Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг»

Содержание:

Введение.

Мы определяем рекламу как любую, оплаченную конкретным спонсором, форму неличного представления и продвижения идей, товаров или услуг с помощью средств массовой информации -- газет, журналов, телевидения и радио. Многие организации используют рекламу для того, чтобы рассказать о себе, своих товарах и услугах или о каких-то своих мероприятиях определенным образом отобранной аудитории в Надежде на то, что это сообщение вызовет какую-то ответную реакцию.^[1]

Реакция может оказаться самой разной, например, у потребителя формируется определенное отношение или мнение по поводу данного товара или марки -это реакция на уровне восприятия. Ответная реакция проявляется в том, что потребители захотят купить рекламируемый товар или увеличить его потребление -такая реакция называется поведенческой. Рекламой пользуются не только производители товаров и услуг. Многие некоммерческие и общественные организации, например благотворительные фонды, музеи, религиозные общины, пытаясь привлечь к себе внимание большего количества людей, в последнее время активно используют этот инструмент маркетинга. Реклама выступает прекрасным средством информирования и убеждения, независимо от того, что является ее целью: сформировать предпочтение мобильных телефонов фирмы Nokia по миру, увеличить молока детьми и или уменьшить чи Даже крупнейшие имеющие собственные рекламные службы, не без ущерба для прибыльности бизнеса обходиться без рекламных агентств

любой организации собой систему целенаправленных регламентированных деятельности (операций), значимых для организации называемых бизнес-процессами.^[2]

1. и регламентация бизнес-процессов формализовать существующую бизнеса, устраняется функций работников.
2. Все контролируются, сотрудники свою работу
3. Количество ошибок при платежных и первичных снижается.
4. Регламентированные представляют собой знаний о процессах – сотрудники быстрее и понимают то, что от них требуется.

описания бизнес-процессов, увидеть направления, по они могут быть Необходимо отметить, что сразу осуществить Большая часть оптимизации может за счет реализации программ. Поэтому где невозможно сразу процесс, нужно программу по улучшению и с указанием исполнителей и выполнения.

Разработка – наиболее ответственный моделирования бизнеса, предшествует внедрению в АСУ.

Целью работы является на описания бизнес – компании, разработать – процессы продаж и рекомендации по улучшению с использованием программного Quick Sales 2.

исследования является агенство «Красный Предметом исследования работы разработка организации, а предоставление рекламных

Глава 1. Теоретические аспекты бизнес-процессов.

1.1.Постановка задач в бизнес-процессов.

управленцы задают вопрос: «Зачем нам описывать бизнес-процессы?» это связано с тем, что группа руководителей решать вопросы без глубокого анализа на интуитивном уровне. быть, в каких-то опыт и помогает, но в случаев к решению это не приводит.

Описание является одним из трудоемких этапов и требует не только затрат времени, но и и вдумчивого подхода к процессов. Процессы описывать, используя инструменты: EXCEL, ARIS, MS Visio. то, чтобы готовые были понятны и сущность процессов. В случае немаловажной квалификация руководителя и внешних аналитиков, должны иметь уровень образования в экономики предприятия и и достаточный опыт ции подобных проектов.^[3]

того, как процессы можно увидеть по которым они могут улучшены. Даже вы выполняете проект компании, для выполнения описанных процессов и направлений оптимизации не будет привлечение экспертов, так как они имеют взгляд на проблему и в своих оценках.

улучшения можно

-Посредством визуального готовых схем для исключения дублирования и различного рода

-Посредством стоимостного операций описанных

-Посредством анализа выполнения каждой из описанного процесса;

- функционально-стоимостного анализа по центрам затрат);

- анализа путей материальных финансовых и потоков между процессов;

-Посредством соответствия ресурсов, в процессе, их использованию.^[4]

отметить, что улучшение по выработанным направлениям сразу осуществить Большая часть оптимизации и улучшений быть осуществлена только за счет долгосрочных программ. там, где невозможно улучшить процесс, разработать программу по и оптимизации с указанием исполнителей и сроков

Первый шаг подготовительного — это описания процесса от до конца с точки бизнеса. На этой важно очертить процесса настолько насколько это возможно. гораздо проще границы процесса, они заданы для процесса широко, чем расширять когда границы узкие.

И это важно по причинам.

Во-первых, описание процесса то можно запросто из виду какие-нибудь взаимодействия между организации. Именно этого решения бывают неэффективными. способ убедиться в видения процесса — его конечного потребителя. приемной комиссии требуется помощь в эффективности процесса абитуриентов. В этом важно помнить, что потребителем данного является абитуриент, а не комиссия. Правильный требующий ответа, так: «Для непосредственно это все делается?».

из причин для формирования списка задействованных в участников является убедиться в том, что «правильные» люди. знание участников что все они будут включены в построения модели Разумеется, что на этапе модели может какая-то группа участвующая в процессе в исключения, и которая этого была из внимания.

Начинать следует с анализа процесса. Затем определить событие, инициирует процесс, и которое говорит о (штатном) завершении то есть, необходимо как начинается и как заканчивается Еще раз хочется заострить очень важно стартовую и конечную именно с точки пользователя. Например, в том же с поступлением в колледж начать того, с начинает абитуриент (в ситуации к нему возникает интерес как к участнику спортивной колледжа). Для того это учесть, необходимо отдельный процесс кандидатов в спортивную Также важно четкое определение для которого создается еще до начала работы.^[5]

В выполните этап Цель данного — выполнить оценку процесса и удостовериться, что информация соответствует Одна из ситуаций, у организаций появляются в выполнении процессов, это сходные процессы в точках (отделах, и т.п.) выполняется Не принимая во внимание соображения (которые еще один уровень это как раз тот случай, когда офисы одной в процессе развития предоставлять одни и те же или выполнять одну и ту же по-разному.

