Проектирование реализации операций бизнес-процесса___ «Складской учет»

Содержание:

Введение

Актуальность темы. За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждый год количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода деятельности компании и управления ею. При применении компьютера "количество переходит в качество": увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение работы организации.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций необходимо решить следующие задачи:

1. Собрать материал о предприятии;

2. Проанализировать сущность задач учета складских операций;

3. Обосновать использование вычислительной техники;

4. Обосновать разработки по всем видам обеспечения;

5. Построить инфологическую модель.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход товаров на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Целью курсовой работы является проведение модернизации информационной системы автоматизации складского учета в ООО "Логистика".

1 глава. Аналитическая часть

Автоматизация рабочего процесса значительно сокращает время на обработку, учет поступающего потока информации. Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.^[1]

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Автоматизация рабочего поможет сократить трудозатраты на выполнение повторяющихся задач. Появится возможность полной аналитики работы предприятия и контроль на всех этапах деятельности.

Входящий информационный поток включает в себя:

- Данные о Заказчиках (договоры и т.д.)

- Данные о Заказах (характеристики, сроки и условия хранения ТМЦ и др.)

Выходной информационный поток включает:

- Статистика заказов на хранение ТМЦ

- Отчеты по хранению и выдаче ТМЦ

Система должна предоставлять возможность:

- авторизации пользователей;

- регистрации новых заказов;

- просмотра базы заказов;

- поиск заказов по базе

- информирования клиентов об изменениях статуса заказа;

- внесения данных в информацию о заказе;

- вывода отчетов по группам заявок Заказчика за необходимый период.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Разрабатываемая информационная система должна обеспечивать выполнение следующих бизнес-процессов:

• Регистрация Заказчиков, заказов, ТМЦ (товарно-материальных ценностей);
• Обеспечение возможности просмотра информации о конкретном заказе, а также ее редактирование;
• Обеспечение возможности просмотра информации о конкретном ТМЦ, а также ее редактирование;
• Мониторинг информации об обслуживаемых Заказчиках;
• Возможность экспорта данных в MS Excel для создания отчетности. 

Бизнес-процессы – это последовательность взаимосвязанных действий или задач, результатом которых является создание определенного продукта или услуг. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением и может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес - процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3, которые позволяют анализировать деятельность предприятия с трех ключевых точек зрения.

IDEF0 позволяет проанализировать деятельность предприятия с точки зрения функциональности системы и может быть использована для моделирования широкого класса систем, для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов - работ, которые взаимодействуют между собой, а также отображаются информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является «Контекстная диаграмма» — это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует объект или набор объектов. Каждый блок может иметь различные типы связанных с ним стрелок. Стрелки обозначают людей, место, вещи, события или понятия. В диаграммах IDEF0 имеется четыре основных типа стрелок.

Вход блока представляет ресурс или информацию, которая должна быть использована или преобразована блоком, чтобы произвести продукцию (всегда направляются в левую сторону блока). Каждый блок должен иметь по крайней мере одну стрелку контроля или управления (всегда входит в вершину блока). Управление представляется в виде правил, инструкций, политики компании, процедур или стандартов, и влияет на деятельность без фактического преобразования чего-либо. Стрелки выхода (направляются из правой стороны блока) — это продукция или информация, произведенная блоком. Каждый блок должен иметь по крайней мере одну стрелку выхода.

Механизмы исполнения — это ресурсы, которые обеспечивают выполнение действия, преобразование объекта (стрелка направлена в нижнюю часть блока). Механизмами исполнения являются персонал компании, машины или оборудование, которые обеспечивают выполнение деятельности.

Построим контекстную диаграмму для предметной области (Рис.1).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

Используем декомпозиционное разложение моделирования бизнес-процессов для подробного описание блоков. При каждой декомпозиции блока создается новая диаграмма, при этом число декомпозиций не ограничено и зависит только от уровня сложности модели. Декомпозируем контекстную диаграмму на 3 функциональных блока (Рис.2):

- Прием ТМЦ на склад;

- Хранение и учет ТМЦ;

- Выдача ТМЦ.

