Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами»

Содержание:

Введение

Использование информационных ресурсов, сформированных на основе внешней и внутренней информации, поддерживает деятельность организации и направлено на то, чтобы обеспечить:

• повышение конкурентоспособности на рынке товаров (услуг);
• оперативный учет, входной контроль и долговременное хранение наиболее полных данных о деятельности организации, ее территориальных подразделениях;
• формирование бухгалтерской и аналитической отчетности для представления во внешние организации (налоговую инспекцию, учредителям, акционерам и т.п.), а также для управления деятельностью организации;
• поддержание технологии единого информационного пространства (в том числе относительно директивной, нормативной и справочной информации) и др.

Управление информационными ресурсами, включающее организацию данных и управление процессами их обработки, все более выделяется в отдельную управленческую функцию. Все это связано с таким процессом в обществе, который называют информатизацией.

Информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания условий для удовлетворения информационных потребностей физических лиц и хозяйствующих субъектов на основе формирования и использования информационных ресурсов, Он базируется на применении автоматизированных информационных технологий.

Управление бизнес-процессами – важнейший элемент системы управления современной компании. Методики процессного управления активно развиваются. Появляются новые и совершенствуются существующие инструменты для описания и регламентации бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но собственникам и руководителям компаний подчас не хватает системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для совершенствования управления нужно системно представлять себе существующие возможности

Чтобы успешно внедрить процессный подход к управлению, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, как будут выделяться и управляться процессы организации, почему такой подход эффективен. Концепция должна восприниматься не только интуитивно, но и формулироваться в конкретных терминах:

• бизнес-процесс (процесс);
• архитектура процессов;
• владелец процесса;
• описание процесса;
• регламентация процесса;
• стабильность процесса;
• улучшение процесса;
• автоматизация процесса и т. д.

В данной работе рассматривается разработка регламента выполнения управления информационными ресурсами. Объектом исследования является компания МУЗ «Электростальская центральная городская больница».

Целью данной работы является изучение работы больницы и разработка регламента управления информационными ресурсами.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• рассмотреть ресурсы, входы и выходы процесса, владельцев и ответственных за управление процессом;
• обосновать необходимость внесения изменений.

Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

Основные понятия процессного подхода

Процессный подход – это одна из концепций управления, которая окончательно сформировалась в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять, необходимо управлять процессами. Он стал одним из ключевых элементов улучшения качества [6, с.105].

Главное понятие, которое использует процессный подход – это понятие процесса. Существуют различные определения, но наиболее часто используется определение стандарта ISO 9001. «Процесс - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы». Важной составляющей процесса, которая не отражена в этом определении, является систематичность действий. Действия процесса должны быть повторяющимися, а не случайными.

Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат [10, с.62].

В отличие от функционального подхода, управление процессами позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из процессов.

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. Переход от функционального управления к процессному требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный подход.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов [7, с.85]:

• Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;
• Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.
• Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;
• Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;
• Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.

К таким ключевым элементам относятся:

• Вход процесса;
• Выход процесса;
• Ресурсы;
• Владелец процесса;
• Потребители и поставщики процесса;
• Показатели процесса.

Рис.1. Элементы процессного подхода

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр [8, с.76].

Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса [11, с.96].

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений. Показатели процесса это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).

Этапы разработки регламента процесса

Регламент – это важнейший нормативный документ, который определяет порядок работ, выполняемых сотрудниками организации для достижения определенных результатов, он описывает взаимодействие между структурными подразделениями или организациями [13, с.82].

Разработкой регламента называют процесс документирования порядка и условий проведения работ, а также требований к входам и выходам процесса, его ресурсам и управлению. Зачастую дополнительно к разработке регламента относят документирование механизмов управления жизненным циклом самого документа.

Еще перед началом обследования необходимо определиться, какой  регламент мы хотим создать, каковы будут его характеристики [10, с.75]:

1. Наименование регламентируемого процесса. Какую зону в него включить и как назвать? Ответ на этот вопрос очень важен, здесь очерчивается зона, которую мы собираемся регламентировать.

2. Его входы и выходы. Здесь необходимо понять:– что именно является результатом процесса,– какую ценность он создает для потребителя,– из чего он ее создает.

