Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «ЕТС»)

Содержание:

Введение

Актуальность темы работы заключается в том, что правильная организация договорной работы является основой корректного отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете организации. В процессе организации договорной работы важно участие бухгалтерской службы организации, т.к. необходим контроль и анализ положений договора с позиции бухгалтерского и налогового законодательства.

Актуальность темы исследования обосновывается повседневным использованием института договора в гражданском обороте и его особой ролью среди других юридических фактов, порождающих гражданские правоотношения.

С принятием нового ГК РФ [5]гражданско-правовой договор приобрел свои истинные черты, то есть стал способом выражения согласованной воли его участников, позволяющим оптимально сочетать интересы сторон. Это стало возможным в результате отказа от планового начала в экономике и, как следствие этого, произошло отрицание доминирующей роли плана в регулировании имущественных отношений субъектов гражданского оборота.

Фундаментом гражданского законодательства, регламентирующим договор в имущественном обороте, стал подраздел 2 раздела III «Общие положения о договоре» в первой части ГК РФ [5].

Однако правовому регулированию договора посвящены практически все главы и разделы первой части ГК РФ [5]. В разделе I ГК РФ 1994 года содержится глава об основаниях возникновения гражданских прав и обязанностей, основным из которых является договор. Так как участниками договора являются граждане и юридические лица, а также государственные и муниципальные образования то, следовательно, и главы о субъектах гражданских прав имеют непосредственное отношение к регулированию договора.

Предметом гражданско-правового договора могут быть вещи, включая деньги и ценные бумаги, услуги, работы и другие объекты гражданских прав. Поэтому положения ГК РФ [5] об объектах гражданских прав также регламентируют договор.

Непосредственно регулируют договор нормы о сделках: о форме сделок, основаниях и последствиях их недействительности.

Участниками договора являются собственники либо титульные владельцы имущества, которое является предметом договора. В силу этого нормы, содержащиеся в разделе II ГК РФ о праве собственности и других вещных правах, применяются для регламентации договора.

Большое значение в регулировании гражданско-правового договора имеют общие положения об обязательствах, которым посвящен подраздел 1 раздела III ГК РФ. В то же время, следуя традициям гражданского законодательства, разработчики нового ГК РФ специально выделили подраздел 2 в разделе III, посвященный общим положениям о договоре.

Большинство новелл российского договорного права содержится в положениях о заключении договора (глава 28 ГК РФ) [5]. Их появление явилось следствием закрепления в гражданском законодательстве в качестве основополагающего принципа договорного права - принципа свободы договора. В связи с этим произошли коренные изменения в правилах о заключении договора: появились нормы о заключении договора на торгах, резко ограничены случаи обязательного заключения договора, расширена возможность заключения договора с помощью конклюдентных действий, за публичной офертой признаны качества обычной оферты и другое.

Объект исследования – ООО «ЕТС».

Предмет исследования – договорная работа в организации.

Целью работы является изучение организации договорной работы в организации.

Поставленная цель обуславливает решение следующих задач:

- рассмотреть теоретические основы организации договорной работы;

- провести исследование договорной работы ООО «ЕТС».

- разработать направления совершенствования алгоритма договорной работы в ООО «ЕТС».

Теоретической и методологической основой послужили труды ученых, экономистов по рассматриваемой теме. В процессе работы была использована учебная и методическая литература как зарубежных, так и отечественных авторов, материалы периодических изданий, а также сети Интернет.

Структура работы включает в себя: введение, основную часть из двух глав, заключение и список используемых источников.

Глава 1. Теоретические аспекты организации договорной работы

1.1.Понятие и виды договоров

Российское гражданское право рассматривает договор как соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей, в том числе в области хозяйственных отношений (ст. 420 ГК РФ).[5]

Наряду с законами и другими правовыми актами договор выступает важнейшим средством правового регулирования гражданско-правовых отношений. Его заключение ведет к установлению юридической связи между участниками, тогда как издание законов и иных правовых актов, определяющих правила поведения широкого круга лиц, само по себе не порождает взаимоотношений между ними. Содержанием договорных связей служит выполнение определенных действий (выполнение работ, передача товаров, оказание услуг) для достижения конкретных целей участников договора. [8.C.32]

Договор представляет собой сделку, порождающую гражданско-правовые обязательства, в силу которых одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие — передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п. либо воздержаться от определенного действия; при этом кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. В договоре в качестве каждой из его сторон — кредитора или должника — могут участвовать одно или несколько лиц. Договор, как правило, создает обязанности для лиц, участвующих в нем в качестве сторон. Кроме того, в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, договор может создавать для третьих лиц права в отношении одной или обеих сторон обязательства (ст. 307 и 308 ГК РФ).[5]

Договор определяет правовой режим действий лиц в рамках возникшей между ними связи. В условиях многообразных взаимоотношений предприятий хозяйственный договор принимает различные формы: купли-продажи, поставки продукции производственно-технического назначения, подряда, аренды, перевозки грузов, оказания услуг, аренды (лизинга), проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, поручения, комиссии и др. [11.C.43]

Для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух или более сторон. При заключении договора права и обязанности возникают у каждой стороны. Положения ГК РФ о договорах основаны на принципах, важнейшие из которых: свобода договора, защита слабой стороны, укрепление договорной дисциплины между сторонами. [19.C.5]

Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена законодательством (например, договоры поставки для государственных или муниципальных нужд, заключаемых по результатам торгов). Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами, действующим в момент его заключения. Если после заключения договора принят закон, устанавливающий обязательные для сторон правила, отличающиеся от тех, что действовали при заключении договора, то условия заключенного договора сохраняют силу, кроме случаев, когда в законе установлено, что его действие распространяется на отношения, возникшие из ранее заключенных договоров. [13.C.21]

Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, называется возмездным (ст. 423 ГК РФ). Безвозмездным признается договор, когда одна из сторон обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. [5]

Исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон; в предусмотренных законом случаях применяются цены (тарифы, расценки, ставки и т.п.), устанавливаемые или регулируемые уполномоченными на то государственными органами (ст. 424 ГК РФ). Изменение цены после заключения договора допускается в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом либо в установленном законом порядке. В случаях когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги. [9.C.34]

Спор о порядке и сроках согласования цены, возникший при заключении договора, может быть передан в арбитражный суд.