Рисунок 2. Диаграмма IDEF0

Для документации механизмов передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных DFD (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации в качестве дополнения модели бизнес - процессов, выполненной в IDEF0. Цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами. DFD - диаграмма может содержать работы, внешние сущности, потоки данных и хранилища данных. Однако функционал диаграммы DFD не учитывает взаимодействие между бизнес-функциями.

Декомпозиция блока «Прием ТМЦ на склад» еще на четыре действия представлена (Рис.3):

• • Проверка товарно-транспортной накладной;
  • Проверка ТМЦ;
  • Внесение данных о ТМЦ в БД;
  • Передача ТМЦ на хранение.

Рисунок 3. Диаграмма DFD «Прием ТМЦ на склад»

Диаграммы методологии IDEF3 (workflow diagramming) используются для анализа с точки зрения последовательности выполняемых работ и для описания логики взаимодействия информационных потоков. Этот метод основан на очередности событий с элементами логики. Методология IDEF3 позволяет акцентировать внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов. Проведем декомпозицию блока «Проверка товарно-транспортной накладной», который является элементом декомпозиции блока «Прием ТМЦ на склад» на четыре действия (Рис.4):

- Принятие товарно-транспортной накладной;

- Проверка поставщика;

- Проверка реквизитов документов;

- Проверка соответствия и количества ТМЦ.

Рисунок 4. Диаграмма IDEF3 проверки товарно-транспортной накладной

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот включает в себя следующие этапы:

1. Процедура приемки ТМЦ на склад:

- ТМЦ поступает на базу хранения с приходной накладной;

- специалист по учету на базе хранения проверяет приходную накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

- Производит осмотр поступающих ТМЦ и принимает их на склад;

- ТМЦ перемещается на склад и специалист по учету делает запись в книге учета о месте хранения (склад, полка, место).

2. Процедура инвентаризация включает в себя:

- специалист по учету на складе вручную осматривает и переписывает данные о ТМЦ и его количестве в книге учета;

- данные сверяются в книге учета ТМЦ лицами, ответственными за отчетность по складу и составляется отчет по данным инвентаризации ТМЦ.

3. Процедура отгрузки ТМЦ со склада:

- поступает накладная на отгрузку ТМЦ;

- выполняется проверка накладной и регистрация ее в книге учета

входящих документов;

- поступает указание специалистам по учету склада на поиск нужного ТМЦ и отгрузку;

- Заказчик производит осмотр и производит отгрузку;

- Регистрация в книге учета факт отгрузки ТМЦ;

- Отгрузка ТМЦ техническими средствами.^[2]

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Внедрение ИС «Складской учет» предполагает возложение выполнения основных операций по накоплению, хранению, учету и выдаче информации на вычислительную технику. Пользователь выполняет только часть ручных операций и операции, требующие управленческих решений.

Автоматизация позволит обеспечить повышение качества данных, повышение прозрачности склада, сокращение операционных затрат. Потребность в информации - первейшая задача автоматизации складского хозяйства предприятия. Информация о реальном количестве ТМЦ на складе, которую может предоставить информационная система, критически важна при распределении ТМЦ по заказам. Развернутая аналитика по ТМЦ позволит в любой момент получить нужную информацию и исключить риск ее потери.^[3]

Информационное обеспечение, как важнейший элемент ИС и ИТ, предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает входные и выходные документы, классификаторы и справочники. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение. Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам и отчет по инвентаризации.

Центральным компонентом информационного обеспечения является информационная база, представляющая собой организованную определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Существуют следующие способы организации информационной базы задачи:

как совокупности локальных файлов;

как интегрированной БД с локальной организацией;

как интегрированной БД с централизованной организацией;

как интегрированной БД с распределенной организацией.

