Провал проекта, причины

Введение

В идеальном мире каждый проект выполнялся бы "в срок и в рамках бюджета". Но реальность (особенно подтвержденная статистикой) говорит совсем о другом. Проекты часто проваливаются.Даже если бюджет и график соблюдаются, может возникнуть вопрос "произвел ли проект результаты и качество, которое мы ожидали?" Подлинный успех проекта нужно оценивать на основании всех трех компонентов. В противном случае проект можно считать неудачным.

Сталкивались ли вы с ситуацией, когда проекты начинали проявлять признаки беспорядка, казались неконтролируемыми, и сопровождались ощущением обреченности и провала? Наблюдали ли вы ситуации, когда каждый работает в изоляции и, кажется, никто не знает, что делают другие члены группы? Как насчет членов группы, живущих по принципу "Я сделаю свою часть работы, и затем это их проблема". Еще хуже, когда члены группы прибегают к перекладыванию вины. Ситуации, сходные с указанными сценариями, являются признаком опасности. Ваш проект необходимо поставить под контроль, иначе он может провалиться.

Признаки неудач проекта

Когда проекты начинают проявлять признаки напряжения и неудачи, все обращаются к руководителю проекта за ответами. Может казаться несправедливым, что тяжесть провала обрушивается на одного человека. Но ведь именно поэтому вы выбрали управление проектами делом своей жизни! Вас учили распознавать и справляться с такими типами ситуаций.

Повышение качества планирования проекта позволит исключить запуск заведомо провальных или близких к ним по уровню проблемности проектов.

1) статичные методы управления проектами. Независимо от того, из какой области проект (IT, маркетинг, HR и др.), ему свойственны гибкость и подвижность, без которых он может стать провальным. Согласно исследованиям международной сети компаний Pricewaterhouse

2) недорогое программное обеспечение управления проектами. Покупка недорого инструмента с ограниченным функционалом вместо вложений в качественный программный продукт — еще одна причина провала проекта. До 23% организаций не используют специализированные программные продукты для управления проектами, хотя 87% организаций понимают необходимость и важность использования программного обеспечения. При выборе программных продуктов успешные организации учитывают их надежность, простоту интеграции и использования;

3) неэффективное управление виртуальными командами. Эффективные коммуникационные навыки становятся важны, особенно когда команды работают удаленно, а еще при этом имеют часовые, культурные и языковые различия. Быть организованным в таких условиях и работать «на ходу» помогают современные инструменты, позволяющие быстро обмениваться информацией, последними изменениями, вести беседы и т.д.;

4) слабая поддержка руководителя. Менее двух третей проектов получают активную поддержку со стороны руководителей. Заинтересованный руководитель, который борется за проект от его начала до конца, — ключевая составляющая успешного проекта. Важно, чтобы руководители и менеджеры проектов встречались для обсуждений вопросов по срокам, ресурсам, проблемам проектов и др.;

5) несоответствие целям и стратегии организации. В среднем три из пяти проектов не согласованы с общей стратегией бизнеса. Важно понимать ключевые приоритеты организации и согласовывать проект с ее целями. Это помогает не только сохранить время и деньги, но и правильно расставлять приоритеты проектов;

Часто провалы проектов возникают из-за ошибок в целях управления. Выделяют четыре категории таких причин:

• категория 1 — субъективные причины, изначально обусловливающие проблемность проекта;
• категория 2 — менее значимые по субъективности причины, с которыми можно справиться;
• категория 3 — объективные причины, на которые не может влиять ни команда проекта, ни организация;
• категория 0 — причины, связанные с качеством. Качество определяет совокупную проблемность по всем причинным категориям.

К сожалению, большинство организаций воспринимают проблемность как нечто негативное и неисправимое. Но есть и иное понимание. В китайском языке слова «проблема» и «возможность» имеют одно и то же значение, поэтому в китайских организациях проблемы проекта воспринимаются как возможность изменения, позволяющая искать новые пути и выходы.

причины, почему проекты терпят неудачу и как с этим справиться.

1. Неясные цели и задачи

Один из способов практически гарантировать провал проекта — начать работу без четких целей и задач проекта. В конце концов, невозможно узнать, добились ли вы успеха, если вы не совсем уверены в том, чего пытаетесь достичь.

