Процессный подход для оптимизации бизнес-процессов в РФ

Содержание:

Введение

Современный мир характеризуется как очень сложная динамическая система, он постоянно изменяется, развивается и совершенствуется. Уже невозможно себе представить ни одну организацию, которой не требовалось бы подстраиваться под окружающий мир и адаптироваться к изменяющейся внешней среде. Организации должны постоянно оптимизировать бизнес-процессы, чтобы грамотно приспосабливаться к новым условиям внешнего мира и пытаться развиваться в соответствии с ними. Кроме того, следует заметить, что ключевым элементом функционирования организации является используемый подход к управлению и эффективность его практического применения в конкретной сфере деятельности.

Применение процессного подхода к управлению на примере многих различных организаций показывает, что данный подход и выделение бизнес-процессов играет ключевую роль для повышения эффективности управления организацией и деятельностью в целом.

Процессный подход предполагает внедрение цикла управления процессами и их непрерывное совершенствование, что, в свою очередь, включает в себя выявление и моделирование бизнес-процессов, которые являются основными элементами данного подхода, а также осуществление их оптимизации и автоматизации. Можно сказать, что именно эффективное управление бизнес-процессами является ключевым фактором успеха для любой организации, так как дает возможность управленцам иметь детальное понимание о функционировании и всех процессах организации, а также делать выводы и принимать правильные управленческие решения.

Кроме того, использование процессного подхода, повышая эффективность управления деятельностью, обеспечивает явные преимущества для организаций. Инструменты данного подхода позволяют непрерывно анализировать, оптимизировать и совершенствовать выделяемые бизнес-процессы, управлять цепочками добавленной стоимости, а также сокращать сроки, снижать издержки и повышать производительность, что, в свою очередь, отражается на эффективности удовлетворения потребностей потребителей. Определенные особенности внедрения процессного подхода к управлению и определили актуальность данной темы.

Объектом исследования в данной работе является процессный подход к управлению, а предметом - применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Целью данной работы ставится рассмотрение особенностей процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить основные понятия процессного подхода;

- рассмотреть принципы и приоритеты процессного подхода;

- выявить моделирование бизнес-процессов;

- проанализировать методы повышения эффективности бизнес-процессов.

Теоретическую основу исследования составляют научные положения, содержащиеся в трудах ведущих отечественных учёных и специалистов в области менеджмента и теории управления. 

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Теоретические основы процессного подхода

Основные понятия процессного подхода

Согласно определению, главное понятие «процесс» включает в себя некоторое множество взаимосвязанных и последовательных, иногда повторяющихся действий, которые преобразуют входные ресурсы в готовый продукт на выходе. Любая деятельность организаций предполагает постоянное выполнение множества процессов для стабильного функционирования и уверенного существования на рынке. Кроме того, понятие «процесс» является неразрывно связанным с процессным подходом, главной целью которого становится реализация эффективного управления и развития организации.

Процессный подход прежде всего направлен на управление бизнес-процессами организации, которые являются его главными элементами, а не организационной структурой как при функциональном подходе к управлению. Именно поэтому процессно-ориентированную организацию можно рассматривать как бизнес-систему и определить ее деятельность как совокупность управляемых бизнес-процессов.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и изучении ее бизнес-процессов, каждый из которых взаимодействует с другими бизнес-процессами компании или внешней средой [18].

Рассмотрим следующие понятия взаимосвязанные с данным подходом:

Главная операционная функция – основная, главная задача организации, чем она занимается, это может быть любой из этапов бизнеса: академические исследования, проектные и конструкторские работы, добыча сырья, снабжение, закупки, производство, сборка, сбыт, распределение или оказание услуг. Операционная функция в которую входят: производство товаров и услуг, которые направляются организацией во внешнюю среду. Цель главной операционной функции — предоставление клиенту товаров и услуг, удовлетворяющих его потребности [4].

Бизнес-процесс организации является главной операционной функцией (совокупностью функций), применяющий ресурсы на входе в компанию для их переработки в конечный результат деятельности, которая имеет ценность для потребителя.

Элементы бизнес-процесса:

• входы (ресурсы)
• выходы (результат)
• управляющее воздействие
• обеспечивающие ресурсы (материальные, информационные, финансовые, человеческие)
• цели
• обязанности участников процесса
• входные критерии для элементов или условия, необходимые для того, чтобы начать процесс, входные элементы (информация или материал), необходимые для выполнения процесса
• выходные элементы, которые являются результатами процесса
• критерии выхода (элементы или условия), необходимые для завершения процесса
• критерии эффективности процесса
• инструменты, методы и знания, используемые при исполнении процесса
• модели адаптации процесса для его успешного приспособления в различных контекстах
• границы раздела с другими процессами (рисунок 1) [12].

