Автоматизация процесса сертификации ООО «Сертификация»

Содержание:

Введение

Сертификация в переводе с латыни означает "сделано верно".^[8] Подтверждение соответствия через сертификацию предполагает обязательное участие третьей стороны. Такое подтверждение соответствия независимое, дающее гарантию соответствия заданным требованиям, осуществляемое по правилам определенной процедуры.

Цель курсовой работы:

Подобрать оптимальный инструмент для автоматизации ООО «Сертификация».

Задачи курсовой работы:

• Для ООО «Сертификация» создана модели AS-LS («как есть») и TO-BE(«как надо») по методологии IDEF0 и проведена декомпозиции до уровня автоматизации. IDEF0 — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов.
• Согласно информационной модели создать схему документа оборота. Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.
• Построить высокоуровневую модель проектирования баз данных ER. С её помощью можно выделить ключевые блоки бизнес процессов и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими блоками.

Сертификация фирмы — это подтверждение соответствия производственной деятельности и выпускаемых товаров и оказываемых услуг определенным стандартам. Самой известной в России системой считается ISO, где основной акцент делается на менеджменте качества. На национальном уровне она отразилась в виде ГОСТ Р.^[2]

Обязательному сертифицированнию подлежат те товары, которые могут оказывать влияние на жизнь и безопасность людей. В обязательном порядке подлежит сертификации вся детская, медицинская продукция, технологическое оборудование.

ООО «Сертификация». Компания занимается разрешительной документации, с 2007 года оказывающий широкий спектр услуг в области подтверждения соответствия стандартам продукции. Задача центра по сертификации заключается в объективной оценке соответствия продукции и услуг действующим нормативам качества.

Так же работа органа подразумевает ряд следующих функций:

- обработка документов присланных заявителем;

- проверка данных;

- испытания или тестирование в лабораторных условиях;

- принятие решения о выдаче документа подтверждающего качество продукции;

- учёт выданных сертификатов в специальном реестре.

Центр несёт ответственность за каждый выданный документ и может приостановить или полностью прекратить его действие, то есть аннулировать сертификат.

Цели Компании на ближайшие годы являются:

- увеличение числа сотрудников;

- открытие новых лабораторий сертификаций;

- сократить трудозатраты;

- увеличить качество и скорость обслуживания клиентов;

Практически вся продукция должна соответствовать определенным требованиям, установленным на законодательном уровне. Для определения соответствия проводится процедура сертификации. Сертифицировать продукцию можно в соответствующих организациях, имеющих специальное разрешение.

При этом сертификация продукции для компании, оказывающей такую услугу, является таким же бизнесом, как и торговля любым другим товаром. Со всеми вытекающими проблемами и поиском их решения.

В последние году конкуренция на рынке сертификация возросла, основную долю рынка заняли крупные холдинги. Для того чтобы в условии мирового кризиса компания не только удержалась на плаву, но и смогла занять свою нишу на рынке, она должна выгодно отличаться от других компаний. А именно, скорость выполнения контракта и цена за его выполнение.

Для сохранения ликвидности компании стоимость выполнения заказа будет соответствовать средней стоимости на рынке. Поэтому компании необходима выделяться на рынке скоростью выполнения заказа. Для этого необходимо разобраться в структуре работы компаний и подобрать наиболее эффективный способ для автоматизации предприятия.

Если грубо рассмотрит технический процесс производства предприятий, он состоит из трёх этапов. Заключение договора на оформление работ, испытания продукции, оформление и подача декларации.

В дальнейшей работе будет подробна рассмотрены эти этапы, и будет предложен вариант их интеграции с целью увеличения автоматизации предприятия, с последующем уменьшение затрат и времени на производство.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Главными технико-экономическими свойствами объекта управления являются: цель и результаты деятельности, продукция и услуги, основные этапы и процессы рассматриваемой деятельности, используемые ресурсы. В ходе рассмотрения перечисленных свойств, для них, по возможности, необходимо указать количественно-стоимостные оценки и ограничения, которые желательно представить в виде таблицы.

Главные технико-экономические свойства компании на указаны в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Главные технико-экономические показатели работы ООО «Сертификация»

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Среднемесячное значение показателя
1	Количество клиентов	40
2	Средний оборот компании с одного клиента	25
3	Количество услуг	26
4	Количество штатных сотрудников	121
5	Среднее время до завершения заказа	4 дня

Как видно из таблицы, обороты компании не велики, и время на завершения заказа велико. Для начала нужно разобраться с внутренним устройством ООО «Сертификация» и подыскать подходящие средства для автоматизации.

В компанию входят органы по сертификации продукции и испытательные лаборатории, обладающие широкими областями аккредитации: подтверждение соответствия требованиям;

Оказываемые услуги: Сертификация продукции (Сертификат и Декларация соответствия Таможенного союза, Сертификат и Декларация соответствия ГОСТ Р, Свидетельство о государственной регистрации, Сертификат пожарной безопасности); Сертификация ISO (Сертификат 9001, Сертификат 22000, сертификат OHSAS, Сертификат 14001); Разработка технической документации (Технические условия, ХАССП, Разработка стандартов организации, Разработка технической инструкции, Разработка обоснования безопасности, Разработка технического паспорта, Разработка руководства по эксплуатации, разработка паспорта безопасности химической продукции).

