Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Управление внутрифирменными бизнес-коммуникациями в индивидуальном предпринимательстве на примере ООО «Бумажные Самолетики»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Тема «Управление внутрифирменными бизнес-коммуникациями» очень обширная и интересна. Потому что в настоящее время в России из-за быстрого развития торговых предприятий, происходит изменение самой организационной структуры компаний и предприятий. Появляются новые профессии о которых ранее люди даже не могли задумываться и представлять что это будет называться «профессией».

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Предметом курсовой работы является бизнес-коммуникации в индивидуальном предпринимательстве.

Объектом курсовой работы является консалтинговое агентство стратегического продвижения компаний - ООО «Бумажные самолетики».

Главной целью является определение составляющих эффективной коммуникации в работе с персоналом компании ООО «Бумажные самолётики»

Задачи курсовой работы:

1) показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации.

2) раскрыть содержание коммуникативного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций;

3) изучить результаты исследований различных видов коммуникаций, подвести некоторые их итоги;

4) раскрыть пути улучшения системы коммуникаций в современной организации;

В курсовой работе подробно рассказывается о способах и программах которые помогают поддерживать коммуникацию в компании, описывается их сущность и возможности.

Теоретическая значимость работы состоит в развитии основ управления организаций, в частности, в выявлении закономерностей которые могут препятствовать развитию и масштабированию компании, а также в разработке методов или методик эффективной коммуникации в компании посредством их анализа, внедрения и реализации.

Практическая значимость состоит в том, что содержащиеся в ней основные выводы и рекомендации могут быть внедрены в компании в целях повышения эффективности коммуникаций между работниками и клиентами.

Анализ производится на примере консалтингового агентства стратегического продвижения компаний - ООО «Бумажные самолётики». Рассматривается организационная структура компании, её способы и сторонние программы для коммуникаций, анализ эффективности и пути её продвижения и развития.

Это всё поможет разобраться и ответить на следующие вопросы:

- «Выступает ли бизнес-коммуникация как инструмент развития деятельности компании?»

-«Насколько это актуально на данный момент?»

-«Насколько эффективно использование бизнес-коммуникаций в настоящее время?»

-Провести анализ бизнес-коммуникаций компании «Бумажные самолетики» и сделать выводы об их эффективности.

В ходе выполнения работы использовалась литература «Бизнес-коммуникации», «Коммерческая деятельность», а также практические материалы деятельности - ООО «Бумажные самолетики».

В ходе исследования применялись следующие методы: анализ научной литературы по стратегическому управлению персоналом. Практический метод работы в компании и на этом подведение анализов и выводов.

-Анализ и синтез

-Методы сравнения

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И РОЛЬ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ В ИНДИВИДУАЛЬНОМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВЕ

1.1.Понятие и место коммуникаций

Начнём с определения «Что же такое бизнес-коммуникации в предпринимательстве?»
Но для начала следует понять что же такое общение?
Что такое общение в самом широком смысле?

Общение пронизывает все сферы деятельности человека, поэтому изучается многими науками, в каждой из которых ученые подходят к феномену общения со своих позиций. Очень точно выразил сущность общения академик Д.С. Лихачев: «Общаясь, люди создают друг друга».

Слово «коммуникация» происходит от лат. Communication – «делать общим, связывать, общаться». Коммуникация – понятие многозначное и в настоящее время имеет, по крайней мере, три значения:

1) средства связи любых объектов материального и духовного мира;

2) общение, передача информации от человека к человеку (обмен представлениями, идеями, установками, настроениями, чувствами и т.п. в человеческом общении);

3) общение и обмен информацией в обществе с целью воздействия на социальные процессы.

Одна из наиболее развернутых классификаций термина «бизнес-коммуникации», представляется как «взаимодействие двух или более уникальных и сложных систем, происходящее в различных ситуациях с использованием различных средств и каналов общения».

