ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЪЕМА НЕОБХОДИМОЙ И ДОСТАТОЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЯ (1. Теоретические аспекты принятия управленческих решений)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Рост и развитие любой компании неразрывно связано с таким понятием, как эффективность управления процессами и персоналом. Несмотря на то, что этот термин становится очень популярен среди руководителей и тренинг – менеджеров, он не имеет научного определения и на данный момент практически не разработан учеными. Современная эффективность управления – это во многом прикладное понятие, связанное с повышением доходности фирмы за счет грамотного принятия управленческих решений, ведения кадровой политики и правильного распределения ресурсов на предприятии.

Еще одним термином, связанным с эффективностью управления, является продуктивность. Часто их путают между собой и ошибочно считают, что это одно и то же. На самом деле эти два понятия тесно связаны. Продуктивность – это количество создаваемой продукции относительно затрат на нее. Не всегда она связана с тем, как ведется управление на предприятии. Иногда это может быть результатом хорошей материальной базы. Повышая эффективность управления организацией, обязательно будет возрастать и ее продуктивность.

Целью данной работы является изучение объёма необходимой и достаточной информации при принятии решения. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: описать теоретические аспекты принятия управленческих решений в менеджменте; описать особенности определения объёма необходимой и достаточной информации при принятии решения.

Объект исследования выступают управленческие решения.

Предметом исследования - оценка объёма необходимой и достаточной информации при принятии решения.

Методы исследования – анализ литературных источников.

Структура работы состоит из введения, основной части включающей две главы, заключения и списка литературы.

1. Теоретические аспекты принятия управленческих решений

1.1 Современные аспекты и основные характеристики управленческих решений

Управленческое решение является результатом деятельности менеджера, основные функции которого заключаются в анализе информации о внутренней и внешней среде организации, о ее сильных и слабых сторонах и принятии решений для достижения целей организации.

Управленческие решения также являются основным элементом каждой функции управления: планирования, организации, координации, мотивации и контроля, так как их осуществление также требует принятия решения.

Необходимость принятия решения вызвана тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому управленческое решение есть результат обработки менеджером обратной связи - информации о состоянии объекта управления, представленной в виде отклонений параметров объекта управления от нормы (цели). Цель - идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности [7].

Управленческое решение представляет собой творческий акт субъекта управления (индивида или группы), определяющий программу деятельности фирмы по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии.

Часто решением называют как акт выбора, так и результат выбора (ответ). Далее употребление термина «решение» понимается как результат выбора; акт выбора называют «принятием решения»; а процедуру выбора - «процедурой принятия решения» [8].

В составе управленческого решения выделяют следующие аспекты (рисунок 1): организационный, психологический, социальный, информационный, экономический, технологический, правовой.

Сущность управленческих решений

Рисунок 1. Содержание управленческих решений

Содержание управленческих решений выражается в следующем:

- экономическая сущность УР проявляется в том, что на подготовку и реализацию любого УР требуются финансовые, материальные и другие затраты. Каждое УР имеет реальную стоимость. Реализация эффективного УР принесет компании прямой или косвенный доход, а ошибочное решение – убытки.

- организационная сущность УР – в том, что к этой работе привлекается персонал компании. Для эффективной работы необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции и положения, наделить работников полномочиями, правами, обязанностями и ответственностью, наладить систему контроля, выделить необходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить работников необходимой техникой и технологией, постоянно координировать их работу.

- социальная сущность УР заложена в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования их деятельности в коллективе. К этим рычагам относятся потребности и интересы человека, мотивы и стимулы, установки и ценности. Социальная сущность УР проявляется прежде всего в цели УР.

- технологическая сущность УР – возможность обеспечения персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для подготовки и реализации УР.

К параметрам (аспектам) изучения управленческих решений относятся (рисунок 2): их значимость, рациональность, стратегия, исход, неопределенность, организация и уровень принятия решений.

Аспекты изучения управленческих решений

Значимость

Исход

Стратегия

Организация

Рациональность

Неопределенность

Рисунок 2. Аспекты изучения управленческих решений

Любые управленческие решения необходимо рассматривать как комплекс мер на пути к достижению поставленных предприятием целей. Неправильный выбор цели может привести к тому, что время и силы будут направлены на тщательное выполнение действий, которые не следовало бы предпринимать вообще. Таким образом, выбор и принятие верных управленческих решений в зависимости от целей компании позволяет руководителю действовать по намеченному курсу.

1.2 Особенности процесса принятия управленческих решений на предприятии

Разработка управленческих решений является важным связующим элементом на этапе реализации основных функций управления – планирования, организации, мотивации контроля. Решения, принимаемые высшим руководством организации, определяют эффективность ее деятельности и обеспечивают ее стабильность, устойчивость и поступательный характер развития, выживаемость в конкурентной среде.

Принятие эффективных решений является одним из наиболее важных условий эффективного развития организации. Важность процесса принятия управленческих решений всегда осознавалась и понималась всеми участниками трудовой деятельности, как только она приобрела осознанный вид [4]. После возникновения и развития теории управления неизбежно появилась теория принятия управленческих решений.

Успешность и результативность предпринимательской деятельности во многом определяется качеством стратегического и оперативного планирования, тесно связанным с оперативно-управленческими решениями. Как правило, любое управленческое решение направлено на рациональное распределение и использование различных видов производственных ресурсов. Именно поэтому разработка управленческих решений является весьма актуальной темой исследования, поскольку при планировании производственной деятельности возникает потребность нахождения и принятия управленческих решений для реализации поставленных целей и задач с минимальными издержками и потерями и максимальным экономическим эффектом [16].

