Автоматизация расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО "Юпитер"

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность написания курсовой работы в том, что традиционное управление расчетами за поставки требует много затрат времени и трудового ресурса, практически немыслимо без постоянного применения электронных документов, бланков, баз данных, а особенно в компании “Юпитер”, деятельность которого, в основном, зависит от качественного управления поставками.

Целью написания работы считается выполнение автоматизации расчета с поставщиками в ООО «Юпитер».

В соответствии цели выпускной квалификационной работы будут рассматриваться задачи:

– охарактеризовать функционирование ООО «Юпитер», а также его характеристику и модель функционирования;

– выполнит выбор комплекса задач автоматизации и характеристика соответствующих бизнес-процессов;

– создать информационную модель и выполнить ее описание;

– дать характеристику справочной и результатной информации;

– с помощью платформы 1С:Предприятие выполнить проектирование конфигурации для расчета с поставщиками на базе ООО «Юпитер».

Объект работы – ООО «Юпитер».

Предмет работы – выполнение автоматизации расчета с поставщиками в компании ООО «Юпитер».

Созданный программный продукт может использоваться в любой организации, где ведется управление поставками сырья, товаров, продукции и другими материалами.

Представляемая курсовая работа состоит с введения, 3 разделов, заключения, списка использованных источников, приложений и созданной конфигурации на платформе 1С:Предприятие.

1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Юпитер» работает для своих клиентов с 2013 года. Она поставили себе цель сделать культуру потребления мраморного мяса доступной.

Сегодня у ООО «Юпитер» выстроены отношения с двумя десятками поставщиков: как российскими производителями мяса, так и экспортерами из Японии, Уругвая, Новой Зеландии и Аргентины.

Руководство тщательно контролирует качество мяса и полностью уверенно в своем продукте.

В компанию ежемесячно обращаются более тысячи постоянных клиентов. Сотрудники доставляют классические и альтернативные стейки, утварь, соусы и специи, собирают индивидуальные заказы. Персональный подход и эксклюзивность – это конек компании.

Компания реализовала удобную доставку по всей стране: курьеры привозят заказ за два часа по Москве и за один день – в большинство других крупных городов.

ООО «Юпитер» – это не только мясная лавка. Компания регулярно проводит мастер-классы, на которых рассказывается, как быстро приготовить себе отличный обед или ужин в домашних условиях.

С 2016 года ООО «Юпитер» предоставляет услуги кейтеринга (выездного барбекю). Сотрудники организуют выездную барбекю-вечеринку для компании численность до 100 человек и берет на себя все организационные моменты.

При этом, в рассматриваемой организации, как и в практически любой компании, которая обладает собственными элементами системы поставок, транспортом и складскими помещениями, потенциал для выполнения оптимизации затрат, а также увеличения эффективности деятельности составляет, как правило, значительную сумму.

Управленческие системы для работы с поставщиками и подрядчиками практически в любой компании считаются уникальными со своими недостатками и достоинствами по следующим основным критериям:

– качественные характеристики предоставления услуг;

– специфика рынка поставок, так как поставка мраморного мяса должна соответствовать многим дополнительным условиям перевозки и складирования;

– выполнения поставок с помощью специализированного транспорта и другие.

Стоит отметить, что непосредственную важность в деятельности компании несут поставщики продуктов, так как практически все мясо является привозным с разных регионов России или зарубежья.

Поставка мяса в соответствии с контрактами по качеству, количеству и комплектности – это ответственная процедура, для которой небрежное исполнение приводит к повреждениям, недостачам, некомплектности или снижению уровня качества итогового продукта.

В результате обнаружения недостатков получатели могут предъявить поставщикам претензии, а также арбитражные иски.

Поэтому вся организация поставки для заказанных товаров, должна тщательно быть разработана.

В таблице 1 представлены основные показатели экономической деятельности ООО «Юпитер».