Интегрированная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Пользователи воспринимают такую базу данных как совокупность таблиц. В данной задаче автоматизации целесообразно использовать интегрированную централизованную БД, поскольку вся информация о решаемой задаче будет хранится на серверах, а компьютер пользователя будет использоваться как АРМ для доступа к ИС.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Техническое обеспечение ИС — это комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИС, соответствующей документации на эти средства и технологические процессы.^[4]

В комплекс технических средств входят:

- персональные компьютеры;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства автоматического снятия информации;

- эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Документацию можно условно разделить на три группы:

- общесистемную, включая государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

- специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

- нормативно - справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

В нашем случае в комплекс технических средств войдут:

- компьютер, удовлетворяющий минимальным системным требованиям, для работы программ MS SQL и MS Office Excel;

- подключение к сети Интернет (для доступа к общим и внешним ресурсам);

- принтер или многофункциональное устройство вывода информации на печать для распечатки отчетов.

Выбор такого комплекса технических средств основывается на постановке задачи и выборе ПО, а именно, реализации ИС с использованием MS SQL с возможностью выгрузки данных в MS Office Excel. Т.к. рабочее место специалиста по учету уже оснащено подходящими техническими средствами или требует минимальной модернизации, то данный выбор является экономически целесообразным.

К информационному обеспечению, используемому в разрабатываемой ИС, можно отнести общепринятые типовые формы документов. Это один из двух основных входных документов. Вторым входным документом является разработанная нами унифицированная форма, используемая для вывода отчетности, которая необходима для дальнейшего анализа.

Выходным документом является книга MS Office Excel, содержащая сборник отчетной документации.

Средствами ввода информации являются стандартные формы MS Office, а так же функции VBA для загрузки данных из упомянутых ранее входных документов формата MS Office Excel.

Под программным обеспечением информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.^[5]

Базовое (системное) ПО организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ.

Прикладное ПО непосредственно нацелено на решение профессиональных задач пользователя.

В нашем случае базовым ПО будет операционная система Windows 7, а также пакет программ Microsoft Office, в основном MS Office Excel, а также любой браузер, работающий под этой операционной системой.

Прикладным ПО будет являться разрабатываемая ИС «Складской учет».

Причин выбора приведенного системного ПО несколько:

- большинство пользователей работают в операционной системе Windows с пакетом прикладных программ Microsoft Office, а, следовательно, с целью минимизации затрат на приобретение ПО и переобучения персонала, лучше избежать перехода на иные программные продукты;

- Microsoft SQL – распространенная СУБД, совместимая другим ПО Microsoft, простота взаимодействия с Microsoft Office Excel, который является самым популярным табличным процессором и хорошо подходит под требования к виду выходного документа и пр.;

- продукты Microsoft Office поддерживаются производителем и регулярно обновляются, тем самым достигается высокая степень надежности и безопасности;

- базы данных, разработанные в MS SQL, возможно модифицировать для локального использования.^[6]

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему процесса обработки информации в информационной системе, т.е. преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей. ^[7]

В построенной модели можно выделить логические уровни:

• источники информации - информационная система, в которой хранятся заполненные справочники;
• первичная информация - файлы «Заказы», импортируемые из смежных ИС, документы «Приходная накладная», «Инвентаризация»;
• таблицы с первичными данными - таблицы «Результат инвентаризации» и «Приход», таблица «Повреждения», таблица «Обнаруженные дефекты»;
• результатные документы и файлы - документы «Журнал прихода», отчеты «Отчет по качеству», «Отчет по остаткам», Отчет по инвентаризации», файл «Заказ», содержащий данные о приходе и отгрузке ТМЦ на складе. Этот файл экспортируется в бухгалтерскую ИС для проведения бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• получатели информации - ИС бухгалтерии, начальник склада, менеджер отдела сбыта.

Рисунок 5. Информационная модель системы

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1. Справочники системы.

