Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» (Разработка информационной модели данных)

Содержание:

Введение

В современных экономических условиях развитие любого бизнеса как никогда связано с современными информационными технологиями. В реалиях капиталистического рынка все более остро встает вопрос конкуренции, и как следствие, решение проблем по повышению уровня качества товара или оказания услуг для экономически выгодного функционирования предприятий. Для решения этих проблем крупные предприятия уже давно начали процессы автоматизации и оптимизации своих ресурсов, как финансовых, трудовых, так и производственных. Малые, а тем более средние фирмы так же начали осознавать такую необходимость. К основным преимуществам, которые даёт автоматизация бизнес-процессов предприятия, можно отнести:

• оптимизация всех бизнес-процессов и снижение основных затрат;
• повышение эффективности использования программного обеспечения и оборудования;
• повышение качества производимого товара или услуги путем контроля производства;
• оптимизация процесса взаимодействия с потребителями и поставщиками;
• возможность быстро реагировать на изменения рынка потребителя и адаптация к новым условиям.

Оптимизация структуры фирмы, процесса её функционирования и увеличение степени автоматизации, приводит к упрощению работы как внутри предприятия, так и работы с клиентами, поставщиками и другими фирмами. И как следствие увеличение доходной статьи организации.

Для осуществления автоматизации бизнес-процессов необходима разработка информационной системы (ИС), соответствующей задачам и условиям конкретной организации. С развитием программного обеспечения ЭВМ появились управляющие систем, которые позволяют накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации складского учёта на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией.

Для реализации ИС необходимо разработать регламент бизнес-процесса, который необходимо автоматизировать. Разработка регламента ведения складского учёта при использовании информационной системы складского учёта, позволит строго регламентировать последовательность действий, необходимых для осуществления всех функций склада, определить ответственность сотрудников склада и уменьшить необходимое время для оформления различного рода сопроводительных товар документов.

Целью курсовой работы является анализ деятельности складского учёта, описание внедрения информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является разработанный регламент выполнения бизнес-процесса «Складского учёта».

Анализ предметной области и постановка задачи

Анализ предметной области начинается с определения предметной области. Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними[^[1]].

К основным задачам складского учёта относятся:

• организация складской картотеки;
• учёт движения ТМЦ на складе;
• складские отчёты;
• комплектация;
• организация приемки продукции;
• контроль наличия свободных складских площадей;
• подготовка отчетов об объемах товаров [8, с.5-8].

Так же склад должен предоставить условия для сохранности продукции, находящейся на хранении, организовать рациональное хранения, внутреннюю транспортировку, упаковку и подготовку к отправке, высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применять нормативные условия организации и охрану труда.

Организация складской картотеки включает в себя учёт товаров, находящихся на хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учёту прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учёт выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

К основным сотрудникам склада относятся: заведующий складом (завсклад), кладовщик и грузчики. Так же в больших складских комплексах могут работать узкоспециализированные сотрудники – логисты, комплектовщики.

Заведующий складом является материально ответственным и отвечает за все ТМЦ на складе. Лично несет полную ответственность за всё, что происходит в помещениях склада, за всю документацию, относящуюся к работе склада. В функции завсклада входит [8, с.56]:

• поддержания работоспособности складского хозяйства;
• проверка соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам;
• формирование актов о приемке материалов;
• формирование приходных ордеров;
• проверка ведения записей в карточках учёта материалов;
• передача первичной документации в бухгалтерию.

К основным обязанностям кладовщика относятся [8, с.58]:

• приёмка, проверка и оформление товарно-сопроводительных документов (ТСД);
• осуществление приема на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей;
• ведение сопроводительной документации.

В функции грузчиков входит разгрузка, погрузка и комплектование ТМЦ.

Большое количество операций с бумажными носителями, сопутствующих обязанностей и отсутствие компьютеризированных рабочих мест, нередко приводит к ошибкам в заполнении документов склада. Для получения более качественных данных о работе склада, выявления недостатков существующей системы складского учёта и в понимании процессов, которые необходимо автоматизировать, стоит рассмотреть бизнес-процесс складского учёта, характерный для типичного склада. Рассмотрим основные направления – приёмка товарно-материальных ценностей (ТМЦ), отгрузка ТМЦ, инвентаризация.

