ПО УП Адванта

Название системы ADVANTA ─ происходит от английского advantage, что означает сущ.: преимущество, выгода, польза, превосходство, гл.: давать преимущество. Используя систему ADVANTA в своей компании, вы получите конкурентное преимущество в виде эффективных процессов управления проектами, что в итоге принесет вашему бизнесу ощутимую выгоду.

ADVANTA покрывает все процессы проектного управления, автоматизирует работу всех участников проектов. Система гарантированно внедряется за 2 месяца, т.к. содержит лучшие практики, простая в использовании и гибко настраивается под компанию без программирования.

Мы предлагаем комплексное решение – информационную платформу для управления развитием компании и консалтинговые услуги по созданию и внедрению корпоративной системы управления проектами. В результате вы работаете с одним поставщиком, что экономически более выгодно и исключает риск того, что какое-либо из предлагаемых решений не будет поддержано программным продуктом.

Инструменты топ-менеджера, позволяющие управлять комфортно

В своей практике я редко встречала руководителей высокого уровня, которые бы были заинтересованы в новом отчете, даже если этот отчет самый красивый и правдивый на свете.  Если он и нужен, то должен быть на одну страницу, и крупным шрифтом. В управлении проектами такие условия почти невозможно выполнить: каждый менеджер готовит свой отчет, показывает важные ему результаты, говорит о волнующих его проблемах. А таких менеджеров может быть несколько, и у каждого по несколько проектов. Получается солидная стопка макулатуры, которую нужно изучать, задавать вопросы, принимать решения.

Использование ИТ-решения применительно к руководящему составу нужно не для того, чтобы автоматически формировать отчеты, ведь топ-менеджеры и так избавлены от подобного ручного труда. Задача в том, чтобы максимально точно собирать информацию от непосредственных исполнителей и передавать ее в удобном виде первым лицам. Персонал должен выполнять работы и иметь возможность быстро эскалировать нужные для решения вопросы. А высшее руководство должно видеть не мнение конкретного менеджера о проекте, а то, как действительно управляются проекты компании на основе объективных данных. Такой обмен информации при помощи ИТ-инструмента можно представить так:

  Конкретные виды отчетов можно настраивать исходя из специфики деятельности или объединять несколько параметров-диаграмм в рамках одного отчета. Но основные отчеты для применения топ-менеджментом такие:

• Сводная информация по статусу проектов позволяет оперативно увидеть наличие проблем в соблюдении сроков, понять, какие результаты отстают и своевременно планировать риски.
• Отчеты по исполнению бюджетов концентрируют внимание на дефиците средств или возможных резервов, позволяют выявить экономию или не допустить кассовые разрывы.
• Отчеты по загрузке ресурсов объективно покажут, есть ли недозагрузка персонала и где требуется усиление состава.
• Отчеты по контролю процессов выявляют нарушителей корпоративных стандартов и помогают выравнивать управление.

При этом все эти данные могут быть расположены на одной электронной странице, снабжены индикаторами и включать ссылки для более подробного рассмотрения информации, если это необходимо.

Пример дашборда управления портфелем проектов в системе ADVANTA

Пример дашборда управления стоимостью в системе ADVANTA

Пример дашборда управления трудовыми ресурсами в системе ADVANTA

Пример дашборда контроля процессов управления в системе ADVANTA

Участие руководства – важнейший фактор успеха развития компании и исполнения ее проектов. Вовремя используя нужную информацию, топ-менеджмент обеспечивает проекты необходимой поддержкой. Если же топ-менеджер вынужден тратить время для оперативного управления работами и изучения объемной и часто ненужной информации, его производительность снижается, а требующие его внимания зоны управления могут недополучать необходимых решений.

