Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Информационная модель и её описание (Обоснование проектных решений по программному обеспечению)

Содержание:

Введение

Целью курсового проектирования является закрепление навыков по разработке информационного и программного обеспечения экономических информационных систем, развитие умения выбирать инструментальные средства проектирования баз данных, приобретение практических навыков по созданию сопровождающей документации.

Предметной областью проекта является автоматизированное рабочее место по приему материалов и сырья для выполнения бизнес-операций.

В базе данных хранится необходимая информация товарах, составляющих ассортимент оптового склада канцтоваров, нормы запаса для каждого товара, справочник организаций –производителей товаров, справочник товарных групп.

Основные виды работ:

осуществление приема сырья и материалов от поставщиков – ввод данных о приходе товара и заполнение приходной накладной.
осуществление выдачи товара клиентам – ввод данных о расходе товара и заполнение расходной накладной.

Входные данные: данные о товаре в соответствии с приходной накладной.

Регламентируемые запросы к БД:

поиск данных о заданном товаре по его номенклатурному номеру;
выборка всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам;
выборка номенклатурного номера и наименования товаров, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса;
расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных за текущий день;
расчет суммарной стоимости товаров, принятых за текущий день;
расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных по заданной расходной накладной.

Выходные данные:

- расходная накладная;

- акт о списании;

- карточка складского учета;

- очередь на поставку товара;

- заявка на поставку товара, количество которого на складе меньше нормы.

Режим работы: БД должна работать в диалоговом режиме, иметь интерфейс, содержащий элементы, поддерживаемые ОС Windows.

Применяемые операционные системы и СУБД. При работе над курсовым проектом использовалась операционная система Microsoft Windows 10. Программа, являясь приложением MS Access, будет корректно работать под управлением любой ОС, которая позволяет запускать MS Office 2010 - 2013.

При проектировании БД должны учитываться требования к защите и целостности данных.

Целостность данных может быть нарушена при сбое оборудования, ошибке программы, ошибке пользователя, ошибке вводимых данных и т.д. В тех случаях, когда возможно нарушение целостности БД, СУБД должна проверять ряд условий, и если они нарушаются, то отменять текущую операцию и производить восстановление БД.

Для разработки БД «Сырье и материалы» была выбрана СУБД Access, которая имеет ряд возможностей по обеспечению целостности данных. Например, контроль максимального числа символов (для текстовых полей), контроль обязательности данных в поле, контроль на уникальность данных в поле и др.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В настоящее время предприятиям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности отдела по учету движения сырья и материалов, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности такого предприятия представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

бухгалтерский учета на предприятии;
учета сырья;
учета материалов;
учета клиентов;

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности агентства недвижимости. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

В ходе данного проекта необходимо проанализировать систему «Организация приобретения сырья и материалов». Итогом системного анализа будет текст технического задания на проект программного продукта, который улучшит характеристики данной системы. Под программным продуктом в данном случае будем понимать совокупность баз данных, СУБД, приложений и документации их характеризующей, находящихся в непосредственной или косвенной взаимосвязи и предназначенные для поставки, передачи или продажи пользователям систем типа «Организация приобретения сырья и материалов».

В процессе приема заказа производится его прием от клиента и регистрация. Регистрационные данные сохраняются в компьютере и используются для последующего поиска.

Клиент может четко указать тип материала, который его интересует, либо же указать общие параметры и цель приобретения. Использую данные, полученные от пользователя, производится поиск в базе имеющихся материалов. Результаты поиска выводятся на экран оператора, который сообщает о них пользователю. В случае неудовлетворительного результата предлагается сделать новый заказ. В случае удовлетворительного результата поиска, оператор получает информацию о местонахождении требуемого материала, условий, на которых этот материал приобретается и другую информацию.

Затем производится оценка возможности доставки материала. Данные о результатах вносятся в компьютер. Оплата производится по наличному расчету через кассу предприятия.

После оплаты клиенту предоставляется заказанная им продукция

Все вышеизложенное можно представить в IDEF0 диаграмме, изображенной в «Приложении А».