3. Точку зрения на регламентируемый процесс. Ведь согласитесь, что процесс получения денег в кассе банка для клиента и для кассира выглядит совершенно по-разному. Таким образом, определив точку зрения, мы четко выявим потребителя – кто будет пользоваться будущим регламентом.

4. Степень детализации процесса (и регламента). Нужно найти золотую середину, чтобы регламент содержал четкие, однозначно воспринимаемые требования к порядку проведения работ и при этом не перегружал пользователя малозначащими деталями.

5. Необходимо также определить должностное лицо, ответственное за процесс и его результаты. Именно это должностное лицо в дальнейшем будет отслеживать появление отклонений живого процесса от его слепка, изображенного в регламенте. Оно же должно инициировать процедуру пересмотра и актуализации регламента.

Разработка регламента процесса Управления информационными ресурсами

Характеристика предприятия

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория. Хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть трудности в переработке огромных объемов информации для управления.

Использование информационных ресурсов сопровождало деятельность человека, в том числе и экономическую, и раньше, однако к настоящему времени их роль и значение неизмеримо увеличились. Информационные ресурсы занимают все более значимое положение в ряду с другими ресурсами предприятия, отрасли и национальной экономики в целом.

К информационным продуктам и услугам относят базы данных, программное обеспечение, образовательные услуги, консультирование, результаты научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и пр. Эти продукты и услуги обмениваются на информационном рынке и отличаются многочисленными особенностями, как на стадиях разработки, производства, так и на этапе обращения.

Управление информационными ресурсами, включающее организацию данных и управление процессами их обработки, все более выделяется в отдельную управленческую функцию.

Управление информационными ресурсами рассмотрим на примере информационных ресурсов МУЗ «Электростальская центральная городская больница».

МУЗ «Электростальская центральная городская больница» является одним из самых крупных лечебно-профилактических учреждений Московской области и представляет собой многопрофильную больницу с сетью стационарных и амбулаторно-поликлинических подразделений. МУЗ «ЭЦГБ» обслуживает около 146 тыс. населения городского округа Электросталь, а также оказывает медицинскую помощь иногородним пациентам. В состав МУЗ «ЭЦГБ» входит многопрофильный стационар общей мощностью 1034 койки. Коечная сеть больницы представлена тремя терапевтическими отделениями с кардиологическими, гастроэнтерологическими, пульмонологическими, эндокринологическими койками, неврологическим отделением, хирургическими и травматологическим отделениями, двумя реанимационными отделениями (кардио-реанимационный блок и общая реанимация). В состав МУЗ «ЭЦГБ» входит также несколько специализированных стационаров: наркологический, психиатрический, фтизиатрический, дерматовенерологический, инфекционный, а также перинатальный центр и детская больница. В МУЗ «ЭЦГБ» имеется станция скорой медицинской помощи.

Амбулаторно-поликлиническая сеть МУЗ «ЭЦГБ» представлена взрослой городской поликлиникой, имеющей в своем составе пять отделений (терапевтические, общей врачебной практики, хирургическое, функциональной диагностики), стоматологической, детской поликлиникой с филиалом, а также специализированными наркологическим, психиатрическим, дерматовенерологическим и фтизиатрическим диспансерными отделениями. На базе МУЗ «ЭЦГБ» функционируют школа сахарного диабета, школа артериальной гипертонии, детская и взрослая школы бронхиальной астмы, в 2012г. планируется открытие школы остеопороза.

Материально-техническая база МУЗ «ЭЦГБ» постоянно обновляется благодаря поддержке руководства города и области. В настоящее время больница оснащена современным лечебно-диагностическим оборудованием, которое позволяет своевременно диагностировать и лечить большинство заболеваний. В 2012 году в рамках Программы модернизации здравоохранения Московской области планируется поставка в МУЗ «ЭЦГБ» магнитно-резонансного томографа, 4 аппаратов для проведения системного гемодиализа, рентгенологическое и ультразвуковое оборудование, что позволит оказывать пациентам многие виды специализированной медицинской помощи на базе больницы, а не за пределами города.

В МУЗ «ЭЦГБ» работает высококвалифицированный медицинский персонал: среди врачей больницы 2 доктора медицинских наук, 9 кандидатов медицинских наук, 6 заслуженных врачей РФ, 9 заслуженных работников здравоохранения Московской области. Треть врачей, работающих в МУЗ «ЭЦГБ», имеют высшую квалификационную категорию. Коллектив ортопедотравматологического отделения МУЗ «ЭЦГБ» в 2008г. стал лауреатом премии Губернатора Московской области за достижения при проведении оперативных вмешательств с применением металлоостеосинтеза.