Арбитражные суды рассматривают по существу также споры, возникшие при заключении договора по: вопросу применения при расчетах регулируемой или договорной цены; цене с предприятиями, допустившими нарушения антимонопольного законодательства, к которым применены в установленном порядке меры воздействия. [18.C.56]

Законодательством предусмотрено несколько видов договоров: публичный, присоединения, предварительный, в пользу третьего лица.

Публичным признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работили оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание и т.п. — п. 1 ст. 426 ГК РФ). [5] Отказ коммерческой организации от заключения публичного договора при наличии возможности предоставить потребителю соответствующие товары, услуги, выполнить для него определенные работы не допускается.

Цена товаров, работ и услуг, а также иные условия публичного договора устанавливаются одинаковыми для всех потребителей, за исключением тех, кому законом и иным правовым актом допускается предоставление льгот. В предусмотренных законом случаях Правительство РФ, а также уполномоченные Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти могут издавать правила, обязательные для сторон при заключении и исполнении публичных договоров (типовые договоры, положения и т.п.). Условия публичного договора, не соответствующие указанным требованиям, ничтожны. Не допускается отказ коммерческой организации от заключения публичного договора при наличии у нее возможности предоставить потребителю соответствующие товары, услуги, выполнить для него соответствующие работы.[12.C.65]

Условия публичного договора определяются «примерными условиями», разработанными для соответствующих договоров и опубликованными в печати или изложенными в форме примерного договора.

Если условия договора определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах и могут быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом, то заключаемое при этом соглашение называется договором присоединения (ст. 428 ГК РФ).

Присоединившаяся к договору сторона вправе потребовать его расторжения или изменения в следующих случаях когда договор: хотя и не противоречит закону и иным правовым актам, но лишает эту сторону прав, обычно предоставляемых по договорам такого вида; исключает или ограничивает ответственность другой стороны за нарушение обязательств либо содержит другие, явно обременительные для присоединившейся стороны условия, которые она, исходя из своих разумно понимаемых интересов, не приняла бы при наличии у нее возможности участвовать в определении условий договора. Указанное требование, предъявленное стороной, присоединившейся к договору в связи с осуществлением своей предпринимательской деятельности, не подлежит удовлетворению, если присоединившаяся сторона знала или должна была знать, на каких условиях заключает договор. [10.C.54]

Договор, по которому стороны обязуются в будущем заключить договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на заранее оговоренных условиях, считается предварительным (ст. 429 ГК РФ). [5]

Предварительный договор заключается в форме, принятой для основного договора, и должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия основного договора. В нем указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор; если такой срок не определен, то основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора. [17.C.43]

Договор, согласно которому должник обязан произвести исполнение не кредитору, а третьему лицу, имеющему право требовать от должника исполнения обязательства в свою пользу, является договором в пользу третьего лица (ст. 430 ГК РФ). [5] С момента выражения третьим лицом должнику намерения воспользоваться своим правом по договору стороны не могут расторгать или изменять заключенный ими договор без согласия третьего лица.

Должник при этом вправе выдвигать против требования третьего лица возражения, которые он мог бы выдвинуть против кредитора. Когда третье лицо отказалось от права, предоставленного ему по договору, этим правом может воспользоваться кредитор

1.2. Организация договорной работы

Договорной работой в организации является деятельность определенных ее работников, включающая подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением. [13.C.65]

Процесс организации договорной работы должен быть четко спланирован и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы.

В процессе организации работы с договорами должны участвовать и руководители, и экономисты, и бухгалтера, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отдел логистики, коммерсанты и даже служба безопасности.[16.C.54]

Задача юриста – грамотно изложить условия договора, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и другими нормативно правовыми актами и собственно координировать процесс работы над договором. Содержание этих условий должен озвучить ответственный исполнитель – лицо, непосредственно заинтересованное в создании и исполнении данного договора. Весьма целесообразно будет поручить ему же (ответственному исполнителю) полностью отслеживать ход работы над договором, как на стадии создания – согласования, так и на стадии исполнения, включая действия по поиску контрагента. [10]

Инициатором создания проекта договора должна выступать та служба, которой понадобился договор, а ответственным исполнителем будет либо руководитель этой службы, либо его непосредственный подчиненный, назначенный исполнять такие функции.

Итак, исполнитель обращается в юридический отдел (юристу) организации с пожеланием подготовить проект договора. Причем именно проект, а не сам договор, так как до момента окончательного согласования и подписания сторонами, такой документ договором называть некорректно. Пожелание ответственного лица должно быть оформлено в виде заявки, где четко и максимально подробно должны быть расписаны необходимые требования – предмет договора, цена товара, работы, услуги, сроки исполнения договора и т.д.

Далее юридический отдел приступает к подготовке (разработке, написанию) проекта договора [12.C.57].

При наличии замечаний в предоставленном контрагенте варианте проекта договора юрист организации осуществляет его экспертизу, с подготовкой, в случае необходимости, протокола разногласий. После осуществления указанных действий юрист передает документ с листом согласования ответственному лицу. [12]

В организации необходимо разработать Регламент (Положение) по работе с договорами. В этом документе надо предусмотреть порядок прохождения договором всех этапов с момента создания и до полного исполнения, а также сроки, отведенные на разработку проекта и согласование договора в каждой службе (подразделении) организации, куда договору надлежит попасть до полного утверждения его окончательной редакции. Также необходимо указать каким образом регистрируются и хранятся договоры.

С целью утверждения порядка согласования договора следует оформить Маршрутную карту движения договора и разослать (принести, передать, повесить на стенку у рабочего места) всем сотрудникам организации. [14.C.87]

В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, отдел закупа, руководитель направления и юристы. Итоговое одобрение договор получает у первого лица организации – непосредственного руководителя, к которому договор поступает после всех предварительных рассмотрений.

В зависимости от вида договора допускается применение так называемого упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определиться, когда и при каких условиях это возможно.

Если у служб возникают замечания к договору, об этом делается отметка в листе согласования и заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб, ответственное лицо передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он в свою очередь устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ответственному лицу. [10]

По завершению процедуры согласования договор со всеми прилагающимися документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.

Рассмотрим порядок организации регистрации и хранения договоров.

