Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация документооборота предприятия (Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия)

Содержание:

Ведение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В курсовой работе рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее оптимальному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе документаоборота (канцелярия), приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в предприятии. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Автоматизация основных процессов делопроизводства, договорной деятельности, контроля исполнения поручений.

Решаемые задачи

Автоматизация бизнес-процессов;
Электронный документооборот;
Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций;
Регистрация и обработка обращений в IT-подразделения;
Анализ загруженности сотрудников;
Контроль нарушений и отклонений от нормативов в работе офиса;
Выявление «узких мест» и проблем взаимодействия подразделений;
Аттестация и оценка персонала;
Оптимизация деятельности ИТ-службы и других подразделений.

Дополнительные модули:

Поддержка сканирования, в том числе поточного;
Обработка штрих-кодов;
Применение ЭЦП;
Интеграция с Active Directory;
Интеграция с внешними источниками данных, в том числе с корпоративными информационными системами (1C, SAP и др).

Глава 1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Современный Банк - это крупная организация, как правило, имеющая разветвленную сеть филиалов и дочерних банков. Для раскрытия темы курсовой работы будет рассмотрен гипотетический банк, назовем его ОАО Рассвет.

ОАО Рассвет — универсальный банк, который стоит во главе банковской группы. Банк в основном ориентирован на обслуживание больший компаний, и отдельных состоятельных клиентов, а также обслуживает частных клиентов. Согласно действующему законодательству Банк имеет лицензии на оказание услуг различного характера.

Основные клиенты Банка – это нефтяные компании, органы муниципальной власти, предприятия оборонного, машиностроительного комплекса, авиакомпании, а также небанковские учреждения.

Банк активно работает с ценными бумагами, развивает ипотеку, обслуживает пластиковые карты, занимается денежными переводами.

Приоритетное направление — комплексное обслуживание корпоративных клиентов с использованием передовых банковских технологий. Банк также активно развивает широкий спектр розничных банковских услуг. Банк занимает сильные позиции на рынке инвестиционных услуг и частных инвестиций (Private Banking).

Является одним из активных участников долгового рынка. Банк реализовал более 10 проектов по привлечению международных синдицированных кредитов. Имеет большой опыт размещения европейских и рублевых облигаций.

64 % активов – кредиты, причем кредиты физическим лицам составляют 7 %. Кредитная карта банка ОАО Рассвет ценится среди потребителей. Основные ресурсы банка составляют депозиты и остатки на счетах, облигации и векселя занимают 21 %, а 10 % остается за межбанковскими кредитами.

1.2 Организационная Структура

Общее собрание акционеров (пайщиков) - является внешним органом управления Банком.

Его исключительная компетенция:

принятие Устава Банка и внесение в него изменений и дополнений;
реорганизация Банка;
ликвидация Банка;
избрание Наблюдательного совета;
избрание Председателя правления Банка из числа членов Наблюдательного совета;
формирование уставного капитала;
утверждение годовых отчетов, распределение годовых отчетов, распределение прибыли и убытков.

Наблюдательный совет - осуществляет общее руководство деятельностью Банка:

определяет приоритетные направления деятельности;
созыв общих собраний акционеров (учредителей);
образование и контроль за деятельностью Правлений банка;
утверждение внутренних документов, определяющих порядок деятельности органов управления.

Исполнительные органы Банка - Правление и Председатель правления, которые осуществляют руководство текущей деятельностью банка и его филиалов.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Банка осуществляет служба внутреннего контроля.

Организационным ядром деятельности Банка является функциональный блок, в который входят подразделения банка, непосредственно оказывающие услуги клиентам (кредитный департамент (отдел), отдел по работе с ценными бумагами, отдел валютных операций, расчетно-кассовых операций и т.д.), иногда эти подразделения называют фронт-офисом. В последнее время банки ориентируются на клиентские группы: управления по работе с корпоративными клиентами, управления малого и среднего бизнеса, управления розничного бизнеса (физические лица), подразделения по работе с наиболее состоятельными клиентами. Во многих банках используют комбинацию функционального подхода и ориентированного на определенные группы клиентов.

