Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Характеристика документооборота)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования.

Автоматизация всех сфер жизнедеятельности общества на сегодняшний день становится все более масштабной и широкой. Автоматизация позволяет людям удовлетворять самые разнообразные потребности, затрачивая минимальное количество времени, сил и средств.

Современные реалии таковы, что автоматизация является важнейшим условием выживания всего человечества. Ведь именно автоматизация позволит более экономно расходовать ресурсы планеты в мировом масштабе и ресурсы каждого домохозяйства в масштабе одной семьи.

На сегодняшний день автоматизация проникла во все сферы жизнедеятельности общества. Торговля и управление взаиморасчетами с клиентами не явились исключением.

Управление политикой работы с клиентами требует автоматизации для того, чтобы быть постоянно в курсе всей ситуации, которая складывается на сегодняшний день. Автоматизация в сфере политики управления клиентами позволит более оперативно реагировать на возникающие проблемы между клиентами и продавцами.

Автоматизировать на сегодняшний день можно все, что угодно. Это касается и базы данных клиентов, а также основных характеристик бизнес- процессов, которые происходят на предприятии. Бухгалтерский учет на предприятии уже немыслимо представить себе без автоматизации, хотя всего лишь совсем недавно все операции совершались вручную.

Таким образом, этим и определяется актуальность выбранной темы, так как без автоматизации данных о клиентах невозможна эффективная работа сотрудников отдела маркетинга.

Цель курсовой работы – разработка программы для работника отдела маркетинга, которая позволит снизить и оперативной управлять дебиторской задолженностью данного предприятия.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

• Описать документооборот на предприятию;
• Описать бизнес-процессы;
• Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
• Обосновать проектные решения по программному обеспечению;
• Описать информационную модель программы;
• Описать программное обеспечение;
• А так же описать пример реализации программы.

Объектом исследования данной курсовой работы является предприятия торгового направления. Предметом исследования выступает процесс документооборота.

Работа состоит из введения, двух глав («Аналитическая часть», «Проектная часть»), заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Необходимость автоматизации процесса управления дебиторской задолженностью возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радио-сети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

- решение задач в установленные сроки;

- обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

- обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

- наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

- сокращение числа операций, особенно ручных;

- разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

- снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Ежедневно или еженедельно, менеджер отдела маркетинга приходит в бухгалтерию предприятия, где получает соответствующую информацию по тому или иному поставщику.

Если бухгалтер занят, или не находится на рабочем месте, то получение информации сотрудников отдела маркетинга является проблематичным.

Рассмотрим, в каком виде сотрудник предприятия получает информацию о дебиторской задолженности из бухгалтерии предприятия.

Таблица 1 – Ведомость дебиторской задолженности на 30.11.2016 года

Наименование предприятия	Размер дебиторской задолженности в рублях
Вектор ООО	1000000
Магдалина ООО	150000
Конус ООО	260000
Птичий двор ООО	1000000
Рыбный дом ООО	980000
Сладость ООО	230000
КОНФЕТТО ООО	15000
Шоколадная сказка ООО	169000
Фруктовый рай ООО	170000
ПРОММЯСО ООО	560000

Данная ведомость распечатывается только для одного сотрудника отдела маркетинга.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот, который возникает на сегодняшний день на предприятии, можно отнести к ручному виду. Ежедневно или еженедельно, менеджер отдела маркетинга приходит в бухгалтерию предприятия, где получает соответствующую информацию по тому или иному поставщику.

Конечно, подобный документооборот является архаичным для современного бизнеса.

Для эффективной работы и управления дебиторской задолженностью необходима автоматизация данного процесса.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Понятие информационного обеспечения возникло с созданием автоматизированных систем управления (АСУ).

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного , которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного , которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации (НСИ)^[1].

Одно из важных требований к информационному обеспечению - это достоверность данных информационной базы.

