Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Организационно-экономическая сущность задачи)

Содержание:

Введение

В данной курсовой работе мы будем рассматривать проектирование автоматической информационной системы для учета продаж. При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Обследование предметной области учёта продаж, изучение и диагностический анализ учёта продаж.

2. Выявление бизнес-процесса продаж.

3. Построение диаграммы действий бизнес-процесса, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними.

4. Разработка постановки задачи «Продажа».

5. Проектирование форм входных и выходных документов.

6. Проектирование классификаторов экономической информации.

7. Составление инструкции пользователя по эксплуатации разработанного программного продукта.

Информационная система (ИС) – система, предназначенная для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации для достижения поставленной цели.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) это место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций.

Принципы создания любых АРМ должны быть общими:

1) Системность. АРМ рассматриваются как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

2) Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

3) Устойчивость. Система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов.

4) Эффективность . АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести:

Техническое обеспечение - представляет собой комплекс технических средств , основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач.

Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также подготовки и повышения квалификации кадров.

Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования, например, алгоритмический язык Basic. Системные программы обеспечивают рациональную технологию обработки информации.

АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ - специалистам необходимо ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся человеком - машиной, должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию.

Задачи, решаемые на АРМ, условно можно разделить на информационные и вычислительные.

К информационным задачам относятся кодирование, классификация, сбор, структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации.

Вычислительные задачи являются как формализуемыми, так и не полностью формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и делятся на две группы: задачи прямого счета и задачи на основе математических моделей. Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов.

Таким образом, преимущество состоит в том, что при появлении АРМ упростилось хранение, поиск, а так же появилось больше возможностей обработки информации. Проделанная работа по внедрению АРМ увеличила скорость выполнения работ, а так же поиск необходимой, среди всей информации.

Глава 1. Построение Функциональной Модели Бизнес-Процесса «Продажа»

1.1. Описание бизнес-процесса «Продажа»

1. Менеджер отдела продаж ежедневно оформляет заявки клиентов на покупку бытовой техники в соответствии с прайс-листом. Заявка регистрируется в журнале заявок.

2. После оформления заявки менеджер отдела продаж выставляет счёт клиенту. Счёт регистрируется в реестре счетов.

3. Бухгалтер ежедневно получает и обрабатывает приходные кассовые ордера и выписки банка, содержащие сведения о поступлении денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации. На основании этих документов бухгалтер определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов. Если срок оплаты по заявке истёк, а платежи не поступили, то менеджер делает отметку о недействительности заявки в журнале заявок.

5 Менеджер отправляет данные в виде счёта о покупке продавцу консультанту.

6. Продавец консультант на основании счета выписывает товарную накладную на оплаченный товар, затем проверяет товар на качество и комплектность, выписывает (заполняет) гарантийный талон на приобретенный товар и выдает товар покупателю.

7. В конце каждого месяца менеджер на основании журнала заявок формирует сводку о количестве поступивших заявок на каждую модель бытовой техники.

1.2 Диаграмма действий бизнес-процесса «Продажа»

Счет не оплачен (срок истек)

Счет оплачен

1.3 Таблица операций бизнес-процесса и таблица документов

Операции бизнес-процесса «Продажа»

Операция	Исполнитель	Периодичность	Входящие документы	Исходящий документ	Примечание
Оформление заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Прайс-лист	Заявка
Регистрация заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Заявка	Журнал заявок
Выставление счета	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Заявка	Счет
Регистрация счета	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Счет	Реестр счетов
Получение и обработка приходных кассовых ордеров и выписок банка	Бухгалтер	Ежедневно
Определение оплаченных счетов	Бухгалтер	Ежедневно	Приходный кассовый ордер, выписка банка
Формирование отметки об оплате	Бухгалтер	Ежедневно	Приходный кассовый ордер, выписка банка	Реестр счетов
Контроль поступления платежей	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Реестр счетов
Отметка об оплате	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Реестр счетов	Журнал заявок	Если счет оплачен
Отметка о недействительности заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Реестр счетов	Журнал заявок	Если срок оплаты по заявке истек, а платежи не поступили
Оформление товарной накладной на оплаченный товар	Продавец консультант	Счет	Оплаченный счёт	Товарная накладная
Выдача товара	Продавец консультант	Ежедневно	Гарантийный талон
Формирование сводки	Менеджер отдела продаж	Ежемесячно	Журнал заявок	Сводка

Таблица 1.

