ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ БИЗНЕСС ПРОЦЕССА СКЛАДСКОГО УЧЕТА

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В определенный момент развития каждая организация, занимающаяся оптовой торговлей, сталкивается с необходимостью автоматизации своей деятельности. При этом на систему автоматизации возлагается множество решаемых задач. Часть задач зависит от конкретных потребностей организации, а часть является необходимой составляющей, которой должна обладать комплексная автоматизация торговли.

Информационная система, которая обеспечивает автоматизацию оптовой торговли, должна являться связующим звеном между всеми подразделениями. Другими словами, такая система предоставляет организации общее информационное хранилище, которое предоставляет легкий и удобный доступ к хранящимся данным для каждой категории сотрудников. При этом информационная система исключает возможность утери важной информации и возникновение других проблем за счет грамотного «структурирования». Комплексная автоматизация торговли предоставляет возможность получить удобный каталог товаров, расценок, список имеющихся поставщиков и основных клиентов, что уже само по себе дает ощутимые преимущества и позволяет сократить временные затраты на поиск нужной информации.

Объединение данных в комплексную систему не является единственной функцией, которую выполняет автоматизация оптовой торговли. Необходимо отметить и дополнительные возможности работы с товаром, а именно учет товаров, т.е. детали его хранения на складе (автоматизация склада), номенклатуру и прочее. При этом важной особенностью остается обработка данных по конкурентам. Комплексная автоматизация торговли дает возможность сравнивать цены, оценивать качества товаров и, соответственно, менять политику организации в нужном направлении, повышая конкурентоспособность.

Автоматизация оптовой торговли упрощает расчеты, производимые внутри организации. Система автоматизации способна помочь в ведении бухгалтерского и налогового учета, также может быть использована в расчете заработной платы сотрудников. Комплексная автоматизация торговли – это единый центр организации, полезный и незаменимый инструмент при ведении бизнеса.

ГЛАВА 1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ БИЗНЕСС ПРОЦЕССА СКЛАДСКОГО УЧЕТА

1.1 Постановка задачи

Оптовая торговая деятельность – это общественно-полезная деятельность, включающая сбыт товаров организациям, которые приобретают их для использования в собственном бизнесе или для перепродажи. Оптовая торговля оказывает услуги производителям и розничной торговле. В результате деятельности оптовой торговли товар приближается к потребителю, но не попадает в сферу личного потребления. Задача оптовой торговли – планомерно регулировать товарное предложение в соответствии со спросом, т.е. удовлетворять потребности розничных организаций в поставках определенного объема товаров в оговоренные сроки.

Автоматизация оптовой торговли необходима для координирования процессов продаж и закупок, управления запасами и финансами организации, а также взаимоотношениями с клиентами. Автоматизация оптовой торговли способствует уменьшению риска срыва поставок и поддержанию оптимального уровня складских запасов.

Оптовые торговые предприятия представляют сеть структурных образований всех форм собственности, осуществляющих коммерческое посредничество между производством товаров и розничной торговлей. Покупателями являются промышленные предприятия, оптовая торговля, розничная торговля, рынок государственных учреждений и международный рынок.

Оптовые торговые предприятия можно классифицировать следующим образом.

1. По масштабу и характеру деятельности:

а) Общенациональные (федеральные) предприятия – I уровень. Они формируют каналы товародвижения для крупных производителей продукции и создают условия для выхода на российский рынок зарубежных поставщиков.

б) Межрегиональные предприятия – II уровень. В целях бесперебойною снабжения товарами в связи с географическими особенностями страны эти предприятия осуществляют досрочный завоз товаров в районы Крайнего Севера, Дальнего Востока.

в) Региональные оптовые предприятия – закупают товары у оптовых предприятий федерального уровня и у местных товаропроизводителей и доводят их до розничных торговых предприятий, так как наиболее точно определяют зону своего влияния на рынке.

По количеству сотрудников:

а) Малые (до 50 работников).

б) Средние (от 50 до 100 человек).

в) Крупные (свыше 100 человек).