На сегодняшний день на российском рынке существует масса программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота, как в коммерческих организациях, так и в учреждениях бюджетного сектора. Многие из них способны настраиваться и адаптироваться под специфику конкретной организации. [12.C.76]

Такие программы предназначены решать массу задач [12.C. 13]:

- сокращать время на выполнение рутинных операций;

- сделать деловые коммуникации более организованными и эффективными;

- максимально упростить процедуру подготовки стандартных отчетов о движении документов;

- регистрировать входящие и исходящие документы, обеспечивая их просмотр и редактирование;

- контролировать документы в режиме реального времени, в том числе через Интернет;

- снижать риск утечки информации, обеспечивая централизованное безопасное хранение документов.

Основным минусом данных программ является высокая цена.

Рассмотрим процесс регистрации и хранения договоров при условии отсутствия специальных программных продуктов.

Целесообразно поручить регистрацию подписанных договоров юридическому отделу (помощнику юриста).

Создать электронную версию «Журнала регистрации договоров» достаточно легко, используя повсеместно распространенные средства Microsoft Windows (файл Excel). Такая программа должна содержать информацию о дате договора, наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе). Сюда же вносится информация о заключенном договоре. В случае заключения к договору дополнительного соглашения, эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений – неотъемлемых частей договора. [10]

Любому договору присваивается регистрационный номер, который может состоять из нескольких цифровых обозначений. Например, цифровое обозначение вида договора, порядкового номера договора, месяца или года заключения (сквозная нумерация), проставляемого через горизонтальную и/или косую черту (№ Х-Х/Х).

Каждому виду договора может быть присвоен определенный цифровой индекс, обозначаемый, к примеру, арабскими цифрами [19]:

- Купля-продажа - 01;

- Поставка - 02;

- Услуги - 03 (реклама, страхование и др.);

- Аренда - 04;

- Подряд, в т. ч., строительный - 05;

- Перевозка, транспортная экспедиция - 06;

- Заем, кредит, ипотека, банковский счет - 07;

- Поручение, комиссия, агентирование - 08.

Оригиналы подписанных договоров надлежит хранить в специальных папках-регистраторах в юридическом отделе организации. Папки-регистраторы с оригиналами договоров формируются (наполняются) по календарным годам в хронологическом порядке. К каждой папке-регистратору должна быть приложена опись, содержащихся в них договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном файле (мультифоре) с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и иных документов, относящихся к договору. Еще лучше, если все документы будут отсканированы и помещены в общедоступную электронную базу, чтобы каждый желающий по мере необходимости мог ознакомиться с договором, не вставая с рабочего места и не отвлекая других работников (как правило, юристов). [11.C.65]

Таким образом, в организации договорной работы в организации участвуют юристы, экономисты, бухгалтера, а в отдельных случаях и другие сотрудники организации. При организации работы возможно использование специальных программных продуктов, стоимость которых достаточно высока. На предприятии следует разработать регламент договорной работы и маршрутные листы, которые позволят повысить ее эффективность.

Таким образом, гражданско-правовой договор является большая, важная правовая форма экономического обмена отношений и стать одним из основных способов регулирования экономических отношений, а их членов, а владельцы, по своему усмотрению, определять направление и как использовать свое имущество.

Выводы:

На основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Организация договорной деятельности на предприятии включает этапе подготовки проекта договора, подписания и контроля его исполнения.

На каждом этапе должны участвовать не только юристы организации, но также сотрудники других отделов, в том числе экономисты и бухгалтерские работники. С позиции бухгалтерского и налогового законодательства должны быть проверены все пункты договора, т.е. какие налоговые последствия повлекут все его положения.

На этапе контроля исполнения договора проверяется выполнение всех его основных условий: сроков исполнения оговора, объеме обязательств, просрочек и нарушений условий договора, порядка начисления пени за нарушение условий договора.

Система договорных отношений в условиях рынка довольно сложная. Перед российской экономикой в целом и каждым хозяйствующим субъектом возникает необходимость установления рациональных хозяйственных связей. Это вызывает проблему совершенствования договорной работы, перевода ее на более высокий уровень.

Основными направлениями совершенствования договорной работы в организации является применение автоматизированных систем, что является очень дорогостоящей услугой для многих хозяйствующих субъектов. Наименее затратным, но не менее эффективным является применение маршрутных листов.

Глава 2. практические аспекты организации договорной работы В ООО «ЕТС»

2.1. Характеристика системы документооборота в ООО «ЕТС»

Наличие качественно и количественно несовпадающих информационных потоков электронного и бумажного документооборота отечественных предприятий, с одной стороны выдвигает новые требования к организации управления жизненным циклом документа, с точки зрения масштабируемости, распределенности документов, стоимости их хранения, многоканальности доступа и т.д., а с другой - ставит новые задачи относительно информационной безопасности, межуровневой совместимости, открытости и «прозрачности» корпоративной отчетности. Этим двум противоположным требованиям отвечает КИС, однако ее построение требует организационной реорганизации системы документооборота на предприятии, способной включать в себя как бумажный, так и электронный документооборот.

Реинжиниринг процессов документирования российских промышленных предприятий призван максимально автоматизировать процессы хранения и обработки неструктурированной информации в бумажном документообороте, что позволяет существенно расширить поиск, обработку, анализ и интерпретацию релевантной экономической информации необходимой для принятия эффективных стратегических решений.

Рассмотрим оптимизацию корпоративных систем документооборота на примере ООО «ЕТС», соответственно предложенной методике ее внедрения, включающей первоначальный этап, на котором определяется уровень удовлетворенности информационных потребностей предприятия исходя из ключевых факторов его финансово-экономической деятельности, описания бизнес-процесса информационной системы «как есть», далее на основе информационных технологий определения образа новой ИС «как надо», осуществляется этап подготовки к организационным изменениям, и наконец происходит процесс декомпозиции существующих бизнес-процессов с целью их оптимизации и мониторинга степени отклонения существующей ИС от «планируемого» варианта на основе анализа информационных потребностей предприятия.

Проведенный анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «ЕТС», показал, что данное предприятие является компанией холдингового типа, финансовые показатели которого влияют на функционирование его основных структурных бизнес-единиц.

Кроме того, основным отличием ООО «ЕТС» от его подразделений выступает различная информационная потребность и характер используемой системы документооборота.

Так для структурных подразделений ООО «ЕТС» характер используемой системы документооборота носит технический и неинтегрированный характер. В каждом структурном подразделении его основные организационные элементы (производство, бухгалтерия, кадры и т.д.) - используют собственные системы документооборота для автоматизации соответствующих бизнес-процессов. Например, система бухгалтерского учета — с платежными поручениями, счетами-фактурами и т.д.