Инфраструктура Банка включает отделы и службы, обеспечивающие его нормальное функционирование, – юридические, информационные подразделения, ИТ-инфраструктуру, службу безопасности, управление персоналом и, конечно, финансовый блок. Финансовая структура банка включает управление активами и пассивами, планово-экономический отдел, бухгалтерию, казначейство, отдел внутрибанковских и межбанковских расчетов и др. Единой, универсальной модели организации деятельности банка не существует, поскольку все банки отличаются по размерам, формам собственности и условиям функционирования

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления предприятия.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства (канцелярии) и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
предварительное рассмотрение документов службой документооборота (канцелярия);
организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
обработка исполненных и отправляемых документов.

Для обеспечения правильного формирования и дел в Банке составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности кроме технической документации и изданий. При составлении дел предприятиям необходимо требования к номенклатуре дел, в Государственной системе обеспечения управления. Основных работы ведомственных перечнях документов с сроков хранения. Номенклатура дел Банка разрабатывается специалистом, ответственным за работы с документами.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, и утверждается Председателем вводится в действие с 1 следующего календарного года.

В качестве комплекса для автоматизации задачи я выбрал работу с входящими документами.

Схема 1

Схема 2 продолжения 1

схема 3 продолжения 2

схема 4 продолжения 3

При разработке модуля, решающей задачи автоматизации документооборота, важным этапом является описание иерархии функций управления и обработки данных разрабатываемого программного продукта.

Дерево функций представляет собой иерархическую структуру.

Все действия (функции) программного продукта можно разделить на подмножества основных функций.

Основные функции управления и обработки данных - свойственны как информационным системам любой специализации, так и именно в данном модуле. Они отражают особенности процесса обработки информации, получения результатов, ведения информационной базы проекта. Эти функции организованы в том порядке и в том составе, которые продиктованы условиями обработки и управления данными в конкретной предметной области.

Состав и классификация функций разрабатываемого модуля представлены в виде дерева функций на рисунке

$C:\Alex\Sasha\Kurs\image016.png$

Дерево функций

Диаграмма прецедентов

Общий вид движения документа в процессе его жизненного цикла.

Глава 2. Техническое и программное обеспечение

В данной главе рассмотрены основные части по техническому и программному обеспечению для решения поставленной задачи.

Приведена иерархия функций управления и обработки данных, которые призваны автоматизировать документооборот Банка. При этом можно выделить и детализировать два подмножества функций: реализующих служебные функции: проверка правильности введённых данных, учёта входящих документов, учёта исходящих документов, контроль срок исполнения документов, основные функции управления и обработки данных: ввод первичной информации, обработка данных, ведения базы данных, и др.

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

Конфигурация сервера приложений и сервера СУБД

Тип	Характеристика
CPU	Intel Xeon Е5 v3
RAM	16 ГБ
ОС	Windows Server 2012 R2
СУБД	SQL Server 2012
Размер БД	1.27 Тб
Общее количество документов	3094540
Сеть (локальная)	1 Гбит/c

СУБД

3 700 000 документов, 5 200 000 задач
50 видов документов
10000 пользователей в адресной книге.

Распределённая архитектура

Поддерживается несколько сценариев масштабируемой архитектуры. Предполагается несколько вариантов в зависимости от решаемых задач.

Вертикальное масштабирование

Кластеризация и сегментация СУБД,
BigData, поддержка MS SQL 2012
Управление нагрузкой с помощью IIS Network Load Balancing,
До 100000 одновременных подключений,
Использование высоко нагрузочных серверов и систем хранения данных.

Сервис обмена

Обмен данными на логическом уровне
Не требуется дорогих серверов и единой СУБД
Обмен документами в режиме реального времени
Устойчивость к нестабильным каналам связи

Репликация СУБД

Перенос и автоматическое обновление всей БД по расписанию или в режиме реального времени,
Поддержка MS SQL 2012 Always On,
Безопасность и надёжность.

2.1 Структура и состав комплекса технических средств и конфигурации

Архитектура системы документооборота представлена на следующем рисунке.

Клиентские приложения. Через клиентские приложения осуществляется доступ к данным. Возможна работа как через «десктоп»-приложения, так и через лёгкий клиент.. Для гибкой настройки системы используются специальные административные приложения, дизайнеры форм, отчётов, маршрутов.

Сеть. Обмен данными в системе возможен как внутри организации, так и через Интернет по протоколу HTTP/HTTPS. Поддерживается шифрование с использованием SSL.

Веб-сервер. Отвечает за обработку запросов и передачу данных между клиентскими приложениями и базой данных. Серверная часть выполняет основную бизнес--логику, осуществляет проверку доступа, отвечает за контроль целостности данных. Для увеличения нагрузки и масштабирования системы используется несколько веб-серверов.

