Документирование и инвентаризация (на примере МАДОУ № 30)»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования обусловлена тем, что качественное управление системой дошкольного образования – важнейшее условие создания современного образовательного пространства в России.

Для повышения качества управления дошкольными образовательными учреждениями необходимо совершенствование документального сопровождения дошкольного образования, что, в свою очередь, предполагает внимание к методам работы с документами, поскольку каждое управленческое решение основывается на служебном документе.

Наблюдается тесная зависимость между уровнем организации делопроизводства и качеством управления дошкольным образовательным учреждением. При этом с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Настоящая работа ставит своей целью исследование особенностей документирования и проведения инвентаризации в МАДОУ № 30.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать документы и их виды;

- определить сущность и задачи инвентаризации;

- провести анализ работы с документами в МАДОУ;

- исследовать особенности инвентаризации в МАДОУ;

- предложить мероприятия по совершенствованию деятельности МАДОУ № 30 в области документирования.

Объектом исследования являются МАДОУ № 30.

Предметом исследования является процесс документирования и проведения инвентаризации в МАДОУ № 30.

Источниками исследования стали нормативно-правовые акты, учебная литература и публикации в периодических изданиях по теме исследования, а также Устав и внутренние документы ДОУ.

1. Теоретические основы документирования и инвентаризации

1.1. Документы и их виды

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление организационно-распорядительных документов является базовым процессом в реализации всех управленческих решений^[1].

Рисунок 1 - Виды документов^[2]

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

1) Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения. Они определяют специфику ДОУ.

Сюда относятся:

• организационно-правовые документы  (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции)^[3];  
• документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
• процедура аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
• воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Военного Комиссариата);
• финансово-бухгалтерская документация имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;  
• технико-технологическая документация:
• документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
• документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
• документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ^[4].

2) Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения. Они  регламентируют управленческую деятельность.

Сюда относятся:

• информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
• документация по работе с гражданами:
• заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
• заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
• жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком^[5].

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику.

Рисунок 2 - Специфика организации делопроизводства в ДОУ^[6]

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада^[7].

1.2. Сущность и задачи инвентаризации

Инвентаризация является одним из самых популярных методов контроля, который позволяет получать точную информацию о наличии имущества хозяйствующего субъекта и ориентировочную информацию о его статусе и стоимости^[8]. С одобрения инвентаря в качестве обязательного метода контроля этот процесс не понравился многим, начиная от тех, кто несет ответственность за предметы инвентаризации бухгалтерам, которые документально подтвердили результаты инвентаризации и подтвердили документальные отчеты с реальностью. Основным недостатком этого процесса является отходы большого количества времени. Однако процесс инвентаризации является очень значительным и обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. Для обеспечения достоверности бухгалтерских данных и бухгалтерской отчетности организации, при каких условиях их наличие, состояние и оценка проверяются и документируются^[9].

Инвентаризация имущества и обязательств должна осуществляться всеми хозяйствующими субъектами независимо от формы собственности. Приказ № 49 Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года. Инвентаризация подлежит различным объектам учета и контроля, государственным и неэкономическим хозяйствующим субъектам, которые учитываются (например, под стражей, арендованным использованием, полученным для обработки) и не учитываются по каким-либо причинам^[10].

Следующие объекты выделяются разными объектами:

• инвентаризация основных средств;
• инвентаризация капитальных вложений, незавершенное капитальное строительство и капитальный ремонт;
• инвентаризация незавершенного производства;

Инвентаризация запасов;

• инвентаризация средств;
• расчеты запасов и другие элементы баланса^[11].

Рисунок 3 - Задачи инвентаризации

Инвентаризация является обязательным и недорогим методологическим методом для последующего мониторинга. Поэтому его необходимо проводить, когда это становится необходимым. Экономические субъекты имеют право устанавливать сроки для проведения инвентаризации самостоятельно, за исключением случаев их обязательного проведения^[12].

Руководители предприятий несут ответственность за правильную и своевременную инвентаризацию запасов и денежных средств. Любое экономическое лицо обязано создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сокращенные сроки (предоставление рабочей силы для повторного взвешивания и перемещения товаров и т.д.). Главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб^[13].

Экономические субъекты нередко допускают ошибки при оформлении результатов инвентаризации, особенно если не пользуются при этом типовыми межведомственными формами первичной документации (ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов», ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»), специально созданными для целей учёта таких результатов. Их использование и наполнение значительно облегчают чисто механическую работу и дают больше времени на специальные вопросы по дизайну любого инвентаря^[14].

