Проектирование ИС автоматизированного документооборота предприятия АО НИИЭС

Содержание:

Введение

С ростом производственных мощностей возрастает и объем используемой номенклатуры, которую необходимо качественно и правильно обработать, сгруппировать. Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Полная автоматизация делопроизводства предприятия АО «НИИЭС» поможет разложить всю документацию таким образом, чтобы при необходимости можно было достать и использовать нужную информацию конкретному сотруднику предприятия.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все вышеперечисленные проблемы, а также:

• обеспечивается слаженная работа всех подразделений предприятия;
• повышается производительность труда сотрудников предприятия за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск необходимых документов;
• повышается оперативность доступа к информации;
• настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность рабочих процессов предприятия.

Чтобы сократить расходы на содержании целого отдела, достаточно провести автоматизацию подготовки документов для размещения ее в специальных хранилищах. Кроме всего прочего, есть возможность копировать данные в нужном количестве, сохранять информацию столько, сколько это нужно, и иметь доступ в то время, когда это необходимо.

Дополнительные преимущества автоматизированного документооборота:

• возможность быстрого создания нужного документа и его сохранения в ИС;
• произведение регистрации и распределения документации;
• формирование рабочих папок пользователей и отделов;
• удобная работа с корреспонденцией;
• обработка и контроль распорядительных документов;
• хранение документов в архиве;
• взаимосвязанная работа с документами;
• отслеживание движения документации;
• осуществление поддержки вложенных подсистем;
• учет и контроль номерной документации;
• выполнение работы через интернет;
• формирование электронных рассылок;
• настройка нужных опций в обрабатываемой системе;
• обмен информации по корпоративной электронной почте;
• поиск информации по заданным критериям отбора;
• автоматическое обновление справочников ИС АО «НИИЭС».

Целью курсового проекта является Проектирование Информационной Системы автоматизированного документооборота в АО «НИИЭС».

Для достижения данной цели необходимо выполнить ряд обязательных шагов:[2]

1. Составить и исследовать организационную структуру управления предприятием, а также выявить основные бизнес-процессы, потоки работ и создать дерево функций ИС.
2. Составить номенклатуру документов, сформировать справочники и классификаторы, составить инструкции.
3. Оптимизировать работоспособность ИС автоматизированного документооборота ещё на этапе тестирования ИС.
4. Установка ПО и опытная эксплуатация.
5. Настройка ИС автоматизированного документооборота на предприятии с учётом недочётов, которые были выявлены во время эксплуатации ИС.
6. Обучение персонала предприятия.

При создании данной курсовой работы автор изучил Методологию функционального моделирования IDEF0, использовал Методологию проектирования информационных систем и т.д.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

АО «НИИЭС» было основано в 1949 году, когда постановлением Совета Министров СССР в составе института «Гидропроект» был создан Научно-исследовательский сектор (НИС) с присвоением ему прав всесоюзного научно-исследовательского института.

Цель функционирования предприятия АО «НИИЭС»

Создание НИСа было связано с необходимостью решения задач по обеспечению высокой надежности и экономичности крупных гидротехнических сооружений, возводимых на равнинных реках Европейской части нашей страны: Волго-Донского судоходного канала, Цимлянской и Волжских ГЭС. Базой для НИСа стали исследовательские лаборатории строительного комплекса канала имени Москвы.

Развитие НИСа определялось задачами, стоящими перед гидроэнергетикой страны. Суровые климатические условия Сибири и Крайнего Севера, высокая сейсмичность горных районов Средней Азии, уникальность сооружений рекордных по напорам и мощности ГЭС потребовали организации и проведения широких научных исследований, в том числе по геотехнике, механике скальных оснований, сейсмостойкости сооружений, высоконапорной гидравлике, разработке конструкций и методов расчета высоких бетонных и грунтовых плотин, а также подземных сооружений ГЭС. Впоследствии в институте были развиты также и направления исследований в области строительства и эксплуатации АЭС.

История развития АО «НИИЭС»

В 1991 году НИС Гидропроекта был преобразован в Научно-исследовательский институт энергетических сооружений (НИИЭС), а в 1994 году – в Открытое акционерное общество «Научно-исследовательский институт энергетических сооружений» в составе АО РАО «ЕЭС России». В мае 2006 г. в соответствии со специальным Распоряжением Председателя Правительства РФ М. Фрадкова институт был включен в состав АО «ГидроОГК».

