Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Выбор комплекса задач автоматизации (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи)

Содержание:

Введение

В настоящее время практически нет такого предприятия, система обработки данных которого существовала бы без компьютерных технологий. Использование в работе компьютерных технологий дает широкие возможности для автоматизации учета и обработки первичной информации.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур обработки данных. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях;

· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;

· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода;

· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета;

· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций;

По данным СМИ, не менее половины российских предприятий ведут учет с помощью компьютеров. Некоторые считают, что реальная доля автоматизированных бухгалтерий достигает 80% .

Ежедневное реформирование экономики, законы, вводимые задним числом, и прочие спартанские условия привели к тому, что бухгалтерские программы российских разработчиков стали превосходить зарубежные аналоги. В этом секторе рынка доля импортозамещения достигает 95%.

Главные преимущества российских разработок — их гибкость, приспособленность к местным особенностям учета в сочетании с высоким уровнем обслуживания.

Поэтому в большинстве городов сегодня продаются программы «1С:Торговля и склад», «Парус», «Галактика». В ходе опросов часто называют также «Олинкс», «Экософт» и некоторые другие. Количество пользователей этих программ варьирует от 15000 до 300000.

Целью данной работы является оптимизация АРМ менеджера по продажам в ООО «Торонто». Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

Провести анализ работы менеджера;
Выявить экономическую сущность задачи;
Определить цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи;
Обосновать проектные решения по видам обеспечения;
Разработать информационное обеспечение задачи;
Разработать программу для решения задачи.

Рассматривается усовершенствование стандартной версии программного продукта «1С: Управление Торговлей 8.2». Реализуется добавление печатных форм, автоматизирующих работу менеджера по продажам.

АРМ менеджера по продажам предоставляет для сотрудника удобный инструмент для ведения клиентской базы, планирования и организации своей деятельности, возможность быстрого оформления всех необходимых для продажи документов в системе «1С: Предприятие» и получение информации о поступивших платежах. Менеджеры по продажам могут одновременно работать с 200-500 клиентами.

Эффективность работы каждого менеджера определяется по следующим показателям:

число клиентов, находящихся в работе в данных момент;
прогноз объемов продаж;
расчет средней продолжительности сделки;
доля сделок, закончившихся успехом;
размер дебиторской задолженности;
анализ причин отказа;
этапы, на которых менеджеры теряют клиентов;
динамика продаж по каждому виду товара или услуги по данному менеджеру или в целом др.

В наибольшей степени система подходит для компаний, которые используют методы прямых продаж, которые подразумевают непосредственное, продолжительное взаимодействие сотрудников компании-продавца с клиентом.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ООО «Торонто» специализируется на продаже спортивной экипировки и атрибутики. Фирма успешно работает на рынке более 10 лет.

В этом магазине можно приобрести любые спортивные товары, в наличии огромный ассортимент, профессиональные консультации.

По каждому направлению деятельности «Торонто», располагает штатом специалистов, чья квалификация подтверждена сертификатами фирм - деловых партнеров, являющихся лидерами в отрасли.

Заказчиками «Торонто» являются лучшие клубы различных видов спорта: футбол, хоккей, баскетбол и т.д.

Стратегия компании ориентирована на долгосрочное сотрудничество с деловыми партнерами и заказчиками.

Менеджеры по продажам являются сотрудниками отдела продаж. Отдел продаж является структурным подразделением ООО «Торонто». Отдел продаж создается и ликвидируется решением Директора. Структуру и штат Подразделения утверждает Директор в соответствии с решаемыми задачами и объемом работ, определенными в соответствии со стратегическими целями и планами компании. Подразделение возглавляет Заместитель директора по продажам, непосредственным руководителем которого является Директор.

Сотрудники Подразделения назначаются на должности и освобождаются от должностей в порядке, предусмотренном их должностными инструкциями. Организационная структура подразделения приведена на рис. 1.1.

Директор

Бухгалтерия

Отдел продаж

Склад

Главный бухгалтер

Менеджер по продажам

Работники бухгалтерии

Рис. 1.1. Организационная структура подразделения.

Деятельность подразделения направлена на достижение следующих целей компании:

увеличение количества клиентов
сохранение клиентской базы.

В своей деятельности Отдел продаж руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

Методика планирования
Платежный бюджет
Стратегия развития
Документами распорядительного характера
Иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые подразделением.

Права сотрудников отдела устанавливаются их должностными инструкциями и действующим законодательством РФ.

Бизнес-процессы, которые выполняет подразделение в соответствии с установленными целями представлены в таблице 1.

Таблица 1

Бизнес-процессы отдела продаж

Код	Процесс
A2	Продвижение и продажи
A2.1	Привлечение клиентов
A2.2	Определение потребностей клиентов
A2.3	Заключение договора
A2.4	Инициация проекта

Подразделение ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам, регламентирующим внутрифирменный учет. Формирует базы данных клиентов.

Составляет перспективные и текущие планы работы, определяет новые рынки сбыта и новых потребителей продукции и услуг.