В системе задействованы следующие справочники (табл.1):

1. Справочник «Группы ТМЦ» - содержит обобщающую информацию о группах ТМЦ: оборудование, агрегат, материал и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2. Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о ТМЦ, поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «признак активности номенклатуры». Признак активности в справочнике необходим для пометок ТМЦ, которые потеряли актуальность, т.к. номенклатура постоянно часто меняется.
3. Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц измерения, которые используются для указания количества ТМЦ, например «шт.», «кг» и т.п. Содержит реквизиты «код» и «наименование».
4. Справочник «Группы дефектов» содержит набор признаков повреждений ТМЦ, видов дефектов. Например «Повреждение упаковки», «Царапины», «Вмятины», «Коррозия» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание», «перечень дефектов».
5. Справочник «Заказчики» - содержит перечень поставщиков ТМЦ по реквизитам «код», «наименование», «комментарий».
6. Справочник «Заказы» - содержит перечень заказов на прием, выдачу или внутреннее перемещение ТМЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».

Таблица 1. Актуализация справочников системы

№ п/п	Название справочника	Ответственный	Средний объем справочника, записей	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации
1	Справочник «Группы ТМЦ»	Начальник склада	20	1 раз в год	1-2 записи
2	Справочник «Номенклатура»	Начальник склада	2000	1 раз в месяц	10 записей
3	Справочник «Единицы измерения»	Начальник склада	10	1 раз в года	1 запись
4	Справочник «Группы дефектов»	Контролер качества	40	1 раз в месяц	1 запись
5	Справочник «Заказчики»	Менеджер снабжения	50	1 раз в месяц	1-2 записи
6	Справочник «Заказы»	Начальник склада	150	1 раз в месяц	1-2 запись

В системе задействованы следующие Входные файлы:

1) Файлы «Планируемые поставки» поступают из ИС отдела снабжения.

Файл «Планируемые поставки» содержит следующие первичные показатели:

- планируемая дата поступления;

- поставщик;

- основание поставки (номер и дата договора на поставку);

- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о ожидаемых к приему ТМЦ:

- артикул;

- количество ТМЦ;

- категория ТМЦ;

- ссылка на справочник «Перечни дефектов».

Файлы из ИС отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Планируемые поставки» содержит в среднем- 5 записей.

2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели:

- дата заказа;

- номер заказа;

- номер склада;

- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файлы «Заказы» поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей.

3. Входные документы системы

1) Приходная накладная. При поступлении ТМЦ на склад оформляется документ приходная накладная.

Основные реквизиты документа:

- номер накладной;

- дата поступления ТМЦ;

- поставщик;

- основание;

- ФИО сотрудника склада, принявшего ТМЦ;

- ФИО менеджера, ответственного за поставку;

- ФИО водителя, доставившего груз.

Данные табличной части:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- стоимость;

Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк табличной части – в среднем 5.

При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения». Номер накладной формируется автоматически.

4. Формы ввода первичной информации

1) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении инвентаризации. Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- табличная часть «Состав комиссии»;

- табличная часть «Перечень ТМЦ для инвентаризации».

Табличная часть «Состав комиссии» содержит реквизиты:

- ФИО;

- должность.

2.3. Характеристика результатной информации

1. Журнал прихода.

Журнал содержит данные о поступлениях ТМЦ за определенный период времени (рис.6).

Данные формируются на основе таблиц «Приход» и «Повреждения» при поддержке справочниками «Номенклатура».

Рисунок 6. Макет документа «Журнал прихода»

Журнал содержит реквизиты:

- «дата» из таблицы «Приход»;

- «номер накладной» из таблицы «Приход»;

- «поставщик» из таблицы «Приход»;

- «артикул» из таблицы «Приход»;

- «наименование ТМЦ» из справочника «Номенклатура»;

- «количество» из таблицы «Приход»;

- «повреждения» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если повреждений нет; «Да», если повреждения есть (информация об имеющихся повреждениях хранится в таблице «Повреждения»); и «?» – если проверка по количеству еще не была произведена;

- «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (информация о проверке качества хранится в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и «Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не обнаружено); и «?» – если проверка по качеству еще не была произведена;

- специалист по учету – сотрудник склада, осуществлявший приемку (из справочника «Сотрудники»).