Специалисты МУЗ «ЭЦГБ» публикуют результаты своих наблюдений в научных медицинских изданиях, выступают с докладами на областных и окружных научно-практических конференциях. В 2009г. МУЗ «ЭЦГБ» получила аккредитацию на право проведения международных клинических исследований, и за период с 2009г. по 2011г. приняла участие в четырех рандомизированных клинических исследованиях, проводившихся крупнейшими зарубежными и российскими клиниками.

Владелец процесса, выходы и входы процесса

Владелец процесса управления – сотрудники медицинского учреждения, в частности отдела статистики.

Входные данные системы можно условно разделить на следующие основные группы:

• информация о пациентах (информация поступает от всех отделений больницы);
• информация о врачах (поступает из отдела кадров).

Анализ предметной области и методологии решения задач в отделе статистики позволяет сделать вывод, что в основном поток входной информации будет сводиться к дополнению и корректировке информационной базы, созданной при построении системы. Это означает, что при создании системы будет сформирована база с информацией о пациентах, врачах, операциях и больничных листах. В процессе эксплуатации АИС данные будут лишь корректироваться. При этом предполагается, что информация о пациентах будет уточняться на основании информации поступающей от врачей и приемного покоя.

Таким образом, входной информацией разрабатываемой АИС является данные по пациентам и врачам.

Входная информация должна вводиться в компьютер посредством устройства ввода (клавиатуры) и размещаться для последующего хранения и использования на носителе в БД. В нашем случае информация должна храниться в таблицах, составляющих информационную основу Access. Создание таблиц выполняется с использованием «Конструктора таблиц». Структуры таблиц приведены в таблицах 1 – 2.

Таблица 1

Описание таблицы «Пациент» (Pazient)

Имя	Тип	Размер	Описание
Cod pazienta	Счетчик	Длинное целое	Код пациента
Nomer karty	Текстовый	10	Номер карты
Phamiliya IO	Текстовый	40	Фамилия, имя, отчество
Data rozhdeniya	Дата/время	Краткий формат	Дата рождения
Pol	Числовой	байт	Пол
Region	Текстовый	50	Код региона проживания
Gorod	Текстовый	50	Город
Adres	Текстовый	60	Адрес
Zhitel	Числовой	Длинное целое	Житель: город или село
Vid Oplaty	Числовой	Длинное целое	Вид оплаты
Soz status	Числовой	Длинное целое	Соц.статус
Kategoriya L'gotnosti	Числовой	Длинное целое	Категория льготности

Источник – собственная разработка

Таблица 2

Описание таблицы «Больница» (Bolniza)

Имя		Тип		Размер		Описание
1		2		3		4
Kod		Счетчик		Длинное целое		Код
Cod pazienta		Числовой		Длинное целое		Код пациента
Kem napravlen		Текстовый		10		Кем направлен
Kem dostavlen		Текстовый		10		Кем доставлен
Diagno3 Napravl U4rezh		Текстовый		10		Диагноз направившего учр
Diagno3 Priemn Otd		Текстовый		10		Диагноз приемного отд
Sost op'yaneniya		Числовой		Длинное целое		Состояние опьянения
Gospitali3aziya		Числовой		Длинное целое		Госпитализация (планово, экстренность)
Dost ot Na4ala 3abolevaniya		Текстовый		5		Доставлен от начала заболевания
Vid Travmy		Числовой		Длинное целое		Вид травмы
Data postupleniya v priemnoe		Дата/Время		Краткий формат даты		Дата поступления в приемное отд
Otdelenie		Текстовый		10		Отделение
Prophil		Текстовый		10		Профиль
Data Vypiski		Дата/Время		Краткий формат даты		Дата выписки
Vremya Vypiski (smerti)		Дата/Время		Краткий формат времени		Время выписки (смерти)
K/dni		Числовой		Длинное целое		Койко-дни
Isxod Gospitali3azii		Числовой		Длинное целое		Исход госпитализации
Rez-t Gospitali3azii		Числовой		Длинное целое		Результат госпитализации
Vid dokum (V/N)		Текстовый		5		Вид документа (БЛ)
Otkryt		Дата/Время		Краткий формат даты		Открыт
3akryt		Дата/Время		Краткий формат даты		Закрыт
Polnyx let		Числовой		Длинное целое		Полных лет
Pol		Числовой		Длинное целое		Пол
Mesto raboty		Числовой		Длинное целое		Место работы
Obsl RW		Числовой		Длинное целое		Обследование RW
Obsl AIDS		Числовой		Длинное целое		Обследование AIDS
OSN 3abolevanie	Текстовый		6		Основное заболевание
Oslozhnenie	Текстовый		6		Осложнение
Sop 3ab	Текстовый		6		Сопутствующее заболевание
Osn 3ab (pat)	Текстовый		6		Осн.заб (пат)
Oslozhn (pat)	Текстовый		6		Осложнение (пат)
Sop 3ab (pat)	Текстовый		6		Соп.заб (пат)