Бизнес-коммуникации в компаниях – (лат. Internal Communications) является результатом осуществления функции внутренней самоорганизации, управление. В практическом плане это: обмен идеями, достижение соглашений, распорядительно-отчетные отношения, обмен информацией по поводу реализации целей и задач организации, взаимоотношения с персоналом и между членами коллектива. Процесс внутренних коммуникаций должен завершаться достижением согласия контрагентов и реализуется в форме межличностных и организационных отношений.

Также правомерно определить «коммуникацию» как науку, объектом исследования которой являются аспекты общения людей в деловой сфере, факторы обеспечения эффективности деловых контактов». Учитывая сложную природу общения, в том числе и делового общения, вряд ли можно отнести это понятие исключительно к сфере науки, игнорируя другие формы общественного сознания, такие как политика, право, мораль, религия, искусство и философия.

Как показывают исследования в области менеджмента, на общение расходуется 80 % рабочего времени руководителей всех уровней.

Деловое взаимодействие принудительно и отличается от обыденного (непринужденного) общения тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели.

Предметом делового взаимодействия является общее дело.

Содержание деловой коммуникации составляет социально значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации. Пример общей модели речевой ситуации можно увидеть на соответствующем рисунке 1.

Целью деловой коммуникации является организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности. Помимо общей цели делового общения, в нем можно выделить и личные цели, реализуемые участниками общения.

В ходе коммуникационного общения внутри организации достигаются следующие цели:

- обеспечивается создание информационных каналов между сотрудниками и структурными подразделами, с помощью которых создается система информационного обмена в организации, сотрудники и руководители которой планируют и координируют свою деятельность;

- развиваются и совершенствуются межличностные отношения, благодаря чему персонал превращается в трудоспособный коллектив;

- обеспечивается создание полных производственных процессов и циклов по реализации задач организации;

- регулируются и оптимизируются внутренние информационные потоки;

- создается коммуникационная основа для развития эффективной системы внешних связей.

Эффективное управление персоналом непосредственно связано с усовершенствованием коммуникативных процессов на всех уровнях. Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и доказывает их к работникам. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации названы соединяющим процессом.

Коммуникация выполняет следующие функции:

-инструментальную (социальный механизм управления);

-интегративную (объединение деловых партнеров);

-функцию самопрезентации (позволяет самоутвердиться, самовыразиться, продемонстрировать личностный потенциал);

-трансляционную (передача конкретных способов деятельности); социального контроля (регламентация поведения и деятельности);

-социализации (развитие навыков культуры делового общения);

- экспрессивную (эмоциональные переживания).

Рисунок 1. Общая модель речевой ситуации деловой коммуникации

1.2. Типы и формы ведения деловой коммуникации и модели бизнес-коммуникаций

Начнем с того что, для осуществления любой коммуникации необходимы как минимум два человека — отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант, или реципиент). Отметим, что вся деятельность по управлению любым трудовым коллективом представляет собой не что иное, как постоянные коммуникационные акты, участниками которых являются его члены.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходную идею.

Этапы процесса коммуникаций:

Зарождение идеи - обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Идея, на этом этапе, еще не трансформирована в слова и не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией.
Кодирование и выбор канала - Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела) или иные знаки понятные адресату. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Передача - На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций.

В коммуникационном процессе важными являются обратная связь и помехи при обмене информацией.

Обратная связь – это реакция получателя на полученное сообщение. Она осуществляется с помощью разных сигналов: развернутое вербальное сообщение, уточняющий вопрос, кивок, удивленный взгляд, быстрый ответ по электронной почте и т.д

Эффективная обратная связь должна обладать следующими характеристиками:

адресность: обратная связь должна даваться с учетом индивидуальных особенностей и интересов собеседника;
конструктивность: при обратной связи не следует давать оценок личности собеседника, а высказывать свою позицию по поводу услышанной информации;
полезность: информация, предоставляемая в виде обратной связи, должна помогать собеседнику в решении его проблем;
ясность: она должна осуществляться с помощью четких, однозначно понимаемых фраз;
достоверность: информация, передаваемая обратной связью, должна быть надежна и отражать реальное состояние дел.