Необходимая достоверность данных в информационных базах обеспечивается высокой степенью контроля на всех стадиях работы с данными.

Особенности технологии обработки данных связаны с такими факторами, как: функционирование в режиме диалога с пользователем, наличие накопителей информации, исключение бумажных технологий для обработки информации.

Благодаря диалоговому режиму отсутствует четко установленная заранее последовательность операций по обработке данных.

В состав технологических операций входят:

-   загрузка программы;

-   ввод данных;

-   контроль информации и возможность корректировки;

-   справочно-информационное обслуживание;

-   формирование информационных массивов;

-   вывод информации.

Существует несколько способов регистрации первичной информации:

-   документальный;

-   документальный с регистрацией на машинном носителе;

-   автоматический.

В основе диалогового режима лежит динамическое взаимодействие машины и человека посредством приема и передачи данных через устройства ввода/вывода. При диалоговом режиме обеспечивается поиск необходимой информации, быстрая обработка команд, сообщений, активное воздействие пользователя на ход обработки данных.

Организация диалога осуществляется посредством установки связей между данными, которые представляют собой информационные модели.

По способу установления связей между данными различают реляционную, иерархическую и сетевую модели. Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак.

В настоящее время реляционные системы лучше соответствуют техническим возможностям персональных компьютеров. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации - индексирование баз данных.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Система программирования Delphi версии 7 фирмы Enterprise (Borland) предоставляет наиболее широкие возможности для программирования приложений ОС Windows^[2].

Delphi – это продукт Borland International для быстрого создания приложений. Процесс создания интерфейса будущей программы напоминает забаву с игровым компьютерным конструктором. Поэтому RAD-среды еще называют визуальными средами разработки: какими мы видим рабочие и диалоговые окна программы при проектировании, такими они и будут, когда программа заработает.

Высокопроизводительный инструмент визуального построения приложений включает в себя настоящий компилятор кода и предоставляет средства визуального программирования, несколько похожие на те, что можно обнаружить в Microsoft Visual Basic (она не является RAD-системой) или в других инструментах визуального проектирования. В основе Delphi лежит язык Object Pascal, который является расширением объектно-ориентированного языка Pascal. В Delphi также входят локальный SQL-сервер, генераторы отчетов, библиотеки визуальных компонентов, и прочее, необходимое для того, чтобы чувствовать себя совершенно уверенным при профессиональной разработке информационных систем или просто программ для Windows-среды.

Прежде всего Delphi предназначен для профессиональных разработчиков, желающих очень быстро разрабатывать приложения в архитектуре клиент-сервер. Delphi производит небольшие по размерам высокоэффективные исполняемые модули (.exe и .dll), поэтому в Delphi должны быть, прежде всего, заинтересованы те, кто разрабатывает продукты на продажу. С другой стороны небольшие по размерам и быстро исполняемые модули означают, что требования к клиентским рабочим местам существенно снижаются – это имеет немаловажное значение и для конечных пользователей^[3].

Преимущества Delphi по сравнению с аналогичными программными продуктами.

– быстрота разработки приложения (RAD);

– высокая производительность разработанного приложения;

– низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

– наращиваемость за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду Delphi;

– возможность разработки новых компонентов и инструментов собственными средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходных кодах);

– удачная проработка иерархии объектов.

Система программирования Delphi рассчитана на программирование различных приложений и предоставляет большое количество компонентов для этого. К тому же работодателей интересует, прежде всего, скорость и качество создания программ, а эти характеристики может обеспечить только среда визуального проектирования, способная взять на себя значительные объемы рутинной работы по подготовке приложений, а также согласовать деятельность группы постановщиков, кодировщиков, тестеров и технических писателей. Возможности Delphi полностью отвечают подобным требованиям и подходят для создания систем любой сложности.