1.2. Организационная структура управления предприятием

Проанализировав компанию ООО «Сертификация» основываясь на учебном пособии Волков О. И. Экономика фирмы: предприятие имеет линейную организационную структуру. Линейная структура управления - это простая и ясная иерархия, где сильно выражены вертикальные связи (от руководителей к подчиненным) и практически не развиты горизонтальные (контакты между подразделениями). В данном случаи компанией управляют соучредители, к которым подчиняться в равной степени нижестоящие руководители, а им в свою очередь остальные сотрудники отделов. По такому принципу формируются иерархия. Все взаимодействия между отделами происходит посредством общения руководителей. ^[2]

Компания имеет 121 сотрудников, в 5 отделах.

Рис. 1.1. Организационная штатная структура ООО «Сертификация».

Общее руководство предприятием осуществляется соучредителями. Они переделяют политику развития компании, и им же подчиняться руководители отделов.

Юридический отдел - подразделение предприятия или организации, занимающееся соблюдением законности оформления документов, урегулированием экономических отношений, заключением договоров, выставлением претензий, составлением правовых документов, подачей исков.^[5] 

Начальник юридического отдела контролирует всю документацию предприятия на соответствие законодательству РФ руководит делами, связанными с правоохранительными и судебными органами государства.

Основные обязанности заключаться:

1. Руководит деятельностью юридического отдела Общества, контролирует результаты работы, состояние трудовой дисциплины.

2. Осуществляет методическое руководство правовой работой в Обществе и оказывает правовую помощь его структурным подразделениям, дочерним Обществам и филиалам.

3. Разрабатывает лично или участвует в разработке внутренних правовых документов Общества, их визирование, проводит правовую экспертизу проектов приказов, издаваемых Обществом и визирует их.

4. Принимает участие в работе по заключению хозяйственных договоров (контрактов, соглашений), подготовке заключений об их юридической обоснованности, производит их визирование.

5. Готовит с участием заинтересованных отделов, служб, подразделений Общества материалы о хищениях, растратах, недостачах и иных правонарушениях для передачи их в следственные органы, суды общей и специальной юрисдикции.

6. Осуществляет контроль за состоянием учета и хранения находящихся в производстве и законченных исполнением судебных дел общей и специальной юрисдикции.

7. Анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий, судебных дел общей и специальной юрисдикции, а также изучает практику заключения и исполнения договоров с целью разработки соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и улучшения хозяйственно-финансовой деятельности Общества.

8. Лично или с участием заинтересованных служб и подразделений готовит предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов, нормативных актов, изданных в Обществе.

9. В соответствии с установленным порядком оформляет документы о привлечении виновных работников Общества к дисциплинарной и материальной ответственности.

10. Готовит проекты приказов о денежных выплатах по возмещению Обществом вреда, причиненного работникам увечьем, профзаболеванием либо иным повреждением здоровья, связанными с исполнением ими трудовых обязанностей, ведет учет и хранение указанных дел и переписку по ним.

11. Совместно отделами и службами участвует в рассмотрении вопросов о ликвидации дебиторской задолженности.

12. Организует ведение справочно-информационной работы по законодательству и нормативным актам РФ с применением компьютерной техники, а также учет действующего законодательства и других нормативных актов.

13. Организует и проводит работу по правовой пропаганде, ознакомлению должностных лиц Общества с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве.

Бухгалтерия —  это подразделение организации, предназначенное для сбора данных об имуществе и обязательствах предприятия.^[5]

Главный бухгалтер - руководитель отдела бухгалтерии, обеспечивающей организацию бухгалтерского учёта организации. На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:

1. Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.

2. Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.

3. Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.

4. Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.

5. Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.

6. Внедрение современных технических средств и информационных технологий.

7. Контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.

8. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда

IT-отдел - это отдел информационных технологий. Занимается поддержкой и развитием IT-инфраструктуры предприятия.

Руководитель IT-отдела выполняет следующие должностные обязанности:

1. Руководит отделом, выполняющим технические функции по обеспечению бесперебойной работы техники.
2. Анализирует характеристики технических устройств, средств электросвязи и программного обеспечения, используемого предприятием как для собственных нужд, так и для цели перепродажи.
3. Контролирует устранение неисправности в программном обеспечении компьютерной и офисной техники.
4. Готовит предложения по усовершенствованию техники.
5. Готовит предложения по закупке дополнительной техники.
6. Определяет информацию, подлежащую обработке, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и выдачи информации, методы ее контроля.
7. Руководит работой по подготовке программ к отладке и проводит отладку.
8. Определяет возможность использования готовых программных средств.
9. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств.
10. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектных работах по расширению области применения вычислительной техники.

Испытательный отдел - занимается проверкой соответствий с нормами безопасности и ГОСТ, созданием технический паспортов и т.д.