Если сравнить деловые коммуникации и повседневные, то можно выявить следующие различия описанные в таблице 1.

Таблица 1

Отличие деловых коммуникаций от повседневных.

Повседневные коммуникации	Деловые коммуникации
Происходят, чаще всего стихийно, без заранее сформулированной цели	Планируются заранее и направлены на реализацию поставленных целей
Отличаются большим	Число обсуждаемых тем ограничено
разнообразием обсуждаемых тем (личные, социальные, политические и др.)	Поставленной целью
Свободно используются разнообразные вербальные и невербальные средства общения	Проводится контроль за применяемыми средствами общения, за их соответствием нормам и правилам этикета
Носят в основном информативно- эмоциональный характер и не связаны с необходимостью принятия какого-либо решения	Носят делово характер, предполагают анализ различных позиций, точек зрения и совместный поиск оптимального решения поставленной проблемы

Классифицирование деловой коммуникации по ряду признаков можно наблюдать в таблице 2.

Таблица 2

Виды деловых коммуникаций.

Признак классификации	Виды коммуникаций
Субъект и средства коммуникаций	Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий Межличностные
Формы общения	Вербальные Невербальные
Каналы общения	Формальные Неформальные
Организационный признак (пространственное расположение каналов)	Вертикальные Горизонтальные Диагональные
Направленность общения	Нисходящие
	Восходящие
Степень доверия в отношениях партнеров	Доверительные отношения Официальные отношения

В менеджменте выделяют следующие виды коммуникаций:

Межличностные коммуникации - это связи между отдельными личностями (в приложении к организации это ее сотрудники). Они не ограничены уставным регламентом, распространяются за его границы.

Формы межличностной коммуникации:

1) Устная - в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка. Символ кодирования – устное слово, речь. «+» устной формы: скорость обмена информацией, быстрая обратная связь (можно задать вопрос), простота передачи информации. «-» устной формы: неточные / неподходящие / непонятные слова для получателя, возможность пропустить существенные детали, вероятность забывания услышанной информации, искажения сообщения при передачи третьим лицам.

2) Письменная - в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа, распоряжения и др. Символ кодирования – письменное слово. «+» письма коммуникации: большая точность и тщательность при формулировании сообщений, возможность хранения информации, письменная информация подвергается проверке.

Организационные коммуникации - это коммуникации, которые протекают в рамках задач и интересов конкретной организации. Межличностные коммуникации разнообразнее организационных.

Формы организационной коммуникации:

1) Формальные - следствие иерархии власти в организации, они необходимы для выполнения определенных целей и задач организации (распоряжения, приказы и др.).

2) Неформальные коммуникации возникают спонтанно между людьми / сотрудниками. Заполняют разрывы, которые существуют в формальных коммуникациях и удовлетворяют потребности сотрудников в социальном взаимодействии.

3) Вертикальные коммуникации делятся на:

· Нисходящие - это передача информации с высших уровней управления на низшие. Используется для координации и оценки деятельности подчиненных.

· Восходящие коммуникации - это передача информации с низших уровней управления на высшие. Обмен информацией по восходящей осуществляется в форме отчетов, предложений, объяснительных записок и т.д.

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков, которые можно увидеть на рисунке 2 « О видах коммуникации в управлении»

Рисунок 2. Виды коммуникаций в управлении.

В настоящее время есть множество моделей коммуникации, но в этой работе будут представлены наиболее популярные из них.

Модель, разработанная в 1949 г. К. Шенноном (Claude Elwood Shannon) и У. Уивером (Warren Adams Weaver). Т.к. в процессе её разработки решались в первую очередь инженерно-технические задачи, в качестве одного из базовых компонентов процесса коммуникации был добавлен шум или помехи при передаче сигнала. Более подробно изучить блоки из которых состоит эта модель можно на рисунке 3.

Рисунок 3. Модель Шеннона-Уиввера Тургаев А.С., Хренов А.Е. Политология в схемах и комментариях.

Следующая модель коммуникаций это модель М. ДеФлёра Жукова Я., Ширков Ю. Модели массовой коммуникации. Изображена на рисунке 4.