Основным конкурентом Borland Delphi 7 является её родной брат – RAD-среда Borland C++ Builder, технология работы с которой полностью совпадает с технологией, принятой в Delphi 7. Только в Delphi программный код пишется на языке программирования Паскаль, точнее на его объектно-ориентированной версии ObjectPascal, а не на языке C++^[4].

Для того чтобы обосновать, почему наш выбор остановился на Borland Delphi 7, достаточно просто перечислить некоторые недостатки языка С++ по сравнению с ObjectPascal:

1. Надо делать много инициализации (регистрировать класс окна, организовывать цикл обработки сообщений, создавать оконную функцию, пиктограмму и прочее…) и частично быть системным программистом. На Delphi-же системное программирование уже встроено и инициализация работает по умолчанию, поэтому программист главный упор делает на своих алгоритмах, а не на организации вспомогательных работ.

2. Значительно большая, по сравнению с Object Pascal, сложность языка, даже, несмотря на компактность кода, возникают сложности в его восприятии.

3. Одна особенность языка С++ очень портит этот язык - он чувствителен к регистру символов, т.е. переменная A и переменная a - это разные переменные.

4. В Delphi классы (объекты) могут располагаться только в динамической памяти, а в C++ в любой памяти (статическая, стек, динамическая). Это добавляет безопасности программирования в Delphi.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

В данном разделе будет рассмотрена, каким образом необходимо создать проектную составляющую автоматизации и проектировании выбранного бизнес – процесса.

В данной проектной части предполагается создать такое программное обеспечение, которое призвано облегчить доступ к необходимой информации менеджерам предприятия, которые работают с теми или иными дебиторами. Программа позволит видеть им текущий уровень дебиторской задолженности клиентов предприятия и принимать соответствующие решения.

Информационная модель будет представлена таким образом, чтобы отражать информацию о данных клиентов, а также такой составляющей, как уровень их дебиторской задолженности на 1 число соответствующего месяца. Графически представим информационную модель на рисунке 1.

Наименование клиента

Сумма дебиторской задолженности в рублях

Рисунок 1 – Информационная модель бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Информационная модель выбранного бизнес – процесса будет представлена следующим образом:

Будет создана специальная форма, которая будет отражать не только наименование клиента, но и текущий уровень дебиторской задолженности. Это является важнейшей составляющей в политике работы с клиентами, а также предоставления им коммерческих кредитов. Видя уровень текущей дебиторской задолженности можно приостановить поставку товаров или продукции, если она слишком высока, и наблюдается некоторая недисциплинированность со стороны клиента. В случае, если дебиторская задолженность будет мала, то предприятие может принять решении о предоставлении коммерческого кредита данного клиенту.

Таким образом, в данном разделе была рассмотрена информационная модель выбранного бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Любая информационная модель не может быть создана без информации.

Нормативно – справочной информацией информационной модели «Взаиморасчеты с клиентами» являются данные бухгалтерии предприятия, на основании данных которой и будет создаваться данная программа. Именно из данных бухгалтерии предприятия будет взята справочная информация, как о поставщиках, так и о текущей дебиторской задолженности на определенный день соответствующего месяца. Нормативно-справочная информация создается бухгалтерами предприятия, так как в их обязанности входит внесение данных по налоговым накладным поставкам, покупкам товара, оприходования и выбытия товара. Также именно в бухгалтерии предприятия формируются данные о погашении дебиторской задолженности посредством наличного расчета в кассе предприятия или посредством безналичного расчета через расчетный счет.

Следует отметить, что данная информация является конфиденциальной для других отделов предприятия, и может быть выдана сотрудниками бухгалтерии только в соответствии с приказом генерального директора.

Создание программы для менеджера, которая позволит видеть текущий уровень дебиторской задолженности также должен быть согласован с генеральным директором данного предприятия.