Процедура приёмки ТМЦ на склад [8, с.11]:

• ТМЦ приходят на склад в сопровождении товарной накладной;

• кладовщик на складе, проверяет товарную накладную, и регистрирует ее в «Журнале складских документов» и в книге учёта;

• осуществляет осмотр ТМЦ, и, если нет количественного и качественного расхождения, принимает их на склад;

• грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и кладовщик делает запись в книге учёта о том, где хранится вновь поступившая продукция.

Для сверки данных в книге учёта с реальным наличием ТМЦ на складе проводиться инвентаризация, которая включает в себя следующие стадии [8, с.48]:

• завсклад (или сотрудник ответственный за инвентаризацию) с книгой переучёта отправляется на склад и вручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве;

• после этого данные сверяются с данными из книги учёта товаров;

• составляется соответствующий отчет, по данным переучёта продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии [8, с.22]:

• кладовщик выписывает накладную и регистрирует ее в «Журнале складских документов»;
• кладовщик даёт указание на поиск и отгрузку товара;
• грузчики комплектуют товар и доставляют к месту отгрузки;
• получатель товара проводит внешний осмотр и подсчет ТМЦ;
• кладовщик регистрирует в книге учёта факт отгрузки товара, выдает получателю груза ТСД;

Для нормального функционирования склада, необходима точная, качественная система ведения документации. К основным формам документов на складе относятся следующие документы [8, с.73]:

• Форма документа «Журнал складские документы», где регистрируются документы, проходящие на складе;
• ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132. Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора;
• ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132. Данный документ применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику;
• ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132. Данная форма применяется предприятиями, которые ведут внешнеэкономическую деятельность;
• ТОРГ-12 «Товарная накладная». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132. Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям;
• ТОРГ-13 «Накладная перемещения». Постановление Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. Специальный вид документов, предназначений для оформления внутренних перемещений товаров на предприятии с одного склада на другой;
• ТОРГ-14 «Расходная накладная». Постановление Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. Форма документа применяется для учёта расхода/продажи материальных ценностей внутри организации. Она хранится на складе и используется для складского учёта. Ее удобно оформлять при расходе/продаже со склада большого количества материальных ценностей;
• ТОРГ-16 «Акт о списании товаров». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132. Данная форма применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации;
• 1-T «Товарно-транспортная накладная» (ТТН). Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78. ТТН предназначена для сопровождения ТМЦ и расчета за их перевозки, приема товара на склад;
• «Транспортная накладная». Постановление Правительства от 15.04.11 N 272. Документ является подтверждением заключения договора перевозки груза;
• M-2 «Доверенность». Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 г. N 71а. - применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;
• М-4 «Приходный ордер». Постановление Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а - применяется для учёта материалов, поступающих от поставщиков или из переработки;
• М-7 «Акт о приемке материалов». Постановление Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а - применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, также составляется при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;
• «Счет фактура». Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Форма документа «Счет фактура» это документ бухгалтерской отчетности, на основании которого организация-получатель оплачивает стоимость приобретаемого товара в банке. Счет фактура принимается к оплате банком в течение срока, указанного в документе (как правило в течение 5 банковских дней);
• ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей». Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88. Данная форма применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Рассмотрев основные виды деятельности на складе, можно отметить основные недостатки при ведении складского учёта:

• наличие больших объемов бумажных документов;
• ручное оформление;
• нерациональное использование складских площадей;
• достаточно трудоёмкий процесс учёта наличия ТМЦ;
• трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;
• трудоёмкость получения сводных отчетов;
• длительность сроков подготовки и согласования документов;
• в бумажном архиве нет возможности быстрого поиска нужных документов.

Анализ и выявление недостатков сложившейся ситуации на складе, позволяет спроектировать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

• регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
• поиск товаров для отгрузки, который будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении;
• формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием ЭВМ, не нужно будет тратить много времени на заполнение документов, хранить и обрабатывать большие объемы бумажных документов.