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации – многострочные. Приходные ордера необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную:

- покупателю – для оприходования материалов вместо приходного ордера;

- поставщику – для списания ценностей;

- для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

- для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один – остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно, но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при покупке сырья и материалов. Для крупного отдела количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о материалах и их свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о конкретном материале в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о совершенных сделках, проанализировать наиболее востребованные услуги можно было только подняв всю документацию и договора, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным, что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.

Кроме выше сказанного, выделить еще ряд аналитических отчетов, которые можно получить при использовании автоматизированной информационной системы: анализ состояния рынка, анализ предложений материалов, колебание стоимости, анализ параметров доставки.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы учета:

повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций с материалами;
обеспечение влияния каждых вновь появившихся предложений на рынке недвижимости на старые заявки клиентов;
обеспечение безопасности хранения информации;
обеспечение многопользовательской работы.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы АРМ, а также нормального функционирования комплекса технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для типовых задач обработки информации. Основой любого автоматизированного рабочего места является организация данных, которые подвергаются обработке. В связи с этим необходимо обосновать выбор системы управления базами данных. Наиболее широко используемая для работы под управлением ОС Windows,- СУБД Access.

Access — это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access — это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) — специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office — дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface — интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями — источниками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Справочная система фирмы Microsoft является лучшей среди аналогичных программ, как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access компания Microsoft добавила новое средство — Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы

Достоинства Access в простоте приобретения, в простоте использования в простоте обслуживания.

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель – модель объекта, представленная в виде информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин моделировать возможные состояния объекта.

Естественно отметить в вышеперечисленных этапах процессы, которые легко подвергаются автоматизации и в которых целесообразно создание электронных баз данных (например, регистрация заказов, данные о клиенте, ведение статистики заказов и прочее). С экономической точки зрения необходимо отметить, что подобное нововведение позволит значительно облегчить процесс обслуживания клиентов и резко понизить время оказания услуг, что позволяет обслуживать большее количество клиентов за одно и тоже время, и как результат ведет к увеличению прибыли пункта видео-проката.

Работа старшего менеджера с отчетами существенно облегчается с введением СУБД. Статистику заказов, можно просматривать за любой период, тем самым, выявляя товары, пользующиеся наибольшим спросом и соответственно пользующиеся наименьшим спросом, лучших клиентов месяца и т.д. Дополнительно появляется возможность контроля над пользователями (менеджерами) и просмотра статистики заказов осуществленным каждым менеджером.

Итак, можно сказать, что итогом проектирования должна быть система управления баз данных. СУБД должна иметь дружественный интуитивно понятный интерфейс (быть наглядной, простой в освоении), так как пользоваться ей предстоит, как правило, слабо подготовленных пользователей, не имеющих определенных знаний в области информационных систем. К СУБД может быть спроектирована система помощи, направленная на ее быстрое освоение и поиска ответов на возможные возникшие вопросы при пользовании программным средством. Естественно отметить в вышеперечисленных этапах процессы, которые легко подвергаются автоматизации и в которых целесообразно создание электронных баз данных (например, регистрация заказов, данные о клиенте, ведение статистики заказов и прочее). Данная система в соответствии с проведенным ранее анализом легко подвергается автоматизации.Исходя из проанализированной работы, постоим информационную модель отдела

Схема информационной модели сервиса представлена на рисунке 2.

Пользователь

зователь

Создание документа

регистрация

Черновики

Покупка

Дополнительные документы

База документов

Сотрудник

Рис. 1. Информационная модель формирования документа по учету сырья и материалов

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Автоматизированная система разрабатывается не на пустом месте. В основу методики ее работы положены системы учета уже имеющие многолетний опыт применения, но не оформленные в виде компьютерных программ. Поэтому входными для данными для системы будут являться те же самые данные, которые использовались в неавтоматизированных системах. Каждая из подсистем имеет свой набор входных и выходных данных.

