Разработка регламента выполнения процесса «Управление запасами»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В хозяйственной деятельности промышленной организации основными вопросами являются снабжение, производство и сбыт (реализация) готовой продукции. Последняя подразумевает законченные производством на данном предприятии изделия, работы и услуги, которые могут быть предложены рынку как товары. Работа предприятий в новых экономических условиях предполагает реструктурирование всех функциональных сфер деятельности хозяйствующих субъектов, но главным образом это касается сферы сбыта готовой продукции.

При наличии жесткой конкуренции главная задача системы управления сбытом - обеспечить завоевание и сохранение организацией предпочтительной доли рынка и добиться превосходства над конкурентами. Сбыт продукции рассматривается под принципиально иным углом зрения – через призму рыночного спроса и предложения. Для выживания в рыночных условиях отечественные товаропроизводители должны производить то, что продается, а не продавать то, что они производят.

Под сбытом следует понимать комплекс процедур продвижения готовой продукции на рынок (формирование спроса, получение и обработка заказов, комплектация и подготовка продукции к отправке покупателям, отгрузка продукции на транспортное средство и транспортировка к месту продажи или назначения) и организацию расчетов за нее (установление условий и осуществление процедур расчетов с покупателями за отгруженную продукцию). Главная цель сбыта – реализация экономического интереса производителя (получение предпринимательской прибыли) на основе удовлетворения платежеспособного спроса потребителей.

Хотя сбыт – завершающая стадия хозяйственной деятельности товаропроизводителя, в рыночных условиях планирование сбыта предшествует производственной стадии и состоит в изучении конъюнктуры рынка и возможностей предприятия производить пользующуюся спросом (перспективную) продукцию, а также в составлении планов продаж, на основе которых должны формироваться планы снабжения и производства. Грамотно построенная система организации и контроля сбыта, способна обеспечить конкурентоспособность компании.

Ценность управленческих решений в этом случае находится в прямой зависимости от достаточности и уместности получаемой руководителем и специалистами организации учётно-аналитической информации. Одним из наиболее ответственных и сложных участков информационного обеспечения в управлении торговым предприятием является учёт товарных операций, в связи, с чем его совершенствование приобретает особую актуальность и значимость.

Актуальность темы исследования обусловлена также тем, что эффективность тактического и стратегического управления организациями торговли во многом зависит от достоверности, своевременности и полноты учётной и отчётной информации о состоянии, движении и использовании продукции.

Предмет исследования: автоматизированный процесс учета и сбыта продукции в ЧСУП «Лингодор».

Объект исследования – автоматизированная система учета и сбыта продукции в ЧСУП «Лингодор».

Целью данной работы является уменьшение времени обработки информации хранения и реализации продукции ЧСУП «Лингодор» за счет автоматизации учета и сбыта продукции, которая может сыграть важнейшую роль в увеличении объёма продаж.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- изучить основные понятия процессного подхода и этапы создания регламента;

- разработать регламент процесса управления для учёта и ремонта компьютерного оборудования в компании ОАО «Онланта».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1.1. Основные понятия процессного подхода

Процессный подход к управлению - основа всех современных систем управления, как регулярной деятельностью, так и развитием. Отсутствие понятного и структурированного описания системы «Процессный подход к управлению» приводит к наличию большого количества заблуждений в среде российских менеджеров и даже консультантов и, как следствие, разочарованию в процессном подходе после неудачных попыток его внедрения.

Давайте сначала определимся, что будем подразумевать под термином «подход к управлению». Подход к управлению - это способ (метод) делегирования полномочий и ответственности. В менеджменте существует три подхода к управлению: функциональный, проектный, процессный. Реально в практической работе менеджера, почти всегда, используется суперпозиция этих трех подходов к управлению. Например, широко используемым инструментом для реализации функционального подхода к управлению является система бюджетирования (делегирование полномочий и ответственности через вложенную систему центров финансовой ответственности (ЦФО)). В свою очередь, управление бюджетированием требует применения процессного подхода к управлению. А для внедрения бюджетирования необходимо применение проектного подхода к управлению. Опишем все три подхода к управлению.

