Автор Анна Евкова

Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса « Движение библиотечного фонда»

Содержание:

Введение

Автоматизация библиотечных процессов соответствует следующему перечню задач.

Быстрота обслуживания посетителей.

Эффективное управление фондами.

Защита библиотек от хищений.

Каждая конкретная библиотека ориентируется на свои финансовые возможности при выборе системы. Администрация может закупить оборудование или создать свою разработку. При этом всегда существуют первостепенные задачи и очередность решаемых проблем. Большинство библиотечных специалистов считают нужным начинать автоматизацию с создания электронного каталога. Но разработчики могут предложить учет читателей, систематизацию запросов.

Автоматизацией может быть названо развитие аппаратного и программного обеспечения на практике. Так, для предоставления посетителю библиотеки возможности ознакомления с новыми поступлениями в учреждении должен быть установлен компьютер. Но этим этапом система автоматизации библиотек не ограничивается. Возможно, сетевое соединение библиотек через интернет, что будет именно информатизацией.

Создание читательских мест, повышение комфорта сервиса, уменьшение объема ручной работы для библиотекарей систематизируется компьютерными системами. Во всех случаях автоматизация будет представлять собой часть информатизации. Она может быть представлена в виде:

использования телекоммуникаций;

работы онлайн в интернет;

применения штрих-кодов для идентификации книг и читательских билетов;

технологий для издания книг и издательств;

баз текстов;

цифровых библиотек электронных книг.

Все это может быть названо информатизацией, если добавить методики обучения для персонала и посетителей. В зависимости от того, какие внедряются технологии, будут уместны те или иные термины, описывающие процессы модернизации библиотечного дела.

Тема данного курсового проекта – Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда»

Объект исследования –библиотека.

Предмет исследования – регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда»

Этапы решения поставленной цели:

Выполнить описание предметной области
Изучить средства для моделирования бизнес-процессов
Выполнить моделирование процессов «Как есть»
Выполнить моделирование процессов «Как будет»

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Основной целью формирования библиотечного фонда является хранение документов и предоставления их посетителям учреждения культуры на определенное время.

- Новые требования утверждены Приказом Минкультуры России от 02.02.2017 № 115. Учет библиофонда. В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда.

Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января.

Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры.

Учет библиофонда состоит из двух частей – учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения. Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например: секретные документы; материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании; управленческие документы; документы личного характера и многие другие. Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге. Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов.

Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда. Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий.

После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд. Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки. Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год.

Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования. В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например: в случае ограниченного тиража заказываемого издания; при недостаточном объеме финансирования; если литература заказана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика. На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга – почтой», редакции газет и журналов, книгообмен.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек. Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов. В состав должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее. Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования: печатные издания; электронные издания; аудиовизуальные издания. Основу фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.

. Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них. Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении.

Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем. Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия.

Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела. В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения. Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов. Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Создание современных информационных систем представляет собой сложнейшую задачу, решение которой требует применения специальных методик и инструментов. Неудивительно, что в последнее время среди системных аналитиков и разработчиков значительно вырос интерес к CASE-технологиям и инструментальным CASE-средствам, позволяющим максимально систематизировать и автоматизировать все этапы разработки программного обеспечения [6].

В выборе программного средства большую роль играет руководство компании, так как при выборе программного средства необходимо учитывать цели проекта, рамки проекта и его основные задачи.

В ходе анализа деятельности компании строится модель «как-есть» (AS-IS). Она показывает все недостатки функционирования исследуемого объекта. На основе модели «как-есть» строится модель «как должно быть» (TO-BE), которая с учетом недостатков модели «как-есть» будет по-новому организовывать деятельность исследуемого объекта. После внедрения в работу модели «как должно быть» будут решены поставленные в ходе планирования проекта задачи. К может относится:

· внедрение программного обеспечения;

· сокращение времени выполнения бизнес-процессов;

· сокращение производственных затрат;

· повышение качества поставляемых на рынок продуктов/услуг;

· повышение качества обслуживания клиентов и т.д.