Платформа. Специальная платформа, обеспечивающая хранение и трансформацию данных и позволяющая работать системе с разными СУБД. Платформа развертывается на виртуальном сервере.

Базы данных. База данных разворачивается на разных СУБД: MS SQL Server или PostgreSQL. При этом, существует возможность работы системы на базе MySQL* и Oracle*.

2.2 Описание программных модулей

В данном разделе содержится краткая информация о программе, ее возможностях и функциях.

Подсистема работы с входящими документами предназначена для автоматизации процессов делопроизводства входящих документов. Процессы делопроизводства включают в себя регистрацию, рассмотрение, исполнение и отправку в дело по входящим документам в соответствии с требованиями, предъявляемыми к системе электронного документооборота.

Для работы пользователь должен обладать базовыми знаниями и навыками работы с персональным компьютером, установленной операционной системы MS Windows и Web- браузером.

В процессах работы с документами и задачами определены функциональные роли, описанные в таблице 2.

Таблица 2. Функциональные роли пользователей.

№	Функциональная роль	Выполняемые функции
1.	Автор поручения	1. Подготовка поручений. 2. Отправка поручений на исполнение. 3. Изменение сроков исполнения, описания, состава исполнителей поручений.
2.	Адресат	1. Выполнение функций, указанных для роли Автор поручения в отношении документа со статусом «Рассмотрение». 2. Направление запроса на смену адресата.
3.	Делопроизводитель	1. Выполнение функций, указанных для роли Регистратора. 2. Отправка документа в дело.
4.	Контролер	1. Просмотр поручений, находящихся на его контроле. 2. Завершение поручений ответственных исполнителей, соисполнителей и дочерних поручений.
5.	Контролер по документу	1. Просмотр документов, находящихся на его контроле.
6.	Регистратор	1. Регистрация входящего документа. 2. Отправка документа на рассмотрение. 3. Выполнение запроса на смену адресата. 4. Выполнение функций, указанных для роли Автор поручения в отношении документа со статусом «Регистрация».
7.	Ответственный исполнитель	1. Исполнение поручений. 2. Завершение дочерних поручений. 3. Создание поручений на исполнение для исполнителей нижнего уровня. 4. Создание поручений на ознакомление для исполнителей нижнего уровня. 5. Создание запроса на изменение срока исполнения. 6. Одновременное завершение задач соисполнителей по поручению, для которого является ответственным.
8.	Соисполнители	1. Исполнение поручений. 2. Завершение дочерних поручений. 3. Создание поручений на исполнение для исполнителей нижнего уровня. 4. Создание поручений на ознакомление для исполнителей нижнего уровня.

2.3 Характеристика базы данных

Данная курсовая работа рассматривает создание базы данных «учет документов в организации». В курсовой работе разрабатывается БД, с помощью которой, можно будет вести учет входящих документов от получения до сдачи в архив.

Дополнительные преимущества появляются при использовании БД в многопользовательской среде, поскольку становится возможным осуществлять централизованное управление данными.
Современные системы управления базами данных обеспечивают как физическую (независимость от способа хранения и метода доступа), так и логическую независимость данных (возможность изменения одного приложения без изменения остальных приложений, работающих с этими же данными).
Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
СУБД Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая для пользователя широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.
Оценивая преимущества и недостатки СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний.
Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены следующие сущности: Канал поступление документа, Регистрационная карточка документа, Исполнители документа, Связанные документы, Архивация документа, Сотрудники, Дело.

Диаграмма сущность-связь

Диаграмма деятельности

Описание таблиц сущностей.

Канал поступление документа

Имя поля	Характеристика	Длина	Примечание
ID_T	Числовое	3	Ключевое
Tip	Текстовое	10

Сотрудники

Имя поля	Характеристика	Длина	Примечание
ID_Sotr	Числовое	10	Ключевое
Fam	Текстовое	25
Nam	Текстовое	25
Otch	Текстовое	25

Регистрационная карточка документа

Имя поля	Характеристика	Длина	Примечание
ID_doc	Текстовое	10	Ключевое
V_num	Текстовое	10
V_date	Дата	8
V_tip	Числовое	3
V_anat	Текстовое	256
V_org	Текстовое	256
V_Id_Sotr	Числовое	10
Is_num	Текстовое	10
Is_date	Дата	8
Is_tip	Числовое	3
Is_anat	Текстовое	256
Is_org	Текстовое	256
Is_Id_Sotr	Числовое	10
Ispol	Числовое	1
Ispol_date	Дата	8
Id_delo	Текстовое	10
Arh	Числовое	1
Arh_date	Дата	8
Id_delo_s	Текстовое	10

