![](/stc/img/evkova.png)
Проектирование реализации операций бизнес-процесса Предоставление рекламных услуг
Содержание:
Введение
В рамках данной работы проведено проектирование информационной системы для менеджера рекламного агентства.
Автоматизированная система менеджера рекламного агентства может включать в себя компоненты: автоматизации продаж; автоматизации маркетинга, автоматизации обслуживания клиентов.
В настоящее время создание автоматизированных систем для рекламных агентств является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.
Целью данной работы является разработка автоматизированной системы менеджера рекламного агентства.
Задачи проекта:
- изучение специфики предприятия, декомпозиция бизнес-процессов;
- определение информационных объектов, их свойств;
- постановка задач автоматизации, определение перечня справочников, входных, отчетных форм;
- построение информационной модели системы и логической модели базы данных;
- построение физической модели базы данных;
- определение стратегии автоматизации;
- разработка информационной системы.
Объектом исследования является ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А".
Предмет исследования – рабочее место менеджера.
Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в сфере работы менеджера рекламного агентства, изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем и языков программирования.
1. Аналитическая часть
1.1. Выбор комплекса задач автоматизации
Объектом исследования в рамках данной работы является рекламное агентство ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».
ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А" предоставляет широкий спектр услуг на рынке рекламы. Компания успешно работает с 2001 года. Основными направлениями работы компании являются [1]:
- Разработка рекламных материалов;
- Разработка рекламных роликов;
- Разработка и производство рекламных буклетов;
- Производство баннеров;
- Адресная рассылка;
- Адресная доставка;
- Безадресная рассылка;
- Безадресная доставка.
- Доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;
Безадресное и адресное распространение рекламной продукции (флаеров, газет, листовок, каталогов и т.д.) по почтовым ящикам является одним из самых эффективных и малобюджетных продвижений товаров и услуг.
Безадресная рассылка имеет огромные преимущества перед другими рекламными носителями:
- 99% контакта с потенциальным потребителем товаров или услуг;
- возможность размещения максимального количества информации на носителе;
- длительность воздействия рекламного сообщения на целевую аудиторию;
- возможность рекламного воздействия на целевую аудиторию по территориальной привязке;
- контроль количества тиража и качества безадресной доставки рекламной продукции по почтовым ящикам (совместные проверки)
внутренний контроль распространения рекламы нашей компанией
рекомендации наших клиентов;
- адресная доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;
- адресная доставка (директ маркетинг) - доставка письма, рекламного носителя, газеты, каталога конкретному адресату и относится к прямому маркетингу. Позволяет осуществить прямое рекламное воздействие на определенную целевую аудиторию, в основе которого лежит индивидуальный подход к каждому получателю сообщения.
- реклама в коттеджных городках;
- все виды полиграфических услуг. Полиграфия - это неотъемлемым рекламно-информативный инструмент продвижения и развития бизнеса. Оригинальная визитка, информативный флаер или каталог с вашей продукцией - это то, что выгодно выделит предложение среди конкурентов. ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» предоставляет услуги по печати визиток, листовок, флаеров, каталогов, газет, постеров, наклеек и т.д.
- наружная реклама;
- дизайн/фирменный стиль/брендинг;
- реклама на транспорте;
- реклама в метро.
Многолетний опыт и знания, имеющие огромную практическую основу, является гарантией успешной работы компании. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» приведена на рис.1.1.
Рис.1.1. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»
Как показано на рис.1.1, в структуру ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» входят 5 отделов, находящихся в подчинении генерального директора. Структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» является линейно-функциональной.
Рассмотрим основные функции подразделений рекламного агентства.
В функции специалиста по разработке входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов, а также фото-, видео- и аудио материалов. В состав данного отдела входят специалисты, работающие с программным обеспечением обработки изображений, звука, видео. В состав данного отдела также входят 2 специалиста по информационным технологиям, в функции которых входит поддержка функционирования программного обеспечения указанного профиля.
Специалист по работе с клиентами курирует вопросы заключения договоров на реализацию продукции компании, а также вопросы доставки рекламных материалов (адресные и безадресные рассылки, рассылки по электронной почте).
Полиграфисты производят печать рекламных буклетов, материалов для рассылки согласно заявкам от клиентов.
Бухгалтер-экономист проводит анализ эффективности работы рекламного агентства, определяет ценовую политику, бухгалтерский и налоговый учет.