В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной.

Журнал прихода является основным отчетом о работе отдела приемки грузов. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.

1. Отчет по качеству

Отчет по качеству (рис.7) содержит результаты проверки качества партии поступившего ТМЦ.

Данные для отчета берутся из таблиц «Приход», а также справочника «Перечни дефектов», «Номенклатура».

Документ состоит из трех зон. В первой зоне указывается информация о проверяемом ТМЦ и объеме выборки.

Эта зона содержит реквизиты:

- дата проведения проверки качества;

- наименование ТМЦ (справочник «Номенклатура»);

- поставщик (таблица «Приход»);

- дата поступления (таблица «Приход»);

- количество поступившего ТМЦ (таблица «Приход»);

- объем выборки (таблица «Качество»);

- процент выборки (вычисляемое поле).

Вторая зона содержит сводную информацию о проверке:

- общее количество проверенных экземпляров;

- количество бракованных экземпляров;

- процент брака (вычисляемое поле).

Третья зона включает информацию об обнаруженных дефектах в соответствии с перечнем дефектов:

- наименование дефекта (справочник «Перечни дефектов»);

- количество проверенных экземпляров;

- количество бракованных экземпляров;

- процент брака (вычисляемое поле).

Рисунок 7. Макет отчета о проверке качества

Отчет о качестве представляет интерес для менеджера отдела снабжения, отвечающего за поставку данных ТМЦ. Менеджер ведет дальнейшую претензионную работу с данным поставщиком, а также накапливает статистические данные о браке поставляемой поставщиком продукции, и принимает решения о дальнейшей работе с этим поставщиком.

1. Остатки по складу

Отчет «Отчет по остаткам» (рис.8) содержит следующие основные реквизиты:

- дата составления отчета;

- группа номенклатуры;

- артикул;

- остаток на складе;

- суммарное количество зарезервированного отделами ТМЦ;

- количество свободного ТМЦ.

Данные группируются по группе номенклатуры и артикулу, сортируются по артикулу.

Данные формируются на основе таблиц «Остатки». Значения полей «Зарезервировано» и «Свободно» вычисляются запросом. Результаты отчета не сохраняются в базе данных; они могут быть получены в любой момент на указанную дату.

Рисунок 8. Макет отчета «Остатки по складу»

1. Отчет об инвентаризации

Отчет об инвентаризации (рис.9) содержит результаты инвентаризации склада.

Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- состав комиссии (ФИО и должность).

В табличной части документа содержатся данные:

- артикул;

- наименование;

- учетное количество;

- фактическое количество;

- расхождение в абсолютных единицах;

- учетное количество после корректировки;

- примечание.

Отчет формируется по запросу начальника склада.

Рисунок 9. Макет документа «Отчет об инвентаризации»

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемый программный продукт автоматизирует функции обработки данных и подготовки документов по учету ТМЦ на складе ООО «Логистика».

Выделяется два подмножества функций складской системы (рис.10):

- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной записью пользователя, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;

- основные функции обработки данных: ведение справочников системы, операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на поступление и отгрузку ТМЦ.

Система должна работать в многопользовательском режиме. При входе в систему под определенной учетной записью, пользователь получит доступ к тем функциям системы, которые ему доступны.

Для решаемой задачи не определена четкая последовательность действий при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны выполняться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для такого взаимодействия пользователей с программой удобнее всего использовать язык диалога. Программа реализует довольно большое количество функций, и для реализации такого диалога удобно использовать меню. Структура меню показана на рис.11.

Рисунок 10. Дерево функций системы

Рисунок 11. Структура меню программы

2.5. Характеристика базы данных

Построение информационной модели предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями. Общепринятым видом графического изображения реляционной модели данных является ER-диаграмма, на которой сущности изображаются прямоугольниками, соединенные между собой связями. Такое графическое представление облегчает восприятие структуры базы данных по сравнению с текстовым описанием.