При помощи ЭВМ на складе будет автоматизирован учёт поступления и отгрузки товаров, учёт входящих и исходящих документов, количественный учёт. Автоматизация позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учёта. В информационной системе будут храниться все необходимые данные, которые можно будет выдать сотрудникам в нужной форме или сформировать отчеты с детальной информацией о количестве поступления и отгрузки конкретного товара.

Главное назначение автоматизированной системы – повышение эффективности выполнения основных функций и, как следствие, повышение производительности труда сотрудников склада.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, уменьшение затрат на многократные операции обновления, проверки избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, книг, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время на поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта[^[2]].

Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям^[3].

Структура конкретной автоматизированной системы для своей реализации предполагает наличие трех компонентов: комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники; системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы персонала в рамках конкретной автоматизированной системы обеспечения деятельности [7, с.15].

Потребности проектировщиков баз данных в более удобных и мощных средствах моделирования предметной области стали предпосылкой для развития семантических моделей данных. Притом, что любая развитая семантическая модель данных, как и реляционная модель, включает структурную, манипуляционную и целостную части, главным назначением семантических моделей является обеспечение возможности выражения семантики данных. Наиболее популярным способом представления семантической модели является ER-диаграмма. На основе ER-диаграммы реализуется реляционнуа модель: сущность становится таблицей, атрибуты-идентификаторы преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты- в столбцы.

Бизнес-процесс — устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязан­ных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя [2, с.23]. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации, такие как: IDEF0, IDEF3, DFD.

В зависимости от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».

Минимальная функциональность системы автоматизации склада:

• инструменты для обеспечения адресного хранения.

• мониторинг исполнения заданий в режиме реального времени.

• встроенные средства интеграции с технологическим оборудованием для сбора данных.

Системы автоматизации склада это большие, сложные, высокотехнологические продукты, которые требуют комплексного внедрения и квалифицированных специалистов для настройки и последующей работы.

Поэтому проект информационной системы должен давать полную, достоверную информацию и отвечать на любые вопросы, в пределах предметной области.

2. Проектирование информационной системы

2.1 Способы моделирования бизнес-процессов

На этапе проектирования информационной системы формируется модель данных - совокупность структурированных данных и операций их обработки [5, с.43]. Разработчики в качестве исходной информации получают результаты анализа. Конечным продуктом этапа проектирования является: схема базы данных (сформированная на основе ER-модели, разработанной на этапе анализа) и набор спецификаций модулей системы, которые строятся на базе моделей функций. Для моделирования бизнес–процессов, будет использован программный продукт «AllFusion Process Modeler» (старое название «BPwin»).

«AllFusion Process Modeler» – инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных процессов, в том числе, бизнес-процессов. Модель, созданная средствами «AllFusion Process Modeler», позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия. «AllFusion Process Modeler» совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3) [4, с.3-10].

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ процессов и систем, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении, показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье) [4, с.18-24].

Моделирование потоков данных (DFD), часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход [4, с.66-67].

Моделирование потоков работ (нотация IDEF3) позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход [4, с.70].

2.1.1 Функциональное моделирование IDEF0

Нотация IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий [3, с.5].

IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем.

Для новых систем применение IDEF0 имеет своей целью определение требований и указание функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции.

Для существующих систем IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются.

Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок.

Контекстная диаграмма — это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует некоторый объект или набор объектов. Высшее действие иерархии называется действием контекста — это самый высокий уровень, который непосредственно описывает систему. Уровни ниже называются порожденными декомпозициями и представляют подпроцессы родительского действия.

При создании модели сначала необходимо изобразить самый высокий уровень — действие контекста. Наименование действия описывает систему непосредственно и, как правило, состоит из одного активного глагола в сочетании с обобщающим существительным, которое разъясняет цель деятельности с точки зрения самого общего взгляда на систему.

Каждый блок может иметь различные типы связанных с ним стрелок. Стрелки обозначают людей, место, вещи, понятия или события. Стрелки связывают границы диаграммы с блоками, а также действия (блоки) на диаграмме между собой. В диаграммах IDEF0 имеется четыре основных типа стрелок [3, с.16].