Дело

Имя поля	Характеристика	Длина	Примечание
Id_delo	Текстовое	10	Ключевое
Name_delo	Текстовое	256
Delo_start	Дата	8
Delo_end	Дата	8

Исполнители документа

Имя поля	Характеристика	Длина	Примечание
ID_doc	Текстовое	10	Ключевое
Id_Sotr	Числовое	10
Cont_date	Дата	8
Ispol_date	Дата	8

Связанные документы

Имя поля	Характеристика	Длина	Примечание
ID_Master	Текстовое	10	Ключевое
ID_Slave	Текстовое	10

Схема данных

Примеры экранных форм системы документооборота.

Экран входа в систему

Регистрационная карточка документа

Карточка сформированного дела

Информация о пользователе системы.

Глава 3. Технико-экономическое обоснование внедрения электронного документооборота

Любой проект начинается с инициализации, с формулировки целей для решения производственных задач.

Основные цели внедрения систем электронного документооборота:

повышение сохранности и актуальности документов;
обеспечение соответствия действующим регламентам;
сокращение сроков подготовки и согласования документов;
сокращение времени поиска документов;
сокращение времени формирования отчетов.

Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения системы электронного документооборота (СЭД).

Именно на этом этапе организация решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет.

Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для кого предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.

ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с Руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).

В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.

Приведем общую сводную таблицу по кругу потенциальных заинтересованных лиц при подготовке технико-экономического обоснования:

Заинтересованные лица	Цели/задачи	Области и интересы в ТЭО
Владелец, собственник бизнеса, акционеры	Для объективной оценки необходимости реализации рассматриваемого проекта	Основной акцент на соответствие стратегии компании, соотношении расходы-доходы, анализе эффективности вкладываемых средств
Руководитель	Для анализа, контроля и планирования; для обоснования принятого решения по внедрению СЭД, в т.ч. перед советом директоров	Основной акцент на цели, задачи, условия, сроки, затраты и ожидаемые результаты
Инвесторы	Для оценки возможности вложения инвестиций в рассматриваемый проект	Основной акцент на финансовый план и условия получения доходов
Кредиторы	Для принятия решения по кредитованию	Основной акцент на финансовый план и план возврата кредита
Инициатор проекта, функциональный заказчик	Для понимания масштабов и определения границ проекта; для понимания рисков	Основной акцент на границах проекта, возможностях и ограничениях: функциональных, технических и организационных ограничений, сроков и бюджете проекта.
Руководители проектов	Для дальнейшего планирования хода реализации проекта; для понимания границ проекта и рисков	Основной акцент на этапы реализации. Также интересуют границы проекта и ограничения (функциональные, технические, организационные, сроки, бюджет, ресурсы)

Экономический эффект

При создании Технико-экономического обоснования внедрения СЭД в Департаменте, были произведены расчеты количественной оценки эффективности работы системы в разрезе времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов в процессе осуществления сотрудниками своей деятельности, а также эффекта повышения производительности труда.

При проведении исследований эффективности от внедрения СЭД в организации, в качестве качественных эффектов были определены следующие:

Прозрачность движения документов и контроль.
Единое корпоративное информационное пространство.
Объединение и обеспечение сохранности информации.
Объединение знаний сотрудников в одной системе дает синергетический эффект и приводит к положительным результатам.
Ускорение темпов документооборота и сроков исполнения в целом.
Повышение управляемости организации в целом.

Риски проекта

В результате обследования были выявлены риски, управление которыми входит рамки настоящего проекта.

Ниже перечислен ряд потенциальных рисков:

Отсутствие или недостаточное содействие своевременному выполнению работ по проекту со стороны руководства отдельных подразделений.
Невозможность описания бизнес-процессов пользователями, пользователи либо не понимают своих процессов или не могут их формализовать.
Пользователи не могут построить связь между бизнес-процессами и системой, как результат, невозможно сформулировать четкие требования.
Консервативность пользователей и неприятие новой системы.
Несвоевременность разработки интерфейсов или отдельных программных модулей.
Несоблюдение методологии управления проектом, и как следствие, потеря контроля над проектом.
Уход членов проектной группы до конца проекта.
Низкая производительность системы.
Изменение автоматизируемых бизнес-процессов в процессе реализации проекта.
Изменения структуры организации, и(или) методов осуществления деятельности.