Функциональный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через функции. Функция – подсистема организации, выделенная по принципу схожести работ, выполняемых сотрудниками. Существует четыре основных функции в организации (вариант): маркетинг, производство, персонал, финансы. Кроме этого, можно выделить некоторое количество вспомогательных функций, например, безопасность, юридическое сопровождение. Соответственно, в рамках функционального подхода к управлению система (организация) делится на функции, во главу которых ставятся функциональные руководители, наделяемые полномочиями и ответственностью по их управлению. Затем функции делятся на подсистемы - подфункции (подразделения), во главе которых находятся руководители, наделенные полномочиями и ответственностью по управлению вверенных им подразделений, и так далее. Таким образом, создается система делегирования полномочий и ответственности, пронизывающая всю организацию в целом. Функциональный руководитель отвечает за максимально результативную и эффективную деятельность вверенного ему подразделения. Данный подход к управлению применяется для управления регулярной (многократно повторяющейся) деятельностью.

Проектный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через проекты, где проект это «разовая» деятельность, для реализации которой создается кросс функциональная команда, один из участников которой назначается руководителем проекта, другой - главным инженер проекта (при необходимости). Полномочия и ответственность, связанные с достижением целей проекта (результативность и эффективность), делегируются руководителю проекта. В этом случае участники проектной команды попадают под двойное управление: руководителя проекта (проектная, «разовая» деятельность) и функционального руководителя (регулярная деятельность), создается матричная организационная структура, связанная с реализацией двух подходов к управлению одновременно^[1].

Для проектных организаций все немного сложнее, у них существует «стабильный» функционал руководителей проектов и главных инженеров проектов, хотя общий подход не меняется.

Процессный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через Бизнес процессы, где Бизнес процесс это устойчивая (многократно повторяющаяся) деятельность, преобразующая ресурсы (ВХОДЫ) в результаты (ВЫХОДЫ). В рамках Процессного подхода предполагается выделение проблемного Бизнес-процесса и его участников, назначение одного из участников Бизнес-процесса Владельцем и делегирование полномочий и ответственности по управлению данным Бизнес процессом ему. Возникает матричная структура при управлении регулярной деятельностью. Участник Бизнес процесса подчиняется функциональному руководителю и владельцу Бизнес-процесса, что связано с применением одновременно двух подходов к управлению регулярной деятельностью: функционального и процессного. Что, кстати, не исключает и тройного подчинения, если он (сотрудник) так же является членом проектной команды (не регулярная деятельность). Создание оптимальных условий взаимодействия трех подходов к управлению это отдельная тема, находящаяся за границами данного материала.

В середине прошлого века в менеджменте стали активно применять принципы системного подхода, который рассматривает окружающий нас мир как совокупность взаимодействующих компонент. Один из основных законов системного подхода: точка «оптимальной работы всей системы» не соответствует «сумме точек оптимальных работ подсистем». Функциональный подход к управлению предполагает максимизацию результативности и эффективности всех отдельных участников Бизнес процесса. В такой ситуации совокупный Бизнес процесс будет далек от максимальной результативности и эффективности. Рассмотрим компанию, производящую и продающую фломастеры^[2]. Для максимальной результативности и эффективности продавцам компании необходимо иметь очень большое количество производимых и продаваемых цветов фломастеров и чем больше, тем лучше (удовлетворение самого широкого спроса). А для производственного подразделения максимальная результативность и эффективность достигается при выпуске фломастеров одного цвета (отсутствие потерь на перенастройку и мойку оборудования, более простые учет и хранение сырья). А наилучший совокупный результат работы всего предприятия скорей всего будет находиться в точке семи цветов. Получается, что если производственники и продавцы будут работать «немного» не оптимально, то совокупный результат от этого выиграет. Процессный подход предполагает настройку неоптимальности подпроцессов для достижения максимальной оптимальности Бизнес процесса в целом.