Термин «управленческое решение» имеет многоаспектный характер, поскольку принятие управленческого решения на предприятии можно охарактеризовать как: сознательную и целенаправленную деятельность, осуществляемую человеком; поведение, основанное на ценностных ориентациях, мировоззрении; процесс взаимодействия работников предприятия; выбор альтернатив в рамках социального, экономического, политического состояния внешней среды предприятия; часть общего процесса управления предприятием; неизбежную часть ежедневной работы управленца; основу для осуществления других функций управления.

В научной литературе по теме исследования существует много определений [11], характеризующих сущность управленческого решения. Многие из них заслуживают положительной оценки, однако есть немало определений, вызывающих неоднозначные мнения. Анализ отдельных определений позволяет сделать вывод, что дать универсальную трактовку понятия «управленческое решение» невозможно, поскольку область его исследования многогранна. Можно согласиться с мнением большинства ученых, что управленческое решение представляет собой результат анализа, выполненного на основе исследования управленческой ситуации, итог выбора субъектом управления из всей совокупности имеющихся альтернатив конкретного варианта действий, направленных на достижение поставленных целей. При этом содержание управленческого решения определяется целью управленческого воздействия.

Процесс принятия управленческих решений, учитывая его ключевую роль в модели управления предприятием, обусловливает высокую степень сложности принятия эффективных управленческих решений, их максимальную развернутость, индивидуальную и коллегиальную форму, разнообразие этапов процесса принятия решений и их методов, специфичность форм ответственности за принимаемые решения.

Авторы рассматривают разнообразные теоретические и практические аспекты управленческих решений; систематизируют их, применяя классификации по различным критериям.

Анализ признаков, взятых за основу классификаций управленческих решений, показал, что классификационные критерии нельзя назвать исчерпывающими, можно наблюдать их повторы, несоответствие содержания рассматриваемых управленческих решений их классификационным признакам. Поэтому классификация управленческих решений требует доработки, так как она не в полной мере отражает все аспекты модели управления предприятием [13].

Необходимость уточнения классификаций управленческих решений определена дифференцированием решений, расширением методов их принятия и границ их фактического применения. Поэтому в современных условиях развития теории и практики управления сложность и разнообразие административных решений подразумевает применение различных критериев для их систематизации.

Для уточнения и конкретизации систематизации управленческих решений предлагаем ввести следующие классификационные признаки и выделить соответственно им виды управленческих решений.

По механизму возникновения выделяем креативные и логические управленческие решения.

По степени необходимости принятия – экстренные, необходимые, желательные. По возможности применения в различных сферах – универсальные, ограниченные. По степени готовности – разработанные, разрабатываемые и готовящиеся к разработке [5].

По признаку одобрения руководством – одобренные, отклоненные.

По сегментам деятельности предприятия: производство, маркетинг, финансы, персонал, инновации; снабжение, производство, финансы, сбыт; основная деятельность, операционная деятельность, финансовая деятельность, инвестиционная деятельность, иная деятельность.

Разработка и принятие управленческого решения предполагает сложный и систематизированный процесс, который состоит из логически выстроенных, последовательных этапов. Экспертами в данной области [10] приводятся разнообразные методики принятия управленческого решения, различаются они между собой степенью детализации отдельных стадий.

Процесс принятия управленческого решения осуществляется на основании системной информации по конкретной управленческой ситуации. Таким образом, основное условие осуществления процесса принятия управленческого решения – движение потоков информации. При подготовке управленческого решения требуется информация о параметрах управляемой системы, которая включает поиск, сбор, обработку информации, ее интерпретацию. Это позволяет на данной стадии обнаружить и четко сформулировать проблемы, требующие решений.

Этап выбора и формулировки оптимального решения выявленной проблемы – одна из наиболее важных составляющих процесса принятия управленческого решения. Он требует от руководителя большого опыта, профессионализма, мастерства. При выборе управленческого решения руководитель может полагаться на свою интуицию либо на результаты проведенного эксперимента, позволяющего более объективно определить возможные результаты того или иного пути решения.

Следующим этапом является моделирование процесса принятия управленческого решения. Оно предусматривает наличие альтернативы для выбора и позволяет более взвешенно подойти к выбору наиболее примлемого варианта достижения поставленной цели. Особенностью процесса принятия управленческого решения на данном этапе является поиск нестандартных способов выхода из сложившейся ситуации и оценка результативности применения каждого из имеющихся вариантов.

Оценка эффективности принятого управленческого решения позволяет определить его качество. Под качеством управленческого решения понимается система условий, обеспечивающая выполнение его предназначения в модели управления предприятием: обоснованность, своевременность, непротиворечивость, оптимальность, краткость, ясность, конкретность во времени, эффективность [6].

Расширение схемы разработки и принятия управленческого решения на предприятии осуществляется путем дополнения, уточнения определенных процедур в рамках указанных стадий. При этом количество процедур должно быть максимально возможным, а процесс принятия управленческого решения должен быть логичен и последователен. Стадии разработки и принятия управленческого решения формируют полный цикл процесса принятия управленческого решения. При этом состав и содержание стадий зависят от конкретной управленческой проблемы.

Эффективность управленческого решения определяется используемыми методами в процессе его принятия и реализации на предприятии. Методы представляют собой совокупность приемов и способов исследования, направленных на получение достоверных результатов в рамках решаемой управленческой проблемы. Для обоснования принятия управленческого решения, его разработки и реализации применяется широкий диапазон методов исследования [8].