Представим все данные в таблицах 1-3

Таблица 1. Материалы

ID	Целый	INTEGER	Уникальный идентификатор фильма. По этому полю создается первичный ключ. (штрих код диска)
NAME_MAT	Строковый	VARCHAR 50	Название (индексное поле)
DIRECTOR	Строковый	VARCHAR 50	Продавец
GANR	Строковый	VARCHAR 10	Тип материала (набор фиксированных значений)
KOL	Целый	INTEGER	Количество на складе
MONEY	Целый	INTEGER	Цена
DESCRIPTION	Строковый	VARCHAR 250	Краткое описание

Таблица 2. Клиенты(CLIENT)

ID_C	Целый	INTEGER	Уникальный идентификатор клиента (первичный ключ)
FIO	Строковый	VARCHAR 50	ФИО (индексное поле)
PASPORT	Строковый	VARCHAR 150	Паспортные данные

Таблица 3. Заказы (DEAL)

ID_D	Целый	INTEGER	Уникальный идентификатор (первичный ключ)
ID_M	Целый	INTEGER	Код материала из поля ID таблицы материалы
CL_ID	Целый	INTEGER	Код клиента из поля ID_C таблицы CLIENT
DEN	Вещественный	NUMERIC	Цена с учетом скидки
D_D	Дата	DATE	Дата составления. По этому полю нужно создать индекс для сортировки.
VZVR	Символьный	CHAR 1	Код возврата. По умолчанию ‘N’

Предметная область – информация о материалах, клиентах и поступлении материалов.

Целью данной работы является автоматизация обработки данных по материалам с целью упрощения работы персонала с клиентами. При покупке или выдаче на прокат товара клиенту выдаётся чек. Количество товара на складе соответственно уменьшается. Также в видеопрокате существуют скидки постоянным клиентам в зависимости от количества покупок (сделок).

В процессе реализации задачи при разработке структуры для хранения данных, первым объектом выступают информация о товаре (дисках или кассетах) и клиентах. В нашем случае БД будет состоять из нескольких таблиц. В таблице MAT будут содержаться сведения о материалах. В таблице CLIENT будут храниться все нужные сведения о клиентах – с указанием полных паспортных данных. Третья таблица DEAL будет содержать сведения о сделках (дата сделки, сумма с учетом скидки (если она есть) и т.д.) Таким образом, таблица DEAL будет центральной. Она должна будет иметь уникальной поле, которое будет однозначно определять каждую сделка. В дальнейшем по этому полю мы создадим первичный ключ, чтобы СУБД могла быстро найти нужную запись. Каждой записи в таблице MOVIE будет соответствовать произвольное количество записей в таблице DEAL (такая связь в терминологии БД называется связью один ко многим), т. е. одно из её полей будет содержать уникальный идентификатор фильма. В таблице DEAL будет также ссылка на уникальный идентификатор клиента из таблицы CLIENT. При появлении очередной записи в таблице DEAL должно меняться значение поля KOL (количество) в таблице MAT.

2.3. Характеристика результатной информации

Выходными данными являются соответствующие таблицы базы данных. Следует отметить, что таблицы справочников содержат в основном статичную информацию, т.е. не изменяющуюся со временем или изменяющуюся весьма редко. Исключение является справочник клиентов. Хотя новые договора со старыми клиентами заключается весьма не часто, что не требует частого добавления данных в справочник клиентов. Входными данными для заполнения справочника клиентов являются договора с клиентами на бумажных носителях, вводимых риэлтором проводящим сделку. Выходными данными, как и в случае других справочников является заполненная таблица клиентов.

Для подсистемы составления аналитической отчетности входными данными являются записи в таблицах клиентов и всех таблицах связанных с материалами.

Используя массив этих данных, с учетом условий на построение отчетов, наложенных пользователем, система строит отчет, который можно посмотреть на экране монитора или распечатать на принтере. Готовые отчеты и является выходными данными подсистемы аналитической отчетности и всей системы в целом.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Диалог – это процесс обмена информацией между пользователем и программной системой, осуществляемый через интерактивный терминал и по определенным правилам, Общение компьютера и пользователя при работе с информационной системой осуществлено в диалоговом режиме, управляемого программой.

Пользовательский интерфейс построен по технологии WIMP (окна, пиктограммы, мышь, всплывающие и выпадающие меню). Использованы основные элементы графического интерфейса: окна приложения, окна диалога, окна контекстного меню, иерархическое меню, компоненты ввода-вывода, пиктограммы панели инструментов, программные пиктограммы и т.д. Элементы графического интерфейса реализуют как служебные, так и основные функции программы.