Выбор средства проектирования.В настоящее время в связи с постоянно меняющимися условиями и требованиями потребительского рынка, для повышения эффективности работы предприятия возникает необходимость изменения структуры протекающих на предприятии бизнес-процессов, и, как следствие, возникает проблема выбора программного продукта для моделирования бизнес-процессов предприятия. Поэтому является целесообразным анализ программных продуктов и формирование комплексного подхода к выбору одного из них.

При построении моделей большое значение имеет выбор программного продукта моделирования бизнес-процессов. Для того, чтобы решение о приобретении того или иного программного продукта было взвешенным и правильным, компетентные эксперты компаний проводят сравнительную характеристику предлагаемых на рынке программных продуктов [2].

Моделирование предметной области, как правило, выполняется с помощью CASE-средств. К таким средствам относятся BPwin (AllFusion Process Modeler), Oracle Designer (Oracle), Rational Rose (Rational Software) и остальные.

AllFusion Process Modeler 7 или как он ранее назывался BPwin – мощный программный продукт с помощью которого, можно проводить моделирование, анализ, описание и последующую оптимизацию бизнес-процессов. С помощью BPwin можно создавать графические модели бизнес-процессов.

Графическое изображение схемы выполнения работ, организации документооборота, обмена различными видами информации позволяет визуализировать существующую модель организации бизнеса. Это дает возможность использовать передовые инженерные технологии для решения задач управления организацией.

С помощью BPwin (AllFusion Process Modeler 7) можно организовать подробное документирование всех важных аспекты бизнес-процессов т.е. необходимых действий, способов их осуществления и контроля за ними, необходимыми для этого ресурсами и впоследствии визуализировать полученную информацию.

BPwin позволяет повысить эффективность ИТ-решений в бизнесе, проектировщики и аналитики бизнес-моделей получают возможность найти оптимальное соотношение между бизнес-требованиями, корпоративными инициативами, процессами информационной архитектуры и проектированием приложений.

С помощью BPwin можно увидеть полную картину организации деятельности предприятия: от количества работы в небольших подразделениях предприятия до сложных функций организации предприятия [1].

Использование BPwin (AllFusion Process Modeler 7) эффективно использовать в проектах, в которых нужно сделать описание существующих баз предприятия, внедрить на предприятии корпоративные информационные систем и для проведения реорганизации существующих бизнес-проектов.

С помощью BPwin можно провести оптимизацию деятельности предприятия и осуществить проверку на соответствие ее стандартам ISO 9000, создать проект организационной структуры, исключить ненужные операции, уменьшить размер издержек и увеличить эффективность.

В основе программного продукта BPwin (AllFusion Process Modeler 7) заложены общепринятые технологии моделирования, такие как idef0. Моделирование с помощью методологии idef0 рекомендовано к использованию Госстандартом Российской Федерации и является общепринятым стандартом в США.

Наглядность и простота моделей Process Modeler делает значительно более простым взаимодействие между различными участниками бизнес-процессов. Популярность BPwin (AllFusion Process Modeler 7) дает возможность согласовывать функциональные модели в электронном виде.

BPwin (AllFusion Process Modeler 7) - это продукт компании Computer Associates, он вместе с ERwin Data Modeler (ERwin), Model Manager (ModelMart) и Data Model Validator (ERwin Examiner), входит в пакет программ AllFusion Modeling Suite. Использование этого программного комплекса позволяет эффективно обеспечить все аспекты моделирования информационных систем.

BPwin позволяет создавать следующие виды моделей:

Функциональные диаграммы, построенные на основе стандарта IDEF0. Метод IDEF0. Классическим методом процессного моделирования бизнес-процессов является метод IDEF0. С помощью этого метода описывают диаграммы верхнего уровня. Суть этого метода — разложение деятельности организации на составляющие бизнес-процессы, так как они представляют наибольший интерес для системного аналитика, и именно их в процессе улучшения деятельности организации будет необходимо реструктурировать [5].