Конечные результаты инвентаризации имеют количественное и стоимостное выражение. Их основой являются несоответствия между документальными и фактическими остатками, идентифицированными с помощью электронных таблиц. Но это только цифры, для которых по-прежнему необходимо получить и обобщить дополнительную информацию. В этом случае методическое принятие фактического контроля - сама инвентаризация - может быть дополнена другими методами фактического контроля^[15]. В каких случаях это может усилить структуру внутрихозяйственного контроля, дать качественно новую информацию. Среди таких приёмов чаще всего применяют осмотр и обследование, а также получение письменных объяснений и справок^[16].

Таким образом, инвентаризация представляет собой пересчёт тех или иных предметов, материалов, товаров либо иных ценностей, является не только важным общехозяйственным мероприятием для любой организации, но и внутренним элементом учётной политики.

2. Практика документирования и проведения инвентаризации в МАДОУ №30

2.1. Характеристика МАДОУ №30

Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №30 комбинированного вида» (МАДОУ №30) было создано в декабре 1989 года. Юридический адрес: 184506, Россия, Мурманская обл., г. Мончегорск, ул. Кондрикова, д.10.

Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 30 комбинированного вида» является некоммерческой образовательной организацией.

Рисунок 4 – Структура управления МАДОУ №30^[17]

Учреждение имеет обособленное движимое и недвижимое имущество, находящиеся в муниципальной собственности и закрепленное за ним на праве оперативного управления, а также земельные участки, закрепленные за ним на праве постоянного (бессрочного) пользования.

Основной целью деятельности МАДОУ № 30 является осуществление образовательной деятельности по образовательным программам дошкольного образования, присмотр и уход за детьми в возрасте от двух месяцев (при наличии необходимых условий) до прекращения образовательных отношений. Для достижения предусмотренных настоящим Уставом целей деятельности, Учреждение выполняет (оказывает) следующие работы (услуги), относящиеся к основным видам деятельности:

- присмотр и уход;

- реализация основных общеобразовательных программ дошкольного образования.

Основной структурной единицей Учреждения является группа воспитанников дошкольного возраста. В Учреждении функционируют группы общеразвивающей и оздоровительной направленности.

Рисунок 5 - Структура групп в МАДОУ №30

В группах общеразвивающей и оздоровительной направленности осуществляется реализация Образовательной программы дошкольного образования. Группы оздоровительной направленности создаются для детей, часто болеющих и других категорий детей, дополнительно нуждающихся в проведении для них необходимого комплекса специальных лечебно-оздоровительных мероприятий.

Для определения уровня освоения содержания Образовательной программы воспитанниками, эффективности образовательной деятельности, 12 педагогами ежегодно проводится оценка индивидуального развития воспитанников, результаты которой представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Результаты образовательной деятельности Учреждения по материалам оценки индивидуального развития выпускников

№ п/п	Образовательные области	2018 год
		Высокий уровень, %	Средний уровень, %	Низкий уровень, %
1	Физическое развитие	35	53	12
2	Познавательное развитие	32	61	7
3	Речевое развитие	28	62	10
4	Социально-личностное развитие	28	69	3
5	Художественно-эстетическое развитие	26	69	5

В 2018 году выпускниками являются 35 человек.

Физическая подготовка детей показала положительную динамику. Дети физически развиты, у них сформированы основные физические качества и потребности в двигательной активности.

Таблица 2 - Уровень развития качеств

№ п/п	Уровень развития качеств	2018 год
		Высокий уровень, %	Средний уровень, %	Низкий уровень, %
1	Личностные	55	38	7
2	Физические	43	48	9
3	Интеллектуальные	47	47	6

Выпускники имеют полное и правильное понимание методов эффективного общения и поведения, обладают качествами, которые позволяют ребенку преодолевать эмоциональную незащищенность, различные блокировки, которые мешают восприятию обучающих импульсов, а также снижают самооценку, способны адекватно терпеть разочарования и справляться с ними, выдерживать стрессы, не бояться новых ситуаций.

По результатам самопроверки МАДОУ № 30 можно сделать вывод, что дети дисциплинированы, проявляют инициативу во взаимодействии со взрослыми и сверстниками, независимы, способны принимать самостоятельные решения. Качество ключевых компетенций, сформированных будущими выпускниками, способствует успешному обучению ребенка в школе.

Таким образом, образовательный процесс в детском саду организован в соответствии с требованиями законодательства о дошкольном образовании и направлен на поддержание и укрепление здоровья учащихся. Организация образовательной деятельности в МАДОУ осуществляется в соответствии с годовым планированием, образовательной программой дошкольного образования на основе Федерального государственного образовательного стандарта, учебной программы. Количество и продолжительность образовательной деятельности устанавливаются в соответствии с санитарными нормами и требованиями.

Финансовая поддержка реализации муниципального задания осуществляется в виде субсидий из местного бюджета.