Список функций, реализованный в программе, представлен в таблице 4.

Таблица 4. Функции программы.

№ п/п	Служебные функции	Название окна приложения
1	Ввод данных	Окно ввода
2	Формирование учетных данных заказа	Окно формирование учетных данных
3	Изменение, удаление, добавление записей в справочниках	Окно формирования справочных данных
4	Изменение, удаление, добавление записей учетной информации	Окно формирование учетных данных
5	Получение данных по запросам	Окно главной формы
6	Получение отчетной информации	Окно подменю отчеты

Сценарий диалога представлен в виде структурной схемы, где в виде дерева выявлены действия пользователя при работе с конкретной формой и предоставленные функциональные возможности панели инструментов. Каждая форма имеет иерархическое меню, которое дублирует все возможности пользователя при работе с конкретной формой.

Рисунок 2. Структура главного меню приложения

2.5. Характеристика базы данных

СУБД Access предназначена для разработки диалоговых информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows.

СУБД Access отличается простотой использования, также в отличие от многих других СУБД, Access включает в состав БД не только таблицы, но и другие объекты, связанные с обработкой данных. Объектом в Access считается все, что может иметь имя. Основным типом объектов в БД является таблица, остальные типы объектов – это различные способы представления информации из таблиц (формы, отчеты, динамические наборы) или действия над таблицами (запросы, макросы, модули). Все объекты БД хранятся в одном файле с расширением *.mdb. В один момент времени допускается работа только с одной БД.

Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле. MS Access представляет максимальную свободу в задании типа данных: текстовые, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Можно задать также параметры хранения (длина строки, точность представления) чисел и даты (времени) и представления этих данных при выводе на экран или на печать.

В Microsoft Access существует ряд способов контроля данных в текущем поле:

-контроль максимального числа символов выполняется для текстовых полей;

-контроль обязательности данных в поле (для любых полей, кроме типа “счетчик”);

-контроль на соответствие маске, в пустые позиции которой можно ввести только определенные символы;

-контроль на уникальность данных в поле (для всех полей, кроме “memo”, “OLE”);

-контроль на соответствие логическому выражению.

Для проектирования данной БД моделирование целесообразно осуществлять с помощью модели типа “сущность-связь”. Такая модель достаточно проста, легка для понимания и наглядно отображает предметную область.

Основное назначение модели “сущность-связь” – семантическое описание предметной области. Структура предметной области в данной модели изображается в форме диаграммы. Базовыми элементами в модели являются компоненты:

сущности;
атрибуты;
связи.

Сущность – это реальный или представляемый объект. Многие сущности, рассматриваемые в этой модели, соответствуют физическим объектам предметной области. На диаграмме сущности изображаются прямоугольниками. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Объект, который соответствует понятию сущности, имеет свой набор атрибутов – характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности.

Атрибут – это поименованная характеристика сущности, которая принимает значение из некоторого множества значений.

Связь – это ассоциация между двумя понятиями. Связи выражают отношения между сущностями. Связи делятся на три типа по множественности: один – к – одному (1:1), один – ко – многим (1:М), многие – ко – многим (М:М).

Связь 1:1 означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности и наоборот. Этот тип используется редко, так как данные могут быть помещены в одну таблицу.

Связь 1:М означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи. Этот вид связи используется чаще всего.

Связь М:М означает, что один экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности и, наоборот, один экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности.

Проанализировав сведения, которые необходимы для разработки базы данных, можно выделить следующие объекты данной предметной области:

1) Материал – объект, содержащий данные о материале. Включает в себя номенклатурный номер материала, наименование материала, код производителя, единицы измерения, срок годности, норму запаса, код материальной группы, цену. Идентификатором является номенклатурный номер материала.

2) Материальная группа – объект, содержащий данные о материалных группах. Включает в себя код материальной группы и наименование материальной группы. Идентификатор – код материальной группы.

3) Организации – объект, содержащий информацию о производителях. Включает в себя код производителя и наименование производителя. Идентификатор – код производителя.

