Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Содержание:

Введение

Современные темпы развития компьютерных и сетевых технологий сделали возможным появление большого числа автоматизированных информационных систем (ИС) различного назначения, как общедоступных в рамках глобальной сети Интернет, так и узкоспециализированных, создаваемых для нужд одного предприятия или организации. В современных реализациях таких систем информация, как правило, хранится в базе (базах) данных (БД).

Одновременный доступ к информационной системе нескольких пользователей реализуется с помощью специализированного программного обеспечения (ПО), ориентированного на работу в сети. Традиционно программное обеспечение для реализации такого взаимодействия должно располагаться на обоих сторонах сети - на сервере (программа-сервер, обеспечивающая одновременную обработку запросов к ИС нескольких пользователей) и на компьютере пользователя (клиентская часть, формирующая запросы к серверу и отображающая результаты). В каждой проектной организации циркулирует огромное количество документов. В основном это отчеты, договора и сметные расчеты.

Каждый специалист знает насколько тяжело проконтролировать движение всех документов между подразделениями организации. Большие по размеру отчеты переходят от одного специалиста к другому и возвращаются назад.

Общие средства автоматизации облегчают работу инженеров и архитекторов.

Важность данной работы заключается в том, что рост основной конкуренции имеет значительное влияние на подготовку стратегии коммерческих компаний и реализацию запланированных дальнейших целей бизнеса. При этом динамичность корректив внешней среды обязывает компании изменятся под проектные методы управления, позволяющие реализовывать намеченные цели и достигать требуемого качества в границе определенного бюджета и в короткие сроки .

Теория проектного управления отражает, что для поддержания и применения управления на предприятии важно создать специализированное подразделение - отдел контроля проектами. Но опыты показывают, что ряд компаний не готов к такой структуре после провальной реализации проектов при офисной поддержке, и имеет много сомнений по его эффективности и важности.

Целью данной курсовой работы является разработка проекта внедрения информационной системы для ООО "TOMES".

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

изучение теоретических вопросов управления проектами;
анализ предметной области;

ГЛАВА 1 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ООО «TOMES» занимается предоставлением услуг по техническому обслуживанию коммерческого учета электроэнергии. К услугам компании относятся: установка, демонтаж приборов учета, Также ООО «TOMES» предлагает свои услуги по настройка индикации, программирование тарифного расписания, опломбирование счетчиков.

ООО «TOMES» ведет активную работу с клиентами, внимательно отслеживая их пожелания и потребности, а также внедряет новые услуги и решения для достижения глобальной цели – повышения качества обслуживания клиентов.

Процесс работы с клиентом не обуславливает его постоянного присутствия в Москве.

У компании существует web-сайт, на котором представлены общие данные о предприятии, каталог услуг, схем работы офиса и контакты. Процессы взаимодействия с клиентами ведутся с использованием телефона или обычной электронной почты. Взаимоотношение с клиентами является одним из перспективных направлений в компании для оптимизации и автоматизации процессов, протекающих в нем. Добавление новых возможностей в это направление позволило бы:

• сократить трудозатраты,

• увеличить качество и скорость обслуживания клиентов,

• расширить клиентскую аудиторию,

• привлечь и освободить дополнительные финансовые средства,

• и тем самым увеличить прибыль компании.

Предлагаемый ассортимент услуг компании с начала работы расширился до 10 позиций. Одним из самых важных для работы компании, а также показывающим общее представление о компании всем ее партнерам, является направление по непосредственному взаимоотношению с клиентами. Именно поэтому данное направление было выбрано для добавления новых возможностей по оптимизации и автоматизации процессов.

Главные технико-экономические свойства компании на 03.06.2020 указаны в таблице 1.

Таблица 1.

Главные технико-экономические показатели работы ООО «TOMES»

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Среднемесячное значение показателя
	Количество клиентов	100 чел.
	Оборот компании на одного клиента	2 тыс. руб.
	Количество предлагаемых позиций услуг	4
	Количество штатных сотрудников компании	40 чел.
	Площадь арендуемого помещения	150 кв.м
	Среднее время оформления заявки	15 минут

Как видно из приведенной таблицы, обороты компании не высоки, однако стабильные значения показателей работы ООО «TOMES» позволяют предполагать возможность роста оборотов при условии грамотной организации работы и улучшения качества обслуживания клиентов.

1.2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Российские предприятия обладают большим потенциалом и значительными ресурсами, научно-техническим потенциалом, но эффективной системы четкого и эффективного управления существующими возможностями не существует. По мнению экспертов, целесообразно использовать инновационные стратегии развития в Российской Федерации, в основе которых лежит опыт развитых стран. Инновации и инновационное развитие предполагают использование творчества и креативности, создание новых идей и разработок. Инновационные стратегии направлены на создание плана для реализации существующих идей в предпринимательстве.