Для головного предприятия ООО «ЕТС» основной областью управленческой деятельности непосредственно является сам процесс управления его структурными подразделениями. Поэтому для управляющей компании холдингового типа как ООО «ЕТС», система документооборота — не только отдельные автоматизированные процессы или набор программного обеспечения, но в первую очередь — методология, обеспечивающая сбалансированный подход, позволяющий решить проблемы, связанные с необходимостью эффективного обмена информацией и управления документами между структурными подразделениями.

В 2014 г. в целях подготовки к внедрению КИС и завершения этапа перехода на стандарты системы качества в соответствии требованиям ГОСТ Р ИСО 9002-96, изменилась организационная структура предприятия, которая представлена на рис. 2.1

Как видно из рис. 2.1 реорганизация ООО «ЕТС» привела к появлению в организационной структуре нового подразделения отвечающего за качество и подготовку производства, изменяется и уровень удовлетворенности информационных потребностей предприятия исходя из контроля и мониторинга документированных информационных потоков на предприятии. Кроме того, на предприятии образовался новый отдел, а именно отдел компьютерных технологий, осуществляющий своевременный обмен информации на новом корпоративном сайте ООО «ЕТС».

Кадры и делопроизводство

Производство

Генеральный директор

Зам. генерального по производству

Технический директор

Производственно техническое управление

Качество и подготовка производства

Зам. генерального по качеству и подготовке производства

Отдел
качества

Отдел подготовки производства

Экономика и маркетинг

Зам. генерального по экономическим вопросам

Сметно-договорной отдел

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Финансовый отдел

Отдел
кадров

Юридический отдел

Делопроизводство

Неосновные подразделения

Начальник охраны

Гараж

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

Инспекторы по кадрам

Отдел экономики и ценных бумаг

Отдел маркетинга

Отдел компьютерных технологий

Отдел снабжения и комплектации

Отдел механизации и транспорта

Диспетчерская

Зам. генерального по внешним связям

Рис. 2.1 Реорганизация ООО «ЕТС»

Данная информация представляется необходимой для формирования новых механизмов межуровневого взаимодействия не только структурных подсистем предприятия, но и информационных взаимодействий с поставщиками, дистрибьюторами, инвестиционными посредниками и конечными потребителями продукции предприятий.

Уровень удовлетворенности информационных потребностей предприятия определялся исходя из опроса высшего руководства, по ключевым факторам развития информационных потоков предприятия.

Диагностическая анкета строилась на определении экспертной оценки реального состояния деятельности предприятия ООО «ЕТС», описываемого вектором значений характеристических переменных

Y = {Y₁,Y₂,...,Y_n}, к одному из известных классов состояний S₁,S₂,...,S_k с помощью определенного правила R.

Описание состояний предприятия имеет ряд аспектов деятельности D = {D₁,D₂,...,D_m}, которые трудно описать только числовыми значениями уi, i=1...n. Введем подпространство S состояний информационного поля предприятия состояний S «+» - ключевые факторы роста и развития; состояний S «-» - ключевые факторы негативных трансформационных изменений, представлены в таблице 2.1

Таблица 2.1 - Влияние ключевых факторов на использование информации ООО «ЕТС»

Состояние	Экс- перт 1	Экс- перт	Экс- перт 3	Экс- перт 4	Экс- перт	Сумма баллов	%	Ранги
1S+	8	7	8	8	8	39	23	8
2S+	5	4	5	4	5	23	13	5
3S+	7	6	7	6	7	33	18	7
4S+	6	8	6	7	6	33	18	6
5S-	2	1	1	2	1	7	4	7
6S-	3	5	3	5	4	20	11	4
7S-	1	2	2	1	2	8	4	2
8S-	4	3	4	3	3	17	9	3
Итого	36	36	36	36	36	180	100

Для построения диагностического профиля ключевых факторов развития ООО «ЕТС» были исследованы мнения 5 экспертов:

- Зам, генерального директора по внешним связям

- Зам, генерального директора по качеству и подготовке производства -

- Зам, генерального директора по экономическим вопросам

- Зам. генерального директора по производству

- Начальник отдела маркетинга

- Построим матрицы ранжирования альтернатив по 8-балльной системе оценки ключевых факторов, влияющих на информационные потоки.

Получив диагностический профиль информационного поля предприятия среди ключевых факторов и рисков, влияющих на рациональное использование информационных потоков, эксперты обратили внимание на следующие по степени значимости факторы и его влияния:

1. Недостаточный обмен информацией между подразделениями;

2. Проблемы с поиском и структурированием информации;

3. Проблемы с контролем документированной информации;

4. Многократный ввод и копирование данных;

5. Информация хранится у ключевых сотрудников;

6. Наличие корпоративного портала в web-сети;

7. Интеграция информационных потоков;

8. Автоматизация информационных протоков.

Выявленные ключевые факторы определяют критерии формирования новой КИС предприятия, определяя тем самым технические характеристики и мощности новой КИС. Более конкретно они определяются при диагностических характеристиках потоков документов, реально существующих в организации.

Проведем диагностику существующей системы документооборота ООО «ЕТС».

Одним из основных определяющих показателей системы документооборота на предприятии являются данные о потоках исходящей, входящей и внутренней информации на предприятии. Так, потоки входящих и исходящих документов характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями, а объем внутреннего документооборота — число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т.д., создающихся в организации.

Группировка документов по признаку «потока» документационного обеспечения приведена в таблице 2.2

Таблица 2.2- Динамика документооборота на ООО «ЕТС» с 2014 - 2016 гг.

Наименование документа	Количество документов			Темпы роста, %
2014 г.	2015 г.	2016 г.	2015г. к 2014	2016 г. к 2015г.
Входящие	810	761	907	94	— 119,2
Исходящие	512	415	553	81,1	133,3
Приказы	218	162	224	74,3	138,3
Внутренние	674	649	793	96,3	122,2
Итого:	2214	1987	2477	89,7	124,6
В среднем за год	8,6	7,4	9,1

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов в рассматриваемый период приходится на входящие документы. Это вызвано наличием филиалов у ООО «ЕТС» (диаграмма. 2.2).

Диаграмма 2.2. Структура документооборота

Следующим показателем диагностики системы документооборота выступает показатель, отражающий равномерность потока документов в разрезе структурных подразделений.

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем анализе необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии.

Данный анализ отражен в таблице 2.2 с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать.