Деятельность «Отдел продаж» оценивается по показателям, представленным в таблице 2.

Таблица 2

Показатели деятельности отдела продаж

№	Показатель	Единица измерения
1.	Затраты на привлечение клиентов	Тысячи рублей
2.	Затраты на привлечение одного клиента	Рубли
3.	Количество клиентов	Штуки
4.	Количество клиентов, обратившихся повторно	Штуки
5.	Количество привлеченных клиентов	Штуки
6.	Процент клиентов, обратившихся повторно	Проценты

Сбыт продукции является неотъемлемой частью деятельности организаций в условиях рыночных отношений. Фирма может рассчитывать на реальный коммерческий успех только при условии рационально организованном сбыте продукции. В цепочке «производство-распределение-обмен-потребление» на долю сбытовой деятельности приходится три последних звена.

Эффективное функционирование любой фирмы невозможно без правильно организованной службы сбыта. Для реализации товаров организация должна проводить комплекс целенаправленных действий, обеспечивающих перемещение товаров в рыночном пространстве.

Вместе с тем высокая результативность сбыта продукции может быть достигнута только в том случае, если сбытовой деятельностью профессионально управлять.

Ученые-экономисты выделяют два подхода в определении сущности сбыта. Существуют трактовки для понимания этого термина – широкое и узкое.

Сбытовые операции, в широком смысле слова, начинаются, как только изделие покинуло производственный комплекс, и заканчиваются передачей товара покупателю. Данная трактовка представляет собой процесс реализации произведенной продукции с целью преобразования товаров в деньги и удовлетворения запросов и потребностей покупателей.

Сбыт, в узком смысле слова, охватывает только финальную фразу – непосредственное общение продавца и покупателя, а все остальные операции в области сбыта относятся к товародвижению. Причем, покупатель – это далеко не обязательно конечный потребитель, он может приобрести товар для последующей перепродажи.

При организации коммерческой деятельности компании выделяют цели, задачи и содержание управления сбытом.

Цель – доведение до конечного потребителя конкретного товара, требуемых потребительских свойств; в необходимом объеме; в точное время (срок); в определенном месте; с минимальными затратами.

При определении задачи в управлении сбытовой деятельностью, необходимо рассмотреть задачи, стоящие непосредственно перед персоналом подразделения продаж, а именно, завоевание и расширение доли рынка. Это поиск заказчиков, работа с уже имеющимися клиентами. Следовательно, основная задача в сфере сбыта – определение окончательного результата всех усилий фирмы, направленных на развитие бизнеса и получение максимальной прибыли.

В современной литературе рассматриваются различные варианты построения системы и процесса управления сбытом. Наибольший интерес представляют те варианты, в основу которых положены управленческие функции, ибо сущность управления раскрывается в его функциях.

Так, Ч. Фатрелл рассматривая сбыт в торговой организации, оценивает управление продажами как эффективное и результативное достижение целей, поставленных перед торговым персоналом, с помощью планирования, подбора, обучения и руководства персоналом, а также контроля организационных ресурсов. [ 2 ]

Это определение, по его мнению, включает две важные идеи: во-первых, существует пять исходных управленческих функций – планирование, подбор персонала, его обучение, руководство и контроль; во-вторых, цели организации должны достигаться эффективно и результативно, чему способствует выполнение этих функций.

Планирование продаж – одна из функций управления сбытовой деятельностью, которая представляет собой процесс определения целей и путей их достижения. Специфическими функциями планирования определяются распределение ресурсов, адаптация к рыночной среде, внутренняя координация и стратегическое предвидение. Это создание рентабельных команд торговых работников, ориентированных на потребителей.

Кадровое обеспечение представляет собой деятельность, связанную с привлечением, развитием и поддержкой эффективного торгового персонала. Оно включает две задачи: планирование потребностей в персонале для деятельности по сбыту и планирование его занятости. При решении первой задачи определяется, какой именно персонал, и в каком количестве необходим. Планирование занятости включает такие процессы, как отбор и социализацию в группе торговых работников.

Подготовка сбытового персонала – это действия, направленные на формирование у работников необходимой организационной культуры и знаний, способствующих эффективным продажам. Обучение проводится для повышения удовлетворенности потребителей.

Руководство – это способность оказывать влияние на отдельных личностей и группы людей, направляя их усилия на достижение целей организации. Оно предполагает руководство сбытовым персоналом для получения необходимых результатов.

Контроль – это мониторинг деятельности аппарата сбыта, позволяющий определить, достигает ли компания поставленных целей или нужно внести поправки в ее работу.

Процесс управления сбытом представлен на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Процесс управления сбытом

Функции управления сбытом

Ресурсы:

Персонал;

Финансы;

Товары;

Технологии;

Информация

Планирование

Выполнение работы:

поставленные цели;

сбыт и получение прибыли;

удовлетворение запросов потребителей;

эффективность;

результативность

Кадровое обеспечение

Подготовка

Руководство

Контроль

Некоторые авторы рассматривают управление сбытовой деятельностью как управление торговым персоналом, так и процессами в области продаж, и рекомендуют включать в систему управления сбытом следующие элементы: [3]

определение целевых клиентов, на которых направлен сбыт продукции:

- целевые сегменты (потребности, цены, каналы, требования);

- стратегические и поддерживающие ниши;

- стратегия и тактика выхода в новые рыночные ниши.

