Проблемы коммуникаций в современных организациях

Содержание:

Введение

Тема исследования. Данное исследование посвящено изучению проблем в коммуникационных процессах современных организаций и вариантах их решения. Анализируя коммуникационные барьеры, мы подробно рассматриваем различные современные технологии и варианты их использования.

Актуальность темы. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в современных организациях и управлении. По сути все действия руководителей компании, направленные на достижение целей организации, требует эффективного обмена информацией. Однако, рассматривая коммуникации в данной работе, мы покажем, что — это сложный процесс, состоящий из различных нюансов.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратятна нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует и мотивирует подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором. Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

Коммуникативные барьеры не являются лишь однажды решаемой проблемой, они возникают всегда. Поэтому для успешного ведения дел и функционирования как субъекта производства нужно владеть всеми методами по их преодолению. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и самой организации. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

С развитием информационных технологий появились новые каналы коммуникации в Интернете, что позволило инновационно подходить к созданию и распространению информации, для наиболее эффективного воздействия и привлечения новой аудитории, и к продвижению балета в целом.

Объект исследования: коммуникационные проблемы в современных организациях

Предмет исследования: способы решения возникающих проблем. В частности, мы рассматриваем современные информационные технологие, как эффективный способ ведения коммуникаций.

Цель данной работы — определить коммуникативные барьеры в современных организациях и описать способы их преодоления.

В задачи работы входит:

1. Уточнить типы и виды коммуникационных проблем.
2. Обосновать особенности барьеров коммуникации.
3. Определить способы преодоления этих барьеров.

Структура работы включает традиционно две главы, в заключении второй автор предлагает собственные рекомендации по решению коммуникационных барьеров, а также введение и заключение. В первой даётся теоретическое обоснование причин возникновения коммуникативных барьеров, , перечисляются их виды.

Вторая глава посвящена непосредственно методам преодоления барьеров и возникающего как следствие межличностного конфликта, а также описываются необходимые действия для предупреждения барьеров в коммуникации, и какие современные технологии можно использовать для оптимизации коммуникационных процессов.

В конце помещён список использованной литературы.

Глава 1. Понятие и структура коммуникаций, ее отличие в современных организациях

Коммуникация — это обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. Без коммуникаций невозможно общение, а без этого не может быть и объединенной группы, организации. Таким образом, коммуникационный процесс становится важным условием для формирования организации и ее жизнедеятельности, без него невозможно обеспечить координацию деятельности сотрудников современной организации.

В рамках первой главы курсовой работы автор исследует понятие и значение коммуникаций в современных организациях, их типы и характеристики, а также проанализирует, какие факторы влияют на эффективность коммуникации в организации.

1.1. Понятие и виды коммуникаций в организационных структурах

Термин «коммуникация» (от лат. communicatio) появился в научной литературе в начале ХХ века. Один из основоположников американской социологии Чарльз Кули определял коммуникацию как «механизм, посредством которого обеспечивается существование и развитие человеческих отношений», и этот механизм включает в себя все мыслительные символы (символы сознания) и средства их передачи в пространстве и сохранения во времени^[1].

Понятие «коммуникация» имеет множество определений, которые отражают различие подходов. Представители разных наук в разное время по-своему определяли процесс коммуникации.

В «Cовременной энциклопедии» можно найти такое значение термина коммуникация — это общение, передача информации от человека к человеку специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности. Профессор Ричард Л. Дафт в своем учебнике даёт определение коммуникаций, которое наиболее полно раскрывает их суть: коммуникации — это процесс, в ходе которого два или несколько человек обмениваются и осознают получаемую информацию^[2].

Более точно на наш взгляд, коммуникацию определяет Ф.И. Шарков: «Под коммуникацией в широком смысле понимается и система, в которой осуществляется взаимодействие, и процесс взаимодействия, и способы общения, позволяющие создавать, передавать и принимать разнообразную информацию»^[3].

Объединив рассмотренные трактовки термина можно сделать вывод, что в широком смысле коммуникация — это передача информации от одного человека к другому, способ доведения индивидом до других людей сообщения по различным каналам.

