Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом».

Содержание:

Введение

На сегодняшний день информационное обеспечение ведения документооборота становится неотъемлемой частью практически каждого предприятия. Использование информационных технологий позволяет решать задачи в сфере управления предприятием, а именно: улучшение контроля и ускорение бизнес - процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда. Единственным методом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Примером решения поставленных задач в России, является программа «1С: Предприятия» которая занимает 30,5% рынка и программа «SAP» 49,9%.

Однако попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности. Для малого предприятия может быть не выгодно использовать столь дорогостоящие услуги брендовых компаний.

Разработка собственного продукта позволяет уменьшить расходы предприятия и решать все поставленные задачи: контроль движения товарно-материальных ценностей; управление торговой деятельностью и автоматизация торгового документооборота; расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности; учет заказов от покупателей; внутреннее планирование заказа продукции.

Целью работы является проектирование системы обеспечения управления документооборотом на предприятии.

Для получения результата необходимо решить следующие задачи:

- проанализировать деятельность рассматриваемого предприятия;

- выявить проблемные моменты документооборота;

- обосновать проектные решения по программному и информационному обеспечению;

- спроектировать программу, обеспечивающую поддержку бизнес-процесса управления документооборота.

Объектом в данной работе является ООО «Fresh». Предметом исследования является проектирование программы, обеспечивающей бизнес-процесс управления документооборотом данного предприятия.

Основные исследовательские приемы и методы: абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция.

Практическая значимость работы заключается в систематизации знаний относительно оптимизации бизнес-процесса управления документооборотом компании, а также возможности непосредственного использования полученных результатов при написании дипломной работы.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложения.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ООО «Fresh» является молодой развивающейся компанией. Одной из основных проблем выступает необходимость ведения довольно значительного документооборота. Схема с использованием методологии IDEF, характеризующая процессы работы компании, приведена на Рисунке 1.

Рис. 1. Схема процесса учета продаж

Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 2.

Рис. 2. Декомпозиция процесса учета работы с клиентами

При первичном обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а также выясняют, какие услуги и в каком объеме его нужны, в результате чего формируют коммерческое предложение, которое отправляют клиенту.

Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 3.

Рис. 3. Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента

В случае, если клиента устраивает выставленное коммерческое предложение, менеджер выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги. Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.

После завершения договора менеджер контролирует выполнение оговоренных услуги и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и формирует счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения шаблона счета данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер формирует акт выполненных услуг.

В обязанность менеджера также входит формирование отчета по работе с клиентами за определенный период (неделя или месяц). На основании данных об оплаченных счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер рассчитывает оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности, а также формирует отчет по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю компанию в целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма услуг, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.

1.2. Характеристика существующих бизнес–процессов

В приложении 1 к настоящей работе представлена организационная структура ООО. Из нее вытекает, что общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. В непосредственном подчинении у генерального директора находятся заместитель директора, а также начальники отделов и юрисконсульт.

Начальник отдела закупок также непосредственно руководит сотрудниками отдела.

Основные функции отдела закупок:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- поиск, анализ данных, выбор поставщиков;

- заключение договоров и контроль исполнения;

- получение материальных ресурсов;

- проверка поступающей продукции и подтверждение качества.

Основными задачами отдела кадров являются:

- обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов и рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификаций;

- осуществление эффективного подбора и расстановки кадров в соответствии с их деловыми и профессиональными качествами;

- участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива.

Отдел продаж работает в следующих направлениях:

- сбор и анализ информации о профильном рынке (информация о клиентах, конкурентах, поставщиках и др.);

- поиск клиентов;

- проведение переговоров с клиентами;

- оформление и заключение контрактов;

- подготовка тендерной документации, участие в тендерах;

- развитие отношений с клиентами;

- получение рекомендаций от клиентов;

- ведение внутренней отчетности и документации;

- продвижение услуг компании (реклама и PR);

- формирование рекламного бюджета.