Система процессного подхода к управлению предполагает наличие следующих подсистем:

• Выделенный Бизнес процесс – объект управления с определением границ системы (контекст – внешнее окружение; подсистемы и компоненты, входящие в систему; потребляемые ресурсы и получаемые результаты и т.д.)
• Ключевые Показатели Эффективности (KPI/ КПЭ), включая систему их планирования и контроля – система измеримых показателей, отражающих результативность и эффективность Бизнес процесса, используемых для управления Бизнес процессом (планирование, контроль, мотивация)
• Владелец Бизнес процесса – участник Бизнес процесса, которому делегированы полномочия и ответственность по управлению Бизнес процессом
• Регламент Бизнес процесса – описание объекта управления в объеме, необходимом для всех заинтересованных лиц. В первую очередь для участников Бизнес процесса, его Владельца и контролеров
• Система мотивации участников Бизнес процесса на достижения его результатов^[3].

1.2. Описание предметной области

Объектом исследования в данном проекте является частное сельскохозяйственное унитарное предприятие «Линдогор», расположенное в г. Минск, мкрн. Каменная горка, ул. Вышелесского, 15 Телефон: +375 17 508-90-08 Факс: +375 17 508-90-08 Мобильный: +375 29 360-60-31, raduga-teplo@yandex.ru

Услуги компании ЧСУП «Линдогор»:

- Сантехнические и электромонтажные работы;

- Облицовочные и малярные работы;

- Кровельные и фасадные работы;

- Установка окон и дверей;

- Изготовление и монтаж изделий из металла;

- Монтаж каменных/армокаменных и деревянных конструкций;

- Монтаж перегородок;

- Устройство гидроизоляций.

На рисунке 1.1 представлена организационная структура управления ЧСУП «Линдогор». Одним из основополагающих принципов управления цеха по изготовлению печей является единоначалие в совокупности с функциональной должностной структурой.

Директор

ЧСУП «Линдогор»

Главный механик

Главный

бухгалтер

Мастер

цеха

Зав. складом

Менеджер

Водитель экспедитор

Инспектор по кадрам

Механик

Электро-слесарь

Грузчик

Инженер

Формовщик

Инженер конструктор

Рабочий

Техничес-кий работник

Оператор обжарочного аппарата

Рисунок 1.1 - Организационная структура управления

Непосредственное управление предприятием осуществляет директор. Директор организует работу предприятия, управляет всей его деятельностью. Отвечает за качество продукции. Действует от имени предприятия и представляет его во всех организациях и учреждениях. В пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения. Так же директор решает общие вопросы развития предприятия, касающиеся определения перспектив работы, планирования деятельности, координации деятельности.

Главный бухгалтер занимается вопросами организации и обеспечения учетной политики предприятия и постановки методики ведения бухгалтерского учета.

Менеджер осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

Инспектор по кадрам ведет учет личного состава предприятия, в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

Механик обеспечивает безаварийную и надежную работу всех видов оборудования, их правильную эксплуатацию, своевременный качественный ремонт и техническое обслуживание.

Инженер-конструктор разрабатывает эскизные, технические и рабочие проекты особо сложных, сложных и средней сложности изделий, используя средства автоматизации проектирования.

Заведующий складом руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов.

Водитель экспедитор осуществляет перевозки грузов, прием груза со склада в соответствии с сопроводительными документами, а также выгрузку и сдачу доставленного груза.

Электрослесарь выполняет простейшие работы при монтаже и ремонте электрических конструкций.

Мастер цеха организует работу по контролю и повышению качества продукции и услуг, комплектности выпускаемых изделий и учету брака.

Грузчик осуществляет погрузку и выгрузку сырья и готовой продукции.

Технический работник осуществляет уборку помещений.

Техническая архитектура ЧСУП «Линдогор» представляет собой совокупность следующих технических средств: три сервера, десять персональных компьютера, два канала связи, периферийные устройства (два принтера, две точки доступа WiFi, один факс).

Наглядно техническая архитектура информационной системы представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 Аппаратная архитектура ЧСУП «Линдогор»

Личные и общие папки для обмена информацией между организациями, находящимися в здании администрации, хранятся на сервере администрации района на безвозмездной основе.

Оборудование, представленное в технической архитектуре ЧСУП «Линдогор», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно. Объем передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности компании.

Программная архитектура информационной системы ЧСУП «Линдогор» наглядно представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3. Программная архитектура ЧСУП «Линдогор»

С учетом специфики деятельности департаментов персональные компьютеры ЧСУП «Линдогор» имеют следующее программное обеспечение - операционная система Windows 7 и выше, Браузеры, Антивирус Касперского, архиватор WinRar, средство криптографической защиты информации Крипто-Про, пакет Microsoft Office.