Рисунок 1.Элементы бизнес-процесса

Все бизнес-процессы принято делить на три группы:

• Управляющие реализуют задачи менеджмента. Сюда относят корпоративное управление или стратегический менеджмент.
• Операционные описывают методы получения доходов компанией.
• Поддерживающие занимаются обслуживанием основной деятельности компании. Например, бухгалтерский учет, работа с персоналом, техническая поддержка и другие [7].

Обычно бизнес-процесс является достаточно крупной структурой. Для более тщательной разработки его могут разбивать на подпроцессы, которые составляют карту общего бизнес-процесса. Наиболее часто моделирование деятельности компании применяют следующий подход. Сначала разрабатывается модель «как есть», которая максимально приближенно описывает действующие процессы. Затем, эта модель анализируется и в нее вносятся коррективы согласно тому, каким должен стать процесс в будущем. Далее бизнес-процесс реализуется на практике, анализируется и в его работу вновь вносятся окончательные корректировки. Получается модель «как должно быть» [9].

Благодаря процессному подходу деятельность любой компании может быть описана не только текстовым способом, но и наглядным графическим представлением, в виде формализованной модели бизнес-процессов на разных уровнях детализации. Помимо этого, процессный подход позволяет управлять ресурсами и деятельностью организации как процессом, что позволяет существенно упростить управление, повысить его качество и эффективность в целом.

Принципы и приоритеты процессного подхода

При процессном подходе организация рассматривается как деятельность, состоящая из бизнес-процессов, целью которых является получение конечного результата. Данные бизнес-процессы включают в себя все функции, выполняемы в подразделениях организации, что создает их взаимосвязь и взаимодействие.

Рассмотрим принципы процессного подхода:

• совокупность бизнес-процессов является деятельностью компании
• выполнение бизнес-процессов должно обязательно регламентироваться или формально описываться
• каждый бизнес-процесс имеет своего внутреннего или внешнего клиента и владельца (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса)
• каждый бизнес-процесс имеет ключевые показатели, описывающие его исполнение, результат или влияние на итог деятельности организации [2].

К приоритетам процессного подхода можно отнести следующие:

• нацеленность на удовлетворение требований клиента
• освобождение руководства от рутины оперативного управления
• потенциальность выявления узких мест и резервов работы
• создание эталонов последовательности действий персонала
• появление возможности «тиражирования» бизнеса — создания новых бизнес-площадок на основе формализованных бизнес-процессов
• реализация принципа постоянного усовершенствования деятельности [14].

В начале для применения процессного подхода, используются элементы системного подхода к выделению процессов предприятия (как этого требует ISO 9001:2000).

Рассматривают следующие четыре основных положения:

• обозначение процессного и системного подходов относительно организации (рис. 2 и 3)
• определение процесса (бизнес-процесса) организации
• понимание шагов, которые требуются для внедрения процессного подхода в организации
• определение сети (системы) процессов организации, имеющих взаимосвязь [11].

Рисунок 2. Общая схема предприятия с точки зрения системного подхода

Рисунок 3. Общая схема предприятия с точки зрения процессного подхода

При применении процессного подхода в управлении должны изучаться все текущие (подлинные) процессы предприятия, а не искусственно выделенные от деятельности, как например: «процесс менеджмента качества», «процесс хранения печати организации» и т.п. Все существующие, подлинные процессы достигаются за счет привязки сети (системы) процессов к функциональным подразделениям организации.

С целью внедрения процессного подхода требуется осуществить следующие действия:

1. Осуществить построение, анализ и оптимизацию цепочек создания ценности организации, данный анализ помогает лучше понимать решение задачи построения системы процессов организации

2. Создать систему (сеть) процессов организации

3. Оптимизировать организационную структуру компании, на основе системы процессов, что может заключаться в ориентировании организационной структуры на процессы, так как необходимо добиться, чтобы при выполнении процессов были устранены: зоны безответственности, дублирование функций, пересечение полномочий, неэффективные звенья цепочки.

4. Требуется вести документирование деятельности

5. Необходимо выработать и внедрить систему показателей для управления компанией и процессами

6. Организовать управление процессами: выделить ресурсы (например, средства на разработку информационной системы, регламентов, обучение персонала и т.д.), создать систему целей и показателей для управления процессами, разработать и внедрить процедуры управления корректирующими и предупреждающими действиями

7. Организовать деятельность по улучшению процессов

8. Для улучшения процессов требуется, разработать и внедрить систему мотивации [17].