Технический руководитель - Начальник производственной лаборатории исполняет следующие должностные обязанности:

1. Руководство:

- работниками лаборатории;

2. Участие:

-в испытаниях новых и модифицированных образцов продукции, а также согласованиях технической документации на эту продукцию с целью обеспечения условий для эффективного контроля ее качества;

- в работах по подготовке продукции к государственной аттестации и сертификации.

3. Разработка методик и инструкции по текущему контролю производства, в том числе по экспресс-анализам на рабочих местах, осуществление контроля за правильным и точным их выполнением работниками лаборатории.

4.Организация наблюдения за состоянием и работой контрольно-измерительной аппаратуры, обеспечение своевременного представление ее на периодическую государственную поверку.

5. Осуществление контроля за состоянием лабораторного оборудования и рабочих мест сотрудников лаборатории, их соответствием требованиям охраны труда и безопасности, принятие мер по устранению имеющихся недостатков.

6. Организация четкого ведения лабораторных журналов и своевременного оформления результатов анализов и испытаний.

7.Организация проведения химических анализов, физико-химических, механических испытаний и других исследований с целью обеспечения лабораторного контроль соответствия качества сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции действующим стандартам, техническим условиям и требованиям экологической безопасности.

8. Подготовка предложений по улучшению организации работ по контролю производства с целью сокращения затрат труда на их проведение, а также совершенствованию нормативно-технической документации, устанавливающей требования к качеству продукции.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Данный пункт призван описать внешнее окружение задачи и ее внутреннее содержание. Описание задачи должно быть выполнено в виде единого связного текста и сопровождаться диаграммами IDEF0 с обобщающими таблицами или разъясняющими схемами.

«IDEF0 – используется для создания функциональных моделей (Integration Definition For Function Modeling), отражающих структурированное изображение функций производственной системы или среды, а также информации и объектов, связывающих эти функции. Функциональная модель IDEF0 представляет собой набор блоков, со входами и выходами, управлением и механизмами, которые детализируются (декомпозируются) до необходимого уровня.» ^[4]

Для начала рассмотрим основные блики бизнес процессов.

Основным видом деятельности рассматриваемого предприятия является продажа сертификатов. Характеристика данного процесса представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Схема основного бизнес-процесса ООО «Сертификация»

Заявитель подает заявку в соответствующий орган по сертификации.

Орган по сертификации рассматривает заявку, принимает решение, содержащее все основные условия сертификации, в том числе финансов0ые.

Заявитель оформляет договор о проведении сертификации с органом по сертификации, представляет необходимую техническую документацию и образцы.

Орган по сертификации, испытательная организация или по ее поручению другая компетентная организация осуществляет отбор образцов для испытаний.

Орган по сертификации производства или системы качества, или комиссия органа по сертификации осуществляет анализ состояния производства, сертификацию производства или системы качества и представляет заключение в орган по сертификации.

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Декомпозиция основного бизнес-процесса ООО «Сертификация»

На входе заказчик со своими образцами, на выходе – прибыль и сертификат для образца. Управлением бизнес процессами регламентируются нормативно правовыми актами документами в области сертификации и торговли, ТУ и ГОСТЫ, а также внутренний устав. Механизмами работы являются сотрудники и оборудование в испытательном центре.

Рассмотрим виды деятельности бизнес-процесса ООО «Сертификация» на рисунке 1.3. Заказчик заключать договор с менеджером по продажам. Менеджер отправлять информация по договору и образцу в лабораторию, а также документы по контракту в бухгалтерию. Как было сказано ранее ООО «Сертификация» имеет линейную организационную структуру и взаимодействие между отделами осуществляется через руководителей. Тесть, к старшему менеджеру поступает все договоры от младших сотрудников. После чего от связывается с другими руководителями отделов.

Лаборатория после получения информаций по контракту и доставки образцов от заказчика испытания, результаты которого отправляться в отдел сертификация на основе которого готовиться сертификат.

Бухгалтерия после получения документов по договору формируют отчётность. После чего отчёты отправляют в отдел сертификации. Если все испытания и подготовка документации завершена, то сертификат подаётся в росаккредитация.

Проанализировав основные бизнес-процессы компании, становиться понятно, что работа в испытательном центре крайне важна. Главной целью анализа состояния производства, сертификации производства, сертификации системы качества является создание у органа по сертификации уверенности в возможности предприятия производителя сертифицируемой продукции обеспечить стабильность ее показателей, которые подтверждены испытаниями.

После принятия решения о сертификации продукции орган по сертификации имеет право на проведение инспекционного контроля сертифицированной продукции и условий ее производства. Для осуществления инспекционного контроля он может проводить испытания образцов, взятых у изготовителя, испытания образцов, взятых у продавца, анализ состояния производства, контроль сертифицированной системы качества. Проведем декомпозицию основных блоков предприятия.

Рассмотрим основные бизнес-процесс компании. Начнём с Изучении образцов в испытательном центре. В соответствии со схемой рисунка 1.3, процесс испытаний образцов состоит из следующих подпроцессов:

• Заключение договора с заказчиком;
• Доставка образцов на склад испытательного центра;
• Передача результатов испытаний в отдел сертификации

В зависимости от типа и места производства товара могут потребоваться и некоторые дополнительные бумаги. После оформления договора и оплаты услуг центра образцы продукции передаются в лабораторию, специалисты которой проводят оценку безопасности товара и проверяют его соответствие установленным требованиям.