За период полувековой деятельности АО «НИИЭС» были выполнены теоретические, экспериментальные и натурные исследования для обоснования более 300 отечественных и зарубежных энергетических и водохозяйственных объектов. Институт активно участвовал в реализации новых технических решений при строительстве гидроузлов и электростанций в нашей стране и за рубежом. С мая 2006 г. Общество входит в Группу РусГидро. ПАО «РусГидро» владеет 100% обыкновенных именных акций Общества.

ПАО «РусГидро» – крупнейшая российская генерирующая компания, созданная в 2004 году в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.07.2001 No526 «Основные направления реформирования электроэнергетики Российской Федерации», распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.09.2003 No1254-р (в редакции от 25.10.2004) в качестве 100-процентного дочернего общества ОАО РАО «ЕЭС России». В настоящее время ПАО «РусГидро» объединяет более 50 ГЭС в 18 субъектах Российской Федерации суммарной установленной мощностью более 25,2 ГВт.

За годы работы Обществом были выполнены теоретические, экспериментальные и натурные исследования для обоснования более 300 отечественных и зарубежных энергетических и водохозяйственных объектов. Институт активно участвовал в реализации новых технических решений при строительстве гидроузлов и электростанций в нашей стране и за рубежом.

Основные виды(направления) деятельности

В настоящее время приоритетными направлениями деятельности общества являются: разработка и производство контрольно-измерительной аппаратуры, а также научное обоснование строительства и эксплуатации энергетических (в первую очередь гидроэнергетических) объектов. Общество занимает лидирующее положение в России по производству струнных измерительных преобразователей –датчиков, используемых для диагностики состояния сооружений.

Основные параметры функционирования предприятия

Основными параметрами функционирования предприятия АО «НИИЭС» являются: разработка и производство технических средств диагностики сооружений, в том числе комплексных автоматизированных систем; разработка и установка на объектах компьютерных информационно-диагностических систем контроля состояния сооружений и оборудования электростанций и гидротехнических сооружений.

Таблица 1.

Технико-экономические показатели объекта управления

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя в 2018 году
1	Выручка по основным видам деятельности, тыс.руб.	185810,2
2	Поставки оборудования, тыс.руб.	31817,7
3	Научно-технические услуги и инжиниринг, тыс.руб.	153992,5
4	Выручка от сдачи недвижимости в аренду, тыс.руб.	881,8
5	Объем реализованной научно-технической продукции (НТП), тыс.руб.	185810,2
6	Изготовлено контрольно-измерительной аппаратуры, ед.	800
7	Фактический объём реализованных работ, тыс.руб.	186692

1.2. Организационная структура управления предприятием

В данном разделе представлена схема организационной структуры управления предприятием АО «НИИЭС» (Рисунок 1). Схема отражает содержание аппарата управления и объекта управления на предприятии.

Непосредственно генеральному директору подчиняются:

• Первый заместитель генерального директора, в подчинении которого находятся: директор по экономике и финансам, бухгалтерия, сметно-финансовый отдел, планово-экономический отдел, отдел закупок и реализации;
• Заместитель генерального директора – технический директор, в подчинении которого находятся: центр сооружений, конструкций и материалов; центр безопасности и натурных наблюдений, отраслевой информационно-диагностический центр, центр опытно-промышленного производства технических средств диагностики, центр контроля безопасности гидроэнергетического оборудования(ЦКБГЭО), отдел метрологии;
• Заместитель генерального директора – директор по научной работе, в подчинении которого находятся: центр стандартизации и сертификации, научно-технический отдел, служба качества, учёный совет.
• Департамент общих вопросов, в подчинении которого находятся: группа административного обеспечения, юридический отдел, IT-отдел.
• Департамент управления персоналом.
• Департамент экономической безопасности и режима.
• Волгоградский филиал.

Цели функционирования подразделений и основные решаемые ими задачи:

Управленческий аппарат (Генеральный директор и его заместители) осуществляет руководство деятельностью всего предприятия.