ООО «TOMES» имеет линейную организационную структуру. Линейная структура это — многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю. По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа может широко использоваться и в современных условиях, но требует применения современных методов организации работы предприятия в целом. Линейная структура управления проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений. По мере роста фирмы, усложнения технологии, расширения номенклатуры выпускаемых изделий возникает необходимость в создании в структуре предприятия дополнительных функциональных подразделений, решающих общие и функциональные задачи. Все организационно-функциональные взаимосвязи внутри предприятия имеют четко выраженную структуру подчинения. Каждый последующий уровень иерархии зависит от вышестоящего: подчиняется ему в плане выполнения функций и отчетности. Все взаимодействия между организационными единицами внутри определенного уровня иерархии предусмотрены только посредством обращения к вышестоящей организационной единице.

Организационно-штатная структура ООО «TOMES» представлена на рисунке 1.1.

Рис.1.1 Организационно-штатная структура 000 «TOMES»

Общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Он же определяет маркетинговую политику общества, направления его развития, штатную численность, объемы и ассортимент товара и услуг.

В непосредственном подчинении у генерального директора находится директор по производству и финансовый директор, а также начальники отделов.

Финансовый директор – один из высших управленцев компании, ответственный за управление финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчётность. Определяет финансовую политику организации, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития организации, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры. Финансовый директор осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все финансовые вопросы. Финансовому директору непосредственно подчиняется главный бухгалтер.

Главный бухгалтер – руководитель бухгалтерии, должностное лицо, обеспечивающее организацию бухгалтерского учета компании, предприятия и несущее ответственность за бухгалтерские операции. В его обязанности входит:

формирование учетной политики;
ведение бухгалтерской и налоговой отчетности в полном объеме;
ведение внутригрупповых расчетов, движений наличных по кассе;
разработка, внедрение и выполнение мероприятий, направленных на минимизацию налогообложения;
подбор и предоставление бухгалтерской документации для предоставления в банки и иные учреждения, как в бумажном, так и в электронном виде по компаниям, входящим в центр ответственности главного бухгалтера по управляющим компаниям.
выполнение разовых поручений руководства - генерального директора, финансового директора.

Директор по производству занял свое место среди руководителей других подразделений, выполняя при этом четко очерченный круг обязанностей, в который вошли:

работа с персоналом;
контроль технологического процесса;
развитие производства работ в сфере услуг.

При этом он подчиняется генеральному директору и стоит на одном уровне с руководителями других подразделений. Координирует работу сотрудников технической поддержки и отдела строительно-монтажных работ.

Директор по производству обязан:

руководить производственной работой;
создавать условия для своевременно выполнения задач, поставленных перед подразделением;
формировать политику развития производства;
повышать эффективность производства, снижать затраты;
следить за рациональным использованием ресурсов;
организовывать реконструкцию и модернизацию производства;
внедрять новые технологии;
следить за появлением инновационных технологий, полезных для производства;
проводить анализ производственной деятельности.

Большинство компаний предлагают техническую поддержку к продуктам, которые они предоставляют и продают. Техническая поддержка предоставляется, как правило, по телефону, через интернет, по электронной почте, через онлайн-сервисы поддержки на веб-сайте или через инструменты, посредством которых пользователи могут зарегистрировать заявку или создать инцидент и затем проследить их судьбу — историю состояний/этапов её или его решения. Компания имеют собственную, внутреннюю службу технической поддержки, которая помогает клиенту решать возникающие проблемы, носящие технический характер.

Обязанности и задачи технической поддержки:

Регистрация обращений пользователей/клиентов в информационной системе
перенаправление обращений/заявок пользователей к соответствующим специалистам техподдержки для решения проблемы (в основном это относиться к первой линии техподдержки)
ведение журнала с описанием выполненных действий и принятых решений с последующим занесением решений в единую базу
оказание помощи и консультаций при установке, настройке и обновлении программного продукта, а также по использованию услуги
оказание помощи в решении технических проблем при использовании продукта/услуги и дальнейшая ее координация
оказание помощи по восстановлению работоспособности программного продукта после фатальных сбоев
предоставление технической информации по функциональности продукта/услуги
анализ проблем и разработка рекомендации по их устранению, которые были выявлены при использовании продукта/услуги
отвечать на обращение пользователей в установленные сроки
знание порядка и правил обработки обращений пользователей
знание стандартных решений и ответов на наиболее часто задаваемые вопросы пользователей
знание технических характеристик продукта

Самое важное в строительно-монтажных работах является качество, которое напрямую зависит от грамотной организации, взаимодействие звеньев между собой и профессионализм специалистов. На старте выполнение СМР большую роль играет планирование и контроль, а финишем – качественное производство СМР.