Для контроля исполнения и принятия необходимых решений вся работа строится в связке менеджер проекта – офис управления проектами – проектный комитет. Роли распределяются так:

Менеджер проекта: управляет задачами для выполнения плана по результатам, организовывает работу исполнителей, проводит необходимые совещания, встречи и обсуждения. Еженедельно по всем результатам, которые планируется получить в течение следующих двух недель или просроченным результатам менеджер предоставляет прогноз сроков исполнения и статус, в рамках которого он может сообщить о проблеме или необходимости подключения руководства. Запрос такой информации настроен в системе и приходит через специальную форму по заданному расписанию, мы настроили на пятницу в 11:00.

После заполнения формы все полученные ответы офис управления проектами может просмотреть в отдельном отчете системы.

Офис управления проектами: следит за выполнением общих правил управления проектами, например, организовывает еженедельные коммуникации проектных команд, контролирует выполнение условий запуска и завершения проекта. Одна из его регулярных задач сформировать общий сводный отчет по всем проектам в работе и обратить внимание проектного комитета на  те вопросы, которые требуют их подключения, в том числе:

• Поддержка запуска проектов
• Отставание контрольных отчет от плановых значений
• Ответ на сигналы и запросы менеджеров проектов
• Утверждение предлагаемых изменений
• Решения для завершения проектов

Для этого каждый понедельник в 11:00 мне (то есть руководителю офиса управления проектами) приходит еще одна форма, которая не только позволяет заполнить обобщенный статус по проектам на основании статусов от менеджеров проектов, но и напомнить о задержке старта проекта или о необходимости закрытия. Для заполнения такой информацию я открываю отчет по контрольным точкам, анализирую и обобщаю полученную информацию, устанавливаю индикаторы, которые позволяют руководству ориентироваться в приоритете решения проблем.

В итоге в системе формируется единый отчет, который показывает все проекты компании, их статус, требуемые решения и отклонения.

По вторникам, ровно в 10:00 еженедельно проходит проектный комитет, первым вопросом которого является рассмотрение статуса исполнения проектов развития. Обсуждение еще ни разу не превысило 30 минут, а все решения по проектам я получаю регулярно. Кстати, все принятые решения и поручения можно вносить онлайн, используя функционал быстрого ввода объектов системы:

Организация работы персонала

Работа сотрудников организована так, что все работают в одной системе, с одними и теми же данными, при этом акцент ставится на комфорт управления и сокращение трудозатрат:

• Обычные сотрудники, которые являются исполнителями задач, чаще всего, не погружаются в то, как контролируется проект. Они принимают задачи, рассматривают документы, согласовывают требования. В общем, выполняют обычную для проекта работу. Единственное что их волнует — это получение результата, за который они отвечают, своевременно. Система мотивации компании работает на базе системы ADVANTA, при утверждении базового плана все контрольные точки автоматически в нее попадают и любое отклонение сроков учитывается в расчете ежемесячного бонуса.
• Руководители проектов вносят статус по проекту в систему еженедельно, но их трудозатраты минимальны. Во-первых, запрашиваются только ближайшие результаты, во-вторых, требуется только один комментарий и выбор уровня внимания («Нет проблем», «Могу решить сам», «Требуется помощь»).
• Офис управления проектами еженедельно анализирует информацию от менеджеров, и благодаря системе у меня практически нет потребности в дополнительных звонках, что сильно экономит время. Кроме того, я регулярно получаю внимание всех руководителей организации для принятия необходимых решений, чем не может похвастаться ни один менеджер проекта.
• Руководство тратит не более 30 минут в день на контроль исполнения проектов развития. Принимает согласованные решения на основании объективных сведений по проектам.

Система ADVANTA позволяет нам быстро и качественно принимать решения, вовремя подключать топ-менеджмент, при этом не перегружая их работу. Широкий функционал построения отчетов позволяет быстро организовать информацию (добавить реквизиты, справочники и другие данные) чтобы акцентировать внимание на приоритетных сторонах управления. Средняя оценка удовлетворенности работой офиса управления проектами по итогам 2019 года составила 9,3 балла (из 10), это говорит о том, что такой работой довольны, что не может не быть предметом моей профессиональной гордости.