Входная информация представляет собой ту информацию, которую должен ввести сотрудника отдела маркетинга, то есть тот, кто будет контролировать дебиторскую задолженность клиентов данного предприятия. Полномочия менеджера ограничены, и входная информация для него ограничивается вводом данных, необходимых для поиска. Остальную входную информацию будут вносить бухгалтера у себя в программе. Связь, которая будет создана между базой данных бухгалтерии и программой «Дебиторы» позволит менять входную информацию в автоматическом режиме.

Оперативная информация представлена информацией, которая отображается созданной программой. Это наименование клиента и сумма дебиторской задолженности, которую данный клиент должен предприятии. На основании оперативной информации менеджер предприятия принимает решение о дальнейших действиях, которые могут быть следующие:

- представление коммерческого кредита в случае полного или частичного погашения части дебиторской задолженности.

- отказ в покупке клиентом товаров в кредит.

- подача искового заявления в судебные органы, в случае, если дебитор неоднократно получает уведомления и требования погашать дебиторскую задолженность, но систематически и постоянно игнорирует их.

Таким образом, в разделе была рассмотрена нормативно-справочная информация, входная информация и ее сущность. Также рассмотрены основные части оперативной информации и определено, каким образом, данные виды информации будут выявляться в создаваемой программе.

2.3 Характеристика результатной информации

В результате работы созданной программы создается результатная или результирующая информация.

В случае данной автоматизации бизнес – процесса результирующей информацией является сумма дебиторской задолженности по выбранному клиенту.

Для того, чтобы получить результирующую информацию, сотрудник и оператор данной программы должен нажать на следующие кнопки:

Рисунок 2 – Окно для ввода входной информации и для получения результирующей информации

Окно «Наименование клиента» предназначено для отображения наименования клиента, за деятельность в рамках предприятия которого ответственен менеджер данного предприятия.

Окно «Сумма дебиторской задолженности в рублях» предназначено для отображения информации о сумме дебиторской задолженности по данному клиенту.

Кнопка «Поиск», а также расположенное под ним пустое поле предполагает ввод данных для осуществления поиска необходимого клиента.

Кнопка «Поиск дебитора» активирует заданный поиск.

Кнопка «Выход из программы» предполагает выход из программы, когда это необходимо.

Таким образом, в разделе была рассмотрена результирующая информация, полученная в ходе реализации проекта.

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Данная программа разрабатывается для сотрудника отдела маркетинга предприятия, так как в его функциональные обязанности входит контроль уровня дебиторской задолженности клиентов.

Работа с любой программой предполагает соблюдение определенного набора действий, то есть алгоритма. Данный алгоритм работы с программой, то есть набор последовательных действий называется деревом функций. Дерево функции имеет последовательную, то есть иерархическую структуру. Дерево функций предполагает следующую последовательность действия:

1. Вход в программу или начало работы с программой.
2. Работа со справочником, то есть поиск клиента.
3. Проверка результирующей информации с выделением соответствующих выводов и принятия соответствующих решений.
4. Выход из программы.
5. Дерево функций представим в виде рисунка 3.

Вход в программу и начало работы с программой

Работа со справочником, то есть ввод наименования клиента

Проверка результирующей информации с выделением соответствующих выводов и принятия соответствующих решений

Выход из программы и завершение работы с ней

Рисунок 3 – Дерево функций для программы автоматизации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Далее представим сценарий диалога со справочниками БД.

Работа с базой данных

Выбор справочника

Выбор действия

Выход из программы и завершение работы с ней

Рисунок 4 – Сценарий диалога для программы автоматизации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Таким образом, было рассмотрено дерево функций и сценарий диалога для создаваемой программы автоматизации бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

2.5 Характеристика базы данных

База данных, которая будет использована для написания программы «Дебиторы», создается в MICROSOFT ACCESS. Данное программное обеспечение очень удобно, позволяет создавать таблицы в режиме конструктора.

Рисунок 5 – Начало работы с базой данных в MICROSOFT ACCESS: ее создание

База данных создается в режиме конструктора. Вводим наименования полей. Для создаваемой программы для менеджеров предприятия необходимо два вида информации: это наименование клиента и сумма дебиторской задолженности.