2) используемые каналы распределения:

- используемые типы каналов распределения;

- сбор информации по участникам канала.

3) управление каналами:

- планирование сбыта по каналам и между участниками одного канала;

- управление участниками канала;

- управление коммуникациями;

- оценка участников канала и корректировка условий и клиентской базы.

4) организация и стратегия отдела продаж:

- задачи, структура, штат и функции отдела продаж;

- функциональное разделение труда в отделе продаж;

- техническая поддержка отдела продаж.

5) управление отделом продаж:

- планирование и контроль работы отдела и его сотрудников;

- найм, отбор, адаптация сотрудников;

- мотивация сотрудников;

- обучение, обмен опытом;

- оценка работы сотрудников.

6) навыки персональных продаж и управление взаимоотношениями:

- система поиска потенциальных клиентов;

- навыки эффективной продажи;

- уровень сервиса;

- учет и анализ персональных данных продаж.

7) корректировка системы сбыта:

- оценка и корректировка всей системы сбыта.

Таким образом, сущность управления сбытовой деятельностью раскрывается в таких основных управленческих функциях, как планирование, организация, мотивация и контроль. Объектами приложения этих функций выступают, например, ресурсы, задействованные в процессе сбыта, персонал, клиенты компании, каналы продвижения продукции, организационные формы управления продажами.

Планирование – это осознанный систематический процесс принятия решений относительно целей и задач в области сбыта продукции, которым должен следовать сбытовой персонал. Каждая из обозначенных функций требует предварительного планирования.

Организация сбытовой деятельности – формализация и регулирование взаимодействий между подразделениями и сотрудниками в процессе управления. Ключевыми моментами данного процесса являются разграничения функций при формировании целей и плана сбыта; формировании документов по развитию сбыта; организационное построение службы сбыта.

Мотивация – это побуждение участников процесса купли-продажи товара к действиям, обеспечивающим взаимовыгодное заключение сделки. Сотрудники компании должны иметь возможность на должном уровне обслуживать покупателей, а покупатели – удовлетворять свои потребности посредством данного товара. Большинство известных подходов к мотивации сбыта акцентирует внимание, как на персонале компании, так и на ее клиентах.

Контроль сбытовой деятельности – это функция, посредством которой обеспечивается достижение целей сбыта. При контроле отслеживается ряд действий по управлению сбытом. Во-первых, исследуются те проблемы, которые возникли при анализе положения организации на рынке и планировании сбыта. Во-вторых, контролю подлежат объемы продаж по всем сегментам рынка и соответствие их плановым показателям. В-третьих, осуществляется контроль прохождения приказов и распоряжений сверху вниз, обратной связи и качества работы. Это является основой корректирующих воздействий на систему управления сбытом.

Методологическим обоснованием управления сбытовой деятельностью выступает система принципов, которая выработана теорией и практикой. Данная система включает общие и частные принципы.

Общие принципы относятся к самой сути управления и постоянны в любых управленческих условиях. К общим принципам управления относят: научность, системность, комплексность, эффективность, гибкость, принцип оптимального сочетания централизованного и децентрализованного управления, единоначалия.

Частные принципы актуальны для конкретных действий и вытекают из особенностей объекта управления. В данном случае можно выделить следующие частные принципы:

принцип ориентации на рынок означает, что критерием принятия решений по сбыту должен быть потребитель, модели его поведения;
принцип неразрывной связи сбыта с маркетингом, что снижает неопределенность среды управления сбытовой деятельностью;
принцип организационной гибкости требует обретение системой управления сбытом способности гибко реагировать на изменения рынка и вырабатывать эффективные меры по адаптации к рынку;
принцип профессионализации сбыта предполагает специальную подготовку торгового персонала, так как только при профессиональном управлении можно достичь значимых результатов;
принцип выделения приоритетов, который направлен на постоянное изучение и знание всех особенностей и деталей управления сбытом и определение наиболее приоритетных управленческих воздействий, способствующих получению высокой результативности сбыта;
принцип ориентации на управление рисками, в соответствии с которым руководство компании должно обладать умением предвидеть и упреждать риски, возникающие из-за высокой неопределенности среды сбыта;
принцип личной инициативности предполагает, что каждый сбытовой работник должен не только исполнять должностные инструкции, но и проявлять инициативу;
принцип ответственности за принятые полномочия, который обеспечивает высокую результативность сбыта, а, следовательно, и высокую репутацию работников этой сферы;
принцип организационной оптимизации, который нацеливает на формирование эффективной, в то же время, гибкой и адаптивной структуры управления сбытом.