1. Методы, основанные на использовании знаний и интуиции руководителей. Данная группа методов опирается на анализ и обобщение мнений экспертов в области управленческой проблемы, использование их опыта и нетрадиционные подходы к обоснованию, разработке и реализации управленческих решений.
2. Формализованные методы, основанные на предварительно заданных алгоритмах, широко используют математический аппарат.
3. Неформализованные методы предполагают описание процедуры разработки и принятия управленческого решения на логическом уровне.
4. Методы исследования информационных потоков, целью исследования которых является изучение и систематизация информационных процессов относительно выявленной управленческой проблемы.

Таким образом, в процессе исследования, обоснования и осуществления управленческого решения на предприятии существенное значение принадлежит верному выбору метода, используемого на конкретной стадии и применяемого к определенному виду управленческого решения. Точность и эффективность подбора приемов и способов исследования, их наилучшее сочетание зависит от знаний, опыта и интуиции субъекта, принимающего конкретное управленческое решение.

Содержание управленческого решения предлагается расширить посредством применения метода декомпозиции. Данный метод позволяет разделить содержание принимаемого управленческого решения на более мелкие, простые элементы, это обеспечит более детально проникнуть в сущность данного процесса. Декомпозиция управленческих решений предполагает непротиворечивость, самодостаточность, конечность, определенность оснований. Значимость и необходимость декомпозиции управленческих решений обусловлена следующими факторами.

Принятие управленческого решения рассматривается как процесс, который требует исследования ситуации в управляемой системе и разработку мер для ее целенаправленного изменения. В этом смысле принятие управленческого решения выступает как процесс, который нуждается в систематизации распределения решений в пределах каждого сегмента деятельности предприятия.

Субъекты управления должны гибко и оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, чтобы избежать дублирования управленческих действий [11].

Декомпозиция управленческих решений относительно сегментов деятельности предприятия будет способствовать оперативности и гибкости модели управления, четкому разграничению функций и ответственности в действиях субъектов управления.

Таким образом, декомпозиция управленческих решений по сегментам деятельности предприятия позволит более детально определить суть управленческого решения, расширить область его применения, обозначить степень ответственности за принятие решений, повысить эффективность принимаемых управленческих решений. Декомпозиция управленческих решений является одной из основ разработки методических подходов к формированию информационной обеспечивающей управленческих решений. Управленческие решения распределены по всему управленческому циклу, включаются во все компоненты модели управления предприятием и в значительной степени определяют результативность и эффективность его деятельности.

2. Особенности определения объёма необходимой и достаточной информации при принятии решения

2.1 Роль информации в процессе принятия управленческих решений

Успешное функционирование предприятий в подверженной трансформации экономической среде может обеспечить только тот руководитель, который оперативно следит за переменами, используя актуальную и полную информацию, владеет методологией выработки оптимальных управленческих решений и умеет доводить их до реализации. Это определяет важность овладения будущими руководителями теоретическими знаниями и навыками разработки управленческих решений.

Слово “информация” в широком смысле означает опосредованное знание об окружающей действительности [4]. Используется информация в целях удовлетворения любопытства, повышения квалификации, принятия решений.

Информация в менеджменте – это сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, позволяющая комплексно оценить причины возникновения и развития этой ситуации [11]. Информация позволяет выбрать оптимальное управленческое решение, исходя из конкретной ситуации, и осуществлять систематический контроль за его исполнением.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах, событиях или явлениях в их взаимосвязи. В управленческой деятельности информация представляет совокупность нужных сведений и данных о состоянии управляющей и управляемой систем, а также о состоянии окружающей среды [5].

Любая система, вырабатывающая сообщение или содержащая информацию, предназначенную для ее передачи, может быть определена как источник информации [8]. Например: Источником научно-технической информации являются научно-техническая литература, патенты, проектно-конструкторская и технологическая документация. Источником учетно-статистической информации служит деятельность административно-хозяйственных структур. Содержится (фиксируется) такая информация в документах специальной формы и имеет периодичный характер.

Управленческая информация возникает непосредственно в процессе управления. Содержится она, как правило, в первоисточниках и во вторичных источниках информации. Первоисточники – это договора, заявки, заказы, инструкции, приказы, распоряжения, решения, интервью. Получить управленческую информацию можно также путем наблюдения за действиями работников. Вторичные источники информации – это переработанная, интерпретированная, обобщенная или сопровождаемая комментариями первичная информация [10].

К плановым источникам управленческой информации относят все типы планов, которые разрабатываются на предприятии: стратегические (перспективные), среднесрочные (тактические) и текущие (оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания [6].

Источники управленческой информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, все виды отчетности и первичная учетная документация [17]. Главенствующая роль здесь принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражена хозяйственная деятельность, ее ход и результаты. Особенностью бухгалтерской информации является ее высокая точность, поскольку она отражает происшедшие события.

Оперативно-техническая информация составляет систему показателей, отображающих состояние объекта на определенную дату.

Внеучетные источники управленческой информации – это документы, которые регулируют хозяйственную деятельность. К таким источникам относят:

– официальные документы, которыми обязано руководствоваться предприятие в процессе своей деятельности (законы, указы, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих организаций, акты проверок и ревизий, приказы и распоряжения руководителей предприятия);

– хозяйственно-правовые документы (договоры, соглашения, решения судебных и арбитражных органов, рекламации);

– решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива;

– техническую и технологическую документацию;

– материалы, относящиеся к сфере деятельности предприятия, которые получены по радио, телевидению, из Интернета, их печатных изданий;

– материалы специальных обследований состояния производства (хронометраж, замеры, фотографии);

– устную информацию, полученную в ходе общения с персоналом предприятия.