Рис. 1.4. Декомпозиция процесса испытания образцов ООО «Сертификация»

Испытания состоит из нескольких следующих процессов: первичный осмотр; проверка соответствий тх; испытаний образцов; анализ продуктов; решение по образцу.

Если все лабораторные тесты в уже проведены, создаться протокол испытаний, который передаться заявителю и в отдел по сертификации.

Рис. 1.5. Декомпозиция процесса оформления сертификации

Оформление сертификата состоит из следующих процессов: сбор информации об испытания из лаборатории (в отдел по сертификации присылают протокол испытания); подготовка к деклаларироваию (протокол испытании сверяют на соответствие с нормативно правовыми актами); подача документов в росаккредитацию (отправляют все необходимые документы для регистрации).

Орган по сертификации на основе анализа протоколов испытаний и заключения о состоянии производства, анализа других документов о соответствии продукции требованиям, установленным документом, на соответствие которому проверяется продукция, принимает решение о выдаче сертификата соответствия и лицензии на право применения знака соответствия. При отрицательных результатах оценки соответствия принимается решение об отказе в выдаче сертификата с указанием причин.

Орган по сертификации оформляет сертификат соответствия, регистрирует его и передает заявителю вместе с лицензией на применение знака соответствия.

Подводя итог вышесказанному ООО «Сертификация» имеет ряд недостатков, например, таких как линейную организацию (где взаимодействие между сотрудниками разных отделов происходит по вертикали), обособленность отделов друг от друга. Оглядываясь на эти недостатки оптимизация работы организации, оказывающей услуги сертификации продукции, будет предусматривать решение этих проблем. А именно автоматизация работы отделов по сертификации и лаборатории.

Проанализировав все процессы, относящиеся к выбранному комплексу автоматизации, документацию, можно сформировать входные и выходные потоки для проектируемой информационной системы.

Входные потоки: заказчик, документы по контракту, информация по контракту, образцы, отчётность и результаты испытании.

Выходные данные: документы по контракту, информация по контракту, отчётность, результаты испытаний, сертификат.

В системе будут работать следующие сотрудники:

- сотрудник отдела продаж: обработка данных клиента, заключение контракта, информирование.

- сотрудник отдела испытаний: первичный осмотр образца, проверка соответствия ТХ, испытания.

- сотрудник отдела по сертификации: декорирование образца, подача образца в росаккредитацию.

Система должна выполнять следующие функции:

• Автоматизация испытательной лаборатории
• Система контроля поручений;
• Документооборот;
• Хранение информации о клиенте, поставщике, товаре, заказах;
• Хранение варианта заказа поставщику;
• Хранение истории сформированных отчётов;
• Хранение истории сформированных договоров;
• Формирование отчётов;
• Формирование декларации и сертификации.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование нового варианта организации информационной системы предметной области TO-BE («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»), а именно:

• полного состава информации, необходимой для решения комплекса задач данного АРМа;
• отражение этой информации на всех типах носителей;
• состава исходных первичных документов и распределение их по задачам;
• источники и способы получения первичной информации;
• состава файлов с первичной, условно-постоянной, промежуточной и результатной информацией;
• информационную потребность для каждой задачи комплекса;
• адресатов выдачи и получения результатной информации.

В описании информационной модели необходимо объяснить, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

«Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.» ^[4]

На рисунке 2.1 смоделирована информационная модель компании. В правом верхнем углу отображён процесс конфигурирования ИС, где отображена необходимая база данных для дела производства компании.

В правом верхнем углу показан процесс согласования договора с клиентом, после чего договор отправляется в информационную среду и в кассу для формирования квитанции об оплате. Квитанция отправляется клиенту, а её копия в бухгалтерию. В свое время договор заведён в программную форму «Проекты», после чего технический руководитель распределяет нагрузку на подчинённых. В конечном этапе испытатель в полной мере пользуются ИС для создания сертификата, который передаться клиенты и записывается в архив.

Рис. 2.1. Информационная модель компании

Документооборот

Рассмотрим детально документооборот компании, начиная от заказчика и заканчивая получением отчётов по продажам до введения внедрения автоматизированной ИС.

Клиент выбирает тип услуги, после чего с менеджером по продажам обговариваться условия контракта. Менеджер отправляет договор руководителю отдела для согласования проекта.

Клиент после согласования договора оплачивая выполнение работ, в свою очередь получает копию договора и квитанцию об оплате. Отчётность об оплате поступает главному бухгалтеру. Вся отчётность отправляется в архив.

Тех. Руководитель составляет проектную документацию. После руководители отделов согласовывают проект каровый оправляется подрамникам для согласования с клиентами. Испытатели согласно с проектной документации составляет план испытаний и приступает к его выполнению. Сформированные журнал выдачи деклараций и сертификатов подготавливают и отправляют в Росаккредитацию, архив и копию клиенту.