Административно-хозяйственные подразделения (Департамент общих вопросов, группа административного обеспечения) обеспечивают процесс делопроизводства, управление транспортом, управление коммунальным хозяйством, офисные потребности.

Финансово-экономические структуры (бухгалтерия, сметный отдел, планово-экономический отдел) осуществляют:

• Учет фактов хозяйственной деятельности компании;
• Планирование деятельности и развития компании;
• Контроль выполнения планов и эффективности использования ресурсов компании;
• Анализ результатов выполнения планов, выявление негативных фактов развития компании;
• Управление денежными потоками и активами компании;
• Управление взаиморасчетами с контрагентами (поставщики и покупатели, сотрудники компании, государственные органы и др.)

Производственные центры осуществляют основную производственную деятельность по выполнению контрактных обязательств компании.

Центр стандартизации, служба качества, отдел метрологии, отдел закупок и реализации - занимаются общепроизводственными вопросами по своему профилю.

Рисунок 1. Организационная структура управления предприятием АО «НИИЭС»

1.3.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.

В данном разделе представлена схема автоматизированного документооборота предприятия АО «НИИЭС» (Рисунок 2.) [1], которая отражает принцип работы самого документооборота и включает в себя все основные звенья процесса документооборота.

Model name: Автоматизированный документооборот предприятия АО "НИИЭС".

Definition: Модель, описывающая электронный документооборот предприятия АО "НИИЭС".

Scope: Возможность территориально-распределенной работы; Возможность определения состояния документов в каждый момент их жизненного цикла; Протоколирование событий и действий, выполняемых над документами; Информирование пользователей о наличии документов, требующих внимания; Поддержка механизма связанных документов; Полнотекстовый поиск по распознанным документам; Версионность документов.

Viewpoint: Директор.

Purpose: Моделирование электронного документооборота.

Рисунок 2. Модель IDEF 0. Автоматизированный документооборот предприятия АО «НИИЭС»

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

В данном разделе представлена схема Информационной модели информационной системы в АО «НИИЭС» (Рисунок 3). Данная схема отражает процесс обработки документов в информационной системе электронного документооборота предприятия АО «НИИЭС».

В организацию поступает письмо от заказчика с предложением заключить договор на выполнение услуг. Письмо поступает в секретариат, где оно регистрируется, ему присваивается входящий номер. Письмо направляется на рассмотрение директору предприятия. Директор отдаёт распоряжение на составление договора. Ответственный исполнитель приступает к составлению проекта договора и его согласованию с уполномоченными лицами, на основании внутренних регламентов предприятия. Для этого выполняется вход в ИС Предприятия, выполняется аутентификация. Сначала заполняется карточка нового договора, где указывается наименование контрагента или выбирается из справочника контрагентов, указывается тема договора, дата договора, сумма договора, номер договора. В карточке прилагаются связанные документы: файл с проектом договора и другие приложения (ТЗ, календарный план, спецификации, и т.п.). На основании внутренних регламентов указывается маршрут согласования договора – ФИО согласующих должностных лиц.

Каждое согласующее лицо получает почтовое уведомление со ссылкой на документ, который необходимо согласовать. Нажав на ссылку, он попадает на карточку договора. После чего у него появится возможность согласовать, либо отклонить проект договора. Свои замечания, комментарии, он оставляет в карточке договора.

Если проект договора не согласован кем-либо из согласующих лиц, то в проект вносятся изменения, далее договор снова отправляется на согласование и все согласующие лица получают уведомления о необходимости согласования новой редакции проекта договора.

После согласования договора ответственными сотрудниками, исполнитель по договору получает уведомление о завершении согласования и отправляет договор на согласование с высшим руководством.

После принятия положительного решения высшим руководством, договор уходит на валидацию сотрудниками юридического отдела.

После чего оригинал договора передается в секретариат для подписания Ген. директором, а статус договора в ИС становится «На подписании у Ген. директора».

Секретарь подписывает оригинал договора у Ген. Директора и в ИС. После чего статус договора переходит в состояние «На регистрации» и перенаправляется на Регистратора (сотрудник юр. отдела).

После получения оригинала договора, Регистратор проверяет дату и номер договора, и в случае необходимости изменяет эти данные в ИС.