В состав общего отдела входят:
- специалист по кадрам и делопроизводству;
- юрисконсульт;
- специалист административно-хозяйственной части.
Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г. приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г.
№ п\п |
Наименование характеристики (показателя) |
Значение |
1 |
Суммарная прибыль, тыс.руб. |
15326 |
2 |
Количество сотрудников, чел. |
9 |
3 |
Количество офисов |
2 |
4 |
Количество клиентов – заказчиков рекламной продукции |
236 |
5 |
Количество наименований продукции |
52 |
6 |
Фонд заработной платы, тыс. руб. |
5260 |
Специалисты отделов рекламного агентства работают с первичной информацией (договора на изготовление, доставку, распространение продукции, платежные документы). Специалисты отделов, по материалам поступившей первичной информации готовят отчеты для начальников отделов, которые готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора.
Информация, циркулирующая в системе ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», может предоставляться и обрабатываться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.
В данной работы был проведен анализ функционирования технологии работы специалиста экономического отдела рекламного агентства. Структура экономического отдела рекламного агентства приведена в таблице 1.2.
Таблица 1.2.
Функционал специалистов экономического отдела ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»
Наименование должности |
Количество ставок |
Функциональные обязанности |
Начальник отдела |
1 |
Курирует деятельность специалистов экономического отдела, утверждает ценовые параметры на продукцию предприятия |
Специалист по бухгалтерскому учету |
2 |
Ведение бухгалтерского учета основных средств, заработной платы, налогового учета, сдача отчетности в государственные органы |
Экономисты |
2 |
Анализ экономической эффективности оказываемых услуг и производимой продукции, расчет себестоимости, анализ нагрузки на специалистов рекламного агентства |
Перечень видов первичной информации, с которой работают специалисты ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», представлен в таблице 1.3.
Таблица 1.3.
Перечень видов первичной информации ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»
Вид информации |
Отдел |
Носитель |
Способ |
Заявка на изготовление продукции |
Отдел по работе с клиентами |
Журнал приема заказов |
Частично автоматизированный |
Договор на изготовление продукции |
Отдел по работе с клиентами |
Номенклатура дел |
Неавтоматизированный |
Счета и счета-фактуры |
Экономический |
Номенклатура дел |
Автоматизированный |
Договор на распространение рекламных материалов |
Экономический |
БД СБИС++ |
Неавтоматизированный |
Движение по расчетному счету |
Экономический |
Банк-Клиент |
Автоматизированный |
Файлы рекламных материалов |
Отдел разработки, полиграфический отдел |
Каналы связи |
Автоматизированный |
Таким образом, как показано в таблице 1.3, большая часть первичной системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» поступает в неавтоматизированной форме. Далее специалисты отделов вводят поступившую информацию в базы данных программных комплексов предприятия, после чего формируется отчетность для руководителей подразделений и консолидированная отчетность для генерального директора. Вместе с тем, существует ряд технологий, в рамках которых на этапе консолидации информации работа с информацией производится в ручном режиме путем ввода данных в MS Excel, так, например, в данном режиме обрабатывается информация о поступивших заявках на изготовление рекламных материалов.
В рамках данной работы мной было проведено изучения основных технологических задач в рамках функционирования автоматизированной системы предприятия, а также перспектив автоматизации технологий, выполняемых в ручном режиме. В таблице 1.4 приведен перечень автоматизированных задач в рамках технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».
Таблица 1.4.
Перечень автоматизированных задач технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»
Наименование задачи |
Отдел |
Название ПО |
Учет договоров |
Общий отдел (специалист-юрисконсульт) |
Учет договоров |
Бухгалтерский учет |
Экономический |
1С Предприятие: Бухгалтерский учет |
Учет заработной платы |
Экономический |
1С Предприятие: Зарплата и Управление Персоналом |
Сдача отчетности, ЭДО с госорганами |
Экономический |
СБИС++ |
Работа на торговых площадках |
Экономический, Отдел продаж, Юридический |
ЭТП-Клиент |
Учет поступившей оплаты за изготовление рекламных материалов |
Экономический |
1С Предприятие |
Удаленная работа с расчетным счетом |
Экономический |
Система «Банк-Клиент» |
1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов
Проведем анализ технологии работы менеджеров рекламного агентства в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис.1.3.
Рис.1.3. Контекстная диаграмма
Как показано на рис.1.3, входящими информационными потоками в технологии работы менеджера по продажам являются:
- заявки клиентов на оказание услуг или приобретение продукции рекламного агентства;
- информация об оказываемых услугах или выпускаемой продукции;
- запросы отчетности от руководства рекламного агентства.
