Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проблемы коммуникаций в современных организациях(Роль коммуникаций в организации)

Содержание:

Введение

Коммуникации играют огромную роль в системе деятельности предприятия и представляют собой одну из сложнейших проблем менеджмента. Они являются главным связующим звеном всех отделов и отраслей фирмы. Общение занимает практически все время руководителя, и именно от его умения грамотно наладить межличностные отношения, правильно распределить информационные роли и роли, связанные с принятием решений, зависит способность организации реализовать все поставленные цели.

Во многом эффективность коммуникаций зависит от психологической атмосферы в коллективе, а он, в свою очередь, зависит от умений руководителя. Исследования показывают, что в фирмах, где существует свобода слова, поощряется инициатива и проводятся коллективные собрания, создается атмосфера более легкой работы, не обремененной излишними конфликтами. Напротив, более жесткое руководство влечет за собой текучесть кадров, низкую производительность и неблагоприятную обстановку внутри коллектива.

В России коммуникации претерпели крупные изменения за последние годы, от административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше руководство строилось таким образом, что приказы руководства нельзя было ни уточнить, не обсудить, инициатива, наказывалась, а сообразительные работники не могли продвигаться вверх по службе, то на сегодняшний день руководители предпочитают в корне иной подход к организации работы с подчиненными. Инициативность приветствуется, проводятся общие собрания ,выслушиваются просьбы и предложения подчиненных, существует богатая база поощрений. Хотя и сегодня существуют фирмы с низким уровнем коммуникаций.

Таким образом, этим и определяется актуальность выбранной темы данной курсовой работы «Проблемы коммуникаций в современных организациях».

Объектом курсового исследования является коммуникация.

Предметом курсового исследования это теоретическая сущность коммуникации и коммуникативного процесса, а также определение их практического значения.

В соответствии с этим целью курсовой работы является рассмотрение и исследование, как с теоретической, так и с практической стороны аспектов коммуникативного процесса.

Исходя из данной цели, в работе ставятся и решаются следующие задачи:

В первой главе планируется рассмотреть теоретическую сущность и роль коммуникаций в организации. Для этого необходимо провести подробное исследование по следующим вопросам:

- рассмотреть понятие коммуникаций;

- рассмотреть формы коммуникаций;

- изучить методы моделирования коммуникативного пространства.

Во второй главе планируется дать анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕРТАГ. Для этого необходимо провести подробное исследование по следующим вопросам:

- проанализировать коммуникативные барьеры на предприятии ООО ЛАЗЕРТАГ;

- проанализировать коммуникативный процесс на предприятии ООО ЛАЗЕРТАГ;

- проанализировать мероприятия по совершенствованию коммуникативного процесса в организации.

Прикладная значимость данного исследования определяется возможностью использования выводов работы в дальнейших разработках по дисциплине «Теория менеджмента», а также при написании выпускной квалификационной работы.

При написании курсовой работы были использованы нормативные акты Российской Федерации, в том числе Трудовой Кодекс РФ с последними изменениями и дополнениями на 2016 год. Также теоретическую базу написания данной курсовой работы составили книги, изданные в период 2011-2014 годов, такими известными издательствами, как Проспект, Юнити, Юнити-Дана, Юрайт.

Проблеме конфликтов на предприятии посвящено множество работ. Это работы Лебедева, Урсул, Зайцева.

Важную роль в написании данной курсовой работы имели и научные статьи, которые позволили более полно и подробно раскрыть выбранную тематику данной курсовой работы.

Цели и задачи курсовой работы обусловили следующую её структуру. Работа состоит из содержания, введения, двух глав («Теоретическая сущность и роль коммуникаций в организации», «Анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕРТАГ»), заключения, библиографии, приложений.

Глава 1. Роль коммуникаций в организации

Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми ли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определённых навыков и умений, а также наличия определённой степени взаимного понимания. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов^[1].

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующих неопределенностью и двусмысленностью.

Менеджеры затрачивают на коммуникации 50-90% своего времени. Это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций, все становится на свои места. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера, их называют связующим процессом. Все три основные ролевые установки менеджеров и все четыре основные управленческие функции нацелены на формулировку организационных целей и их достижение, и степень реализации этих целей, как правило, напрямую зависит от качества коммуникаций. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и организации в целом. Зачастую переданное сообщение неправильно понимается его получателем, что также является признаком неэффективных коммуникаций^[2].

Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Вам, конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит. Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

Отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

Сообщение - собственно информация, закодированная в символы.

Канал - средство передачи информации.

Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует. В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Все эти этапы представлены на «рис. 1».

Хотя весь процесс коммуникации нередко требует всего нескольких секунд и, следовательно, выделить в нем этапы довольно трудно, нужно проанализировать каждый из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов.

Генерирование идеи

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Девиз данного этапа - «Не начинай говорить, не начав думать»^[3].

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Кодирование и выбор канала

Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение.

Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна.

Если канал не слишком соответствует идее, выработанной на первом этапе, эффективность коммуникации также снизится. Например, менеджер, желающий поговорить с подчиненным о недозволенности серьезных нарушений им мер безопасности, конечно, может сделать это в ходе непринужденной беседы за чашкой кофе или направить ему неофициальную записку. Но по этим каналам вряд ли можно донести идею, насколько серьезна данная проблема, также эффективно, как путем формальной встречи или записки^[4].

Выбор средства передачи сообщения не должен ограничиваться выбором одного канала. Часто бывает желательно использовать комбинацию двух или более средств коммуникации. Это усложняет процесс, поскольку отправителю надо установить последовательность использования этих средств и определить, какое время будет их разделять. Однако исследования показывают, что одновременное использование устных и письменных средств коммуникации, как правило, эффективнее, чем, использование одного из этих средств. Используя оба канала, можно найти более сложные подходы и при этом письменно зарегистрировать ситуацию. Но это не означает, что любой коммуникационный процесс должен включать письменный элемент, это приводит к неуправляемому бумажному потоку в организации.

Передача

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

Декодирование

Получив сообщение, получатель декодирует его. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным.

Но по ряду причин, о которых мы поговорим далее, получатель может придать сообщению не такой смысл, какой вкладывал в него отправитель. В менеджменте процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель.

Обратная связь^[5]

Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем - он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя.

Обратная связь в значительной мере способствует повышению эффективности управленческих коммуникаций. Несколько исследований, в ходе которых двусторонние коммуникации (т.е. включающие обратную связь) сравнивались с односторонним (без обратной связи), показали, что хотя первые медленнее, они реже приводят к непониманию, являются более точными и ведут к большей уверенности в правильности интерпретации сообщений.

Помехи

Обратная связь заметно повышает эффективность коммуникаций, поскольку позволяет обеим сторонам преодолевать такой барьер, как помехи. На языке теории коммуникации помехами называют все, что искажает смысл. Источниками помех, могут стать язык (вербальный либо невербальный), различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, различия в статусе менеджеров и подчиненных и т.д.

Определенные помехи есть всегда, и некоторое искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и передать сообщение^[6]. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента это приводит к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций.

Виды и структура коммуникаций

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах^[7].

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями^[8].

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел^[9].

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением, и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная) коммуникация. Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно выше в конфигурациях без центра.

Результаты или измеряемые характеристикиТип коммуникационной сети«круг»«цепь»«колесо»СкоростьМедленноБыстроБыстроТочностьПлохаяХорошаяХорошаяОрганизованностьСлабаяСредняяСильнаяЛидерствоОтсутствуетПроявляетсяЧетко выраженоМоральОчень высокаяНизкаяОчень низкая

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними^[10].

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

1.3 Повышение эффективности межличностной коммуникации. Современные изменения организационной культуры

Для того, чтобы повысить эффективность межличностной коммуникации менеджеру необходимо:

Во-первых, иметь навык активного слушания, смысл которого состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать. Существует несколько принципов активного слушания:

- не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник^[11];

- расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;

- нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;

- продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;

- быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;

- задавать вопросы.

Уметь прояснять свои идеи перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что ему необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые он хочет сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги ему в принципе нужна определенная тема как объект передачи.

Быть способным воспринимать потенциальные семантические проблемы. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.

«Взгляд со стороны». Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник.

Изучить эмпатию и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.

Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов. Вместо этого старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.