Для документирования процессного подхода, можно использовать стандарты моделирования IDEF 0 и IDEF 3, но если стандарт IDEF 0 предполагает анализ функциональных аспектов и дает общую характеристику системы, то на какую деятельность она направлена, то методология IDEF 3 относится к методам поведенческого моделирования, где показывается, за счет чего происходят процессы в системе. IDEF 3 представляет процесс в виде упорядоченной последовательности действий, позволяя одновременно указать связанные с ним объекты. 

Процессный подход для оптимизации бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов

Существует несколько видов событий, каждое из которых способно послужить причиной для запуска программы совершенствования (улучшения) бизнес-процессов. В их число входят как объективно неэффективные действия, так и проблемы с достижением намеченных результатов, а также изменения в окружении (появление на рынке новых технологий, конкурентов и т.п.).

В любой организации с иерархической структурой руководители, как правило, обладают верхнеуровневыми (концептуальными или стратегическими) знаниями всех подочетных ему функций, а сотрудники обладают знаниями исключительно узкоспециализированной функции, которую они выполняют ежедневно (операционную деятельность определенного участка работ). Этот "разрыв" между руководителем и подчиненным является нормальным, но несет риск того, что ни у кого нет полной картины всех процессов со всеми нюансами и спецификой [1]. 

По определению, понятие «модель» понимается как множество графических объектов, которые обладают свойствами, имеют атрибуты и связаны с другими объектами некоторыми связями. Как правило, модели являются необходимыми для наглядного представления описываемой системы и отражения ее характеристик и особенностей.

Моделирование бизнес-процессов предполагает создание модели организационной деятельности, наглядно отражающей существующие процессы организации. Модели позволяют детализировать особенности их выполнения и представить требуемое ресурсное окружение, исполнителей, материальное и информационное обеспечение и другие объекты.

Главной целью моделирования бизнес-процессов является графическое описание сложной бизнес-системы, обеспечение точности, логичности и последовательности представления процессов для упрощения понимания деятельности организации. Это становится возможным благодаря использованию методологий, что, в свою очередь, вносит структурность и единообразие в процесс и результат моделирования [5].

Моделирование играет ключевую роль в представлении бизнеспроцессов, так как позволяет проводить их подробный анализ, осуществлять оптимизацию, интеграцию, проверки и измерения различных процессов, а также оперативно внедрять изменения и совершенствовать процессы. Также можно сказать, что процесс моделирования оказывает непосредственное и сильное влияние на принятие управленческих решений, степень их рациональности и способствует поддержанию постоянного контроля за деятельностью.

При моделировании бизнес-процессов необходимо придерживаться ряда существенно значимых принципов, обеспечивающих корректность и адекватность моделей, их единообразие и легкость восприятия человеком.

Прежде всего необходимо отметить, что построение модели должно осуществляться с учетом задач моделирования. Описание должно быть целостным, последовательным и логичным, отвечать принципу разумной достаточности и детализироваться в соответствии с выбранным уровнем и поставленными целями [7].

Также важным правилом моделирования является принцип «сверху-вниз», что предполагает последовательное построение моделей для каждой изучаемой предметной области начиная с верхнего уровня. Постепенное описание и детализация моделей по иерархической структуре позволяют раскладывать сложную бизнес-систему на простые части и позволяют достичь однозначности и доступности понимания.

Другим важным принципом моделирования бизнес-процессов, описывающих деятельность некоторой организации, является применение эталонной или референтной модели в качестве образца или шаблона. Эталонные модели представляют собой некоторые универсальные модели функционирования организации, содержащие совокупность бизнес-процессов верхнего уровня и созданные на основании лучшего практического опыта и деятельности компаний в различных отраслях и в разных странах. Референтные модели представляют собой особые эталонные модели универсального функционирования организаций, учитывающие существующую специфику различных отраслей и построенные на основании лучших образцов соответствующего практического опыта.

При моделировании деятельности организации требуется внимательно подойти к построению модели, которая должна учитывать специфику отрасли, а также соответствовать правилам и принципам эффективного моделирования. Очень важно создать модель, адекватно и доступно отражающую суть деятельности выставочного комплекса, то есть необходимо тщательно изучить все нюансы и особенности организации, а также, учитывая задачи моделирования, описать бизнес-процессы до соответствующего уровня детализации [15].

В итоге, в организации возникает задача оптимизации работы и процессов с целью сокращения расходов или потерь (финансовых, материальных, временных, трудовых) на выполнение определенных работ.
Эффективным решением задачи оптимизации является применение процессного подхода.