Результатной информацией в рамках данной технологии является:
- оформленные продажи, сформированная отчетность.
Диаграмма декомпозиции нулевого уровня представлена на рис.1.4.
Рис.1.4. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня
Как показано на рис.1.4, основными подпроцессами технологии работы менеджера рекламного агентства являются:
- учет клиентов;
- учет продукции;
- учёт продаж;
- формирование отчетности.
Диаграмма декомпозиции процесса «Учет клиентов» приведена на рис.1.5, процесса «учет продукции» - на рис.1.6, процесса «учет продаж» - на рис.1.7.
Рис.1.5. Диаграмма декомпозиции первого уровня
Рис.1.6. Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продукции»
Рис.1.7. Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продаж»
В ходе анализа бизнес-процессов в технологии работы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» были выявлены следующие проблемы:
- отсутствие структурированной информации о предложениях услуг и продукции рекламного агентства приводит к увеличению временных затрат на поиск оптимального предложения для клиентов, увеличению вероятности ошибки персонала вследствие влияния человеческого фактора;
- отсутствует структурированная информация о реализованной продукции рекламного агентства, что не дает возможности проведения анализа себестоимости продукции и объемов продаж;
- отсутствие единой картотеки контрагентов приводит увеличению временных затрат на поиск реквизитов для заполнения документов.
Автоматизация вышеуказанных процессов позволит оптимизировать деятельность менеджеров рекламного агентства.
Оптимизация технологии системы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» связана с внедрением автоматизированной системы. Проведем декомпозицию бизнес-процессов в методологии IDEF0 «Как должно быть». Контекстная диаграмма приведена на рис.1.8, диаграмма декомпозиции нулевого уровня – на рис.1.9.
Необходимость разработки и реализации БД менеджера рекламного агентства обосновывается потребностью в совершенствовании и объединении существующих автоматизированных информационных систем при оформлении документации и получении отчетности по произведенным операциям.
Рис.1.8. Контекстная диаграмма технологии работы менеджера рекламного агентства «Как будет»
Таким образом, при разработке АРМ менеджера рекламного агентства предприятия ключевым вопросом является создание соответствующей базы данных.
Рис.1.9. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня
Основными целями проектирования базы данных рассматриваемой автоматизированной системы являются:
- Экономия времени, т.е. обеспечение доступа к данным за приемлемое время;
- Удобство формирования различных форм отчёт, необходимых в процессе работы;
- Правильность и достоверность.
Цель проектирования информационной системы: оптимизация технологии работе менеджера по продажам ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».
Задачи автоматизации:
- ведение картотеки клиентов;
- автоматизация учета продаж;
- ведение учета реализуемой продукции;
- формирование отчетности.
Автоматизация вышеуказанных операций позволит оптимизировать деятельность ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» в следующих направлениях:
- оптимизация штатной численности предприятия за счет сокращения численности специалистов, ведущих картотеку договоров, ведущих журналы операций, аналитическую работу;
- сокращение временных затрат на выполнение технологических операций менеджера рекламного агентства на поиск информации, что повысит конкурентоспособность предприятия.
1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи
В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов рекламного агентства возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.6.
Из данных таблицы 1.6 видно, что без использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и выполнением основных технологических процессов, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как штрафные санкции, потеря клиентской базы, снижение общей исполнительской дисциплины.
Таблица 1.6
Частота формирования отчетных документов
№ |
Название документа |
Время формирования без применения автоматизации |
Время формирования с применением автоматизации |
Частота формирования, раз в год |
1 |
Заявка клиента на изготовление рекламной продукции |
15 мин. |
0,5 мин |
6000 |
2 |
Оформление договора с клиентами |
15 мин. |
0,5 мин. |
4000 |
3 |
Изменение реквизитов договора |
15 мин. |
0,5 мин. |
4000 |
4 |
Расчет цены на рекламную продукцию |
15 мин. |
0,5 мин. |
6000 |
5 |
Формирование сводного отчета |
15 мин. |
1 мин. |
7000 |
6 |
Формирование отчета по задолженностям клиентов |
15 мин. |
1 мин. |
6000 |
7 |
Формирование отчета по платежам |
2 ч. |
1 мин. |
12 |
8 |
Формирование аналитического отчета по специалистам |
1 ч. |
1 мин. |
100 |
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Схема документооборота для документа «Заявка на изготовление рекламной продукции» приведена на рисунке 1.10.