Уметь устанавливать обратную связь. Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания.

Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Для сравнения услышанного с тем, что именно вы изначально намеревались сообщить^[12].

Другой способ задавать вопросы - заставить человека пересказать ваши мысли. Можно сказать, например: «я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры рассказать мне, что вы считаете наиболее важными вопросами в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?»

Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

Ещё один способ установления обратной связи - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что вы готовы обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями.

Во-вторых, развить технические навыки коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.

В-третьих, создать управленческие системы и сформировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации. Современные организации используют такие методы поощрения информационного обмена, как корпоративные «горячие линии», дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников различных отделов и уровней, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д.

С течением времени и под воздействием обстоятельств культура может изменяться. Методы изменения организационной культуры созвучны с методами её поддержания, они включают в себя:

· изменение объектов и предметов внимания со стороны менеджера;

· изменение стиля управления кризисом или конфликтом;

· перепроектирование ролей и изменение фокуса в программах

обучения^[13];

· изменение критерия стимулирования;

· смена акцентов в кадровой политике;

· смена организационной символики и обрядности.

Изменение в поведении могут привести к изменениям в культуре и наоборот. Существует три возможности сочетания изменений в поведении и культуре в организации.

Изменения в культуре без изменений в поведении. В этом случае работники изменить одно или несколько верований, ценностей, но при этом они не способны изменить свое соответствующие поведение. Главной проблемой является то, что люди в организации не обладают требуемыми для изменения поведения в данных условиях способностями и подготовкой.

Изменения поведения без изменений в культуре. В этом случае один или более членов организаций или группа могут быть убеждены в том, что организационные изменения должны произойти, хотя отдельные работники могут и не хотеть этого. Главная проблема - отсутствие приверженности и последовательности в переводе своего формального поведения в термины новой культуры.

Изменения происходят в поведении и в культуре. Это ситуация постоянных изменений в том смысле, что люди по-настоящему и искренне верят и ценят то, как они по новому делают свою работу, получая от этого удовольствие^[14].

При проведении изменений в культуре организации возникает ряд трудностей. В особенности они порождаются сопротивлением изменения культуры. Это проявляется, когда изменения начинают затрагивать глубинное содержание оргкультуры. Степень сопротивления изменениям пропорциональна величине изменений по содержанию, т.е. степени их радикальности и силе преобладающей культуры.

Выделяют два основных подхода при изменении культуры:

· принятие сотрудниками организации новых верований и ценностей;

· включение и социализация новых людей в организации, а также увольнение людей.

Изменения в содержании культуры требуются тогда, когда существующая в организации культура не способствует изменениям поведения до состояния, необходимого для достижения желаемого уровня организационной активности.

Глава 2. Анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕРТАГ

Коммуникативные барьеры в организации ООО ЛАЗЕРТАГ

Даже в наше время внутриорганизационными коммуникациями нередко пренебрегают. Это происходит по разным причинам, среди которых – нехватка времени у руководителей (давящие сроки, важные проекты, встречи и т.д.), общая перегруженность информацией делового характера, а также многолетняя традиция однонаправленных связей сверху вниз. Факторы, которые снижают эффективность коммуникаций, называются коммуникационными барьерами^[15].

Они возникают как при формальных, так и при неформальных коммуникациях; по своей природе практически не отличаются друг от друга и могут быть методологически объединены. Коммуникационные барьеры мешают либо передавать сведения по информационному каналу, либо препятствуют адекватному пониманию получателем отправленной ему информации, согласно смысловому содержанию, вложенному в нее отправителем.

В результате получается безуспешная коммуникация и происходит напрасная трата коммуникационных ресурсов. Под влиянием факторов коммуникационного барьера коммуникация замедляется, информация искажается, снижается результативность общения, разрывается обратная связь контрагентов. Различают коммуникационные барьеры микро- и макроуровня (микробарьеры и макробарьеры).

Микробарьеры мешают успешной коммуникации в конкретных, узких областях профессионального общения.

Коммуникационные макробарьеры создают преграды для установления успешной коммуникации в целом.