Процессная модель содержит в себе как функционирующие процессы на предприятии, так и его организационно-штабную структуру. Современные программные продукты моделирования бизнес-процессов представляют пользователю широкий функционал и позволяют наиболее полно отражать модель предприятия. Процессный подход регламентирует следующую структуру модели бизнес-процессов:

1. на верхнем уровне объект исследования (организация) представляется в виде «черного ящика», в процессе исследования деятельности организации выясняются входные и управляющие воздействия, механизмы и выходы «черного ящика». Они изображаются на диаграмме в виде стрелок.

2. Второй уровень диаграммы является декомпозицией «черного ящика» и отражает основные бизнес-процессы организации. Нотацией декомпозиции является IDEF0. Аналитиком исследуются взаимодействия между основными процессами и отражаются на диаграмме декомпозиции в виде стрелок входных, управляющий воздействия, стрелок управления и выхода.

3. Каждый основной бизнес-процесс может быть также детализирован с помощью нотации IDEF0 или с помощью другой нотации, поддерживаемой выбранным программным продуктом моделирования бизнес-процессов.

4. Дальнейшая декомпозиция осуществляется посредством сгруппированных по общему признаку бизнес-функций. На последнем уровне детализации бизнес-процесса описывается алгоритм выполнения бизнес-функции.

Диаграммы потока данных (DFD). Эти диаграммы наглядно отображают, каким образом информация перемещается от задачи к задаче в рамках процесса. DFD модель представляет физические характеристики информационной системы, т.к. она показывает движение информационных объектов и хранилища данных [5].

Модели стоимостного анализа. Эти модели строятся по правилам стоимостного анализа (Activity Base Costing - анализ). Модель может быть построена, только если уже существует полностью законченная и непротиворечивая функциональная модель. На каждую из задач функциональной модели назначаются метрики, представляющие затраты. Для модели определяются центры затрат. В результате получается модель стоимостного анализа.

Динамические модели. Эти модели могут быть построены на основе диаграмм потока работ. BPwin позволяет исследовать эффекты в ходе дискретного изменения состояния задач процесса. Для этого могут задаваться различные сценарии поведения процесса. Чтобы провести динамическое моделирование необходимо экспортировать диаграммы на основе IDEF3 в специальный программный продукт – business process simulator (для BPwin 4.0) или Arena (для BPwin 7)

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Формирование модели бизнеса «как есть»

Описание бизнес-процессов, выполняемое на этом этапе, адекватно отражает, смысл и назначение процессов, протекающих в компании. Модель бизнеса «как есть» описывает принципы и механизмы функционирования компании как единого организма. Подобная информация является основой для комплексного, системного анализа процессов, поиска проблем и путей их преодоления [3].

Описание процессов производится как с использованием графических представлений (схем), так и с использованием вербальных описаний. При использовании графических представлений, процессы не детализируются до мелких работ и не отражаются второстепенные связи между процессами (необходимые для фактического выполнения работ, но не несущие определяющей смысловой нагрузки). Все детальные работы и второстепенные связи описываются вербально или же, по необходимости, графически, но без привязки к основному описанию бизнес-процессов.

Структуризация бизнес-процессов производится в разрезе определяющих процессов (закупка товара, складские операции, продажа товара). Затем проводится совокупное описание (в одной схеме) определяющих и вспомогательных процессов компании без детализации определяющих процессов и с необходимой детализацией вспомогательных процессов. Это позволяет избежать излишней «загруженности» структурных диаграмм и, в то же время, обеспечивает наглядное представление основных процессов и их совместного функционирования. Кроме того, это позволяет равномерно распределить работы между членами проектной команды.