^[4].

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ»

2.1. Характеристика комплекса задач

Учет и сбыт продукции включает два аспекта: учет их приобретения (заготовления) и учет их использования. При поступлении продукции на склад, кладовщик проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер. Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступившей продукции без использования приходных ордеров. При полном соответствии количества и качества поступившего груза сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Приходные документы передаются в бухгалтерию.

На основании приходных документов в бухгалтерии факт поступления продукции отражается проводками.

Для реализации поставленной задачи обратимся к форме «Склад продукции».

После обращения к документу на экране развернется окно с формой диалога документа.

Данный документ используется для оприходования любых видов продукции.

В заголовочную часть документ вводятся обязательные реквизиты - "Дата" и "Номер накладной", причем их значения устанавливаются автоматически.

Рассмотрим некоторые особенности порядка заполнения формы "Склад продукции".

В табличную часть документа вводится информация о фактически поступившей продукции. Сначала в графе "Наименование продукции" из соответствующего справочника выбирается наименование продукции, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты. Причем возможны несколько вариантов их ввода.

Если указанные материалы уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой Дублировать запись, расположенной в нижней части формы ввода. При этом только необходимо выбрать наименование продукции и указать фактически полученное количество.

При вводе первой строки табличной части документа пользователь может поступить следующим образом.

1. В графе "Наименование продукции" выбрать требуемый материал.

2. В графу "Количество" вести количество фактически поступившей продукции.

3. В графе "Сумма" рассчитается стоимость данной продукции.

Для организации ЧСУП «Линдогор» номенклатура продукции ограничена глубиной номенклатуры продукции составляет два уровня – это указания вида (группа) продукции и наименования продукции непосредственно, относящихся к виду.

2.2. Обоснование выбора инструментальных средств

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Поэтому самый актуальный вопрос, который встает перед программистом – какое средство создания базы данных выбрать.

Для выполнения поставленной задачи нужно создать хранилище исходных данных. Оно будет выполнено в виде базы данных. На данный момент существует огромное количество разнообразных баз данных: MS Access, XML, CSV, MS Excel, Парадокс, Dbase, Foxpro/VFP, MySQL, PostgreSQL, Interbase, Informix, MS SQL Server, Oracle, SyBase, DB/2, SyBase и т.д. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Поэтому самый актуальный вопрос, который встает перед программистом – какую структуру базы данных выбрать.

При выборе базы данных были рассмотрены следующие критерии:

• объемы информации хранящиеся в базе данных;
• платформа на которой способна работать база данных;
• защита данных;
• требования к аппаратному обеспечению;
• скорость работы, обработки данных, эффективность применения ресурсов компьютера;

При рассмотрении критерия объема информации хранящегося в базе данных все базы данных можно разделить на четыре группы:

1. Базы данных пригодные для хранения и обработки несколько мегабайт информации: MS Access, XML, CSV, MS Excel, Парадокс, Dbase, Foxpro/VFP, MySQL, PostgreSQL;

2. Базы данных пригодные для хранения и обработки до сотни мегабайт информации: MS Access, Парадокс, Dbase, Foxpro/VFP, MySQL, PostgreSQL, Interbase;

3. Базы данных способные обрабатывать и хранить гигабайты информации: MySQL, PostgreSQL, Interbase, Informix, MS SQL Server, Oracle, SyBase, DB/2;

4. Базы данных способные обрабатывать и хранить сотни гигабайт и больше: MS SQL Server, Oracle, SyBase, DB/2.

В нашем случаи этот параметр оказался не столь критичным, так как количество хранимой информации в нашей базе данных не будет превышать нескольких мегабайт.

На основе чего можно сделать вывод, что можно не рассматривать такие структуры баз данных как MS SQL, MS Access; потому что их целесообразно использовать лишь при обработке больших объемов данных, а так же потому что их синтаксис полностью совместим.