Разумеется, бы все было одинаковым и этот этап, и не понадобился бы. Кроме как уже было сказано, различные исключения в процесса. Сначала исключения, выявленные в моделирования, и проверьте, они учтены. Затем список исключений, на этапе проверки.

завершения этапа вы должны получить бизнес- процесса, его кратким описанием и выявленных исключений. Эта впоследствии позволит проанализировать происходящее и рекомендации по оптимизации процесса. Данная послужит руководством при информации о затратах, узких мест и задержки. Что, в счете, способствует существующей системы бизнес-процессами и принесет прибыль от инвестиций.^[6]

1.2 средства для моделирования .

В рынке программного есть большое продуктов, предназначенных для деятельности предприятия, в каждого из них заложена методология.

В России для и анализа бизнес-процессов широко используются средства моделирования: Rose, Oracle AllFusion Process (BPWin) и AllFusion Data Modeler ARIS, Power За рубежом, помимо , активно используются средства, как System Ithink Analyst, и

Выделим основные позволяющие из представленных моделирования выбрать те, которых в России бы с большей вероятностью оправдать. Такими являются:

-устойчивое продукта на рынке его существования, программа продукта, система о проблемах, совокупность и др.);

- распространенность (количество проданных наличие, размер и деятельности пользовательской

- доступность поддержки Такие услуги включать телефонную линию», техническую и поддержку через поставщика в России;

- обучения. Обучение проводиться на территории поставщика в России, или где-либо в другом

- доступность материалов по Они могут включать учебные материалы, пособия, книги, информацию в Интернете, ^[7]

Для более подробного выделим те программные которые удовлетворяют критериям. В нашем для дальнейшего рассмотрения Oracle Designer, Rose, Power ARIS, по которым представлено более описание.

Возможности

-поддерживает сразу три нотации – IDEF0 моделирование), DFD (моделирование данных) и IDEF3 потоков работ). Эти три ракурса позволяют предметную область комплексно;

- позволяет процедуры в компании;

- поддерживает методы себестоимости по объему деятельности (функционально-стоимостной ABC);

- имеет набор средств моделей, проектов.

ERWin – это средство моделирования БД. Используется при и создании баз данных сложности на основе «сущность – связь». В время ERWin наиболее популярным моделирования данных поддержке широкого СУБД самых классов.

Такие представляют информационные в удобном и наглядном для виде, что делает их средством коммуникации проектировщиками и пользователями в уточнения постановки ^[8]

ARIS с помощью мы будем производить анализ -компании IDS AG , разработанный германской IDS Scheer. Основное – программное обеспечение и В настоящее время обслуживает 4000 в 50 странах мира сеть своих и партнеров. Качество IDS Scheer было в июне 2005 золотой медалью познаньской ярмарки, на награждаются только продукты.. ARIS четыре типа отражающих различные исследуемой системы:

- модели, представляющие системы – иерархию подразделений, должностей и лиц, связи ними, а также привязку структурных

- функциональные модели, иерархию целей, перед аппаратом с совокупностью деревьев необходимых для достижения целей;

- информационные отражающие структуру необходимой для реализации совокупности функций

- модели управления, комплексный взгляд на бизнес-процессов в рамках ^[9]

Для построения перечисленных моделей используются как методы моделирования так и различные известные и языки моделирования, в ER и UML

Необходимо отметить, что инструментальных средств должен сопровождаться происходить в контексте методик моделирования предприятия.

Исходя из выбор инструментальной предусматривает в общем работы (включая документирование результатов):

1) состава методов с учетом состава и системообразующих элементов

2) определение общих к средствам разработки поцессов;

3) проведение анализа современного инструментальных средств и выбор оптимального

1.3 Моделирование бизнес-процессов.

бизнес-процессов представляет собой из способов повышения характеристик и производительности компании. Основу методики составляет процесса посредством компонентов (представленных данными, событиями, и др.), которые ему. Зачастую, метод направлен на логической взаимосвязи составляющих процесса с его этапа до завершающего в фирмы. При более обстоятельствах в моделировании входить внешние в к компании процессы системы.

Имитирование процессов способствует деятельности и проведению предприятия. Этому составление моделей в соответствии с аспектами и уровнями и регулирования. В случае с фирмами данный характеризуется более и многогранным исполнением, в небольших.

Зачастую с целью используется ряд средств и специальное ПО, что облегчению управления отслеживанию внесенных сокращению времени на анализ.  

целью моделирования является достижение деятельности. С этой в процессе анализа главное уделяется увеличению ценности итогов и уменьшению финансовых и затрат на осуществление ^[10]

Кроме того, к рассматриваемого метода

-составление характеристики При помощи моделирования доступным «внешний» на деятельность и определение способствующих повышению ее

-приведение в норму Посредством моделирования осуществляется установка их реализации. Следование регламентациям способствует достижению уровня эффективности

-определение взаимосвязей в При помощи данного происходит установление связи между и задачами, на осуществление они направлены^[11]

Данная зачастую состоит из поступательных этапов. моделирование преследует цель улучшения оно применяется и в «проектной» деятельности и при внедрении процессов.