Таким образом, сбыт – это разнообразная деятельность, посредством которой продавец общается с покупателем. Приемы продажи и искусство общения с покупателем, весьма различны. Поэтому фирма должна правильно организовывать и управлять сбытовой деятельностью для достижения поставленных целей.

Для решения данной задачи выделим из функций и задач менеджера самые значимые, на которые менеджер затрачивает большую часть времени.

Такими задачами являются:

организация системы формирования пакета документов на продукцию (бланк-заказ, накладные, счета-фактуры, договора, сертификаты);
формирование реестра свободных отпускных цен по группе готовой продукции для клиентов с учетом надбавок и скидок.

Менеджер должен владеть оперативной информацией о товарах, имеющихся у фирмы в наличии. Эта информация является необходимой для работы с клиентами по выполнению заказов.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит эффективность работы торговой компании в целом.

Рассмотрим порядок оформления продаж в ООО «Торонто».

Отпуск товаров покупателям оформляется накладными. В качестве типовой формы накладной используется форма ТОРГ-12. Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно - материальных ценностей сторонней организации.

Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации и договор с покупателем.

Накладные формы ТОРГ-12 выписываются в отделе продаж в четырех экземплярах, и все они передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск товаров и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Из бухгалтерии подписанные накладные возвращаются в отдел продаж. Один экземпляр передается кладовщику, второй служит основанием для выписки счет-фактуры, третий и четвертый – передаются покупателю. На всех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении продукции.

Схема документооборота представлена на рисунке 1.3.

Рис.1.3. Схема документооборота накладной

Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров высылается или передается покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС.

Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях. На основании выданных счетов-фактур формируется «Книга продаж».

Таким образом, при учете продаж менеджеру отдела продаж, необходимо вручную заполнить данные документы, так как средства автоматизации не применяются.

Менеджеру, ответственному за подготовку отчетов, необходимо проверить накладные, счета-фактуры, книгу продаж, выписать суммы, наименование товаров, даты продажи, свести эти данные в одну таблицу и оформить вышеуказанные отчеты.

В настоящее время учет продаж и все связанные с ним действия производятся менеджером без использования каких-либо средств автоматизации, то есть отчет заполняется вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета продаж являются определение общих фактических результатов продажи за всю компанию.

В связи с обнаруженными недостатками в работе предприятия, в частности при учете продаж, руководством ООО «Торонто» принято решение об автоматизации процессов учета продаж.

Основными недостатками, присущими существующей системе управления и обработки экономической информации, являются:

несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и хранения информации, процессов выдачи ее результатов (для сбора необходимой информации менеджеру приходится пользоваться прайс-листом);
невысокая достоверность результатов из-за дублирования потоков информации (дублирование информации приводит к тому, что один менеджер уже продал данный товар, а у второго он еще находиться в наличии);
высокие временные и трудовые затраты;
низкая оперативность из-за большого объема работ (снижена скорость поступления информации о наличия товара на складе вследствие того, что другие менеджеры должны оповестить склад о продаже определенного вида продукции).

Для устранения всех перечисленных выше недостатков требуется автоматизированный вариант решения рассмотренных задач.

Из-за не автоматизированного учёта, а также небольшого количества персонала компания ООО «Торонто» может потерпеть убытки. На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Для решения этих проблем лучше всего подходит «1С:Управление торговлей 8.2».

«1С:Управление торговлей 8.2» — это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Управление торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы.

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

Управление взаимоотношениями с клиентами
Управление правилами продаж, маркетинг
Управление продажами
Управление торговыми представителями
Денежные средства
Управление запасами
Управление закупками
Финансовый учет

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. "1С:Управление торговлей 8.2" автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

"1С:Управление торговлей 8.2" — это готовое прикладное решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С:Предприятие 8.2". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление торговлей".

Целью оптимизации автоматизированного рабочего места менеджера по продажам является усовершенствование отдельных компонентов конфигурации 1С . В каждой компании рано или поздно появляется потребность изменить типовую конфигурацию для своих целей. Рассмотрим основные инструменты модификации:

Внешние печатные формы. Печатные формы в типовых конфигурациях 1С всегда были какие-то "полузаполненные", что являлось (и является) предметов претензий со стороны пользователей. В ранних конфигурациях 1С печатные формы и процедуры их формирования были жестко связаны с конфигурацией. Чтобы дозаполнить форму, приходилось ломать документ. Появившийся позднее механизм подключения внешних печатных форм решил проблему. Внешняя печатная форма, представляющая собой внешнюю обработку, созданную по определенным правилам, подключается к конфигурации. Пользователь пользуется ей так же, как встроенной.
Обработки табличных частей. Обработки табличных частей появились несколько позднее, чем внешние печатные формы. Технология их подключения и использования подобна внешним печатным формам. Это внешняя обработка, сделанная по определенным правилам и используемая, как следует из названия, для заполнения данными табличных частей документов и справочников. Такая возможность в ряде случаев оказывается достаточной, чтобы отказаться от изменения самого объекта. Следует отметить, что возможность подключения и использования обработок табличных частей и внешних печатных форм предоставляется типовыми конфигурациями, а не платформой "1С:Предприятие".