Источник – собственная разработка

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатных устройствах. В нашем случае разрабатываемая АИС отдела статистики формирует ряд бумажных документов, необходимых для больницы. С учетом формализации задач можно выделить следующие документы:

1) Одним из основных документов является отчет по коечному фонду, который является одним из главных показателей, выполненной работы больницы в каждом отделении за определенный период. Данный документ включает в себя основные реквизиты количество пациентов (поступивших, выбывших, в т.ч. умерших) и количество койко-дней (Таблица 3).

Таблица 3

Описание отчета «Коечный фонд»

Раздел отчета	Название реквизита	Значение
1	2	3
Шапка отчета	Название	Название отчета
	Период	Период выводимого отчета
	Отделения	Все отделения больницы
	Поступившие:	Число поступивших
	Из них старше 60 лет	Число поступивших
	Из них до 17 лет	Число поступивших
	Выписанные:	Число выписанных
	Из них старше 60 лет	Число выписанных
	Из них до 17 лет	Число выписанных
	В том числе умершие:	Число умерших
	Взрослые	Число умерших
	Дети	Число умерших
	Кол-во к-дней	Количество дней
	Принял заказ	Таблица «Заказ»

2) В целях обеспечения анализа работы деятельности больницы по нозологии необходимо знание количества людей, по одному заболеванию. Для этого есть специальный отчет «Деятельность стационара». Однако в рамках работы в программе Norton Commander, которая используется в настоящее время, у данного отчета есть существенный недостаток, выводимый отчет не показывает нозологию по отделениям, а выводит лишь только по диагнозам, вследствие чего, возникают затруднения для выявления более подробных показателей (Таблица 4).

Таблица 4

Описание отчета

Раздел отчета	Название реквизита	Значение
Шапка отчета	Название	Название отчета
	Период	Период выводимого отчета
	Отделения	Все отделения больницы
	Поступившие:	Число поступивших
	Из них старше 60 лет	Число поступивших
	Из них до 17 лет	Число поступивших
	Выписанные:	Число выписанных
	Из них старше 60 лет	Число выписанных
	Из них до 17 лет	Число выписанных
	В том числе умершие:	Число умерших
	Взрослые	Число умерших
	Дети	Число умерших
	Кол-во к-дней	Количество дней
	Принял заказ	Таблица «Заказ»

Ресурсы процесса

Основными ресурсами выполнения процесса управления являются:

• Трудовые ресурсы (сотрудники больницы);
• Финансовые ресурсы (затраты на создание автоматизированной системы);
• Оборудование (необходимое для автоматизации, например, ПК, принтер и т.д.).

Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Программное обеспечение должно обеспечить автоматизированное решение выявленных задач отдела статистики. С учетом выбранной технологии – использования диалогового интерфейса программа должна состоять из основных функциональных блоков, обеспечивающих решение задач. Следовательно, программа должна включать следующие компоненты:

1) Блок работы с информацией о пациенте – основная задача – ввод, просмотр и корректировка данных о пациентах. Для обеспечения удобной работы данная форма должна вызываться несколькими способами:

– на основании номера;

– на основании фамилии.

Данная форма может вызываться в режиме просмотра (редактирования) или в режиме ввода нового.