Основные моделирования представлены:

- процессов и построением образца «как целью улучшения следует иметь о его функционировании на текущем Данная стадия на определение границ выявление его ключевых сбор сведений о процесса. Результатом создание исходной по типу «как

-пересмотром, оценкой и исходного образца. Данный заключается в выявлении и дублировании манипуляций в определении ограничений взаимосвязей процесса, необходимости в преобразовании Конечным итогом формирование окончательного модели «как

-Проектирование образца по «как должно того, как выполнен ситуации на данном процесса, нужно с желаемым его состоянием, и закладывается в основу которая разрабатывается на стадии. Она направлена на процесса в будущем, с всех необходимых

-Выполнение проверки и модели «как быть». Данный этап метода связан с разработанного образца на Такая модель быть подвергнута с последующим внесение изменений.

-Усовершенствование на предыдущем этапе Стадия направлена не улучшение процессов и образцов.

Разработка бизнес-процессов может различной направленности. На нее влияние проблемы, стремятся урегулировать при применения данного Но основе свойств пр которые подвергаются выделяется несколько моделирования

К наиболее видам моделирования следующие:

-Тип функционального моделирования. Заключается в характеристике процессов на основе описания функций, которым свойственна взаимосвязанность, четкая структурированность.

-Объектный вид метода – основывается на описании процессов, в виде комплекса объектов, находящихся во взаимодействии (представленные производственными единицами). Объект представлен каким-либо предметом, который подвергается преобразованию в процессе осуществления деятельности.

-Разновидность имитационного моделирования. Направлено на разработку поведения процессов с учетом разнообразных условий внешнего и внутреннего характера с оценкой динамических свойств процессов и с исследованием распределения ресурсов.  

-Классификация метода на типы принята с целью облегчения деятельности и сосредоточения внимания на конкретных свойствах процесса. Следует отметить, что в отношении одного и того же процесса возможно использование различных типов моделирования. ^[12] 

 Глава 2 . Описание деятельности и разработка бизнес-процессов в рекламном агенстве «Красный куб».

2.1. Описание деятельности рекламного агенства «Красный куб».

Рекламное агентство «Красный куб» представляет собой независимую фирму, специализирующуюся на выполнении рекламных функций: проведении рекламных исследований, разработке планов рекламной деятельности, разработке и проведении рекламных кампаний, в том числе подготовке рекламных обращений, производстве рекламоносителей, размещении рекламных обращений и т. п. Рекламное агентство делает все это от имени своих клиентов-рекламодателей и за их счет.

Оно имеет перед рекламодателями финансовые, юридические и морально-этические обязательства. ООО «Красный куб » является крупнейшим в Ярославском регионе мультифункциональным медийным агентством полного цикла, которое специализируется на корпоративном и внутрикорпоративном PR..
Понятием «медийное рекламное агентство полного цикла» «Красный куб»» хотело отразить свой комплексный подход к работе: мы можем практически всё, от разработки PR-стратегии до ее реализации

Кроме того, что клиент получает «все в одном окне», скорее всего, в итоге,  услуги агентства окажутся на том же уровне или даже дешевле, чем если бы он отдельно обращался в разные средства массовой информации и рекламные агентства, потому что как крупный заказчик, агентство пользуется существенными скидками практически у всех средств массовой информации.

За все свое время существования, агентство заняло стабильные позиции в сфере рекламы, показывало только лучшие результаты, добилось множества хороших отзывов от своих клиентов, потому что в нем работают только профессиональные специалисты, которые на протяжении всего времени качественно и в минимальные сроки выполняют свои задачи и достигают поставленных целей компании.
Сегодня рекламное агентство «Красный куб »  может предложить большой выбор высокоэффективных мероприятий для продвижения продукции и услуг любой компании.  Все сотрудники рекламного агентства проходят специальные профессиональные  тренинги. Агентство обладает большим опытом работы, сплоченным профессиональным коллективом. Налаженная система контроля выполняемых работ позволяет предоставить услуги высокого качества.
Деловая репутация агентства Красный куб»» базируется на принципах качества, оперативности, индивидуального подхода к решению задач своих клиентов  Рекламное агентство «Ярославль-Медиа» – это всегда свежие идеи и профессиональный подход.
Рекламное агентство гордится тем, что за годы работы у них появилось множество клиентов, партнёров и друзей.
ООО «Красный куб»», имеет солидный опыт и штат профессиональных сотрудников, а также может предложить своим клиентам комплексное обслуживание полного цикла, начиная от разработки информационно-рекламной, PR-стратегии, медиапланов, и заканчивая их реализацией. Сотрудничество с агентством возможно как на постоянной основе, так и по разовым заказам.

Компания предлагает следующие услуги:
- разработка стратегии и реализация PR- и рекламных кампаний, как в региональной, так и федеральной прессе, медиапланирование, текущая  информационная поддержка;
- разработка системы внутрикорпоративного PR;
- мониторинг региональной прессы (более 75 источников, включая основные федеральные издания и электронные средства массовой информации городов области, кроме того – более 20 основных сетевых средств массовой информации) – ежедневная подготовка полного или тематического, по параметрам клиента, обзора;
- подготовка и размещение материалов в любых региональных и федеральных средствах массовой информации;
- разработка и реализация любых имиджевых и рекламных проектов, в том числе, с использованием наружной рекламы и представительской полиграфии;
- брендинг, разработка и реализация кампаний по созданию и продвижению бренда;
- организация пресс-конференций, мероприятий, выставок с участием средств массовой информации;
- разработка и проведение PR-акций: корпоративные торжественные мероприятия, пресс-конференции, брифинги, концерты, презентации, церемонии и многое другое;
- текущее освещение деятельности заказчика в ленте новостей «ОНАКО-Медиа» с размещением информации на лентах федеральных информационных и сетевых агентств;
- проведение маркетинговых и социологических исследований;
- разработка, создание и текущее обслуживание интернет-представительства;
- производство видеопродукции, в частности, ролики,  имиджевые, презентационные фильмы;
- управление медиа-активами (средствами массовой информации).