Критериями отнесения документов к тому или иному подразделению следующие: во-первых, для входящих документов и приказов — какому подразделению предназначается; во-вторых, для исходящих и внутренних документов — каким подразделением составлено.

Таблица 2.3- Равномерность потока документов в разрезе структурных подразделений на ООО «ЕТС»2014 - 2016 гг.

Подразделение	2014 г.		2015 г.		2016 г.
Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Генеральный директор	247	11	219	11	198	8
Зам. директора	650	29	596	30	793	32
Центральная бухгалтерия	605	27	556	28	917	37
Отдел кадров	381	17	378	19	322	13
Основные подразделения	224	10	159	8	173	7
Прочие	134	— 6	79	4	74	3
Итого:	2241	100	1987	100	2477	100

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольший объем документооборота приходится на заместителей генерального директора и бухгалтерию, на долю данных подразделений приходится около 30 % всего документооборота (диагр. 2.3).

Диаграмма 2.3. Распределение потока документооборота
на ООО «ЕТС» в 2014 - 2016гг.

Следующим показателем, раскрывающим эффективность применения СЭД на предприятии, является показатель документооборота в разрезе видов документов. Данная информация необходима для расчета экономической эффективности внедряемой СЭД, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа управленческих решений.

В качестве примера, рассмотрим методологию анализа приказов на ООО «ЕТС» с 2014 - 2016 гг.

При рассмотрении типологии принимаемых решений по степени личного вклада руководителя выявились следующие основные группы:

- нормативно-детерминированные, т.е. решения, жестко предопределенные, на содержание которых индивидуальные особенности руководителя практически не сказываются;

- стандартизованные, т.е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т.п. Зачастую эти решения основаны «на прецеденте», т.е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений руководителя могла быть принятой на более низких уровнях организации;

- реорганизационные, т.е. решения, касающиеся технологических нововведений, изменения существующей производственной или управленческой системы и т.д. Принятие этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении предприятием, о его личном вкладе в развитие предприятия. Основные типы решений ООО «ЕТС» представлены в таб. 2.4

Таблица 2.4 -Типы управленческих решений ООО «ЕТС»

Вид управленческих решений	доля решений, %
1. Нормативно-детерминированные	6,9
2. Стандартные	89,1
3. Реорганизационные	3,0

Количественное соотношение между рассмотренными типами решений подтверждает, что их подавляющее большинство относится к стандартному типу - 89,1%, что говорит о необходимости внедрения автоматизации процессов составления, хранения, обработки, поиска документированной информации на основе стандартных управленческих решений.

Следующим показателем, отражающим реальное положение дел в существующей системе документооборота предприятия, выступает показатель, отражающий долю контрольных документов, определяемый как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к общему числу документов.

Доля контрольных документов % на ООО «ЕТС» с 2014 по 2016 гг. представлена в таблице 2.5

Таблица 2.5 - Доля контрольных документов % на ООО «ЕТС» с 2014 по 2016 гг.

Наименование документа	доля контрольных документов %			Темпы	роста, %
	2014	2015	2016	2015 к 2014	в 2016 к 2015
Контрольные документы	69,6	67,4	68	102,6	99,4

Как видно, из таб. 2.5 доля контрольных документов для ООО «ЕТС» колеблется около 70%, что является очень высоким показателем, поскольку ООО «ЕТС» выступает в качестве управляющей компании шести своих основных подразделений, что подтверждает тот факт, что с точки зрения важности и контроля объемов документооборота для подразделений данный показатель значительно ниже. Однако в данном показателе и в головном предприятии, и в его подразделениях не отражаются качественные характеристики контроля за использованием документированной информации.

Следующий показатель диагностики системы документооборота связан с определением среднего объема одного документа и технических требований КI4С с точки зрения его хранения, обработки и маршрутизации. Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, объем измеряется в килобайтах. Принято считать, что объем одной страницы машинописного текста примерно равен 2 КБ.

Таблица 2.6- Средний объем документооборота ООО «ЕТС»

	2014г.	2015г.	2016г.	В сред-нем	- В кб
В среднем входящие стр.	7,3	6,9	6,2.	6,8	13,6
В среднем исходящие стр.	5,2	5,4	5,3	5,3	10,6
В среднем внутренние стр.	3,4	3,1	3,2	3,23	6,46
В среднем 1 документ	5,3	5,1	4,9	5,11	10,22
Всего стр.	11734	1053,1	12137,3	8308,1	16616,2

Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет 5 страниц. Однако он изменяется в разрезе отдельных видов документов: входящих - 6,8; исходящих - 5,3; внутренних – 3,23.

Данный показатель необходимо сравнить с показателем среднего числа копий документа. С распространением и оснащением копировальной техники «Хегох» данный показатель увеличился до 18 экземпляров, в среднем 6 экземпляров.

В течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. Исходя из того, что в среднем один документ содержит 5,11 страниц, а в среднем количество документов обращающихся в ООО «ЕТС» 8,3, исходя из данных таб.21 в 2014 г. - 8,6; в 2015 г. - 7,4; в 2016 г.- 9,1.

Определим средние расходы на бумагу. Для данного анализа округлим данные значения и получаем, что на одного сотрудника управления ООО «ЕТС» приходится 8х540 страниц в день.

Расходы на бумагу на одного работника управления определяются по формуле

РБ= РД_м х Р₁ х Р₂

- РД_м - среднее количество рабочих дней в месяце

- Р1 - среднее количество страниц на одного работника

- Р2 - средняя стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать)

Расходы на бумагу = 21х40х0,5 =420 руб. на одного работника. Это приблизительный расчет, наиболее точным будет расчет затрат с учетом данных бухгалтерии по закупке писчей бумаги в месяц.

Следующая группа показателей отражает скорость движения документов и затрат связанных с обеспечением движения потока документов.

Первый показатель в данной группе относится к времени регистрации одного документа. Обычно в ООО «ЕТС» на это требуется около 2 минут, однако при выполнении перерегистрации одного и того же документа для его подразделений этот показатель увеличивается как минимум в 6 раз, и равен 12 мин., что составляет 2,5% восьми часового рабочего дня (раб. день 8х60 мин=480мин.).

Рассмотрим самый упрощенный пример расчета затрат компании на перерегистрацию документа.