При рассмотрении критерия платформа, на которой способна работать база данных, их можно разделить на шесть группы:

1. любая платформа: XML, CSV;

2. работает только под операционную систему Windows: MS SQL Server, SyBase, Парадокс, Dbase, Foxpro/VFP, MS Access, MS Excel;

3. работает только под операционные системы Unix и Linux: PostgreSQL;

4. считается кросплатформенными базами данных, т.е. способны работать под Windows и под Linux: Oracle, DB/2, Interbase, MySQL;

5. работает за счет мейнфреймов: DB/2;

6. работает за счет кластеров: MS SQL Server, Oracle, SyBase, DB/2.

При рассмотрении критерия защита данных все базы данных можно разделить на три группы:

1. нет никакой защиты: MS Excel, XML, CSV;

2. очень слабая: Парадокс, Dbase, Foxpro/VFP, MS Access;

3. сильная защита хранимой информации: MS SQL Server, Oracle, SyBase, DB/2, Interbase, Informix, MySQL, PostgreSQL.

При рассмотрении критерия требования к аппаратному обеспечению все базы данных можно разделить на три группы:

1. неприхотливые, способны работать на любом ПК: MySQL, PostgreSQL, Парадокс, Dbase, Foxpro/VFP, MS Access, MS Excel, XML, CSV;

2. чувствительные, есть возможность что на некоторых компьютерах работать не будут: Interbase, Informix, SyBase;

3. требуют отдельных мощных серверов с большой RAM, желательно на нескольких процессорах: MS SQL Server, Oracle, DB/2.

Т.к. заранее неизвестно на какой ПК будет устанавливаться программа, и какими характеристиками будет обладать данный ПК, нам не подходят Interbase, Informix, SyBase, MS SQL Server, Oracle, DB/2.

Работа с собственными способами доступа слишком сложна и требует больших знаний физической структуры хранимой информации в базе данных, а для этого требуется специальная литература, поэтому такие базы данных мне не подходят.

При проектировании баз данных с помощью OLE-объектов, DBExpress нужно знать, будут ли установлены соответствующие программы. Если нет, то и моя программа работать не будет. А все остальные структуры требуют наличие в операционной системе SQL Explorer^[5].

В таблице 2.1 представлена сравнительная характеристика систем управления базами данных.

Таблица 2.1 - Анализ существующих СУБД

Характеристики	FoxPro	MS ACCESS	Paradox
Пользовательский интерфейс	Относительно сложный для простых пользователей	Простой	Простой и понятный
Возможности базы данных	Широкий спектр возможностей	Ограниченные возможности	Широкий спектр возможностей
Поддержка SQL	Поддерживает	Поддерживает	Поддерживает

Принимая во внимание особенности сети предприятия, для разработки была выбрана СУБД ACCESS по следующим причинам:

• здание склада пока не подключено к сети, следовательно, необходима настольная СУБД.
• в будущем сеть будет развиваться и появится возможность перенести базу данных на основной сервер MS SQL, а синтаксис запросов Paradox и MS SQL одинаковый.
• в MS SQL есть возможность импортировать данные из любых СУБД.

В результате проведённого анализа в качестве используемого инструментального средства для разработки автоматизированной системы учета ремонта в компании «Онланта» была выбрана система Paradox ^[6].

2.3. Моделирование регламента выполнения процесса «Складской учет» 

BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD и IDEF3.

Применение данных методологий в ходе построения моделей бизнес-процессов в виде иерархии диаграмм, обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяет анализировать деятельность предприятия в трех информационных разрезах:

IDEF0 – первый информационный разрез – функциональность системы.

Основной из трех методологий, поддерживаемых BPwin, является IDEF0. IDEF0, относится к семейству IDEF, которое появилось в конце шестидесятых годов под названием SADT (Structured Analysis and Design Technique). IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем. Для новых систем применение IDEF0 имеет своей целью определение требований и указание функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции. Применительно к уже существующим системам IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы. При этом стрелки, в зависимости от того в какую грань прямоугольника работы они входят или из какой грани выходят, делятся на пять видов:

• • Стрелки входа (входят в левую грань работы) — изображают данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения работы.
  • Стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) — изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа.
  • Стрелки выхода (выходят из правой грани работы) — изображают данные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы.
  • Стрелки механизма (входят в нижнюю грань работы) — изображают ресурсы, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы).
  • Стрелки вызова (выходят из нижней грани работы) — изображают связи между разными диаграммами или моделями, указывая на некоторую диаграмму, где данная работа рассмотрена более подробно.