Рис. 2.2. Схема документооборота.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Система классификации - это совокупность правил распределения объектов множества на подмножества. Классифицирование - это процесс распределения объектов данного множества на подмножества. Классификация - это результат упорядоченного распределения объектов заданного множества.

Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

Иерархическая система классификации предполагает разбиение исходного множества на подмножества, между которыми установлены отношения соподчиненности (иерархии). В зависимости от количества классификационных признаков возможно наличие нескольких уровней классификации. Уровень классификации - это совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех же ступенях классификации.

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач выделены следующие классификаторы:

- классификатор договора;

- классификатор услуги;

- классификатор сотрудника;

- классификатор испытания;

- классификатор клиента;

Кодируемое множество объектов	Длина кода	Мощность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
Договоры	7	9999999	разрядная	Иерархическая	Общественным
Услуги	5	9999	порядковая	Иерархическая	Локальный
Сотрудники	4	999	порядковая	Иерархическая	Локальный
Испытания	10	999999999	порядковая	Иерархическая	Отраслевые
Клиенты	7	9999999	разрядная	Иерархическая	Локальный

1. Для классификатора договоров. Используется разрядная система кодирования. Классификатор являться общественным и состоит семи знаков.

Ф1 = [XXXXXXX]

1. Для классификатора услуг. Используется порядковая система кодирования. Классификатор являться локальным и состоит пяти знаков.

Ф2 = [XXXXX]

1. Для классификатора сотрудников. Используется порядковая система кодирования. Классификатор являться локальным и состоит четырёх знаков.

Ф3 = [XXXX]

1. Для классификатора испытаний. Используется порядковая система кодирования. Классификатор являться отраслевые и состоит десяти знаков.

Ф4 = [XXXXXXXXXX]

1. Для классификатора клиентов. Используется разрядная система кодирования. Классификатор являться локальным и состоит семи знаков.

Ф5 = [XXXXXXX]

Рис. 2.3.Пример классификаторов.

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Нормативно-справочная информация - это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании.

К входному типу информации относиться информация, что поступает в систему постоянно на протяжении всей жизни программного продукта.

К оперативной информации относят любые данные, которые необходимы для работы системы. Оперативная информация представляет наибольший интерес при реализации программного продукта. Именно массы оперативной информацию подталкивают организации к автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Входные данный:

• Информация о клиенте;
• Информация о способах выполнения работ;
• Информация о товаре;
• Информация по поставками;

Информация о клиенте заполняется на основе личной беседы менеджера или клиентом через соответствующую форму.

• ФИО клиента;
• паспортные данные;
• адрес электронной почты;
• номер телефона;

Информация о способах выполнения работ, информация на основе соглашения и клиентом о времени выполнении и оплаты. Также краткая аннотация о методах его выполнения.

Входная информация, содержащаяся в справочниках представлена в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Описание справочников, по его реквизитам

Информация	Справочник	Поля
Информация о клиенте	Клиенты	Код Клиента Фамилия Имя Отчество Телефон Отметка об оплате
Информация о нормативно правовых актах	ГОСТЫ	Название Аннотация
Информация для проведения работ	Лаборатория	Название местности Необходимо оборудование
Информация о испытателях	Испытатели	Код испытателя Фамилия Имя Отчество
Информация о специалисту по сертификации	Специалисту по сертификации	Код Специалиста Фамилия Имя Отчество Логин Пароль
Информация о менеджер по продажам	Менеджер по продажам	Код Специалиста Фамилия Имя Отчество Логин Пароль
Информация о договорах, заключенных с клиентами	Договоры	Номер договора Дата заключения договора Клиент Сумма Номер счета Сотрудник, оформивший договор

Таблица 2.2.

Описание справочников, в которых хранится входная информация

Название справочника	Ответственный за ведение справочника	Средний объём справочника (в записях	Средняя частота актуализации
Клиенты	Администратор ИС	12280	7/дней
ГОСТЫ	Ст. Специалисту по сертификации	42160	4/месяц
Лаборатория	Администратор ИС	24	1/год
Испытатели	Администратор ИС	78	1/год
Специалист по сертификации	Администратор ИС	112	1/год
Менеджер по продажам	Администратор ИС	16130	1/месяц
Договоры	Ст. Менеджер	12280	7/дней

3. Программное обеспечение

3.1. Общие положение

В разработанном будут рассмотрены два пользователь – менеджер и испытатель. Дерево функций модуля представлено на рисунке 3.1.

Рис.3.1. Дерево функция менеджера по продажам.

Рис.3.2. Дерево функция испытателя.

3.2. Характеристика базы данных

Для лучшего понимания будущей системы построим ER-модель. Она используется при высокоуровневом (концептуальном) проектировании баз данных. «С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями.»^[3]

Во время проектирования баз данных происходит преобразование ER-модели в конкретную схему базы данных на основе выбранной модели данных.

Таблица 3.1.

Описание структурной записи «Клиент»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код клиента	№ Клиента	строка	7	Обязательное
ФИО	ФИО	строка	20	Обязательное
Адрес	Адрес	строка	50
Отметка об отплате	Расчетный счет	строка	20
Телефон	Телефон	строка	15

Таблица 3.2.