К функциям отдела отнесены:

- увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов;

- рост числа крупных заказов;

- расширение и сохранение клиентской базы;

- формирование личных и доверительных отношений с клиентами;

- расширение известности компании;

- создание имиджа компании как надежного делового партнера;

- качественная подготовка документов;

- развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

К основным функциям службы делопроизводства относятся следующие:

- организация делопроизводства;

- прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной работы по корреспонденции;

- осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной корреспонденции;

- организация работы архива документов;

- организация работы библиотеки;

- организация и осуществление машинописной работы и работы по копированию документов.

Служба состоит из начальника службы и трех специалистов.

Между всеми указанными службами в ежедневном режиме осуществляется оборот документов различной важности, требующих исполнения и учета. Особое внимание в нашем случае привлекате работа отдела продаж, на котором лежит основная часть документооборота.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Все документы, поступающие в ООО, проходят несколько этапов: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Отдел делопроизводства должен систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ООО.

Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов, требующих исполнения и ответа представлена на Рисунках.

Рис. 4. Документооборот в компании ООО «Fresh»

Рис. 5. Функциональная диаграмма обработки документов ООО «Fresh»

Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних документов.

Используются следующие активные объекты (механизмы)

- руководитель (начальник службы);

- исполнители – сотрудники службы.

Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.

Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.

Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю.

Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.

Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.

Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.

В настоящее время используемая система организации делопроизводства обладает следующими недостатками:

1. Низкая скорость обработки документов;

2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с человеческим факторам;

3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного документа;

4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и его рецензирования.

Данные недостатки можно устранить путем внедрения автоматизированной системы документооборота организации.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

К информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы.

Разрабатываемая система должна содержать в себе следующие модули:

- модуль авторизации;

- модуль работы со справочниками;

- модуль ввода данных;

- модуль получения отчетов.

В модуле авторизации должны быть реализованы следующие функции:

- Доступ пользователя к главной странице системы после корректного ввода пароля и логина;

- Вывод сообщения об ошибке ввода пароля и логина с предложением повторить ввод.

В данном модуле должны быть реализованы следующие функции:

- Ввод данных в справочники;

- Проверка вводимых данных на корректность по типам;

- Вывод в виде экранной формы состава справочника;

- Редактирование состава справочника.

В модуле ввода данных должны быть реализованы следующие функции:

- Возможность ввода данных с помощью экранной формы;

- Проверка вводимых данных на их корректность.

В модуле получения отчетов должны быть реализованы следующие функции:

- Возможность получения отчета в соответствии с заданными параметрами:

- Формирование необходимых аналитических отчетов.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти половину времени работников. При необходимости упростить систему документации, используют следующие подходы:

- проведение унификации и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Для данного проекта информационная база представлена в виде интегрированного информационного хранилища. Данная организация позволяет объединить различные источники информации, управлять файлами различных форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения информации базы данных:

- совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию объекта;

- удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;

- поддержка целостности данных.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение системы должно быть достаточным для выполнения реализуемых функций системы, а также иметь средства организации требуемых процессов обработки данных, позволяющих своевременно выполнять необходимые функции во всех режимах функционирования системы.

В данный момент российский рынок предоставляет широкий ассортимент автоматизированных информационных систем электронного документооборота, которые отвечают требованиям и целям автоматизации управленческой деятельности предприятия, но имеющие разными программными требованиями. Далее показан обзор некоторых автоматизированных информационных систем. Данные системы выбраны исходя из анализа компании «DSS Consulting», показавшее аналитические исследования по продвижению российского рынка автоматизированных информационных систем электронного документооборота^[1].

1) «Directum» - автоматизированная информационная система электронного документооборота, предназначенная для увеличения эффективности работы каждого работника предприятия в различных областях их общей деятельности.

Программа «directum» является полноценной «ECM» (Enterprise content management) системой и обеспечивает управление документами в течении всего их жизненного цикла, делопроизводство на бумажных носителях частично входит в электронный документооборот. «Directum» осуществляет продуктивную организацию и слежение за деловыми процессами на базе технологии «Workflow»: исполнение документов, обработка заказов, подготовка и осуществление конференций, поддерживание периода продаж и других процессов^[2].