Обычно описание бизнес-процессов производится одновременно с описанием документооборота. Это вызвано тем, что большинство бизнес-процессов существующих компаний основано на документообороте (хотя в идеале формирование документов должно являться следствием выполнения бизнес-процесса)[1].

Для уменьшения времени обследования анкетирование сотрудников строится так, чтобы можно было бы получить информацию одновременно, как о документообороте, так и о сути процессов, протекающих в компании.

В процессе рассмотренных исследований составляется описание бизнес-процессов, такими, какие они есть в данный момент (так называемая модель «как есть"). В общем случае нет необходимости описывать подобную модель детально, до конкретных работ и алгоритмов их выполнения, поскольку в дальнейшем модель компании и сам бизнес в большинстве случаев будут перепроектированы. Достаточно описать ключевые процессы (свойственные такого рода бизнесу вообще), их взаимодействие и перечислить процессы, специфические для конкретной компании [9].

Полученная таким образом информация будет служить исходной для планирования следующих этапов работ проектной команды, их сроков, определения необходимых ресурсов. Задачей данного этапа является не только сбор первичной информации, а в первую очередь её анализ. Такой подход позволяет выявить проблемы компании, как ранее диагностированные заказчиком самостоятельно, так и не замеченные им, а также, что самое важное, определить истинные причины, породившие эти проблемы.

Модель AS-IS - это модель «как есть», т.е. модель уже существующего процесса / функции. Обследование процессов является обязательной частью любого проекта создания или развития системы. Построение функциональной модели AS-IS позволяет четко зафиксировать, какие процессы осуществляются на предприятии, какие информационные объекты используются при выполнении функций различного уровня детализации.

На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными этапами процесса по тому, «кто что сделал» и что каждый этап добавляет в процесс. Функциональная модель AS-IS является отправной точкой для анализа потребностей предприятия, выявления проблем и «узких» мест и разработки проекта совершенствования деловых процессов. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что и как мы делаем сейчас» перед тем, как определить то, «что и как будет делаться завтра». Анализ функциональной модели AS-IS позволяет понять, где находится проблемная ситуация, в чем будут состоять преимущества новых процессов и каким изменениям подвергнется существующая структура организации процесса. Исследование необходимости реструктуризации (выявление и ликвидация недостатков) в существующих процессах достигается за счет применения декомпозиции (анализа), производящаяся даже там, где функциональность на первый взгляд является очевидной. Так, например, признаками неэффективности существующих процессов могут быть [8]:

· бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся функции;

· неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время);

· отсутствие обратных связей по управлению (на проведение функции не оказывает влияния ее результат), входу (объекты или информация используются нерационально) и т.д.

При создании модели AS-IS неопытным аналитиком может возникать достаточно распространенная ошибка - это создание идеализированной модели, особенно в том случае, когда модель создается под влиянием знаний (точки зрения) руководителя. Обычно руководитель знаком с тем, как предполагается выполнение функции по руководствам и должностным инструкциям и часто не знает, как на самом деле подчиненные выполняют требуемые функции. Поэтому могут создаваться модели, называемые SHOULD BE (как должно бы быть), и несущие ложную информацию и которую невозможно в дальнейшем использовать для анализа

Описание системы с помощью IDEF0 называется функциональной моделью. Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов: в котором используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником графического языка является сама методология IDEF0.

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

Каждая IDEF0-днаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают функции моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и отображают взаимодействия и взаимосвязи между ними [9].

Функциональные блоки (работы) на диаграммах изображаются прямоугольниками, означающими поименованные процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Имя работы должно быть выражено отглагольным существительным, обозначающим действие требует, чтобы в диаграмме было не менее трех и не более шести блоков. Эти ограничения поддерживают сложность диаграмм и модели на уровне, доступном для чтения, понимания и использования.

Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

Рис.1. Контекстная диаграмма

На рис.1 точка зрения библиотеки – это библиотекарь.

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

Сведения о поступлении в фонд

Сведения о выбытии из фонда

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные.