1.4 Документы бизнес-процесса «Продажа»

Составляемый документ	Операция	Исполнитель	Периодичность	Документ-основание	Примечание
Заявка	Оформление заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Прайс-лист
Журнал заявок	Регистрация заявки; Отметка об оплате или недействительности заявки	Менеджер отдела продаж; Менеджер отдела продаж	Ежедневно Ежедневно	Заявка; Реестр счетов
Счет	Выставление счета	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Заявка
Реестр счетов	Регистрация счета; Формирование отметки об оплате	Менеджер отдела продаж; Бухгалтер	Ежедневно Ежедневно	Счет; Приходный кассовый ордер и выписка банка
Товарная накладная	Оформление товарной накладной на оплаченный товар	Продавец консультант	Ежедневно	Счет
Гарантийный талон	Выдача товара	Продавец консультант	Ежедневно
Сводка о количестве заявок	Формирование сводки о количестве заявок	Менеджер отдела продаж	Ежемесячно	Журнал заявок

Таблица 2.

1.5 Модель IDEF 0 бизнес-процесса «Продажа»

Рис 1.Контекстная диаграмма.

Рис 2. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

Рис 3. Второй уровень детализации контекстной диаграммы

1.6 Модель DFD бизнес-процесса «Продаж»

Рис 4. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

Рис 5. Второй уровень детализации диаграммы

1.7 Модель IDEF 3 бизнес-процесса «Продаж»

Рис 6. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

Глава 2. Постановка задачи по разработке и проектированию АРМ менеджера по работе с клиентами

2.1. Организационно-экономическая сущность задачи

Наименование задачи – «Обработка данных продаж бытовой техники».

Цель задачи разработка и проектирование автоматической информационной системы для учета продаж бытовой техники для автоматизации документооборота.

Периодичность решения – ежемесячно.

Срок выполнения задачи – дата расчета – 2 число следующего месяца.

Информационная связь с другими задачами – результаты решения задачи используются специалистами, главным бухгалтером, директором, администратором.

2.2. Описание исходной информации

Исходной информацией для решения задачи «Обработка данных продаж» является:

-Журнал заявок (Приложение 1,2)

-Заявка (Приложение 3,4)

-Товарная накладная (Приложение 5,6)

Характеристика исходной информации приведена в таблице 3.

Характеристика исходной информации

Наименование информации	Общая характеристика информации	Источники информации	Сроки сбора информации	Способ поступления
Журнал заявок	Текущая информация	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Канал связи
Заявка	Текущая информация	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Канал связи
Товарная накладная	Текущая информация	Продавец-консультант	Ежедневно	Канал связи

Таблица 3.

Используемым исходным данным для решения задачи присваиваются идентификаторы, приведенные в таблицах 4-6.

Идентификаторы документа «Журнал заявок»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	999999
Номер производителя	NOMER_PR	99
Код покупателя	KOD_POKU	99
Сумма	SUMMA	99999

Таблица 4

Идентификаторы документа «Заявка»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер наименования	NOMER_NAIM	99
Наименование	NAIMENOVANIE	А(14)
Cумма	SUMMA	99999
Кол-во	KOL	99
Цена	CENA	9999
Итого	ITOGO	9999	Руб.

Таблица 5

Идентификаторы документа «Товарная накладная»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер товара	NOMER_TOV	9999
Дата выпуска	DATA_VYPU.	99.99.99
Номер производителя	NOMER_PR	99
Кол-во	KOL	99
Цена	CENA	9999
Гарантия	GARANTIYA	99

Таблица 6

2.3. Описание контроля исходной информации

Документ «Журнал заявок»

Контроль соответствия реквизитов «Номер», «Номер производителя», «Код покупателя», «Сумма» списку значений базы данных

Документ «Заявка»

Контроль соответствия реквизитов «Номер наименования», «Наименование», «Сумма» , «Кол-во на складе», «Цена» списку значений базы данных

Документ «Товарная накладная»

Контроль соответствия реквизитов «Номер техники», «Дата выпуска», «Номер производителя», «Кол-во», «Цена», «Гарантия» списку значений базы данных

2.4. Описание результатной информации

Результатной информацией для решения задачи является:

-Счёт (Приложение 7,8)

-Гарантийный талон (Приложение 9,10)

-Сводка о количестве заявок (Приложение 11,12)

Характеристика результатной информации приведена в таблице 7

Наименование информации	Потребитель информации	Периодичность передачи информации	Способ передачи
Счёт	Продавец-консультант	Ежедневно	Канал связи
Гарантийный талон	Продавец-консультант	Ежедневно	Канал связи
Сводка о количестве заявок	Менеджер отдела продаж	Ежемесячно	Канал связи

Таблица 7

Идентификаторы документа «Счёт»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	999999
Дата	DATA	99.99.99
Cумма	SUMMA	99999
Номер покупателя	NOMER_POKU	99
Итого	Руб.