В поле «№ п/п» указываем тип данных «Счетчик». Он позволит автоматически считать клиентов.

В поле «Наименование клиента» указываем тип данных «Текстовый». Это предполагает, что в данном поле будут зафиксированы только текстовые символы, что вполне логично.

В поле «Сумма дебиторской задолженности в рублях» указываем тип данных «Денежный». Данный тип данных позволит правильно отображать денежные суммы дебиторской задолженности предприятия.

Рисунок 5 –Создание полей в базе данных в MICROSOFT ACCESS

База данных для проектируемой программы состоит из наименования клиентов, за деятельность которых отвечает тот или иной работник маркетинговой службы.

Готовая база данных выглядит следующим образом:

Рисунок 6 –Готовая база данных в MICROSOFT ACCESS «Дебиторы»

Рассматриваемая база данных состоит из основной таблицы, в котором отображены следующие данные:

- наименование предприятия, которое является клиентом анализируемого предприятия.

- сумма дебиторской задолженности в рублях, которую данный клиент должен погасить за закупленную продукцию.

Таким образом, была дана характеристика базе данных в MICROSOFT ACCESS, на основании которой и будет создаваться программа.

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Для того, чтобы представить структурную схему пакета, необходимо начать работу с программой и наглядным образом представить всю необходимую информацию.

Заходим в программу DELPHI 7.0, используя ярлык данной программы, которая находится на локальном диске С компьютера.

Появляется окно, с которым необходимо начинать работу.

Рисунок 7 – Окно программы для начала работы

Затем необходимо сохранить проект. Для этого заходим:

File – Save Project As – C – Program Files – Borland – Delphi 7 – Projects и даем наименование данному проекту UNIT 1. Сохраняем проект, нажимая на кнопку Сохранить.

2.7 Описание программных модулей

В данной создаваемой программе существует один программный модуль UNIT 1, который отвечает за форму FORM 1.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Программа, которая призвана облегчить работу менеджеров с клиентами – дебиторами, будет создаваться в программном обеспечении Delphi 7. Открываем программу Delphi 7. Сразу же сохраняем новый проект под именем Project 1, чтобы в дальнейшем не потерять все создаваемые данные.

В новом проекте Project 1 в открытом окне Form 1 размещаем компонент ADO Connection из компонента ADO. После того, как данный компонент ADO Connection был размещен на форме Form 1, заходим в свойства данного компонента в левом нижнем углу окне OBJECT INSPECTOR . Находим свойство Properties и Connection String. Выбирая данное свойство появляется окно. В всплывшем окне выбираем «Use connection string» и жмем BUILD. Данная манипуляция необходима для того, чтобы установить соединение с базой данных, которая была создана в MICROSOFT ACCESS. Данная связь обеспечит полный перенос всех необходимых данных из базы данных в создаваемую программу уже на DELPHI 7. Эта манипуляция также обеспечит полную синхронизацию действий бухгалтера, который производит изменения в базе данных дебиторов, и всплывающей информацией у менеджеров. Связь с базой данных обеспечит актуальность данных по всем дебиторов у менеджеров. А это, в свою очередь, позволяет менеджерам адекватно оценивать ситуацию с взаиморасчетами с клиентами.

В всплывшем окне выбираем канал, который обеспечит соединение базы данных с создаваемой программой – Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider.

Затем осуществляем выбор необходимой базы данных и осуществляем соединение.

Рисунок 8 – Выбор канала передачи данных

Далее в свойстве компонента ADO Login Prompt необходимо поставить False. Это необходимо для того, чтобы не всплывало постоянно окно, которое запрашивает логин и пароль.