Материально-техническое обеспечение соответствует требованиям к зданию и помещениям дошкольного образовательного учреждения (Приложение 1). Учебное заведение имеет одно двухэтажное здание. Техническое состояние удовлетворительное. Систематический ремонт осуществляется системой освещения, водоснабжения, теплоснабжения. Детские площадки оборудованы теневыми навесами, песочницами и малыми архитектурными формами. Спортивная площадка оснащена спортивным оборудованием. Территория вокруг детского сада озеленена различными видами деревьев и кустарников. Здание оборудовано музыкальной комнатой, тренажерным залом, массажным кабинетом, тренажерным залом, сухой комнатой для плавания, комнатами учителя - психолога и логопеда, комнатой для охраны окружающей среды, художественной студией, комнатой для развивающей игры В. Воскобовича.

Развивающаяся предметно-пространственная среда в группах МАДОУ отвечает современным требованиям и способствует качественной организации воспитательной работы с детьми по реализации содержания всех образовательных направлений образовательной программы МАДОУ. Группы систематически пополняются многофункциональным и трансформируемым игровым оборудованием. При создании развивающей предметно-пространственной среды учитываются принцип учета гендерной специфики образования дошкольников, принцип интеграции образовательных пространств, комплексно-тематический принцип построения учебного процесса и возрастные особенности детей. учетная запись.

Все функциональные помещения соответствуют гигиеническим требованиям, учтен принцип необходимости и достаточности для реализации образовательной программы дошкольного образования МАДОУ №30. Имеющееся оборудование используется рационально, материальные ценности хранятся, приказом МАДОУ назначаются ответственные за сохранность имущества. Вопросы по логистике рассматриваются на совещаниях, административных совещаниях, совещаниях по охране труда.

Таким образом, состояние материально-технической базы МАДОУ соответствует педагогическим требованиям современного уровня образования, требованиям безопасности, санитарно-гигиеническим нормам, физиологии детей и принципам функционального комфорта. Позволяет учителям вести учебный процесс на должном уровне. Учебный процесс осуществляется с использованием видео и аудио оборудования, мультимедийного оборудования.

2.2. Анализ работы с документами в МАДОУ № 30

Работа с документами в МАДОУ № 30 представлена может быть в виде технологической цепочки операций (рис.6).

Рисунок 6 - Технологическая цепочка работы с документами в МАДОУ №30

В МАДОУ №30 ведется учет документации, заведены журналы учета и регистрации документов. Правильный учет документов в МАДОУ №30 (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) позволяет работодателю аргументировать свою позицию в ситуации трудового спора с работником.

Рисунок 7 – Документы МАДОУ № 30, подлежащие учету

В МАДОУ используются журналы учета документов, при этом соблюдаются основные правила ведения журналов учета: журналы учета прошнурованы, а страницы – пронумерованы и скреплены печатью и подписью уполномоченного лица. Каждая форма учетного документа предварительно включена в Альбом форм документов МАДОУ №30.

Записи в учетных документах ведутся аккуратно – ручкой-роллером (в том числе шариковой) пастой черного, синего и фиолетового цвета. Слова в составе записей пишутся полностью, за исключением тех, для которых в соответствии с правилами ведения учетных документов предусмотрены сокращения (общеупотребимые).

Все вносимые в учетные документы записи нумеруются в прямом возрастающем порядке.

В МАДОУ №30 делопроизводитель ежегодно готовит справку «Объем документооборота» (табл. 3).

Таблица 3 - Объем документооборота МАДОУ №30

Виды документов по источникам поступления	2017 год	2018 год	Относительное отклонение, %	Средний показатель за два года
Входящие	2388	2421	107	2405
Исходящие	1352	1473	104	1413
Внутренние	312	324	132	318
Итого	4252	4418	108	4335

В связи с тем, что оказывает МАДОУ №30 образовательные услуги, закономерно, что преобладают в структуре документопотока входящие документы (56%), представленные в основном приказами по потребителям образовательных услуг (об отчислении, приеме, сохранении места при непосещении), а также обращения, заявления, жалобы (рис.8).

Рисунок 8 – Структура документооборота МАДОУ №30

Документы к делопроизводителю поступают от курьера, почтальона, а также по факсу, электронной почте либо напрямую от посетителей, родителей воспитанников, педагогов, начальства (заведующего).

Рисунок 9 – Этапы движения поступивших документов

Первичная обработка также заключается в проверке правильности адресации, доступности приложений. При отсутствии приложений отправитель уведомляется, а служащий МАДОУ делает отметку на самом документе и в журнале заметок. Делопроизводитель проводит проверку документов. Проверяет, не повреждены ли они, затем открывается. Не открываются только те письма, которые адресованы лично руководителю детского сада. После этого делопроизводитель проставляет штамп регистрации и отмечает дату приема.