Основные преимущества ER-моделей:

- наглядность;

- модели позволяют проектировать базы данных с большим количеством объектов и атрибутов.

Таблица 2 Перечень сущностей и их соответствие информационной модели

№	Название сущности в информационной модели	Идентификатор таблицы
1	Справочник «Единицы измерения»	MeasureUnits
2	Справочник «Группы ТМЦ»	Groups
3	Справочник «Номенклатура»	Assortment
4	Справочник «Дефекты»	Defects
5	Справочник «Группы дефектов»	DefectGroups
6	Справочник «Заказчики»	Supplier
7	Справочник «Заказы»	Client
8	Файл «Планируемые поставки»	ExpectedArrivals
9	Таблица «Приход»	Arrivals
10	Таблица «Повреждения»	Damages
11	Таблица «Остатки»	Rests
12	Файл «Заказы»	Demands
13	Таблица «Инвентаризация»	Inventory
14	Таблица «Результат инвентаризации»	Result

Рисунок 12. Структура базы данных

Основные элементы ER-моделей:

- объекты (сущности);

- атрибуты объектов;

- связи между объектами

Графически связь изображается в виде линии, связывающей две сущности или ведущей от сущности к ней же самой. При этом в месте "стыковки" связи с сущностью используются трехточечный вход в прямоугольник сущности, если для этой сущности в связи могут использоваться много экземпляров сущности, и одноточечный вход, если в связи может участвовать только один экземпляр сущности. Обязательный конец связи изображается сплошной линией, а необязательный – прерывистой линией.

Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой).

Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой).

Связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности.

В нашей курсовой работе ER-модель имеет связь типа один-ко-многим.

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Рисунок 13. Структурная схема пакета

Таблица 3

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Модуль безопасности	Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, автоматический выход из системы через определенный промежуток времени
2	Модуль инициализации интерфейса программы	После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя
3	Модуль импорта/экспорта	По назначенному расписанию или по запросу пользователя устанавливает соединение с серверами баз данных внешних систем и выполняет импорт или экспорт данных
4	Модуль взаимодействия с базой данных	Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных ИС, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных
5	Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации
6	Модуль «Главная форма программы»	Содержит главное меню, из которого осуществляется вызов остальных экранных форм
7	Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры и функции для ввода параметров запроса, просмотра и печати отчетов
8	Модуль «Справочники»	Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)
9	Модуль ввода данных «Приемка ТМЦ»	Содержит процедуры и функции, позволяющие вводить/редактировать данные, связанные с приемкой ТМЦ по количеству и качеству
10	Модуль ввода данных «Отгрузка ТМЦ»	Содержит процедуры и функции для ввода данных по отгрузке ТМЦ
11	Модуль ввода данных «Инвентаризация»	Содержит процедуры и функции для ввода данных по инвентаризации ТМЦ на складе

2.7. Описание программных модулей

Основные вычисления в программе происходят при вводе данных о приемке и об отгрузке ТМЦ.

Рассмотрим работу модуля «Приход ТМЦ» (рис.14).

Рисунок 14. Блок-схема работы модуля

Рисунок 15. Выбор операции

Работа модуля «Приход ТМЦ» начинается с выбора пункта меню «Журнал прихода» (рис.15). В открывшейся форме специалист по учету нажимает кнопку «Добавить», после чего открывается форма «Ожидаемые грузы».

Рисунок 16. Блок-схема работы с формой «Ожидаемые грузы»

В форме «Ожидаемые грузы» (рис.16) специалист по учету выбирает запись, соответствующую поступившему ТМЦ, и нажимает кнопку «Приемка». Если подходящая запись не обнаружена (например, в случае отсутствия связи с БД или не выполнен импорт данных из ИС отдела снабжения), то для исключения остановки работ, специалист по учету может ввести все данные вручную, использую кнопку «Новая». В обоих случаях откроется форма «Приход». Если груз регистрируется на основе записи «Ожидаемые грузы», то большинство полей формы «Приход» будет заполнена данными, поступившими из отдела снабжения. Если же груз регистрируется через кнопку «Новая», то все данные придется ввести вручную.