4) Приходная накладная – объект для хранения информации о приходе материала на склад. Данный объект хранит информацию о коде документа приходной накладной, номер приходной накладной и дату прихода. Идентификатором является код документа приходной накладной.

6) Список материалов приходной накладной – объект хранит информацию о материалах оприходованных на склад. Включает в себя номер строки по порядку, код документа приходной накладной, номенклатурный номер материала и количество пришедшего материала. Идентификатором является номер строки по порядку.

7) Расходная накладная – объект для хранения информации о расходе материала со склада. Данный объект хранит информацию о коде документа расходной накладной, номер расходной накладной и дату расхода. Идентификатором является код документа расходной накладной.

8) Список материалов расходной накладной – объект хранит информацию о материалах выбывших. Включает в себя номер строки по порядку, код документа расходной накладной, номенклатурный номер материала и количество отпущенного материала. Идентификатором является номер строки по порядку.

9) Акт о списании – объект для хранения информации о материала, который списан со склад по какой-либо причине. Данный объект хранит информацию о коде документа акта о списании, номер акта о списании, дату акта. Идентификатором является код документа акта о списании.

10) Список материалов акта о списании - объект хранит информацию о материалах списанных со склада. Включает в себя номер строки по порядку, код документа акта о списании, номенклатурный номер материала, количество списанного материала и причину по которой списан данный материал. Идентификатором является номер строки по порядку.

Схема БД в Access представлена в Приложении Б.

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

На этапе анализа необходимо подробное исследование, как будущих функциональных возможностей разрабатываемой системы, так и информации, необходимой для их выполнения. Поэтому особое внимание было уделено как полноте информации, так и поиску противоречивой, дублирующей или неиспользуемой информации. Каждая сущность имеет неограниченное количество атрибутов, но, проанализировав требования к системе и осуществив детализацию хранилищ данных, будущую модель можно представить в виде связанных между собой отношениями сущностей. Проведя анализ предметной области путем изучения вышеперечисленной информации, были выявлены следующие внешние сущности:

Клиент, лицо желающее приобрести материалы;
Отдел, лицо получающее заказ;
Документ, регламентирующий отношения между клиентом и отделом.

Накопителями данных являются:

информация об объектах;
информация о возможности работы с объектом;

Информационная система разбита на четыре логические подсистемы:

система формирования и редактирования исходных данных;
система запросов;
система формирование отчетов;
система анализа данных.

На основе проведения анализа предметной области, концептуальной модели, информационных потоков предприятия можно построить схему потоков данных, где определены основные потоки:

1,4,5 – формирование справочника клиент;

4,2,6 – формирование справочника операции;

3,4,7 – формирование справочника сотрудник;

4,11,9 – формирование данных о материалах

Рисунок 3

2.7 Описание программных модулей

Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «Microsoft Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15–20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть[2].

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA [4].

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

Для учета поступления материалов реализуются следующие операции: ввод документов, регистрация документов в базе, регистрация.

Программа состоит из следующих основных модулей.

Основная процедура – конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню – запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечение ввода информации с первичных документов в базу данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов – обеспечение выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции – реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора, а также контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем их ввода напрямую в корзину заказа или по запросу «повторить заказ». Косвенный способ – путем меню или логических (альтернативных) запросов – «да», «нет».

При косвенном способе данные, поступающие в модуль, заранее предусмотрены алгоритмом, но внешне выглядят в учете известными фразами (технологическими операциями, названиями выходных форм и т.п.).

Параметры (входные документы) – входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям (функциям).

Администратор БД отвечает за добавление новой информации, такой как информация о материалах, информация о поставщиках, информация о клиентах, новости.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Запуск программы осуществляется с помощью исполняемым файлом Отдел имущества.mdb

При запуске открывается главная кнопочная форма «Главная форма» (рис.4)

Рисунок 4 – Кнопочная форма

Перейдя по кнопке главной формы можно выбрать требуемый раздел.

Рисунок 5 – Форма выбора необходимого раздела

Выбрав раздел можно перейти непосредственно к вводу данных либо к формированию отчета.