Согласно ДеФлёру коммуникационный процесс состоит из четырёх последовательных стадий. На первой, источник коммуникации определяет значение, которое должно быть передано, и формулирует сообщение, направляемое в передатчик. На второй, сообщение в передатчике преобразуется в сигнал и по каналам коммуникации передаётся в приёмник. В приёмнике происходит расшифровка сигнала, преобразование его обратно в сообщение и приём (получение значения) адресатом. Результатом такого взаимодействия должна стать обратная связь, позволяющая уточнить полученное значение и решить проблему возможного несоответствия.

Рисунок 4. Модель М. ДеФлёра Жукова Я., Ширков Ю. Модели массовой коммуникации.

Политолог и теоретик медиакультуры Дж. Гербнер (George Gerbner), также дополнив первоначальную формулу Лассуэлла, ввел зависимость модели коммуникативного акта от типа коммуникативной ситуации и сделал акцент на динамическом характере данного процесса. Схематично данная модель представлена на Рисунке 5.

Рисунок 5. Модель коммуникации Дж. Гербнера Грачев М.Н. Политическая коммуникация.

Подводя итог можно выделить что деловая коммуникация может осуществляться в следующих формах.

Деловая коммуникация может осуществляться в следующих формах:

1. Деловая беседа - передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий.

2. Деловые переговоры - основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.

3. Собеседование - используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.

4. Спор - столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций. Спор может быть реализован через полемику, дебаты, дискуссии и т.д.

5. Деловое совещание - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

6. Презентация - первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.

7. Торги - это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора наилучшего из них. В результате торгов заключается юридическая сделка с тем деловым партнером, который предложил наиболее выгодные условия.

8. Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения.

9. Пресс-конференция - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

1.3. Направление коммуникаций в организации и оценка эффективности бизнес-коммуникаций

Формирование организационной структуры предприятия на современном уровне развития экономики является сложным процессом, который включает в себя обязательные процедуры по найму рабочей силы, расстановку работников на рабочих местах в соответствии со штатной расстановкой, а также требованиями технологического процесса.

Система внутренних коммуникаций - это комплекс мероприятий, который предусматривает отладку взаимодействия всех видов коммуникации.

Коммуникационные процессы, которые осуществляются с непосредственным участием работников управленческого аппарата, являются важнейшими каналами связи между управляющим и подчиненными, между руководителями одного уровня, между предприятием и внешней средой.

Для построения эффективной коммуникации нужно использовать все каналы и информационные ресурсы. Службы персонала обязаны заботиться о своевременном и регулярном информированиях сотрудников о новостях компании, о ее миссии, стратегии, ближайшие планы для перспективного развития.

Коммуникация может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей — в передаче информации с низших уровней на высшие, что может заметно влиять на производительность. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или вос- ходящей в организации осуществляются горизонтальные ком- муникации — коммуникации между различными отделами.

Усиление горизонтального взаимодействия внутри организации осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы электронного документооборота, поощрение и поддержки межличностного коммуникационного взаимодействия. Развитие горизонтальных связей дает возможность каждому сотруднику формировать собственное неформальное, непредубежденное представление о деятельности организации и тем самым ощутить свое место, собственную причастность к ее деятельности

Опираясь на эту информацию можно выделить следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации.

1. Продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

2. Внутренняя мотивация работников оказывает содействие созданию здорового морального климата в организации, готовность к инновациям.

3. Участие в проведении работы по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям.

4. Поддержка истинных ценностей организации ее сотрудниками помогает ей сохранить достигнутое знание в период кризисов.

5. Обмен информацией дает возможность руководству понять, что происходит на самом деле.

6. Связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым изменениям.

ГЛАВА 2. ВНУТРИФИРМЕННАЯ КОММУНИКАЦИЯ В КОМПАНИИ «БУМАЖНЫЕ САМОЛЁТИКИ»

2.1.Краткая характеристика компании «Бумажные самолётики»

Консалтинговая компания стратегического продвижения компаний «Бумажные самолетики» или более точное название «Paper Planes».