Таблица 1

Показатели экономической деятельности ООО «Юпитер»

Показатели	Значения показателей
	2017 г.	2018 г.	2019 г.
Валовой доход, тыс. руб.	32122	33509	35807
Прибыль, тыс. руб.	21058	21989	22580
Расходы, тыс. руб.	4950	5162	5049
Количество полученных поставок, шт.	278	302	312
Количество новых поставщиков	12	15	21

По показателям, приведенным в таблице 1 можно сделать вывод, что основные параметры экономической активности ООО «Юпитер» имеют положительную динамику на протяжении трех последних лет. В результате этого можно сделать вывод о качественном менеджменте и развитии компании.

1.2.Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «Юпитер» играет немаловажную роль для работы компании (рисунок 1).

Рисунок 1. Структура ООО «Юпитер»

Управление предприятием осуществляет лично генеральный директор, которому подлежат в подчинении технический директор, коммерческий директор, директор по поставкам. Указанная иерархия очень качественно работает, поскольку предприятие считается одной из самых больших фирм региона, которая специализируется на перевозке и складировании товаров.

Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию. Без его подписи никакие расчетные или же денежные документы, а также кредитные, финансовые обязательства считаются полностью недействительными и, в результате этого, они не должны реализоваться.

В транспортном отделе ООО «Юпитер» выполняется работа по непосредственной доставке грузов, персонала, поставок на склад и конечным адресатам продукции и прочие вспомогательные перевозки, предназначенные для выполнения поддержки производительного процесса.

Коммерческий директор возглавляет коммерческий отдел. Работа персонала подразделения направлена на поиск разных пунктов реализации продукции по самой оптимальной цене, закупки мяса, подписания контрактов.

Технический отдел возглавляет непосредственно технический директор. Главными обязанностями этого структурного подразделения является качественная поддержка и оптимизация всех составных компонентов технического, технологического процессов хранения и поставок мяса.

Директор по доставкам занимается управлением процессом доставки и хранения товаров, выдачей на погрузку и иными функциями. Структура его отдела показана ниже на рисунке 2.

Рисунок 2. Структура отдела организации поставок

Отдел организации поставок является главным подразделением, что принимает решения о поставке товаров (как клиентам, так и от поставщиков), заключаются контракты с поставщиками на поставку продукции, а также решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования по качеству продукции, которая поставляется клиентам.

1.3.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В ООО «Юпитер» все основные бизнес-процессы (БП) являются результатом обращения клиентов за предоставлением услуг по выполнению поставок мраморного мяса, а также, обращения компании к первичным поставщикам для организации поставок продукции.

Для осуществления основной деятельности ООО «Юпитер» необходима мясная продукция, которую можно заказать в поставщиков с разных стран.

В результате ее закупки и последующей поставки будет осуществлен документооборот, который применяет в себе такие документы:

– товарно-транспортные накладные;

– акты приемки поставляемой продукции;

– заявки на поставки продукции;

– договоры с поставщиками о предоставлении услуг поставки;

– путевки на перевозку;

– сертификаты качества и другие.

Под документацией, связанной с процессом поставки, который выполняется в ООО «Юпитер» понимается процесс оборота оперативных документов, который тесно связан с его непосредственной деятельностью и поставкой мяса.

Отметим, что выполнении поставок в ООО «Юпитер» основывается на движении документов.

В компании четко выделены функции по каждому с этапов его функционирования:

– утверждение договора на поставку мяса;

– формирование транспортной накладной;

– непосредственная поставка продукции;

– прием и складирование продукции;

– оформление отчетной документации.

На рисунке 3 рассматриваются основные этапы функционирования ООО «Юпитер» с точки зрения осуществления поставок продукции.

Рисунок 3. Движение документации

В результате проделанных действий, качество организации поставок в ООО «Юпитер», зависит от непосредственно выполняемых БП, а не от руководства организации.

2.Информационное обеспечение задачи

2.1.Информационная модель и её описание

Информационная система расчетов с поставщиками должна выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации о товарах, заказах и другой деятельности, чтобы поддержать процесс деятельности ООО «Юпитер».