Методы повышения эффективности бизнес-процессов

Процессный подход к управлению подразумевает постоянное повышение эффективности бизнес-процессов организации и предполагает их непрерывное совершенствование. Так, цикл управления и непрерывного совершенствования бизнес-процессов является неотъемлемой частью процессного подхода и включает в себя такие элементы, как идентификация и моделирование бизнес-процессов, анализ статистики достижения ими целей и ключевых показателей эффективности, проведение анализа существующих бизнес-процессов и выявление тех из них, которые не удовлетворяют установленным показателям и не соответствуют требованиям. Кроме того, цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов предполагает осуществление оптимизаций и автоматизаций неэффективных бизнеспроцессов, а также их постоянный контроль и мониторинг. Таким образом, подобный цикл управления бизнес-процессами представляет собой их непрерывное совершенствование, что позволяет постоянно повышать эффективность деятельности организации [9].

Процессная модель предприятия состоит из множества бизнес-процессов, участниками которых являются структурные подразделения и должностные лица организационной структуры предприятия.

Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе создают результат, имеющий ценность для самой организации, потребителя, клиента или заказчика.

Основой управления отдельным бизнес-процессом и группой бизнес-процессов являются показатели эффективности, среди которых можно выделить:

• затраты на осуществление бизнес-процесса,
• расчет времени на осуществление бизнес-процесса,
• показатели качества бизнес-процесса [2].

В настоящее время многие организации, использующие процессный подход к управлению все чаще прибегают к различным методам повышения эффективности бизнес-процессов. Такие методы, как правило, строятся на основании идеи классической схемы непрерывного совершенствования и цикла Шухарта-Деминга «Plan — Do — Check — Act» (PDCA). Это «планирование — осуществление — проверка — действие». Использование этого цикла позволяет на практике реализовать непрерывное улучшение процессов, направленное на повышение эффективности работы организации.

Он предполагает постоянное повторение четырех главных этапов цикла непрерывного совершенствования, таких как «Планирование», «Измерение и анализ», «Улучшение» и «Внедрение и контроль». Подобные методы, построенные на базе четырехэтапного цикла Шухарта-Деминга, направлены на повышение эффективности деятельности и управления организацией, на преодоление сложностей взаимодействия с внешней средой, на повышение скорости реагирования на изменяющиеся условия, на повышение конкурентоспособности и на минимизацию издержек при сохранении высокого качества результатов.

Главные этапы цикла Шухарта-Деминга можно понимать следующим образом:

«Планирование» - данный этап включает в себя идентификацию и моделирование бизнес-процессов, определение целей и задач, установление ключевых показателей эффективности достижения целей, а также предполагает планирование проекта по непрерывному совершенствованию бизнес-процессов.

«Измерение и анализ» - данный этап предполагает проведение анализа существующих бизнес-процессов на основании измерения ключевых показателей эффективности и результатов достижения целей, а также выявление неэффективных бизнес-процессов, не удовлетворяющих установленным плановым показателям.

«Улучшение» - данный этап непосредственно связан с повышением эффективности бизнес-процессов, предполагает их оптимизацию и автоматизацию, а также тестирование и оценку эффективности разработанных мер.

«Внедрение и контроль» - данный этап предусматривает стандартизацию и поэтапное внедрение усовершенствований, предполагает контроль и мониторинг бизнес-процессов, а также дальнейшее непрерывное их совершенствование [16].

Таким образом, благодаря использованию методов повышения эффективности бизнес-процессов становиться возможным осуществить внедрение процессного подхода, повысить эффективность управления бизнес-процессами и эффективность деятельности организации.

При этом следует отметить, что необходимым условием успешного внедрения процессного подхода к управлению организации является непрерывное совершенствование бизнес-процессов и создание реально действующих механизмов управления процессами: возможность установления целевых параметров деятельности и контроля полученных результатов.

Контрольными параметрами эффективности для измерения результатов процессов может служить система экономических показателей, необходимая для оценки каждого бизнес-процесса и участвующих в них подразделений и сотрудников. При правильном определении показателей эффективности процессов выставочного комплекса будет создан такой механизм, который позволит принимать эффективные управленческие решения, основанные исключительно на фактах, а также эффективно оптимизировать и контролировать все бизнес-процессы организации. Так, следствием повышения эффективности управления выставочным комплексом будет улучшение всех конечных результатов деятельности организации.

Заключение

Процессный подход прежде всего направлен на управление бизнес-процессами организации, которые являются его главными элементами, а не организационной структурой как при функциональном подходе к управлению. Именно поэтому процессно-ориентированную организацию можно рассматривать как бизнес-систему и определить ее деятельность как совокупность управляемых бизнес-процессов.