Описание структурной записи «Менеджер по продажам»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код Менеджера	№ Менеджера	строка	4	Обязательное
Код договора	№ Договора	строка	7	Обязательное
Дата заключения договора	Date	строка	10
Номер услуги	№ Услуги	строка	5
Отметка об отплате	Расчетный счет	строка	20
Накладная на образец	№ Накладной	строка	10
Статус	Стату	строка	3

Таблица 3.3.

Описание структурной записи «Испытатели»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код Испытателя	№ Испытателя	строка	4	Обязательное
Код договора	№ Договора	строка	7	Обязательное
Номер услуги	№ Услуги	строка	5
Накладная на образец	№ Накладной	строка	10
Статус	Стату	строка	3

Таблица 3.4.

Описание структурной записи «Лаборатория»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код Испытания	№ Испытания	строка	4	Обязательное
Код Испытателя	№ Испытателя	строка	10	Обязательное
Дата испытания	ЧЧ.ДД.ГГ	строка	6
Наименование	Name	строка	20

Таблица 3.5.

Описание структурной записи «Декларант»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код декларанта	№ декларанта	строка	4	Обязательное
Код договора	№ Договора	строка	7	Обязательное
Код Испытателя	№ Испытателя	строка	10	Обязательное
Номер услуги	№ Услуги	строка	5
Статус	Стату	строка	3

Рис.3.3. Сценарий диалога для менеджера

Рис.3.4. Сценарий диалога для испытателя.

Рис.3.5. Высокоуровневая модель баз данных ER

3.3 Структурная схема пакета

Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ). На основе результатов, полученных в предыдущем пункте, строится дерево программных модулей, отражающих структурную схему пакета, содержащей программные модули различных классов: выполняющие служебные функции:

управляющие модули, предназначенные для загрузки меню и передачи управления другому модулю;

модули, связанные с вводом, хранением, обработкой и выдачей информации.

Внедряемый модуль включает в себя серверную и клиентскую часть. Серверная часть является приложением для взаимодействия с базой данных, клиентская - веб-интерфейсом для ввода данных и получения отчетной информации. Структурная схема пакета представлена на рисунке 3.4.

Рис.3.6. Структурная схема пакета представлена.

Таблица 3.6.

Описания функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1.	Авторизация	Предоставление определённому лицу или группе лиц прав на выполнение определённых действий.
2.	Рабочий стол.	Основное рабочее пространство пользователя Lotus.
3.	Расширение	Программа, предназначенная для выполнения определенных задач и рассчитанная на непосредственное взаимодействие с пользователем
4.	Почта	Почтовый сервер для отправки и получения писем.
5.	Прог. для испытания	Содержит процедуры и функции необходимые для автоматизирования прочеса сертификации.
6.	Проекты	Содержит предопределённые процедуры для учет выполнения проектов и задач.
7.	Справочник	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
8.	БД	Содержит совокупность самостоятельных материалов, систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

3.4 Описание программных модулей

Описание программных модулей включать блок-схемы и пописывает их алгоритм. В первой схеме будет приставлен алгоритм работа менеджера по продажам рис. 3.6.

Рис.3.7. Схема добавления данных о проекте.

На рисунке 3.8. представлен алгоритм заполнения протокола ISO испытателем.

Рис.3.8. Схема добавления протокола ISO.

4. Контрольный пример реализации и его описание

Мной было выбрано внедрение в ООО «Сертификация» программное решение для автоматизации с помощью Lotus Notes. «Это CRM система в которой есть подсистема Lotus Notes/Domino. Система автоматизации выгрузки данных в MS Excel для последующей загрузки на сайте Росаккредитации. Система также автоматически формирует журнал выдачи деклараций и сертификатов.»^[6] Также это ИС имеет ряд полезным функций о который подробней будет рассказано позже.

Клиент выбирает тип услуги, после чего с менеджером по продажам обговариваться условия контракта. После заключения контракта менеджер загружает договор в ИС. Также менеджер обновляет спр. Клиенты и спр. Менеджер по продажам.

У испытателя в ИС будет отображаться вся актуальная информация. Такая как плат работ, необходимые мероприятия для испытания и т.д. Результаты испытаний отправляются на электронную почту клиенту почтовой системой ИС.

Специалист по сертификации сверяется с спр. ГОСТ и информацией ко контракту для подготовки к подаче документов в Росакаредитацию. Готовый сертификат также отправляться клиенту.

В данном пункте будет рассмотрена среда Lotus Notes, для предприятия ООО «Сертификация». Цель внедрения среды на предприятие:

• Автоматизация ввода/вывода информации из ООО «Сертификация»;
• Автоматизация координирования сотрудников разных отделов;
• Автоматизация обработки документов;
• Автоматизация процесса подготовки документов в лаборатории;
• Автоматизация архивов.

На рабочей станции не используется никаких специализированных автоматизированных систем для работы. Работа все сотрудников осуществляется через протокол удалённого рабочего стола RDP. Это протокол прикладного уровня, использующийся для обеспечения удалённой работы пользователя с сервером, на котором запущен сервис терминальных подключений. На сервере развёрнут Windows Server 2012 R2. Отчетные формы и документы формируются в стандартных офисных программах (Microsoft Excel и Microsoft Word). Токая система подключения позволяет в любое время суток работать без остановки (исключение - профилактика или сбой оборудования). Также система позволяет организовывать удалённую работу из дому.