В определении основной цели коммуникации все значительно проще, современная литература придерживается единого мнения на этот счет:

Цель коммуникации — обеспечение понимания информации. Сам факт обмена информацией (сообщениями) не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Коммуникационный процесс считается эффективным, если с помощью него удалось добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Коммуникационный процесс состоит из четырех базовых элементов. Коротко рассмотрим их, чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности.

1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов — слов, сигналов, жестов, мимики и т. п.

3. Канал — средство передачи информации — письмо, радио, телефон, телевизор, телекинез и др.

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация, или лицо, интерпретирующее ее.

К этим базовым элементам в современной коммуникации можно добавить еще один — обратная связь. Обратная связь в рамках теории коммуникации является ответной реакцией получателя на информацию. Таким образом отправитель сможет убедиться или сделать предположение (в случае отсутствия обратной связи) доставлено и понято ли его сообщение. В том случае, если получатель продемонстрировал понимание сообщения, обмен информацией может быть назван эффективным.

Этот пункт учтен и в предложенной еще в 1948 г. американским политологом Г.Лассуэл модели коммуникативного процесса, включающую пять элементов: Кто? (передает сообщение) — коммуникатор; Что? (передается) — сообщение; Как? (осуществляется передача) — канал; Кому? (направлено сообщение) — аудитория; С каким эффектом? — эффективноcть^[4].

Видов коммуникации очень много. В данной работе нам важно рассмотреть коммуникации, осуществляемые в организациях. По сути весь процесс производства и управления — это обмен сообщениями.

В целом все коммуникации в организациях подразделяются на две большие группы группы^[5]:

с внешней средой — это информационное взаимодействие с существующими потребителями и потенциальными клиентами, с общественностью, с конкурентами, поставщиками и партнёрами, с органами государственного регулирования.

коммуникации внутри организации — это информационное взаимодействие в рамках организации, которое может быть формальным: межуровневые коммуникации, горизонтальные коммуникации «руководитель-подчинённый», коммуникации между руководителем и рабочей группой и неформальным.

Кроме того, cовременная литература классифицирует коммуникационный процесс в организациях по ряду признаков^[6]:

Признак классификации	Виды коммуникаций
По субъекту и средствам коммуникаций	Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий Межличностные
По форме общения	Вербальные Невербальные
По каналам общения	Формальные Неформальные
По организационному признаку (по пространственному расположению каналов)	Вертикальные Горизонтальные Диагональные
По направленности общения	Нисходящие Восходящие

Для дальнейшего анализа коммуникационного процесса в организации, коротко определим значение представленных в таблице виды коммуникаций.

Коммуникации с помощью технических средств в современных организациях имеют приоритетное значение. К ним относится обмен сообщениями с помощью электронной почты, социальных сетей, мессенджеров, телекоммуникационных систем, управленческих информационных систем. Подробнее на типах подобных систем в современных организации мы остановимся во второй главе данной работы.

Межличностные коммуникацим — это процесс обмена сообщениями и их интерпретация двумя или несколькими индивидами, вступившими в контакт друг с другом^[7]. Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные, а также вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации — процесс общения с помощью языка, как устный (речь), так и письменный (отчеты, доклады, письма).

Невербальные коммуникации — это коммуникационное взаимодействие между индивидами без использования слов (передача информации или влияние друг на друга через образы, интонации, жесты, мимику, пантомимику, изменение мизансценыобщения), то есть без речевых и языковых средств, представленных в прямой или какой-либо знаковой форме. Такой способ общения часто называют «язык тела»^[8].

Формальные коммуникации^[9] — это основные каналы организационного общения, по которым поступает вся информация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархической лестнице, рабочая информация, поступающая по компьютерным сетям, а также входящая и исходящая документация. То есть служит для передачи сообщений, признанных в организации в качестве официальных. Эти сообщения носят чаще всего письменную форму и передаются по вертикальным каналам.

Неформальные коммуникации — это личные коммуникации, возникающие между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Возникает в организации спонтанно, не контролируется руководителями и во многом порождается индивидуальными интересами^[10].

Вертикальная коммуникация — направленная сверху вниз, поступает из высших уровней иерархической структуры в низшие: от начальника к подчиненным. Это, как правило, приказы, распоряжения с сопровождающими объяснения­ми задач, целей и методов исполнения, а также оценка ра­боты подчиненных, попытка стимулировать их мотивацию, поддержка и контроль^[11].