Внедрение СЭД имеет два важных следствия:

возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Второй не мене важный этап в работе это внедрение виртуальной инфраструктуры в организацию.

Прежде всего, необходимо четко определить цели, с которыми будут внедряться платформы виртуализации. Затем, необходимо определить критерии, по которым будет оцениваться эффективность внедрения виртуальной инфраструктуры. Помимо чисто финансовых критериев (уменьшение затрат на аппаратное обеспечение, экономия на обслуживании), нужно также учитывать повышение надежности инфраструктуры, масштабируемости, гибкости, устойчивости, уменьшение времени развертывания, простоя, восстановления после сбоев, централизацию управления и обеспечение высокой доступности. Безусловно, все эти критерии могут быть выражены в денежном эквиваленте, в зависимости от типа и специфики окружения, подлежащего виртуализации.

7 причин внедрять виртуализацию серверов:

1) увеличение коэффициента использования аппаратного обеспечения. По статистике, большинство серверов загружены на 15-20 процентов при выполнении ими повседневных задач. Использование нескольких виртуальных серверов на одном физических позволит увеличить его до 80 процентов, обеспечив при этом существенную экономию на приобретении аппаратного обеспечения;

2) уменьшение затрат на замену аппаратного обеспечения. Поскольку виртуальные сервера отвязаны от конкретного оборудования, при обновлении парка физических серверов не требуется повторная установка и настройка программного обеспечения. Виртуальная машина может быть просто скопирована на другой сервер;

3) повышение гибкости использования виртуальных серверов. В случае если вам необходимо использование нескольких серверов (к примеру, для тестирования и работы в «продакшене») при изменяющейся нагрузке, виртуальные сервера являются лучшим решением, так как они могут быть безболезненно перенесены на другие платформы, когда физический сервер испытывает повышенные нагрузки;

4) обеспечение высокой доступности. Архивирование виртуальных машин и их восстановление из резервных копий занимает значительно меньшее время и является более простой процедурой. Также, при выходе из строя оборудования, резервная копия виртуального сервера может быть сразу запущена на другом физическом сервере;

5) повышение управляемости серверной инфраструктуры. Существует множество продуктов для управления виртуальной инфраструктурой, позволяющих централизованно управлять виртуальными серверами и обеспечивать балансировку нагрузки и «живую» миграцию;

6) экономия на обслуживающем персонале. Упрощение управления виртуальными серверами в перспективе влечет за собой экономию на специалистах, обслуживающих инфраструктуру компании. Если два человека с помощью средств для управления виртуальными серверами могут делать то, что делали четверо, зачем вам два лишних специалиста, получающих не менее $15000 в год? Тем не менее, нужно учитывать, что для подготовки квалифицированных кадров в сфере виртуализации тоже нужны немалые деньги;

7) экономия на электроэнергии. Для малых компаний этот фактор, конечно же, не имеет особого значения, однако для крупных организаций, центов обработки данных, где затраты на поддержание большого парка серверов включают в себя расходы на электроэнергию (питание, системы охлаждения), этот момент имеет немалое значение. Концентрация нескольких виртуальных серверов на одном физическом уменьшит эти затраты.

Планирование комплекса работ по разработке программного обеспечения

Основными задачами планирования работ являются:

определение объема предстоящих работ;
взаимная увязка работы и установление рациональной последовательности предстоящих работ;
установление сроков выполнения работ;
определение необходимых, для выполнения планируемых работ денежных, материальных и трудовых ресурсов.

При выполнении курсовой работы было задействовано два человека:

– руководитель;

– инженер.

Руководитель выполняет контроль выполнения различных этапов работ, согласованность этапов выполнения работ между собой, корректирует действия разработчика, даёт рекомендации по выполнению тех или иных работ. Разработчик реализует тот объем работ, который установлен руководителем в соответствие с техническим заданием.

Для нахождения наиболее эффективного пути решения поставленных задач, необходимо рационально спланировать комплекс планируемых работ. Прежде всего, нужно определить этапы работы. Срок исполнения этапа зависит от трудозатрат и количества привлекаемых специалистов и определяется по формуле:

Тц=	Тр -------------------- , ЧиспТсмКвн

где

Тц – длительность цикла в днях по каждому виду работ;

Тр – трудоемкость этапа, норма-час;

Чисп – количество исполнителей по этапу;

Тсм – продолжительность рабочего дня, час;

Квн – коэффициент выполнения норм времени (Квн - 1,1).