По товарной специализации с товаром:

а) Специализированные предприятия осуществляют закупку и продажу товаров одной или нескольких товарных групп, объединенных однородными потребительскими свойствами и назначением. Если оптовое торговое предприятие специализируется на торговле определенным товаром, то его называют дилером, если специализируется на торговле товарами определенного производителя – официальным дилером.

б) Узкоспециализированные предприятия, осуществляют закупку и продажу отдельных подгрупп или даже видов товаров.

в) Универсальные оптовые торговые предприятия, осуществляют закупку и продажу универсального ассортимента (разные товарные группы товаров).

г) Смешанные, занимаются реализацией как продовольственных, так и непродовольственных товаров.

д) Комбинированные – производят закупку и продажу нескольких товарных групп, которые связаны комплексностью (общим спросом) – товары для сада и огорода.

По роли в оптовой торговле и характеру совершаемых операций:

а) Независимые оптовые торговые предприятия, приобретающие право собственности или право хозяйственного ведения на товар, реализуемый с их участием.

б) Посреднические организации, не приобретающие вещных прав на товар, а оказывающие услуги по доведению товара от изготовителя до потребителя.

в) Организации – специальные участники оптового оборота – товарные биржи, оптовые ярмарки, выставки, аукционы, торги, оптовые рынки.

По формам собственности и ведомственной принадлежности:

а) Коллективные.

б) Частные.

По сфере территориального обслуживания оптовые предприятия подразделяются на районные, межрайонные, городские, областные, краевые, республиканские, межобластные и межреспубликанские.

Оптовая торговля располагает обширной сетью предприятий, которые являются основными рыночными структурами. Они осуществляют коммерческую и посредническую деятельность по купле-продаже товаров и оказывают различные услуги по организации оптового оборота.

Оптовая торговля осуществляется через:

а) Мелкооптовые предприятия.

б) Оптовые базы.

в) Склады.

Мелкооптовые предприятия представляют собой помещения, где наряду с хранением товаров осуществляются расчетные операции с покупателями. Они позволяют приблизить товары к потребителю, организовать их продажу в удобном для покупателя месте. Мелкооптовые предприятия ориентированы на владельцев небольших магазинов, павильонов, палаток, ларьков, закупающих товары небольшими партиями.

Оптовая база – это предприятие оптовой торговли, на котором осуществляются торгово-технологические операции по закупке, хранению и продаже товаров крупными партиями для последующей перепродажи розничным торговым предприятиям.

Склад – это место складирования и хранения товаров. Товарный склад может функционировать как самостоятельное предприятие оптовой торговли и входить в состав его как структурное подразделение.

Товарные склады оптовых баз составляют основной комплекс их сооружений и являются их основным функциональным подразделением.

Совокупность складов и оборудование, имеющееся на них какой-нибудь организации или системы, представляет собой складское хозяйство складской организации или какой-либо системы в целом.

Функции склада определяются процессами движения товаров и играют большую роль в получении прибыли для организации. Рассмотрим функции склада для выявления объектов автоматизации:

1. Образование товарных запасов. При осуществлении этой функции происходит непрерывный процесс обращения. Постоянное расходование товарных запасов постоянно компенсируется за счет поступления новых партий товаров. На складах поддерживается постоянный запас и исключаются перерывы и перебои торговли этими товарами;

2. Хранение товаров. Хранение должно обеспечивать сохранность количества и качества товаров;

3. Проверка качества товаров, поступающих на склад. Склады обязаны контролировать качество поступающих товаров и, тем самым, препятствовать поступлению некачественных товаров в розничную сеть, и оказывать воздействие на поставщиков с целью улучшения качества товара.

В данной работе объектом автоматизации является оптовый склад (ИП Попов Е.И.). Основным видом деятельности склада является оптовая торговля продовольственными товарами. Реализация товара производится со склада.

Организационная схема управления оптовым складом представлена на рисунке 1.

Для определения модели автоматизации рассмотрим схему работы оптового склада (рисунок 2).

Директор

Бухгалтерия

Отдел кадров

Склад

Отдел отгрузки

Отдел приемки

Кладовщик

Кладовщик

Зам. директора

Финансовый отдел

Грузчик

Грузчик

Отдел закупок

Служба безопасности

Заведующий

Заведующий

Администратор

Рисунок 1 – Организационная схема управления оптовым складом.