Горизонтальная коммуникация — осуществляется между работниками, находящимися на одном уровне: членами одной группы, рабочей группы одного уровня, между руководителями и персоналом одного уровня^[12].

Диагональная коммуникация — осуществляются работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Часто используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Нисходящие коммуникации — коммуникации, направленные сверху вниз — от руководителя к подчиненным.

Восходящие коммуникации — коммуникации, направленные снизу вверх — от подчиненных к руководителю^[13].

В любой организации, в любом коллективе из двух и более человек существует коммуникационный процесс. Но не все коммуникации приводят к нужным организации целям, в то время как хорошо налаженные коммуникации способствуют эффективной работе организации.

Заканчивая рассматривать виды коммуникаций, обозначим главные значения, используемые в современной литературе, коммуникационного процесса в организации:

1. Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
2. Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
3. Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
4. Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Далее в этой работе мы рассмотрим что отличает современную организацию, обратим свое внимание именно на то, какие коммуникации наиболее эффективны, какие каналы используются чаще других, чем отличаются межличностные и управленческие коммуникации в cовременных компаниях, где Интернет стал частью как внутренних, так и внешних связей.

1.2. Определение и отличительные черты современной организации.

Прежде чем перейти к анализу особенностей коммуникаций в современных организациях, рассмотрим подробнее понятия и характеристики современных организаций.

Существует множество определений термина организация, которые сводятся к тому, что это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей.

По мнению американского исследователя организаций А. Этциони^[14], организация — это искусственное объединение институционального характера, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее ясно обозначенной функции.

В России Налоговый Кодекс приравнивает термин организации к юридическим лицам (см. Федеральный закон от 03.08.2018 N 294-ФЗ). В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается именно это значение: официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т.д.), т.е. реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система. Все, что осуществляется человеком, так или иначе, организуется им или другими субъектами в отношении него^[15].

Организация состоит из групп (коллективов). По определению Марвина Шоу группа (коллектив) — это два и более лица, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на конкретных людей (работников) и одновременно находится под влиянием конкретных людей.

Существуют, однако, важные фундаментальные различия, которые приводят к выделению двух существенных разновидностей организаций^[16]:

Кроме того, принято классифицировать организации еще по ряду признаков^[17]:

В данной работе мы будем использовать и рассматривать термин организация формально, как некое юридическое лицо, компанию или корпорацию, в котором деятельность группы людей, сознательно координируется для достижения различных, в том числе экономических целей.

Условие возникновения любой организации — необходимость осуществления определенной сложной целевой совместной деятельности, то есть феномен организации проявляется в ее существовании как целенаправленной системы. Процесс управления при этом включает принятие решений, выбор альтернативных стратегий и оценку результатов в их сравнении с предварительно заданными целями. Итак, основой деятельности любой организации является поставленная ее членам цель и получаемое ими вознаграждение за достижение результата.

Чем же отличается современная организация?

Основные черты современной организации были выделены еще Максом Вебером (1864–1920 гг.) в его анализе бюрократии. По его мнению, бюрократическая организация была доминирующим типом организации в современном ему индустриальном обществе. Общество и мир не стоят на месте и многое уже изменилось. Общеизвестно, что развитие — это закономерное, направленное, необратимое изменение сознания и материи. И новые тенденции в развитии организации связаны с трансформациями мирового общественного развития^[18].

Основными факторами этих изменений можно назвать^[19]:

1. изменения внешней среды (культура, политика, экономика и пр.);
2. изменения внутренней среды (производство, персонал);
3. потребности человека и общества (прибавочный продукт для общества, самореализация человека);
4. старение и износ (человек, оборудование, технологии);
5. научно-технический прогресс и колоссальная концентрация научного и производственного потенциала;
6. изменения в экологии;
7. глобализация мировой цивилизации (взаимозависимость сбыта, транспорта, экономических сетей и коммуникаций разных государств).

Все эти изменения приводят к возникновению новых структурных организационных форм: научающихся, виртуальных, сетевых, многомерных, круговых, интеллектуальных.

Каждая организация является открытой системой, которая находится в постоянном взаимодействии с внешней средой. Новые требования к организационному управлению связаны с глобальными подходами и стратегиями к управлению неоднородной рабочей силой. Эволюция организаций, в особенности коммерческих, от преобладающей ориентации на собственных рынок кадров к глобально ориентированному функционированию требует иного управленческого мышления, знаний и навыков^[20].