Первое в России агентство, заложившее в основу своей работы подход маркетинга, основанный на анализе данных. (Data-driven Marketing)
Оказывает такие услуги как:

-social media – ведение проектов, страниц, поддержание страничек компаний в различных соц.сетях.

-social srm – мониторинг упоминаний о бренде или определеном товаре, общение с пользователями, развитие реальных обсуждений с вовлечением пользователей .

-визуальные коммуникации – создание логотипа и фирменного стиля для брендов и продуктов.

-обучение – маркетингу, hr и продажам.

-маркетинговая стратегия для компаний – для продвижения и конкретных действий направленных на результат.

-digital mice – организация и освещение мероприятий в соц.сетях.

-digital hr – анализ, стратегия и ведение hr сообществ для поиска и найма сотрудников для различных компаний.

В данной компании существует два больших отдела. Это отдел стратегий название для сотрудников «SIGMA» и отдел hr проектов «KING». В этих двух отделах находятся и работают в среднем 20-25 сотрудников. В компании работают люди таких профессий как: копирайтер, аналитик, дизайнер, стратег, менеджер, офис-менеджер, hr-специалист, сотрудники отвечающие за мониторинг, корректор, редактор, таргетолог, финансист. Компания развивается большими шагами и в ней появляются всё новые сотрудники и всё новые профессии.

Создателем агентства является Илья Балахнин, который имеет огромный опыт маркетинге, множество лет проработал на крупные компании и вот уже как 9 лет возглавляет и развивает собственную компанию. На протяжении 8 лет Илья позиционирует себя как стратега в области новых медиа и маркетинговых коммуникаций. На его счету десятки кейсов и работа как на российском, так и на международном уровне. Работая в ведущих компаниях и агентствах, а также в рамках своего агентства Paper Planes Илья, работал с такими компаниями как Cколково, Microsoft, Билайн,Unilever,CocaColaHellenic,Universal, Комстар, Bud, Kodac,Хостинг-Коммьюнити, Русский стандарт и другими.

Помимо Ильи, компанией руководят еще и другие партнеры.

Сергей Худовеков – руководитель отдела hr-практик, главный отдела «KING»
Александр Моисеев – руководитель отдела стратегий, главный отдела «SIGMA»

Анастасия Обжорина – руководитель проектного отдела.

Кристина Иванова – руководитель отдела маркетинга.

Юлия Шубина – руководитель Академии «Paper Planes»

Григорий Черняев – генеральный директор и руководитель проектов.

Юлия Адамова – финансовый директор.

Сейчас компания насчитывает 80 сотрудников, но эта цифра стремительно увеличивается, так как компания расширяется и к ней приходят клиенты больших проектов, которым требуются специалисты своего дела.

2.2. Внутрифирменная коммуникация в компании

Все сотрудники не переставая учатся и совершенствуются в личном плане.
Происходит постоянная связь и коммуникация между сотрудниками, руководителями, клиентами, посредниками. Поэтому эта компания отлично подходит для анализа её бизнес-коммуникаций.

В данной подглаве, подробно раскрывается коммуникация в компании, какие способы и вспомогательные элементы помогают её поддерживать.

Так как компания в основном занимается стратегическим продвижением брендов и продуктов, каждый проект ведет определенная группа людей. Например менеджер, дизайнер, копирайтер и таргетолог. Все зависит от поставленной задачи, состав группы может меняться.
Основная коммуникация, группы по проекту происходит в следующих трёх основных программах компании.

Slack - идеальный способ собрать всю команду вместе. Здесь можно обсуждать всё: рекламные брифы, публикации, задачи поставленные клиентом. Всё структурировано по каналам, для прямого общения есть личная переписка. В Slack есть только те, с кем вы работаете — постоянно в редакции (тогда у человека будут все права) или периодически или только по конкретным проектам (тогда человек получит доступ только к нескольким каналам). В результате практически всё рабочее общение переходит из почты и мессенджеров в Slack.
В основном slack в компании используется для передачи дизайнов, и задач для каждого сотрудника (возможно поставить меншэн на определенного человека, и ему придет уведомление о новом письме).