Схема документооборота для документа «Оформление договора» приведена на рисунке 1.11.
Схема документооборота для документа «Отчет по платежам клиентов» показана на рисунке 1.12.
Исполнитель |
Специалист на приеме |
Бухгалтер |
Специалист по изготовлению |
Действие |
|||
1. Оформление заявки |
|
|
|
2. Передача заявки |
|
|
|
3. Отметка об отработке |
|
Рис.1.10 Схема документооборота для документа «Заявка на изготовление рекламной продукции»
Исполнитель |
Специалист на приеме |
Юрист |
Действие |
||
1. Оформление договора |
|
|
2. Визирование договора |
|
|
3. Подписание договора |
|
Рис.1.11 Схема документооборота «Оформление договора»
Исполнитель |
Специалист на приеме |
Бухгалтер |
Специалист ТО |
Действие |
|||
1. Принятие платежа |
|
|
|
2. Проведение платежа |
|
||
3. Формирование отчета |
|
Рис.1.12. Схема документооборота для документа «Отчет по платежам клиентов»
Таким образом, особенности документооборота рекламном агентстве предполагают использование информационной системы.
1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
В процессе проектирования информационной системы рекламного агентства потребуется использование ряда классификаторов:
- Локальный классификатор сотрудников. Требуется для классификации специалистов при оформлении договоров и платежных документов.
- Локальный классификатор видов рекламной продукции. Требуется для описание видов продукции и оказываемых услуг.
- Локальный клиентов. Требуется для идентификации клиентов рекламного агентства;
- Локальный классификатор услуг. Для идентификации дополнительных услуг.
В качестве входных документов информационной системы используются:
- Договор;
- Оплаты;
- Заявки на оказание услуг
Выходной информацией будет являться:
- Свод платежей;
- Свод по видам услуг;
- Сводный отчет по сотрудникам.
В большинстве случаев, использовать унифицированные формы документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.
В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей информации.
1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение является совокупностью программных продуктов системы обработки данных и программной документации, необходимой в рамках их эксплуатации. [6]
Системное программное обеспечение представляет собой комплекс программных продуктов, обеспечивающих возможность эффективного управления составляющими вычислительных систем (процессором, оперативной памятью, каналами ввода-вывода, сетевым оборудованием), выступая в роли «межслойного интерфейса» с одной стороны которого используется аппаратные составляющие, а с другой – пользовательские приложения.
Прикладное программное обеспечение представляет собой комплекс программных решений, предназначенных для выполнения пользовательских задач и рассчитанный на непосредственное взаимодействие с пользователями.
Инструментальное программное обеспечение представляет собой программным обеспечением, предназначенным для использования при проектировании, разработке и сопровождения программных продуктов.
В качестве средства разработки в рамках данного проекта выбрано Delphi XE.
Основные возможности данной среды разработки предполагают возможность взаимодействия с множеством СУБД, наличие большого количества компонент, позволяющих работать с различными внешними приложениями, выводить отчетность в приложения MS Office, Open Office.
В качестве СУБД выберем MS SQL Server, так как она принята в качестве стандарта в существующей информационной системе предприятия и приобретать новый программный продукт нецелесообразно. Кроме того, использование данной СУБД соответствует требованиям к проектируемой системе:
- обеспечение сетевого доступа из локальной сети, в том числе из удаленных площадок;
- обеспечение безопасности данных на уровне СУБД;
- интеграция доменных политик безопасности с политиками безопасности СУБД.
2.Проектная часть
2.1. Информационная модель и ее описание
Информационная модель разрабатываемой системы приведена на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 – Информационная модель системы
Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Менеджеры» в ИС вносятся данные о сотрудниках рекламного агентства, правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Продукция» вводится информация о видах продукции и об оказываемых услугах.
Область 2 отражает содержимое информационной системы, включающее ее основные таблицы.
Область 3 отображает область деятельности оператора – производится ввод договоров, информации о клиентах и продажах.
Область 4 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблиц информационной системы.
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
В автоматизированной системе автоматизации технологии работы менеджера рекламного агентства кодированию подлежат следующие объекты:
- клиенты;
- реализация услуг (продукции);
- позиция реализации;
- продукция;
- специалисты.
Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки автоматизированной системы продаж, показана в таблице 2.1.