Вход блока представляет материал или информацию, которая должна быть использована или преобразована блоком, чтобы произвести продукцию (выпуск). Стрелки входа всегда направляются в левую сторону блока. Стрелки входа необязательны, так как не все действия могут преобразовать или изменять (заменять) что-либо [3, с.9].

Каждый блок должен иметь минимум одну стрелку контроля (управления). Управление всегда входит в вершину блока. Как правило, управление представляется в виде правил, инструкций, политики компании, процедур или стандартов. Оно влияет на деятельность без фактического преобразования чего-либо. Управление может также использоваться для описания процедуры начала или окончания выполнения действия [3, с.49].

Стрелки выхода (выпуска) — это материал или информация, произведенная блоком. Каждый блок должен иметь по крайней мере одну стрелку выхода (выпуска). Процессы, которые не производят продукции (выпуска), лучше не моделировать вообще.

Механизмы исполнения — это те ресурсы, которые обеспечивают выполнение действия. В качестве механизма исполнения могут быть рассмотрены персонал компании, машины или оборудование, которые обеспечивают выполнение деятельности. Стрелка механизма может отсутствовать, если определено, что это не важно для работы блока.

Для построения IDEF0 диаграмм использовано ПО «AllFusion Process Modeler». Проанализировав предметную область, была сформирована функциональная схема бизнес-процесса «Складской учёт», представленная в приложении А. Контекстная диаграмма A-0 данной схемы представлена на рисунке 1 .

Рис.1 - Контекстная диаграмма

Декомпозиция в моделировании бизнес-процессов позволяет разложить модели, для того чтобы дать более подробное описание блоков. Каждое из этих действий может в свою очередь быть декомпозировано. При каждой декомпозиции блока создается новая диаграмма. Число декомпозиций не ограничено и полностью зависит от уровня сложности, который необходимо показать в модели. [3, с.8-9]

Контекстная диаграмма декомпозируется на 4 функциональных блока представленных на рисунке 2.

Рис. 2 - Диаграмма основных операций складского учёта

Приём ТМЦ на склад включает в себя процедуры проверки ТСД, количества и качества прошедшей продукции, и отправку ТМЦ на хранение.

Хранение и учёт ТМЦ разбиваются на два блока «Разместить ТМЦ» и «Инвентаризация».

Отгрузка ТМЦ включает в себя следующую последовательность действий: скомплектовать ТМЦ, проверить комплектацию ТМЦ и отгрузить товар.

Все документы необходимые для функционирования склада формируются, обрабатываются и хранятся в информационной системе.

Функциональные схемы основных операций складского учёта представлены в приложении А.

2.1.2 Моделирование потоков данных DFD

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Чаще всего диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0 [4, с.66-67].

Диаграммы потоков данных используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет моделируемую систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Главная цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами.

Любая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD).

Функциональный блок «Сформировать обработать хранить ЭД» содержит следующие потоки данных, представленных на рисунке 3:

• формирование ЭД на поступление отгрузку, хранение и инвентаризацию ТМЦ;
• занесение в БД данных о входящих ТМЦ;
• занесение в БД данных о исходящих ТМЦ;
• занесение в БД данных о учёте и инвентаризации ТМЦ;
• определение плана работ.

Рис.3 - Диаграмма DFD «Сформировать обработать хранить ЭД»

Сотрудники предприятия с помощью графического интерфейса формируют ЭД необходимые для выполнения операций складского учёта, которые хранятся в базе данных информационной системы.

Подобным образом можно представить диаграмму потоков данных для операций комплектования и проверки комплектации ТМЦ при отгрузки клиенту. DFD диаграммы данных операция представлены в приложении А (схемы А4.1, А4.2 соответственно).

2.1.3 Моделирование потоков работ IDEF3

Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур [4, с.70].

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии – IDEF3, также называемой workflow diagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов [4, с.70-72].

IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует организация, или же модель может показывать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию аналитика последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс [6, с.108-109].

Представление функционального блока «Проверить ТСД и ТМЦ», который, в свою очередь, является элементом декомпозиции блока «Приемка товара на склад», в виде диаграммы потоков работ показано на рисунке 4.