Процесс, работы склада весьма сложен, поскольку требует полной согласованности функций снабжения запасами, переработки груза и физического распределения заказов. Содержание процессов на складе:

1. Разгрузка и приемка.

2. Складская транспортировка.

3. Складирование и хранение.

4. Комплектация заказов.

5. Транспортировка и экспедиция заказов.

6. Сбор и доставка порожних товар носителей.

7. Информационное обслуживание склада.

1. Разгрузка и приемка грузов операций ориентируется на условия поставки заключенного договора. Соответственно подготавливаются места разгрузки под указанное транспортное средство (трейлер, фура, контейнер) и необходимое погрузочно-разгрузочное оборудование. Проводимые на данном этапе операции включают:

а) Разгрузку транспортных средств.

Рисунок 2 – Схема работы оптового склада.

б) Контроль документального и физического соответствия заказов поставки.

в) Документальное оформление прибывшего груза через информационную систему.

г) Формирование складской грузовой единицы.

2. Складская транспортировка предполагает перемещение груза между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу. Эта операция выполняется с помощью подъемно-транспортных машин и механизмов.

3. Складирование и хранение правильное размещение грузов по местам хранения и их хранение – важнейшие задачи работников складов. Для ускорения работ по размещению грузов по местам хранения при их поступлении на склад и последующего быстрого их нахождения при отпуске рекомендуется производить маркировку стеллажей, полок, ячеек и др. соответствующими условными обозначениями. Для больших складов в целях облегчения работы рекомендуется иметь развернутые схемы размещения стеллажей с их маркировкой.

Хранение грузов на складе должно обеспечить их качественную и количественную сохранность. Работники склада должны знать свойства хранимых грузов и выполнять все требования условий и техники их хранения. Условия хранения – окружающая среда (температура, влага, свет и др.), в которой товары и продукция хранятся на складе. Под техникой хранения понимаются порядок и способы хранения и укладки грузов, которые зависят от их физико-химических свойств.

Материалы должны храниться по сортам, размерам и партиям поступления. Для обеспечения этого условия необходимо для каждого сорта и размера иметь определенное место хранения: стеллаж, полку, ячейку, ящик и т.д. – и укладывать наиболее ходовую продукцию ближе к выходу. Однородные грузы, поступившие на склад в разные сроки, необходимо размещать рядом, но таким образом, чтобы ранее поступившие грузы можно было отпускать в первую очередь.

Емкость складов и приспособлений для хранения грузов должна быть использована максимально. При этом необходимо, что бы приспособления для хранения грузов и их расположение на складе давали возможность легко проверять, перекладывать и обновлять в них грузы.

Рассортированные по сортам и размерам, и уложенные на поддоны, грузы доставляются к местам своего хранения и укладываются в стеллажи или штабеля.

Для обеспечения правильного хранения материальных ценностей требуется организовать качественный учет их на складе. Его основная задача – обеспечить сохранность. При помощи учета можно выявить избыточные и неходовые позиции продукции, а так же анализировать остатки и степень оборачиваемости отдельных видов продукции. Постоянный количественный учет грузов на складах осуществляется по карточкам складского учета.

Процесс складирования и хранения включает:

а) Закладку груза на хранение.

б) Хранение груза и обеспечение соответствующих для этого условий.

в) Контроль за наличностью запасов на складе, осуществляемый через информационную систему.

4. Комплектация (комиссионирование) заказов и отгрузка процесс комплектации сводится к подготовке товара в соответствии с заказами потребителей. Комплектация и отгрузка заказов включают:

а) Получение заказа клиента (отборочный лист).

б) Отбор товара каждого наименования по заказу клиента.

в) Комплектацию отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его заказом.

г) Подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель).

д) Документальное оформление подготовленного заказа и контроль подготовки заказа.

е) Объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспортных накладных.

ж) Отгрузку грузов в транспортное средство.