Затем делопроизводитель сортирует документы и отправляет их на рассмотрение всем, кто в этом нуждается. Предварительный обзор завершает распределение зарегистрированных и незарегистрированных. Регистрация - запись данных о документах в журнале по установленной форме. Зарегистрированный документ получает его серийный номер, под которым он заносится в журнал. Затем делопроизводитель МАДОУ наносит этот номер на документ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Документы в учреждении регистрируются один раз:

- входящие - в день их получения (телеграммы записываются сразу после их получения);

- исходящие и внутренние - в день их подписания или утверждения.

После регистрации документ рассматривается руководителем МАДОУ, который определяет подрядчика, дает четкие конкретные инструкции и сроки. Письмо вручается менеджеру на столе в папке «для подписи менеджера», после просмотра писем менеджер возвращает письма с указанием решения об исполнении.

В реестре в графе «Кому это передано» указывается подрядчик. Этот столбец заполняется после просмотра документа руководителем учреждения. Если документ не был просмотрен руководителем, то в графе укажите должностное лицо, куда документ был передан для исполнения. В графе «Исполнитель» указано ответственное лицо за документ в целом, при передаче документа последний ставит свою подпись и дату.

Делопроизводитель раздает письма для исполнения тем, кому написано письмо. После этого все письма помещаются в папку «Входящие, 2019». Руководитель, как правило, рассматривает документ в день его поступления в детский сад. Если руководитель детского сада прикрепляет резолюцию к документу с датой исполнения, именно делопроизводитель осуществляет контроль над исполнением и должен предотвратить сроки, указанные в постановлении.

Мониторинг исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение вопросов, поставленных в документе. Устные распоряжения руководителя детского сада подлежат контролю.

Технология контроля заключается в настройке документа для контроля, проверке своевременной доставки документа исполнителю, предварительной проверке и регулировании хода выполнения, записи и обобщения результатов контроля исполнения документов, информировании руководителя Офисный работник МАДОУ №30.

Детский сад контролирует суть вопроса, изложенного в документе, и сроки исполнения. Мониторинг по существу вопроса и сроков осуществляется руководителем детского сада или конкретным лицом по его указанию.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для поступающих - со дня их получения. Существуют стандартные и индивидуальные сроки оформления документов. Индивидуальные даты определяются менеджером (в устной или устной форме) или указываются в самом документе. Эти условия устанавливаются индивидуально для определенных типов и категорий документов. Смена сроков осуществляется только по указанию заведующего детским садом.

Контроль за исполнением документа начинает делопроизводитель МАДОУ № 30 с момента, когда документ передан под контроль. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительного), так и после его истечения, если документ не был выполнен (последующим).

Документ считается выполненным и снятым с контроля после решения поставленных в нем задач: выполнения конкретных задач, подготовки и подписания документов, письменных ответов, выполнения определенного вида работ и т.д. Результаты выполнения отмечены в документе.

Когда работа над документом завершена, делопроизводитель МАДОУ № 30 записывает этот документ в файл.

Рисунок 10 – Процесс обработки исходящих документов в МАДОУ №30

В этом случае исходящие документы оформляются в двух экземплярах. После подписания двух экземпляров документ регистрируется в журнале и отправляется адресату в тот же день.

Порядок работы сотрудника МАДОУ № 30 с внутренними документами такой же, как с входящими и исходящими.

Подлинники организационно-распорядительных документов, выданных руководителем детского сада в этом году, также хранятся у секретаря МАДОУ № 30. Также делопроизводителем производится изготовление копий опубликованных документов, рассылка и ознакомление заинтересованных лиц.

В процессе регистрации документов создаются базы данных, на основе которых можно вести информационно-справочную работу по документам детского сада. Документы хранятся в МАДОУ № 30 на персональном компьютере по принципу: один документ - один файл. Имена файлов не дублируются в каталоге. Периодически проводится аудит документов, что позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используются жесткие и лазерные диски.

Информационно-справочная работа ведется делопроизводителем.

Рисунок 11 – Условия, когда может выдаваться справка

Таким образом, выполняя процедуры приема, регистрации, контроля за исполнением документов, работник МАДОУ №30 руководствуется должностной инструкцией и федеральными нормативно-методическими документами.

В МАДОУ № 30 существует номенклатура дел, которая представляет собой список заголовков (имен) дел, инициированных в учреждении, с указанием сроков хранения, разработанных секретарем МАДОУ № 30 и утвержденных руководителем.

Номенклатура дел включает все дела МАДОУ № 30, регистрационные книги, справочные материалы. Только научно-технические документы и печатные СМИ не включены.