Современные организации живут в мире, который постоянно развивается, а значит зачастую решает вопросы развития организации. В 21 веке коммуникации вышли на новой уровень: глобальная сеть Интернет позволяет быть оперативным и открытым, как никогда раньше.

Организации постиндустриального общества функционируют в условиях качественных преобразований в организационном развитии, характеризующиеся быстрыми изменениями в технологии, глобализацией производства и распространением современных информационных технологий, что неизбежно влечет глубокие трансформации в области формирования целей организации. Современные организации, в отличие от организаций индустриального общества, отличаются целевым разнообразием, отсутствием приоритетных целей, иерархией целевых ориентиров, расширением сферы социальной ответственности, а также активным привлечением рабочих к определению целей

Сегодня компании используют самые различные технологии для выстраивания коммуникаций как внутри компании, среди сотрудников, так и внешне, с клиентами и подрядчиками, поставщиками организации.

1.3. Особенности коммуникаций в современных организациях. Факторы, оказывающие влияние на эффективность коммуникации в организации

Эффективность внутренних и внешних коммуникаций компании является важным источником ее конкурентного преимущества и организации работы в целом. В начале этого параграфа считаем логичным сперва представить ряд значимых функций, которые выполняют коммуникации в современных организациях. Рассмотрим вариант Мильнера Б.З., который акцентирует внимание на очевидных, важнейших функциях организационных коммуникаций.

Информативная функция — передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;

Мотивационная функция — побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

Контрольная функция — отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Экспрессивная функция — способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Также стоит отметить, что коммуникация как обмен информацией между людьми в организации имеет три аспекта, которые наиболее важны для оценки содержания управленческой деятельности^[21]:

1. коммуникация как общий процесс, охватывающий в социально-экономической системе все ее уровни и структуры;
2. коммуникация как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными или их группами;
3. коммуникация как специфическая функция управления, компонент управленческой деятельности, передача и обмен информацией в обществе с целью воздействия па пего.

Теперь рассмотрим подробнее какие способы исполнения возможны в каждой из представленных вначале параграфа функций.

Информативная функция является возможно самой первостепенной. Управляющий в организации, рабочие группы, отделы компании, всем необходимо доносить друг другу информацию, работая совместно над одним проектом, или побуждая сотрудников к определенным действиям. Кроме того, она же выполняет функцию оповещения о событиях в компании.

Чтобы донести информацию в компании всем сотрудникам или отдельным группам в ней, лучше всего подойдут следующие способы. С ней лучше всего справятся собрания и электорнные коммуникации.

Cобрания — более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании, а главными спикерами станоятся обычно — руководители структурных подразделений, которые и объявляют главные новости всем. Этот способ подойдет для самых важных, не рутинных новостей, а также тем компаниям, сотрудники которого находятся в одном городе и могут собраться в одном помещении.

Электронные коммуникации — одна из приоритетных форм общения, для выполнения функции информирования как между сотрудниками, так и между управляющими и подчиненными. Одним из важных преимуществ является исключение искажение сообщений.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Социальные сети, электронная почта, мобильные телефоны, изменили скорость и типы деловой коммуникации сотрудников.

Электронные коммуникации делятся на несколько видов^[22]:
а) электронная почта — отправление электронных сообщений;
б) телекоммуникации — набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, и т.п.);
в) виртуальные офисы — целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;
г) социальные сети и виртуальные команды — инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда — это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания.

Мотивационная функция чаще всего подразумевает межличностное общение между руководителем/ HR менеджером и сотрудником.

Осуществление мотивационной функции предполагает:

• изучение потребностей персонала и ожидаемого вознаграждения;
• предоставление адекватного вознаграждения за достигнутые результаты;
• выявление причин неудовлетворенности и разработка способов их устранения.

Такую коммуникацию лучше всего вести при личной встрече. Личная беседа руководителя с сотрудниками также способна повысить лояльность, узнать цели и возможные проблемы. Только лично можно понять какая мотивация подойдет конкретному сотруднику. В целом мотивация является одной из ключевых функциональных сфер деятельности современного менеджера, которая позволяет эффективно управлять главным ресурсом организации — персоналом. Мотивация создает заинтересованность работника в результатах труда, повышает его эффективность и является основой результативности функционирования и развития организации в целом.