Для качественной реализации автоматизированной системы объект разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены непротиворечивые информационные модели ИС.

Процесс разработки ИС выполнялся до недавнего времени только на интуитивном уровне, а также при использовании неформализованных методов, что базируются на практическом опыте, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования автоматизированной системы.

Источниками данных в информационной модели (ИМ) являются:

– перечень складов компании;

– данные о товарах и продукции;

– данные о поставщиках;

– данные о типах товаров;

– данные о расчетах за поставки.

Системой могут пользоваться такие адресаты:

– руководство ООО «Юпитер»;

– персонал отделов, которые связаны с поставкой;

– бухгалтеры.

В рассматриваемой системе будут применяться такие формы:

– формы справочников;

– формы документов;

– главная форма;

– формы сообщений;

– формы отчетов;

– формы выпадающих списков.

Метод ввода информации – вручную

На рисунке 4 показана информационная модель разрабатываемой системы для ООО «Юпитер».

Рисунок 4. Информационная модель автоматизированной расчетов с поставщиками

Рассматриваемая информационная модель служит для отображения процесса описания промежуточных, входных, результатных потоков информации.

2.2.Используемые классификаторы и системы кодирования

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации:

Обеспечить сжатие призрачной части показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в  однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

При проектировании кодов предъявляется ряд требований:

- охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;

- возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

- максимальная информативность кода при минимальной его значности.

Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

В соответствии с приведенными требованиями к кодам в разрабатываемом проекте используется серийная система кодирования, позволяющая кодировать установившееся несложные множества объектов, учитывая возможность расширения кодируемого множества и разбиение по одному признаку классификации.

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач выделены следующие классификаторы:

- классификатор поставщиков;

- классификатор товаров;

- классификатор складов.

2.3.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Нормативно-справочная информация в разрабатываемом проекте представлена справочниками. Справочники являются перечнем однородных элементов, что используются при хранении справочной информации. Все указанные элементы справочника могут характеризоваться только наименованием с кодом.

В системе установлена определение автоматической нумерации, а при ее применении будет создан код в каждом из новых элементов, а тем самым не допуская элементы с идентичными ключами.

Для обеспечения процесса хранения постоянной информации о расчетах с поставщиками применяются справочники:

– Поставщики;

– Склады;

– Тип товаров.

Рассмотрим справочники, которые применяются в разрабатываемой ИС.

Таблица 2

Справочник «Тип товара»

Имя	Тип
Код типа	Числовой
Наименование	Текстовый
Ответственный	Текстовый

Справочник «Склады» предназначен для хранения данных о складах компании (таблица 3).

Таблица 3

Справочник «Склады»

Имя	Тип
Код	Числовой
Название склада	Текстовый

Справочник «Поставщики» использован для хранения данных о поставщиках компании (таблица 4).

Таблица 4

Справочник «Поставщики»

Имя	Тип
Код поставщика	Числовой
Название	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый

Входные данные могут вводится в систему двумя методами:

– вводом вручную;

– импортом/экспортом данных с других типов ПО.

Входная информация заполняется по требованию производственного процесса.

Стоит отметить, что при формировании формы справочника поля Номер и Дата являются обязательными и присутствуют во всех справочниках.

Внешний вид экранной формы справочника Склады показан на рисунке 5:

Рисунок 5. Экранная форма справочника Склады

Остальные справочники имеют аналогичные формы для ввода информации.

В таблице 5 рассмотрена сводная информация по справочниках:

Таблица 5

Сводная таблица по справочниках

Название справочника	Склады	Тип товаров	Поставщики
Ответственный за его ведение	Менеджер отдела организации поставок	Менеджер отдела организации поставок	Менеджер отдела организации поставок
Средний объем справочника в записях	2	4	35-40
Средняя частота актуализации	1 раз в год	1 раз в год	1 раз в месяц
Средний объем актуализации, записей	1	1	2-3

2.4.Характеристика результатной информации

Результатными данными в конфигурации являются отчеты, которые созданы на основании оперативных данных, вводимых в соответствующие документы. Документы используются в 1С:Предприятии для непосредственного ввода и обработки информации, которые менеджер отдела организации поставок вводит при осуществлении своей профессиональной деятельности.