Плановые и внеучетные источники управленческой информации составляют систему внутренней информации предприятия.

Система внешней информации – это данные статистики, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, агентурные данные, а также официальные и хозяйственно-правовые документы (внеучетные источники) [19].

Вся информация представляет собой информационный массив – это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления для выработки управляющего воздействия. Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен обеспечивать:

- прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

- наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

- предохранение информации от искажения;

- защиту от несанкционированного доступа к информации.

Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет целью исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации – количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) [7]. Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Ценность получаемой информации зависит от точности задачи, так как правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения. Для принятия управленческого решения необходимо знать:

- какая исходная информации необходима для принятия решения;

- в каких информационных документах оформляется решение;

- какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;

- какая информация о ходе и результатах выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;

- кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;

- каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;

- кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных звеньев субъекта управления, руководителей различных уровней;

- пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением, проверки достоверности;

- место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта управления, способы хранения, переработки и использования, кто использует информацию;

- лица, принимающие на основе полученной информации новые решения или корректирующие старые;

- формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей [5].

Таким образом, можно сделать вывод, что информация необходима для успешного проведения анализа, планирования, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений. Она выступает неотъемлемым элементом эффективного управления организационно-экономическими процессами.

Если правильно фильтровать источники информации, обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления, использовать информационные ресурсы в правильном направлении в процессе разработки и принятия управленческих решений, то деятельность предприятия, безусловно, станет эффективнее и будет прогрессировать к успеху.

2.2 Информационные технологии как инновация в системе управления

Появление современных информационных технологий сильно повлияло на все сферы человеческой жизни, так как информационные потребности выросли, а информационные услуги развиваются все быстрее. В настоящее время никакое предприятие не может успешно развиваться на рынке без получения достоверной и актуальной информации. Новые реальности подразумевают новые приоритеты, предприятиям необходимы новые методы управления.

В современных условиях наряду с финансовыми, материальными и человеческими ресурсами выделяется не менее важный ресурс организации – эффективное управление. Это значит, что для наилучшего совершенствования деятельности предприятиям необходимо повышать уровень эффективности управленческой деятельности. Самым популярным способом достижения данной цели в настоящее время является автоматизация трудового процесса. Но у данного явления есть свои сложности, которые обусловлены спецификой управленческого труда, отличительной особенностью которого является его сложность и многообразие. Автоматизация управленческой деятельности изначально применялась только к некоторым вспомогательным операциям, так как управленческий труд, в первую очередь, это творческий и интеллектуальный процесс, который не поддается формализации. Но за счет того, что последнее десятилетие информационные компьютерные технологии активно развивались, появилось множество новых программных продуктов, а подходы к автоматизации управленческой деятельности изменились.

Чтобы любой современный руководитель мог преуспеть в современной рыночной экономике, ему нужно как можно чаще улучшать свои знания, расширяя свой кругозор, перенимая опыт коллег, применяя новые передовые технологии в области управления и обработки информации. Современным специалистам, которые работают в областях экономики (экономисты, бухгалтеры, финансисты) необходимо обладать знаниями экономических законов, владеть методами, которые позволяют эффективно управлять производством, проводить точный экономический анализ и заниматься менеджментом, контролем и аудитом [4]. После проведения реформы российской системы образования, специалистов начали обучать использованию в работе инновационных технологий еще во время обучения в университете [5].

Информационные технологии (ИТ) – это, в первую очередь, инструмент управления, предназначенный для улучшения координации и контроля над ходом бизнес-процессов при достижении целей. В современном мире, если предприятие не использует ИТ, то его деятельность не будет успешной.

Информационная система управления призвана решать задачи стратегического и тактического планирования, оперативного управления, бухгалтерского и налогового учета. Большинство учетных задач не требуют дополнительных затрат вторичной обработки данных оперативного управления. Использование оперативной информации, полученной за счет функционирования автоматизированной информационной системы, помогает руководителю решить многие проблемы, такие как сбалансированность материальных, финансовых и человеческих ресурсов предприятия, оценка результатов управленческих решений, совершенствование управления себестоимостью товаров и услуг и других.

Информационные системы управления способствуют решению задач, стоящих перед органами управления предприятия:

- повышение обоснованности принимаемых решений (с помощью оперативного сбора и обработки информации);

- обеспечение своевременности принятия решений по управлению предприятиям в современных нестабильных рыночных условиях;

- повышение роста эффективности управления (единый информационный фонд позволяет руководителям различных уровней получать актуальную и достоверную информацию, когда это необходимо);

- согласованность принятия управленческих решений на разных уровнях;

- обеспечение роста производительности труда (с помощью информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта).

У большинства организаций объемы перерабатываемой информации постоянно увеличиваются. Информационные технологии справляются с данным явлением и позволяют сократить сроки обработки такого потока данных. Автоматизированные информационные системы для ИТ – основная среда. Основные элементы данной среды- средства и способы для какого-либо преобразования данных. ИТ – это процесс, включающий четко регламентированные правила выполнения операций над информацией, которая обращается в информационной системе. Данный процесс зависит от многих факторов, отличающихся в зависимости от классификационных признаков. К таким признакам относятся: степень централизации технологического процесса, тип предметной области, степень охвата задач управления, класс реализуемых технологических операций, тип пользовательского интерфейса, способ построения сети.