Контрольная функция означает, что посредством информационного воздействия поведение сотрудников может приводиться в соответствие со стандартами, планами и стратегией предприятия^[23]. Таким образом, она позволяет контролировать и координировать действия сотрудников.

Руководитель нуждается в информации в части того, что было выполнено, чтобы были достигнуты цели организации. Выделяют два ключевых канала информационного обеспечения руководителя:

• формализованный канал, по которому движется информация, регламентированная по форме, содержанию и времени с определенной степенью достоверности. Тут могут быть использованы любые официально принятые формальные каналы компании, в том числе электронные.
• стихийный канал: руководителю поступает неуправляемо огромное количество разнообразных сообщений, которые не всегда объективно отражают истинное состояние вещей, телефонные звонки, устные обращения, служебные записки, информация с многочисленных совещаний^[24]. Здесь для каждого поступившего сообщения, долэен быть использован по возможности тот же канал, по которому сообщение пришло.

Экспрессивная функция проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе коммуникации через вербальные и невербальные средства. Это самая неочевидная и непопулярная, но встречающаяся в любом коллективе коммуникация. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации^[25].

Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Важнейшей задачей руководства компании является создание ус­ловий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под­разделениями, между организацией и ее окружением.

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различ­ные организационные факторы:

1. Должностное положение. Один из способов анализа коммуникаций в организации — рассмо­трение приказов, инструкций и распоряжений, идущих сверху вниз и относящихся к ин­формации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к выс­шим. Такой взгляд не учитывает коммуникации между работниками на одном уровне и меж­ду подчиненными и руководителями.
2. Наряду с использованием официальных каналов коммуникаций сотруднини могут удовлетворять потребность в межличностном общении путем взаимного консультирования. Такая консультация между работниками на одном уровне часто имеет последствия для ор­ганизации; постоянное обращение друг к другу за советом помогает почувствовать уверенность в собственных решениях. Зачастую, сильная зависимость от руководителей в получении информации и кон­сультировании является ограничением и его следует избежать. Для достижения эффективной коммуникации в компании руководитель должен быть заинтересован в движении потоков информации в разных направлениях — вверх, вниз и по горизонтали, и обратно. Коммуникации по каждому из трех направлений должны осуще­ствляться одновременно^[26].
3. Стиль управления. Коммуникации между руководителями и под­чиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направ­лении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель группы или всей организации прямо влияет на направление и поток ком­муникаций. Так как при передаче послания могут появиться искажения, руководитель может установить правила, в соот­ветствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности (или с использованием определенного канала). Лучше всего, когда в организации поощряется участие всех сотрудников в потоке ком­муникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными^[27].

Различия стиля управления^[28]

Оценки	Либеральный стиль	Консервативный стиль
Общее описание компании	Неформальная, многоканальная система коммуникации	Хорошо определена цепь команд
Объем и направление компании	Поощряется много связи по всем направлениям	Поощряется мало связи
Качество коммуникации	Адекватное, очень точное	Требует дополнительной связи, иногда неточно
Оценки	Либеральный стиль	Консервативный стиль
Общее описание компании	Неформальная, многоканальная система коммуникации	Хорошо определена цепь команд
Объем и направление компании	Поощряется много связи по всем направлениям	Поощряется мало связи
Качество коммуникации	Адекватное, очень точное	Требует дополнительной связи, иногда неточно

Потребность в коммуникациях в направлении снизу вверх и в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации.

Следует помнить, что в вербальных коммуникациях показателями эффективности станут: как поняли друг друга участники общения, как отреагировали на слова и поведение собеседника, какими действиями подтвердили правильность восприятия в обратной связи. Таким образом, эффективность делового разговора зависит не только от профессиональной компетентности участников, но и от манеры поведения, речевой культуры и умения слушать.

1. Разделение труда. Разграничение полномочий, выделение разных отделов, разделение обязонностей на микро- или макро-уровне облегчает коммуникации между сотрудниками в компании. Это дает возможность сотрудникам лучше понимать свою работу, при цели подразделения являются общими; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается.
2. Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функциониро­ванию формальной структуры передачи команд. Нередко такая фор­ма распространения информации является весьма оперативной, а по­ток информации не подчиняется какому-либо определенному по­рядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения ответственности и отчетности^[29].

