Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Что дает внедрение системы управления проектами?

Что такое проект? Проект – это определенный процесс для достижения определённых целей и решения конкретной бизнес-задачи. Следовательно, управление проектами — это деятельность, направленная на достижение поставленных задач, реализацию определённых планов, используя имеющиеся ресурсы - время, капитал, людей.

В основе управления проектами лежит планирование – краткосрочное или на более длительный период. В бизнес-процессах планирование основывается на определённых методиках планирования: в зависимости от приоритета задач и сроков их выполнения. Управление проектами – это и есть решение ряда небольших отдельных задач на разных этапах проекта. Путем решения более мелких действий можно приближаться к поставленной цели. То есть управление проектами – это постоянный переход от простого к сложному и трансформация одной большой задачи в более простые мероприятия, состоящие из шаблонных процедур. Главное – это закрепить отдельного исполнителя для решения каждой небольшой задачи, который должен выполнить это отдельное действие за конкретный промежуток времени. Таким образом, можно выделить ряд определённых признаков проекта, которые отличают его от других видов деятельности:

Любой проект направлен на достижение конкретных целей.
Проект включает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий.
Проект имеет ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом.
Каждый проект в определенной степени неповторим и уникален.

Преимущества

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:

Облегчение отслеживания проектов, не соответствующих стратегии организации. Это обеспечивает сокращение издержек фирмы.
Увеличение эффективности применения ресурсов. Эффективность увеличивается за счет грамотного распределения ресурсов.
Предупреждение перерасходов средств. Обеспечивается за счет контроля над всеми расходами. Наличие плана также оказывает благоприятное воздействие на объемы трат.
Уменьшение количества проектов, исполненных с низким качеством. Достигается благодаря контролю над сроками, текущими задачами. Руководитель получает возможность отслеживать качество выполнения задач.
Экономия времени руководителя. Менеджер может не заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
Взаимодействие с участниками проекта в реальном времени. Если перед сотрудником возникнет определенная проблема, он может незамедлительно обратиться к другому сотруднику.
Облегчение ведения документооборота. В системе имеется функция документооборота. Она позволяет моментально редактировать сведения, обновлять их.
Облегчение управления рисками и прогнозами. Системы помогают своевременно определять риски, строить прогнозы относительно успеха завершения проекта.

Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется

Недостатки систем управления

При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:

Высокая стоимость программ по управлению при низкой результативности. Приобретение систем управления предполагает повышение дохода компании. Однако полученная прибыль в некоторых случаях не окупает затраты. Нужно иметь в виду, что тратить средства придется не только на саму программу, но и на ее регулярные обновления, индивидуальные доработки.
Риск усложнения простых проектов. При ведении простых проектов использование системы управления необязательно. Более того, оно даже нежелательно, так как простая задача может усложняться.
Трата большого количества времени на составление планов. Руководителю и сотрудникам приходится тратить много времени на расстановку статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. Иногда за подобной работой «теряются» реальные дела.

Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы все минусы нейтрализуются.

Эффективная система управления проектами является свидетельством зрелости, уровня организации и дает следующие преимущества:

единая методология позволяет выработать корпоративную культуру управления проектами, базирующуюся на единых подходах, базах данных и обобщении накопленного опыта;
унифицированные подходы к управлению проектами позволяют работать не только над отдельными проектами, но и программами (мультипроектами);
мультипроектное управление позволяет отслеживать взаимосвязи между проектами, эффективно управлять ресурсами организации, оптимизировать финансовые потоки по проектам;
очень важно, что в зрелой системе управления проекты не заканчиваются, пока не будет проведен тщательный анализ их исполнения и не будут извлечены и систематизированы все полезные уроки, пригодные для использования в будущих проектах.

Список использованной литературы:

Аньшин,В.М. Управление проектами: фундаментальный курс: учебник / В.М. Аньшин. - М.: Высшая школа экономики, 2013.- 528 с.
Балашов, А.И., Рогова, Е.М., Тихонова, М.В., Ткаченко, Е.А. Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата / А.И. Балашов, Е.М. Рогова, М.В. Тихонова, Е.А. Ткаченко. - М.: Издательство Юрайт, 2015. – 383с.