В каждом разделе номенклатуры оставлены номера резервных случаев (свободное пространство), которые могут быть использованы в будущем для ввода заголовков случаев, которые не были предусмотрены при его составлении.

Номенклатура дел является основой для составления списков дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения и основного бухгалтерского документа на бумажном носителе, а архив организации используется для регистрации случаев временного (до 10 лет включительно) хранения. Систематизация фиксированных в номенклатуре дел может быть использована при разработке схемы картотеки для оформленных документов.

Номенклатура дел МАДОУ № 30 на предстоящий календарный год составлена ​​в последнем квартале этого года. В конце каждого года он указывается делопроизводителем, утверждается руководителем МАДОУ №30 и вводится в действие 1 января следующего календарного года.

2.3. Инвентаризация МАДОУ № 30

По проведению инвентаризации имущества издается приказ по ДОУ, который подписывается руководителем ДОУ.

Рисунок 12 - Основные цели инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества проводится с участием должностных лиц, материально-ответственных лиц, работников бухгалтерской службы. При проведении инвентаризации имущества учреждения инвентаризационная комиссия заполняет формы для формализации порядка и результатов инвентаризации.

Перед проверкой фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить самые последние документы о получении и расходах или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств на момент инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии утверждает все поступления и расходы, приложенные к регистрам (отчетам), с указанием «до того, как инвентаризация наступит на» (дату), которая должна послужить основой для определения остатков имущества к началу инвентаризации в соответствии с полномочиями. Ответственные лица выдают квитанции о том, что к началу инвентаризации все расходные и квитанционные документы на имущество были переданы в бухгалтерию, отражены в учетных регистрах или переданы комиссии, а также все ценности, которые поступили в их ответственность капитализируется, а выбывшие списываются как расходы.

Информация о фактическом наличии имущества должна быть занесена в учетные записи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и достоверность внесения в инвентаризационные данные фактических остатков основных средств, материально-производственных запасов и иного имущества, правильность и своевременность оформления инвентаризационных материалов.

Фактическое наличие имущества во время инвентаризации определяется обязательным расчетом, взвешиванием, измерением.

При инвентаризации основных средств комиссия проверяет объекты и вносит в инвентарь их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих местонахождение этих объектов в оперативном управлении дошкольного образовательного учреждения.

Объекты основных средств, которые находятся в эксплуатации и ранее классифицировались как объекты с низкой стоимостью, инвентаризируются по месту их нахождения и материально-ответственным лицам, на складе которых они находятся. Инвентаризация проводится путем изучения каждого предмета. В инвентаризации предметы вводятся по предметам в соответствии с принятой в бухгалтерском учете номенклатурой. Для основных средств, которые не пригодны для эксплуатации и не могут быть восстановлены, комиссия по инвентаризации составляет отдельную инвентарную ведомость с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, по которым эти объекты стали непригодными (порча, полный износ и т.д.).

Инвентаризация материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке ценностей в этой комнате. При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного ответственного с финансовой точки зрения, инвентаризация проводится последовательно в местах хранения. После проверки значений вход в комнату закрывается и комиссия переходит на работу в соседнюю комнату. Комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет фактическую доступность материальных запасов путем обязательного пересчета, перевешивания или переоценки. Не допускается внесение в опись данных об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц.

Предметы спецодежды, столовое и постельное белье, отправленные на стирку, должны быть внесены в инвентарный список на основании записи о загрязненном белье. Контейнер заносится в инвентарь по типу, назначению и качеству (новый, использованный, требующий ремонта и т.д.). Инвентаризационная комиссия составляет сертификат на списание поврежденных контейнеров с указанием причин повреждения.

Оприходование излишков основных средств, выявленная в ходе инвентаризации, отражается по рыночной стоимости принятой проводкой.

Рисунок 13 – Формы, которые оформляются при оприходовании объектов основных средств

В то же время в объект вводится инвентарная карточка для основных средств, формы которой на основании необходимых данных и показателей утверждаются муниципальным финансовым органом. Финансово-ответственное лицо, которому назначен этот объект, должно подписать его квитанцию ​​с указанием даты капитализации и включить ее в инвентаризацию основных средств. Учет библиотечных фондов, предметов мягкой техники и посуды ведется в Книге учета материальных ценностей.

Списание недостатков основных средств в результате стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций оформляется принятыми проводками по балансовой стоимости.

Списание основных средств из-за недостачи, возникшей в ходе инвентаризации, отнесенной на счет виновных, осуществляется по следующей схеме проводки: доход начисляется в связи с недостачей, хищением и т.п., Отнесенным на виновные стороны по рыночной стоимости; Стоимость объекта списывается с баланса.