Самое важное в строительно-монтажных работах начальный этап, а именно организация и подготовка, так как допущение ошибки может привести к опасности всех, кто работает на объекте и к дорогостоящему исправлению дефектов. Так же важно закупать только проверенные и качественные материалы. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников СМР на две категории: специалисты и монтажные бригады. Специалисты - это проектировщики, пусконаладчики. Монтажные бригады состоят минимум из 2 человек, бригадир и монтажник.

Общестроительные работы СМР отдела включает себя спектр работ:

Проведение пред-проектного обследования;
Диагностика оборудования;
Монтаж нового оборудования;
Демонтаж старого оборудования;
Восстановление/ проверка схемы подключения прибора учета
Настройка индикации, времени, тарифного расписания;
Предоставление отчета выполненных работ.

Юридический отдел контролирует всю документацию предприятия на соответствие законодательству РФ, руководит делами, связанными с правоохранительными и судебными органами государства, осуществляет юридическую поддержку при ведении договорной деятельности.

Начальник юридического отдел непосредственно руководит сотрудниками отдела, контролирует все вопросы, решаемые отделом. К основным функциям отдела относятся:

Консультирование всех работников предприятия по правовым вопросам.
Работу по страхованию материальных ценностей, находящихся в распоряжении фирмы.
Оформление заявок и прочих документов, передачу их в муниципальные и госструктуры для получения разрешений, патентов, лицензий для ведения деятельности предприятием.
юридическая экспертиза документов, различных правовых ситуаций и составление соответствующих профессиональных аналитических заключений;
согласование договоров, государственных контрактов, документации о закупке товаров, работ, услуг, изменений и дополнений к ним; участие в переговорах с контрагентами и подготовка заключений на любом этапе договора.

Работу с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители. Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией. Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии, следующие:

пpием и pегистpация (учет) документов;
распpеделение документов и доставка их исполнителям;
офоpмление и отпpавка исходящих документов;
стеногpафиpование и печатание документов;
контpоль за сpоками исполнения документов;
фоpмиpование дел и сдача их в аpхив;
организация хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей компании путем обеспечения необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Начальник отдела кадров непосредственно руководит сотрудниками отдела, контролирует все вопросы, решаемые отделом. К основным функциям отдела относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Отдел информационных технологий осуществляет на предприятии следующие функции:

развитие информационных технологий в рамках бизнеса компании;
поддержание сети компании в работоспособном состоянии;
обеспечение бесперебойной работы оборудования и пользователей;
программирование и развитие функциональности программного обеспечения;
Основными задачами сотрудников отдела являются:
выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей;
разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления компанией;
контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования;
установка, настройка и управление программными и аппаратными системами компании;
модернизация применяемых технических средств.

Имеющаяся организационно-штатная структура позволяет руководству фирмы эффективно решать поставленные задачи по извлечению коммерческой прибыли.

1.3 ВЫБОР КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩИХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Основным видом деятельности рассматриваемого предприятия является поступление заявок от клиентов на выполнение работ и установка оборудования. Характеристика данного процесса представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 Схема основного бизнес-процесса ООО «TOMES»

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.3.

На входе имеются потребность в заявке на выполнение работ, а также уже имеющийся ассортимент оборудования, на выходе – прибыль и отчетная документация. Управлением, имеющими место в данном бизнес-процессе, являются нормативно-правовые документы в области торговли, а также внутрифирменные инструкции приказы и распоряжения. Механизмами работы являются сотрудники компании.

Заявка на выполнения работ и выбор оборудования состоит из следующих процессов: сбор и обработка данных; выбор оборудования/материалов согласно заявке; выполнение работ; составление отчётностей.

Рис. 1.3 Декомпозиция основного бизнес-процесса ООО «TOMES»

Оформление заявки, как и любой другой бизнес-процесс, нуждается в управлении. Управление заявками заключает в себе функции подбора Call-центра, организации персонала, прогнозирования и планирования оказания услуг, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж.

Ключевые функции управления заявками рассматриваются в свете обеспечения ясного понимания в прямой цепочке подотчетности.

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

2.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ И ЕЁ ОПИСАНИЕ

Информационная модель включает в себя совокупность входных и выходных документов, файлов входной оперативной, постоянной, промежуточной и результатной информации.

В данной модели отражается смоделированные связи между экранными входными и выходными документами, а также внутрисистемной информаций.