Рисунок 6 – форма ввода данных

Заполнив форму можно вернуться назад к выбору раздела с помощью кнопки «Назад»

Рисунок 7 – возврат к выбору раздела

С помощью данной программы можно формировать отчеты и графики

Рисунок 8 – Отчет по клиентам

Программа разработана в среде MS Access. Это среда для визуальной реализации приложений для работы с базами данных. Среда MS Access работает под операционной системой семейства Windows.

Установка и запуск программы

Установка программы производится путем копирования на жесткий диск каталога Учет материалов, где хранится проект.

Запуск программы производится исполняемым файлом Материалы1.mdb.

Описание информационного обеспечения

Подход, основанный на использовании баз данных, предполагает осуществление сбора, хранения и обработки большого количества данных.

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных, при наличии минимальной избыточности, для их оптимального использования. Данные запоминаются так, чтобы они были независимы от использующих их программ. Для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. Данные структурируются таким образом, чтобы была обеспечена возможность дальнейшего наращивания приложений. Говорят, что система содержит совокупность баз данных, если они структурно полностью самостоятельны.

Разработка баз данных должна удовлетворять следующим требованиям:

- адекватность базы данных предметной области;

- эффективность и надежность функционирования;

- независимость данных;

- минимальная избыточность данных;

- простота и удобство эксплуатации;

- целостность и согласованность данных.

Рисунок 9 – конструирование таблиц базы данных

Автоматизирования информационная система «Поступление материалов» предусматривает формирование отчета за любой промежуток времени об операциях с материалами. Сформированные отчеты можно просмотреть, отредактировать, сохранить и вывести на печать.

Заключение

В соответствии с заданием была разработана база данных «Покупка сырья и материалов» для кладовщика, которая позволяет автоматизировать обработку информации о материалах – ввод данных с приходной накладной, а так же расходование материала (расходная накладная и акт о списании), а так же формирует заявку на поставку материала. БД обеспечивает поиск данных о заданном материале по его номенклатурному номеру, выборка всех данных о материалах с сортировкой по материальным группам, выборка номенклатурного номера и наименования материалов, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса, так же существует возможность просмотра и печати отчетов.

База данных работает в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач.

Разработанная программа имеет удобный пользовательский интерфейс. При запуске программы открывается форма, которая отображает назначение приложения и содержит сведения о разработчике. После ее закрытия на экране появляется главная кнопочная форма, в меню которой можно выбрать пункты для работы с формами (ввод и редактирование данных в БД), отчетами (вывод документов на печать), запросами (поиск, выборка, расчет параметров).

Список литературы

ЗАО ИВЦ ИНСОФТ [Электронный документ] (http://projects.economy.gov.ru/)
Визуальный словарь [Электронный документ] (http://i.viwo.ru/ )
Боггс У., Боггс М. UML и Rational Rose. 2012. / Боггс У., Боггс М. – М.: ЛОРИ. - 2002. - 582 с.
Вигерс, К. Разработка требований к программному обеспечению.: Пер. с англ. / К. Вигерс.:– М.: Издательско-торговый дом «Русская редакция», 2014
Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access. СПб: "Питер Пресс", 2011.
Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД, СПб: "Питер", 2007.
Access - для самостоятельного освоения/ А.И. Бородина, Л.И. Крошинская, Е.Н. Лядинская. - Мн.: НО ООО "БИП-С", 2008.
Гончаров А. Access в примерах. СПБ.: Питер, 2008.
Ботт Эд. Microsoft Office 4 (Серия "Без проблем!") / Пер. с англ. М.: БИНОМ, 2012.
Алексеева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. - М: Экспресс, 2007.
Биллинг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office 2010. Офисное программирование. - М.: Русская редакция, 2012.
Пакеты программ офисного назначения: Учебное пособие / Под ред. С.В. Назарова. - М.: Информ-пресс, 2008.
Стоцкий Ю. Самоучитель по Office XP. - СПб.: Питер, 2008.
Харитонова И.И. Самоучитель по Microsoft Access 2007. - СПб: Питер, 2010.
RAD материал из Википедия – свободная энциклопедия [Электронный документ] (http://ru.wikipedia.org/)

Приложения

Приложение А

Приложение Б