Все работы и стрелки должны быть именованы. Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

В данной работе именем модели «Учет продукции», имя проекта «Процессная модель организации», имя автора и тип модели – Time Frame: AS – IS (Как есть).

Цель работы (Purpose) – Моделировать текущие бизнес-процессы фирмы по сбыту продукции и точку зрения (Viewpoint) – Менеджер по учету продукции.

Внесем определение модели: «Это модель, описывающая учет и сбыт продукции на складе» и цель: «Общее управление деятельностью компании: исследование рынка, оформление прихода продукции по видам, оприходование продукции, продажа продукции».

Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 – Контекстная диаграмма «Учет продукции»

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Пример декомпозиции контекстной работы показан на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Диаграмма декомпозиции «Учет продукции»

В соответствии с методом IDEF0 определим входные данные, выходные данные, управление и механизм, которые изображаются на диаграмме стрелками:

• Входные данные: данные о продукции, данные о покупателе, маркетинговые материалы.
• Выходные данные: проданные товары, маркетинговые материалы.
• Управление: инструкции и нормативные материалы.
• Механизм: консультанты-менеджеры (работники склада, офисные работники, менеджеры).

Описание каждой подсистемы проводится аналитиком совместно с экспертом предметной области. Экспертом является специалист, отвечающий за эту подсистему и, поэтому, досконально знающий все ее функции.

Таким образом, вся система разбивается на подсистемы до нужного уровня детализации, и получается модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности. Получив модель, адекватно отображающую текущие бизнес-процессы (так называемую модель AS-IS), аналитик с легкостью может увидеть все наиболее уязвимые места системы. После этого, с учетом выявленных недостатков, можно строить модель новой организации бизнес-процессов (модель TO-BE).

Приём товара от поставщика осуществляется путем оформления приходной накладной, что является, документальным оформлением отношений и охватывает работу как с потенциальными (клиент и компания сотрудничают в первый раз), так и с действительными поставщиками (доставка происходит во второй и более раз). В качестве входных данных для этой функции служат поставщики (одна из сущностей).

Выход – проданная продукция, отчеты, в том числе накладная.

Исполнителями функции являются отдел маркетинга и отдел по приёму товара. Исполнение функций осуществляется в соответствии с процедурами маркетинга.

Функция «Продукция» включает в себя непосредственное оформление товара. Входными данными является – данные клиента, продукция. Выходными данными – размещение продукции по видам. Исполнителями являются персонал компании – менеджеры. Исполнение функции осуществляется в соответствии с правилами и процедурами, а также требованиями клиента.

Прежде, чем товар поступит в реализацию происходит оприходование продукции на складе. Входные, выходные данные, управление и исполнение показаны на рисунке 2.2.

После всех действий осуществляется продажа продукции.

BPwin автоматически синхронизирует изменения объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует предупреждающее сообщение.

2.4. Разработка регламента процесса «Управление запасами»

Информационная модель – встроенная база данных разрабатываемой автоматизированной системы учета товара ЧСУП «Линдогор» Рисунок 2.3.

Рисунок 2.3 Информационная модель учета товара и сбыта

Концептуальная модель базы данных «Учет и сбыт продукции» выглядит следующим образом:

1) Справочник Виды – содержит информацию о видах продукции:

а) КодГруппы;

б) НаименованиеГруппы.

2) Справочник Продукция – содержит информацию о товаре ЧСУП «Линдогор»:

а) КодТовара;

б) КодГруппы;

в) НаименованиеТовара;

г) Размер;

д) Артикул;

е) Единица измерения;

и) Цвет;

к) Примечание.

3) Приход – содержит информацию о приходе товара на склад по накладной:

а) КодПрихода;

б) НомерНакладной;

в) ДатаПрихода;

г) КодТовара

д) Количество;

е) Цена;

и) КодСотрудника.

4) Расход – содержит информацию о расходе товара на складе ЧСУП «Линдогор»:

а) КодРасхода;

б) ДатаРасхода;

г) КодТовара

д) Количество;

е) Цена.