Информационной системе управления следует фокусироваться не только на управлении бизнес-процессами, но и соединить в себе все уровни управления организацией. Выделяют три уровня управления: управление бизнес-процессами, управление проектно-конструкторскими разработками, управление технологическим процессом производства. Единство информационной системы управления предприятия дает доступ всем компонентам к данным, полученным или введенными на любом уровне системы.

Сама система управления предприятия состоит из: управляющей части и управляемых процессов. Управляющая часть оказывает некое влияние на управляемый процесс, но данной явление действует и в обратную сторону. Это связано с тем, что управляющей части необходимо сопоставить фактическое состояние управляемого процесса с целью управления для осуществления самого управления. Следовательно, оба элементы системы управления оказывают некое воздействие друг на друга, которое осуществляется через передачу информации. Это говорит о существовании некоего замкнутого информационного контура. Внутри данного контура происходит передача информация о состоянии управляемого процесса и о состоянии управляющих воздействий.

Таким образом, информационная система предприятия состоит из нескольких элементов, которые включают в себя информационный контур, средства сбора информации и каналы ее передачи, средства обработки и хранения информации, персонал, который занимается обслуживанием информационного контура.

Основными задачами информационной системы выступают:

- обеспечение процесса принятия управленческих решений;

- предоставление актуальной и достоверной информации вовремя;

- повышение эффективности системы управления;

- создание информационной и технической среды для осуществления управления предприятием;

- структурирование информации и т. д.

Система должна осуществлять управление производственным процессом и контроль отклонения параметров от допустимых значений. Также система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат, которая требует предварительного планирования себестоимости товаров и обязательного контроля каких-либо отклонений фактических затрат от плановых, чтобы можно было вовремя принять необходимые меры. Учет затрат должен позволять управленческому персоналу вести анализ. Более того, система должна рассчитывать смету затрат на производство на основе производственного анализа и нормативной себестоимости. Перед системой стоит важная задача – обеспечение единства данных финансового и управленческого учета.

Данные должны быть доступны всем, кому они необходимы, сразу после их ввода. В современных условиях функционирования любой организации это наиболее важно, так как необходим постоянный контроль и немедленное выявление различных изменений.

В организации принятие решений по информационным технологиям зависят от нескольких групп: высшее руководство, которое рассматривает ИТ как стратегическим потенциал их предприятия; специалисты, которые занимаются оптимизацией работы персонала и предприятия в целом; менеджеры отдельных хозяйствующих подразделений, которые используют ИТ для решений внутренних задач подразделений; менеджеры служб бухгалтерского (финансового) учета; поставщики ИТ; собственное информационно-технологическое подразделение.

Согласно мировому опыту, единая информационная система управления организацией должна включать в себя 3 элемента. Первым и наиболее важным элементом является система управления бизнес-процессами предприятия – система класса ERP (планирование ресурсов предприятия); к таким системам относится российская компания 1С, которая с 2014 года занимает большую часть российского рынка. Второй необходимый элемент, без которого невозможно существование единой информационной системы управления, – системы автоматизации проектно-конструкторской деятельности, основной задачей которых является обеспечение роста качества продукции. Последний элемент информационной системы – системы управления технологическим процессом производства. Для взаимодействия всех трех элементов необходимо связующее программное обеспечение.

Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях предприятия постоянно расширяют свой ассортимент, а технологии производства постоянно совершенствуются. Все это приводит к быстрому росту объема данных. Следовательно, предприятию необходимы современные методы и формы управления для повышения продуктивности своей деятельности. Чтобы информационные технологии управления действовали наиболее эффективно, необходимо проводить соответствующие изменения всей системы управления, которые должны включать в себя и совершенствование организационной структуры предприятия и внедрение процессного подхода к управлению. В современных условиях рыночной экономики и в современных условиях функционирования отдельного предприятия внедрение информационных технологий – это один из наиболее важных инструментов повышения качества системы управления предприятием.

2.3 Роль финансовой информации в принятии управленческих решений

Одним из вызовов к современному менеджменту является обеспечение эффективности управления в условиях неопределенности и риска, которые органически присущи рыночной среде функционирования и развития организации [15]. Управление является непрерывным информационным и коммуникационным процессом: для решения проблем в различных функциональных сферах деятельности менеджеры принимают управленческие решения, а для разработки и принятия решений требуется качественная и релевантная информация [7]. Аналитические процедуры в системе разработки, принятия и реализации управленческих решений являются одним из источников качественной информации и, соответственно, фактором обеспечения качества принимаемых решений.

Актуальность финансового анализа в системе управления обусловлена критической важностью всестороннего обоснования управленческих решений. Принятие управленческих решений и прогнозирование дельнейшее существование организации невозможны без учета текущего положения предприятия. Финансовый анализ в условиях рынка стал главным методом оценки экономики бизнеса. Практически все участники рыночной экономики применяют методы финансового анализа для принятия как тактических, так и стратегических решений. Он позволяет снизить степень неопределенности и риска, связанных с принятием финансовых решений [2].

Задачей финансового анализа является изучение основных показателей деятельности предприятия. Сюда входит оценка финансовой устойчивости, платежеспособности, ликвидности, деловой активности и т. п. с помощью полученных данных выявление перспектив дальнейшего развития хозяйствующего субъекта; прогнозирования дальнейшей динамики финансовых показателей [13].