Несмотря на разнообразие причин, можно попытаться представить себе внутреннюю структуру коммуникационных барьеров как факторную связь нескольких первопричин. Барьеры можно разделить на преграды, которые зависят от инициатора коммуникации, источника управленческой информации и преграды, которые зависят от получателя управленческой информации, коммуникационного контрагента^[16].

Рассмотрим такой коммуникативный барьер, как информационные перегрузки. Он стал очень распространенным именно в наше время. Барьеры на путях обмена информацией также могут являться следствием перегрузки каналов коммуникаций. Очевидно, что руководитель, увлечённый переработкой поступающей информации и необходимостью постоянно поддерживать информационный обмен, будет не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Ему придется отсеивать менее важную информацию и оставлять лишь ту, которая покажется ему наиболее важной; то же самое относится и к процессу обмена информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может розниться с пониманием таковой остальными работниками организации.

Таким образом, в заключении раздела можно прийти к следующим выводам:

- на пути современных коммуникаций нередко лежат коммуникативные барьеры. Их необходимо всячески преодолевать, чтобы коммуникация была наиболее эффективной.

- недостаток большого коллектива состоит в том, что руководство часто удалено от своих сотрудников. Это приводит к тому, что авторитет данного руководства находится на достаточно низком уровне.

- в связи с этим возрастает роль и авторитет руководителей среднего звена. Задача данных руководителей состоит в том, чтобы донести до сотрудников информацию о реализуемой в руководстве предприятия стратегии.

Анализ коммуникативного процесса в организации ООО ЛАЗЕРТАГ

Коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО ЛАЗЕРТАГ представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками. Именно коммуникационные потоки и формируют коммуникационный процесс анализируемой нами организации. Цель осуществления коммуникационного потока состоит в том, чтобы донести до различных структурных подразделений предприятия различную информацию.

Рассмотрим основной коммуникационный поток, который присутствует в анализируемой организации ООО ЛАЗЕРТАГ. Речь идет о внешнем вертикальном коммуникационном потоке. Внешний коммуникационный поток характеризуется движением информационных сообщений со стороны руководителя в сторону подчиненного. Также внешний коммуникационный поток также характеризуется и обратной связью, то есть передачей информационных сообщений от подчиненных к руководителям.

Представим внутренние вертикальные коммуникации, которые осуществляются в анализируемом предприятии ООО ЛАЗЕРТАГ в виде рисунка.

Руководитель ООО ЛАЗЕР

Начальник отдела продаж

Начальник отдела снабжения

Товаровед

Менеджер по персоналу

Главный бухгалтер

Рисунок 1 – Анализ и структура внутренних вертикальных коммуникаций на предприятии ООО ЛАЗЕРТАГ от руководителя к подчиненному

В результате осуществления данного коммуникационного потока были сформированы и посланы следующие информационные сообщения. Например, одно из сообщений состоит в том, что руководителем организации ООО ЛАЗЕРТАГ был издан приказ, который несет в себе определенную информацию.

«Приказ по организации ООО ЛАЗЕРТАГ от 15.03.2016 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1) Обязать всех специалистов разработать и в течение месяца представить на утверждение генеральному директору должностные инструкции всех своих подчиненных.

2) После утверждения должностных инструкций специалистам дать недельный срок для ознакомления с ними под роспись своих подчиненных.

3) Периодически осуществлять контроль за выполнением функциональных обязанностей каждого работника.

2) Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на менеджера по персоналу.»

Следует отметить, что движение внутренних вертикальных коммуникаций может быть осуществлено также посредством передачи информации от подчиненных к руководителю

Руководитель организации

Специалист по торговле

Специалист по закупкам

товаровед

Менеджер по персоналу

Главный бухгалтер

Рисунок 2 – Анализ и структура внутренних вертикальных коммуникаций на предприятии ООО ЛАЗЕРТАГ от подчиненного к руководителю

Примером такой внутренней вертикальной коммуникации может послужить служебная записка.

« Служебная записка.

Анализ работы подразделения показал, что он работает неэффективно. Бухгалтерская отчетность периодически показывает получение данным филиалом убытков. Более того, неблагоприятны и результаты проведения ежемесячных инвентаризаций. Руководством организации было принято решение закрыть данный филиал, а торговые площади сдать в аренду. Юрист консультант подготовил договор о сдаче в аренду с другой организацией с 05.12.2015. Но отдел по персоналу не поставил об этом в известность.