Рис.4 - Диаграмма IDEF3 «Проверить ТСД и ТМЦ»

На диаграмме представлена последовательность работ, выполняемых при проверка ТСД и ТМЦ. Данная последовательность работ формируется из следующих действий. Сотрудник склада анализирует поступающие на склад ТСД. В результате анализа определяется соответствие ТСД принимаемому товару. В случае выявления замечаний оформляется акт М-7. При отсутствии замечаний оформляется акт М-4.

Подобным образом можно представить функциональный блок «Инвентаризация» в виде диаграммы потока работ, показанной в приложении А (схема А3.2.1).

2.2 Разработка информационной модели данных

Построение информационной модели предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями. Одним из методов построения информационной модели является использование нотации IDEF1X.

IDEF1X описывает собой совокупность/набор экземпляров похожих по свойствам, но однозначно отличаемых друг от друга по одному или нескольким признакам. Каждый экземпляр является реализацией сущности, таким образом, сущность в IDEF1X описывает конкретный набор экземпляров реального мира.

Общепринятым видом графического изображения реляционной модели данных является ER-диаграмма, на которой сущности изображаются прямоугольниками, соединенные между собой связями. Такое графическое представление облегчает восприятие структуры базы данных по сравнению с текстовым описанием.

Основные преимущества ER-моделей:

• наглядность;
• модели позволяют проектировать базы данных с большим количеством объектов и атрибутов.

ER-модели реализованы во многих системах автоматизированного проектирования баз данных (например, ERwin Data Modeler).

Основные элементы ER-моделей:

• объекты (сущности);
• атрибуты объектов;
• связи между объектами.

Сущность - это множество экземпляров реальных или абстрактных объектов (человек, место, вещь, событие, состояние, концепция, идея, предмет и т.п.), обладающих общими атрибутами или характеристиками, и о которых необходимо хранить информацию.

Связь - это функциональная зависимость между сущностями. Каждая сущность обладает атрибутами. Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности ^[4].

Графически связь изображается в виде линии, связывающей две сущности или ведущей от сущности к ней же самой. При этом в месте "стыковки" связи с сущностью используются трехточечный вход в прямоугольник сущности, если для этой сущности в связи могут использоваться много экземпляров сущности, и одноточечный вход, если в связи может участвовать только один экземпляр сущности. Обязательный конец связи изображается сплошной линией, а необязательный - прерывистой линией.

Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой)^[5].

Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой).

Связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности^[6].

В ERwin существуют два уровня представления и моделирования - логический и физический. Логический уровень означает прямое отображение фактов из реальной жизни. Например, люди, столы, отделы, компьютеры являются реальными объектами. Они именуются на естественном языке, с любыми разделителями слов (пробелы, запятые и т.д.). На логическом уровне не рассматривается использование конкретной СУБД, не определяются типы данных (например, целое или вещественное число) и не определяются индексы для таблиц [4, с.102].

При анализе предметной области и составлении её функциональной схемы были определены основные сущности и их связи. Основными сущностями являются:

• должность;
• заказ;
• клиент;
• комплектация товара;
• накладная;
• поставщик;
• приход товара;
• причина списания;
• склад;
• сотрудник;
• списание товара;
• тип товара;
• товар;
• ТСД отгрузки;
• хранение товара.

Диаграмма уровня сущностей и атрибутов, в нотации IDEF1X логического уровня модели ERwin представлена на рисунке 5.

Рис. 5 - ER – диаграмма в нотации IDEF1X логический уровень

Физический уровень модели ERwin формируется для конкретной целевой СУБД. Так как разработка регламента не предполагает реализацию информационной модели в рамках конкретной СУБД, физический уровень информационной модели в данной работе не рассматривается.

3. Регламент

На основе проведенного анализа предметной области, разработки функциональной схемы процесса складского учёта, а так же информационной схемы БД был сформирован регламент складского учёта, который представляет собой совокупность регламентов выполнения основных функций склада.

3.1 Приём  товара  на  склад

 Цель:  обеспечение приёмки  товара на складе по количеству и качеству  в нормативные сроки.