Качество организационной коммуникации оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом подбора и приема на работу, развития, оценки, компенсации. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности, поэтому повышение ее эффективности является важным источником конкурентного преимущества в современном мире^[30].

Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Процесс управления — это информационный процесс, включающий в себя формирование, восприятие, передачу, обработку и хранение информации. Значимость коммуникационного процесса в рамках управления организации обусловлено тем, что большая часть всей деятельности руководителя состоит в межличностных отношениях, информационном обмене, процесес принятия решений, а также постановке целей, организации, мотивации и оценка исполнения работы — все это требует ежедневного обмена информацией. И чем он будет качественнее, тем эффективнее будет и менеджер и организация, которой он управляет.

Глава 2. Существующие проблемы коммуникаций в организациях их способы решения

В рамках второй главы курсовой работы автор изучит и проанализирует основные проблемы и барьеры коммуникаций в организациях, способы их решения, а также даст собственные рекомендации.

2.1. Основные проблемы и барьеры коммуникаций в организациях

Барьеры коммуникации — различного рода помехи, приводящие к искажению информации и на этапе передачи, и на этапе приема информации^[31].

Процесс коммуникаций сложен, так как даже в организационных структурах, он в первую очередь зависит от человеческого фактора. Таким образом, при построении коммуникационных процессов необходимо учитывать особенности человеческих отношений в коллективе.

Вне зависимости от размера компании, руководители часто сталкиваются с коммуникационными проблемами и барьерами. Иногда внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это может происходить по таким причинам, как — нехватка времени у руководителей в силу их занятости, общая перегруженность деловой информацией, а также с традицией однонаправленных связей сверху вниз. При этом, конечно, не всегда они возникают из-за, непонимания руководителями важности коммуникаций или отсутствия обратной. Типов и видов коммуникационных проблем в организации гораздо больше, и они гораздо глубже. Кроме того, первичные поверхностные проблемы могут привести к еще более сложным, например: из-за коммуникационных проблем может возникнуть неблагоприятный психологический климат в организации, который усугубит напряженные отношения между людьми, что приведет к умышленному искажению информации и излишней подозрительности.

По данным, который приводил еще С. Блэк, «руководитель может рассчитывать на понимание лишь 60 % информации, которую он пытается передать своему заместителю по какому-либо сложному вопросу. В свою очередь, подчиненный зама тоже поймет не более 60 %. И так далее до последнего звена в руководящей цепочке. Если же руководство состоит из пяти уровней, самый младший из руководителей поймет только 13 % первоначального распоряжения. При использовании письменных документов, отправленных сверху вниз, результат может быть еще хуже».

Рассмотрим подробнее какие проблемы в коммуникационных процессах чаще всего встречаются в современных организациях.

В современной литературе часто можно встретить разделение проблем, связанных с созданием эффективно действующих коммуникаций, на две основные группы:

• Проблемы с точки зрения структурных коммуникаций. Речь идет о невстроенных каналах, отсутствии управлении сообщениями. В таком случае один отдел может не знать, что их коллеги из соседнего отдела работают над этим же проектом, а коллектив не знать, например, о новых правилах в компании. При таких проблемах нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим.
• Проблемы, возникающие в ходе межличностного общения. Так бывает если внутренние коммуникации не выстроены, а рабочий коллектив с разными взглядами. В качестве таких барьеров можно также назвать: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать и невербальные.Восприятие — это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе.

В обоих случаях может пострадать имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит — и на устойчивость организации. Кроме того, затрудняется адаптация новых сотрудников, которым понадобится гораздо больше времени на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. А при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника.

Как пишет Мескон в его известной работе «Основы менеджмента», очень важен межличностный обмен информацией между руководителем и подчиненным, на которое первый тратит от 50% до 90% своего рабочего времени. В то же время вследствие особенностей каждого человека возникают определенные преграды при непосредственном общении.

Проблемы с точки зрения структурных коммуникаций. Основной проблемой коммуникаций между элементами организационной структуры может считаться неопределенность во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. В этом случае распоряжения и директивы руководящего органа могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, новое сообщение может противоречить ранее посланному. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация поступает хаотично, отчего может наступать информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие виды преград в коммуникационных процессах^[32].

