участию в выставке, а также анализ её проведения с подведением итогов.

Объектом исследования является непосредственно выставки в системе маркетинговых коммуникаций.

Предметом изучения является: Sony Corporation, «Со́ни» — японская транснациональная корпорация со штаб-квартирой в Токио, образованная 7 мая 1946 года. Третья по величине японская электронная корпорация

1. Роль выставок в развитии организации

1. Выставки: понятие, виды, особенности

Выставки занимают особое место в средствах рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для потенциальных покупателей продукции.

Торгово-промышленная выставка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и информирует покупателей об новинках своей компании с целью дальнейшей продажи.

По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки: региональные, межрегиональные, национальные, международные.

Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе около 100 км., представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей маленьких или локальных предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

Предпосылкой проведения международных ярмарок/выставок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них компаний и посетителей из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны.

Международное значение они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10 - 15 % зарубежных компаний.

Среди международных выставок следует выделить всемирные выставки, целью которых является показ достижений стран - участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство стран мира.

По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на: универсальные; специализированные.

Универсальными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные Ориентированы на определенную сферу экономики. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.

По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды:

- Краткосрочные выставки

Проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

- Передвижные выставки.

Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

- Постоянные выставки.

Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным зрителям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

- Торговые недели.

Они организуются обычно в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.

По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:

1. Периодические (приводящиеся раз в несколько лет)

2. Ежегодные.

3. Сезонные.

Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

1. Ярмарки/выставки по осуществлению продаж.

2. Ознакомительные.

3. Проводимые в целях развития коммуникации.

1.2 Цели экспозиционной деятельности фирмы

Что же дает компании участие в выставке:

1. Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании для всех групп общественности. Для многих компаний важен сам факт участия в выставке, в которой они видят, прежде всего, имиджевую акцию. Выставка позволяет улучшить расположение к себе существующих клиентов и привлечь новых.

2. Информация об участниках выставки появляется в Интернете и средствах массовой информации — на телевидении, радио или в прессе. Поэтому не только участники, но и ранее незаинтересованные люди узнаю о проведении выставки/ярмарки. Тем самым аудитория информирования увеличивается многократно

3. Выставка — это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя традиционной выставки в 3 раза ниже, чем при личной продаже (учитываются аренда площади, стоимость обустройства павильона, поездки персонала, затраты на проживание и заработную плату).

4. Выставка обеспечивает получение широкого маркетинговой огласки большим количеством людей одновременно в сочетании с возможностями персональных коммуникаций.

5. Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж:

а) определение перспективных покупателей;

б) обслуживание существующих счетов;

в) презентация продукта;

г) улучшение корпоративного имиджа,

д) сбор информации о конкурентах;

е) продажа товара.

6. Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, — это именно то, что хочет компания производитель. Показ нового, только что созданного компанией изделия на коммерческой выставке, — простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей идеи или инвесторов.

7. Изучение спроса и потенциального рынка для нового товара в процессе демонстрации образца и обсуждения его коммерческого потенциала с посетителями стенда. Следует учитывать, однако, что присутствие конкурентов среди посетителей создает риск использования новейших достижений, созданных компанией.

8. Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок — в том числе зарубежный.

9. Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч специалистов компании с важными для них и компании людьми в течение непродолжительного времени — периода её работы.

10. Участие в коммерческой выставке дает компании шанс для проведения диалога с любым посетителем на вашем стенде. 11. Выставка позволяет расширить потенциальный рынок, потому что многие из посетителей увидят продукцию экспонента впервые. Крупные выставки, особенно международные торговые выставки, привлекают почти всех крупных производителей и потенциальных покупателей в данной области, что дает участнику возможность встретиться с ними.

12. Технический и административный персонал фирмы-участника получает возможность встретиться с потенциальными клиентами и осознать свое место на рынке.

13. Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями— «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное знакомство с информацией на стенде облегчаем их последующее общение с консультантом, работающим на стенде.

14. Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с коммерческими агентами компании. Часть таких покупателей не имеет возможности прийти и побеседовать со специалистами фирмы на его территории из-за контактов с конкурентами или по другим «политическим» причинам.