Если принять среднюю заработную плату за 7 тыс., руб. в месяц в управлении ООО «ЕТС» при 100% накладных расходах (налоговых выплат, аренды производственных помещений), годовой фонд заработной платы на одного работника приходится в размере (84000 +84000) 168000 руб. В объеме годового фонда заработной платы расходы на время перерегистрации одного документа определяются величиной 2,5%, т.е.- в 4200 руб. на перерегистрацию одного документа.

Следующим показателем является показатель времени пересылки документа между структурными подразделениями. Для ООО «ЕТС» значение данного показателя определяется от одного до двух дней.

Другим наиболее важным показателем с точки зрения времени поиска документа по известным (структурированным) атрибутам и в случае работы по «бумажной» технологии, и для электронных документов она напрямую зависит от организации хранения и индексирования (например, каталожных карточек) или поисковой системы и т.д.

Для расчета используем следующие данные «средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов, поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты, в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ, в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно, если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу. Среднегодовой фонд зарплаты 84000 руб. в год (7 тыс. руб. в месяц) и накладные расходы на содержание сотрудника (налоги, амортизационные отчисления и пр.) - 100%, определяется (84000 + 84000) 168000 руб.

Ниже приведен расчет затрат предприятия на поиск документа одним сотрудником в день:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) = 22 мин. На поиск документа в день одним работником, что составляет 4,6% от времени его восьми часового рабочего дня. Годовой фонд з/пл. на одного работника приходится в размере (84000 + 84000) = 168000 руб. В расчете на одного сотрудника затраты на поиск информации составляют 4,6% от годового фонда, т.е. - 7728 руб. в год.

При численности управленческого аппарата в 300 человек затраты составляют 7728 руб. х 300 = 2318400 руб. в год - затраты на время поиска документа по известным (структурированным) атрибутам.

В свою очередь время поиска документа с неизвестными атрибутами, оценить однозначно сложнее, поскольку поиск бумажного документа может занять от нескольких часов до нескольких дней. В этом случае эффект от применения СЭД, особенно со средствами полнотекстового поиска, становится особенно заметным.

Следующим показателем, характеризующим скорость движения, является показатель, отражающий время создания и передачи документа на исполнение.

2.2 Особенности организации договорной работы в ООО «ЕТС»

В ООО «ЕТС» заключаются коммерческие договоры, т.е. договоры, заключаемые на основе свободного волеизъявления, не основанные на обязательном для сторон плановом акте.

Разработка проекта договора в ООО «ЕТС» возложена на юридическую службу. Все заинтересованные службы визируют договоры. Подписи руководителя ООО «ЕТС», руководителя финансового отделов, а также главного бухгалтера являются обязательными.

Основным способом заключения договоров является обмен телеграммами, факсами. Такая форма заключения договора имеет свои особенности. Она требует хорошей предварительной подготовки ввиду их оперативности. Поставщику или клиенту сообщается по телефону (факсу) суть и краткие условия предлагаемого договора: наименование товара, количество, ассортимент, цену, условия платежа, сроки поставки. Если будет получен факс-подтверждение, договор считается заключенным. Если он не будет получена, по телефону могут быть сообщены уточнения, корректировка условий, что потребует также подтверждения (чаще по факсу).

Заключение договора по телефону (факсу) является наиболее оперативным и быстрым способом. Однако он предполагает высокую квалификацию, обязательность сторон. В любом случае должно последовать подтверждение, которое удостоверяется должностным лицом в установленном порядке (подпись, печать) или электронной подписью. В таком случае договор считается заключенным.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается двумя сторонами: руководителями предприятий (организаций) и главным бухгалтером, указывается дата его подписания, скрепляется печатью.

ООО «ЕТС» в своей работе пользуется правилами приема и исполнения заказов на предприятии, осуществляющих производственную и торгово-закупочную деятельность. В них расписаны правила приема заказов на предприятии и оформление договоров, т.е. прежде, чем разместить заказ на предприятии необходимо подписать договор, а затем на основании подписанного договора открывается номер заказа и предается для выполнения в производство.

Проекты договоров составляются ответственным лицом в административно- управленческом персонале в двух экземплярах и подписываются директором ООО «ЕТС». На подписанных договорах проставляется печать предприятия .

Принятые договора поступают в административно- управленческий персонал предприятия, отвечающие за прием заказов в производство. На основании договора открываются заказы. Заказы на каждое наименование продукции регистрируются в Журнале регистрации заказов. Поступающим в производство заказам присваиваются порядковые номера. Изменение номеров заказов в процессе производства не допускается. В случае получения одного наименования заказа несколькими клиентами, либо дополнительного заказа, каждому клиенту, заказу присваивается отдельный номер заказа.

Журнал регистрации содержит следующую информацию: номер заказа; номер договора; наименование организации-заказчика; дате приема заказа; наименование заказа; вид продукции; объем работ в физических единицах; перечень материалов, передаваемых заказчиком предприятию; вид материала, фактическая потребность в квадратных метрах, килограммах; дата сдачи работ;

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печать. На предприятии существуют следующие виды договоров: на оказание услуг; договор поставки.

В предмете договора исполнитель указывает, какие обязанности он на себя возлагает, ассортимент и количество, указывается в протоколах согласования договорных цен, которые являются неотъемлемой частью договора и имеют сквозную нумерацию.

В условиях обязанностей сторон исполнитель обязуется оказывать торговые и иные услуги, а заказчик обязуется предоставлять необходимую информацию для выполнения заказа. Порядок сдачи и приемки работ - в этих условиях оговаривается сдача-приемка услуги осуществляется в акте приемки-сдачи.

При обнаружении несоответствия качества или количества услуги условиями договора заказчик составляет акт, с указанием выявленных несоответствий. На основании акта несоответствия, заказчик определяет порядок и сроки устранения обнаруженного несоответствия.

Стоимость работ и порядок расчетов определяется протоколом согласования договорной цены. В каждом конкретном случае стоимость работ определяется отдельно. В конкретном случае: полная оплата в течении 3-х банковских дней с момента подписания протокола согласования договорных цен к настоящему договору.

В договоре устанавливается форма безналичных расчетов, которые определены ЦБ РФ: платежными поручениями, требованиями, путем выставления аккредитива, векселями и др. Основным товарным документом является счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Счет-фактура выписывается продавцом на имя покупателя при фактической отгрузке товара и является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в счете сумму. Таким образом, счет-фактура оформляет поставку и отражает количество и цену поставляемого товара. Реквизитами счета-фактуры являются:

• наименование продавца и покупателя, их адреса;
• номер и дата счета;
• данные, характеризующие товар (его наименование, количество мест; вес; указание количества, цены, суммы по каждой позиции и по счету в целом).