5) Справочник Сотрудники – содержит информацию о сотрудниках ЧСУП «Линдогор»:

а) КодСотрудника;

б) ФИО;

в) Должность;

г) Телефон.

Физическая модель – описание таблицы как совокупности полей определённого типа.

Физическая модель базы данных определяет способы размещения данных в среде хранения и способы доступа к этим данным, которые поддерживаются на физическом уровне.

Физическая модель, определяющая размещение данных, методы доступа и технику индексирования, называется внутренней моделью системы.

Данные обладают двумя уровнями независимости.

Внешние модели никак не связаны ни с типом физической памяти, в которой будут храниться данные, ни с методами доступа к этим данным. Это положение отражает первый уровень независимости данных. С другой стороны, если концептуальная модель способна учитывать расширение требований к системе в будущем, то вносимые в нее изменения не должны оказывать влияния на существующие внешние модели. Это — второй уровень независимости данных.

С точки зрения прикладного программирования независимость данных определяется не техникой программирования, а его дисциплиной, т.е. для того чтобы при любом изменении системы избежать перекомпиляции приложения, рекомендуется не определять константы (постоянные значения данных) в программе. Лучшее решение состоит в передаче программе значений в качестве параметров.

Все актуальные требования предметной области и адекватные им “скрытые” требования на стадии проектирования должны найти свое отражение в концептуальной модели. Конечно, нельзя предусмотреть все возможные варианты использования и изменения базы данных. Но в большинстве предметных областей такие основные данные, как объекты и их взаимосвязи, относительно стабильны. Меняются только способы использования данных для получения информации.

Степень независимости данных определяется тщательностью проектирования базы данных. Всесторонний анализ объектов предметной области и их взаимосвязей минимизирует влияние изменения требований к данным в
одной программе на другие программы. В этом и состоит всеобъемлющая независимость данных.

Основное различие между указанными выше тремя типами моделей данных (концептуальной, логической и физической) состоит в способах представления взаимосвязей между объектами. При проектировании БД требуется различать взаимосвязи между объектами, между свойствами одного объекта и между свойствами различных объектов.

В процессе проектирования объекты преобразуются в отношения, свойства в поля таблиц, методы – в процедуры, формы и т.д. (что и было произведено). Правильно проведенный объектно-ориентированный анализ позволяет значительно облегчить работу.

Таблица 2.1 – Приход

Таблица 2.2 – Виды продукции

Таблица 2.3 – Продукция

Таблица 2.4 – Расход

Схема данных представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Логическая модель базы данных

2.5. Программное обеспечение задачи

При разработке базы данных был создан удобный интерфейс, чтобы на главной форме располагались нужные для работы сотрудника предприятия учета товара и сбыта ЧСУП «Линдогор». С главной формой связано ещё несколько вспомогательных форм, при этом работа с базой данных становится лёгкой и простой (Рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 – Начальная форма программы

Начать учет товара и сбыта ЧСУП «Линдогор» с помощью созданного программного продукта следует с заполнения справочников видов и наименования продукция. Для работы со справочником виды продукции (рисунок 2.8) и справочником продукции (рисунок 2.9) необходимо выбрать соответствующие кнопки.

Рисунок 2.6 – Форма «Виды продукции»

Рисунок 2.9 – Форма «Справочник Продукция»

Оприходование продукции осуществляется по приходным накладным и выполнен на форме Склад продукции, которая представлена на рисунке 2.10.

Рисунок 2.7 - Форма «Склад продукции»

В данной форме предусмотрены процедуры добавления, дублирования и удаления записей, а также расчет стоимости товара.

Форма «Расход», представленная на рисунке 2.8, показывает, как отражается расход товара по наименованию.

Рисунок 2.8 - Просмотр расхода

Форма «Сводная ведомость», представленная на рисунке 2.9, показывает, как отражается движение товара по наименованию с вычислением средней цены прихода, стоимости товаров по приходу и расходу, а также остаток товара по количеству.

Рисунок 2.9 – Форма «Сводная ведомость»

Информационная система «Учет и сбыт продукции» для учета товара и сбыта ЧСУП «Линдогор» тесно связана с задачами управления снабжением и сбытом, а также учетом товаров на предприятии. Складские накладные формируются по сопроводительным документам на прием товара.