15. Участвуя в выставке, компания получает возможность идентифицировать перспективы, — свои, отрасли, продукта, конкурентов. Это технологические, экономические, производственные перспективы,

16. Новый товар тестируется на выставке

17. Новый, еще неизвестный потребителю товар, может быть продан на выставке.

Однако участие в выставке имеет и негативные стороны:

- Цена аренды выставочной площади растет, удвоившись за последние 10 лет (с 2010 года). Аренда готового стенда довольно высока, а ведь необходимо оплатить не только сам стенд, но и аренду крытой площади, на которой проводится выставка.

- Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий — т.е. искать замену на основном месте работы.

- Большие торговые показы часто плохо организованны, переполнены и беспорядочны.

- Проблемы трудовых отношений затрудняют участие в выставке.

- На выставке много случайных зрителей, не заинтересованных людей, которые не собираются ничего покупать.

- Возможно использование ваших идей конкурентами.

1.3 Управление выставочной деятельностью

На самом деле это, казалось бы, несложное мероприятие, требует предельной точности на всех этапах проведения. Просто потому, что такой подход в значительной степени экономит деньги. Конечно, если у компании есть лишние деньги, тогда можно сделать все проще, но тогда есть ли вообще смысл участия в выставке?

Нужно оговориться, что есть такие виды бизнеса, которым подобный вид рекламы не требуется - Компании, работающие в сфере услуг, - редкие гости на выставочных площадках.

Для начала неплохо бы понять, в какой именно выставке лучше всего принимать участие, а может быть, и в нескольких. Сейчас зачастую в любой сфере услуг проводится множество различных мероприятий. Есть ряд позиций, которые желательно учесть, чтобы не прогадать.

Во-первых, площадка. У каждого выставочного центра свои особенности, своя аудитория.

Во-вторых, популярность выставки. Если мероприятие проходит в первый или во второй раз, то, скорее всего, посетителей на ней окажется меньше, чем на той, которая имеет историю в несколько лет.

В-третьих, промоушн-активность организаторов. Нужно внимательно смотреть, как рекламируется выставка. Если никто о ней не знает, вряд ли вы увидите толпы желающих ее посетить. Скорее всего ваш стенд останется незамеченным на такой выставке.

В-четвертых, подход организаторов к проведению мероприятий во время выставки. Посмотрите программу, если планируется проведение тематических семинаров, мастер-классов, "круглых столов" и других акций, то это - хороший способ привлечь дополнительных посетителей, которым интересно будет посетить эти мероприятия.

Есть еще ряд нюансов, но это - основные. Имея на руках эти данные, вы можете понять, что вам ждать от выставки. Все эти позиции также напрямую влияют на цену за аренду выставочной площади. Опять же стоит помнить, что самые дорогие выставки, как правило, являются наиболее эффективными, поэтому они столько и стоят.

Стенд — Это ваше главное место на выставке, зачастую компании используют стандартную застройку, предлагаемую организаторами (несколько стен, стол и пространство для показа своего товара), но чем тогда ваш стенд будет отличаться от всех остальных? Названием компании? Нужно помнить, что как-то особо оформлять стенд — это дополнительные вложения, но нестандартное оформление привлекает дополнительных посетителей. Это факт. Решайте сами - нужно вам это или нет.

Если вы все-таки решили попробовать каким-то образом визуально выделиться, то хорошо бы обратиться к профессиональному дизайнеру, заплатить небольшие деньги и прислушаться к рекомендациям. Бывает, правда, что в компаниях работают творчески мыслящие управляющие, которые могут на придумывать красоту необыкновенную. Но это скорее исключение, чем правило. Чем еще хорош профессионал? Тем, что он может подсказать несколько недорогих, но очень эффективных решений, и ваш стенд за счет пары штрихов будет выглядеть оригинально и необычно.