Следующая программа которая пользуется активностью в компании.
Trello - она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.

Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:

запланированные,
текущие,
выполненные.
Визуально взглянуть на доски в приложении можно на рисунке 6.

Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы, например можно взглянуть на процессы которые указаны на рисунке 7. Карточки — это специальные формы для описания задач. Их можно двигать как внутри одного списка, так и свободно перемещать между списками или досками. Списки тоже можно перемещать. Для любой задачи можно назначить людей, ответственных за ее выполнение.

Рисунок 6. Пример расположения досок для задач в приложении Trello.

Рисунок 7. Пример досок под определенные задачи.
Что можно сделать с карточкой в Trello:

Переименовать, заполнить описанием и редактировать текст с помощью простейших тегов Markdown.
Присвоить метки, участников, срок выполнения, добавить файл или чек-лист.
Добавить комментарии, смайлы, вложения, другие задачи, оповестить выбранных участников (добавьте символ «@» перед ником).
Изменить положение блока в списке, перемещать его по спискам и другим доскам;
Скопировать, следить за изменениями, заархивировать.
Распечатать, экспортировать в JSON, поделиться ссылкой на карточку или ее почтовым адресом (письма будут появляться в виде комментариев).
Удалить навсегда.

Ну и наконец, последняя, но не по важности.

Программа Notion - это продвинутый веб-редактор, позволяющий создавать и хранить различные текстовые документы, заметки, списки дел и даже код программ. Можно делать заметки, можно писать задачи на день или заниматься долгосрочным планированием. Можно вести личный дневник или писать рассказ на несколько глав.

Можно использовать в команде систему канбан.
Основное использование программы в компании:

-составления списка ключевых задач на день и на неделю, с возможностью создания отдельных досок для проекта, постановка задач и их комментирование. Отличный способ отслеживать дела, которые необходимо выполнить и комментарии по проекту которые могут увидеть высшее руководство.
-сбор базы знаний, еще один большой блок в компании. Этим занимается несколько человек, которые собирают и наполняют этот блок, сайтами, документами, презентациями, лучшими работами и кейсами и многим другим. Это отличный способ обучения новых сотрудников, посредством передачи им важной и нужной информации о компании, её методах и возможностях.
-ведение финансовой отчетности. Позволяет сотрудникам отслеживать приходы оплат от клиентов, и вносить их в данную таблицу для отслеживания результата по проекту и принесенному доходу.

Так же из сервисов которые помогают поддерживать коммуникацию, используется Google Диск, на котором хранятся все документы, фото, важная информация о проекте.

В основном используются Google Документ и Google Excel.
Их настройки позволяют работать в документе сразу нескольким людям и вести в них коммуникацию, например, после написания текста копирайтером, его обязательно проверяет редактор, который может оставить свои комментарии выделив определенное слово или целое предложение.
Так же в таких документах происходит общение с клиентом, он согласует или корректирует информацию, которая будет видна коллегам участвующим управлением проекта и они смогут в максимальное короткое время исправить или дополнить ту информацию которая была помечена.

Дополнительно, для более удаленного общения и быстрой связи используются такие мессенджеры как Telegram, WhatsApp.
В ним могут пересылаться ссылки, фото, идти обсуждения задач от клиента, сохранение важной информации, которая может быть направленна на определенного человека.

Если рассматривать коммуникацию между сотрудниками в офлайн мире.
То наиболее распространенными являются:

-«открывашка» - проводится в начале каждого дня, у каждого отдела она своя. Собираются сотрудники и менеджерами проектов по порядку проговариваются планы на текущий день. Все ключевые задачи на день, записываются и по окончании открывашки отправляются в общий чат отдела в Slack .
-«закрывашка» - аналогичный способ обсуждения информации по проектам, который проводится по окончании рабочего дня. На нем менеджеры дают обратную связь по поставленным задачам на день, а так же обсуждаются отрицательные моменты или ситуации которые могли произойти за день.
-собрания главным руководителем Ильей Балахниным – такие собрания проводятся чаще всего 1-2 раза в неделю. Это могут быть корпоративные обучения сотрудников на выбранную и актуальную тему. А также может быть встреча с каждым отделом, или определенными сотрудниками для обсуждения интересующих Илью задачам, отчетам.