Таблица 2.1 - Структура нормативно-справочной информации
№ п/п |
Наименование кодируемого множества объектов |
Значность кода |
Система кодирования |
Вид классификатора |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
Код клиента |
ХХХ |
порядковая |
локальный |
2 |
Код реализации |
ХХХ ХХХХХ |
серийно – порядковая |
локальный |
3 |
Код продукции |
ХХХХХ |
порядковая |
локальный |
4 |
Код специалиста |
ХХХХ |
порядковая |
локальный |
5 |
Код позиции |
ХХХХХ ХХ |
серийно – порядковая |
локальный |
Описание систем классификации и кодирования.
- Код клиента. Длина кода ХХХ, где ХХХ – порядковый номер клиента.
- Код реализации продукции рекламного агентства. Длина кода ХХХ ХХХХХ, где ХХХ – порядковый номер клиента, ХХХХХ – порядковый номер операции продажи от данного клиента.
- Код позиции. Длина кода ХХХХХ ХХ, где ХХХ – порядковый номер операции продажи, ХХ – порядковый номер позиции операции продажи.
- Код продукции. Длина кода ХХХХХ, где ХХХХХ – порядковый номер продукции в классификаторе.
- Код специалиста. Длина кода ХХХХ, где ХХХХ – порядковый номер специалиста в классификаторе.
Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая система кодирования. Порядковая система - это последовательное присвоение каждому объекту кодируемого множества номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.
Нормативно-справочная информация в автоматизированных системах представляет собой ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия. В разрабатываемой автоматизированной системе в качестве нормативно-справочной информации используются внутренние правила организации и перечень предлагаемых услуг.
Далее определим сущности информационной системы менеджера рекламного агентства и установим связи между ними.
На рис.2.2 приведена диаграмма «Сущность - Связь» разрабатываемой системы.
Рис.2.2. Диаграмма «Сущность - Связь».
Определим типы связей между сущностями информационной системы менеджера рекламного агентства.
Каждый клиент может осуществить множество закупок в рекламном агентстве. Связь 1:N.
Каждый менеджер может провести множество продаж в рекламном агентстве. Связь 1:N.
Каждому виду продукции соответствует множество записей в журнале позиций продаж. Связь 1:N.
В каждую продажу входит множество позиций. Связь 1:N.
Определим сущности информационной системы менеджера рекламного агентства и их свойства.
Таблица 2.2 - Справочник “Клиенты”
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код клиента |
Числовой |
Целое |
Наименование |
Текстовый |
40 |
ИНН |
Текстовый |
15 |
Адрес |
Текстовый |
50 |
Телефон |
Текстовый |
15 |
ФИО руководителя |
Текстовый |
40 |
Таблица 2.3 - Справочник “Виды услуг” (продукция)
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код вида продукции |
Числовой |
Целое |
Наименование |
Текстовый |
40 |
Единица измерения |
Текстовый |
15 |
Стоимость |
Денежный |
Таблица 2.4 - Справочник “Менеджеры”
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код специалиста |
Числовой |
Целое |
ФИО |
Текстовый |
40 |
Должность |
Текстовый |
15 |
Роль в системе |
Текстовый |
15 |
Пароль |
Текстовый |
15 |
Таблица 2.5 – Журнал продаж
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код продажи |
Числовой |
Целое |
Клиент |
Текстовый |
40 |
Дата |
Дата |
15 |
Таблица 2.6 – Позиции продаж
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код позиции |
Числовой |
Целое |
Наименование продукции |
Текстовый |
40 |
Количество |
Дата |
15 |
Стоимость |
Денежный |
На рис.2.2 приведена логическая модель разрабатываемой системы, на рис.2.3 – диаграмма потоков данных.
Рис.2.2. Логическая модель информационной системы менеджера рекламного агентства
2.3. Характеристика результатной информации
Выходными данными, формируемыми системой, являются:
- Свод по услугам с реквизитами:
- Период;
- Наименование услуги;
- Выручка от реализации услуг.
Данный отчет позволяет менеджерам рекламного агентства проводить анализ спроса и реализации по видам услуг, принимать управленческие решения о необходимости включения или исключение видов услуг из ассортимента рекламного агентства, либо изменения ценовой политики.
- Свод по специалистам с реквизитами:
- Период;
- ФИО специалиста;
- Выручка от реализации услуг.
Данный отчет дает возможность анализа эффективности работы по специалистам и последующего принятия решения о стимулировании, либо взыскания по специалистам.