Состав системы:

а) управление электронными документами. Создание и хранение разных неструктурированных документов (тексты «Microsoft Word», таблицы «Microsoft Excel», рисунки «Microsoft Visio», «CorelDraw», видео и др.); использование ЭЦП; создание структуры документов по папкам; определение прав доступа на документы; история работы с документами;

б) управление деловыми процессами. Обеспечение процессов согласования и обработки документов на каждой стадиях жизненного цикла «docflow»; взаимосвязь между работниками предприятия в ходе протекания бизнес-процессов;

в) управление договорами. Составление процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, и поиска, анализа, редактирования документов предприятия;

г) управление конференциями. Полное осуществление организации конференций; создание и распространения необходимой информации; слежение осуществления решений конференции;

д) осуществление взаимоотношений с клиентами организации. Ведение общей базы предприятия и контактных лиц; хранение истории встреч, звонков и сообщений.

2) Платформа «DocsVision» является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс^[3].

Основные процессы, автоматизируемые с помощью «СЭД DocsVision» - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Основные функции «DocsVision»:

а) автоматизация управления предприятием;

б) поддержка процессного подхода в организации управления;

в) автоматизация систем менеджмента качества;

г) автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

д) средства контроля исполнения документов и заданий;

е) маршрутизация и доставка документов на места пользователей;

ж) создание электронного архива документов.

3) «1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота^[4].

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

а) хранение любых документов;

б) ограничение прав доступа к документам;

в) коллективная работа с документами;

г) хранение и контроль версий.

Несмотря на широкое разнообразие готовых продуктов данной области на рынке, необходимо сделать универсальную, недорогую систему для перевода организации на автоматизированный документооборот.

Создание проекта решено проводить на языке программирования «С#» в среде «Microsoft Visual studio» для создания небольших программ, поэтому и была выбрана в качестве среды разработки. Язык «С#» является гибким и удобным, позволяя создавать в кратчайшие сроки актуальные программные продукты. В качестве базы данных выбрана система «MySQL».

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Данная информационная модель служит для того, чтобы автоматизировать процессы следования документов на предприятии и предоставить данные возможности:

а) создание и регистрацию документов;

б) распределение электронных документов между сотрудниками;

в) автоматическое формирования материального отчёта;

г) формирование графиков зависимости доходов и расходов.

Разрабатываемая автоматизированная информационная система является многопользовательской, осуществляет координированную всеобщую работу коллектива работников организации. Этим и обосновано устройство информационной системы и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемым данным, обеспечение целостности и сохранности данных.

Автоматизированная информационная система представляет клиент- серверную архитектуру и её необходимо эксплуатировать в локальной сети предприятия. Это устройство системы позволит обеспечить такие важные характеристики как:

а) эффектную защиту данных в режиме многопользовательского доступа;

б) сохранность данных с помощью централизованного архивирования;

в) осуществление конфиденциальности данных с помощью управления правами доступа к ним.

Учет документов и слежение пути прохождения на предприятии основываются на данных принципах:

а) регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов, - регистратором;

б) регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение;

в) обработке документа для дальнейшей работы;

г) формирование отчёта на основе общей базы данных документов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В качестве входной информации в разработанной системе документооборота используются следующие документы и сведения:

- Перечень отделов компании;

- Список сотрудников компании – пользователей системы;

- Перечень операций;

- Перечень документов;

- Перечень папок;

- Перечень категорий справочных документов.

Данные документы вносятся в систему вначале ее работы.

Справочник Отделы включает в себя название отдела.

В качестве оперативных используются следующие таблицы:

1. Документы;

2. Документы в папке;

3. Справочные документы;

4. Операции.

2.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией для задачи автоматизации документооборота являются следующие документы:

- список сотрудников;

- список документов по видам;

- список операций;

- Список каталогов и подкаталогов документов;

- Список документов в папках.

В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество сотрудников;

- дата регистрации;

- должность;

- отдел;

- дата рождения;

- логин и пароль для доступа в систему.

Данный документ формируется на основе справочников Отделы, Пользователи.

Списки документов имеют следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дата регистрации;

- краткое описание;

- количество страниц;

- адресат;

- ссылка на электронную версию документа.