2.2. Анализ финансовых показателей рекламного агенства «Красный куб» .

Приведенный в работе анализ финансового положения и эффективности деятельности ООО "Красный куб» " выполнен за период с 01.01.2015 по 31.12.2016 г. на основе данных бухгалтерской отчетности организации за 2 года

Активы организации на 31 декабря 2016 г. характеризуются примерно равным соотношением иммобилизованных средств и текущих активов (45,5% и 54,5% соответственно). Активы организации за анализируемый период (с 31.12.2015 по 31.12.2016) уменьшились на 706 тыс. руб. (на 36,9%). Учитывая уменьшение активов, необходимо отметить, что собственный капитал уменьшился еще в большей степени – в 2,8 раза. Опережающее снижение собственного капитала относительно общего изменения активов следует рассматривать как негативный фактор. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) На диаграмме ниже наглядно представлено соотношение основных групп активов организации: Диаграмма соотношения основных групп рис№4 находится в Приложении.

Снижение величины активов организации связано, главным образом, со снижением следующих позиций актива баланса (в скобках указана доля изменения данной статьи в общей сумме всех отрицательно изменившихся статей):

-дебиторская задолженность – 980 тыс. руб. (76,9%)

-денежные средства и денежные эквиваленты – 291 тыс. руб. (22,8%)

Одновременно, в пассиве баланса снижение наблюдается по строкам:

-кредиторская задолженность – 830 тыс. руб. (69,5%)

-нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) – 365 тыс. руб. (30,5%)

Среди положительно изменившихся статей баланса можно выделить "основные средства" в активе и "краткосрочные заемные средства" в пассиве (+441 тыс. руб. и +486 тыс. руб. соответственно). Собственный капитал ООО "Красный куб " на последний день анализируемого периода (31.12.2016) составил -267 тыс. руб., при том, что на начало анализируемого периода собственный капитал ООО "Красный куб" был намного выше – 95 тыс. руб. (т.е. уменьшение составило 362 тыс. руб.).

Коэффициент автономии организации на последний день анализируемого периода составил -0,22 Данный коэффициент характеризует степень зависимости организации от заемного капитала. Полученное здесь значение свидетельствует о всецелой зависимости организации от заемного капитала. Коэффициент автономии за весь анализируемый период резко уменьшился (на 0.28). В течение анализируемого периода имело место весьма значительное уменьшение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами – на 1,23. На 31.12.2016 значение коэффициента является критическим. Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами сохранял значение, не соответствующие нормальному, в течение всего проанализированного периода. В течение анализируемого периода произошло падение коэффициента покрытия инвестиций на 0,45. На 31 декабря 2016 г. значение коэффициента обеспеченности материальных запасов составило -0,49. Коэффициент обеспеченности материальных запасов в течение анализируемого периода (с 31 декабря 2015 г. по 31 декабря 2016 г.) резко снизился (на 0,48). В течение всего рассматриваемого периода коэффициент сохранял значение, не соответствующее норме. По состоянию на 31.12.2016 значение коэффициент обеспеченности материальных запасов можно охарактеризовать как критическое. Коэффициент краткосрочной задолженности ООО "Красный куб " показывает на отсутствие долгосрочной задолженности при 100% краткосрочной

2.3. Выбор инструмента графического представления бизнес-процессов.

Для составления графической схемы бизнес-процессов была выбрана инструментальная среда ARIS. ARIS является одним из наиболее используемых инструментов при описании бизнес-процессов организации, так как позволяет создать полную многостороннюю модель деятельности организации. Созданные модели бизнес-процессов и организационной структуры компании являются наглядными и легкими для восприятия.

EPC (Event-Driven Process Chain, событийная цепочка процессов) – нотация отображения хода выполнения процесса, ключевыми элементами которой являются События и Функции.

Нотация EPC была разработана в 90х годах XX века. EPC придумал немецкий профессор Вильгельм-Август Шеер в рамках методологии ARIS.

Диаграмма бизнес-процесса в EPC должна начинаться и заканчиваться Событием. За Функцией всегда должно следовать Событие, т.е. выполнение Функции создает некоторое событие. Документы, организационные звенья, информационные и материальные потоки, элементы информационной системы (программное обеспечение, базы данных) имеют свое графическое обозначение.

Для ветвления процесса используются операторы И, ИЛИ, исключающее ИЛИ.

EPC используется на низших уровнях описания бизнес-модели, когда стоит задача описать подробный ход выполнения бизнес-процесса. Функции EPC могут быть декомпозированы (разбиты на детальные бизнес-процессы только в нотации EPC).

Недостатки EPC. Обладает очень широким набором графических элементов, что может быть сложным для понимания, по сравнению с другими нотациями. Для разработки процессов в этой нотации и их чтения требуется предварительная подготовка сотрудников.