Информационная модель должна отвечать следующим требованиям:

• полного состава информации, необходимой для решения комплекса задач данного АРМа;

• отражение этой информации на всех типах носителей;

• отражение процесса преобразования информации, начиная от получения первичной переменной и условно-постоянной информации, загрузки ее в файлы с и заканчивая получением файлов с результатной информацией и выдачей ее пользователю;

• состава исходных первичных документов и распределение их по задачам;

• источники и способы получения первичной информации;

• состава файлов с первичной, условно-постоянной, промежуточной и результатной информацией;

• информационную потребность для каждой задачи комплекса;

• адресатов выдачи и получения результатной информации.

В рамках моделируемой задачи из информационной системы используются все справочники и таблицы, а именно четыре справочника и две таблицы.

Администратором производится администрирование системы, а именно управление адресным списком клиентов, который прописан в территориальном договоре технического обслуживания коммерческого учета электроэнергии и управлением пользователями, создавая учетные записи и прописывая их роль, права через экранную форму “Управление данными”. Так же в случае если это необходимо имеет право удалять или блокировать учетные записи, а так же корректировать таблицу с адресным списком.

В обязанности сотрудника отдела технической поддержки входит ведение записей клиентов на услуги компании, а также формирование нарядов в зависимости видов работ.

Сотрудник входит в систему под своей учетной записи. Основной функцией обслуживания клиентов является прием заявки для формирования наряда, который осуществляется через форму «Ввод данных».
Справочник «Абонент» дополняется сотрудниками техподдержки. Надо уточнить по какому адресу производится заявка и входит ли данный адрес в список из таблицы «Адресный список». В случае если адрес отсутствует, необходимо объяснить клиенту, что компания не может принять заявку. Если адрес входит в рамки обслуживания в рамках договора, в систему добавляются данные клиента:
ФИО;
Номер квартиры;
Номер телефона.
Далее необходимо уточнить тип прибора учета (1-фазный или 3-фазный) и основании этого выбрать аналоговый счетчик из справочника «прибора учета э/э».
Из справочника видов работ выбираются услуги, которые предоставляет компания:
Демонтаж оборудования;
Монтаж оборудования;
Восстановление схемы подключения;
Настройка прибора учета (индикация, дата/время);
Смена тарифного расписания;
Опломбирование прибора учета.

После того, как сотрудник техподдержки проведет все действия, на основании введенной информации формируется наряд на выполнение работ.

В обязанности сотрудника отдела строительно-монтажных работ (СМР) входит мониторинг и управление заявками, которые поступают в ИС, через электронную форму «Наряд на выполнение работ». Бригадир меняет статус наряда выбирая опции из таблицы «статус работ», а именно:

«В работе» - наряд распределен между бригадными группами и производятся работы согласно регламенту;
«Выполнен/Закрыт» - работы произведены, либо есть основания для закрытия наряда;
«В ожидании» - наряд не пускается в работу, так как необходимы уточнения для произведения работ, либо большая загруженность бригад.
Выходной экранной формой, которую просматривает директор по производству является форма «Отчёт о проделанных работах», также он получает файл «Пользователи», который содержит список сотрудников отдела техподдержки, СМР и их полномочия при работе с системой.

За рамки задачи автоматизации и информационной модели попали следующие процессы:

поступление счетчиков,
заполнение сопроводительных документов на товар (гарантийный талон, инструкция по пользованию, паспорт изделия),
бухгалтерский учет,
складской учет движения товаров,
закупка недостающих товаров.

На рисунке 2.1 представлена информационная модель ООО «TOMES».

Рис.2.1 Информационная модель

2.2 ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ И СИСТЕМЫ КОДИРОВАНИЯ

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации:

Обеспечить сжатие призрачной части показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

При проектировании кодов предъявляется ряд требований:

- охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;

- возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

- максимальная информативность кода при минимальной его значности.

Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации. Система классификации - это совокупность правил распределения объектов множества на подмножества. Классифицирование - это процесс распределения объектов данного множества на подмножества. Классификация - это результат упорядоченного распределения объектов заданного множества.

Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

Иерархическая система классификации предполагает разбиение исходного множества на подмножества, между которыми установлены отношения соподчиненности (иерархии). В зависимости от количества классификационных признаков возможно наличие нескольких уровней классификации. Уровень классификации - это совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех же ступенях классификации.

В многоаспектных системах классификации применяется параллельно несколько независимых признаков в качестве классификационных, т. е. Исходное множество рассматривается одновременно в разных аспектах (например, фасетная система классификации).

Системы кодирования делятся на регистрационные и классификационные.

Регистрационная система кодирования используется для идентификации объектов, которые не требуют предварительной классификации и независимы от существа решаемых задач. Различают порядковую и серийно-порядковую системы кодирования.