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – завcкладом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – грузчик

4. ТСХ – маркировщик

5. ОЗК – менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

1. Инструкция П-6 – Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству. Постановление Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. N П-6 (с изменениями от 29.12.73 г. и от 14.11.1974 г.);
2. Инструкция П-7. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству. Постановление Госарбитража СССР от 25.04.1966 г. N П-7 (с изменениями, внесенными постановлениями Госарбитража СССР от 29.12.1973 г. N 81 и от 14.11.1974 г. N 98);
3. ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;
4. ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;
5. ТОРГ-12 «Товарная накладная»;
6. ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;
7. 1-T «Товарно-транспортная накладная»;
8. 4-П «Путевой лист грузового автомобиля»;
9. ТОРГ-12  «Транспортная накладная»;
10. M-2 «Доверенность».

Последовательность действий при приемки товара на склад:

1. За день до поставки ТМЦ сотрудник ОЗК создает в ПСУ ЭД «Поступление товаров».

2. По всем поступившим ЭД «Поступление товаров», завскладом вносит изменения в ЭД «План работы склада» на день,  который доводит до всех  сотрудников склада, распределяя  объём  работы между ними.

3. После поступления ТМЦ на склад, экспедитор предоставляет товаросопроводительные документы (ТСД) завскладу.

4. Завсклада проверяет правильность оформления ТСД, наличие поставки,  сверяет  список пришедшего товара  с  товарной накладной  и с ЭД «Поступление товаров». Создаёт ЭД «Учётная карточка»  на основании ЭД «Приход Товара» и выдаёт задание кладовщику на приёмку товара и распечатку ЭД «Поступление товаров».

5. Кладовщики склада просчитывают пришедший товар, сверяют количество фактически пришедшего товара с количеством указанных в документах, которые пришли вместе с товаром, и заносят фактическое количество в ЭД «Учётная карточка». Если есть отклонения в ТСД или ТМЦ не пришли, завсклад сообщает об этом сотрудникам  ОЗК и получает указания по электронной почте. Сотрудник ОЗК вносит необходимые пометки в ЭД «Поступление товаров».

6. После просчета ТМЦ и перенесения фактического количества в ЭД, кладовщик делает на ТСД  отметку о приеме груза.

7. Кладовщик  склада сканирует «Учётную карточку» и загружает её в ПСУ, после чего выгружает Акт «Приёмки Продукции» и отправляет его сотрудникам ФД, Завскладу и сотруднику ОЗК на электронную почту. Так же выгружает и распечатывает маркировочные этикетки   и наклеивает  их на упаковку товара.  После маркировки всего  пришедшего товара кладовщик подтверждает в ЭД «Учётная карточка» выполнение задания. Маркировочная этикетка несёт в себе информацию о наименовании товара, его  количестве  в упаковке  и внутри складской штрих код  ТЕ – транспортной единицы упаковки, отражает в какое место хранения надо положить данный товар.

3.2 Регламент комплектации заказов  на  складе

Цель:  обеспечение комплектации  заказов  на складе в нормативные сроки в с необходимым качеством.

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – завcкладом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – комплектовщик

4. ТСХ – грузчик

5. ПО – менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

Типовых регламентирующих документов нет.

Последовательность действий при комплектации заказов на складе:

1.  При поступлении оплаты товара и готовности клиента принять ТМЦ, менеджер дирекции по продажам создает ЭД «Заказ покупателя»;

2. Комплектация товара  на складе начинается на следующий день, с дня поступления на склад ЭД «Заказ покупателя». Завскладом вносит изменения в ЭД «План Работы Склада» на день,  который доводит до всех  сотрудников склада, распределяя  объём работы между ними, ставит задачу  кладовщикам  и координирует их работу, а так же создаёт  ЭД  «Приказ На Отбор», в котором отображается информация по количеству товара, месту расположения на складе и другими характеристиками, и отправляет его комплектовщикам  для выполнения работ по подбору товара в заказ;

3. Комплектовщики распечатывают «Приказ на отбор» и комплектуют заказ;

4. Собранный товар и «Приказ на отбор» с пометками о выполнении комплектовщики  передают  кладовщику;

5. Кладовщик сканирует маркировочные этикетки, вносит данные в ЭД  «Приказ На Отбор» и ставит пометку «Выполнено», после полного комплектования заказа;

6. Завскладом проверяет данные в ЭД «Учётных карточках» и ставит пометку «Комплектация выполнена» в ЭД «Заказ покупателя».