В результате формируется следующая цель оптимизации: внести доработки, которые в наиболее полной мере автоматизируют деятельность менеджера по продажам.

В данном проекте рассматривается Оптимизация АРМ менеджера по продажам на основе доработки уже существующей системы «1С: Управление торговлей 8.2».

Измененная система разрабатывается на платформе «1С: Предприятие 8.2». Часть программы «1С: Управление торговлей 8.2», в которой производится доработка, будет дополнена и расширена. Наличие такой системы приведет к более рациональной обработке данных. Результатом будет удобное использование печатных форм, а значит лучшее восприятие, и как следствие сокращение времени работы с документами.

Будет изменен справочник «Физические лица» и добавлены несколько документов. Список документов, в которые будут внесены изменения и доработки:

В документе «Реализация товаров и услуг» будет изменена товарная накладная (в печатной форме)
Будет доработан акт об оказании услуг (в печатной форме)
Во всех печатных формах будет изменён логотип
Будет изменен документ «Счет на оплату покупателю (в печатной форме)»
Будет добавлена печатная форма КС-2
Будет добавлена печатная форма КС-3

Использование ЭВМ для организации решения задачи позволит решить следующие задачи:

изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников, а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).
источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.
порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, товаров, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).
краткая характеристика результатов, в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам товара на складе, отчет о продажах.
периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по продажам.

"1С:Управление торговлей 8" (редакция 11) относится к новому поколению управленческих систем, реализованных на современной версии технологической платформы "1С:Предприятие 8.2". Предназначена для комплексной автоматизации следующих направлений:

управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
управление поставками;
планирование продаж и закупок;
управление складскими запасами;
управление заказами покупателей;
управление отношениями с клиентами;
анализ товарооборота предприятия;
анализ цен и управление ценовой политикой;
мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

«1С: Управление торговлей 8» - это значительно усовершенствованная версия конфигурации «1С: Торговля и Склад 7.7», реализованная на современной платформе «1С: Предприятие 8».

1С Управление Торговлей 8 повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы 1С Предприятие является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – совокупность форм документов нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, которая используется в информационной системе при ее функционировании.

Структура информационного обеспечения:

методические инструктивные;
система классификации и кодирования информации;
информационная база (внешняя: нормативно-справочные документы, информационные сообщения; внутренняя: информационные массивы).

Основные принципы создания информационного обеспечения:

- целостность;

- вероятность;

- контроль;

- защита от несанкционированного доступа

- единство и гибкость, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация ввода и вывода информации.

Требования к информационному обеспечению:

1) оно должно быть достаточным для выполнения всех функций, которые автоматизируются;

2) для кодирования информации должны использоваться классификаторы, которые есть у заказчика;

3) для кодирования входной информации, которая используется на высшем уровне, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

4) должно быть совмещено с информационным обеспечением, которое взаимодействует с ним;

5) формы документов должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика;

6) форма документов и видео кадров должны быть согласованы с соответствующими характеристиками терминалов;

7) формы представления выходной информации должны быть согласованы с разработчиком;

8) сроки и сокращение информационных сообщений должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;

9) в информационной системе должны быть предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контроля идентичности информации в БД.

Информационное средство – комплекс упорядоченной относительно постоянной информации на носителях данных.

Информационное изделие – информационное средство, которое прошло испытания и передается заказчику вместе с программным обеспечением его ведения.

Информационная база – совокупность упорядоченной информации, которая используется для функционирования системы и делится на внешнюю и внутреннюю машинную базу:

- внешняя машинная информационная база – часть информационной базы, которая представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов, которые предназначены для непосредственного восприятия человека. В данном случае к внешней машинной информационной базе относятся печатаемые документы и отчеты, отображаемые на экране;

- внутренняя машинная информационная база – часть информационной базы, которая является совокупностью информации и используется в информационной системе на машинных носителях данных.

В свою очередь внутренняя информационная база может иметь форму хранения данных в виде базы данных или совокупности локальных файлов. База данных – совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ. Совокупность же локальных файлов не предусматривает описания хранимых данных, ее структура напрямую зависит от используемого приложения и между файлами отсутствуют какие-либо связи. В данном проекте в качестве формы хранения используется база данных, так как она дает большую гибкость в изменении ее структуры, более быструю работу с ней и независимость от прикладного приложения, а также с помощью СУБД автоматическую поддержку целостности базы данных.

Требования при создании внутримашинной информационной базы:

- полнота представления данных;

- минимальный состав данных;

- минимизация времени обработки данных;

- независимость структуры массивов от внутренних средств ее организации,

- динамичность структуры информационной базы.

В данной работе используется следующее информационное обеспечение:

- справочник услуг компании;

- информация о клиентах;

- договоры с клиентами;

Система классификации – совокупность методов и правил классификации и ее результата.

Системы классификации бывают двух видов:

- иерархическая – последовательное деление множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Такая классификация характеризуется количеством степеней классификации, глубиной, емкостью, гибкостью.