Счет-фактура выписывается обычно в нескольких экземплярах по обстоятельствам (экземпляр продавцу, покупателю, транспортным организациям, страховым, таможенным органам).

В договоре полно предусмотрена ответственность: за нарушение сроков проведения работ, ассортимента; поставку некачественных, некомплектных, немаркированных материалов; нарушение условий договора относительно объемов работ, средств упаковки. Определена имущественную ответственность за нарушение условий транспортирования, расчетной дисциплины и др.

В случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы срок выполнения обязательств по договору отодвигается соразмерно времени, в течение которого действуют такие обстоятельства.

Договор вступает в силу с момента подписания и действует до истечения срока. Изменение условий договора возможно только по обоюдному согласию сторон. Все изменения оформляются дополнением к договору, подписываются и заверяются обеими сторонами. В случае возникновения споров по договору, которые стороны не могут разрешить путем переговоров, они передаются для окончательного разрешения в суд.

Изменение и расторжение договоров возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено Гражданским кодексом и иными актами законодательства или договором. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

• при существенном нарушении договора другой стороны;
• в иных случаях, предусмотренных настоящим гражданским кодексом и иными актами законодательства или договором.

Порядок изменения и расторжения договора зависит от того, происходит это по соглашению сторон или односторонний. В перовом случае, если одна из сторон считает необходимым изменить или расторгнуть договор, она направляет предложение об этом другой стороне по договору. Сторона, получившая предложение об изменении или расторжении договора, обязана дать ответ не позднее срока, указанного в предложении или установленного законодательством либо договором. На случай отсутствия таких сроков в предложении, законодательством установлен тридцатидневный срок.

В ООО «ЕТС» ведется учет заключенных договоров и контроль за их исполнением. Договора хранятся в административно- управленческом персонале. На предприятии имеется Номенклатура дел, в которую внесены: индекс дела, заголовок дела, количество дел, сроки хранения дела и номера статей по перечню, примечание (ответственные за архивное хранение).

Договора хранятся 3 года. Уничтожение происходит на основании акта, т.е. составляется приказ директора в котором указывается комиссия по списанию и сроки проведения уничтожения. Все договора по завершению года, оформляются в дела и передаются ответственному на архивное хранение.

В ООО «ЕТС» ведется автоматизированный учет договоров поставки. На каждого поставщика или клиента ведется карта учета исполнения договоров определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При поступлении товара по данным сопроводительных документов: счета-фактуры, накладной и другим делается разноска. Подсчет выполнения обязательств ведется с нарастающим итогом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмотренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной стороне. Контроль оптовой продажи товаров осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям. В нем регистрируется объем поставок по договору и фактическое количество поставленных товаров за определенные периоды (с накоплением). Такой учет договоров поставки дает возможность контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цены. Юридическая служба следит за наличием и правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.). Хранение договоров осуществляется в течение 3-х лет. В соответствии с делопроизводством договора временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, т.е. хранятся в скоросшивателях, не проводится пере систематизация в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи документов не составляются.

2.3. Совершенствование алгоритма ведения договорной работы в ООО «ЕТС»

Методология ORACLE описания бизнес-процессов была предложена компаниями, занимающимися разработкой и внедрением КИС, поскольку существующие методологии описания бизнес-процессов не были приспособлены для процессов автоматизации информационных потоков на предприятии.

При описании бизнес-процессов создания и передачи документа в ООО «ЕТС» с использованием методологии ORACLE использовалась процессная модель «Swimmerlanes» бизнес-процессов.

Стадия «разработка-утверждение жизненного цикла документа
Отдел делопроизводства 1) Указание на создание 2) Указание на разработку 3) Указание на создание документ 5) Выдача исходных данных 6)Проведение расчетов документ 8) Согласование документ 7) Публикация 10) Регистрация 11) Исполнение 4) Разработка содержания документ документ документ документ документ документ
Генеральный директор
Зам. директора по экономике
Сметно-договорной отдел
Бухгалтерия
Вычислительный центр
Юридический отдел

Рис. 2.5 Бизнес-процессы разработки и утверждения документа в методологии ORACLE.

Построение этой модели основано на подходе «Swimmerlanes», который представляет собой смесь классических подходов к описанию бизнес-процессов DFD и WFD стандартов, однако она имеет одну отличительную особенность. Диаграмма в методологии ORACLE, на которой рисуется схема бизнес-процесса, разделена по горизонтали на дорожки.

При этом каждая дорожка принадлежит определенному структурному подразделению или должности, участвующей в бизнес-процессе. Те операции бизнес-процесса, которые выполняются этим структурным подразделением, размещаются в зоне соответствующей дорожки. Такой подход позволяет наглядно показать распределение ответственности в бизнес-процессе и. продемонстрировать степень его организационной фрагментарности (рис.2.5).

Как правило, среднее время передачи документа на исполнение при эффективном бумажном документообороте занимает один два рабочих дня.

Оценить данный показатель в процентном отношении в годовом фонде, приходящемся на одного работника, не представляется целесообразным, поскольку при создании документа и постановке его на учет, принимают участие множество работников аппарата, поэтому аналитическая ценность данного показателя невысока.

В условиях доминирования бумажного оборота, асимметричность для некоторых звеньев, как внутренней подсистемы предприятия, так и для некоторых ее структурных единиц во внешней среде носила абсолютный и непреодолимый характер, поскольку бумажные документы терялись, была необходимость длительных согласовательных процедур, дублирование контрольных функций и т.д.

Время подготовки и согласования типовых документов. К типовым документам относятся проекты приказов, договоров, протоколы совещаний, планы работы и т.д. исходя из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников, которые больше всего занимаются «формированием» документов, составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени, от годового фонда з/пл составляет 12600 руб. в год на одного работника.

Затраты ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами. К таким ресурсам относятся бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты и т.п. К стоимости ресурсов добавляются затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений, амортизационные отчисления и пр.

При реинжиниринге управления документирования формируются предпосылки организации процессно-ориентированной компании с центральным и консолидирующим информационно-аналитический центром, внутри которого находится множество функций документооборота (рис. 2.6.). В ходе реинжиниринга бизнес-процессов все функциональные подразделения предприятия должны быть преобразованы в команды бизнес-процессов, выделяемые по принципу ориентации на внутреннего и внешнего потребителя.