Рисунок 14 - Первичные документы, которыми оформляется выбытие основных средств

Формы инвентаризации составляются для строгих форм отчетности. Акт о списании распространяется на списания строгих форм отчетности. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем дошкольного образовательного учреждения на основании отчета о различиях по результатам инвентаризации. Фактическая доступность форм документов строгой отчетности проверяется по типу формы с учетом начального и конечного номеров определенных форм, а также для каждого места хранения и лиц, несущих финансовую ответственность.

По результатам обзора руководитель организации издает порядок, в котором он отражается (рис. 15).

Рисунок 15 – Содержание приказа по результатам инвентаризации

По результатам проведенной инвентаризации имущества составляется ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, которая подписывается Председателем комиссии. Результаты инвентаризации имущества отражаются в акте, который передается на рассмотрение руководителя ДОУ.

3. Совершенствование деятельности МАДОУ № 30 в области документирования

При анализе организации системы делопроизводства в МАДОУ № 30 выяснилось, что в учреждении нет инструкции по делопроизводству. Для грамотного и правильного документирования информации необходима эффективная организация работы с документами, регламентация процессов обработки документов. Одним из основных нормативных документов в организации делопроизводства является инструкция по документации сопровождения управления (инструкция по делопроизводству), в которой устанавливаются правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой организации, в том числе и для анализируемого учреждения.

Разработанная инструкция по оформлению документов будет способствовать улучшению оформления документов в МАДОУ, при этом будут выполняться следующие функции (рис. 16).

Рисунок 16 – Функции инструкции по делопроизводству

Разработка проекта инструкции по делопроизводству предполагает два этапа. Первый этап – аналитический (рис.17).

Рисунок 17 - Содержание аналитического этапа

На втором - проектном этапе осуществляется составление текста проекта документа, его согласование (редактирование при необходимости) и утверждение.

Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации. Основными реквизитами являются: герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, штамп об утверждении, заголовок к тексту, текст, подпись, утверждение визы и знакомство.

Текст инструкции по оформлению документов состоит из параграфов и подпунктов, последовательно заменяющих друг друга по значению, которые обозначены арабскими цифрами через точку. Таблицы, схемы и другие иллюстративные материалы оформляются в виде приложений к инструкциям.

При проектном обследовании была определена структура инструкции (рис. 18).

Рисунок 18 - Структура инструкции

Инструкцию по делопроизводству подписывает должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в МАДОУ. Утверждается лично заведующим или приказом по основной деятельности; визируется заинтересованными лицами. С инструкцией по делопроизводству должны быть ознакомлены все сотрудники.

Таким образом, разработанная инструкция по делопроизводству будет более точно регламентировать делопроизводство и способствовать оптимизации системы документопотока в МАДОУ №30.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Образовательный процесс в ДОУ организован в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством к дошкольному образованию, и направлен на сохранение и укрепление здоровья воспитанников. Организация образовательной деятельности в МАДОУ осуществляется в соответствии с годовым планированием, образовательной программой дошкольного образования на основе ФГОС ДО, учебным планом. Количество и продолжительность образовательной деятельности устанавливаются в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами и требованиями.

Состояние материально-технической базы МАДОУ соответствует педагогическим требованиям современного уровня образования, требованиям техники безопасности, санитарно - гигиеническим нормам, физиологии детей, принципам функционального комфорта. Позволяет педагогам проводить образовательный процесс на должном уровне. Образовательный процесс осуществляется с использованием видео- и аудиотехники, мультимедийного оборудования.

В связи с тем, что оказывает МАДОУ №30 образовательные услуги, закономерно, что преобладают в структуре документопотока входящие документы (56%), представленные в основном приказами по потребителям образовательных услуг (об отчислении, приеме, сохранении места при непосещении), а также обращения, заявления, жалобы.

При анализе организации системы делопроизводства в МАДОУ №30 выяснилось, что в учреждении нет инструкции по делопроизводству. Для грамотного и правильного документирования информации необходима эффективная организация работы с документами, регламентация процессов обработки документов. Одним из основных нормативных документов в организации делопроизводства является инструкция по документации сопровождения управления (инструкция по делопроизводству), в которой устанавливаются правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой организации, в том числе и для анализируемого учреждения.