Бизнес-процесс организации является главной операционной функцией (совокупностью функций), применяющий ресурсы на входе в компанию для их переработки в конечный результат деятельности, которая имеет ценность для потребителя.

Благодаря процессному подходу деятельность любой компании может быть описана не только текстовым способом, но и наглядным графическим представлением, в виде формализованной модели бизнес-процессов на разных уровнях детализации. Помимо этого, процессный подход позволяет управлять ресурсами и деятельностью организации как процессом, что позволяет существенно упростить управление, повысить его качество и эффективность в целом.

В любой организации с иерархической структурой руководители, как правило, обладают верхнеуровневыми (концептуальными или стратегическими) знаниями всех подочетных ему функций, а сотрудники обладают знаниями исключительно узкоспециализированной функции, которую они выполняют ежедневно (операционную деятельность определенного участка работ). Этот "разрыв" между руководителем и подчиненным является нормальным, но несет риск того, что ни у кого нет полной картины всех процессов со всеми нюансами и спецификой. 

В организации возникает задача оптимизации работы и процессов с целью сокращения расходов или потерь (финансовых, материальных, временных, трудовых) на выполнение определенных работ.
Эффективным решением задачи оптимизации является применение процессного подхода.

Процессный подход к управлению подразумевает постоянное повышение эффективности бизнес-процессов организации и предполагает их непрерывное совершенствование. Так, цикл управления и непрерывного совершенствования бизнес-процессов является неотъемлемой частью процессного подхода и включает в себя такие элементы, как идентификация и моделирование бизнес-процессов, анализ статистики достижения ими целей и ключевых показателей эффективности, проведение анализа существующих бизнес-процессов и выявление тех из них, которые не удовлетворяют установленным показателям и не соответствуют требованиям. Кроме того, цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов предполагает осуществление оптимизаций и автоматизаций неэффективных бизнеспроцессов, а также их постоянный контроль и мониторинг.

Таким образом, подобный цикл управления бизнес-процессами представляет собой их непрерывное совершенствование, что позволяет постоянно повышать эффективность деятельности организации.

Список используемых источников

1. Биннер Х. Управление организациями и производством: От функционального к процессному / Х. Биннер. - М.: Альпина Паблишерз, 2010-261 с.

2. Бобылев Ю.А. Управление на предприятии / Ю.А. Бобылев.- М.: Мысль.-2013.-547 с.

3. Браверман А., Саулин А. Интегральная оценка результативности предприятий / А. Браверман, А. Саулин // Вопросы экономики.- 2013.- №6

4. Бравчук О. Управление на предприятии / О. Бравчук.- М.: Аист-М, 2013.- 512 с.

5. Брынцалов Я.Ю. Управление / Я.Ю. Брынцалов.- М.: Пересвет, 2013.- 397 с.

6. Галямина И.Г. Управление процессами. Учебник для вузов. стандарт третьего поколения / И.Г. Галямина.- СПб.: Питер, 2014. - 304 с.

7. Греков М.Д. Управление на предприятии / М.Д. Греков.- М.: Дело, 2013.-509 с.

8. Герчикова И.Н. Управление на предприятии: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. / И.Н. Герчикова - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2012. - 480 с.

9. Захаров О.Г. Краткое введение в моделирование бизнес-процессов / О.Г. Захаров.- М.: Вид, 2015.- 439 с.

10. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления: Учебник для вузов / В.И. Кнорринг.- М.:АСТ, 2013.-359 с.

11. Ланкин В.Е. Управление на предприятии организации / В.Е. Ланкин.- Таганрог.: ТРТУ, 2013.-439 с.

12. Маринов С.Д. Основы управления на предприятии / С.Д. Маринов // Центр знаний.- 2012.- 24 апреля.- №5

13. Перов Н.В. Процессы управления в организации / Н.В. Перов.- М.: ИНФРА, 2012.-569 с.

14. Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин.- М.: Манн, Иванов и Фебер, 2014.- 512 с.

15. Савицкая Г.В. Экономический анализ. 11-е изд., испр. и доп. / Г.В. Савицкая - М.: Новое знание, 2013. - 651 с.

16. Синк С.Д. Управление производительностью: планирование, измерение и оценка, контроль и повышение / С.Д. Синк. - М.: Прогресс, 2013.- 399 с.

17. Ульянова М.А. Управление на предприятии / М.А. Ульянова.- М.: Лотос-ПроФФ, 2013.-369 с.

18. Яковых Д. Процессный подход в управлении / Д.Яковых.- М.: АСТ, 2014.- 399 с