После верификации, загружается скан-копия подписанного обеими сторонами договора и договор переходит в архив.

Рисунок 3. Информационная модель ИС.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Ниже представлена таблица (Таблица 2), на ней показаны системы кодирования и классификаторы, которые используются в рамках предприятия.

Таблица 2

Системы кодирования и классификаторы

№ п/п	Кодируемое множество объектов	Длина кода	Мощность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
1	Коды подразделений	8 знаков	9999999 комбинаций	Порядковая	Иерархическая	Системный
2	Поля интегрированной Базы Данных ИС	10 знаков	9999999 комбинаций	Серийная	Отсутствует	Системный
3	Документы	9 знаков	9999999 комбинаций	Серийная	Отсутствует	Системный
4	Справочники	9 знаков	9999999 комбинаций	Серийная	Отсутствует	Системный

В столбце (Вид классификатора) был взят системный классификатор.

Системные — классификаторы, принятые отдельным предприятием (организацией) для применения в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в конкретной АС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) предназначен для:

• обеспечения совместимости государственных информационных систем и информационных ресурсов, содержащих сведения о хозяйствующих субъектах;
• межведомственного обмена информацией;
• однозначной идентификации хозяйствующих субъектов, расположенных на территории Российской Федерации;
• сопоставимости экономико-статистических данных;
• автоматизированной обработки информации

ОКПО включает два раздела.

• Первый раздел содержит юридические лица, их филиалы и представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица.
• Второй раздел содержит индивидуальных предпринимателей.
• Структурно первый и второй разделы ОКПО состоят из трех блоков: блока идентификации, блока наименования объектов, блока классификационных признаков.

В первом разделе ОКПО блок идентификации включает код ОКПО юридического лица, построенный с использованием порядкового метода кодирования.

• Код ОКПО юридического лица состоит из восьми цифровых знаков, семь из которых представляют собой порядковый номер, восьмой знак является контрольным числом, рассчитанным по Методике расчета контрольного числа согласно Правилам стандартизации ПР 50.1.024-2005 "Основные положения и порядок проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов".
• Структура блока идентификации в первом разделе:

X

X

X

X

X

X

X

КЧ

• Во втором разделе ОКПО блок идентификации включает код ОКПО индивидуального предпринимателя, построенный с использованием порядкового метода кодирования.
• Код ОКПО индивидуального предпринимателя состоит из десяти цифровых знаков, девять из которых представляют собой порядковый номер, десятый знак является контрольным числом, рассчитанным по вышеуказанной Методике расчета контрольного числа.
• Структура блока идентификации во втором разделе:

X

X

X

X

X

X

X

X

X

КЧ

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В этом разделе рассмотрим описание состава входной документации, файлов и справочников, соответствующих им экранных форм размещения данных.

В самом начале в организацию поступает письмо от заказчика с предложением заключить договор на выполнение услуг. Письмо поступает в секретариат, где оно регистрируется (Рисунок 4), и ему присваивается входящий номер.

Рисунок 4. Регистрация входящего документа

Затем рассмотрим справочники ИС.

Они представлены в виде таблицы (Таблица 3.)

Таблица 3

Сводная таблица «Справочники ИС»

Название	Ответственный за ведение	Средний объём записей	Средняя частота обновлений
Структура ИС	Руководитель IT-отдела	50	Посезонно
Контрагенты	Системный администратор (через ИС)	100	По необходимости
Сотрудники предприятия	Системный администратор (через ИС)	30	По запросу
Регламенты предприятия	Департамент экономической безопасности и режима	50	По необходимости

• Структура ИС – содержание необходимой информации и структура ИС.
• Контрагенты: название, юридические реквизиты.
• Сотрудники предприятия: полный список сотрудников предприятия
• Регламенты предприятия: регламенты по разработке стандартов и процедур документирования деятельности, регламенты по эксплуатации единой ИС управления документами, регламенты процедур документирования делопроизводства и документооборота и контроля их соблюдения.

2.4. Характеристика результатной информации

После того как документ был зарегистрирован в системе и прошёл Согласование (Рисунок 5), в том числе согласно внутренним регламентам предприятия, то только тогда согласованная документация поступает пользователям внутренним и внешним.