Если руководитель верно решит все задачи финансового анализа, не будет допускать ошибок при проведении анализа, то получит объективную оценку текущего положения предприятия и будет иметь нужную, достоверную информацию для принятия успешных управленческих решений.

На результатах анализа финансовой отчетности основано принятие большого числа различных решений в области финансового менеджмента. Каждый субъект (пользователь) данных финансового анализа изучает информацию о деятельности организации в соответствии со своими конкретными интересами [6].

Информация о финансово-хозяйственной деятельности, состоянии имущества и финансов поступает руководителям из двух источников. В первую очередь, это формализованные системные источники информации. Сюда относятся преимущественно бухгалтерская и управленческая отчетность. Второй – внесистемные источники – результаты проверок по существенным отклонениям в финансово-хозяйственной деятельности. Для обеспечения надлежащего качества информации при принятии управленческих решений, данные полученные по обоим источникам, должны пройти через определенные аналитические процедуры, соответствующие целям организации и потребностям пользователей, находящихся на различных уровнях управления.

При проведении финансового анализа важную роль играет опыт, уровень знаний аналитика. В нашей стране нет единой методики проведения финансового анализа. Многие термины к нам перешли из разных стран, и при переводе один и тот же финансовый показатель обозначается разными терминами (к примеру, «точка безубыточности» и «мертвая точка»; «собственные оборотные средства», «работающий оборотный капитал», «чистый оборотный капитал»). Это загромождает терминологическую базу российской экономической науки, усложняя её изучение и применение знаний на практике, создает таким образом, семантическую проблему и снижает эффективность коммуникационных процессов [4].

Еще одним недостатком при оценке финансового положения предприятия является неполнота информации. В финансовой отчетности, например, не указывается какие заказы предприятие не смог выполнить по каким-либо причинам. Так же организация может скрыть некоторую информацию в бухгалтерской отчетности, чтобы избежать налогов. В связи с этим становится практически невозможно проводить корректный анализ, а качество управленческих решений, принятых на основании такого анализа, резко снижается.

При оценке финансового положения проводится анализ структуры актива баланса, то есть оценивается состояние активов и наличие средств для погашения. Здесь тоже возникает противоречие, так как активы отражаются по фактической стоимости, а учет активов может проводиться спустя много лет, также в период инфляции или дефляции. В этих случаях учет активов по фактической стоимости приведет к расхождению между учетной ценностью и текущей ценностью в реальных экономических условиях. Если аналитик не будет учесть все эти факторы, полученные данные будет недостоверными и принять управленческие решения с этой информацией нецелесообразно.

Еще одним недостатком является тот фактор, что результаты финансового анализа всегда запаздывают, что не позволяет оперативно реагировать на негативную ситуацию путем корректировки ранее принятых управленческих решений. Причина этого – получение руководством организации аналитической информации о результатах финансового анализа лишь после составления годовой бухгалтерской отчетности, для чего законодательством установлен трехмесячный срок после отчетной даты. Нужно заметить, как правило, результаты финансового анализа недостаточны для принятия всей совокупности внутренних управленческих решений [6].

Это далеко не полный список проблем, с которыми сталкивается аналитик при проведении финансового анализа предприятия.

Итак, с помощью финансового анализа дается оценка финансового состояния, финансовых результатов, эффективности и деловой активности анализируемого предприятия, выявляются факторы и причины достигнутого состояния и полученных результатов. На основе этих данных принимаются управленческие решения, которые позволяют разработать систему мероприятий по улучшению деятельности. Важно отметить, обеспечить эффективное функционирование организаций возможно только при экономически грамотном управлении их деятельностью, которое во многом определяется умением ее объективно анализировать.

Приведенные в данной работе подходы, суждения и выводы больше востребованы в теории принятия оптимальных решений, в рамках которой создается и описывается нормативная технология принятия решений. В современной теории принятия решений сочетаются не только чисто научные методы, но и относящиеся к искусству принятия решений, то есть организационные, интеллектуальные и психологические способности и опыт людей. По этой причине, на ряду с теорией принятия оптимальных решений развивается и психологическая теория принятия решений, которая изучает поведение людей в процедурах управленческих решений.

Формирование информационной модели принятия управленческих решений на примере образовательной организации

Современная система образования, действующая в режиме постоянного реформирования, требует осуществления новых подходов к управлению, предполагающих усиление его конкретных функций, разработку вариантных структурных моделей, внедрение новых технологий, а также научное обоснование планируемых управленческих действий.

Анализ ситуации в управлении многоуровневой образовательной организации как сложной социально-экономической системы показывает, что методы принятия управленческих решений на основе организации работы, сформировавшиеся у большинства руководителей в прежних условиях управления, становятся недостаточными для выполнения усложнившихся управленческих функций. Решение задач управления в сложных системах в настоящее время лежит в сфере проектирования корпоративных информационных систем. Однако в управлении образовательной организации есть особенности, которые препятствуют непосредственному внедрению комплексных информационных систем.

Для повышения эффективности управления образовательной организацией необходимо дополнительное исследование процессов принятия управленческих решений, а также оригинальная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений при управлении образовательной организации с учетом большинства трудностей при внедрении и использовании: дефицит времени; перегрузка педагогических работников и администрации образовательного учреждения; частые изменения нормативно-правовой базы; отсутствие централизованного обеспечения информацией; отсутствие кадров с необходимым уровнем владения информационной компетенцией.