Другим важным блоком программы является блок составления отчетов. В соответствии с общепринятым интерфейсом данный блок должен представлять группу команд меню, содержащую команды для вызова соответствующих отчетов. Для каждого отчета могут задаваться свои параметры, по умолчанию отчет выполняется за текущий рабочий месяц.

Важным блок любой информационной программы, оперирующей с БД, является использование разнообразных справочников. Компонент работы со справочниками, в общем, должен обеспечивать следующие функции: удобный просмотр, поиск нужной информации; корректировка данных.

2) Следующим функциональным блоком является блок, содержащий сервисные функции. В данный блок должны входить следующие процедуры:

• установка рабочего периода;
• архивирование/восстановление БД;
• переиндексация данных.

С учетом, что разрабатываемая система является частью содержащей важную статистическую информацию организации, а также личные данные граждан, следовательно, необходимо наличие средств защиты от несанкционированного доступа. К данным средствам относятся меры как организационного характера (контроль за доступом к компьютеру, контроль за копированием информации), так и необходимо наличие программных средств защиты. В общем случае эта задача решается необходимостью ввода пароля при загрузке программы. Также, целесообразным является ведение протокола работы программы. В данный протокол заносится информация об изменения информационной базы. В последующем ответственный за информацию может просматривать сделанные изменения.

Общую структуру программы можно описать следующими основными блоками (рисунок 2). Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю.

Главное меню:

Документы:

• ввод нового пациента;
• просмотр выбывших;
• просмотр поступивших;
• листы учета к/фонда;
• поиск по выбывшим/поступившим.

Идентификация пользователя,

открытие протокола работы

Выход, закрытие протокола работы

Формирование отчетной информации

Назначение: формирование регламентированных отчетов

Основное меню

Назначение: запуск основных процедур, завершение работы с программой

Сервисные функции

Назначение: «обслуживание» информационной базы

Работа со справочниками

Назначение: поиск, просмотр и корректировка информации по справочникам

Работа с пациентами

Назначение: ввод, поиск, корректировка информации о пациентах

Рис.2. Укрупненная блок-схема программы

Справочники:

• регион;
• заболевания.

Отчёты:

• коечный фонд;
• деятельность стационара.

Сервис:

• архивировать базу;
• восстановить базу;
• переиндексировать.

Выход:

• данные команды меню вызывают соответствующие процедуры выполнения целевых задач.

Совершенствование процесса управления информационными ресурсами

Мероприятия по улучшению процесса управления информационными ресурсами

При решении задач, по обработке и формированию отчетов возникает необходимость обработки и анализа значительного объема информации. Данная информация в основном представлена на бумажных носителях – документах, на которых присутствуют значительное количество разнообразных данных.

В настоящее время деятельность отдела статистики не автоматизирована. В связи с большим объемом информации на эту задачу уходит значительное количество времени. Так, например, возникают трудности при формировании не стандартных отчетов (для поиска нужной информации уходит значительное количество времени).

Все это приводит к значительным временным затратам, снижению эффективности работы, появлению ошибок в отчетах, невозможности оперативных управленческих функций, невозможности многоаспектного анализа данных.

Только применение ИТ – средств ЭВМ – может дать необходимую, физически приемлемую скорость обработки таких объемов информации. Ускоренный прогресс в ИТ, который наблюдается в настоящее время, позволяет утверждать, что производительность и качество работы таких систем будут неуклонно повышаться при незначительном росте их стоимости.

Современные ИТ – СУБД, аппаратно-технические средства, специализированное прикладное ПО – способны перевести работу сотрудников статистики на новый уровень – аналитический. Только данные технологии способны обеспечить полноту охвата и контроля имеющихся массивов информации, которые необходимы для аналитической работы.

Мировой опыт показывает, что внедрение достижении ИТ является наиболее прогрессивным и экономически эффективным направлением в работе предприятий и организаций любой сферы деятельности [7, с.123]

Следовательно, в целях повышения эффективности работы отдела статистики, необходимо создание автоматизированной расчетной системы, обеспечивающей автоматизацию задач по учету и формированию отчетности.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной ИС составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Многообразие существующих в настоящее время средств обусловливает нетривиальность проблемы выбора конкретного варианта при создании ИС из всего спектра допустимых решений. Такая ситуация предполагает на первоначальном этапе решения проблемы установить некоторые ограничения, как правило, группу требований к различным аспектам разрабатываемой ИС.