Рисунок 5. Этап согласования документации с руководством предприятия.

После этого происходит Формирование отчётности внутренней и внешней, согласно принятым и утверждённым формам.

3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В данном разделе представлено дерево функций Информационной Системы предприятия АО «НИИЭС» (Рисунок 6.) и сценарий диалога работы с информационной системой (Рисунок 7.) она отражает содержание документов, принципов работы с информационной системой на разных этапах работы информационной системы.

Дерево функций ИС делится на основные и служебные.

Основные функции ИС предприятия АО «НИИЭС» включают в себя:

• Обработку и хранение документов: регистрация входящих, исходящих документов и регистрация внутренних документов предприятия.
• Передачу документов между исполнителями
• Контроль исполнительной дисциплины
• Работу с взаимосвязанными документами
• Распределение документов по исполнителям
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск по всей ИС
• Интеграция с внешними носителями электронной почты
• Ведение справочников
• Создание отчётов
• Ответы на запросы пользователей ИС

Служебные функции ИС включают в себя:

• Аутентификацию пользователей данного предприятия
• Запросы в службу поддержки пользователей(СПП)
• Запросы в службу корпоративного обеспечения(СКО)
• Обмен файлами со сторонними организациями

Сценарий диалога ИС включает в себя:

• Файл
• Операции
• Справочники
• Документы
• Помощь
• Выход

В разделе меню Файл доступны самые необходимые функции для работы с документами, а именно:

• Создать – позволяет создавать новые документы/договоры.
• Открыть – позволяет открывать уже созданные документы, которые необходимы для решения тех или иных вопросов, а также позволяет открывать договоры, которые также необходимо рассмотреть и решить те или иные вопросы, касающиеся именно их.
• Сохранить – позволяет сохранить последние изменённые действия, которые совершались в работе с документами.
• Сохранить как – позволяет сохранить тот или иной документ/договор в выбранное место на компьютере.
• Предварительный просмотр документа – позволяет просмотреть последнюю отредактированную версию документа или договора.
• Закрыть – позволяет закрыть файл.

В разделе меню Операции доступны следующие функции:

• Отправить запрос – позволяет отправить запрос на согласование документации с адресатом.
• Регистрация входящих документов – позволяет зарегистрировать входящие документы/договоры в ИС предприятия.
• Регистрация исходящих документов – позволяет зарегистрировать исходящие документы/договоры в ИС предприятия.
• Регистрация внутренних документов предприятия – позволяет зарегистрировать в ИС только те документы, которые касаются исключительно самого предприятия.
• Журнал операций – позволяет отобразить список операций(действий), совершаемых над документами в ИС.

В разделе меню Справочники доступны следующие функции:

• Структура ИС – отображается структурная схема ИС предприятия.
• Контрагенты – отображает название контрагентов и их юридические реквизиты.
• Сотрудники предприятия – отображается полный список сотрудников предприятия.
• Регламенты предприятия – отображается полный список регламентов предприятия. Список включает в себя: регламенты по эксплуатации единой системы управления документами, а также по разработке стандартов и процедур документирования деятельности, делопроизводства и документооборота, и контроля их соблюдения.

В разделе меню Документы доступны следующие функции:

• Журнал документов/договоров
• Лист согласования – отображает процесс согласования документов /договоров согласующими лицами
• Доп.соглашения – дополнение к договору.

В разделе меню Помощь доступны следующие функции:

• О системе – описание ИС.
• Настройки ИС
• Полнотекстовый поиск – глобальный поиск необходимой информации по всей ИС.

В разделе меню Выход доступна функция выход – осуществляется выход из учётной записи и перенос на форму авторизации.

Рисунок 6. Дерево функций ИС

Рисунок 7. Сценарий диалога

3.2. Характеристика базы данных

В данном разделе представлена ER-модель базы данных Информационной Системы (Рисунок 8.) и Характеристика баз данных информационной системы (Таблица 4, Таблица 5, Таблица 6, Таблица 7, Таблица 8, Таблица 9, Таблица 10) в АО «НИИЭС», она отражает содержание связи сущностей базы банных и подробное описание полей таблицы базы данных.

Описание структуры записей таблицы «Типы документов» (Таблица 4.) состоит из следующих полей:

• Код типа документа
• Тип документа

Поле Код типа документа является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр.