Порядковая система кодирования заключается в последовательном порядке регистрации объектов. Признаки классификации отсутствуют, что впоследствии не позволит получать промежуточные итоги.

Серийно-порядковая система кодирования применяется для кодирования однопризначных номенклатур, находящихся в определенной соподчиненности. Старшему признаку выделяется серия номеров с учетом возможного расширения позиции объекта, а младшему присваиваются порядковые номера в пределах выделенной серии.

В соответствии с приведенными требованиями к кодам в разрабатываемом проекте используется серийная система кодирования, позволяющая кодировать установившееся несложные множества объектов, учитывая возможность расширения кодируемого множества и разбиение по одному признаку классификации.

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач выделены следующие классификаторы:

- классификатор пользователи;

- классификатор клиенты;

- классификатор наряд/заявка;

- классификатор состояние проекта;

Сводные характеристики классификаторов представлены в табл.2.

Кодируемое множество объектов	Длина кода	Мощность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
Пользователи	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Клиенты	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Наряд/заявка	7	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Состояния проектов	2	99	Порядковая	Отсутствует	Локальный

1) Для классификатора пользователей. Используется разрядная система кодирования. Классификатор является локальным и состоит из семи знаков. Структурная формула классификатора заказов:

Ф1 = [ХХХХ];

2) Для классификатора клиент используется разрядная система кодирования. Классификатор является локальным и состоит из трех знаков. Структурная формула классификатора магазинов:

Ф2 = [ХХХХ];

3) Для классификатора наряд/заявка используется порядковая система кодирования. Классификатор является локальным и состоит из четырех знаков. Структурная формула классификатора менеджеров:

Ф3 = [ХХХХХХХ];

4) Для классификатора Состояния проектов используется порядковая система кодирования. Классификатор является общесистемным и состоит из шести знаков. Структурная формула классификатора товаров:

Ф4 = [ХХ];

Разработанные классификаторы позволяют упростить работу системы и повысить ее эффективность.

2.3 ХАРАКТЕРИСТИКА НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНОЙ, ВХОДНОЙ И ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Все данные по оперативной входной информации заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Отчет о проделанных работах».

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

1. Справочник пользователи.

2. Справочник клиентов.

3. Справочник приборов учета.

Основными функциями Справочников являются:

· обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

· декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

· хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

· оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.

Справочник пользователи.

Для входа в систему необходимо ввести логин и пароль.

В данном справочнике хранится:

— Логин;

— Пароль;

— ФИО.

— Должность.

— email.

— Права доступа.

— Активность.

Экранная форма данного справочника представлена на рисунке 2.3.1

В данной форме администратор добавляет, удаляет и прописывает роль для каждого пользователя.

Справочник клиентов.

Справочник клиентов пополняется при создании наряда/заявки на выполнение работ. Для это необходимо перейти в одноименную форму.

Сотрудник компании при создании наряда должен указать проект, в рамках которого он реализуется. Далее указать адрес объекта. Данное действие выбирается либо из списка, либо с помощью фильтра. Только после того, как выбирается адрес, становятся активными окна «ФИО», «Телефон», «Тип ПУ». В комментарии указывается дополнительная информация о клиенте, либо от клиента. Например: удобное время для установки, или перед установкой необходимо личное присутствие клиента.

Экранная форма данного справочника представлена на рисунке 2.3.1

рисунок 2.3.1 Справочник клиентов.

В данном справочнике хранится:

— ФИО клиента;

— Номер телефона;

— Тип ПУ;

— Заводской номер ПУ;

— Комментарии.

Справочник приборов учета.

Экранная форма данного справочника счетчиков представлена на рисунке 2.3.2.

Рисунок 2.3.2. Справочник приборов учета.

В данном справочнике хранится:

— Тип ПУ;

— Заводской номер ПУ;

— Фазность;

— №Счетчика;

— Сетевой адрес;

— Дата приемки;

— Дата поверки;

— Дата следующей поверки;

— Производитель.

2.4 ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В данной ИС результирующей информацией являются один отчет для руководителя проекта.

2. Отчет ”заявки /наряды”:

Содержит таблицу со следующими полями:

Дата создания заявки
Пользователь (заявитель)
Договор
Адрес (улица, дом, корпус)
Исполнитель
Текущий статус заявки
Комментарий

Рисунок 2.4.1. Отчет заявки /наряды

Данного рода отчеты имею в информационных поток предприятия служат скорее для получения статистики нежели для оперативного управления и принятия решений. В итогах данной ведомостей за месяц можно понять насколько загружена служба по регистрации заявок и насколько загружено производство.