Преимуществами такой классификации являются: логичность построения, четкость выделения признаков, большой информационный объем, традиционность и привычность использования.

К недостаткам можно отнести жесткую структуру, необходимость иметь большие резервные емкости.

- фасетная – параллельное разделение множества на независимые классификационные группировки.

Преимущества: гибкость структуры, возможность включать новые и удалять старые фасеты. Благодаря этому плюсу, в данном проекте применена именно эта система классификации.

Недостатки: недостаточно полное использование вследствие отсутствия множества возможных комбинаций фасет, непривычность и нетрадиционность использования при ручной обработке. Так как на программном уровне системе проще оперировать структурой фасетов, этот недостаток не является существенным.

Система кодирования – совокупность методов и правил кодирования классификационных группировок и объектов заданной длины.

Они бывают:

- порядковые. Создание кода из чисел натурального ряда и его присвоение;

- серийно-порядковые. Создание кода из чисел натурального ряда с закреплением отдельных серий и диапазонов за объектами классификации с одинаковыми признаками и его присвоение;

- последовательные. Создание кода классификационной группировки с использованием кодов последовательного размещения группировок;

- параллельные. Создание кода классификационной группировки или объекта классификации с использованием кодов независимых группировок, которые получены при фасетном методе. Именно такая система и подходит для данного проекта.

Способы кодирования информации:

- ручной;

- печатный;

- автоматизированный, на специальном оборудовании.

2. Проектная часть

2.1. Характеристика разработанных справочников в среде 1С:Предприятие (справочники, константы, перечисления)

Для решения поставленной задачи необходимо наличие следующих справочников:

справочник «Товары»;
справочник «Группы товаров»;
справочник «Контрагенты»;
справочник «Группы контрагентов»;
справочник «Единицы измерений»;
справочник «Производители»;
справочник «Банки»;
справочник «Скидки»;
справочник «Наценки»;
справочник «Статус»;
справочник «Операция».

Нормативно-справочные данные о товарах и контрагентах должны быть классифицированы.

Информация о товарах, содержащаяся в справочнике товаров, классифицируется по группам, согласно классификации товарной номенклатуры у поставщиков.

Информация о контрагентах, содержащаяся в справочнике контрагентов, классифицируется по группам, в соответствии с выполняемыми ими функциями.

Поставка товара – группа «Поставщики».
Покупка товара – группа «Покупатели».

При необходимости могут быть созданы другие группы.

2.2. Характеристика разработанных экранных форм документов в среде 1С:Предприятие

2.2.1. Описание документов, необходимых для получения исходной информации (разработка документов и регистров)

Входными документами для внесения оперативной информации в базу данных являются: «Приходная накладная», «Заявка покупателя». Печатная форма документа «Приходная накладная» изображена на рисунке 2.1.

$C:\Users\keita\OneDrive\Документы\01 Текущее\ВКР Автоматизация учёта продаж ООО Статус\Схемы\торговая накладная.jpg$

Рис.2.1. Товарная накладная

Первый документ имеет унифицированную (стандартную) форму и включают в себя следующие поля: контрагент, дата, наименование товара, единицы измерения, количество, цена, сумма, итог по документу. Документы имеют удобную форму расположения полей для ввода информации в базу данных и не требуют проектирования. Документ «Заявка покупателя» спроектирован с учетом следующих требований:

В документе должна быть зафиксирована дата оплаты заявки, по истечении которой заявка считается аннулированной – поле «Дата истечения».
При формировании расходной накладной поле «Статус заявки» должен автоматически меняться.

Выходными документами для рассматриваемой задачи являются: «Расходная накладная», «Счет на получение», отчеты: «Требуемые товары», «Анализ прибыльности фирмы по товарообороту», «Анализ продаж», «Динамика продаж», «Анализ прибыльности товаров».

Выходной документ «Расходная накладная» имеет идентичную форму входного документа «Приходная накладная».

Выходной документ «Счет на получение» является печатной формой документа «Заявка покупателя».

Информационная модель в виде DFD диаграммы взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и процессов обработки данных представлена на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Диаграмма потоков данных (DFD) отдела по продаже.

Входные документы:

«Приходная накладная» - оформляется при поступлении товара от поставщика, на основании полученной от поставщика накладной.
«Заявка от покупателя» - оформляется при желании клиента приобрести товар. Заявка может быть отклонена в случаях, когда клиент не согласен с условиями выполнения заявки, когда клиента не устраивают цены, когда клиент не оплатил заявку до оговоренного срока и т.д.

При принятии заявок от покупателей осуществляется входной контроль и их анализ. При принятии заявки производится покупка требуемого товара у поставщиков и последующая его реализация.

2.2.2 Описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражения результатов решения задачи

При проектировании отчетов должны быть учтены следующие требования: данные, отражаемые в отчетах должны быть достаточными для целей управления; данные должны быть достоверными и понятными пользователю.