Поле Тип документа содержит информацию о типе того или иного документа.

Описание структуры записей таблицы «Документы» (Таблица 5.) состоит из следующих полей:

Содержание

• Код документа
• ID запроса
• Дата
• Текущий статус
• Код типа документа
• Правки и изменения
• Код истории путей документов

Поле Код документа является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр.

Поле ID запроса содержит цифровые номера запросов в работе с документами от сотрудников предприятия.

Поле Дата содержит дату последних изменений работы с документами.

Поле Содержание отображает конкретное содержание документов.

Поле Текущий статус отображает конкретный на данный момент времени этап прохождения документа в системе.

Поле Код типа документа содержит код документа, который отображает тип необходимого документа.

Поле Правки и изменения отображает список последних изменений в работе с документами.

Поле Код история путей документов отображает полную историю путей документов в системе.

Описание структуры записей таблицы «Запросы» (Таблица 6.) состоит из следующих полей:

• ID запроса
• Название организации
• ID составителя запроса
• ФИО исполнителя
• ФИО получателя(ей)
• Дата запроса
• Тема запроса
• Срок ответа

Поле ID запроса является ключевым. Оно отображает цифровой номер конкретного запроса в системе. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр.

Поле Название организации отображает наименование организации от которой пришёл запрос на выполнение той или иной задачи.

Поле ID составителя запроса отображает цифровой номер идентификации сотрудника, который делал запрос вышестоящему по руководству от собственного имени.

Поле ФИО исполнителя отображает ФИО исполнителя запроса.

Поле ФИО получателя(ей) отображает ФИО получателя(ей) необходимой информации от исполнителей.

Поле Дата запроса отображает информацию о дне, месяце, годе, когда был совершён запрос от конкретного лица в системе.

Поле Тема запроса отображает конкретную тематику, которая должна отражаться в запросе.

Поле Срок ответа отображает дату конкретного дня ответа на определённый запрос.

Описание структуры записей таблицы «Составитель» (Таблица 7.) состоит из следующих полей:

• ID составителя запроса
• ФИО составителя
• Должность составителя
• Контакты составителя

Поле ID составителя запроса является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр. Оно отображает цифровой номер идентификации конкретного сотрудника от которого пришёл запрос.

Поле ФИО составителя отображает полное ФИО сотрудника, который составил запрос.

Поле Должность составителя отображает наименование должности сотрудника, которую он занимает в организации.

Поле Контакты составителя отображают контактный номер и наименование рабочей почты составителя запроса.

Описание структуры записей таблицы «История путей документов» (Таблица 8.) состоит из следующих полей:

• Код истории путей документов
• Дата и время отправки
• Дата и время получения
• ID сотрудников
• Код документа

Поле Код истории путей документов является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр. Оно отображает всю историю пути документов по системе.

Поле Дата и время отправки отображает дату дня и время отправки документов исполнительными лицами.

Поле Дата и время получения отображает дату дня и время получения документов вышестоящими лицами от исполнительных лиц.

Поле ID сотрудников отображает цифровые номера, идентифицирующие сотрудников предприятия.

Поле Код документа содержит цифровой номер, отображающий определённый тип документа, находящийся в системе.

Описание структуры записей таблицы «Сотрудники предприятия» (Таблица 9.) состоит из следующих полей:

• ID сотрудников
• ФИО сотрудников
• Должность
• Код подразделения
• E-mail
• Контактный телефон

Поле ID сотрудников является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр. Оно отображает цифровые номера, идентифицирующие сотрудников предприятия.

Поле ФИО сотрудников отображает список ФИО сотрудников, которые работают на предприятии.

Поле Должность отображает список должностей, которые занимают сотрудники предприятия.

Поле Код подразделения отображает необходимую информацию о подразделениях, в которых находятся сотрудники предприятия.

Поле E-mail отображает наименование электронного почтового ящика конкретного сотрудника предприятия.

Поле Контактный телефон отображает контактный номер мобильного телефона каждого сотрудника предприятия.

Описание структуры записей таблицы «Подразделение» (Таблица 10.) состоит из следующих полей:

• Код подразделения
• Наименование подразделения

Поле Код подразделения является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр. Оно содержит номера подразделений, в которых находятся те или иные сотрудники предприятия.