Комиссионирование заказов клиентов проводится в зоне комплектации. Подготовка и оформление документации осуществляется через информационную систему. Адресная система хранения позволяет указывать в отборочном листе место отбираемого товара, что значительно сокращает время отборки и помогает отслеживать отпуск товара со склада.

При комплектации отправки благодаря информационной системе облегчается выполнение функции объединения грузов в экономичную партию отгрузки, позволяющую максимально использовать транспортное средство. При этом выбирается оптимальный маршрут доставки заказов. Отгрузка ведется на погрузочной рампе (требование к проведению эффективной отгрузки аналогичны требованиям к разгрузке).

5. Транспортировка и экспедиция заказов могут осуществляться как складом, так и самим заказчиком. Наиболее распространена и экономически оправданна централизованная доставка заказов складом. В этом случае благодаря унитизации грузов и оптимальным маршрутам доставки достигается значительное сокращение транспортных расходов и появляется реальная возможность осуществлять поставки мелкими и более частыми партиями, что приводит к сокращению ненужных страховых запасов у потребителя.

6. Сбор и доставка порожних товар носителей играют существенную роль в статье расходов. Товар носители (поддоны, контейнеры, тара-оборудование) при внутригородских перевозках чаще всего бывают многооборотные, а потому требуют возврата отправителю. Эффективный обмен товар носителей возможен лишь в тех случаях, когда достоверно определено их оптимальное количество и четко выполняется график обмена ими с потребителями.

7. Информационное обслуживание склада предполагает управление информационными потоками и является связующим стержнем функционирования всех служб склада. В зависимости от технической оснащенности управление информационными потоками может быть, как самостоятельной системой (на механизированных складах), так и составной подсистемой общей автоматизированной системы управления материальными и информационными потоками (на автоматизированных складах). Информационное обслуживание охватывает:

а) Обработку входящей документации.

б) Предложения по заказам поставщиков, оформление заказов поставщиков.

в) Управление приемом и отправкой.

г) Контролирование наличности на складе.

д) Прием заказов потребителей.

е) Оформление документации отправки.

ж) Диспетчерскую помощь, включая оптимальный выбор партий отгрузки и маршруты доставки.

з) Обработку счетов клиентов.

и) Обмен информацией с оперативным персоналом и верхним иерархическим уровнем.

к) Различную статистическую информацию.

Актуальность задачи автоматизации учета товаров на складе вызвана необходимостью постоянного контроля за движением товаров. Автоматизация – это не только средство тотального учета товара в интересах предпринимателя, но это еще и способ повышения скорости и качества обслуживания клиентов. Программное обеспечение с подключенным торговым оборудованием позволяет вести учет товара в любой момент его поступления, перемещения, продажи и возврата от покупателя.

В качестве постановки задачи выступает разработка информационной подсистемы учета товаров на оптовом складе ИП Попов Е.И.

Предметной областью является учет товаров.

Разрабатываемая подсистема должна позволять вести:

1. Учет поступления товаров.
2. Ведение документов, регламентирующих работу склада (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, акт списания и др.).

Информационная подсистема, имеющая в своей основе базу данных должна обеспечивать детальный учет поступления товаров.

Пользователями информационной подсистемы являются операторы (кладовщики) и руководящий персонал.

Ограничения исследуемой предметной области:

1. Номера выдаваемых счет-фактур уникальны и не подлежат изменению.

2. У поставщиков номера счет-фактур могут совпадать.

3. Реквизиты поставщиков могут меняться.

4. Поставщик может поставлять несколько наименований товаров.

5. Разные поставщики могут поставлять одинаковую продукцию.

6. Количество продукции может измеряется не целым числом.

7. У товара одна единица измерения.

1.2. Документы, регламентирующие работу склада

Поступление товаров на склад должно сопровождаться соответствующими первичными документами. К ним относится товарная накладная или товарно-транспортная накладная, которая содержит все необходимые реквизиты, а это наименование покупателя и поставщика, их адреса и все необходимые сведения о товаре (цена, количество, наименование).

Также в качестве сопроводительных документов к товарам могут использоваться счет-фактура с выделенным НДС и счет для оплаты товара.