3.3 Регламент отгрузки и доставки заказа клиента со склада

Цель:  обеспечение отгрузки  товара на складе в нужном количестве, в установленное время, в нормативные сроки.

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – завскладом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – грузчик

4. ОП – менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

1. ТОРГ-12 «Товарная накладная»
2. 1-T «Товарно-транспортная накладная»
3. 4-П «Путевой лист грузового автомобиля»
4. ТОРГ-12  «Транспортная накладная»
5. M-2 «Доверенность»

Последовательность действий при отгрузке и доставке заказа клинета со склада:

1. После комплектования товара и пометки в ЭД «Заказ покупателя» «Комплектация выполнена» в ПСУ формируется ЭД «Разрешение к отгрузке;

2. Менеджер ОП ЭД «Разрешение к отгрузке» присваивает статус «Разрешена к отгрузке», и в ПСУ формируются сопроводительные документы «Товарная накладная»,  «Счёт-фактура», ТТН;

3. Отгрузка  товара  со склада  по заказу клиента на основании ЭД «Разрешение к отгрузке» планируется  завскладом  за сутки и помечается в ЭД «План Работы Склада»;

4. Менеджер ОП в ТСД ставит подпись и печати в документах «Товарная накладная» и «Счет-фактура», сканирует их и загружает их в ПСУ;

5. Кладовщик проверяет комплектность заказа и в ЭД «Разрешение к отгрузке» ставит пометку «ушёл со склада». После отгрузки товара кладовщик передаёт ТСД, путевые листы водителю-экспедитору;

6. Завскладом сканирует ТСД, составляет реестр  ТСД, загружает данные в ПСУ. ЭД «Разрешение к отгрузке» присваивается статус «Груз отгружен»;

7. На основании ЭД «Разрешение к отгрузке» менеджер  ОП ЭД «Заказ покупателя» присваивает статус выполнен.

3.4 Регламент инвентаризации на складе

Инвентаризация проводится в следующих случаях:

1. В плановом порядке, завскладом проводится анализ по количеству обращений к артикулу. В зависимости от типа хранимого ТМЦ проверка осуществляется либо не реже 1 раза в 2 недели, либо не реже 1 раза в месяц, либо не реже 1 раза в 6 месяцев.

2. В целевом порядке по претензии клиента или в случае расхождений – пересортицы, недостач, излишек. Проводится в течение 3 дней после получения претензии.

3. В рабочем порядке, по  факту обнаружения комплектовщиком расхождений в остатках в месте хранения в процессе комплектации заказа клиента. Проводится немедленно в течение 10 минут.

4. Ежедневно - при выявлении пустых ячеек и выборочно по разным местам хранения.

Цель:  обеспечение точности товарных остатков  на складе по факту и по учёту в режиме реального времени, повышение уровня сервиса клиентов по разбору их претензий.

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – завскладом

2. ТСХ – кладовщик

3. ФД – специалист по учёту

Перечень регламентирующих типовых документов:

Типовых регламентирующих документов нет.

Последовательность действий при инвентаризации на складе:

1.  Кладовщик и завскладом получает распоряжение от начальника склада о проведении выборочной инвентаризации, отмечая какие ячейки и товары должны быть инвентаризированы.

1.1. Кладовщик под контролем Завсклада, проверяет в ПСУ документы по движению  артикула, по которому выставлена претензия  или данные по которому расходятся в ЭД «Учётных карточках», на предмет выявления ошибок в оформлении документов или в движении товара.

2. Завсклада выделяет нужный ресурс, а начальник склада создаёт  ЭД  «Инвентаризация по артикулу», который блокирует движение артикула в ПСУ.

3. Кладовщик, получив задание, пересчитывает товар, проводя поштучный подсчет товара и вводя полученные данные пересчёта в ЭД  «Инвентаризация по артикулу».

4. Если в ячейке обнаружено отклонение остатка, то завскладом по обращению кладовщика проводит  дополнительный пересчёт товара. При необходимости введённые данные в ЭД  «Инвентаризация по артикулу» корректируются.