Поле Наименование подразделения содержит названия подразделений, в которых находятся те или иные сотрудники предприятия.

Таблица 4

Описание структуры записей таблицы «Тип документа»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код типа документа	Kod_tip_doc	Число		Ключевое поле
Тип документа	Tip_doc	Строка	10

Таблица 5

Описание структуры записей таблицы «Документ»

Содержание

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код документа	Kod_doc	Число		Ключевое поле
ID запроса	id_zapr	Число	100
Дата	date	Дата
Content	Строка	100
Текущий статус	Status	Строка	30
Код типа документа	Kod_tip_doc	Число	5
Правки и изменения	Edits_and_ changes	Строка	50
Код истории путей документов	History_doc	Число	50

Таблица 6

Описание структуры записей таблицы «Запрос»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID запроса	id_zapr	Число		Ключевое поле
Название организации	name_org	Строка	30
ID составителя запроса	id_sost_zapr	Число	40
ФИО исполнителя	FIO_isp	Строка	100
ФИО получателя(ей)	FIO_pol	Строка	100
Дата запроса	date_zapr	Дата
Тема запроса	tema_zapr	Строка	25
Срок ответа	date_time	Дата

Таблица 7

Описание структуры записей таблицы «Составитель»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID составителя запроса	id_sost	Число		Ключевое поле
ФИО составителя	FIO_sost	Строка	100
Должность составителя	dol_sost	Строка	40
Контакты составителя	contact_sost	Строка	45

Таблица 8

Описание структуры записей таблицы «История путей документов»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код истории путей документов	Kod_history_doc	Число		Ключевое поле
Дата и время отправки	date_time_otpr	Дата
Дата и время получения	date_time_pol	Дата
ID сотрудников	id_sotr	Число	45
Код документа	Kod_doc	Число	15

Таблица 9

Описание структуры записей таблицы «Сотрудники предприятия»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID сотрудников	id_sotr	Число		Ключевое поле
ФИО сотрудников	FIO_sotr	Строка	100
Должность	dol_sotr	Строка	30
Код подразделения	Kod_podrazd	Число	25
E-mail	e-mail_sotr	Строка	25
Контактный телефон	contact_sotr	Строка	20

Таблица 10

Описание структуры записей таблицы «Подразделение»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код подразделения	Kod_podrazd	Число		Ключевое поле
Наименование подразделения	name_podrazd	Строка	15

Рисунок 8. ER-модель базы данных ИС

3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова

программных модулей)

В данном разделе представлено Дерево вызова программных модулей Информационной системы (Рисунок 9.) в АО «НИИЭС», оно отражает содержание программных модулей.

В Таблице описания функций модулей (Таблица 11.) содержится описание всех модулей и подсистем, которые задействуются для работы данного программного обеспечения.

Таблица 11

Таблица описания функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Глобальный модуль	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые необходимо выполнить при запуске системы
2.	Модуль безопасности системы	Содержит функции безопасности ИС
3.	Модуль взаимодействия с БД	Содержит функции, упрощающие работу с БД ИС
4.	Модуль тестирования БД	Содержит процедуры, тестирующие работоспособность БД на разных нагрузках
5.	Модуль ввода данных	Содержит предопределенные процедуры, шаблоны и элементы для заполнения сведений
6.	Подсистема регистрации документов	Содержит процедуры регистрации документации
7.	Подсистема работы с документами	Содержит некоторые операции, которые можно использовать в работе с документацией
8.	Модуль создания запросов	Содержит процедуры создания запросов
9.	Модуль корректировки загружаемой информации	Содержит процедуры проверки загружаемой информации и выявления неких ошибок в них
10.	Модуль обновления данных	Содержит процедуры обновления данных всей системы
11.	Модуль создания отчётов	Содержит процедуру формирования статистической и отчетной информации о проведенных операциях и выявленных нарушениях
12.	Подсистема проверки отчётов	Содержит процедуру проверки итогового документированного отчёта
13.	Подсистема работы со справочниками	Содержит процедуры работы со справочной информацией
14.	Форма редактирования пользователей системы	Содержит информацию о каждом пользователе системы и содержит редактор каждого составляющего пункта данной формы

Рисунок 9. Дерево вызовов программных модулей

3.4 Описание программных модулей

В данном разделе представлена блок-схема регистрации входящей документации в ИС в АО «НИИЭС» (Рисунок 10.) [3].