В рассматриваемой задаче по автоматизации расчетов с поставщиками такой информацией являются данные, которые формируются при:

– принятии поставок;

– расчета за поставки;

– документации, формирующейся при контроле за товаром.

Рассмотрим реквизитный состав документов ИС, на основании которых формируется результатная информация (таблицы 6 – 7):

Таблица 6

Реквизитный состав документа «Товары»

Имя	Тип
Номер товара	Числовой
Название	Текстовый
Цена	Числовой
Склад	Ссылка
Тип	Ссылка
Дата поставки	Дата и время

Таблица 7

Реквизитный состав документа «Расчет»

Имя	Тип
Номер	Числовой
Поставщик	Ссылка
Количество	Числовой
Продукция	Ссылка

Внешний вид формы документа «Товары» показан на рисунке 6.

Стоит отметить, что аналогичный вид имеют остальные документы.

Рисунок 6. Экранная форма документа Товары

В таблице 8 рассматривается таблица с характеристиками результатной информации.

Таблица 8

Сводная таблица по результатной информации

Название	Товары	Расчеты
Ответственный за его ведение	Менеджер отдела организации поставок	Менеджер отдела организации поставок
Средний объем документа в записях	25	25
Средняя частота актуализации	1 раза в месяц	1 раза в 3 дня
Средний объем актуализации, записей	3	10
Источники	Поставщики Тип товаров Склад	Товары Поставщики
Метод доставки информации	Ввод вручную	Ввод вручную

3.Программное обеспечение задачи

3.1.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В конфигурации предусмотрена работа одного пользователя – менеджера отдела организации поставок, который и осуществляет основные операции по расчетам с поставщиками.

Дерево функций разрабатываемого модуля представлено на рисунке 7.

Рисунок 7. Описание дерева функций пользователя конфигурацией

Стоит отметить, что некоторые функции разделены между подсистемами конфигурации (рисунок 8):

Рисунок 8. Имеющиеся подсистемы

Стоит отметить, что некоторые объекты конфигурации могут брать участие как в одной подсистеме, так и во всех (к примеру, справочник Товары).

На основании рассмотренных данных можно создать последовательность работы пользователя с разрабатываемой системой (рисунок 9)

Рисунок 9. Последовательность работы с создаваемой системой

На рисунке 10 рассматривается сценарий диалога.

Пункт Действия описывает возможные действия с объектами конфигурации.

Пункт Справочники используется для ввода первичных данных в базу данных.

Пункт Документы применяется для ввода оперативной информации о деятельности ООО «Юпитер».

Пункт Отчеты используется для вывода результатной информации по расчетам с поставщиками.

Пункт Выход используется для закрытия конфигурации.

Рисунок 10. Сценарий диалога

3.2.Характеристика базы данных

После выполнения анализа начальной информации надо выделить перечень используемых объектов:

– Товары;

– Типы товаров;

– Поставщики;

– Пол;

– Управление поставками;

– Склады.

Опишем далее основные атрибуты для указанных объектов (таблица 9):

Таблица 9

Описание атрибутов

Название	Тип	Длина	Ключевое поле
Тип товара
Код типа	Числовой	8	Да
Наименование	Текстовый	25
Ответственный	Текстовый	25
Склады
Код	Числовой	8	Да
Название склада	Текстовый	25
Поставщики
Код поставщика	Числовой	8	Да
Название	Текстовый	25
Адрес	Текстовый	25
Телефон	Текстовый	25
Товары
Номер товара	Числовой	3	Да
Название	Текстовый	25
Цена	Числовой	8
Склад	Ссылка	25	Да
Тип	Ссылка	25	Да
Дата поставки	Дата и время
Расчет
Номер	Числовой	3	Да
Поставщик	Ссылка	25	Да
Количество	Числовой	3
Продукция	Ссылка	25	Да

Стоит заметить, что все сущности в своей структуре применяют ключевые поля. Рассмотрим далее результат связывания объектов хранилища данных.