Кроме того, различают коммуникационные барьеры макро- и микроуровня.

• Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.
• Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.

Различие коммуникационных микро- и макробарьеров^[33]

Макробарьеры коммуникаций	Микробарьеры коммуникаций
Перегрузка информационных сетей и искажение информации. Потребность во всё более сложной информации. Интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков.	Отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату). Отношение адресата к источнику информации. Восприятие получателем информации многозначных слов. Отсутствие обратной связи.

Далее рассмотрим подробнее типы коммуникационных барьеров, встречающиеся в компаниях^[34].

• Организационные барьеры. К ним относятся проблемы, зачастую встречающиесяв больших компаниях. Они связанны с удаленностью участков коммуникации друг от друга; со специализацией задач; с различиями в статусе участников коммуникации; с собственностью на информацию.

• Экономические, географические и временные барьеры — это проблемы временных и денежных ресурсов, различного местоположения и влияние времени получения сообщения.

• Проблемы каналов и средств распространения информации — проблема конфликта между способами передачи информации, какой из них лучше. Часто возникают если получивший одним каналом сообщение, хочет отправить ответ используя другой, совершенно отличный канал передачи.

• Технологические барьеры — проблемы слишком большого количества информации для восприятия получателем.

Также можно говорить о шумовых, семантических, психологических и управленческих барьерах.

Шумовые барьеры. На языке теории коммуникаций шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в орга­низационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруд­нять точную передачу информации.

Языковые различия — случаются, когда сообщение руководства составлено без учета культуры и установок членов организации, не соответствует манере общения и не настроено заинтересовать получателя.

Различие социальных установок членов организаций, различных ценностей.

Конфликт между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя.

Семантические барьеры, возникающие из-за плохо сформулированных сообщений, могут приводить к потере информации при передаче информации. Особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

Невербальные межличностные преграды - жесты, интонации, внутренний смысл и другие формы невербальной символической коммуникации .

Неудовлетворительная обратная связь

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

Искажение сообщений

Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы^[35]:

1. непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах;
2. сознательные искажения, которые представляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей. В данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;
3. фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведения наиболее острые проблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки.

Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть (по их мнению, наименее важную). Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Делегирование ряда полномочий и задач может помочь руководителю снизить свои информационные перегрузки.

Недостатки в структуре организации. Самым распространенным из таких недостатков следует признать существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Другим недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между подразделениями. Еще один существенный недостаток — наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями^[36].

Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. Действительно, с помощью современных средств можно передать необходимый объем информации, но бывает трудно проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления.

Сотрудники организации должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями и стилем управления организации.

Управленческие барьеры. Может быть, самое сильное влияние на вертикальные коммуникации, т.е. отношения между начальниками и подчиненными оказывает атмосфера общения. Качество, форму, суть коммуникации, направленной вверх, определяют несколько факторов. Желание подчиненного подняться по служебной лестнице в организации влияет на его готовность передавать точную информацию начальнику. Веря в то, что начальник может «убить» посланника, принесшего плохие новости, подчиненный может исказить послание, чтобы не ассоциировать себя с плохими новостями. Это искажение, является результатом сильного желания продвинутся вверх. Конечным результатом такого поведения является то, что начальники либо плохо, либо вообще не информированы о проблемах, возникающих в их организациях. Подчиненные также могут искажать информацию, направленную вверх, если они чувствуют, что их начальник не имеет никакого влияния или очень слабое влияние на вышестоящее начальство, либо если они не доверяют своему начальнику. Если подчиненный думает, что босс не может повлиять на других начальников, он скорее исказит информацию, которую передает начальнику.

Среди других барьеров в коммуникации, направленной вверх, можно назвать физическую дистанцию между начальником и подчиненным, слишком большое количество уровней организации, по которым нужно передавать информацию, и отсутствие традиции общения снизу вверх. Эти барьеры вызывают срабатывание принципа информационной инерции: если информация задержалась на определенном уровне организации, она, скорее всего, там и останется.