При поступлении на склад товары могут учитываться несколькими способами:

1. По учетным ценам.

2. По покупным ценам.

3. По фактической себестоимости.

4. По продажным ценам.

Учет по учетным и покупным ценам чаще встречается на предприятиях оптовой торговли или производственных. На предприятиях розничной торговли учет ведется либо по фактической себестоимости, либо по продажным ценам.

Товары, поступающие на оптовый склад ИП Попов Е.И. имеют следующие сопроводительные документы.

Товарно-транспортная накладная – для сопровождения товара и расчета за их перевозки, приема товара на склад.

Счет-фактура – это документ бухгалтерской отчетности, на основании которого организация-получатель оплачивает стоимость приобретаемого товара в банке. Счет фактура принимается к оплате банком в течение срока, указанного в документе (как правило, в течение 5 банковских дней).

Журнал складские документы – регистрируются документы, проходящие на складе.

Накладная перемещения – специальный вид документов, предназначений для оформления внутренних перемещений товаров в фирме с одного склада на другой. Реквизит документа – это все данные, которые этот документ содержит: номер документа, наименование документа, контрагент, наименование товара, количество, единицы, сумма.

Возвратная накладная – предназначена для списания товара со склада.

Журнал претензии – предназначен для отзывов и предложений по работе предприятия в целом от покупателей и поставщиков.

Акт списания предназначен для списания товаров не пригодных для реализации.

ГЛАВА 2.РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ СКЛАДСКОГО УЧЕТА

2.1. Модель автоматизации учета товаров

В современной практике моделирования управленческой и производственной деятельности для обозначения объектов моделирования принято использовать термин «бизнес-процесс». Описание бизнес-процессов представляет логическую схему взаимосвязи прецедентов, которые определяют, функциональность подсистемы. Это позволяет полностью описать бизнес-процесс. Разработка модели автоматизации предусматривает построение физической, организационной диаграмм, а также диаграммы прецедентов и действий.

Структурная часть модели автоматизации учета товаров на оптовом складе будет включать в себя организационную диаграмму оптового предприятия (рисунок 1) и физическую диаграмму (рисунок 3).

Организационная диаграмма – это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами (рисунок 1).

Выделим основных внешних контрагентов оптового склада. Внешние контрагенты: «Поставщик», «Покупатель», «Банк», «Управляющая компания (ЖКХ)», «Транспортная компания» (рисунок 3).

Рисунок 3 – Физическая диаграмма оптового предприятия.

Динамическая часть модели автоматизации учета товаров на оптовом складе будет включать выделение и описание бизнес процессов, составление диаграмм прецедентов и действий.

На основании описания деятельности оптового склада, изложенного в первой главе, можно выделите основные бизнес-процессы.

1. Складирование и хранение.

2. Разгрузка и прием товара.

3. Комплектация.

1. Бизнес-процесс «Складирование и хранение» включает следующие прецеденты:

а) Прецедент « Прием товара», включающий в себя все этапы, связанные с разгрузкой и оприходованием товара.

б) Прецедент «Внутрискладское перемещение», включает в себя перемещение товара между зонами склада.

в) Прецедент «Комплектация», включает все этапы по подготовке товара в соответствии с заказами потребителей.

На основе выделенных прецедентов построим диаграмму прецедентов (рисунок 4).

Рисунок 4 – Диаграмма прецедентов «Складирование и хранение».

2. Бизнес-процесс «Разгрузка и прием товара».

Прием товара осуществляется следующим образом.

а) Организация приемки товаров – по прибытию груза кладовщик просматривает договор с поставщиком и организовывает приемку товара, создает все необходимые условия для приемки груза.

б) Прием товара – кладовщик осуществляет приемку груза, проверяет количества привезенного товара в соответствии со счет-фактурой и составляет первичный акта о приемке товара.

в) Проверка качества привезенных товаров – на данном этапе кладовщик проводит проверку качества товара, производя его осмотр. В зависимости от объема поставки проверяется либо вся партия, либо производится выборочная проверка. Если в процессе проверки части партии будут выявлены дефекты, тогда необходимо проверить всю партию детально. Если при проверке претензий обнаружено не было, тогда необходимо окончательно оформить акт о приемке товара, иначе составить список претензий.