Между объектами Поставщики и Расчет присутствует связь «один-ко-многим», поскольку один поставщик может несколько раз присутствовать в документе Расчет.

Между объектами Товары и Расчет есть связь «один-ко-многим», поскольку 1 товар может несколько раз присутствовать в документе Расчет.

Между объектами Тип товаров и Товар будет присутствовать связь типа «один-ко-многим», поскольку один тип товаров несколько раз будет присутствовать в перечне товаров.

Между объектами Склады и Товары используется связь «один-ко-многим», так как один склад может содержать несколько разных товаров.

В результате получим следующую ER-модель (рисунок 11):

Рисунок 11. ER-модель

3.3.Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработанная конфигурация включает в себя непосредственно модуль конфигурации и платформу (серверную часть).

Платформа является базой для разработанного модуля и осуществления все основных функций программного продукта.

Чтобы облегчить указанный процесс, разработано дерево вызовов созданных объектов (рисунок 12).

Стоит отметить, что все объекты распределены по подсистемам, а также для каждой подсистемы описаны:

– справочники;

– документы;

– отчеты.

Рисунок 12. Дерево вызовов

Созданная конфигурация состоит с нескольких модулей:

– основной модуль;

– модуль справочников;

– модуль документов;

– модуль форм;

– модуль отчетов.

В таблице 10 описаны функции модулей конфигурации.

Таблица 10

Функции модулей

№ п/п	Название	Функции
1	Основной модуль	Содержит вызовы подсистем, а также меню для настройки внешнего вида конфигурации
2	Модуль справочников	Содержит основные массивы для хранения справочной информации, которая применяется при оперативном ведении документации и отчетности
3	Модуль документов	Содержит оперативные данные, на основании которых формируются отчеты
4	Модуль форм	Содержит экранные формы для справочников и документов
5	Модуль отчетов	Содержит инструменты для формирования отчетности и вывода ее на печать

3.4.Описание программных модулей

Рассмотрим программные модули, которые представлены в разрабатываемой конфигурации.

В конфигурации присутствуют следующие модули:

– подсистемы:

– Отдел организации поставок;

– Бухгалтерия;

– Транспортный отдел.

– справочники:

– Склады;

– Поставщики;

– Типы товаров.

– документы;

– Расчеты;

– Товары.

– отчеты:

– Отчет по расчетам;

– Отчет по товарам.

Изобразим деятельность некоторых модулей в виде блок-схем (рисунки 13):

Рисунок 13. Блок-схема составления отчета

4.Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим пример использования проекта.

Рисунок 14. Главное окно ИС

В верхней части размещен перечень подсистем, после выбора какой-то будут доступны функции для каждой из них.

Стоит отметить, что есть также пункты:

– Настройка навигации;

– Настройка действий.

Данные пункты предназначены для оперативной настройки интерфейса конфигурации вне конфигуратора.

К примеру, для отдела организации поставок используются объекты, рассмотренные на рисунке 15, а для транспортного отдела рассмотрено на рисунке 16:

Рисунок 15. Перечень объектов отдела организации поставок

Рисунок 16. Перечень объектов Транспортного отдела

Для ввода информации по поставщикам надо открыть справочник (рис.17):

Рисунок 17. Перечень поставщиков

Для добавления информации нажмем соответствующую кнопку (рис.18) и введем информацию:

Рисунок 18. Ввод товаров

Так же есть все возможности добавить другие данные, которые описаны выше:

Рисунок 19. Справочник типов товаров

Рисунок 20. Справочник складов

Для ввода информации о расчете поставок применяется документ Расчеты (рис.21):

Рисунок 21. Управление расчетами

Заметим, что для удобства введения данных часто применяются выпадающие списки:

Рисунок 22. Выбор клиента

Для формирования отчета нужно нажать Отчеты – Создать (рисунок 23):

Рисунок 23. Окно формирования отчета

После нажатия на кнопку Сформировать получим итоговый отчет.