Список документов, находящихся в архиве, а также список документов, находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть следующие статусы:

- документ зарегистрирован;

- документ рассмотрен;

- документ поставлен на контроль;

- документ отправлен в архив.

На основе статуса формируются списки документов.

Список документов в папках содержит наименование папки, наименование документа.

Список операций содержит наименование операции, дату проведения, описание.

2.4. Общие положения (дерево функций)

В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;

- Сотрудник (пользователь), осуществляющий регистрацию документов и дел;

- Администратор.

Различие между функциями данных пользователей содержится в различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций для администратора представлено на рисунке.

Рис. 6. Дерево функций системы для администратора

Рис. 7. Дерево функций системы для пользователя (сотрудника)

2.5. Характеристика базы данных

Программа состоит из двух основных частей: клиента и сервера. Сервер соединяется с базой данных, а клиенты, в свою очередь, подключаются к данному серверу для обмена информацией, произведением централизованных расчетов, получением и записью данных. В качестве базы данных выбрана система «MySQL».

Соединение клиентов с сервером осуществляется по протоколу TCP/IP, чтобы избежать потерь важных данных. К тому же нынешние сетевые технологии позволяют использовать высокоскоростные каналы связи за относительно небольшие финансовые вложения.

Рис. 8. Схема базы данных

При данной схеме база данных и серверная часть программы электронного документооборота могут находиться физически на разных серверах. Это позволяет снизить требования к оборудованию и снизить нагрузку на отдельные узлы сетевой инфраструктуры.

База данных (рисунок 8) состоит из ряда необходимых таблиц, таких как таблица пользователей системы, таблица прихода и расхода товара, склад, товары и других таблиц, не говоря уже о более детальном разделении указанной структуры.

Самим документам при регистрации присваиваются реквизиты, позволяющих быстро найти их с помощью поиска в базе данных.

2.6. Описание программных модулей

Так как система представляет собой клиент-серверный вариант, то проектирование программы для обеспечения бизнес-процесса велось параллельно в двух формах. Начнем с серверной части.

Программа-сервер документооборота выполняет несколько функций:

а) обработка запросов клиентов;

б) вывод служебной информации (логов);

в) служит посредником между клиентом и базой данных;

г) осуществляет процедуру регистрации пользователей.

Рис. 9. Схема функционирования сервера

Запросы к серверной программе должны поступать по протоколу TCP/IP, так как данные не должны теряться по пути следования. В качестве программных средств передачи данных решено использовать набор низкоуровневых классов «Net Sockets», позволяющих работать с управляемыми соединениями. Так как клиентов в данной системе может быть несколько (программой нет ограничений в количестве клиентов), то программа-сервер должна работать с ними по отдельности.

Для соблюдения принципов объектно-ориентированного программирования требуется разделить код по смысловым признакам в отдельные классы. Исходя из функций, выполняемых программой-сервером, можно выделить три основных класса:

а) класс интерфейса для взаимодействия с пользователем;

б) класс сетевого взаимодействия с клиентами;

в) класс связи с базой данных.

Все эти классы взаимосвязаны и служат для обработки команд клиентов.

Сначала инициализируется сама программа, затем включаются указанные основные классы. Сетевой класс получает команды от клиента, для их выполнения использует вспомогательный класс взаимодействия с базой данных, при необходимости отправляет ответ клиенту и отражает результаты своей работы на пользовательский интерфейс. Также могут использоваться дополнительные структурные звенья. С помощью такого деления на классы реализуется инкапсуляция - это механизм программирования, объединяющий данные и код в одном блоке, предохраняющий их от вмешательства извне и неправильного использования. Инкапсуляция позволяет объединить данные и код в объект и скрыть реализацию объекта от пользователя. При этом пользователю предоставляется только спецификация (интерфейс) объекта. Пользователь может взаимодействовать с объектом только через этот интерфейс.

Чтобы определить состояние сервера и правильность выполнения запросов клиентов необходимо использовать компонент для записи служебной информации в реальном времени. Этот пополняемы список, так называемый журнал событий или лог, должен располагаться в основном окне программы- сервера, чтобы наиболее удобным образом отразить информацию для администратора системы. Сюда должны попадать, главным образом, результаты обработки запросов к базе данных, так как это является очень уязвимым местом в системе, особенно если программа-сервер и хранилище данных находятся физически на разных компьютерах.