05.12.2015 года владелец арендованного помещения начал использовать арендуемую площадь в своих целях, а работники, которые ранее работали в данном филиале остались фактически без рабочего места.

Чтобы сократить их единицы и уволить согласно действующему законодательству, служба по персоналу должна была предупредить их за два месяца, то есть 05.10.2015 года.

Подобная халатность со стороны юриста привела к тому, что сотрудники филиала обратились в Инспекцию по труду о нарушении действующего трудового законодательства.

На основании вышеизложенного и в целях предотвращения обращения работников филиала в судебную инстанцию, предлагаю перезаключить договор с арендатором на два месяца позже, то есть с 05.02.2016 года.»

Таким образом, в заключении данного раздела можно прийти к следующим выводам:

- коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО ЛАЗЕРТАГ представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

2.3 Совершенствование коммуникативного процесса в организации ООО ЛАЗЕРТАГ

Предложим анализируемой организации ООО ЛАЗЕРТАГ совершенно новый и современный способ совершенствования коммуникационного процесса при помощи программного обеспечения.

Microsoft Lync — это единая коммуникационная платформа корпоративного класса. Установив Lync на мобильные устройства под управлением Windows 8 или других операционных систем, организация ООО ЛАЗЕРТАГ получит возможность поддерживать связь с другими пользователями, не отрываясь от своих повседневных задач. Благодаря Lync организация получит единый клиент для уведомления о присутствии, обмена мгновенными сообщениями, голосовой и видеосвязи, а также проведения собраний. Являясь пользователем Lync, организация может связываться с любым другим пользователем через Skype, а значит, полноценно общаться с миллионами людей по всему миру и неограниченно вести коммуникационный процесс.

Данное программное обеспечение можно установить во всех филиалах данной организации, тем самым обеспечить совершенно новый уровень обеспечения коммуникаций и коммуникативного процесса на данном предприятии.

Рассмотрим, каким образом функционирует данное программное обеспечение.

Руководитель предприятия ООО ЛАЗЕРТАГ за несколько дней, обычно за 5-7 дней, назначает дату и время проведения видеоконференции. Данная информация автоматическим образом в рамках данного программного обеспечения отправляется всем участникам видеоконференции.

В день проведения собрания участники запланированного собрания и видеоконференции должны под собственным паролем войти в систему Lync, подключить звуковое и видео устройство для обеспечения передачи информации и осуществления коммуникационного процесса.

В системе Lync при проведении собраний и видеоконференций существует определенный уровень иерархии в отношении организатора собрания и видеоконференции.

Если специалист, который был приглашен к участию в данном коммуникационном процессе, вошел в систему Lync раньше запланированного времени и раньше организатора коммуникационного процесса, то у него на экране появляется диалоговое окно «Вы находитесь в зале ожидания, усаживайтесь поудобнее и ждите, когда Вас вызовут».

Когда организатор собрания входит в систему Lync, он проверяет, все ли присутствуют на месте. После решения организационных вопросов начинается собрание и видеоконференция по установленной повестке дня.

По обсуждаемому вопросу повестки дня в ходе проведения собрания и видеоконференции определяются направления решений выявленных проблем и ответственных лиц. Каждое установленное ответственно лицо, получив задачу со сроками исполнения, обязано исполнить ее в установленные сроки. В случае несвоевременного или некачественного исполнения задачи к данному специалисту по решению руководителя могут приниматься меры дисциплинарного и материального воздействия.

Таким образом, в заключении раздела можно сделать следующие выводы:

- предприятию ООО ЛАЗЕРТАГ было предложено мероприятие по совершенствованию коммуникативного процесса посредством внедрения программного обеспечения MICROSOFT LYNK, который позволит сделать коммуникации более эффективными.

Выводы по главе 2.

Во второй главе был проведен анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕРТАГ.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

Заключение

В данной работе проведен всесторонний анализ понятия «культура организации». Используемая модель, разработанная и определенная Роджером Харрисоном, различающая четыре «идеологии» культуры: власти, роли, задачи и личности, позволила достаточно глубоко и разнопланово изучить смысл культуры организации. Также были выделены проблемы формирования организационной культуры и пути их решения. При анализе структурных элементов организационной культуры, были выделены три ее уровня, а также другие ее компоненты и характеристики. Были рассмотрены также основные факторы, влияющие на культуру организации.