-редколлегии - это собрание сотрудников участвующих в ведении проект, а также с помощью экспертов, редакторов, креативных директоров. Такое собрание помогает провести «брейншторм» на определенную тему, поставленную задачу, придумать и обсудить новые введения в проект.

Это то что относится к коммуникации сотрудников в компании.

Общение с клиентов происходит в мессенджерах, которые обсуждаются с каждым клиентом отдельно. Идет непрерывное общение каждый рабочий день, пересылается огромное число сообщений, документов, писем и фото.

Личные встречи с клиентом проводятся по договоренности, если в этом есть необходимость. В среднем вcтречи с коллегами со стороны клиента проводятся 1-2 раза в месяц.

Компания главнейшее значение уделяет коммуникации как между сотрудниками так и c клиентами. На данный момент для этого существуют все необходимые условия. Одно из главных правил для работников фирмы, является, то что даже если ты сделал работу плохо или появились какие-то трудности, сразу сообщать об этом другим коллегам, не бояться просить помощи, вести переговоры и дисcкусию на интересующую тему. При необходимости обращаться к старшим коллегам за советом и помощью в возникшем вопросе. Всегда быть инициатором общения.

2.3.Рекомендации по совершенствовании коммуникации преимущества и недостатки в компании

При этом в работе все же возникают отрицательные моменты которые можно было бы избежать посредством коммуникации.

Рекомендации по совершенствованию коммуникации для компании «Бумажные самолётики»:

-более регулярные личные встречи с клиентом. Помогут лучше понять друг друга. Упростят обсуждение идеи и задач проекта, возможно устраивать встречи с коллегами со стороны клиента на примере редколлегий, где сразу будут обсуждаться конкретные задачи и сроки исполнения для каждого сотрудника. Так же часто клиент не понимает что например работа дизайнера над вижуалом или видео занимает достаточно много времени и что все правки и комментарии лучше вносить сразу, так вот личное общение в клиентом позволит более углубленно проникнутся в это и посмотреть на работу коллег с их стороны.
-более углубленное обучение молодых сотрудников. Компания уделяет очень много времени и даёт различные пути развития сотрудника. Но при этом чаще всего ново пришедший сотрудник, сразу попадает на должность и начинает выполнять определенные функции, при этом может не знать большинства информации которой владеют другие коллеги. Предлагается проводить практику сотрудников, в маленьких группах, у каждой группы будут свои задачи и лекции которые более подробно будут раскрывать работу каждого сотрудника в компании, тем самым когда новый сотрудник будет становится на определенную должность он уже будет обладать нужными для этой позиции знаниями.
-совместное проведение времени, развлекательного плана. Для большей сплоченности коллег, предлагается устраивать неформальные встречи, выезды, сборы, походы в музеи, игры в настольные игры, прохождение квестов, которые позволят сотрудникам сплотиться и более комфортно чувствовать себя рядом с другими и не боятся вести с ними диалог.

-вовлечение новых коллег, в процессы обсуждений, редколлегий и собраний. Позволят им привыкнуть в разного рода собраниях, а также научат их правильному ведению переговоров и обсуждений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В первой главе была раскрыта сущность определения «бизнес-коммуникаций», рассмотрены её различия типы и методы использования, а также определена её роль в структуре ведения компаний в индивидуальном предпринимательстве. И, подводя итог, следует сделать вывод о том, что при грамотно выстроенной коммуникации в компании между сотрудниками, руководителями и клиентами, позволит фирме получить набор таких преимуществ, как привлечение новых клиентов, улучшение и укрепление взаимоотношений с производителями (поставщиками), а также укрепление или становления имиджа. Восприятие имиджа торговой сети является первоначальным капиталом при формировании восприятия потребителем.