Рис. 2.6- СЭД как составная часть КИС

Многие факторы достаточно сложно прямо оценить в цифрах, но в итоге они могут дать весомый вклад в общие результаты работы организации. Вместе с тем хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно.

На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности СЭД могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени.

Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов проявляется по-разному и не одинаков даже в организациях близкого типа и масштаба. Формирование КИС в организационных структурах холдингового типа, способствует формированию горизонтальных информационных сетей между его структурными подразделениями (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Горизонтальная информационная сеть на основе КИС ООО «ЕТС»

Выводы:

Внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений. Сотрудники получают возможности для обмена опытом, происходит постепенное накопление «лучшей практики», т.е. формируется база успешно выполненных заданий, что, в свою очередь, помогает избежать дублирования работ и ресурсов, а также уменьшает количество ошибок. Компания, использующая СЭД, также всегда более привлекательна для внешних инвесторов.

Работа в единой системе прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли стандартных операций способствует раскрытию творческого потенциала каждого работника, что наилучшим образом отражается на результатах деятельности управления. Кроме этого, обеспечивается лучшая управляемость — можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев общие положение об организации договорной работы в коммерческой деятельности, в частности виды договора, сферу его применения, организацию контроля за его исполнением, проанализировав правовое регулирование коммерческих договоров и исследовав особенности осуществления договорной работы на примере конкретного действующего предприятия я сделала следующие выводы:

• Выполнение всех функций в коммерческой деятельности взаимосвязано и взаимообусловлено. Однако, учитывая правовое регулирование процесса хозяйствования субъектов рыночных отношений без создания системы договоров осуществлять коммерческую деятельность в рыночных условиях невозможно.
• По мере развития рыночных отношений и повышения самостоятельности и ответственности сторон, вступающих в хозяйственные связи роль административных плановых актов снижается и уступает место отношениям, базирующимся на равенстве участников и свободе их волеизъявления, через которые каждый из них может реализовать свои экономические интересы.
• Нормальный рынок предполагает обеспечение законом и договором не только прав покупателей, но и прав тех, кто должен получить деньги за свой товар. Четкое регулирование обязанностей покупателя принять и оплатить товар особенно существенно в условиях развивающихся рыночных отношений. Выполнение обязанности принять товары в сроки и порядке, предусмотренные договором, означает, в частности, что покупатель должен совершить необходимые действия, позволяющие продавцу передать ему товары.

Важность договорной работы подчеркивает и то обстоятельство, что правило о купле-продаже, поставке продукции и оказании услуг носят в основном обязательный характер и направлены в первую очередь на обеспечение интересов всех субъектов хозяйствования. На защите интересов сторон стоят не только нормы ГК РФ, но законодательство по защите прав потребителей. При организации и ведении договорной работы в коммерческой деятельности требуется умение правильно составлять и понимать договора.

Практика показывает, что тщательное формулирование договорных условий является одним из надежных средств избежать возникновения трудно устранимых недоразумений в последующем, особенно, принимая во внимание многоаспектность возникающих при заключении и исполнении контракта проблем. Интересы продавца и покупателя далеко не совсем совпадают и в случае ненадлежащего исполнения обязательств должником кредитор несет убытки. И, зачастую, затраты времени и сил на его юридическое преследование, во-первых, могут быть весьма обременительными и, во-вторых, оказаться в конечном счете напрасными, если у неисправного должника не будет достаточно денежных средств или иного имущества, на которое может быть обращено взыскание.

Следовательно, необходимо взвесить риск несоблюдения условий договора и постараться изыскать средства снижения вероятных неблагоприятных последствий. Учитывая правила толкования терминов, необходимо стремиться к тому, чтобы достигнутое соглашение наиболее четко отражалось в тексте договора, воплощалось в формулировках одинаково понимаемых каждой стороной и не допускающих произвольной интерпретации. Одна из проблем организации договорной работы на предприятии — это совершенствование законодательства. Логичным представляется пересмотр нормативно регулируемых аспектов договора розничной купли-продажи, поставки, более детальное урегулирование отдельных его разновидностей.

Библиография:

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ)
2. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 N 95-ФЗ (ред. от 19.12.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 07.02.2017)
4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 28.12.2016)
5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 07.02.2017)
6. Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14.11.2002 N 138-ФЗ (ред. от 19.12.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)
7. Федеральный закон от 13.12.1994 N 60-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "О поставках продукции для федеральных государственных нужд"
8. Брагинский, М. И. Договорное право : общие положения / М. И. Брагинский, В. В. Витрянский. - Москва : Статут, 2014. - 682 с.
9. Бунеева, Р. И. Коммерческая деятельность: организация и управление: учебник. – Ростов–на–Дону: Феникс, 2012. – 350 с.
10. Вербицкая, И.К. Гражданское право (общая часть): учебно-методические рекомендации / И. К. Вербицкая. – Минск: БИП – Институт правоведения, 2014. –103 с.
11. Зенин, И.А. Гражданское право: учебник для вузов / И. А. Зенин. – Москва: Юрайт, 2014. – 811 с.
12. Коммерческая деятельность: практикум: учебное пособие / С. И. Башаримова, М. В. Дасько. – Минск: Республиканский институт профессионального образования, 2010. – 335 с.
13. Коммерческая деятельность: учебник / В. В. Березенков [и др.]. – Москва: Атри, 2011. – 405 с.
14. Коммерческая деятельность: учебник / С. Н.Виноградова, О. В. Пигунова. – Минск: Вышэйшая школа, 2008. – 363 с.
15. Корецкий, А.Д. Договорное право России: Основы теории и практики реализации / А.Д. Корецкий. – Рн/Д.: Март, 2014. – 528 с.
16. Короткова, Т. Л. Коммерческая деятельность: учебник / Т. Л. Короткова. – Москва: Финансы и статистика, 2007. – 414 с.
17. Лукаш, Ю.А. Договора. Общие правила, особенности и способы обеспечения / Ю.А. Лукаш. – М.: Дело и сервис, 2013. – 252 с.
18. Памбухчиянц, О. В. Организация и технология коммерческой деятельности: учебник / О. В. Памбухчиянц. – Москва: Дашков и К°, 2012. – 638 с.
19. Панкратов, Ф. Г. Коммерческая деятельность: учебник / Ф. Г. Панкратов. – Москва: Дашков и К°, 2008. – 499 с.