г) Выставление претензий – шаг включает выставление претензий поставщику товаров, основанных на расхождении в качестве и характеристиках товара, заявленных в договоре. Претензию выставляет заведующий отдела закупок на основании договора с поставщиком и списка претензий, полученного от кладовщика.

д) На основании общего описания бизнес-процесса «Прием товара» составим диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме следуют в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса (рисунок 5).

Рисунок 5 – Диаграмма действий для прецедента «Приемка».

3. Бизнес-процесс «Комплектация».

Комплектация проводится следующим образом.

а) Отбор товара по наименованию для каждого клиента. Кладовщик производит отбор продукции одновременно для нескольких потребителей по общему отборочному листу. Выбранный товар перебрасывается на участок комплектования заказов

б) Комплектация отобранного товара для конкретного клиента – осуществляется в соответствии с потребительским заказом из разнообразного ассортимента товаров, который имеется на складе в данный момент.

в) Проверка соответствия отобранного товара – заведующий отделом отгрузки проверяет товар, отобранный и укомплектованный кладовщиком по отборочному листу.

Рисунок 6 – Диаграмма действий для прецедента «Комплектация».

г) Отгрузка груза в транспортное средство. После проверки верности комплектации товаров в соответствии с клиентскими заказами. Груз укладывается в многоразовую упаковку. Так же для каждого заказа составляется накладная, существование которой способствует повышению ответственности сотрудников склада за точность комплектования партии и активизирует процесс приемки продукции в магазинах.

На основании описания бизнес-процесса «Комплектация» составим диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними.

Операции на диаграмме (рисунок 6) следуют в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.

2.2. Формализация предметной области

Формализация предметной области «Учет товаров» по форме DFD. В основе методологии лежит метод диаграмм потоков данных (Data Flow Diagram). Данные диаграммы призваны описывать процессы преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю.

Как и для диаграмм SADT, здесь присутствует целая иерархия диаграмм, в которой диаграммы нижнего уровня детализируют диаграммы верхнего уровня.

Диаграммы верхнего уровня определяют основные процессы и подсистемы информационной системы с внешними входами и выходами. Далее путем декомпозиции диаграммы детализируются.

В результате возникает иерархия диаграмм, на самом нижнем уровне которой описаны элементарные процессы.

Основными компонентами диаграмм DFD являются: внешние сущности; системы и подсистемы; процессы; накопители данных; потоки данных.

Диаграмма DFD разработанная с помощью BPWin представлена на рисунке 7.

В данной работе активные объекты: бухгалтер; грузоотправитель; руководитель; материально-ответственное лицо (МОЛ).

Пассивные объекты: склад; товар; журнал учета накладных; товарно-транспортная накладная.

Рисунок 7 – Диаграмма потоков данных.

Процессы: поступление товара на склад, передача накладной материально-ответственному лицу; проверка поступившего товара материально-ответственным лицом; составление товарно-транспортной накладной материально-ответственным лицом; регистрация товарно-транспортной накладной материально-ответственным лицом в журнале поступления товара; передача товарно-транспортной накладной на подпись бухгалтеру от материально-ответственного лица; передача товарно-транспортной накладной на подпись руководителю от материально-ответственного лица; передача от руководителя, подписанной товарно-транспортной накладной материально-ответственному лицу; возвращение товарно-транспортной накладной грузоотправителю.

Типы потоков: информационный, материальный.

На рисунке 8 изображена IDEF0 диаграмма «Учет поступления товаров». IDEF0 – язык моделирования для документирования процессов производства и отображения информации об использовании ресурсов на каждом из этапов проектирования систем. Методология IDEF представляет методы, правила и процедуры для построения функциональной модели предметной области. Центральным понятие методологии – понятие функции (деятельности или процесса). Под функцией понимается действие, которое имеет определенную цель и приводят к результатам. Функция обозначается прямоугольником. На диаграмме используются также стрелки, которые отражают связь между различными функциями (обеспечивают интерфейсы), объединяя их, в конечном итоге, в единую систему, моделирующую предметную область.