Преимущества EPC. Позволяет очень детально и точно описать выполнение бизнес-процесса, показать на диаграмме в графическом виде всех исполнителей, все используемые объекты.

Использование ARIS позволяет:

-существенно сократить сроки выполнения проектов, повысить их качество

-документировать (моделировать) бизнес-процессы, используя большое количество типов моделей, описывающих различные аспекты бизнеса – процессы, функции, исполнителей, документы, материалы, стоимости, риски и т.д. – и, таким образом, создать базу знаний о предприятии

-работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности предприятия «в одном месте».

2.4 Описание и разработка регламентов бизнес-процесса.

Описание и оптимизация нужна для автоматизации процессов, для того чтобы понять как функции отдельных сотрудников подразделений взаимосвязаны, какие формы документов приняты в организации.

1.Подпроцесс «поиск клиентов»:

Поиск клиентов осуществляется в ручную, проверяются все раннее заключенные договоры с клиентами.

Клиенты, с которыми не имеются действующие договоры заносятся в список для отправки им коммерческого предложения.

Осуществляется поиск потенциальных клиентов с помощью различных информационных каналов. Найденные клиенты заносятся в список.

Организация получает запросы на предоставление рекламных услуг. Запрос представляет собой сообщение, где указывается информация о предоставлении рекламных услуг.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс « ПОИСК КЛИЕНТОВ»

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с клиентами и заказами

Участники операции

Ответственный за работу с клиентами и заказами.

Документы:

-Список клиентов.

-Действующие договора с клиентами.

-Список потенциальных клиентов.

-Информация о потенциальных клиентах.

-Запросы на предоставление услуг.

-Список клиентов для отправки коммерческих предложений.

2.События:

Входящее событие

Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Действия выполняемые сотрудниками ООО «Красный куб» предоставлены в таблице №4 Приложение №2

Поиск клиентов указан Рис №5 Поиск клиентов в Приложении № 1

Подпроцесс «отправка коммерческого предложения клиенту»:

На запрос клиента создается коммерческое предложение.

Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласуется внутри компании.

Коммерческое предложение отправляется посредством электронной почты.

Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс « ОТПРАВКА КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ»

СОГЛАСОВАНО

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за подготовку коммерческих предложений

Участники операции

Ответственный за подготовку коммерческих предложений

Документы:

-Отправленные согласованные коммерческие предложения.

-Список клиентов для отправки коммерческих предложений.

События:

Входящее событие

Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Выполняемые действия ООО «Красный куб» указаны в таблице №5 Приложение №2

Отправка коммерческих предложений находится рис №6 Приложение

№1

3.Подпроцесс заключение договоров с клиентами.

В ответ на коммерческое предложение клиент подтверждает заказ.

Заказ регистрируется в журнале. Заносится в список тех с кем был заключен договор.

Далее происходит проверка наличия действующих договоров с клиентами на долгосрочное сотрудничество. Если договора нет, то необходимо перейти к шагу 3.

Далее заключается, продлеваются договоры с клиентами.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

4.Подпроцесс « Заключение договоров с клиентами»

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с заказами.

Ответственный за ведение договоров.

Участники операции

-Ответственный за работу с заказами.

+Ответственный за ведение договоров.

Документы:

-Отправленные согласованные коммерческие предложения.

-Заключенные договора с клиентами.

События:

Входящее событие

Коммерческие предложения отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки коммерческих предложений.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса со всеми клиентами должны существовать договора.

Данные Действий выполняемые сотрудниками «Красный куб» на этом этапе находятся таблица №6 Приложение №2

Заключение договоров на оказание рекламных услуг с клиентами указаны рис №7 Приложение №1

От клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договора, принимаются заказы.

На основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом, т. е. утверждается.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс ««Обработка заказа»

Согласовано:

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с заказами.

Участники операции

Ответственный за работу с заказами.

Документы:

Заключенные договора с клиентами.

Согласованные заказы.

События:

Входящее событие

Со всеми клиентами существуют договора.

Исходящие событие

Заказы клиентов должны быть утверждены.

Действия: Предоставлены в таблице №7 Приложение №2

Обработка заказа: Предоставлена рис №8 Приложение №1

Подпроцесс «выставление счет-фактуры клиенту»:

В соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

На данном этапе подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара) и отправляется клиенту при помощи выбранного канала связи.

На данном этапе счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур

ООО «Красный куб»»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс ««Выставление счет-фактуры клиенту »

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Участники операции

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Документы:

Зарегистрированные заказы.

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

События:

Входящее событие

Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Исходящие событие

Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Действия: Предоставление счетов-фактур Таблица №8 находится в Приложении №2. ,Рис №9 «Выставление счета-фактуры клиенту» находится в Приложении №1

Подпроцесс «выполнение обязательств по договору»:

Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:

-Номер счета-фактуры

-Клиент

-Дата отправки

-Сумма

-Дата оплаты

-Дата получения уведомления.

Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс ««Выполнение обязательств по договору »

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с клиентами.

Участники операции

Ответственный за работу с клиентами.

Документы:

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Расходные накладные.

События:

Входящее событие

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Исходящие событие

Предоставление рекламных услуг указано в таблице №9 Приложение №2, «Выполнение обязательств по договору»

6.5. Предложения по автоматизации бизнес-продажи предоставление рекламных услуг и внедрение нового программного продукта. бизнес моделиров атоматизация продажа

Подпроцесс «поиск клиентов»:

- необходимо обеспечить возможность ведения общего справочника клиентов.