Правда, если вы всерьез относитесь к выставке и выкупили не 6 м, а большую выставочную площадь, или же целую сцену, то стоит задуматься о том, как все это будет выглядеть. Здесь уже, если в компании нет специального сотрудника на позиции арт-директора, вам не обойтись без специалистов выставочного дела. В России есть фирмы, специализирующиеся на оформлении выставок. Их услуги стоят довольно дорого, но и качество застройки – выше всяких похвал. Впрочем, даже если вы сами придумаете концепцию оформления своей площадки, все равно придется обратиться к профессиональным застройщикам, которые предлагают разные варианты выставочного оборудования и делают монтаж стенда.

Человеческий фактор.

Говорят, что один переезд равняется нескольким месяцем бездействия компании. Тогда что же сказать о выставке, которая станет вашим офисом на несколько дней? Чтобы оптимизировать все телодвижения в процессе организации этого мероприятия, желательно на самом начальном этапе расставить всех по местам. Иначе вы рискуете потратить деньги впустую.

Еще до того, как вы начали думать об оформлении стенда, необходимо тщательно спланировать, кто из сотрудников компании за что будет отвечать. Идеально, если вы элементарно составите план подготовки мероприятия, где распишете абсолютно все пункты работ, которые необходимо будет проделать, сроки и ответственных. Чем более детальным он будет, тем меньше сил вы потратите в дальнейшем. В этом документе нужно учесть все - от оформления документов на монтаж до организации чая для тех, кто будет работать на стенде и подарков посетителям. Потом эту бумагу нужно будет размножить и раздать всем сотрудникам, которые в ней упоминаются в качестве ответственных, плюс один экземпляр не забыть оставить себе. Не забудьте назначить сотрудника, который будет держать под контролем все пункты этого документа. Все, кто задействован в подготовке участия компании в выставке, должны понимать, кто и за что отвечает, - это значительно упрощает работу.

Важно помнить обо всех нюансах. Очень важно, чтобы в компании был ответственный за оформление документации на въезд и выезд с территории выставочного центра. Все письма и пропуска на монтаж нужно оформить заранее. Помимо того, что кто-то в компании отвечает за подготовку, нужен также контролер для работы во время выставки. Это может быть один и тот же сотрудник, но обязательно должен быть кто-то, к кому работающие во время выставки сотрудники могут обратиться с любой возникшей проблемой.

В принципе правильно оформленный стенд во многом работает на успех мероприятия.

Важно подумать о тех материалах, которые вам будут нужны для нормальной работы. Казалось бы, очевидно, что нужно позаботиться о визитках, прайс-листах, листовках, буклетах... Но практика показывает, что именно это оставляется на самый последний момент. Это все делается за несколько дней при хорошей организации. Но если вы планируете напечатать полноцветные листовки, то потребуется некоторое время на печать. Для справки: стандартный типографский срок исполнения заказа - 7-10 рабочих дней. Обязательно отдайте все ваши рекламные материалы корректору. Грамматические ошибки в рекламных материалах — это как ошибка в названии вашей фирмы - неприемлемо. Визитки тоже желательно внимательно проверить перед тем, как отдать в типографию. Если должность или фамилия сотрудника написаны неправильно, то можно смело выбрасывать в мусорную корзину весь тираж. Уж лучше вообще без визиток.

Итак, наступил день открытия. Работа началась. Хорошо, если в компании есть опытные в выставочных делах сотрудники, они знают, как нужно себя вести на стенде, чтобы клиентов у вас в конечном счете не убавилось, а стало значительно больше. Если же вы новички, то желательно учесть несколько моментов и проинструктировать своих сотрудников. Для начала о стенде - здесь всегда должен быть идеальный порядок. Постарайтесь его обеспечить.

Проинструктируйте сотрудников, они должны четко понимать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует ваша компания, как можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить. Нужно предупредить их, что если они видят, что рекламные материалы заканчиваются, то не стоит держать это в секрете и ждать того момента, когда они-таки иссякнут. Потому что даже один день без раздаточных материалов — это деньги, потраченные впустую. Кстати, среднее количество экспонентов на хороших выставках — это примерно 200-250 компаний. Кроме того, продумайте заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Ваши сотрудники должны быть готовы к ним и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же.

Работа на выставке - занятие очень утомительное. Точнее, если вы устали к концу рабочего дня, значит, вам приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будет успешной. Главное, что требуется от стендистов, - умение общаться.