Для входа в систему пользователю нужно авторизоваться:

Рис. 4.1. Авторизация в систему.

После авторизаций сотрудник попадает на главное страницу, где будет указано:

• Название организации;
• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Документация по работе с программой:

Также в рабочей области установленный расширения для работы сотрудников в соответствии должности.

Например, при входе декларанта в рабочую область у него будет доступны три расширение.

• Подтверждение соответствия;
• Экспорт деклараций и сертификатов для сайта Росаккредитации;
• Документооборот Lotus Notes.

Документооборот Lotus будет являться системообразующей так как всё общение между отделами будет осуществиться него.

Рис. 4.2. Главная страница.

Рис. 3.3. Расширения.

Например: Менеджер по продажам загружает в систему проектную часть договора в систему. Этот документ помещается в базу данных и помечается как новый. Испытатели будут видеть новые договоры, которые они будут отправлять в работу. Результаты испытаний в свою очереди будут формироваться журнал выдачи деклараций и сертификатов. Деклорантам остаётся лишь оформить диклорацию/сертификат для отправки в Росаккредитацию.

Рис. 4.3. Базе данных.

Система «Проекты и задачи»

Система «Проекты и задачи» позволяет вести учет проектов и задач, автоматизирует постановку задач сотрудникам, а также помогает контролировать исполнение задач. Вы можете вести дискуссии по задачам в одном месте, что значительно упрощает поиск необходимой информации – вам больше не нужно искать переписку в почтовом ящике и заботиться о том, чтобы все заинтересованные люди имели доступ ко всей информации по проектам и задачам.

Менажёр по продажам после заключения договора регистрирует преет. Предварительно занося туда информацию согласно по договору (ФИО заказчика, исполнителя, предварительная дата завершения и т.д.) также прикрепляет копию договора.

После испытания в лаборатории, результаты также закрепляться в этом проекте для дальнейшего заполнения протокола ISO

Рис. 4.3. Система «Проекты и задачи»

Программа для испытательной лаборатории

«Автоматизация испытательной лаборатории позволяет значительно сократить время подготовки бумажных документов и систематизировать все данные о проведенных испытаниях в одном месте. Система автоматизирует все бизнес-процессы компании: от приема заявки до выпуска протокола испытаний.»^[7] Система автоматизации испытательной лаборатории реализована на базе Lotus Notes/Domino в основу которой легла ISO. Это позволяет легко поддерживать единую информационную среду для территориально распределенных компаний.

Справочники

Программа для автоматизации испытательной лаборатории включает в себя следующие справочники:

1. Заказчики, Заявители, Изготовители

2. НД на методы испытаний

3. НД на продукцию

4. Показатели

5. Оборудование (с возможностью контроля нагрузки)

6. Материалы (с возможностью контроля приходов и расходов материалов)

7. Счетчики заявок, шифров образцов и протоколов

8. Группы показателей

9. Исполнители

Проведение испытаний

Система предусматривает возможность испытания нескольких образцов в одной заявке. При этом можно указать единый перечень показателей для всех образцов в рамках данной заявки, либо указать индивидуально перечень показателей для каждого образца.

На данный момент система позволила автоматизировать испытательные лаборатории по следующим направлениям:

1. ТР ТС 005/2011 "О безопасности упаковки"

2. ТР ТС 007/2011 "О безопасности продукции, предназначенной для детей и подростков"

3. ТР ТС 008/2011 "О безопасности игрушек"

4. ТР ТС 009/2011 "О безопасности парфюмерно-косметической продукции"

5. ТР ТС 015/2011 "О безопасности зерна"

6. ТР ТС 017/2011 "О безопасности продукции легкой промышленности"

7. ТР ТС 018/2011 «О безопасности колесных транспортных средств»

8. ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты»

9. ТР ТС 021/2011 "О безопасности пищевой продукции"

10. ТР ТС 022/2011 "Пищевая продукция в части ее маркировки"

11. ТР ТС 023/2011 "Технический регламент на соковую продукцию из фруктов и овощей"

12. ТР ТС 024/2011 "Технический регламент на масложировую продукцию"

13. ТР ТС 025/2012 «О безопасности мебельной продукции»

14. ТР ТС 027/2012 "О безопасности отдельных видов специализированной пищевой продукции, в том числе диетического лечебного и диетического профилактического питания"

15. ТР ТС 029/2012 "Требования безопасности пищевых добавок, ароматизаторов и технологических вспомогательных средств"

16. ТР ТС 032/2013 «О безопасности оборудования, работающего под избыточным давлением»

17. ТР ТС 033/2013 «О безопасности молока и молочной продукции»

Данный приложение покрывает 80% всех видов сертификации.^[1]

Рис. 4.4. Автоматизированная система ISO.

После заполнения испытателем всей необходимой информации формируется готовый шаблон в формате Excel который загружается в систему подтверждения соответствия.