- должна быть предусмотрено возможность фиксации отправки информации о продукте.

Подпроцесс «отправка коммерческих предложений»

- следует предусмотреть ведение коммерческих предложений для каждого клиента в системе.

- возможность фиксации уже отправленных коммерческих предложений.

Подпроцесс «заключение договоров»:

- факт получения подтверждения комплектации заказа должен фиксироваться в системе путем копирования данных из соответствующего коммерческого предложения в новый заказ. В новый заказ должна переноситься вся информация из коммерческого предложения.

- должна быть реализована возможность ведения договоров с клиентами в системе.

Подпроцесс « обработка заказа»:

- Необходимо предусмотреть возможность редактирования заказов в процессе их оформления.

Подпроцесс «выставление счета – фактуры клиенту»

- фиксация факта отправки счета – фактуры клиенту.

Подпроцесс «выполнение обязательств по договору»:

- Необходимо обеспечить автоматическую процедуру ведения бухгалтерского учета, в том числе налоговых отчислений.

- Необходимо обеспечить возможность работы в системе с банковскими выписками (ввод, просмотр, редактирование).

-в журнале регистрации счетов-фактур необходимо обеспечить отражение получения уведомления о выполнении условий по оплате.

В качестве программного продукта для оптимизации процесса «продажи» была выбрана CRM- система Quick Sales 2.

Quick Sales – это CRM (Customer Relationship Management) система, которая предназначена для управления взаимодействием с клиентами.

Quick Sales обеспечивает решение следующих задач:

-ведение клиентской базы данных,

-планирование и выполнение работы с клиентом,

-контроль работы менеджеров по продажам,

-получение аналитических отчетов.

Система Quick Sales полностью интегрирована с 1С.

Следует отметить, что система Quick Sales предоставляет очень мощный механизм поиска клиентов, товаров, сделок и т.п.

Примеры реализации данных процессов.

Ведение общего справочника клиентов:

Модуль «Клиенты» является основным модулем всей системы Quick Sales и предназначен для ведения базы данных клиентов (компаний).

В режиме «Карточка» можно просматривать, водить новые и редактировать старые данные о клиенте и работах с ним. Информация о самом клиенте и о работе с ним может быть описана очень подробно. Система не требует обязательного заполнения всех полей.

В Quick Sales предоставляется возможность печати платежных документов. Для этого вместе с системой (в формате MS Excel) поставляются четыре шаблона:

-счет,

-счет-фактура,

-товарная накладная,

-приходно-кассовый ордер.

Помимо 4 поставляемых шаблонов, Администратор может создавать в Excel собственные шаблоны и дать возможность пользователям печатать в системе Quick Sales по нему документы.

Ведение договоров с клиентами. Закладка предназначена для ведения договоров, которые оформляются при заключении сделки. Закладка выглядит так:

Интеграция систем Quick Sales и 1С позволяет автоматически формировать и осуществлять загрузку учетных документов (счет, накладная, счет-фактура и другие документы) в системе 1С, а также вносить информацию о денежных поступлениях в Quick Sales и новых документах, созданных в 1С, минуя интерфейс связи Quick Sales и «1С:Предприятие».

Пример интеграции с 1С.

Предположим что, есть работа в Quick Sales 2 в которую добавили три продукта: Sales Expert, Audit Expert и Project Expert.

-на вкладке «Документы 1С» добавляем документ, при этом список продуктов в работе передается в 1С для формирования счета.

-в 1С открывается форма счета, она полностью заполняется благодаря передаваемой из Quick Sales 2 информации о компании и продуктах работы, нам остается только проверить данные счета и нажать на кнопку ОК.

ПО завершении редактирования счета в 1С, информация о счете будет передана системе Quick Sales 2

Создание счетов в 1С с сохранением их в Quick Sales 2

В данном случае, процесс выглядит следующим образом:

-В 1С открывается форма счета с заполненным плательщиком и договором 1С.

-В 1С выбирается необходимые товары и услуги из справочника «Номенклатура», проверяются данные, подтверждаются нажатием ОК

-Информация о счете вместе с информацией о включенных в счет продуктах и услугах добавляется в систему Quick Sales 2

-Импорт документов и платежей из 1С:

по счету была добавлена оплата в 1С, добавим ее в систему Quick Sales для этого в окне работы выбирается вкладка «Продукты и оплата» далее нужно нажать на кнопку «Проверить деньги в 1С по работе».

по завершении проверки оплаты в 1С, оплата будет добавлена в работу.

Проверяется отгрузка и высылается счет-фактуры по работе в 1С, далее импортируются документы в систему Quick Sales 2, для этого в окне работы открывается вкладка «Документы 1С» и нажимается кнопка «Получить документы»

Заключение.

Бизнес – процессы компании разрабатываются с целью повышения эффективности бизнеса. Однако просто описать бизнес – процессы недостаточно, необходимы и так же мероприятия по их улучшению, в том числе и с помощью информационных программ.

Описание и оптимизация нужны для автоматизации процессов, для того чтобы понять как функции отдельных сотрудников подразделений взаимосвязаны, какие формы документов приняты в организации.

Непосредственно самой целью оптимизации является создание некого стандарта, направленного на обеспечение качественной работы с клиентами и эффективное взаимодействие всех отделов.^[13]

В ходе выполнения настоящей работы была рассмотрена деятельность компании ООО «Красный куб», а также проведена организационная и экономическая характеристика учреждения.