В зависимости от целей и клиентов может быть несколько вариантов и уровней общения. Во-первых, необходимо решить такую задачу: как можно большему числу посетителей выставки дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о вас осталось самое благоприятное. Во-вторых, желательно собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Она пригодится вам в "мирное" время. Бывает, что на выставке вы можете познакомиться с потенциальным крупным партнером или клиентом. Важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из топ-менеджеров, чтобы переключить дорогого гостя на него.

Очень важно настроить сотрудников на работу в одной команде и взаимовыручку, так дело пойдет гораздо успешнее.

Действия, которые категорически не рекомендуется совершать на стенде:

• Заниматься посторонними делами, читать книгу, листать ленту в «инстаграм» или смотреть смешные видео на «Youtube». Хорошо, допустим, поблизости нет ни одного посетителя. Все равно нельзя. Это не обсуждается;
• сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда. Жанр выставки подразумевает постоянный тесный контакт с посетителями и вовлеченность в процесс. Еще раз - нежелательно сидеть, да, это трудно, но нужно все-таки стоять. Конечно же, ни один нормальный человек не выстоит пять дней подряд, поэтому обеспечьте сотрудникам возможность передохнуть, только это не должно быть на стенде, на глазах у изумленной публики, а в специальной зоне отдыха или если таковой нет в кафе во время обеденного перерыва.
• практика показывает, что примерно 8 человек из 10 на вопрос: "Что-то вас интересует? Вам помочь?" спасаются бегством. Не понятно почему это происходит, возможно эта фраза уже засела у нас в подсознании как «стоп-фраза», но в любом случае лучше её избегать, придумать более приятную альтернативу.
• плохо, если в свободном для посетителей пространстве нет ваших рекламных материалов. Еще хуже, если на вашем стенде в свободном доступе имеются чужие рекламные материалы. Конкуренты скажут вам спасибо;
• известно, что хватательный рефлекс у тех, кто пришел на выставку, в значительной степени обостряется. Люди, которые хотя бы полчасика походили по шумной выставке, впадают в состояние транса и берут все подряд, чтобы потом спокойно разобраться. Не исключено, что вместе с рекламным проспектом с вашего стенда прихватят ручки, блокноты, а то и еще что-нибудь посерьезнее. Не оставляйте нужные вам вещи без присмотра на стенде: вы рискуете распрощаться с ними навсегда.

2. Этапы подготовки и участия предприятия в работе выставки

2.1 Общая характеристика компании «Sony Corporation»

Компания «Sony Corporation» расположена в городе Минато, Япония.

Компания учреждена на неограниченный срок деятельности.

Японская транснациональная корпорация со штаб-квартирой в Токио, образованная 7 мая 1946 года. Третья по величине японская электронная корпорация в мире на данный момент. Специализируется на выпуске домашней и профессиональной электроники, игровых консолей и другой высокотехнологичной продукции. «Sony» является одним из крупнейших в мире медиа гигантом, владея звукозаписывающими марками «Sony Music Entertainment», киностудиями «Columbia Pictures» и «TriStar Pictures», а также полным архивом фильмов компании MGM, оказывает финансовые услуги. Основные регионы деятельности — Япония, США, Китай и страны Европы.

Целью компании является получение прибыли.

Высшим органом управления Общества является его общее собрание акционеров.

В компании «sony corporation» для организации рекламно-информационной работы существует отдел рекламы, который занимается продвижением новейших технологий компании.

В таблице 1 представлены показатели торгово-экономической деятельности фирмы за 2018-2019 гг.

Из таблицы 1 видно, что в 20019 г. фирма значительно улучшила показатели всей деятельности.

Товарооборот увеличился на 15,4 млр долларов США, засчет активных действий компании на рынке, за счет чего так же выросла чистая прибыль компания после учета всех издержек на 3,87 млр долларов США, активы компании так же выросли из за выпуска 3D-камер, которые вызвали интерес производителей смартфонов, в частности «Apple» Собственный капитал компании вырос на 1,9 миллиарда Долларов США и составляет 20,97 миллиарда долларов на данный момент

Показатели	2018	2019	Изменение
Товарооборот, сумма	777,5	790,9	+15,4
Чистая прибыль	4,47	8,34	+3.87
Активы	17	19	+2
Собственный капитал	19.07	20.97	+34

Таблица 1

.