5. Данные из ЭД  «Инвентаризация по артикулу»  переносятся завскладом в ЭД «Инвентаризация», который проводится. При проведении  автоматически создаются документы по виртуальному списанию и приходу товара по отклонениям остатков для их выравнивания.

6. Специалист ФД  приводит в ПСУ остатки в соответствии с реальными.

Заключение

Данная курсовая работа выполнена в соответствии с учебным планом по специальности «Методы и средства проектирования информационных систем и технологий» по теме «Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт».

В результате выполнения курсовой работы был разработан регламент бизнес-процесса «Складской учёт», который позволит обеспечить выполнение функций склада с использованием информационной системы «Складского учёта».

В ходе выполнения курсовой работы были решены следующие задачи.

• 1. Проведен анализ предметной области, касающийся вопросов движения и учёта материалов на складе, который позволил выявить «узкие места» в организации складского учёта на предприятии.
  2. Сформирована функциональная схема процесса складского учёта, которая позволяет рассмотреть данный процесс с точки зрения действий, выполняемых сотрудниками склада.
  3. На основе анализа предметной области и построенной функциональной схемы были выделены основные сущности предметной области, их связи и атрибуты. Построена ER-диаграмма, на основе которой может быть разработана БД АИС, которая позволит:
     • повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единой базы данных;
     • снизить затраты на складское хранение, временные затраты на проведение всех складских операций, количество ошибочных складских операций, затраты на заработную плату складских работников, за счёт автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации
     • обеспечить надежный учёт и контроль приёмки и отгрузки ТМЦ;
     • повысить эффективность обмена данными между подразделениями компании. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации;
     • повысить эффективность использования складских помещений.
  4. Проведенный анализ предметной области, построение функциональной схемы рассматриваемого процесса и ER-диаграмма позволили разработать регламент бизнес-процесса «Складской учёт». Данный регламент определяет совокупность действий и последовательность их выполнения сотрудниками склада и смежных подразделений. Ведение складского учёта в соответствии с разработанным регламентом позволит:
• оптимизировать бизнес-процесс и снизить основные трудозатраты;
• повысить эффективность использования программного обеспечения и оборудования;
• оптимизировать процесс взаимодействия с потребителями и поставщиками.

Список литературы

• 1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с: ил.
  2. Геращенко М.М. Информационные технологии в делопроизводстве и кадровой работе: учебное пособие / М.М. Геращенко; СибАГС. – Новосибирск: Изд-во СтбАГС, 2011. – 184с.
  3. Маклаков С. В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: Диалог-МИФИ, 2001. - 304 с.
  4. Персианов В.В. Информационные системы: учебное пособие / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – Тула: Изд-во тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2005. – 149 с.
  5. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес процессов/ Владимир Репин, Виталий Елиферов. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 544с.
  6. Руководящий документ. Издание официальное. — М.: ИПК Издательство стандартов, 2000. — 75 с.
  7. Семенихин В.В. Организация складского учета/Под общей ред. В.В. Семенихина. – М.: Изд-во Эксмо, 2006. – 80с.
  8. Симонович С. Специальная информатика /С. Симонович, Г. Евсеев, А. Алексеев. – М.: АСТпресс, 2001. – 478с.
  9. Фролова Л. В. Формирование бизнес-модели предприятия [текст]: учебник. / Л. В. Фролова, Е. С. Кравченко - К.: Центр учебной литературы, 2012. – 384с.

Приложение А

Функциональная схема бизнес-процесса «складской учёт»

1. Новиков А.М., Новиков Д.А. Методология научного исследования. – М.: Либроком, 2010. – 280 с ↑

2. К. В. Балдин, В. Б. Уткин/ Информационные системы в экономике 2008. - 395с ↑

3. Информационные системы: Учебное пособие / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – Тула: Изд-во тул. гос. пед. ун-та им. Л.Н. Толстого, 2005. – 149 с. ↑

4. Пушников А.Ю. Введение в системы управления базами данных. Часть 2. Нормальные формы отношений и транзакции: Учебное пособие/Изд-е Башкирского ун-та. - Уфа, 1999. - 138 с. ↑

5. Там же ↑

6. Там же ↑