Основной функцией любой системы поддержки принятия решений является обеспечение необходимым количеством информации процесса поддержки принятия решений в конкретной предметной области. Информационная потребность руководителя образовательной организации определяет ряд задач, решение которых предоставляет информационную поддержку при выполнении функции руководителя. Основными задачами являются:

‒ анализ и оценка алгоритмов управления;

‒ выбор наилучшего варианта;

‒ влияние факторов среды.

Разработка и принятие управленческих решений, являясь одним из связующих процессов, пронизывает всю управленческую деятельность. Поэтому эффективность управления во многом зависит от его качества. Факторы, которые обуславливают качество управленческих решений, весьма разнообразны и могут иметь организационный, экономический, методологический и психологический характер.

В образовательных организациях невысокое качество управленческих решений обусловлено негативным влиянием организационных причин. Среди них можно отметить следующие:

1. Способы получения информации не гарантируют их достоверности, так как используются неунифицированные формы запросов, которые не имеют однозначной трактовки и к тому же система управления в самом образовательном учреждении допускает получение одной и той же информации от разных структур с учетом еще низкой исполнительской дисциплины исполнителей.

2. На уровне образовательного учреждения собирается различная информация под конкретные запросы, и в дальнейшем полученные данные остаются без использования.

3. Информации, полученной в ходе выполнения запроса, редко дается аналитическая интерпретация, в связи с отсутствием времени и в результате решения принимаются без учета существующих закономерностей и тенденций.

Процесс исполнения управленческого решения включает следующие этапы:

1. Подготовка управленческого документа.

2. Исполнение управленческого документа.

3. Контроль исполнения управленческого документа.

Все в совокупности является основанием для разработки и реализации информационной модели управления, способствующей повышению эффективности процесса управления в образовательном учреждении. Повышение эффективности управления может быть достигнуто за счет следующих факторов:

1. Своевременного обеспечения оперативной информацией СП учебного заведения и принятия управленческих решений.

2. Снижения прямых и обратных потоков информации и сокращения дублирования.

3. Быстрого получения и обработки отчетности.

4. Централизованного хранения и оперативного использования нормативно-правовой базы, информации о материально-техническом обеспечении, кадровом составе учебной организации, сроках прохождения педагогическими кадрами курсов повышения квалификации, опыте работы педагогов учебного заведения и др.

5. Снижения затрат времени на осуществление функций анализа, контроля и подготовки текущей информации.

6. Использования новых форм предоставления информации, реализации системы компьютерного сопровождения механизмов оценки качества образования.

Все отношения, складывающиеся внутри информационного пространства школы, в первую очередь обусловлены процессами передачи информации, то есть движением информационных потоков, и на их основе принятием решений. Базой для принятия решений является информационно-аналитическая деятельность.

Перечень мероприятий поэтапно и механизмы исполнения управленческих решений, а также последовательность выполнения этапов приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Схема механизмов и последовательность исполнения решения

№ п/п	Наименование этапа	Механизм исполнения	Этапы исполнения
1	Этап подготовки управленческого решения	‒ регламент работы служб.	‒ сбор информации по направлениям; ‒ варианты альтернативных решений проблем; ‒ определение круга согласовывающих лиц; ‒ определение срока исполнения и возможности контроля исполнения решения; ‒ согласование с должностными лицами корректировки решения
2	Этап исполнения управленческого решения	‒ база унифицированных форм; ‒ программное обеспечение; ‒ регламент работы служб.	‒ выбор необходимой унифицированной формы; ‒ заполнение выбранной формы с использованием базы данных; ‒ использование информационного обеспечения; ‒ организация координации работы структурных подразделений управления при принятии решения; ‒ определение целевой аудитории влияния принятого решения.
3	Этап контроля исполнения решения	‒ журнал контроля исполнения.	‒ установление обратной связи; ‒ контроль своевременного исполнения; ‒ контроль полноты исполнения; ‒ контроль качества исполнения.

Методика моделирования совокупной системы требований к образовательной организации процесса принятия управленческого решения включает четыре этапа:

‒ исследование влияния факторов научно-технического прогресса на повышение требований к принятию управленческих решений;

‒ выявление закономерностей влияния изменений условий труда управленческого персонала на принятие решений;

‒ проектирование требований к процессу принятия управленческих решений;

‒ разработку рекомендаций по совершенствованию процессов принятия управленческих решений в образовательной организации.

Систему принятия управленческих решений целесообразно представить в виде основных блоков и критериев, отражающих ключевые моменты работы административно-управленческой команды.

Рисунок 3 - Модель принятия управленческих решений
в образовательной организации

Для своевременного и обоснованного принятия решения необходима достоверная информация о нормативах и ограничениях, которые регламентируют управленческую деятельность, о располагаемых ресурсах, о возможных стратегиях реализации решения.

Эти данные находятся в базе данных и составляют информационную основу системы поддержки принятия решений. Функциональная структура системы поддержки принятия решений представлена на рис. 4.

Рисунок 4 - Структура системы поддержки принятия решений

В системе поддержки принятия решений руководителю, который принимает решения, предлагается выбирать наиболее предпочтительное решение на основе интервальной шкалы полезности показателей, для построения которой необходимо провести парное сравнение интервалов на каждой шкале.

Даже при небольшом числе вариантов возникает большое число возможных операций сравнения. Поэтому руководителю предлагается определить относительную важность тех или иных показателей и оценить характер изменения ценности свойства на шкале каждого показателя.