2.2 Анализ подготовительной работы фирмы к участию в выставке

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители компании «Sony corporation» концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает (Приложение 1). Но компания не стоит на месте – участие в выставках они производят с 1980 года. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании. В таблице 2 приложения, можно ознакомиться со списком выставок, запланированных на 2020 год.

Подготовка к выставке. Руководители компании «sony corporation» приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

Надо иметь в виду, что у большинства выставок, в которых участвует данная компания предусмотрено покрытие расходов на постройку стенда и предоставление рабочей силы. Так же компания зачастую выбирает выставки в которых предоставляется целая сцена, для проведения полноценной презентации и общения с журналистами, учитывая что подходящих выставок проходит не слишком то и много, компания тщательно подходит к выбору подходящей.

Получив предварительный список участников, фирма приступила к привлечению партнеров и клиентов. Направляются письма к потенциальным торговым агентам для того, чтобы они могли посмотреть товар в деле и заключить контракт о поставках в магазины. Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, компания высылала особые приглашения для популярных людей в сфере технологий с эксклюзивными предложениями которые можно было бы получить только посетив выставку, засчет своей аудитории компания так же получала рекламу о проходящем событии. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге, на билбордах, была размещена реклама на сайте компании и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

• Внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участи конкурентов;
• В предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;
• Подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;
• Сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;
• Сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
• Подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;
• Разработали план проведения презентации;
• Подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда и работников сцены;
• Подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов);
• Сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;
• Подготовили достаточное количество подарочных наборов для посетителей;
• Подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:
  • 1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
    2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
    3. особенности взаимного интереса;
    4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Всю подготовленную выше информацию ввели в базу данных компьютера. Подготовили пресс-релиз, информационные подшивки, видео для демонстрации посетителям стенда и отдельный видеоряд для показа на сцене. Предусмотрели контакты с прессой, спланировали проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

2.3 Анализ работы фирмы во время выставки и после нее

Работа на выставочном стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а также стенды в проходах. Учитывая, что компания рассматривает выставку со сценой, так же интересуемся местом для размещения стенда непосредственно вблизи сцены.

Решаем, как поставить нашу компанию в роль главной на данной выставке, сосредоточив все внимание на ней.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

Руководители компании «Sony corparation» приняли решении об использовании вращающихся стендов с выставочными образцами, Отдельные зоны для тестирования продукции всеми желающими, а так же памятные подарки всем посетителям.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

• • • 1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.
      2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).
      3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).
      4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.
      5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.
      6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а также по транспортировке, доставке рекламы.

При планировании экспозиции фирма учла, что предстоит демонстрировать продукцию.

Следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.

• Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?
• Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?
• Какие моменты следует особенно подчеркнуть?
• В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать?
• Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов?
• В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?
• Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?
• Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?
• Какой размер стенда вам необходим?

Необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

• демонстрацию продукции;
• прямую продажу;
• переговоры;
• пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);
• презентацию фирмы;
• наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;
• проведения опросов, анкетирования;
• проведение исследования товара;
• обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

Необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Из всех методов показа экспозиции компания «Торговый Дизайн-Хабаровск» выбрала демонстрацию в действии.

При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

• движущиеся объекты;
• живые объекты (животные);
• людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;
• оригинальную подсветку и освещение;
• шары, транспаранты, табло над стендом;
• музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);
• оптические и лазерные эффекты;
• компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;
• неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);
• оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.

Особое внимание руководители фирмы уделили логотипу. Его разработали легкочитаемым, и поместили на видное место.

Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест. Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

• заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;
• выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;
• определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять.

Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

По команде, работающей на выставке, судят о фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Каждый посетитель стенда – это потенциальный клиент, завоевать его – это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.