Разработанная инструкция по делопроизводству будет более точно регламентировать делопроизводство и способствовать оптимизации системы документопотока в МАДОУ №30.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Богославец Л.Г. Положения, регламентирующие деятельность ДОО : учеб.-метод. пособие / Л.Г. Богославец, О.И. Давыдова. - М.: Сфера, 2014. - 126 с.
2. Быкова Т.А. Изменения в документировании деятельности дошкольных образовательных учреждений в современных условиях / Т.А. Быкова, Н.А. Максимова // Делопроизводство. - 2014. - № 3. - С.50-53.
3. Волобуева Л.М. Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении : учеб. пособие / Л. М. Волобуева ; Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. проф. образования «Моск. пед. гос. ун-т». - М.: Прометей: МПГУ, 2013. - 71 с.
4. Волубуева Л.М. Делопроизводство в дошкольных образовательных организациях: новые требования к оформлению документов / Л.М. Волубуева // Управление ДОО. – 2017. – №7. – С.65-66.
5. Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая. - М.: АБАК, 2016. - 264 c.
6. Касьянова Г.Ю. Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая / Г.Ю. Касьянова. - М.: АБАК, 2014. - 172 c.
7. Катышева М.А. Современное документирование деятельности дошкольного учреждения / М.А. Катышева, Л.Р. Фионова // Делопроизводство. - 2015. - № 1. - С.54-59.
8. Кожанова Е.Н. Потоки документов в организации / Е. Кожанова // Секретарь-референт. – 2016. – №7. – С.23–25.
9. Кожанова Е.Н. И снова о приказах / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. – 2017. – №10. – С.43-46.
10. Россол С. Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством // Документооборот. – 2018. - №1. – C.15 –18.
11. Рыбаков А.А. Инструкция по делопроизводству организации: вносить изменения и дополнения или разрабатывать новую? // Секретарское дело. –2017. - №12. – С.15-17.
12. Савина А.Н. Роль инвентаризации в предотвращении экономических правонарушений // European research. - 2016. - №1. - С.32
13. Семенихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2017. - 384 c.
14. Сидоренко В.Н. Организационно-распорядительная документация и специфика ее использования в ДОО // Соврем. детский сад. – 2015. – №8. – С.8–11.
15. Смирнова М.А. Составляем номенклатуру дел // Справочник руководителя дошкольного учреждения. - 2015. - № 9. - С. 35-51.
16. Тиханович С. В. Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? / С.В. Тиханович // Секретарь-референт. – 2016. – №4. – С.15– 19.
17. Управление дошкольным образованием / Моск. городской пед. ун-т ; под ред. Н.А. Виноградовой, Н.В. Микляевой. - М. : Юрайт, 2014. - 394 с.
18. Усманова Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2015. - 400 c.
19. Чепракова Т.Н. Основные проблемы при проведении инвентаризации имущества и обязательств организации / Т.Н. Чепракова, Р.Б. Шаманова // Экономика и управление: проблемы, тенденции, перспективы развития : материалы V Междунар. науч.-практ. конф. (Чебоксары, 3 февр. 2017 г.) / редкол.: О.Н. Широков [и др.] – Чебоксары: ЦНС «Интерактив плюс», 2017. – С. 235-237.
20. http://dou30@edumonch.ru/

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Материально-техническое обеспечение и оснащенность образовательного процесса

Информация о материально-техническом обеспечении образовательной деятельности (сведения о наличии оборудованных кабинетов, объектов для проведения практических занятий, объекта спорта/спортивная площадка, средств обучения и воспитания, в том числе приспособленных для использования инвалидами и лицами с ограниченными возможностями здоровья, об условиях питания, о доступе к информационным системам и информационно - коммуникационным сетям, об электронных образовательных ресурсах).