Рисунок 8 – Диаграмма «Учет поступления товаров на складе».

На рисунке 9 изображен первый уровень IDEF0 диаграммы «Учет поступления товаров».

Рисунок 9 – Первый уровень диаграммы «Учет поступления товаров».

2.3. Анализ существующих информационных систем

Существует огромное количество программ для ведения складского учета и торговли часто называемых «Торговля и склад», которые помогают с использованием компьютера организовать на предприятии торговый и складской учет. Те, кто решил использовать программы складского учета, сталкиваются с проблемой выбора той системы, которая позволит максимально автоматизировать участок «Торговля и склад». Главное при выборе системы – точно определить цели организации, понять то, что необходимо добиться в результате проведения автоматизации. Так целью использования информационной системы может быть планирование поставок товаров таким образом, чтобы исключить простой торговых площадей и минимизировать запасы товаров на складе.

Системы автоматизации складского учета и торговли позволяют вести учет складских запасов и их движения, учитывать комплектацию товаров, вести учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, формировать необходимые первичные документы, учитывать закупку и продажу товаров, автоматически выполнять расчет цен списания товаров, вести учет товаров в разных единицах измерения и валютах, формировать различные отчеты по результатам складской и торговой деятельности и другое.

Основные категории программного обеспечения для автоматизации деятельности торговли и склада.

1. Простые: такие системы используются в небольших организациях, где складской учет ведется на одном или двух рабочих местах. Типичные примеры систем, которые позволяют автоматизировать торговые и складские операции: «Склад и торговля» (Простой-софт), «Торговый склад» (Компьютер-Сервис). Также имеются облачные онлайн-сервисы типа «Класс 365».

2. Полнофункциональные: характерной чертой данных систем является возможность автоматизировать складской учет и всю торгово-закупочную деятельность. Данные системы зачастую рассчитаны на работу в локальной вычислительной сети с числом рабочих мест от трех до тридцати. Самые известны представители – «1С:Торговля и склад», «Система управления складом» (ФОЛИО).

3. Крупные: автоматизированные системы отличаются от полнофункциональных торговых и складских систем в основном технологическими преимуществами. Иногда такие системы складского учета и торговли относят к категории «управление торговлей» или «логистика». В качестве представителей можно назвать «Товарный склад» (Гепард), «Домино» (Софт-Вест).

4. Специализированные: поскольку организация торговли и складского учета зависит от типа товаров, то для разных отраслей промышленного производства имеется разная специфика. Эти особенности и учитывают специализированные системы автоматизации складского учета и торговли. Как правило, поставщики полнофункциональных и крупных автоматизированных систем имеют соответствующие настройки своих продуктов.

Основными требованиями к системе складского учета и торговли являются быстродействие, надежность, функциональная полнота, простота в использовании и доступная цена.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы выполнен анализ деятельности оптового склада. Важнейшая задача оптовой торговли – планомерно регулировать товарное предложение в соответствии со спросом. Основной целью учета товарно-материальных ценностей является обеспечение контроля за: правильным и своевременным их поступлением и оприходованием материально ответственными лицами; состоянием и сохранностью товарно-материальных ценностей; их выбытием и реализацией, а также определением финансового результата от реализации товаров. В рамках данной работы рассмотрена организация учета товаров на оптовом складе, определены основные функции и процессы оптового склада, составлена схема работы оптового склада. На основе полученных данных построены схемы и диаграммы, описывающие процесс автоматизации деятельности оптового склада. Составлены: физическая диаграмма, диаграмма прецедентов, построенные на основе выделенных прецедентов диаграммы действий, построение организационной диаграммы. Построенная модель отражает управленческую структуру, внешних контрагентов, бизнес-процессы, детализированные по прецедентам и действиям на складе оптового предприятия. Проанализированы существующие решения, которые автоматизируют деятельность по учету товаров на складе. Определены цели и задачи информационной подсистемы на основе системного анализа предметной области. Выполнено проектирование информационной подсистемы. Разработанная модель автоматизации учета товаров на оптовом складе позволяет спроектировать и создать на ее основе информационную подсистему