2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемый программный продукт будет автоматизировать функции обработки данных и подготовки документов по контролю заявок службы технической поддержки.
Выделяется два подмножества функций программы (рисунок 2.5):
- служебные функции (проверка пароля, управление окнами и др.)
- основные функции обработки данных (ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки документов и др.)
В главном меню системы расположим служебные функции: вход в систему, управление окнами, выход из программы, помощь по системе.
Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели. При нажатии на одну из кнопок, в левой части экрана будет открываться «дерево объектов» для данной функции. Правая часть экрана – это рабочая зона, в которой и будут располагаться открытые окна.
Рис. 2.3. Дерево функций программы
Преимущество данного решения заключается в следующем:
Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки;
В дереве объектов будет располагаться произвольное количество заявок и проектов, причем их можно фильтровать при помощи специального инструмента.
На кнопочную панель будут вынесены следующие функции:
Новая заявка. Стоит отдельной кнопкой, т.к. для ввода данных по новой заявке менеджеру необходимо вызвать эту функцию быстро, не заставляя долго ждать клиента. После нажатия на эту кнопку откроется дерево заявок и диалоговое окно «Новая заявка».
Справочники. По этой кнопке в дереве объектов открывается список справочников системы.
Документы. По нажатию на эту кнопку выходит список документов.
Отчеты. По этой кнопке осуществляется доступ к подготовке отчетов.
2.5. Характеристика базы данных
Далее проведем проектирование структуры таблиц проектируемой базы данных.
Таблица 2.7 – Структура таблицы «clients»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
code_cli |
Int |
|
nam |
Char |
40 |
inn |
Char |
15 |
adr |
Char |
50 |
tel |
Char |
15 |
fio_ruk |
Char |
40 |
Таблица 2.8 - Справочник “Виды услуг” (продукция)
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
code_vid |
Int |
|
nam |
Char |
40 |
edizm |
Char |
15 |
stm |
currency |
Таблица 2.9 - Справочник “spc”
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
code_spc |
Int |
|
fio |
Char |
100 |
dolgn |
Char |
50 |
fol |
Char |
15 |
passw |
Char |
20 |
Таблица 2.10 – Структура таблицы «gur_prod»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
code_prod |
Int |
|
code_cli |
int |
|
day |
Date |
|
code_spc |
int |
Таблица 2.11 – Структура таблицы «pos_prod»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
code_pos |
Int |
|
code_prod |
Char |
40 |
kol |
Date |
|
stm |
currency |
Физическая модель данных приведена на рис.2.4.
Рис.2.4. Физическая модель данных
2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
На рис.2.6 приведена структурная схема пакета.
Рис.2.6. Структурная схема пакета
Выделим 3 группы программных модулей системы:
- Управляющие модули – выполняющие функции по управлению объектами системы
- Функциональные модули – позволяющие обеспечить ввод и обработку данных
- Сервисные модули – обеспечивающие дополнительные сервисы
2.7 Описание программных модулей
Таблица 2.9.
Описание функций модулей
№ п/п |
Наименование модуля |
Функции модуля |
---|---|---|
Модуль безопасности |
Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте. |
|
Модуль инициализации интерфейса программы |
После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя |
|
Модуль управления деревом объектов |
Содержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементами |
|
Модуль взаимодействия с базой данных |
Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных |
|
Модуль справочной системы |
Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации |
|
Модуль «Справочники» |
Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа) |
|
Модуль ввода данных «Заявки» |
Содержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявок |
|
Модуль «Отчеты» |
Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчета |
|
Модуль «Печать документов» |
Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтере |
2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Рассмотрим основные режимы работы разработанного ПО.
Установка программы осуществляется с использованием файла-дистрибутива. Окно установщика ПО показано на рисунке 3.1.
Рис.3.1. Окно установщика программы
Запуск программы осуществляется с использованием ярлыка, созданного установщиком на рабочем столе. На рис.3.2 показана главная форма приложения. Для входа в программу необходимо пройти авторизацию (рис.3.3). После успешного прохождения авторизации программа определяет роль пользователя и открывает соответствующие уровню доступа режима работы. Первоначально для всех пользователей установлен пароль «1». Окно справочника видов услуг показано на рис.3.4-3.5.
Рис.3.2. Главная форма приложения
Рис.3.3. Окно авторизации
Рис.3.4. Справочник «Виды услуг»
Рис.3.5. Добавление новой записи в справочник видов услуг
Режим работы со справочником клиентов показан на рис.3.6-3.7.