1. Отсутствие планирования ресурсов

Планируем сроки. Планируем встречи. Планируем структуру и темы и интерфейсы. Но иногда, в разгар всего этого планирования проекта, мы забываем спланировать наши ресурсы. Это большая причина того, почему проекты терпят неудачу. Управление проектами включает управление ресурсами, часто с учетом других проектов. Большинство из нас знает, что планирование финансовых ресурсов важно

1. Отсутствие видимости проекта и контроль над ним
   Независимо от того, насколько хорошо спланирован ваш проект, отсутствие прозрачности может быстро привести к провалу. Очень важно создать систему, которая обеспечивает видимость не только для руководителя проекта, но и для всех членов команды. Видимость включает в себя прозрачность проекта статуса задачи, четкую коммуникацию и хорошее управление документами.
2. Пробелы в коммуникации

Будь то электронная почта, текстовые сообщения, чат или другое сочетание вещей, убедитесь, что все в команде понимают, чего от них ждут, и могут использовать выбранную вами технологию. Помимо метода коммуникации, убедитесь, что вы установили четкие ожидания и руководящие принципы в отношении видов информации, которую необходимо передать.

1. Отклонение от цели

Проблема смещения объема работ заключается в том, что оно часто приводит к провалу проекта. Вы не предусмотрели в бюджете время или ресурсы, необходимые для выполнения дополнительных задач, поэтому то, что могло быть ошеломляющим успехом, оборачивается разочаровывающей неудачей.

1. Нереалистичные ожидания
   Иногда замаскированные под нереалистичный оптимизм нереалистичные ожидания разрушили многие проекты. Руководителю проекта необходимо иметь четкое представление о том, чего ваша команда может достичь и в какие сроки. Как только вы согласовали свои ожидания с реальностью, вы должны сообщить о них покупателю, а зачастую и своему начальству.

Вывод

Контроль проекта представляет собой систему действий, обеспечивающую определение соответствия полученных результатов проекта замыслу и планам, уровня удовлетворения стейкхолдеров проекта и разработку рекомендаций, какие изменения необходимо внести в организацию для усовершенствования управления проектами в целом.

Система контроля включает в себя как разные его формы (общий контроль, контроль изменений замысла проекта, расписания, стоимости, качества), и определенную последовательность действий (сбор данных, анализ состояния, корректирующие действия).

Эффективная система контроля характеризуется следующими принципами: 1) наличие всех необходимых планов проекта, как в целом, так и его частей (фаз жизненного цикла); 2) наличие формальной системы отчетности; 3) наличие всей необходимой совокупности инструментов для сбора информации и анализа фактических показателей и тенденций; 4) наличие возможностей для эффективного реагирования на отклонения от графика (плана).

Работа системы контроля предполагает сбор данных о фактически достигнутых результатах, оценку произведенных затрат, оценку оставшегося объема работ и анализ выработки на текущую дату.

Существует ряд общих причин неудач проекта, которые необходимо выявлять, анализировать и использовать как основу для корректировки управления проектами в будущем. К таким причинам относятся следующие: во-первых, плохое определение целей проекта; во-вторых, ошибки в бюджетных расчетах; в-третьих, требование соблюдения слишком жесткого графика выполнения работ; в-четвертых, неспособность учиться на собственных и чужих ошибках.

Компании — лидеры рынка обычно уделяют большое внимание результатам контроля и аудита, рассматривая их как важные уроки на пути самообучения и развития. И напротив, компании, которые не делают выводов из прошлого опыта, пусть даже и негативного, практически обречены на повторение ошибок и отставание в конкурентной борьбе.

Список литературы:

1. Володин В. В. Управление проектом: учебное пособие. – +М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2013.
2. Сооляттэ А. Ю. Управление проектами в компании : методология, технологии, практика: учебник. М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2012.
3. Мазур И.И. Управление проектами : учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И. И. Мазур [и др.] ; под общ. ред. И. И. Мазура, В. Д. Шапиро. – 10-е изд., стер. М.: Изд-во Омега-Л , 2014 – 959 с.