Стоит отметить, что по аналогии применяются и другие объекты в подсистемах.

В результате выполненных действий формируется процесс ведения электронного документооборота для расчетов с поставщиками, который, в отличии от традиционного, применяет для хранения данных реляционные базы данных, а не бумажные носители.

При этом, информация вводится не вручную (с помощью заполнения бланков), а в экранные формы.

Стоит отметить, что, поскольку система разработана на платформе 1С:Предприятие, то она может быть интегрирована в модули системы 1С:Бухгалтерия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание современных вычислительных машин позволяет автоматизировать обработку информации во многих направлениях человеческой деятельности.

Стоит отметить, что одним из самых распространенных классов систем выполнения обработки данных считаются автоматизированные информационные системы (АИС).

Любой вид деятельности основывается на обработке информации о свойствах поведения и состояния той части реального мира, непосредственно с которой связана деятельность.

Эту информацию надо обрабатывать, сортировать, а также делать вывод на базе полученного ранее результата.

Значительно сократить итоговый объем необходимых измерений позволяет так называемое компьютерное моделирование реальности.

Опытным специалистам придется работать с хранилищами данных, платформами по разработке конфигураций в среде разных экономических АИС, поэтому они должны хорошо владеть технологиями организации, обработки и хранения данных.

С помощью созданной конфигурации можно без специальных знаний и труда вести расчет с поставщиками, отслеживать всю информацию о сырье и товарах, всю информацию о поставщиках, производителе и другие характеристики.

Также все такие данные с легкостью можно корректировать, удалять, а также добавлять записи непосредственно в хранилище данных платформы 1С:Предприятие.

Совершать все действия по управлению не составит никакого труда с использованием созданной конфигурации.

Созданные формы позволяют просматривать отчеты, справочники, документы и другие объекты о поставках.

На примере проделанной работы были рассмотрены практически все функции и возможности платформы 1С:Предприятие.

В результате написания ВКР поставленные задачи были выполнены в полном объеме. Это свидетельствует о том, что исследование достигло свой цели.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

• Федеральный закон РФ No149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России,  Москва, 2004.
• Александров В.В. Информационное обеспечение интегрированных производственных комплексов / В.В. Александров, Ю.С. Вишняков, Л.М. Горская, и др.. - М.: Машиностроение, 2017. - 264 c.
• Гладкий А. А. 1С:Управление торговлей 8.3 с нуля. 100 уроков для начинающих; БХВ-Петербург - Москва, 2015. - 448 c.
• Голицына О.Л. Базы данных / Голицына, О.Л. и. - М.: Форум; Инфра-М, 2015. - 399 c.
• Емельянова Н. З. Проектирование информационных систем / Н.З. Емельянова, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум, 2017. - 432 c.
• Жмакин А.П. Архитектура ПК. 2-е изд. СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 440 с.
• Казначевская Г. Б. Менеджмент: учебник / Г. Б. Казначевская. – Ростов– н– Дону: Феникс, 2016. – 452 с.
• Моисеева, Н.К. Управление операционной средой организации. Учебник / Н.К. Моисеева. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 606 c.
• Постовалова А. Требуется знание 1С. "1С:Бухгалтерия 8.3" / А. Постовалова, С. Постовалов. - М.: БХВ-Петербург, 2017. - 256 c.
• Романова, О. С. Менеджмент организации / О.С. Романова, А.И. Романова. - М.: Энергия, 2016. - 152 c.
• Сорокин А.В. Программирование в 1С: Предприятие 8.3 / А.В. Сорокин. - М.: Книга по Требованию, 2016. - 273 c.