ГЛАВА 3. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

3.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (ДЕРЕВО ФУНКЦИЙ И СЦЕНАРИЙ ДИАЛОГА)

При разработке ИС, решающей задачи автоматизации документооборота, важным этапом является описание иерархии функций управления и обработки данных разрабатываемого программного продукта

Дерево функций представляет собой иерархическую структуру действий, реализованных в ИС. Все действия (функции) программного продукта можно разделить на два основных подмножества:

1) служебные функции – идентичны для всех автоматизированных систем управления предприятием на современном уровне развития аппаратных и программных средств. Функции этого вида призваны обеспечить безопасность ввода, обработки и хранения информации, облегчить работу с системой, сделать ее наиболее удобной и незатруднительной для конечного пользователя.

2) основные функции управления и обработки данных – свойственны как информационным системам любой специализации, так и именно данной ИС. Они отражают особенности процесса обработки информации, получения результатов, ведения информационной базы проекта. Эти функции организованы в том порядке и в том составе, которые продиктованы условиями обработки и управления данными в конкретной предметной области.

Состав и классификация функций разрабатываемого программного продукта представлены в виде дерева функций (см. рис. 3.1.1.).

Рисунок 3.1.1. Дерева функций.

Служебные функции системы: авторизация пользователей, автоматическое указание даты получения заявки и выполнения работ по заявке, управление окнами диалога системы, вызов справки, настройки системы.

Функции обработки данных: Пополнение и корректировка справочников, оформление заявки, выполнение заявки, получение отчета о выполненных работах по заявке.

На основании дерева функций разработан сценарий диалога, схематически представленный на рисунке 3.1.2.

Рисунок 3.1.2. Сценарий диалога.

Также планируется работать с системой и с помощью ряда кнопок не входящих в состав главного меню. Но безусловно основной диалог с пользователем будет осуществляться непосредственно, через Основное меню приложения.

Таким образом, было спроектирована ИС позволяющая содержать все необходимые данные для работы программного продукта. Также был разработан сценарий диалога с пользователем, определены основные функции и положения разрабатываемой системы электронного документооборота.

3.2 ХАРАКТЕРИСТИКА БАЗЫ ДАННЫХ

MySQL - это система управления реляционными базами данных, в которой данные хранятся в отдельных таблицах, за счёт чего достигаются преимущества в скорости и гибкости подхода управления. Таблицы связываются между собой при помощи отношений, благодаря чему обеспечивается возможность объединять при выполнении запроса данные из нескольких таблиц. Основу системы - SQL можно охарактеризовать как часть подсистемы MySQL - язык структурированных запросов, наиболее распространенный стандартный язык, используемый для доступа к базам данных.

Программное обеспечение MySQL имеет статус открытого кода, это означает, что его можно применять и модифицировать по желанию. При этом каждый пользователь может изучить исходный код, а далее изменить его в соответствии со своими потребностями. Использование программного обеспечения MySQL регламентируется лицензией GPL (GNU General Public License). Целью использования данной системы на хостинг-сервере также является и стремление к обеспечению более высокой скорости работы и обеспечения широкого спектра полезных функций.

В ER-модели базы данных, представленной на рисунке 3.2.1, показаны взаимосвязи таблиц и справочников базы данных по ключевым полям.

рисунок 3.2.1. ER-модель

Основной таблицей является таблица «Отчеты». Таблица «Отчеты» связана со справочником «Пользователи», содержащей информацию об имеющихся пользователях, которые внесли данные в ИС и меняли статус работ. Из таблицы «Адресный список», формируется БД клиентов с полной информацией, такие как адрес клиента, ФИО, контактные данные.

Справочник «Пользователи» содержит сведения о пользователях системы, их права при работе системой.

Сведения о приборах учета, которые установлены у клиента, их стоимость и технические характеристики, а также счетчики, которые необходимо установить хранятся в справочнике «Приборы учета».

Сведения о видах работ, которые необходимо произвести и определение стоимости этих работ хранятся в справочнике «Виды работ».

Таблица «Адресный список», формируется исходя из заключенных договоров территориального разделения. Адреса, которые обслуживает компания вносится в ИС администратором.

Для того, чтобы привести распределение заявок по категориям «В ожидании, в работе, завершено» существует таблица «виды работ».