Для сокращения числа дополнительных программ в интерфейс сервера необходимо встроить средство регистрации пользователей системы. В качестве основных идентификационных данных должно быть внесено имя пользователя (логин или псевдоним), настоящее имя, фамилия и отчество, а также пароль. Также необходимо учесть и дополнительные идентификаторы пользователя в организации: номер телефона, адрес нахождения и e-mail. Чтобы повысить уровень безопасности системы пароль нужно хранить в базе данных в зашифрованном виде.

Последний, но немаловажный элемент в сервере - это настроечные параметры соединения с базой данных и ее стартовое развертывание. Чтобы сервер мог использовать в качестве источника данных произвольный доступный узел сети, необходимо дать возможность администратору задавать параметры подключения к серверу базы данных. В параметры подключения входит IP-адрес компьютера, содержащего базу данных, имя самой базы, логин и пароль пользователя, имеющего доступ к совершению процедур чтения, записи и обновления таблиц базы данных. Также к серверу должна быть присоединена утилита для начального создания таблиц в базе и их заполнения необходимыми значениями. Это позволит без помощи сторонних программ (возможно даже платных) и знания языка SQL подготовить данную систему документооборота к работе.

Перейдем к рассмотрению функциональных особенностей клиентской части системы. Так как на сервере происходит регистрация пользователей, то клиент должен, в первую очередь, пройти процедуру авторизации, путем ввода логина и пароля. После отправки введенных данных на север клиент получает либо положительный ответ, в случае правильного ввода имени пользователя и пароля, либо сообщение об отказе доступа.

После успешного подключения к серверу пользователю предоставляется главное окно для работы с программой. В этом окне для пользователя предоставляется весь функционал программы-клиента (рисунок 9), а именно:

а) ввод документов;

в) формирование материальных отчетов;

г) просмотр анализа продаж.

Рис. 10. Схема функционирования клиента

Рассмотрим поподробнее эти необходимые возможности программы. Одной из основных задач введения электронного документооборота является переход от бумажных документов к документам, хранящимся в единой базе данных в электронном виде. Для этого и служит процедура регистрации документов. Регистрация должна быть построена таким образом, чтобы пользователь интуитивно мог понять, какие поля обязательны для заполнения, а какие нет. Следовательно, необходимо сделать программную проверку заполнения полей.

После заполнения требуемых полей и подтверждения регистрации документа эти данные должны быть сохранены в таблицы базы данных, а также документу должен присвоиться порядковый номер в системе. После этого продолжается дальнейшая работа с программой.

Для быстрого доступа к информации, хранимой в единой базе данных документов, необходима процедура поиска по параметру даты регистрации. Этот критерий позволяет получить исчерпывающую информацию по документам, хранимым в базе данных и быстро найти нужный документ.

В качестве связи с сервером предполагается выполнять различные поименованные запросы, которые он сможет распознать и обработать. Так же, как и в программе-сервере, предполагается разработать отдельный класс для сетевого взаимодействия между клиентом и сервером. Здесь требуется учесть все те же варианты запросов, как и на сервере (отправка, получение, отправка и получение), чтобы организовать логическую связь этих двух программ.

Для хранения данных программы необходимо использовать реляционную базу данных. В реляционных базах данных все данные представлены в виде простых таблиц, разбитых на строки и столбцы, на пересечении которых расположены данные. Запросы к таким таблицам возвращают таблицы, которые сами могут становиться предметом дальнейших запросов. Каждая база данных может включать несколько таблиц. Ссылающиеся друг на друга таблицы должны иметь хотя бы один столбец, называемый первичным ключом. Строки в этом столбце уникальны. Они не могут повторяться, не могут быть пустыми и эти значения позволяют отделить одну строку таблицы от любой другой. Использование реляционной базы данных обусловлено тем, что это позволяет экономить место на диске, снизить затраты на запись данных, легко манипулировать отдельными данными и логически разбить на части все множество информации. Для разбиения данных логически из вышесказанного следует поделить базу на эти основные таблицы:

а) таблица документов (хранит номера, даты регистрации, исполнения, а также сами тексты документов);

б) таблица текстовых сообщений (содержит отправителя, получателя, временные отметки, реквизиты электронного письма);

в) таблица пользователей (данные по пользователям, внесенные через сервер документооборота);

г) таблицы исполнителей, контролеров, а также прочие служебные таблицы.