Необходимо заметить, что даже внутри одного предприятия в различных группах существует своя особая культура.

Культура - это очень широкое и многогранное понятие. К ней применимы такие понятия, как идеи, убеждения, традиции и ценности, которые выражаются в преобладающем стиле управления.

Важно понять, что процесс изменения культуры организации требует тщательной подготовки. Все задуманные изменения рекомендуется начать с составления плана. При этом добиться, чтобы исполнители верили в успех дела и обладали необходимыми знаниями. Изменения организационной структуры и методов управления всегда затрагивают условия жизни и деятельности людей.

Изменения всегда порождают чувство неуверенности. От способностей менеджеров и всего коллектива, которые должны проявить гибкость и изобретательность, зависит, насколько безболезненно будут восприняты и пережиты эти изменения.

Даже самые современные структуры, великолепные организационные проекты, грамотно выполненные должностные инструкции и положения - все это останется на бумаге, если не станет образом мышления и базой профессиональной организационной деятельности работников предприятия.

Требования к профессиональным знаниям, навыкам и качествам руководителей и специалистов, как и других работников, должны формироваться на основе принятой, на предприятии идеологии организационного поведения. Таким образом, формируется организационная культура.

Во второй главе был проведен анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕРТАГ.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

Библиография

Федеральный закон от 30.01.2001 г. (в ред. от 10.01.2016 г.) № 197 – ФЗ. Трудовой Кодекс Российской Федерации.

2. Алавердов, А.Р. Управление персоналом: Учебник для вузов / – М.: МФПУ Университет, 2013. – 392 с.

3. Арзуманова, Т.И. Экономика организации: Учебник для вузов /– М.: Дашков и Ко, 2013. – 240 с.

4. Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2013. – 439 с.

5. Бедяева, Т.В. Управление персоналом на предприятии туризма: Учебник для вузов /– М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 180 с.

6 Вечканов, Г.С. Экономическая теория: Учебник для вузов /– Спб: Питер, 2012. – 512 с.

7. Викулина, Т.Д. Экономическая теория: Учебник для вузов /– М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 209 с.

8. Войтов, А.Д. Экономическая теория: Учебник для вузов /– М.: Дашков и Ко, 2013. – 392 с.

9. Гродских, В.С. Экономическая теория: Учебник для вузов /– СПб.: Питер, 2013. – 208 с.

10. Кибанов, А.Я. Конфликтология: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2012. – 343 с. – ISBN 5-234-67407-3.

11. Лебедева, М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации по подготовке и ведению переговоров: Учебное пособие. /– М.: Общество «Анкил», 2012. – 310 с.

12. Масленников, Р. 101 совет по PR: /– М.: Альпина Паблишер, 2012. – 68 с.

13. Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – 501 с.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Структура коммуникации

Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – С. 302. ↑
Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – С. 302. ↑
Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – С. 302. ↑
Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – С. 302. ↑
Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – С. 302. ↑
Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебное пособие / – М.:, 2012. – С. 302. ↑
Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2013. – С. 350. ↑
Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2013. – С. 350. ↑
Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2013. – С. 350. ↑
Лебедева, М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации по подготовке и ведению переговоров: Учебное пособие. /– М.: Общество «Анкил», 2012. – С. 201. ↑
Лебедева, М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации по подготовке и ведению переговоров: Учебное пособие. /– М.: Общество «Анкил», 2012. – С. 201. ↑
Лебедева, М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации по подготовке и ведению переговоров: Учебное пособие. /– М.: Общество «Анкил», 2012. – С. 201. ↑
Лебедева, М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации по подготовке и ведению переговоров: Учебное пособие. /– М.: Общество «Анкил», 2012. – С. 201. ↑
Лебедева, М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации по подготовке и ведению переговоров: Учебное пособие. /– М.: Общество «Анкил», 2012. – С. 201. ↑
Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2013. – С. 350. ↑
Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия: Учебник для вузов /– М.: ИНФРА-М, 2013. – С. 350. ↑