Описание таблицы и справочников БД задачи автоматизации приведено в таблицах 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип данных	Длина поля	Описание поля
Справочник "Абонентов"
Код абонента	Id_client	INTEGER	255	Первичный ключ
ФИО	Name_client	VARCHAR	255	ФИО абонента
Номер квартиры	Number_flat	INTEGER	255	Номер квартиры абонента
Номер телефона	Number_phone	INTEGER	255	Номер телефона абонента
Тариф	tarif	INTEGER	255	Тариф, который установлен у абонента, согласно заключенному договору со сбытовой компанией
Комментарий	comment	TEXT	255	Дополнительная информация об абоненте или от него
Справочник "Приборов учета"
Код ПУ	ID_PU	INTEGER	255	Первичный ключ
Тип	Type	VARCHAR	255	Тип прибора учета (1-фазный, 3-фазный)
Марка	Label	VARCHAR	255	Наименование прибора учета
Цена	Price_PU	MONEY	255	Цена за единицу товара
Заводской номер	Factory_number	INTEGER	255	Заводской номер счетчика
Сетевой номер	Serial	INTEGER	255	Номер для подключения к прибору учета
МПИ	MPI	DATE	255	Дата межповерочного интервала
Производитель	Factory	VARCHAR	255	Наименование фирмы-производителя
Таблица "Адресный список"
Код Адреса	ID_adress	INTEGER	255	Первичный ключ
Город	City	VARCHAR	255	Город обслуживания
Улица	Street	VARCHAR	255	Наименование улицы
Дом	home	INTEGER	255	Номер дома
Корпус	building	INTEGER	255	Корпус/строение
Кол-во квартир в доме	Sum_flat	INTEGER	255	Общее количество квартир в доме
Код абонента	ID_guide_client	INTEGER	255	Внешний ключ для связи со справочником «Абонентов»
Код ПУ	ID_guide_PU	INTEGER	255	Внешний ключ для связи со справочником «Приборов учета»
Справочник "Пользователь"
Код Пользователя	Id_User	INTEGER	255	Первичный ключ
ФИО	Name_User	VARCHAR	255	ФИО пользователя системы
Должность	Position	VARCHAR	255	Должность пользователя
Логин	Login	VARCHAR	255	Информация для проверки прав разграничения доступа к данным системы
Пароль	Passsword	INTEGER	255
Права доступа	Access	VARCHAR	255
Код работ	ID_guide_work	INTEGER	255	Внешний ключ для связи со справочником «Вид работ»
Код Статуса	ID_guide_status	INTEGER	255	Внешний ключ для связи со справочником «Статус работ»
Справочник "Вид работ"
Код работ	Id_work	INTEGER	255	Первичный ключ
Вид работ	Guide_work	VARCHAR	255	Наименование работ, которые необходимо произвести
Стоимость работ	Price_work	MONEY	255	Стоимость работ
Таблица "Статус работ"
Код Статуса	Id_status	INTEGER	255	Первичный ключ
Категории	Guide_status	VARCHAR	255	Статус заявки

3.3 СТРУКТУРНАЯ СХЕМА ПАКЕТА (ДЕРЕВО ВЫЗОВА ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ)

В главном меню системы расположим служебные функции: вход в систему, управление окнами, выход из программы, помощь по системе.

Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели. При нажатии на одну из кнопок, в левой части экрана будет открываться «дерево объектов» для данной функции. Правая часть экрана – это рабочая зона, в которой и будут располагаться открытые окна.

Преимущество данного решения заключается в следующем:

Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки;

В дереве объектов будет располагаться произвольное количество заявок и проектов, причем их можно фильтровать при помощи специального инструмента.

На кнопочную панель будут вынесены следующие функции:

Договор на оказания услуг. Стоит отдельной кнопкой, т.к. для ввода данных по новой заявке менеджеру необходимо вызвать эту функцию быстро, не заставляя долго ждать клиента. После нажатия на эту кнопку откроется дерево заявок и диалоговое окно «Новая заявка».

Справочники. По этой кнопке в дереве объектов открывается список справочников системы.

Документы. По нажатию на эту кнопку выходит список документов.

Отчеты. По этой кнопке осуществляется доступ к подготовке отчетов.

На рисунке 3.3.1 приведена структурная схема пакета.

Рисунок.3.3.1. Структурная схема пакета

Выделим 3 группы программных модулей системы:

1. Управляющие модули – выполняющие функции по управлению объектами системы

2. Функциональные модули – позволяющие обеспечить ввод и обработку данных

3. Сервисные модули – обеспечивающие дополнительные сервисы

В таблице 3.3.1. приведено описание функций основных программных модулей.

Таблица 3.3.1.

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
	Модуль безопасности	Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте.
	Модуль инициализации интерфейса программы	После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя
	Модуль управления деревом объектов	Содержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементами
	Модуль взаимодействия с ИС	Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных
	Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации
	Модуль «Справочники»	Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)
	Модуль ввода данных «Заявки»	Содержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявок
	Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчета
	Модуль «Печать документов»	Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтере

3.4 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ

Описание программных модулей включает блок-схемы программных модулей и описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.