Выходы:

Отчеты

Механизмы:

библиотекарь

руководитель.

Контроль:

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115. Учет библиофонда.

Внутренние правила.

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма.

Рис.2. Осуществлять движение библиотечного фонда

Как видно, BPwin позволяет детально представить тот или иной бизнес процесс во всех его подробностях.

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 2 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Выполнить пополнение фонда» (рис.3). Данный процесс включает в себя такие аспекты процесса, как анализ запросов читателей, оценка финансирования, приобретение изданий и составление тематико-типологического плана (как показано на диаграмме, рис.3).

Рис.3. Пополнение фонда

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 2 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Выполнить списание» (рис.4).

Рис.4. Выполнить списание

Глава 2. Улучшение бизнес-процессов

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполнении работ и выявить ответственных.

Процесс движения библиотечного фонда связан с большим документооборотом, необходимостью ведения и учета десятков, а порой и сотен документов, договоров, актов, счетов, читателей, изданий, актов. В большинстве своем это разрозненные документы, создаваемые и хранимые разными людьми, в разных местах и форматах.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Возможность потери важных документов (заявки, акты о списании, картотека)
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившей и отпущенной литературы, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

И возможность потратить рабочее время на важные процессы, которые требуют профессиональных и специализированных навыков (например, более тщательная разработка пополнения фонда, поиск новых изданий, а не механическую работу, окажет очень серьезное положительное влияние на лояльность сотрудников.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Модель процессов TO-BE («как должно быть») создается на основе результатов анализа модели процессов AS-IS («как есть»). Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий Заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.

Определение требуемых изменений процессов осуществляется на основании анализа полученной модели AS-IS («как есть») и требований Заказчика к целевому состоянию исследуемых бизнес-процессов.

В рамках описания процессов TO-BE («как должно быть») выделяются все процессы исследуемой области деятельности, определяются участники, ответственные за результат, наделенные необходимыми полномочиями и правами и их взаимодействие между собой [2].

Модель TO-BE нужна для оценки последствий внедрения КИС и анализа альтернативных, в том числе лучших, путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей TO-BE, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Например, каждая из моделей TO-BE может соответствовать определенной информационной системе.

Модель TO-BE ’ — это не модель деятельности предприятия, а модель мероприятий по переводу предприятия на новую технологию работы, то есть по внедрению КИС. Используя данную модель, можно с помощью стоимостного анализа оценить объем средств, необходимых для приобретения/разработки и внедрения информационной системы. Такие модели можно построить для перехода на различные модели TO-BE, то есть для внедрения различных КИС (как готовых, так и созданных на заказ) и выбрать оптимальный вариант [4].

Применение функциональной модели TO-BE позволяет не только сократить сроки внедрения информационной системы, но также снизить риски, связанные с невосприимчивостью персонала к информационным технологиям. Модель ТО-ВЕ нужна для анализа альтернативных (лучших) путей выполнения функции и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем.

Функциональная модель TO-BE позволит четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов после предлагаемого реинжиниринга.

Дополнительные функции и возможности при построении функциональной модели процессов в модели TO-BE:

· модель позволяет идентифицировать все информационные объекты, которыми оперирует предприятие в своей деятельности.

· модель позволяет четко определить распределение ресурсов между этапами процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов.

Последняя задача особенно актуальна при создании новых процессов на предприятии. Например, предприятие, которое ранее специализировалось на выпуске серийной продукции, решило выпускать продукцию под заказ, для чего необходимо создать собственную службу сбыта. Функциональная модель процесса по продаже такого оборудования позволит руководству предприятия более четко определить, какие ресурсы необходимо выделить для того, чтобы обеспечить функционирование службы сбыта, сколько сотрудников необходимо привлечь для работы в новой службе, какие функциональные обязанности эти сотрудники должны выполнять и т.д.