Основные возможности системы «Учет и сбыт продукции»:

• ведение приходных накладных,
• распределение продукции по видам;
• учет операций с продукцией с помощью карточки складского учета;
• динамический пересчет складских остатков;
• формирование ведомостей наличия продукции на любую дату;
• формирование накопительных ведомостей по приходам и по расходам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения работы была спроектирована ИС для учета товара и сбыта ЧСУП «Линдогор».

Достигнута цель работы, которая является уменьшение времени обработки информации хранения и реализации продукции ЧСУП «Лингодор» за счет автоматизации учета и сбыта продукции, которая может сыграть важнейшую роль в увеличении объёма продаж.

Для достижения указанной цели исследования были решены следующие основные задачи:

- изучены сущность и значение сбытовой политики организации;

- исследован процесс движения продукции на торговом предприятии;

- проведен обзор существующих информационных систем учета и сбыта продукции на предприятии.

- разработаны рекомендации по компьютеризации учёта и сбыта продукции на предприятии.

Внедрение разработанной ИС позволило:

1. повысить эффективность работы данной организации;
2. снизить трудоемкость работы по оформлению заявок и ведению базы данных.

Разработанная ИС значительно упростит работу сотрудников, сэкономит их время, уменьшит вероятность ошибок и дублирования информации, а, следовательно, повысит эффективность рабочего процесса.

Таким образом, цель работы можно считать достигнутой, а поставленные задачи – решенными.

Разработанная ИС была протестирована, и не было найдено ошибок, это доказывает то, что данная ИС работает корректно. Эффективность ИС существенна: ЧСУП «Линдогор» не требуется приобретать иные прикладные пакеты ПО, дополнения к ним, оплачивать работу программистов при настройке и изменению ПО, заботится о продлении лицензии на использование ПО.

Период окупаемости разработанной ИС короткий, не требуется в дальнейшем покупка дополнительных модулей либо плагинов, ИС работает так, как и было изначально задумано.

Перечислим полученные результаты:

1. ИС поддерживает большое количество пользователей, которые могут одновременно работать с ней;
2. «Чужой» не сможет зайти в ИС, пока для него не будет создан аккаунт с логином и паролем в ИС;
3. Учет всех реализованных товаров;
4. Понятый и простой интерфейс, отсутствие лишних кнопок и функций, которые не использовались бы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Швейная фабрика «Ариадна». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ariad-na.ru/
2. Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 400 c.
3. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 20117. - 462 c.
4. Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2016. - 400 c.
5. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2017. с.135
6. Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 "Прикладная информатика (по обл.)", 061100 "Менеджмент орг.", 061000 "Гос. и муницип. упр."] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2016.-479 с.
7. Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)"] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2016.-591 с.
8. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям "Прикладная информатика (по обл.)", "Менеджмент орг.", "Гос. и муницип. упр."] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2017.-153 с.
9. Информатика: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2017.-399 с.
10. Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2017.-910 с.
11. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2017.-480 с.
12. Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2016.-624 с.
13. Исаев, Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2013. - 464 c.
14. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
15. Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 464 c.
16. Комплексная система защиты информации на предприятии. Часть 1. – М.: Московская Финансово-Юридическая Академия, 2015. – 124 с.
17. Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности "Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2015.-294 с.
18. Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.-СПб.: Лань, 2016.-255 с.

1. Верников Г. Основные методологии обследования организаций. Стандарт IDEF0 // Директору информационной службы. №5. 2015. ↑

2. Антон Бакулев, лаборатория информационных систем МФТИ (Московский физико-технический институт). «Чертова дюжина систем электронного документооборота» с сайта http://www.bishelp.ru/ ↑

3. Антон Бакулев, лаборатория информационных систем МФТИ (Московский физико-технический институт). «Чертова дюжина систем электронного документооборота» с сайта http://www.bishelp.ru/ ↑

4. Калянов Г. Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства // Директору информационной службы. №11. 2015. ↑

5. Голицына Н.Н., Максимова Н.В., Попов И.И. – «База данных» М.:ФОРУМ: ИНФРАМ, 2014. ↑

6. Мартин Дж. «Организация баз данных в вычислительных системах». М.: Мир, 2015. ↑