Следующим шагом в создании программы по взаиморасчетам с клиентами является следующее:

- на Form 1 устанавливаем еще один компонент ADO Query также из компонента ADO. Заходим в свойства данного компонента в левом нижнем углу окне OBJECT INSPECTOR . Находим свойство Properties, Connection. Устанавливаем ADO Connection1.

- на Form 1 устанавливаем еще один компонент из закладки Data Access Data Source. В свойствах OBJECT INSPECTOR устанавливаем Data Set – ADO Query1.

Рисунок 9 – Установка необходимых компонентов для создания программы

Далее переходим на компонент ADO Query. В свойствах находим SQL. Это необходимо для того, чтобы написать соответствующий запрос в SQL, который позволит выбрать все поля из таблицы «Дебиторы».

Рисунок 10 – SQL запрос на выбор данных из таблицы дебиторы в базе данных

Следующим шагом в создании программы по взаиморасчетам с клиентами является следующее:

- на Form 1 устанавливаем еще один компонент из закладки Data controls DBGrid. В свойстве данного компонента Data Source устанавливаем свойство Data Source1.

Далее необходимо убедиться в том, что программа MICROSOFT ACCESS закрыта, в противном случае программа выдаст ошибку.

Еще раз переходим на компонент ADO Query. В свойствах находим Active и устанавливаем TRUE. В компоненте DBGrid сразу же отображается таблица с дебиторами должниками, которая ранее была создана в базе данных MICROSOFT ACCESS.

Рисунок 10 – Создание связи между базой данных и программой в DELPHI 7

Компиллируем программу посредством нажатия на зеленый треугольник RUN. Если программа создана без ошибок, то она запустится следующим образом:

Рисунок 10 – Запуск программы DELPHI 7

Далее необходимо усовершенствовать программу, сделав ее более удобной для пользователя – для менеджера.

На Form1 выводим компонент Button1. В окне OBJECT INSPECTOR в свойствах меняем имя «ВЫХОД ИЗ ПРОГРАММЫ». Это позволит достичь того, что при нажатии на данную кнопку, пользователь сможет выходить из данной программы. В окне OBJECT INSPECTOR выбираем событие Events On Click. Прописываем следующий код:

procedure TForm1.Button1Click(Sender: TObject);

begin

close;

end;

Аналогичным образом, устанавливаем компоненты Label1, Edit1 и Button 2, которые в дальнейшем позволят осуществлять поиск.

Меняем цвет видения программы и присваиваем имя «Дебиторская задолженность». Компилируем программу и получаем следующее:

Рисунок 10 – Запуск программы DELPHI 7 «Дебиторская задолженность»

Следует отметить преимущества данной программы:

- если бухгалтер меняет какие – либо данные в базе данных дебиторов, то информация автоматическим образом меняется и в программе DELPHI 7 «Дебиторская задолженность». Это крайне важно, так как менеджер должен обладать актуальной текущей информацией для принятия управленческих решений. Например, задолженность по предприятию ООО Вектор составляет 1000000 рублей. Однако в течение дня поступил платеж от данного предприятия на расчетный счет анализируемого нами предприятия на сумму в 440000 рублей. После оприходования соответствующих документов, в базе данных сумма дебиторской задолженности составляет 1000000 рублей - 440000 рублей = 560000 рублей.

Рисунок 11 – Изменение суммы дебиторской задолженности в MICROSOFT ACCESS «Дебиторы» по предприятию ООО Вектор

Рисунок 12 – Аналогичное изменение суммы дебиторской задолженности в DELPHI 7 «Дебиторская задолженность» по предприятию ООО Вектор

- если добавляется новый дебитор, и бухгалтер также вводит всю необходимую информацию, то информация автоматически отображается и в программе на DELPHI 7 «Дебиторская задолженность». Например, у анализируемого нами предприятия появляется новый клиент, который осуществил закупку товаров на сумму в 100000 рублей – АО Велига. Данная информация автоматически отображается в программе на DELPHI 7 «Дебиторская задолженность».