Таблица 8

Идентификаторы документа «Гарантийный талон»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	999999
Дата	DATA	99.99.99
Имя покупателя	NAME_POKU	А(12)
Фамилия	FAM	А(11)
Имя сотрудника	NAME	A(12)
Фамилия сотрудника	FAM	A(12)
Цена	CENA	9999
Наименование	NAIMENOVANIE	А(14)

Таблица 9

Идентификаторы документа «Сводка о количестве заявок»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	99
Имя	NAME	A(11)
Фамилия	FAM	А(12)
Наименование	NAIMENOVANIE	А(12)
Цена	CENA	9999
Кол-во	KOL	99

Таблица 10

2.5. Описание контроля результатной информации

Документ «Счёт»

Логический контроль соответствия реквизитов «Номер», «Дата», «Сумма», «Номер покупателя».

Арифметический контроль реквизитов «Сумма».

Документ « Гарантийный талон»

Логический контроль соответствия реквизитов «Номер», «Дата», «Имя покупателя», «Фамилия», «Имя сотрудника», «Фамилия сотрудника», «Цена», «Наименование».

Арифметический контроль реквизитов «Цена».

Документ «Сводка о количестве заявок»

Логический контроль соответствия реквизитов «Номер», «Имя», «Фамилия», «Наименование », «Цена», «Кол-во».

Арифметический контроль реквизитов «Кол-во».

2.6. Описание условно-постоянной информации

В качестве условно-постоянной информации, используемой при решении задачи по разработке и проектированию АРМ менеджера по работе с клиентами, являются следующие реквизиты:

-Правила оформления заявки

-Прайс-лист (Приложение 13,14)

-ПБУ(Положение по Бухгалтерскому Учёту)

Заключение

В данной курсовой работе была представлена подробная информация. По результатам проделанной работы можно сделать следующие выводы. Для достижения главной цели были выполнены поставленные задачи. В итоге получилось приложение автоматизации обработки информации. Оно позволяет просматривать информацию, хранящуюся в базе данных, также предусмотрена возможность добавления, редактирования и удаления записей, а также реализация выходных документов с помощью отчетов. Разработанная база данных, позволяет снизить затраты времени и существенно облегчает формирование результатных документов. Также следует отметить, что спроектированная система не является совершенной, т.к. в ней содержится небольшой объем информации. В перспективе можно увеличить объем информации и модернизировать в соответствии с этим форму приложения с добавлением новых элементов управления.

Список использованной литературы

http://nenuda.ru

https://studopedia.ru/

https://ru.wikipedia.org

https://megalektsii.ru

http://bukvi.ru/

http://studentguide.ru/

https://studfiles.net

Приложения

Макет формы документа: " Журнал заявок "

Приложение 1

Образец заполнения документа: " Журнал заявок"

Приложение 2

Макет формы документа: " Заявка "

Заявка

№150

От _____________

Наименование	Кол-во	Цена	Сумма

Менеджер _________________

Приложение 3

Образец заполнения документа: " Заявка "

Наименование	Кол-во	Цена	Сумма
Сетка	12	500	6000
Крючки	100	5	500
Лодка	1	10000	10000

Менеджер Свирилов Андрей Иванович

Приложение 4

Макет формы документа: " Товарная накладная "

ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ

02/09/17

Номер по порядку	Количество на складе	Дата выпуска	Срок гарантии	Номер производителя

Приложение 5

Образец заполнения документа: " Товарная накладная "

ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ

02/09/17

Номер по порядку	Количество на складе	Дата выпуска	Срок гарантии	Сумма	Номер производителя
1	10	01/10/12	2	10000	3
2	15	05/11/15	1	500	2

Приложение 6

Макет формы документа: "Счёт"

СЧЕТ

06/06/14

Номер счета	Дата счета	Сумма	Номер покупателя
Итог

Приложение 7

Образец заполнения документа: " Счёт "

СЧЕТ

06/06/14

Номер счета	Дата счета	Номер покупателя	Сумма
1	06/06/14	1	500
2	06/06/14	2	5
3	06/06/14	3	1000
Итог			1505

Приложение 8

Макет формы документа: " Гарантийный талон "

Приложение 9

Образец заполнения документа: " Гарантийный талон "

Приложение 10

Макет формы документа: " Сводка о количестве заявок "

Сводка о количестве заявок

07/07/15

Код покупателя	Имя	Фамилия	Сумма

Итог

Приложение 11

Образец заполнения документа: " Сводка о количестве заявок "

Сводка о количестве заявок

07/07/15

Код покупателя	Имя	Фамилия	Сумма
1	Василий	Петров	1000
2	Виталий	Губин	5000
3	Андрей	Стрелецкий	2000

Приложение 12

Макет формы документа: " Прайс-лист "

Прайс-лист

08/02/16

Номер	Наименование	Изготовитель	Цена

Приложение 13

Образец заполнения документа: " Прайс-лист "

Прайс-лист

08/02/16

Номер	Наименование	Изготовитель	Цена
1	Крючек	Россия	2
2	Лодка	Россия	10000
3	Черви		25
4	Удочка	Германия	5000
5	Поплавок	Россия	50

Приложение 14