Эксперты констатируют, что в среднем 70% всех разговоров начинаются вопросом: «Чем я могу вам помочь?» После этой банальной фразы разговор заканчивается через несколько секунд. Необходимо учитывать этот психологический момент. Клиент обычно хочет быть в центре внимания. Этого можно добиться, если принять во внимание точку зрения клиента: «Вы побываете…» вместо «Мы организуем…» или «Вот здесь Вы видите…» вместо «Я Вам показываю…». Такое обращение больше располагает посетителя стенда к дальнейшему общению

На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы работе.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

Контрольные вопросы после выставки:

• Установите контакт с интересующими вас посетителями выставочного стенда. Письменно поблагодарите за посещение стенда. Делайте это не позже, чем через неделю после закрытия выставки. Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего сотрудничества.
• Направьте посетителю информацию, которая может его заинтересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте для рассылки посетителям информационный лист в виде сообщения о возможностях вашей фирмы/продукта.
• Копиями таких информационных листов снабжайте своих агентов или представителей.
• Установите для ваших сотрудников предельный срок для осуществления контакта с посетителем или соответствующей компанией.
• Не позже, чем в течение двух недель после закрытия выставки обсудите и оцените ее итоги, представив это в виде сообщений и анализа анкет посетителей.

Составьте список расходов и издержек родственных выставок. Это вам поможет, когда будете готовиться к следующей выставке, ведь нельзя планировать участие в последующих выставках и ярмарках, не проанализировав эффективность деятельности на предыдущей.

Итогом участи в работе на выставке становятся отчет и аналитическая записка с конкретными выводами и предложениями.

Заключение

Выставки не всегда удачны или не всегда оцениваются менеджментом фирм как удачные. Часть корпоративных маркетинговых управляющих воспринимает торговые показы как непродажную активность, или в лучшем случае, как развлекательное мероприятие для персонала фирмы, участвующего в выставке.

Причинами неудач являются:

— недостаток целевой ориентации участия — лишь немногим более половины фирм-участников ставят конкретные цели до принятия участия в данном показе;

— слабая подготовка персонала — более половины фирм- экспонентов не обучают персонал, работающий в павильоне;

— неосведомленность потенциальных посетителей о выставке. Лишь пятая часть участников информирует аудиторию своих потенциальных потребителей о своем участии в выставке;

— недостаток опыта посещения торговых показов у представителей экспонентов;

— недостаток анализа результативности участия в выставке.

Сотни компаний тратят миллионы долларов ежегодно на торговые показы. Однако лишь меньшинство организаторов учитывает связь между перспективными контактами и продажами, а также предоставляют менеджменту своей компании данные о возврате на инвестиции в экспозиционную деятельность.

В ходе написания мною было проведено исследование теоретических основ выставочной деятельности, а также ее изучение ее реализации на практике с выделением основных организационных этапов, то есть достигнута цель данной курсовой работы.

Список использованных источников

1. Грибов В. Д. Основы бизнеса : учеб. пособие. – М. : Финансы и статистика, 2004. – 160 с.
2. Дойников И. В. Государственное предпринимательство : учебник. – М. : ПРИОР, 2000. – 240 с.
3. Елизаров Ю. Ф. Экономика организаций : учебник. – М. :Экзамен, 2005. – 496 с.
4. Кейлер В. А. Экономика предприятия : курс лекций. – М. : ИНФРА-М, 2000. – 132 с.
5. www.trade-design.ru
6. www.sony.com
7. investing.com

Приложения

Приложение 1.

Торговые партнёры компании «sony corparation».

Предприятия торговли:

WallMart, BestBuy, Mvideo, MediaMarkt, Aiwa Co, eBay, Amazon.

Производители игр

Ubisoft. Rockstar Games. Electronic Arts. Valve Corporation. Blizzard. Nintendo. Infinity World. Bethesda Softworks.

Приложение 2.

Расписание выставок февраль 09 февраля - 13 февраля E3 Прага март 17 марта - 20 марта HHDQ 2020 Вена апрель 21 апреля - 23 апреля Tokyo Game Show 2020 Токио май 26 мая - 28 мая CES 2020 июнь 23 июня - 26 июня «IFA20» Берлин сентябрь 30 сентября - 03 октября CROCUS MEDIA 2020 октябрь 4 октября - 5 октября М.Видео Electronics Москва