Рис.3.6. Добавление новой записи в справочник клиентов
Рис.3.7. Справочник «Клиенты»
Режим работы со справочник «Сотрудники» показан на рис.3.8 – 3.9.
Рис.3.8. Добавление новой записи в справочник сотрудников
Рис.3.9. Справочник «Сотрудники»
Также из данного режим доступна возможность установки пользовательского пароля (рис.3.10).
Рис.3.10. Установка пользовательского пароля
Режим вода реализации продукции показана рис.3.11.
Рис.3.11. Ввод реализации продукции.
Для ввода продажи необходимо выбрать клиента, вид продукции, количество и нажать кнопку , после изменения позиций продаж производится пересчет общей стоимости заказа. После ввода всех позиций необходимо нажать кнопку закрытия договора.
Режим работы с журналом продаж показан на рис.3.12.
Рис.3.12. Журнал продаж
В режиме журнала продаж возможно производится выборки по клиентам и специалистам, а также просмотра состава продажи (рис.3.13).
Рис.3.13. Детализация продажи
Режим запроса сводного отчета по продажам показан на рис.3.14, результат формирования данного отчета – на рис.3.15.
Рис.3.14. Запрос сводного отчета по продажам в разрезе видов услуг
Рис.3.15. Отчет «Свод по услугам рекламного агентства»
После формирования данного отчета становится возможным построение диаграммы в разрезе видов услуг (рис.3.16).
Рис.3.16. Диаграмма по доходности услуг рекламного агентства
На рис.3.17. показан сводный отчет по сотрудникам, в котором показаны суммы договоров реализации рекламной продукции, которые были заключены указанными сотрудниками, на рис.3.18 – сводная диаграмма.
Рис.3.17. Сводный отчет по сотрудникам
Рис.3.18. Сводная диаграмма
Таким образом, все задачи автоматизации реализованы в рамках данного проекта.
Заключение
В рамках данной работы проведено проектирование информационной системы для специалистов рекламного агентства.
В аналитической части курсовой работы выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства существующей информационной системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», дано описание основному бизнес-процессу, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению.
Проектная часть посвящена рассмотрению этапов жизненного цикла проекта. Также дана характеристика информационной архитектуре разрабатываемого проекта, построена информационная модель, проведено моделирование «сущность-связь» (ER-модель), описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.
В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.
Кроме этого, во второй главе описаны все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, описан контрольный пример реализации проекта.
Список использованных источников
1. ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А». О компании. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://tri-a.sochi2u.ru/
- Граничин, О.Н. Информационные технологии в управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям "Прикладная информатика (по областям) и "Менеджмент организации (по специализации "Информационный менеджмент")" /О. Н. Граничин, В. И. Кияев.-М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2010.-335 с.
- Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 "Прикладная информатика (по обл.)", 061100 "Менеджмент орг.", 061000 "Гос. и муницип. упр."] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.
- Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)"] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.
- информации в персональном компьютере. – М.: Форум, 2009. – 368 с.
- Завгородний В.И. Комплексная защита в компьютерных системах: Учебное пособие. – М.: Логос; ПБОЮЛ Н.А.Егоров, 2011. - 264 с.
- Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям "Прикладная информатика (по обл.)", "Менеджмент орг.", "Гос. и муницип. упр."] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
- Информатика: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.
- Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2010.-910 с.
- Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
- Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности "Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2010.-294 с.
- Влияние информационных сетей на становление современного общества ( Информационное общество)
- Проектирование реализации операций бизнес-процесса Складской учет (Предпроектная стадия создания информационной системы)
- Защита сетевой инфраструктуры предприятия (Основные положения теории защиты информации)
- Методы и технологии противодействия угрозам кадровой безопасности
- Конкуренция на внешнем рынке труда (Концепция рынка труда на современном этапе)
- Метод экспертных оценок и область его применения решений (Управленческие решения. Содержание и процесс)
- Алгоритмы сортировки данных
- Проектирование реализации операций бизнес-процесса Взаиморасчеты с клиентами (Выбор комплекса задач автоматизации)
- Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией ( ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ)
- Управление кадровой безопасностью (на примере ОАО «НПО «Сатурн»)
- Методы рекламной деятельности
- Судебная власть государства: организация и полномочия (Судебная власть, как одна из ветвей государственной власти)