Развитие унификации и стандартизации документов (Унификация документов как одно из направлений их совершенствования)

Содержание:

Введение

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унификация — это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. При унификации сокращение кол-ва видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное кол-во сопоставимых показателей, необходи­мых реквизитов. Такая форма рациональна по распо­ложению реквизитов, предусматривает удобные спосо­бы заполнения и составления. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его кач-во, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необх-мой и достаточной информации.

Стандартизация— деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добро­вольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспо­собности продукции, работ или услуг. Стандарт — до­кумент, в кот. в целях многократного добровольно­го использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, пе­ревозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации — это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные док-ты, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем и технологий. Установлены след. категории стандартов: ГОСТ, отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты предприятия (СТП) (рис. 1).

Рисунок

Глава 1. Унификация документов как одно из направлений их совершенствования

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокра­щение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основ­ная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание сис­темы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифициро­ванных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартиза­ции документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, мо­жет быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выра­жающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов бу­дет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значени­ем реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широ­кий круг документов, бывают одинаковы. (рис. 2)

Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.

Основные задачи совершенствования содержания документа:

1) при унификации:

отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

2) при стандартизации:

установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ.

Рисунок

1.1 Внутривидовая унификация документов

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицирован­ные формы документов.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

при стандартизации:

• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, по­зволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой докумен­тации в организациях, организация централизованного выполнения бланков - созданию воз­можности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персона­ла, уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами (таблица 1):

Таблица

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

1.2 Правовая сила стандартов

Стандарт – это технический нормативный правовой акт (по Закону «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»). Закон «О техническом нормировании и стандартизации» гласит, что государственный стандарт «является добровольным к применению». Эта норма была включена в Закон для того, чтобы соответствовать международным стандартам в данной сфере. Однако фактически стандарты являются обязательными к применению, в частности, в области делопроизводства невыпол­нение требований государственного стандарта влечет за собой административную ответст­венность (КоАП Республики Беларусь 2003 г.).

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унифика­ции документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (таблица 2):

Таблица

Глава 2. Развитие унификации и стандартизации документов

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.

Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации доку­ментов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:

1) упорядочение форматов бумаг;

2) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры дру­гих наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х годов закрыт, а работники репрессированы).

Проектируя формы документов, они учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распростра­нения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд

форм документов: ГОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол засе­дания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ГОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);

3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разно­видностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структу­ру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).

Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в сере­дине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и ор­ганизационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных мини­стерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе на­копленного отечественного и зарубежного опыта.

Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение ме­тод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массо­вости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан ком­плекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит раз­работка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.

Заключение

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Список использованных источников

1.О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003.

2.Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002.

3.В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002.

4.А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002.