Перед первым запуском системы нужно воссоздать в базе данных указанную структуру таблиц и заполнить ее начальными значениями, необходимыми для нормальной работы программы. Этот процесс должен быть автоматизирован и выполняться через сервер документооборота администратором.

2.7. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим особенности работы спроектированной системы реализации бизнес-процесса «Управление документооборотом».

Рис. 11. Схема функционирования сервера

На рисунке продемонстрировано окно авторизации пользователя. В данном окне сотрудник организации имеет возможность осуществить вход в автоматизированную информационную систему, с помощью ввода логина и пароля, после ввода этих данных, следует кликнуть на кнопку вход. При неверном вводе информации пользователь не сможет увидеть рабочее окно программы. И сотрудник увидит отчёт об ошибке. После ввода данных и клика на кнопку вход осуществляется запуск рабочего окна программы.

Рис. 12. Рабочее окно программы, раздел «Магазин №1», вкладка «Приход»

После выполнения входа пользователь видит перед собой следующее окно. Рабочее окно программы имеет 5 вкладок, по мере увеличения филиалов организации, будет происходить увеличение количества магазинов в окне программы. Итак, мы можем наблюдать вкладку «Общий склад», «Магазин №1», «Магазин №2», «Магазин №3», «Руководителю».

Удобство данной информационной системы состоит в том, что вся организация имеет одну единую базу и высшему руководству легко следить за движением товаров и планированием закупок. Это связанно с тем, что менеджеры, находящиеся на филиалах, в данном случаи Магазин №1, Магазин №2, Магазин №3, осуществляют централизованный обмен данными, другими словами осуществляют процесс электронного документооборота, занося информацию бумажных носителей в базу дынных автоматизированной информационной системы. Данные от филиалов поступает в главный офис, для прохождения дальнейшего их жизненного цикла.

На рисунке открыт раздел «Магазин №1» и вкладка «Приход». В этом режиме пользователь производит учёт поступивших товаров по номенклатуре. Здесь мы можем наблюдать наименование поступивших товаров, их количество, цену и сумму. Программа автоматически ведёт ежедневный накопительный учёт поступивших товаров. При заполнении таблицы автоматически высчитывается столбец «Сумма (руб.)» и «Всего (руб.)» для удобства использования информационной системы. В этом окне мы также можем посмотреть статистику подразделения организации и вывести приход товара на требуемый интервал времени. Также программа даёт возможность произвести сортировку по номенклатуре, цене и при необходимости по сумме. Интерфейс программы несложный, понятен не опытному пользователю, это разработано специально для простоты использования и возможности использование информационной системы широким кругом лиц.

Рис. 13. Рабочее окно программы, раздел «Магазин №1», вкладка «Расход»

Рисунок демонстрирует окно программы с открытом разделом «Магазин №1» и вкладкой «Расход». На этом рисунке мы также видим наименование товаров, но только в данном случаи мы наблюдаем сформированный отчет с временным интервалом в три дня. Интервал времени указывается в верхней, правой части окна программы. Информационная система автоматически вычислила расходование товары в течение трёх дней, учитывая ежедневную реализацию товаров за прошедший период. Также программы показала общую сумму расхода товаров. Эта информация позволяет наглядно видеть движение товара. С помощью данной информационной системы мы также можем мгновенно вывести расход товаров за любой другой интервал времени.

Рис. 14. Рабочее окно программы, вкладка «Материальный отчёт»

Далее на рисунке продемонстрирован материальный отчёт. На рисунке открыта вкладка «Магазин №», раздел «Материальный отчёт». Материальный отчет выведен за указанный пользователем период времени. Все данный отчёта высчитаны автоматически. Тут мы можем анализировать динамику движения товара. Видим торговую наценку на товар, какой остаток товара на складе в указанный интервал времени. Прослеживается популярность того или иного товара. В нижней части окна программы демонстрируется общая сумма по критериям, что тоже немало важно. Программа позволяет моментально формировать сложные материальные отчёты, упростить работы сотрудникам организации. Оптимизировать рабочее время и использовать его с максимальной выгодой.