Подтверждение соответствия

Программный продукт «Подтверждение соответствия» на базе Lotus Notes/Domino – это система, которая позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы органов по сертификации продукции.

Ввод и печать документов

Система «Подтверждение соответствия» позволяет автоматизировать весь цикл работ со следующими документами:

- Сертификаты ЕАЭС

- Декларации ЕАЭС

- Сертификаты ГОСТ Р

- Декларации ГОСТ Р

- Сертификаты Добровольные

Программа контролирует правильность заполнения информации и помогает пользователю корректно заполнять документы.

Загрузка деклараций и сертификатов на сайт Росаккредитации.

Система «Подтверждение соответствия» автоматически заполняет файл в формате MS Excel исходя из заполненных форм в ISO. Файл заполняется в формате, одобренном Федеральной службой по аккредитации. Пример выгруженного файла:

Рис. 4.5. Пример выгруженного файла

После формирования файла для сайта Росаккредитации система автоматически формирует журнал выдачи деклараций/сертификатов. Все ячейки журнала заполняются автоматически – специалисту останется только подписать каждую позицию:

Рис.4.6. Пример заполняемой декларации

При формировании файла выгрузки система «Подтверждение соответствия» контролирует пропуск и дублирование номеров деклараций/сертификатов. Можно увеличить скорость публикации документов на сайте Росаккредитации и избежать ошибок, которые неизбежно возникают при ручном вводе информации.

Экспорт деклараций и сертификатов для сайта Росаккредитации

Система «Экспорт деклараций и сертификатов для сайта Росаккредитации» на базе Lotus Notes/Domino – это система автоматизации выгрузки данных в MS Excel для последующей загрузки на сайте Росаккредитации. Система также автоматически формирует журнал выдачи деклараций и сертификатов.

Экспорт деклараций и сертификатов для сайта Росаккредитации.

Система «Экспорт деклараций и сертификатов для сайта Росаккредитации» на базе Lotus Notes/Domino – это система автоматизации выгрузки данных в MS Excel для последующей загрузки на сайте Росаккредитации. Система также автоматически формирует журнал выдачи деклараций и сертификатов.

После формирования файла для сайта Росаккредитации система автоматически формирует журнал выдачи деклараций/сертификатов. Все ячейки журнала заполняются автоматически – вам останется только подписать каждую позицию:

Рис.4.7. Интерфейс экспорта файлов

При формировании файла выгрузки система «Экспорт деклараций и сертификатов для сайта «Росаккредитации» контролирует заполнение обязательных полей, а также пропуск и дублирование номеров деклараций/сертификатов. Это позволит увеличить скорость публикации документов на сайте Росаккредитации и избежать ошибок, которые неизбежно возникают при ручном вводе информации.

Заключение

Для успешной работы учреждения во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающего каждым днём объёма информации, а учитывая специфику работы ООО «Cертификация», где постоянно расширяется и изменяться стандарты и госты.

Появление информационных систем является одной из первоначальных задач усовершенствования деятельности управления.

Внедрённая система автоматизации документооборота Lotus Notes позволяет достичь:

• повышения исполнительской дисциплины;
• повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
• сокращения времени исполнения поручений;
• оптимизации маршрутов прохождения документов;
• повышения оперативности получения необходимой информации;
• качественного улучшения контроля различных направлений деятельности учреждения;

Ещё они важный модуль автоматизации, имеющийся в инструментарии Lotus, программа для испытательной лаборатории. ИС позволяет достичь;

Значительного сокращении времени на подготовку бумажных документов;

Систематизирования все данные о проверенных испытаниях;

Есть ещё один важный инструмент автоматизации, Экспорт деклараций и сертификатов для сайта Росаккредитации, на базе Lotus Notes/Domino. Система сокращает время на создание декларантов и сертификатов, а также минимизирует шанс ошибки.

Данных инструментов в полной мере покрывает основные необходимые производственные задачи, а среда Lotus Notes позволяет дополнить ИС компании полезными инструментами (Центр архивирования, центр синхронизации, CRM партнёр).

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ФЗ «О техническом регулировании» ФЗ № 184 от 27.12.2002 года и РФ № 982 от 01.12.2009 года утвержденные Постановлением Правительства.
2. Основы технических измерений линейных величин, обработки полученных результатов и сертификации продукции машиностроения: Хвездаков В.П. МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ РЕСУРСОВ. 2019. – 207 с.
3. Применение системного подхода для построения информационного пространства разработки состава готовых лекарственных форм: В. Ф. Корнюшко. Университет. 2018. – 18 с.
4. Разработка архитектуры бизнес-процессов компании в Business Studio: Репин В. МИФ. 2019 – 160 с.
5. Экономика фирмы: Корнеева И.В. Учеб. Пособие - М: Юрайт. 2019. — 123 с
6. Продукты и услуги Lotus Notes / [Электронный ресурс]: http://lotusdom.com/index.html
7. Программа для испытательной лаборатории / [Электронный ресурс] http://lotusdom.com/products_lab.html
8. Сущность и содержание сертификации / [Электронный ресурс] https://znaytovar.ru/new2605.html