В блок-схеме регистрации входящей документации АО «НИИЭС» (Рисунок 10) содержится алгоритм работы подсистемы «Регистрация документов». На первом этапе идёт запрос на обработку входящей документации. Затем документ регистрируется в ИС и ему присваивается номер. После этого документ отправляется на рассмотрение и согласование директору предприятия. По итогу согласования если вопросов никаких не возникло, то документ переходит на этап вынесения резолюции. Если возникли какие-то ошибки с регистрацией документа, то тогда документ идёт на повторную регистрацию и исправлений выявленных ошибок. После того как документ был согласован с директором, с документом согласовываются уполномоченные лица под контролем исполнителя. После этого создаётся отчётная документация по исполнению документа в ИС.

Рисунок 10. Блок-схема регистрации входящей документации

4. Контрольный пример реализации и его описание

В данном разделе будут приведены экранные формы работоспособности системы.

Данный рисунок (Рисунок 11.) отображает окно авторизации для сотрудников предприятия.

Рисунок 11. Окно с формой авторизации

Заключение

Во время выполнения курсового проекта был выполнен ряд задач, а именно:

• Составить и исследовать организационную структуру управления предприятием, а также выявить основные бизнес-процессы, потоки работ и создать дерево функций ИС.
• Составить номенклатуру документов, сформировать справочники и классификаторы, составить инструкции.
• Оптимизировать работоспособность ИС автоматизированного документооборота ещё на этапе тестирования ИС.
• Установка ПО и опытная эксплуатация.
• Настройка ИС автоматизированного документооборота на предприятии с учётом недочётов, которые были выявлены во время эксплуатации ИС.
• Обучение персонала предприятия.

На основе данных задач, была разработана автоматизированная ИС, которая поможет предприятию АО «НИИЭС» автоматизировать процессы документооборота.

В разделе курсовой работы «Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия» описали общую характеристику предприятия и деятельности предприятия. Затем нарисовали схему организационной структуры управления предприятия. Данная схема отражает содержание аппарата управления и объекта управления на предприятии. Далее была составлена схема основных бизнес-процессов автоматизированного документооборота (Модель IDEF 0), которая отражает принцип работы самого документооборота и включает в себя все основные звенья процесса документооборота.

В разделе курсовой работы «Информационное обеспечение задачи» нарисовали схему информационной модели и к данной схеме написали описание, в котором описали сам принцип обработки документов в ИС. Далее составили таблицу систем кодирования и классификаторов, в которых содержалась нужная информация о разработке необходимой ИС. Затем описали процесс регистрации входящей документации с прикреплением скриншотов регистрации документации. После этого составили таблицу справочников ИС и описали процесс согласования документации с руководством предприятия с прикреплением скриншотов данного этапа.

В разделе курсовой работы «Программное обеспечение задачи» представили и описали схему дерева функций ИС, затем представили и описали схему сценария диалога ИС. Затем составили ER-модель базы данных ИС и описали структурные записи каждой таблицы базы данных ИС предприятия. После этого составили таблицу описания функций программных модулей ИС и представили дерево вызовов программных модулей ИС. Затем в подразделе «Описание программных модулей» взял за основу подсистему «Регистрация документов» и описал процесс поэтапной регистрации входящей документации. Затем была сделана блок-схема регистрации входящей документации.

Постепенно решив ряд задач, который был описан вначале, мне удалось достичь цели самого исследования данной курсовой работы и попытаться спроектировать и реализовать программный продукт.

Подводя итог, основные задачи данного курсового проекта заключались в анализировании деятельности самого предприятия, разработке ИС автоматизированного документооборота предприятия. И в конце концов данные задачи были выполнены.

Список использованной литературы

1. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России.
2. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.
3. Гущин А.Н. Базы данных: учебник. - М.: Директ-Медиа, 2014. - 266с
4. Инструкция пользователя информационной системы автоматизированного документооборота предприятия АО «НИИЭС».