Организационно-правовая форма – Общество с ограниченной ответственностью/частная собственность.

Основной вид деятельности –предоставление услуг рекламы.

В первой главе были рассмотрены теоретические основы разработки бизнес – процессов.

Вторая глава характеризуется выбором инструментального средства для описания бизнес-процессов, описанием организационно – штатной структуры, выделением управленческого, основного и вспомогательного процессов. Были рассмотрены основные функции отделов и выбраны ключевые процессы для описания и оптимизации. Ключевыми были определена «рекламная деятельность.

Список литературы.

1.Григорьев К.Ю Проблемы управления развивающем и структуирование бизнес процессов компании// Проблемы современной экономики,2015г-№2-с.34

2.Дэвида Марко.Методология структурного анализа и проектирования// Директор ,2013г-№5 с26.

3.Дрогунова Е.В.,Митяев П.К.Моделирование бизнес-процессов выбора инвестиционного поведения предприятия// Молодой ученый,2012г-№10-с35

4.Кременцкая М.Е.Моделирование процессов.Электронная подборка научно-технических статей.

5.Куприйчук А.Описание и оптимизация бизнес-процессов// Управляем предприятием,2013г-№2-с9

6.Миланов М.М. Современные подходы к моделированию и анализы бизнес-процессов// Курс лекций Сибирский государственный университет

7.Никоненко.Т.Н. Проблемы моделирования в современной организации// Молодой ученый,2015г-№13-с.44

8.Научно-метологический электронный журнал:Концепт

9.Репин В.Д.Два построения моделей бизнес-процессов// Корпоративный менеджмент,2015г-№3-с 25

10.Суханов В.М.Моделирование бизнес-процессов при внедрении сисием автоматизации предприятия// Национальное управление,2015г-№1-с38

11.Титова Е,Вейнберг Р.Моделирование бизнес-процессов с помощью индивидуальных методов// Информационные технологии,2015г-№5- с 17

12.Электронный журнал:Генеральный директор.Оптимизация бизнес-процессов:Пошаговое руководство.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

Схема №1 Основные закономерности моделирования бизнес-процессов

Схема №2 Модель процесса

Схема №3 Разновидности моделирования

Рис. №4 Диаграмма соотношения основных групп

Рис №5 Поиск клиентов

Рис. №6 «Отправка коммерческих предложений»

Рис №7 Заключение договоров на оказание рекламных услуг с клиентами

Рис №8 Обработка заказа»

Рис №9 «Выставление счета-фактуры клиенту»

Рис №10 «Выполнение обязательств по договору»

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

Таблица №1 основные финансовые результаты деятельности ООО "Красный куб»" за 2015-2016г

Показатель	Знач-е показателя, тыс. руб.		Изменение показателя		Среднегодовая величина, тыс. руб.
	2015 г.	2061 г.	тыс. руб. (гр.3-гр.2)	±% ((3-2): 2)
1	2	3	4	5	6
1. Выручка	3 137	2 757	-380	-12,1	2 947
2. Расходы по обычным видам деятельности	2 960	2 765	-195	-6,6	2 863
3. Прибыль (убыток) от продаж (1-2)	177	-8	-185	↓	85
4. Прочие доходы и расходы, кроме процентов к уплате	-71	-419	-348	↓	-245
5. EBIT (прибыль до уплаты процентов и налогов) (3+4)	106	-427	-533	↓	-161
6. Проценты к уплате	–	–	–	–	–
7. Изменение налоговых активов и обязательств, налог на прибыль и прочее	-26	2	+28	↑	-12
8. Чистая прибыль (убыток) (5-6+7)	80	-425	-505	↓	-173
Справочное: Совокупный финансовый результат периода	80	-425	-505	↓	-173
Изменение за период нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) по данным бухгалтерского баланса (измен. Стр. 1370)	70	-435	х.	х	х

Таблица №2 Анализ рентабельности

Показатели рентабельности	Значения показателя (в %, или в копейках с рубля)		Изменение показателя
	2010 г.	2011 г.	коп., (гр.3-гр.2)	±% ((3-2): 2)
1	2	3	4	5
1. Рентабельность продаж по валовой прибыли (величина прибыли от продаж в каждом рубле выручки). Нормальное значение для данной отрасли: 5% и более.	5,6	-0,3	-5,9	↓
2. Рентабельность продаж по EBIT (величина прибыли от продаж до уплаты процентов и налогов в каждом рубле выручки).	3,4	-15,5	-18,9	↓
3. Рентабельность продаж по чистой прибыли (величина чистой прибыли в каждом рубле выручки).	2,6	-15,4	-18	↓
Справочное: Прибыль от продаж на рубль, вложенный в производство и реализацию продукции (работ, услуг)	6	-0,3	-6,3	↓
Коэффициент покрытия процентов к уплате (ICR), коэфф. Нормальное значение: не менее 1,5.	–	–	–	–

Таблица №3 Рентабельность использования вложенного в предпринимательскую деятельность капитала.