Также были рассмотрены типы бизнес-коммуникаций. Были выявлены, основные формы ведения бизнес-коммуникаций. И доказано, что по средствам грамотного управления коммуникациями, это будет являться одним из главных конкурентным преимуществом компании в сравнении с другими конкурентами.

Были изучены теоретические аспекты построения процессов коммуникации. В частности, были рассмотрены различные подходы авторов к определению понятия «коммуникация» и основные известные методы выявленные знаменитыми авторами.

Во второй главе была произведена краткая характеристика и рассмотрена организационная структура на примере компании ООО «Бумажные самолетики» Были выявлены основные действующие лица компании, и разложены основные позиции сотрудников.

Были разложены основные способы и методы коммуникации. Более подробно было изложено о каждой специальной программе её описании, свойствах и задачах которые она помогает решить. Помимо специальных программ, для коммуникации, были рассмотрены способы офлайн переговоров. И выявлены основные и самые действенные из них. Ими стали: редколлегии, собрания с руководителем Ильей Балахниным, утренние и вечерние собрания каждого отдела, а так же корпоративные обучения на заданную тему.

На примере предприятия ООО «Бумажные самолётики» был сделан вывод о том, что коммуникация занимает главное место в управлении и ведении проектов, привлечении и удержании клиентов. Коммуникация во многом становится решающей при принятии решении о сотрудничестве с агентством.

Были рассмотрены основные способы коммуникации и выявлены положительные и отрицательные моменты. Опираясь на это были предложены варианты совершенствования коммуникации с сотрудниками и клиентами.

Главный вывод этой курсовой работы в том, что коммуникация занимает одну из самых главных ступеней построения и ведения бизнеса в индивидуальном предпринимательстве. И при правильном её построении, компания может стать абсолютным лидером по сравнению со своими конкурентами и стать лояльным и наиболее доверительным по отношению с будущими или уже существующими клиентами. Тем самым развивая и масштабируя компанию в абсолютного монополиста в своей отрасли.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно правовые акты:

1.Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья и четвертая. – Москва: проспект, КноРус, 2015. – 554с.

2.Баринов В.А., Харченко B.JI. Стратегический менеджмент: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005. — 237 с. — (Учебники для программы MBA)

3. Иванов Г.Г. Организация и технология коммерческой деятельности практикум: учеб. пособие для студ. – М.: Издательский центр «Академия» ,2014. – 224 с

4. Кашаева И.А. Организация коммерческой деятельности: учеб. пособие / И.А. Кашаева. – М.: Московский финансово промышленный университет «Университет», 2013. – 204 с. – (Серия «Непрерывное образование»)

5. Развитие российской торговли в современных условиях Сборник научных трудов кафедры Коммерции и торгового дела/ под ред. Чернухиной Г.Н. М.: Университет «Университет», 2015. – 184с.

6. Жданова Т. С. Собственная торговая марка в российских условиях // Журнал Бренд-менеджмент. – 2008. – Вып. 6.С. 362-371 Стенкамп // Пер. с англ. М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. С. 132.

Интернет – ресурсы:

7. http://jf.spbu.ru/upload/files/file_1413361440_4948.pdf Учебное пособие «Бизнес-коммуникации» С.Н. Большаков, М.О. Потолокова. Санкт-Петербург 2012 г.

8. http://www.rbc.ru РосБизнес Консалтинг (материалы аналитического и обзорного характера)

9. http://www.marketing.spb.ru/ Энциклопедия Маркетолога.

10. Paper Planrs. Официальный сайт ООО «Бумажные самолетики». [Электронный ресурс]. – [2018]. – Режим доступа: https://paper-planes.ru/#Team

11. Учебное пособие по дисциплине «Технологии деловых коммуникаций» Бояринова И.П., 2012, Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2012.

12. Маршрут построен. Илья Балахнин, Издательство Альпина Паблишер, Год издания 2018, с 112. (Печатное издание)

13. Использовались личные знания и доступы в информации о компании. По причине работы в данном агенстве.