№	Название	Функциональное назначение	Площадь
1	Административные помещения: - кабинет заведующего - методический кабинет - кабинет заведующего хозяйством	Руководство текущей деятельностью МАДОУ	11,9 кв.м 13 кв.м 9,5 кв.м
2	Групповые	Организация образовательной, свободной, игровой деятельности	443 кв.м
3	Спальни	Организация тихого часа	412 кв.м
4	Музыкальный зал	Организация музыкально-театрализованной деятельности, вечеров-развлечений, концертов, спектаклей, праздников	99 кв.м
5	Физкультурный зал	Организация физкультурно–оздоровительной работы, утренней гимнастики, физкультурных занятий, спортивных  развлечений	101 кв.м
6	Тренажерный зал	Организация физкультурно–оздоровительной работы, физкультурных занятий	83,6 кв.м
7	Комната для корригирующей гимнастики	Организация оздоровительной работы	33 кв.м
8	Спортивная площадка	Организация физкультурно-оздоровительной работы, динамических часов, соревнований	240 кв.м
9	Стадион	нет	-
10	Детские игровые площадки	Организация физкультурно–оздоровительной работы, утренней гимнастики (летний период), прогулок в соответствии с возрастной группы	740 кв.м
11	Предадаптационная группа	Организация совместной деятельности с будущими воспитанниками, их родителями и специалистами ДОУ	83,8 кв.м
12	Экологическая комната	Организация образовательной деятельности экологической направленности	51,9 кв.м
13	Комната развивающих игр Воскобовича	Организация игрового взаимодействия педагога с воспитанниками по методике В.В. Воскобовича	33 кв.м
14	Игротека	Организация свободной игровой деятельности	83,8 кв.м
15	Логопункт	Организация логопедической работы	15,3 кв.м
16	Библиотека	нет	-
17	Кабинет психолога	Психолого-педагогическое сопровождение педагогической деятельности	50 кв.м
18	Блок прачечной: - постирочная - гладильная	- замачивание и стирка белья - глажение и ремонт белья	35,6 кв.м 13,5 кв.м 15,8 кв.м
19	Медицинский блок, в состав которого входят:  - приемная - кабинет старшей медицинской сестры - процедурный кабинет - изолятор на 1 койко место - физиотерапевтический кабинет	Медицинское обслуживание и охрана здоровья обучающихся: - прием воспитанников - осмотр детей врачом-педиатром детской поликлиники или медицинским персоналом ДОУ; прием воспитанников после выхода из отпусков и больничных; оказание первой медицинской помощи внезапно заболевшим детям - стерилизация медицинского инструментария, оказание первичной медицинской помощи воспитанникам и сотрудникам - изоляция заболевших детей - выполнение физиотерапевтических процедур	53,6 кв.м 8,7 кв.м 9,8 кв.м 5,7 кв.м 6 кв. м 6 кв. м
20	Кабинет массажа	Организация оздоровления воспитанников посредством массажа	18 кв.м
21	Пищеблок, в состав которого входят: - кладовая - холодный цех - горячий цех	Обеспечение условий для питания детей - хранение продуктов - обработка сырой продукции и заготовка полуфабрикатов - термическая обработка продукции, раздача готовых блюд	84,3 кв.м 50,1 кв.м 31,3 кв.м 55 кв.м
22	Касса	Прием платежей за посещение ДОУ	7,9 кв. м
23	Центр делового общения	Организация взаимодействия с педагогами и родителями	50 кв.м
24	Бухгалтерия (самостоятельная)	нет	-

Общая площадь здания - 2936,9 кв. м, общая площадь территории - 10045 кв. м

1. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2017. – С.84 ↑

2. Волобуева Л.М. Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении : учеб. пособие / Л. М. Волобуева ; Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. проф. образования «Моск. пед. гос. ун-т». - М. : Прометей : МПГУ, 2013. С.31 ↑

3. Кожанова Е.Н. И снова о приказах / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. –2017. – №10. – С.43 ↑

4. Усманова Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2015. – С.20 ↑

5. Сидоренко В.Н. Организационно-распорядительная документация и специфика ее использования в ДОО // Соврем. детский сад. – 2015. – №8. – С.8 ↑

6. Тиханович С. В. Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? / С.В. Тиханович // Секретарь-референт. – 2016. – №4. – С.15 ↑

7. Смирнова М.А. Составляем номенклатуру дел // Справочник руководителя дошкольного учреждения. - 2015. - № 9. - С. 35 ↑

8. Кожанова Е.Н. Потоки документов в организации / Е. Кожанова // Секретарь-референт. – 2016. – №7. – С.23 ↑

9. Богославец Л.Г. Положения, регламентирующие деятельность ДОО : учеб.-метод. пособие / Л.Г. Богославец, О.И. Давыдова. - М. : Сфера, 2014. – С.26 ↑

10. Катышева М.А. Современное документирование деятельности дошкольного учреждения / М.А. Катышева, Л.Р. Фионова // Делопроизводство. - 2015. - № 1. - С.54 ↑

11. Рыбаков А.А. Инструкция по делопроизводству организации: вносить изменения и дополнения или разрабатывать новую? // Секретарское дело. –2017. - №12. – С.15 ↑

12. Управление дошкольным образованием / Моск. городской пед. ун-т ; под ред. Н.А. Виноградовой, Н.В. Микляевой. - М. : Юрайт, 2014. – С.34 ↑

13. Волубуева Л.М. Делопроизводство в дошкольных образовательных организациях: новые требования к оформлению документов / Л.М. Волубуева // Управление ДОО. – 2017. – №7. – С.65 ↑

14. Савина А.Н. Роль инвентаризации в предотвращении экономических правонарушений // European research. - 2016. - №1. - С.32 ↑

15. Быкова Т.А. Изменения в документировании деятельности дошкольных образовательных учреждений в современных условиях / Т.А. Быкова, Н.А. Максимова // Делопроизводство. - 2014. - № 3. - С.50 ↑

16. Касьянова Г.Ю. Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая / Г.Ю. Касьянова. - М.: АБАК, 2014. – С.72 ↑

17. http://dou30@edumonch.ru/ ↑