Зная длительность цикла каждого этапа и возможность их параллельно- последовательного выполнения, можно рассчитать срок завершения планируемых работ и составить ленточный и сетевой графики плана их выполнения.

Смета затрат для данной работы состоит из расходов, которые включают в себя следующие статьи:

затраты на оборудование и амортизацию;
расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды;
затраты на основные и вспомогательные материалы;
затраты на электроэнергию.

Экономическая эффективность

Разработанная и внедрённая система несёт прямую экономическую выгоду. Говоря об её эффективности в организации, следует иметь ввиду положительный социальный эффект от внедрения результатов данной работы.

Проделанную работу можно поделить на 2 части:

1) переход на виртуальные платформы;

2) внедрение СЭД в организацию.

Для оценки экономической эффективности проекта производится расчёт коэффициента экономической эффективности (J) и срока окупаемости капитальных вложений (Ток) по формулам

J=	ΔПр -------- , ΔК

Ток=	1 -------- , J

где ΔПр – прирост годовой прибыли, полученный в результате освоения капиталовложений ΔК.

Прирост прибыли будет равен экономии на заработной плате администратору, использование виртуальной платформы, уменьшение затрат на печать документов и потребляемой электроэнергии.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.

Современные организации стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, однако для успешной реализации систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические» проблемы организации.

В результате проделанной работы было автоматизировано рабочее место сотрудника по регистрации входящих документов.

Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета входящих документов.

В первой главе данной работы была рассмотрена структура организации, а также этапы жизненного цикла документа. Были рассмотрены обязанности, которые должен был выполнять сотрудник при регистрации документа, выявлены все недостатки, которые необходимо было устранить в процессе автоматизации рабочего места.

На примере функционирования данной организации была написана программа «АРМ регистрация входящих документов», описана структура данного программного продукта, так же показ принцип произведения расчета экономических показателей эффективности.

Также была рассмотрена существующая система документооборота, выявлены основные недостатки, предложен автоматизированный вариант решения следующих задач:

Организация подсистемы работы с входящими документами;
Организация подсистемы маршрутизации обработки входящего документа.

Реализация данного курсового проекта в виде программного продукта позволило обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

Создана удобная, эффективная, автоматизированная среда для работы с входящими документами;
Автоматизирован процесс вывода полной и оперативной информации о работе с документами;
Минимизирование возможности возникновения ошибки;
Сокращение документооборота в бумажной форме;
Формирование необходимых отчетов, позволило обеспечить поддержку принятия решений для руководства;
снижение трудовых затрат;
повышение степени автоматизации сбора, обработки, хранения и выдачи информации;
получение оперативных данных для поддержки принятия управленческих решений.

Данный программный продукт позволил автоматизировать работу банка в сфере банковского обслуживания клиентов. Программа реализована под специфику данного предприятия, но реализация и настройка под другое предприятие возможна. Внедрение в дальнейшем необходимых компонентов, отчетов, модулей реализуется по необходимости.

Во второй главе курсового проекта рассмотрена разработанная информационная модель задачи, принцип разработки и работы программного обеспечения задачи и его структурная схема.

В третьей главе курсового проекта изложено обоснование экономической эффективности проекта и принцип расчета основных показателей эффективности.

Разработка и внедрение автоматизированной системы производилась бесплатно на волонтерской основе.

Программа имеет справочники, отчеты, но в текстовом формате. В будущем планируется автоматизировать отчеты так, чтобы они хранились в базе данных. Так же планируется усовершенствовать разработанную систему и заниматься ее поддержкой и развитием.

С учетом развития облачных вычислений предложенное решение может быть перенесено в центр обработки данных, что приведет к снижению затрат на подражание ИТ-инфраструктуры.

Список литературы

Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.
Гущин А.Н. Базы данных: учебник. - М.: Директ-Медиа, 2014. - 266с
Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. - Архангельск: САФУ, 2013. - 118 с.
Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. - 331с.
Золотов С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - Томск: Эль Контент, 2013. - 88 с.
Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2015. - 152 с.
Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с.
Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д.г
Черноусова А.М Создание и использование баз данных: учебное пособие/ А.М Черноусова. – Оренбург: ГОУ ОГУ 2009г 244c 1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. - М.: Финансы и статистика, 1983. - 320 с.
Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 351 с.
Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 352 с.