Рис. 15. Рабочее окно программы, раздел «Руководителю»

Далее в разделе «Руководителю» прослеживается весь поток торгово-материальных ценностей. В данном окне программы мы видим динамику доходов и расходов.

Для удобства анализа продаж, есть возможность построить график по конкретному товару, на конкретный промежуток времени. Что позволяет произвести точный анализ, сезонность товара, зависимость спроса от времени года. Информационная система даёт возможность запланировать закупки на данный промежуток времени.

Данная информационная система, обеспечивающая бизнес-процесс «Управление документооборотом», безупречно выполняет свои функции. Её действие направлено на ускорения развития предприятия, благодаря внедрению программы, бизнес-процессы будут протекать прозрачно. Информационная система хранит в базе данных все ранее введенные документы, благодаря этому можно проводить сложный технический анализ перспектив предприятия.

Интерфейс автоматизированной информационной системы отличается простотой, это необходимо для того, чтобы не нагружать рабочее пространство. Простота и удобство использования делают данную информационную систему легко осваиваемой для специалистов, не имеющих образования в области информационных технологий.

Заключение

В результате проведения анализа и разработки системы обеспечения электронного документооборота создана информационная система, обеспечивающая реализацию операций данного бизнес-процесса. Эта система будет успешно применяться на малом предприятии для централизованного хранения документов и проведения анализа продаж, используя весь функционал программы.

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций.

При создании программы использовались новейшие средства разработки и современные технологии. Использована бесплатная база данных MySQL. Разработка проводилась с соблюдением принципов объектно-ориентированного программирования. Язык «C#», выбранный для написания экономической информационной системы, реализует механизмы оптимизации использования памяти, стандартные подходы к решению многих задач.

Сама программа состоит из двух частей: программы-клиента и программы-сервера, что позволяет использовать единое хранилище данных несколькими пользователями системы. Важным является тот факт, что программа может выполняться на бесплатных операционных системах с открытым кодом, причем базу данных даже рекомендуется хранить в таких операционных системах.

К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести расширение функционала программы и усовершенствование дизайнера. Но даже существующий вариант можно назвать завершенным продуктом и использовать для обеспечения управления документооборотом.

Список использованных источников

Монографии и периодические издания

1. Аладин Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего // Банковские технологии. - 2013. - № 4. - С. 57-59.
2. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. - Москва, 2007. - С. 40-47.
3. Корюкин Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю. А. Корюкин // Управление компанией: пособие. - Москва, 2009. - С. 63-66.
4. Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство: учебник. - Москва, 2016. - С. 63-69.
5. Подолина О.А. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. А. Подолина // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2016. - С. 20-21.
6. Подолина О.А. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. А. Подолина // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2008. - С. 87-91.
7. Романов Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д. А. Романов // Правда об электронном документообороте: научный сборник. - Москва, 2004. - С. 144-157.
8. Серова Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления // Секретарское дело: пособие. Москва, 2008. - С. 30-43.
9. Серова Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. В. Серова // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2015. - С. 30-43.

Электронные ресурсы

1. БОСС-Референт [Электронный ресурс]: АИС Документооборот // Информационный портал. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/ (дата обращения: 06.07.2017)
2. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]: документооборот // Справочная система. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (дата обращения: 06.07.2017)

Приложение 1

Рис. 1. Организационно-штатная структура ООО «Fresh»

1. Корюкин Ю. А. Сказка о потерянном времени / Ю. А. Корюкин // Управление компанией: пособие. - Москва, 2009. - С. 65. ↑

2. Подолина О.А. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. А. Подолина // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2008. - С. 89. ↑

3. Серова Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. В. Серова // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2015. - С. 37. ↑

4. Романов Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д. А. Романов // Правда об электронном документообороте: научный сборник. - Москва, 2004. - С. 149. ↑