Общепринятая технология проектирования ИС подразумевает сначала создание модели AS-IS, затем на основе ее анализа определяются направления улучшение процессов, т.е. создание модели ТО-ВЕ. Только на основе разработанной модели ТО-ВЕ в дальнейшем происходит построение модели данных, прототипа и затем окончательного вариант ИС. Если в основу автоматизации предприятия будет изначально заложена модель AS-IS, то создаваемая «новая» ИС будет выполняться по принципу «все оставить, как есть», и вместо информатизации предприятия на основе новых ИТ, произойдет (в лучшем случае) простая компьютеризация несовершенных процессов. В результате внедрение и эксплуатация такой «новой» ИС приведет к дополнительным издержкам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и их сопровождение.

В результате Заказчик получает задокументированный перечень предложений по оптимизации бизнес-процессов, что дает возможность внести соответствующие изменения и оптимизировать свою деятельность, значительно сократить издержки и повысить эффективность деятельности организации.

Рис.5. Контекстная диаграмма

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

Сведения о поступлении в фонд

Сведения о выбытии из фонда

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные.

Выходы:

Отчеты

Механизмы:

Библиотекарь

АИС

руководитель.

Контроль:

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115. Учет библиофонда.

Внутренние правила.

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма.

Рис.6. Осуществлять движение библиотечного фонда

В библиотеке процесс начинается с прихода читателя и оформления карточки. Затем работники принимают заявку на издание и, если есть в наличии, выдают читателю. Если отсутствующее издание часто спрашивают, это издание включают в тематико-типологический план

Как видно, BPwin позволяет детально представить тот или иной бизнес процесс во всех его подробностях.

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 6 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Выполнить пополнение фонда» (рис.7).

Данный процесс включает в себя такие аспекты процесса, как анализ запросов, оценку объема финансирования и приобретение литературы(как показано на диаграмме, рис.7). Данные по изданиям заносятся в информационную систему.

Рис.7. Выполнить пополнение фонда

Для выполнения списания сначала определяются причины списания, затем эти причины подтверждаются документально, затем издания передаются в обменный фонд, а из него безвозмездно передаются желающим.

Рис.8. Выполнить списание

Заключение

В рамках данной курсовой работы был разработан регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» , что в современном мире является очень актуальным.

Автоматизация библиотечного дела призвана дать сотрудникам библиотек удобный инструмент для работы с библиотечным фондом и избавить их от рутинной работы, а читателям — предоставить эффективный и комфортный сервис в поиске и получении книг и изданий. При этом важно найти гармоничное сочетание традиционных и инновационных форм работы, грамотно определить последовательность и возможности практической реализации новых информационных технологий в этой сфере.

Были решены следующие задачи:

Выполнено описание предметной области

Изучены средства для моделирования бизнес-процессов

Выполнено моделирование процессов «Как есть»

Выполнено моделирование процессов «Как будет»

Литература

Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. / Б.Андерсен– М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
Усачева А.С.. Разработка регламента процессов на основе процессного подхода// Научный руководитель: И.В. Плотникова, к.т.н., доцент, Томский политехнический университет 2005
Борисов А.Б. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент. / А.Б Борисов http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/. - 2009.
Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление./ В.Г Елиферов., В.В Репин. – М.: Инфра-М. – 2009. – 320 с.
Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии. – М.: Финансы и статистика. – 2003. – 256 с.
Кондратьев В.В., Кузнецов М.Н. Показываем бизнес-процессы от модели процессов компании до регламентов процедур./ В.В.Кондратьев, М.Н.Кузнецов – М.: Эксмо. – 2008. – 256 с.
Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л Проектирование информационных систем: курс лекций. / Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л.. – М.: Интернет-Университет Информационных технологий. – 2005. – 304 с.
Ансофф И. Стратегическое управление./И. Ансофф Санкт-Петербург: Питер. 1999 г. 358 с
Репин В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация./ В.В. Репин – М.: Стандарты и качество. – 2007. – 240 с.