Блок-схемы программного модуля приведены на рисунке 3.4.1. Основным расчетным модулем является модуль окончательных расчетов, необходимых для составления результатных документов – отчетных форм, результатов поиска. Здесь представлена часть алгоритмов расчета, касающаяся формирования справочников, формирование отчетов.

Рисунок 3.4.1. Блок-схема расчётных модулей

ГЛАВА 4. КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ И ЕГО ОПИСАНИЕ

После запуска программы и входом в систему (рис.4.1) перед пользователем отображается специальная главная форма, которая позволяет начать работу с ИС.

Рисунок 4.1. Вход в систему

При выборе Справочников становятся доступны все справочники (рис.4.2) программы для их просмотра и редактирования. Пункт Отчеты содержит все доступные отчеты.

Рисунок 4.2. Справочники

При начале работы с программой необходимо занести в таблицу «Адресный список» первичную информацию, а именно название улиц, номера домов, количество квартир в доме.

Заполнение других справочников происходит в процессе работы.

Во вкладке оборудование хранится информация о приборах учета (рис.4.3)

Рисунок 4.3. Оборудование

Экранная форма данного справочника счетчиков представлена на рисунке 4.4.

Рисунок 4.4. Справочник приборов учета.

Для ввода нового или изменения данных существующего абонентов нужно выбрать пункт меню «Справочники \ Адресный список». В списке справочника могут быть выполнены стандартные, действия: создать, изменить, удалить, обновить, сортировка, настройка списка, вывод списка в exel (рис. 4.6). Для ввода нового клиента нужно выбрать группу(адрес) в которой будет находится новый абонент и нажать кнопку «создать», откроется форма для ввода данных. По электронной форме вносится вся необходимая информация. В случае вызова данных из другого справочника, например «Прибор учета», в открывшейся для выбора форме можно редактировать данные этого справочника без входа в него через основное меню.

Рисунок 4.6. Адресный список

Другие справочники заполняются аналогично.

Экранная форма данного справочника клиентов представлена на рисунке 4.7

рисунок 4.7 Справочник клиентов.

Для формирования отчетов необходимо выбрать пункт меню «Отчеты» и выбрать необходимый отчет (рис.4.8). При выборе «запуск отчетов» в форме настройки отчета можно выбрать выводимые в отчет поля, а также настроить формирование отчета в определенный период (рис.4.9).

Рисунок 4.8. Выбор отчетов

Рисунок 4.9. Генерация отчетов

Для выхода из системы, смены пользователя или создания нового окна в правом верхнем углу созданы две кнопки (рис. 4.10). при наведении на кнопки высвечивается подсказка.

рис. 4.10. Выход из системы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения курсовой работы была всесторонне изучена деятельность компании «TOMES», изучена ее организационная структура, особенности работы и особенности построения его системы автоматизации. Задача автоматизации управления проектами была всесторонне рассмотрена и изучена. Определено место этой задачи в комплексе задач автоматизации, обоснована необходимость автоматизации и необходимость использования вычислительной техники для решения этой задачи.

Далее был проведен анализ существующих разработок в этой области сделан вывод о необходимости разработки собственного программного продукта. Выбрана стратегия автоматизации и определены необходимые шаги автоматизации и используемые информационные системы.

Далее были рассмотрены возможности применения информационной системы с целью создания системы по управлению проектами. Система обладающая гибкой технологической платформой, была выбрана для реализации задачи проекта как имеющая наибольшие возможности подстройки под специфику задачи. Рассмотрены основные особенности архитектуры этой системы, ее функциональность и механизмы, при помощи которых строятся прикладные решения.

Далее в среде разработки ИС была разработана и реализована конфигурация, выполняющая поставленную задачу. Были созданы объекты конфигурации: справочники, таблицы, отчеты; определена их структура, реквизиты, формы, написаны программные модули, реализующие заданную функциональность этих объектов.

Проведенное тестирование разработанной конфигурации показывает, что она полностью удовлетворяет поставленной задаче, работает стабильно и без ошибок, обладает большой функциональностью и удобным интерфейсом. Разработанную конфигурацию можно внедрять в компании с аналогичными сферами услуг.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.
Гущин А.Н. Базы данных: учебник. - М.: Директ-Медиа, 2014. - 266с
Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. - Архангельск: САФУ, 2013. - 118 с. - режим доступа http:// biblioclub.ru
Заботина Н.Н.Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. - 331с.
Золотов С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - Томск: Эль Контент, 2013. - 88 с. – режим доступа http:// biblioclub.ru
Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2015. - 152 с.
Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с. - режим доступа http:// biblioclub.ru
Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 463с.