В существующем положении на стратегию информатизации в первую очередь оказывают влияние: накопленный парк аппаратных и программных средств, уровень подготовки конечных пользователей, позиция высшего руководства организации [5, с.69].

Решение задач подобного класса предполагает наличие критериев опти­мизации и ограничений. Критериями оптимизации здесь являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных сис­тем, сопровождения системы, развития системы.

Порядок внесения изменений

Представим модель жизненного цикла разрабатываемой системы в виде ряда последовательно выполняемых этапов. Среди этих этапов обычно выделяются следующие:

• определение потребностей;
• исследование и описание основных концепций;
• проектирование и разработка;
• испытания системы;
• создание и производство;
• внедрение;
• распространение и продажа;
• эксплуатация;
• сопровождение и мониторинг;
• снятие с эксплуатации (утилизация).

Проведенный анализ компании и основных бизнес-процессов однозначно определяет потребность в такой автоматизированной системе.

Процесс внедрения — трансформация описания разработки программного проекта в программный продукт, а также создание исходного кода, баз данных и документации независимо от того, были ли эти программные продукты разработаны, приобретены либо имеют смешанное происхождение.

На сегодняшний день существуют следующие основные стратегии внедрения системы

1. Параллельная стратегия. При этой стратегии одновременно работают старая (ручная) и новая система, и их выходные документы сравниваются. Если они согласуются длительное время, осуществляется переход на новую систему.

2. «Скачок». При такой стратегии происходит моментальный переход на работу с новой системой. Эта стратегия привлекательна, но не рекомендуется

3. «Пилотный проект». Это наиболее часто используемая стратегия. «Пилотный проект» - это тактика «скачка», но применяемая к ограниченному числу процессов. Область применения стратегии - небольшой участок деятельности. Такой подход снижает риск и наиболее надежен. Практически все предприятия применяют эту тактику.

4. «Узкое место». «Узкое место» - это малая часть производственного процесса. При использовании подхода «узкое место» план внедрения выполняется только для «узкого места» и для людей, работающих в нем. Точность данных повышается только для изделий в этом «узком месте»; переподготовка - только для людей, работающих в нем, анализ эффект - затрат делается только для него и т.д.

Преимущества и недостатки указанных стратегий приведены в таблице 5.

Таблица 5

Сравнение стратегий внедрения ИС

Наименование стратегии	Описание	Преимущества	Недостатки
Параллельное использование	параллельно выполняются старая и новая технология решения задачи, их результаты сравниваются. Если результаты согласуются длительное время, то осуществляется переход на новую технологию	- минимальный риск ошибок в виде новых технологий; - управления внедрения ИС может осуществлять независимо от обычного операционного планирования компании.	- двойная загрузка персонала; - потребности в удвоенных мощностях серверов; - необходимость постоянной сверки результатов работы 2х технологий.
Скачек	старая технология работает до определенного момента, затем осуществляется внедрение новой технологии, а после внедрения реализуется только новая технология	- минимальная длительность переходного периода; - нет двойных затрат на деятельность компании; - новые процессы являются наиболее оптимальными в виду отсутствия переходного периода.	- высокие риски несоответствия качества ИС требованиям компании; - высокие требования к процессу планирования перехода на новую технологию;
Пилотный проект	тактика скачка применяема к ограниченному числу процессов, областью применения обычно является небольшой участок	- минимальный риск выбора неверного решения, которое не приводит к длительному простою всего предприятия; - возможность изменения планируемой технологии в процессе внедрения ИС на участке; - отсутствие 2х затрат на реализацию технологии.	- сложность интеграции информационных потоков формируемых по старой и новой технологии; - необходимость управления старой и новой ИС одновременно.
Узкое место	автоматизация малой части производственного процесса, который обычно выбирается по критериям, их эффективности приводящих к повышению качества реализации процессов только в определенном узком месте.	- после автоматизации каждого узкого места имеется возможность прервать автоматизацию; - минимальные требования к уровню планирования работ внедрения.	- выполнение полного цикла планирования на каждом из узких мест ; - независимость автоматизации узких мест может привести к формированию избыточного множества программно аппаратных решений.

Исходя из особенностей каждой стратегии, была выбрана стратегия «узкое место». Выбор обоснован тем, что создание специализированного раздела не затронет существующую технологию, а автоматизирует лишь малую часть процесса.

