Содержание:

Введение

Электронный документооборот (ЭДО) – это подход, при котором документы от момента создания до выполнения или сдачи в архив хранятся и редактируются в электронном виде. Программы или программные комплексы, которые обеспечивают ведение ЭДО на предприятии, называют системами автоматизации документооборота (СЭД). Эти решения позволяют работать в том числе с юридически значимыми документами за счет использования электронной цифровой подписи.

Автоматизация управления документооборотом незаменима на предприятиях с разветвленной структурой, где руководству нужны дополнительные средства централизованного контроля. В крупных и средних организациях с большим документооборотом переход на ЭДО – иногда единственный способ взять под контроль «бумажный хаос», в котором легко теряются не только задачи, но и клиенты.

Глава 1. Внедрение автоматизации управления документооборотом

На российском рынке существует несколько систем ЭДО. Их преимущество в том, что они учитывают требования российского законодательства и постоянно обновляются, чтобы предложить вам набор актуальных форм отчетности и учета. Среди наиболее популярных решений для российского бизнеса – система «СБИС Электронный документооборот».

Автоматизация электронного документооборота с программой «СБИС Электронный документооборот» обеспечивает компании:

• Обмен юридически значимыми документами с клиентам и партнерами в один клик.
• Быстрое формирование типовых документов на основе шаблонов. Возможность настроить частичное автозаполнение форм.
• Прозрачный обмен документами между отделами и обособленными подразделениями компании. Возможность оперативно отслеживать, как долго документ находится в работе или на рассмотрении у сотрудника.
• Отлаженный механизм согласования и визирования документов.
• Мониторинг выдачи и расходования денежных средств по каждому подразделению и филиалу. Финансовые и другие отчеты о деятельности компании.
• Возможность готовить, проверять на ошибки и сдавать отчётность в госорганы через интернет, в том числе с мобильных устройств.
• Сниженные издержки на печать и сканирование, удобство хранения и поиска документов. (рис. 1)

Рисунок

1.1 Процесс автоматизации документооборота

Процесс автоматизации документооборота и учета для каждой компании индивидуален. Техническую сторону вы можете доверить нам – изучим ваши бизнес-процессы, составим план действий и внедрим СЭД в короткие сроки.

Но есть еще один этап, пройти который за вас не сможет никто. Это моральная подготовка коллектива к работе с новыми инструментами. Данный этап опасно недооценивать – без него программная автоматизация ЭДО окажется бесполезной просто потому, что ею не будут пользоваться. Важно, чтобы к моменту запуска системы сотрудники уже понимали, что автоматизация делопроизводства и документооборота призвана не заменить их, а избавить их рутины. Она упрощает повседневные задачи, устраняет лишние споры и недопонимания между отделами компании. Автоматический документооборот также снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. А значит документы не будут требовать лишних перепроверок и правок.

Система автоматизации электронного документооборота СБИС не привязана к конкретным компьютерам в вашем офисе. Поэтому с ее помощью вы можете организовать работу фрилансеров, а также контролировать происходящее в компании во время отдыха или командировок.

Использование электронной подписи позволяет заключать сделки через интернет, а значит вам будет проще расширять географию сотрудничества.

«СБИС ЭДО» интегрируется с программами 1С и другими популярными системами учёта. Это позволяет готовить отчетность за минуты – на основе данных из базы предприятия. Функция автоматической проверки заполнения и оформления отчетов не только ускоряет их подготовку, но снижает риск претензий и штрафов со стороны контролирующих органов (рис. 2).

Рисунок

1.2 Задачи системы

Автоматизация электронного документооборота позволяет решить следующие задачи:

1. регистрация  в системе всех входящих и исходящих документов компании, что дает возможность осуществлять контроль над исполнением документов;
2. создание более прозрачного процесса документооборота компании. Это осуществляется за счет работы системы электронного документооборота в единой базе данных;
3. однократная регистрация документов и хранение различных редакционных вариантов создаваемых документов;
4. исключение дублирования документа;
5. обмен информацией и взаимодействие с другими учетными базами.

Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность в автоматическом режиме обрабатывать документы и отправлять их к исполнению.  Такой процесс называется бизнес-процессом. Бизнес-процесс запускается автоматически вместе с созданием нового документа. В системе есть возможность регулировать сроки исполнения документов, обозначать, насколько важны они и срочны.

1.3. Дополнительные функции системы электронного документооборота

Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность создать раздел, в которой будут находиться реквизиты и статусы документов. Кроме того, благодаря внедрению в компании такой системы заметно упрощается процесс поиска необходимого документа.  Даже если известно только минимальное количество информации об искомом документе, в базе он будет найден моментально.

Автоматизация документооборота дает возможность разграничить пользование системой среди сотрудников компании. Это необходимо для того, чтобы обеспечить надежную защиту данных от некорректных изменений.  Надо учесть также, что система имеет возможность отслеживать подобные изменения.

Программа взаимосвязана с электронной почтой компании. Каждое электронное письмо, содержащее документ, будет автоматически зарегистрировано в базе данных.

Глава 2. Эффективность автоматизации предприятия

Основным назначением автоматизации, несомненно, является сокращение времени на обработатку документацию. В бумажном варианте на поиск какого-либо документа уйдет намного больше времени, нежели на поиск его в электронной базе. Кроме того, заметно ускоряется процесс обмена документами, так как найти его в информационной базе можно гораздо быстрее, чем сходить за ним в соседний кабинет.

Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность компании перейти на следующий уровень в области управления.  За исполнение каждого документа отвечает конкретный сотрудник, ему также указано точное время, когда документ должен быть сдан. Эти факторы положительным образом влияют на результаты производительности труда.

Как и при внедрении любого другого программного инструмента в компанию, автоматизированную систему документооборота могут негативно воспринять сотрудники компании. Это связано, в первую очередь, с нежеланием учиться и развиваться в этом направлении.  К тому же, персонал может испытать некий стресс от того, что теперь их работа будет выполняться программой намного быстрее, нежели они выполняли ее вручную. Также недовольство может возникнуть по той причине, что программа автоматически будет фиксировать рабочее время и даже контролировать рабочий процесс каждого сотрудника. Руководители, которые уже получили ценный опыт такого введения, советуют перед тем, как внедрять систему, довести до сотрудников цели этого внедрения.  Если внедрять систему постепенно, сопротивление сотрудников будет не так ярко выражено.

Оптимальным вариантом для автоматизации системы электронного документооборота является продукт компании «1С». Внедрение этой программы будет наиболее экономичным  для тех компаний, которые уже  пользуются базой этой компании, так как приобретать дополнительную лицензию не нужно.

Преимущества автоматизации, пример (таблица 1):

Таблица

2.1 Классификация систем электронного документооборота

Таблица

Заключение

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.

Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации документооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Список использованных источников

1.Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. – 2006. – №3. – С 23–26.

2.Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы/ А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 2007. – №1. – С 34–39.

3.Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень/ В.Д. Банасюкевич / Делопроизводство. – 2007. – №1. – С 32–38

4.Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова/ Секретарское дело. – 2006. – №2. – С16–20.

5.Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел/ Е.М. Емышева // Секретарское дело. – 2008. – №3. – С 31–34.