Построенная информационная модель принятия решений иллюстрирует, что она позволяет обеспечить руководителя и другие кадры формирования управленческих решений достоверной, актуальной и достаточной информацией. Активное её использование оказывает положительный эффект при осуществлении управленческих действий: планирования, организации, руководства и контроля.

Процесс создания и внедрения информационной модели управления показывает, что сама процедура введения и активного использования обладает обучающим эффектом. Позволяет руководителю повысить свою ИКТ-компетентность, переосмыслить и оценить возможности современных средств обработки информации, получить новые знания из теории управления базами данных и информационных систем, которые ведут остальные сотрудники образовательного учреждения, более детально изучить приоритетные направления информатизации образования и увидеть перспективы развития.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе работы над темой курсовой работы, нам стало известно, что эффективность управляемого объекта рассматривается в качестве главного критерия результативности управления. Проблема эффективности – составная часть использования управленческого потенциала, т.е. совокупности всех ресурсов системы управления. Эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, достигает запланированных результатов.

Очень важным моментом является определение проблем организации, выявление причинно – следственных связей, а также путей их решения. Сложности компании - это зеркало ее потребностей. Например, проблема заключается в нехватке сырья. Нужно определить в связи, с чем она возникла (поставщики, нерациональное использование ресурсов), проанализировать пути ее решения, задействуя при этом внутренние и внешние возможности. Стоит помнить о том, что цели должны быть реальными, а пути их достижения – опираться на логические выводы о причинах возникновения потребностей. Другими словами, повысить эффективность управления можно лишь ставя пред собой четкие задачи и определяя пути их решения, основываясь на полном анализе проблемы.

Каждому руководителю известно то, что добиться результатов без заинтересованности и активного участия в процессе сотрудников компании невозможно. Даже имея большие финансовые возможности, но пассивный персонал, нельзя говорить о перспективе развития организации. Мотивировать сотрудников можно многими способами. К ним относятся повышения заработной платы, премирования, карьерный рост, системы штрафов и наказаний, социальные блага и прочее.

Эффективность управления также зависит от принятия управленческих решений. Они должны быть максимально продуманными и предусматривать все возможные варианты развития событий. Для того чтобы оценить происходящий процесс нужно постоянно вести контроль над всеми действиями в компании. Это позволит увидеть качество работы сотрудников и руководителя в динамике. Развитие предприятия возможно только при максимально эффективном использовании всех его ресурсов, поиске возможностей их восполнения.

Итак, процесс принятия решений с точки зрения рационального использования времени следует усовершенствовать. Важнейшими моментами такого усовершенствования можно считать следующие:

1. Следует принимать множество решений, которые имеют общие подходы при их реализации;

2. На этапе принятия окончательного решения, принятое решение должно быть безальтернативным;

3. Нельзя допускать наложения решений друг на друга, т.е. не следует принимать несколько решений по одному и тому же вопросу;

4. Решения нельзя переносить;

5. Обычное перепоручение исполнения решения от одного лица другому следует изжить;

6. Решение должно соответствовать уровню организации и сотрудничества;

Таким образом, решения должны быть эффективными. Это означает, что надо шире привлекать в процесс принятия решений руководителей и других лиц, имеющих прямое к ним отношение.

CПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

1. Балдин К.В. Управленческие решения, М.: «Дашков и К», 2012. — 496 с.
2. Батрик Р. Техника принятия эффективных управленческих решений, Спб: «Питер», 2014. — 416 с.
3. Богданов А.А. Теория организации и ее место в системе знаний [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://library.tuit.uz
4. Бочкарев А., Кондратьев В., Краснова В., и др. 7 нот менеджмента.- 5-е изд., доп.- М.: ЗАО «Журнал Эксперт», ООО «Издательство ЭКСМО», 2013.- 656 с.
5. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2013. – 504с.
6. Карпов А.В. Психология принятия управленческого решения. – М.: Юрист, 2014. – 602 с.
7. Колпаков В.М. Теория и практика принятия управленческих решений. - К: МАУП, 2013. – 504 с.
8. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения. - М: Дело, 2013. – 440 с.
9. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: пер. с англ.– М.: Дело, 2013. – 720с
10. Науман Э. Принять решение, но как? - М.: Мир, 2012. - 198 с.
11. Общий менеджмент: Концепции и комментарии: учеб./ Дятлов А.Н., Плотников М.В., Мутовин И.А. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2012. – 400с.
12. Орлов А.И. Теория принятия решений Учебное пособие. - М.: Издательство "Март", 2012. – 384 с.
13. Румянцева, З. П., Соломатин, Н. А., Акбердин, Р. З. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА – М, 2013. – 310 с.
14. Сироткина И. Как Генеральному Директору принимать решения // Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. - 2012. - №10.
15. Теория управления: Учебник / Под ред. Ю.В. Васильева, Н.В. Парахиной, Л.И.Ушвицкого. 2-е изд., доп. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 548 с.
16. Травин В. Подготовка и реализация управленческих решений, М.: «Дело», 2014. — 80 с.
17. Управление современной компанией / под ред. Б. Миллера и Ф. Лииса. – М.: ИНФРА-М , 2013. – 290 с.
18. Управленческие решения / под ред. Шишкова Г.А. - М: Ипполитова, 2012. – 352 с.
19. Фатхутдинов, Р. А. Разработка управленческого решения. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012. – 180 с.
20. Фахрутдинова А.З., Бойко Е.А. Разработка управленческого решения. – Новосибирск: СибАГС, 2012. – 140 с.;