Выходные документы:

«Расходная накладная» - оформляется при реализации заявок, отражает факт реализации товара.
«Счет на получение» - представляет собой распечатанную форму документа «Заявка покупателя». Выдается клиенту при покупке за наличный расчет, когда между датой оформления заявки и датой отгрузки есть временной промежуток. К счету прилагается кассовый чек для подтверждения оплаты заявки.
Отчет «Требуемые товары» - необходим для организации закупок у поставщиков. Содержит информацию о товарах, необходимых для исполнения заявок.
Отчеты «Анализ прибыльности фирмы по товарообороту», «Анализ продаж», «Динамика продаж», «Анализ прибыльности товаров» формируются на основании данных о движении товара (продажа, покупка). Данные отчеты необходимы руководству для эффективного управления и анализа деятельности предприятия, для принятия управленческих решений.

Рис. 2.3. Схема бизнес-процесса «Продажа товара».

2.3. Описание реализации периодических расчетов в среде 1С:Предприятие

В разрабатываемой системе производится расчет следующих показателей:

Общая стоимость одного наименования продукции в договоре;
Общая стоимость всей продукции в договоре;
Остаток платежа по договору.

Таблица 3

Формализованное и исходное описание первичных показателей

№	Наименование показателей	Идентификатор показателя
1	Стоимость i-того вида продукции	Spri
2	Количество i-того вида продукции в j-том договоре	Nij
3	Количество видов продукции в j-том договоре	Mprj
4	Сумма платежа по j-тому договору	Pj

Таблица 4

Формализованное описание результатных показателей

№ пп	Наименование показателя	Идентификатор показателя	Алгоритм расчета
1	Общая стоимость одного наименования продукции в j-том договоре	S	Spri* Nij
2	Общая стоимость продукции в j-том договоре	M
3	Остаток платежа по j-тому договору	O	M-Pj

2.4. Описание созданной / откорректированной карты маршрута бизнес-процесса в среде 1С:Предприятие

Новая технология учета продаж предполагает ведение единой базы данных. Модель деятельности менеджера по продажам «КАК БУДЕТ» представлена на рисунке 2.4.

$C:\Users\1\Desktop\Скриншот 18-06-2016 213121.png$

Рис.2.4. Модель деятельности руководителя отдела продаж «КАК БУДЕТ»

Как видно из модели, модель декомпозируется на три блока (рис.2.5):

Ввод информации в БД (о товарах, поставщиках, клиентах);
Осуществление непосредственно продаж;
Формирование документов.

$C:\Users\1\Desktop\Скриншот 18-06-2016 213233.png$

Рис.2.5. Декомпозиция модели «Как будет»

$C:\Users\1\Desktop\Скриншот 18-06-2016 213152.png$

Рис.2.6. Декомпозиция блока «Ввод информации в БД»

$C:\Users\1\Desktop\Скриншот 18-06-2016 213309.png$

Рис.2.7. Декомпозиция блока «Осуществление продаж»

$C:\Users\1\Desktop\Скриншот 18-06-2016 213412.png$

Рис.2.8. Декомпозиция блока «Формирование документов»

2.5 Описание разработанных подсистем в среде 1С:Предприятие

Система состоит из модулей, обеспечивающих работу системы, а именно:

Модуль «авторизация»
Модуль «Меню»
Модуль «Справочники»
Модуль «Ввод данных
Модуль «Печать»
Модуль «Настройки»

Структурная схема пакета представлена на рисунке 2.9.

Рис.2.9. Схема связи программных модулей

2.6 Описание разработанного интерфейса пользователя в среде 1С:Предприятие (разработка управляемого интерфейса)

Работу с системой осуществляет менеджер отдела продаж и руководитель отдела продаж. Дерево функций менеджера представлено на рисунке 2.10.

Рис.2.10. Дерево функций системы для менеджера

Под работой со справочниками подразумевается их заполнение и редактирование (удаление записей).

Сценарий диалога, формирующийся на основе дерева функций, приведен на рисунке 2.11.

Рис.2.11. Сценарий диалога для сотрудника отдела продаж

2.7. Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание

В документе «Реализация товаров и услуг» будут изменены печатные формы ТОРГ-12 (Товарная накладная) и Счёт-фактура, а также в конфигураторе будет произведено объединение данных форм в одну. Плюс будет изменено поле «отпуск груза произвел». А также будет добавлен логотип компании.

Рис. 2.12. Документ «Реализация товаров и услуг»

Данная доработка позволяет печатать формы ТОРГ-12 и Счет-фактуру на одном листе, что облегчает работу менеджеру, экономит время.

Рис. 2.13. Печатная форма в конфигураторе

Организация получения новой печатный формы выполнена в виде новой формы подключаемой внешним путём. Новая форма ТОРГ-12 и СФ будет доступна в документе «Реализация товаров и услуг»

Рис.2.14. Объединённая печатная форма ТОРГ12 и СФ

Заключение

В ходе разработки проекта была рассмотрена проблема оптимизации АРМ менеджера по продаже ООО «Торонто».