На рис.17 показана блок-схема заполнения приходной накладной при поступлении груза из списка ожидаемых грузов. При этом специалист по учету заполняет только столбец «Количество мест», и при необходимости может отредактировать значения «Количество» и «Цена». Остальные показатели приходной накладной заполняются автоматически.

Во время приемки по количеству (рис.18), специалист по учету вводит фактическое количество поступившего ТМЦ, а система автоматически вычисляет расхождение с количеством по накладной, в абсолютных единицах и в процентах. Также, в форме «Приемка по количеству» специалист по учету может дать описание повреждений упаковки ТМЦ, если таковые имеются; также фиксируется количество поврежденных упаковок. После окончания приемки по количеству ТМЦ приходуется на склад: если в таблице «Остатки» имеется запись для артикула, то поступившее количество ТМЦ прибавляется к остаткам, имеющимся на складе. Если в таблице «Остатки» нет данных по артикулу, то в таблицу «Остатки» добавляется новая запись, в которой значение поля «Остаток» приравнивается поступившему количеству ТМЦ.

Рисунок 17. Блок-схема регистрации прихода ТМЦ

Рисунок 18. Блок-схема приемки по количеству

Рисунок 19. Блок-схема приемки по качеству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе была разработана автоматизированная информационная система складского учета для ООО «Логистика».

В аналитической части были проанализированы:

- производственная деятельность предприятия;

- существующие системы автоматизации бизнес-процессов складского учета;

- потоки данных при решении задач.

Были выявлены следующие недостатки:

• многократное дублирование одной и той же информации в различных документах;
• низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий ТМЦ для отгрузки осуществляется вручную;
• неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» ТМЦ на складе, в результате чего этот ТМЦ теряет актуальность;
• большие затраты времени на составление отчетов;
• высокая трудоемкость обработки информации;
• неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии.

Для устранения этих недостатков были поставлены следующие задачи для проектируемой системы:

- проектируемая ИС обеспечит функции приемки ТМЦ от поставщиков, отгрузки ТМЦ заказчикам, функция управления складскими остатками, функция подготовки отчетов;

- проектируемая ИС обеспечит взаимодействие с информационными системами отделов сбыта, снабжения и бухгалтерии;

- карточки учета материалов будет вестись автоматически.

В проектной части курсовой работы разработано информационное обеспечение системы: информационная модель, система классификации и кодирования, состав справочников, входные и выходные документы.

Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных.

Разработанная ИС полностью удовлетворяет потребностям ООО «Логистика».

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ № 34.602.89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»

2. Ануфриева, Наталия Юрьевна. Информационные системы и технологии. Москва : Перо, 2011

3. Бизнес-планирование: учеб. для вузов. М.: Финансы и статистика, 2013.

4. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. М.: Финансы и статистика, 2012. (Прикладные информ. технологии).

5. Григорьев В.Г. Информационные технологии управления. Чебоксары, 2012

6. Гутгаргц Р.Д. Использование новых информационных технологий в управлении / Менеджмент в России и за рубежом, 2010, №1

7. Гутгарц Р. Д. Информационные технологии в управлении кадрами. М.: Инфра-М, 2011. (Секреты менеджмента).

8. Джерк Н. Разработка приложений для электронной коммерции: пер. с англ. СПб.: Питер, 2011. (Библиотека программиста).

9. Еникеев, Ф. У. Информационные технологии. Проблемы и решения. Уфа: РИЦ УГНТУ, 2013

10. Иванов В.Г. Информационные технологии в системе управления персоналом : Учеб. пособие. СПб.: Изд-во С.-Петерб. гос. ун-та экономики и финансов, 2012

11. Информационные технологии в бизнесе: энцикл. СПб.: Питер, 2012. (Бизнес-класс).