Показатель рентабельности	Значение показателя, %		Изменение показателя (гр.3 – гр.2)	Расчет показателя
	2010 г.	2011 г.
1	2	3	4	5
Рентабельность собственного капитала (ROE)	53,2	–	-53,2	Отношение чистой прибыли к средней величине собственного капитала. Нормальное значение для данной отрасли: 18% и более.
Рентабельность активов (ROA)	4,8	-48,6	-43,8	Отношение чистой прибыли к средней стоимости активов. Нормальное значение для данной отрасли: не менее 6%.
Прибыль на инвестированный капитал (ROCE)	81,5	–	-81,5	Отношение прибыли до уплаты процентов и налогов (EBIT) к собственному капиталу и долгосрочным обязательствам.
Рентабельность производственных фондов	31,2	-0,9	-32,1	Отношение прибыли от продаж к средней стоимости основных средств и материально-производственных запасов.
Справочное: Фондоотдача, коэфф.	30,7	5,9	-24,8	Отношение выручки к средней стоимости основных средств.

Таблица №4 Действия выполняемые сотрудниками «Красный куб»

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Ответственный за работу с клиентами и заказами	Проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров	Действующие договора с клиентами	Список потенциальных клиентов
2	-	Поиск новых клиентов	Список потенциальных клиентов. Информация о потенциальных клиентах.	Список потенциальных клиентов.
3	-	Отправка информации о товаре	Список потенциальных клиентов. Шаблон информационного письма с описанием нового товара	Письма потенциальным клиентам с описанием нового товара.
4	Ответственный за работу с заказами	Получение и анализ запросов на товар	Запросы на товар	Список клиентов для отправки коммерческих предложений.

Таблица №5 Действия выполняемые сотрудниками «Красный куб»

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Ответственный за подготовку коммерческих предложений	Подготовка коммерческих предложений	Список клиентов для отправки коммерческих предложений.	Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов.
2	-	Оформление коммерческих предложений	Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов. Список клиентов для отправки коммерческих предложений.	Оформленные коммерческие предложения для потенциальных клиентов.
3	-	Согласование коммерческих предложений	Оформленные коммерческие предложения для потенциальных клиентов. Список клиентов для отправки коммерческих предложений.	Согласованные коммерческие предложения для потенциальных клиентов.
4	-	Отправка коммерческих предложений	Согласованные коммерческие предложения для потенциальных клиентов. Список клиентов для отправки коммерческих предложений.	Отправленные согласованные коммерческие предложения.

Таблица №6 Действия выполняемые сотрудниками «Красный куб»

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Ответственный за работу с заказами.	Получение подтверждения комплектации заказа от клиента	Отправленные согласованные коммерческие предложения.	Список клиентов, подтвердивших комплектацию.
2	-	Проверка наличия договора с клиентом	Список клиентов, подтвердивших комплектацию.	Списки клиентов, подтвердивших комплектацию, с которыми существуют действующие договора и с которыми – нет.
3	Ответственный за ведение договоров.	Заключение/продление договоров с клиентами	Список клиентов, подтвердивших комплектацию, с которыми нет действующих договоров.	Заключенные договора с клиентами.

Таблица №7 Действия предпринимаемые сотрудниками «Красный куб

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Ответственный за работу с заказами.	Получение заказа от клиента	Заключенные договора с клиентами.	Список заказов
2	-	Согласование заказа	Список заказов	Согласованные заказы

Таблица №8 Отправление счетов-фактур клиентам

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Ответственный за подготовку счет-фактуры	Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом	Зарегистрированные заказы.	Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.
2	-	Согласование счета-фактуры	Счета-фактуры.	Согласованные счета-фактуры.
3	-	Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту	Согласованные счета-фактуры.	Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур

Таблица №9 Предоставление рекламных услуг

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Ответственный за расчеты с клиентам и	Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате	Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур. Уведомление о выполнении условий по оплате. Банковская выписка за день выполнения условий по оплате.	Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке.
2	-	Предоставление рекламных услуг	Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке.	Расходные накладные.

1. Григорьев К.Ю Проблемы управления развивающем и структуирование бизнес процессов компании// Проблемы современной экономики,2015г-№2-с.34 ↑

2. Никоненко.Т.Н. Проблемы моделирования в современной организации// Молодой ученый,2015г-№13-с.44 ↑

3. Репин В.Д.Два построения моделей бизнес-процессов// Корпоративный менеджмент,2015г-№3-с 25 ↑

4. Электронный журнал:Генеральный директор.Оптимизация бизнес-процессов:Пошаговое руководство. ↑

5. .Куприйчук А.Описание и оптимизация бизнес-процессов// Управляем предприятием,2013г-№2-с9 ↑

6. Кременцкая М.Е.Моделирование процессов.Электронная подборка научно-технических статей. ↑

7. Миланов М.М. Современные подходы к моделированию и анализы бизнес-процессов// Курс лекций Сибирский государственный университет ↑

8. Репин В.Д.Два построения моделей бизнес-процессов// Корпоративный менеджмент,2015г-№3-с 25 ↑

9. Титова Е,Вейнберг Р.Моделирование бизнес-процессов с помощью индивидуальных методов// Информационные технологии,2015г-№5- с 17 ↑

10. Куприйчук А.Описание и оптимизация бизнес-процессов// Управляем предприятием,2013г-№2-с9

    ↑

11. Никоненко.Т.Н. Проблемы моделирования в современной организации// Молодой ученый,2015г-№13-с.44 ↑

12. Дрогунова Е.В.,Митяев П.К.Моделирование бизнес-процессов выбора инвестиционного поведения предприятия// Молодой ученый,2012г-№10-с35 ↑

13. .Григорьев К.Ю Проблемы управления развивающем и структуирование бизнес процессов компании// Проблемы современной экономики,2015г-№2-с.34 ↑