В существующей технологии были выявлены следующие недостатки:

скорость обработки информации низкая, так как используются практически не формализованные данные, частично с бумажных носителей;
присутствует избыточность данных, так как некоторые данные дублируются, и отследить это в немашинной обработке достаточно трудно, в связи со значительным объемом данных;
формирование отчетов осложнено вышеперечисленными причинами.

В ходе разработки проекта были рассмотрены:

нормативно-справочная информация, которая используется в работе менеджера;
входная и результативная информация, на основании которых были разработаны формы отчетности;
существующие программные продукты, автоматизирующие работу менеджеров, таких как: «1С Передприятие: Управление Торговлей 8.2».

Программа оптимизации АРМ менеджера позволила:

наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри фирмы;
снизить трудовые затраты;
сократить время обработки информации;
повысить скорость работы с документами;
устранить многократное дублирование информации;
максимально сократить количество бумажных документов;
облегчить получение различных аналитических отчетов,

Как следствие всего вышеперечисленного, внедрение АРМ позволило повысить эффективность работы предприятия.

Список литературы

Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т. Т. 2. Распределенные и удаленные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.
Аткинсон Л. MySQL. Библиотека профессионала - СПб: Вильямс, 2014. - 624 c.
Бен-Ган И., Microsoft SQL Server 2008. Основы T-SQL. - СПб:БХВ-Петербург, 2011. - 432с.
Бритов Г., Осипова Т. Моделирование бизнес-процессов. - М.:LAP, 2014. – 124 с.
Виейра Р.Программирование баз данных Microsoft SQL Server 2008. Базовый курс / Р. Виейра - Диалектика М., 2011. - 812 с.
Гамма Э., Хелм Р., Джонсон Р., Влиссидес Дж. Приемы объектно-ориентированного проектирования. Паттерны проектирования. - СПб.:Питер, 2015. – 368 с.
Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.
Грофф Д., Вайнберг П., Оппель Э. SQL. Полное руководство. - СПб.: Вильямс, 2014. - 960с.
Гудсон Д., Стюард Р. Практическое руководство по доступу к данным. - СПб.:БХВ-Петербург, 2013. – 304 с.
Давыдова Е. М. Базы данных Учеб. пособие для вузов / Е. М. Давыдова, Н. А. Новгородова. - 3-е изд., перераб. и доп. - Томск : В-Спектр, 2012. - 128 с.
Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. - К.: Диалектика, 2012. - 360 c.
Дунаев В.В. Базы данных. Язык SQL для студента – Издательство: БХВ, 2013. - 196 с.
Дюваль Поль М. Непрерывная интеграция. Улучшение качества программного обеспечения и снижение риска - СПб: Вильямс, 2013. - 497 c.
Илюшечкин В. Основы использования и проектирования баз данных. Учебник. - М.:Юрайт, 2014. - 214с.
Исаев Г. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2015. - 432с.
Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 464 c.
Кит Т. Томпсон Автоматизация продаж. Умный подход. - М.: Вершина, 2016 - 272 с.
Коваленко В. Проектирование информационных систем. - М.: Форум, 2012. - 320с.
Кузин, А.В. Базы данных: Учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений / А.В. Кузин, С.В. Левонисова. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
Кузнецов С. Базы данных. - М.: Academia, 2012. - 496с.
Лычкина Н. Имитационное моделирование экономических процессов. - М.:Инфра-М, 2012. - 256с.
Малыхина М. Базы данных. Основы, проектирование, использование. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 528с.
Марков А.С., Лисовский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2015. – 512 с.
Миков А. Информационные процессы и нормативные системы в IT. Математические модели. Проблемы проектирования. Новые подходы. - М.: Либроком, 2013. - 256с.
Набатов Д. Правовая защита баз данных и прав ее создателей по законодательству РФ. - М.:LAP, 2014. - 72с.
Наумов А.Н., Вендров А.М., Иванов В.К. и др. Системы управления базами данных и знаний - М.: Финансы и статистика, 2014. - 352 c.
Озкарахан Э. Машины баз данных и управление базами данных. - М.: Мир, 2013. - 551 c.
Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 528 c.
Редько В.Н., Бассараб И.А. Базы данных и информационные системы. - М.: Знание, 2015. - 602 c.
Степанов В. Информационные технологии управления продажами и маркетингом. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2013. - 284 с.
Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. - М.: Юрайт, 2013. - 463 c.
Тоу Дэн Настройка SQL - СПб: Питер, 2013. - 539 c.
Туманов В.Е. Основы проектирования реляционных баз данных - М.: Бином, 2012. - 420 c.
Уорден К. Новые интеллектуальные материалы и конструкции. Свойства и применение; М.: Техносфера, 2012. - 456 c.
Уткин В., Балдин К. Информационные системы в экономике. - М.: Academia, 2012. - 288с.
Фуфаев, Э.В. Базы данных: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных - М.: Мир, 2014. - 453 c.
Шаймарданов Р.Б. Моделирование и автоматизация проектирования структур баз данных - М.: Юнити, 2016. - 469 c.