12. Информационные технологии в маркетинге: учеб. для вузов. М.: Юнити-Дана, 2010

13. Карпузова, Вера Ивановна. Информационные технологии в менеджменте [Текст] : учебное пособие для студентов высших учебных заведений. Москва: ИНФРА-М, 2014

14. Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении: учеб. 2-е изд. СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2011.

15. Конев, Федор Борисович. Информатика. Информационные технологии. Москва: Изд-во МГОУ, 2013

16. Конев, Федор Борисович. Информационные технологии. Москва: Изд-во МГОУ, 2013

17. Кравченко Т. К., Пресняков В. Ф.. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: учеб. пособие. М.: ГУ ВШЭ, 2013.

18. Крылов Е.В. Техника разработки программ - М: Высшая школа, 2014

19. Кудинов, Юрий Иванович. Современные информационные технологии [Текст] : учебное пособие. Липецк: Липецкий гос. технический ун-т, 2013

20. Кузнецов С.М. Информационные технологии: учебное пособие. Новосибирск: НГТУ, 2011

21. Литвинов, Владимир Андреевич. Информатика и информационные технологии. Барнаул: Барнаульский юридический ин-т МВД России, 2013

22. Мазурин А. Корпоративные информационные системы в России. / Компьютерная пресса, 2015, №1

23. Мартин Р. Быстрая разработка программ. Принципы, примеры, практика - М: Вильямс, 2016

24. Новые технологии электронного бизнеса и безопасности / О. Б. Макаревич [и др.]. М.: Радио и связь, 2011.

25. Обухов Н.П. Разработка баз данных - М: Знание, 2010

26. Провалов, Владимир Савельевич. Информационные технологии управления [Текст] : учебное пособие. Москва: Флинта, 2014

27. Прокушева А. П. Информационные технологии в коммерческой деятельности: учеб. метод. пособие / А. П. Прокушева, Т. Ф. Липатникова, Н. А. Колесникова. М.: Маркетинг, 2011.

28. Романов В. П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: учеб. пособие / отв. ред. Н. П. Тихомиров. М.: Экзамен, 2013.

29. Скибин, Геннадий Михайлович. Информационные технологии. Новочеркасск: ЮРГПУ (НПИ), 2013

30. Старостенко, Игорь Николаевич. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности. Краснодар: КрУ МВД России, 2013

31. Трояновский В. М. Математическое моделирование в менеджменте. М.: РДЛ, 2013.

32. Удалов О.Ф. Информационные проблемы управления / ЭКО, 2011, №5

33. Харрингтон Дж., Разработка баз данных - М.: ДМК пресс, 2013

34. Чекалов А. Базы данных: от проектирования до разработки приложений - СПб: БХВ-Петербург, 2010

35. Шафрин Ю.А Информационные технологии: В 2 ч. Ч.1.: Основы информатики и информационных технологий. М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2012

36. Шашкова, И. Г. Информационные системы и технологии. Рязань: Рязанский гос. агротехнологический ун-т, 2013

37. Якупов, Рафаэль Тимирович. Информационные технологии. Томск: Изд-во Томского ун-т, 2013

1. Гутгаргц Р.Д. Использование новых информационных технологий в управлении / Менеджмент в России и за рубежом, 2010, №1 ↑

2. Гутгаргц Р.Д. Использование новых информационных технологий в управлении / Менеджмент в России и за рубежом, 2010, №1 ↑

3. Удалов О.Ф. Информационные проблемы управления / ЭКО, 2011, №5 ↑

4. Кравченко Т. К., Пресняков В. Ф.. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: учеб. пособие. М.: ГУ ВШЭ, 2013. ↑

5. Кравченко Т. К., Пресняков В. Ф.. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: учеб. пособие. М.: ГУ ВШЭ, 2013. ↑

6. ? Удалов О.Ф. Информационные проблемы управления / ЭКО, 2011, №5 ↑

7. Кравченко Т. К., Пресняков В. Ф.. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: учеб. пособие. М.: ГУ ВШЭ, 2013. ↑