Процесс внедрения будет включать шесть этапов:

1. Анализ;
2. Организация проекта;
3. Настройка системы;
4. Подготовка данных;
5. Тестовое испытание системы;
6. Сдача проекта.

Рассмотрим этапы процесса внедрения. Первый этап внедрения анализ соответствует целям и задачам предпроектного исследования. Основная цель этапов – изучение необходимых бизнес-процессов магазина.

Сложный этап «Организация проекта» выполняется рабочей группой разработчиков и представителей предприятия, на этом этапе составляется план проекта, в котором определены сроки проекта, его участники и бюджет.

Этап 3 «Настройка системы» состоит из выполнения действий по созданию прототипа автоматизированной системы, так же на этом этапе происходит создание руководства пользователя, и обучение менеджеров предприятия работе с информационной системою.

На четвертом этапе «Подготовке данных» планируется выполнение переноса, при необходимости конвертации, и загрузки данных в систему. Этап завершается выполнением проверки результатов подготовки данных, которая может включать в себя выполнение контрольных расчетов, с целью проверки данных.

Пятый этап посвящен непосредственно выполнению тестированию системы в соответствии с выбранной стратегией и обеспечением необходимой технологичности процесса.

Внедрение системы завершается проведением сдачи проекта в эксплуатацию, на этом этапе запланировано проведение аудита разработанной информационной системы для предприятия, а так же проверка разработанной документации и передача проекта группе ключевых пользователей.

Процесс эксплуатации и поддержки — включает пользовательские операции в системе и действующую поддержку, в том числе техническую помощь, оказание консультаций пользователям, фиксация их запросов с целью выполнения расширений и изменений, а также обработка исправлений либо ошибок. Выполняются функциональные задачи

- выполнение операций в системе;

- обеспечение технической поддержки и проведение консультаций;

- поддержка журнала регистрации запросов пользователей.

Несомненно, разрабатываемое программное обеспечение планируется эксплуатировать в рамках производственного цикла компании. Следовательно, актуальными являются этапы эксплуатации, сопровождения и мониторинга. Так как по сути разрабатываемое программное обеспечение является приложением баз данных, следовательно, например, под мониторингом и сопровождением можно понимать процессы администрирования сервера баз данных.

Заключение

Данный программный продукт позволил автоматизировать работу предприятия в сфере обслуживания клиентов МУП СП БТИ. Программа реализована под специфику данного предприятия, но реализация и настройка под другое предприятие возможна. Внедрение в дальнейшем необходимых компонентов, отчетов, модулей реализуется по необходимости.

Система разработана на основе АРМ менеджера отдела приема заказов и может использоваться локально или в вычислительной сети управления «МУП СП БТИ», что обеспечит автоматизированный обмен информацией и, следовательно, повысит эффективность ее обработки.

Система может использоваться для решения комплекса информационно-расчетных задач отдела приема заказов на услуги, предоставляемые БТИ, и формирования отчетов по результатам введенной информации в базы данных.

Система не требует значительных капитальных затрат, только на разработку и внедрение РМ.

В перспективе разработанная система может быть расширена для более широкого комплекса задач предметной области.

Список использованной литературы

1. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2012. - 84 с.
2. Васина А. А. Финансовая диагностика и оценка проектов. СПб.: Питер, 2010. - 448 с.
3. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М.: Финансы и статистика 2009г. – 202с.
4. Гладкий А.А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров М.: 2010
5. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. М.: Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру. 2009. 320с.
6. Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров. Учебное пособие. 2012
7. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб. : Питер, 2010.
8. Маклаков, С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2010.
9. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2010. - 240 с
10. Морозов, Ю. П. Теория управления: Учебное пособие для вузов / Ю. П. Морозов. – М.: Юнити-Дана, 2007. – 379 с. 
11. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических систем. М. : Финансы и Смирнова Г.Н. Информационные системы в экономике. М. : Финансы и статистика, 2011.
12. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2012г. 232с
13. Турилин, Б. М. Теория управления: Учебник / Б. М. Турилин. – М.: Финансы и статистика, 2006. – С. 176
14. Федоров. А.К. Проектирование информационных систем. М. : Финансы и статистика, 2012.