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. 1С-Архитектор бизнеса [Электронный ресурс]. URL: www.roznice.ru/catalog/software/, дата обращения: 10.03.2014.
2. 1С:Торговля и Склад 7.7 [Электронный ресурс]. URL: www.1c.ru/rus/products/1c/predpr/torg77.htm, дата обращения: 10.03.2014.
3. Автоматизация торговли [Электронный ресурс]. URL: www.lineris.ru/trade.html, дата обращения: 10.03.2014.
4. Автоматизация торгового учета [Электронный ресурс]. URL: www.edu.jobsmarket.ru/library/retail/7978/, дата обращения: 10.03.2014.
5. Аналитический учет поступления товаров в оптовой торговле [Электронный ресурс]. URL: www.klerk.ru/buh/articles/28446/, дата обращения: 10.03.2014.
6. Беленькая М.Н. Администрирование в информационных системах. / М.Н. Беленькая Учебное пособие для ВУЗов. – М.: Горячая линия – Телеком, 2011. – 400 с., ил.
7. Бочкова Р.В. Информационные технологии в экономике и управлении. / Р.В. Бочкова – Дашков и Ко. 2009. – 272 с.
8. Возможности для оптовой торговли [Электронный ресурс]. URL: www.class365.ru/optovaya-torgovlya, дата обращения: 10.03.2014.
9. Волгин В.В. Склад: организация, управление, логистика [Текст] / В.В. Волгин.— М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2004. – 276 с. – Библиограф.: с.78
10. Гвоздева Т.В. Проектирование информационных систем: учеб. Пособие / Т.В. Гвоздева – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 508 с. : ил. – (Высшее образование).
11. Ефимов Е.Н. Информационные системы и технологии в экономике. – / Е.Н. Ефимов Издательский центр «МарТ», Феникс. 2010. – 288 с.
12. Илюшечкин В. М. Основы использования и проектирования баз данных: учеб. пособие / В.М. Илюшечкин – М. : Юрайт : ИД Юрайт, 2011. – 213 с.
13. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. / Т.С. Карпова – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.: ил.
14. Кириллов В.В. Введение в реляционные базы данных. / В.В. Кириллов – СПб.: БХВ-Петербург, 2009. – 464 с.: ил. + CD-ROM – (Учебная литература для вузов)
15. Коннолли Т.К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. / Т.К. Коннолли – М.: Вильямс, 2000.- 1120 с.
16. Одиночкина С.В. Разработка баз данных в Microsoft Access 2010 / С.В. Одиночкина – СПб: НИУ ИТМО, 2012. – 83 с.
17. Оптовая торговля [Электронный ресурс]. URL: www.ru.wikipedia.org/wiki/Оптовая_тогрговля, дата обращения: 10.03.2014.
18. Оптовые торговые предприятия [Электронный ресурс]. URL: www.grandars.ru/college/biznes/predpriyatiya-optovoy-torgovli.html, дата обращения: 10.03.2014.
19. Пирогов В. Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: учеб. пособие. – СПб.: БХВ-Петербург, 2009. – 528 с.: ил. – (Учебная литература для вузов).
20. Полякова Л.Н. Основы SQL: Курс лекций. Учебное пособие. – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2004. – 368 с.
21. Программа «Гепард – Товарный склад» [Электронный ресурс]. URL: www.gepard.ru/?demo, дата обращения: 10.03.2014.
22. Программа «Склад и торговля» [Электронный ресурс]. URL: www.simple-soft.ru/ProductsCount.htm, дата обращения: 10.03.2014.
23. Программа «Торговый склад» [Электронный ресурс]. URL: www.aha.ru/~compserv/products_t.htm, дата обращения: 10.03.2014.
24. Программа «ФОЛИО WinСклад. Проф» [Электронный ресурс]. URL: www.folio.ru/redy51/_progy/ws75.shtml, дата обращения: 10.03.2014.
25. Сенкевич Г. Е. Информационная система малого предприятия «с нуля». Самое необходимое. – СПб.: БХВ-Петербург, 2012. – 400 с.: ил.