Рисунок 11 – Добавление нового дебитора АО Велига в MICROSOFT ACCESS «Дебиторы»

Рисунок 12 – Аналогичное изменение дебитора АО Велига в DELPHI 7 «Дебиторская задолженность»

Таким образом, было рассмотрено подробное создание программы в DELPHI 7 «Дебиторская задолженность», которая значительно позволит упростить бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).

Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).

Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).

Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).

Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

-переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);

-проведение реформ или изменение принципов управления;

-неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;

-подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость). 

Следующий важный момент: нужно четко определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют "общепризнанные" процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.

Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать: понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много. Да и финансовые расходы на «ручной» процесс оказываются неоправданно большими.

Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.

Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.

А в заключение хочется отметить: для того, чтобы вывести компанию на принципиально новый уровень эффективности, необходимо получить достоверное представление о том, что в ней происходит. Если собственными силами это сделать не удается, имеет смысл обратиться к бизнес-аналитикам. Ведь стоимость их услуг окажется в итоге гораздо ниже, чем убытки от неудачной автоматизации!

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Осипов Д. Л. Базы данных и Delphi. Теория и практика. — СПб.: БХВ-Петербург, 2011. - 752 с.
2. Лекция 5: Модели организации баз данных [онлайн] - URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/3439/681/lecture/14023 (дата обращения 11.10.2016)
3. Реляционная база данных [онлайн] - URL: http://base.mybloge.net/relyacionnaya-baza-dannyx/ (дата обращения 01.11.2016)
4. Введение в базы данных. Часть 2. Настольные СУБД // А.Федоров, Н. Елманова [онлайн] - URL: http://compress.ru/article.aspx?id=10282 (дата обращения 01.11.2016)).
5. Глушаков С.В., Клевцов А.Л. «Программирование в среде Delphi 7.0». 2003г. с.528.
6. Обзор языков программирования и средств разработки на их основе [онлайн] - URL: http://bukvi.ru/computer/obzor-yazykov-programmirovaniya-i-sredstv-razrabotki-na-ix-osnove.html (дата обращения 01.11.2016)
7. Преимущества и особенности Delphi [онлайн] - URL: http://starik2222.narod.ru/trpp/lec/11.htm (дата обращения 01.11.2016)
8. Преимущества Delphi и напутствие начинающему программисту [онлайн] - URL: http://pisali.ru/raferti/41237/ (дата обращения 01.11.2016)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

unit Unit1D;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, Grids, DBGrids, DB, ADODB, StdCtrls;

type

TForm1 = class(TForm)

ADOConnection1: TADOConnection;

ADOQuery1: TADOQuery;

DataSource1: TDataSource;

DBGrid1: TDBGrid;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

Edit1: TEdit;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Edit1Change(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form1: TForm1;

a:Integer;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm1.Button1Click(Sender: TObject);

begin

Close ;

end;

procedure TForm1.Button2Click(Sender: TObject);

begin

a:=StrToInt(Edit1.Text) ;

Button2.Caption:= IntToStr(a);

end;

procedure TForm1.Edit1Change(Sender: TObject);

begin

ADOQuery1.SQL.Add('SELECT *');

ADOQuery1.SQL.Add(' FROM дебиторы ');

ADOQuery1.SQL.Add('WHERE Наименование клиента LIKE %'+Edit1.text+'%');

end;

end.

1. Глушаков С.В., Клевцов А.Л. «Программирование в среде Delphi 7.0». 2003г. С. 452-503. ↑

2. Глушаков С.В., Клевцов А.Л. «Программирование в среде Delphi 7.0». 2003г. С. 452-503. ↑

3. Глушаков С.В., Клевцов А.Л. «Программирование в среде Delphi 7.0». 2003г. С. 452-503. ↑

4. Глушаков С.В., Клевцов А.Л. «Программирование в среде Delphi 7.0». 2003г. С. 452-503. ↑