Часто к проблемным зонам организационных коммуникаций относят неформальные коммуникации, осуществляемые в виде слухов. Однако слухи должны рассматриваться не как негативное проявление, а как средство, дополняющее формальные каналы, и через это повышающие эффективность коммуникаций. В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.

Коммуникационные перегрузки возникают, когда работник получает чрезмерно большой объем информации, который он не в состоянии рассмотреть и усвоить полностью. Передача сообщений лицам, квалификация которых не позволяет адекватно воспринимать информацию, также может создавать помехи в коммуникациях. Неспособность слушать также создает помехи, что разрушает коммуникационный процесс.

Эффективность деятельности организации в значительной степени зависит от успешности делового общения менеджеров и персонала, а также от особенности общения персонала с клиентами и партнерами организации. Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций является важной частью любой организационной структуры, однако следует также отметить, что правильно выстроенная система внутренних коммуникаций является залогом всей коммуникационной деятельности организации в целом.

2.2. Пути решения коммуникационных проблем в организации.

В предыдущем параграфе мы показали, какие бывают барьеры в коммуникационных процессах. Прежде чем перейти к вариантам решения проблем в современных организациях, рассмотрим, как определить наличие этих проблем.

Существует несколько вариантов исследований для изучения и совершенствования системы коммуникаций организации^[37]:

1. системный подход, основанный на рассмотрении системы как единого целого, связанного с внешней средой, функционирующего с учетом всех возможных горизонтальных, вертикальных и диагональных связей;
2. ситуационный подход, согласно которому необходимо учитывать конкретные внешние и внутренние факторы, которые характеризуют систему в данный момент и влияют на него определенным образом;
3. - комплексный подход, при котором обычно исследуются связи ограниченного числа уровней коммуникации.

Наиболее предпочтительным является, безусловно, применение системного подхода в совокупности с ситуационным подходом, поскольку коммуникации организации объединены в сложную систему, охватывающую все взаимосвязанные и взаимообусловленные элементы организации; кроме того, организация объединяется коммуникационными потоками с изменчивой внешней средой^[38]. Подходы и методы для исследования системы коммуникаций организации выбираются исходя из текущего состояния информационного и технико-технологического обеспечения системы коммуникаций и, соответственно, системы управления. В системе информационного обеспечения особое место занимает информация, на основании которой принимаются управленческие решения, — она должна обладать свойствами понятности, своевременности, достоверности, адекватности, ценности. Можно утверждать, что совершенствование системы организационных коммуникаций поможет минимизировать затраты времени на коммуникационные и управленческие процессы, более действенным образом организовать коммуникационные потоки, повысить эффективность обратной связи, что позволит наладить более результативное взаимодействие между сотрудниками различных уровней управления, поднять производительность труда персонала и повысить эффективность деятельности организации^[39].

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), а также компетентность работников.

При наличии острых коммуникационных проблем, в первую очередь необходимо решать их, затем или параллельно переходя к выстраиванию и отлаживанию всей структуры коммуникации компании.

К организационным факторам повышения эффективности коммуникаций Мескон, Альберт, Хедоури относят^[40]:

– регулирование информационных потоков, как для взаимодействия компании с внешней средой, так и внутри самой организации;

– создание систем обратной связи, в том числе действия, способствующие созданию восходящих и горизонтальных потоков коммуникационного обмена, а также созданию систем сбора предложений; Эта же система выполняет функцию оповещения руководства о происходящем внутри компании в разных отделах и на разном уровне;

– рассылку материалов информативного характера для применения внутри организации можно использовать электронную почту или социальные сети, некоторые крупные организации выпускают свои корпоративные издания, которые содержат информацию для всех сотрудников о деятельности компании;

– применение достижений современной информационной технологии способствует совершенствованию обмена информацией в организациях, так как ускоряет многие процессы, но при неэффективном использовании могут приводить к информационным перегрузкам.

Другие авторы добавляют факторы, которые также помогают увеличить эффективность коммуникаций. Например, П. Друкер обращает внимание на то, что для создания действенных горизонтальных коммуникаций между исполнителями необходимо понимание ими всего разветвленного процесса, учет логики конкретной ситуации и требований конкретной задачи^[41].

Далее рассмотрим совершенствование организационных коммуникаций:^[42]

Регулирование информационных потоков.  Задача руководства организации представлять информацию во все отделы всем сотрудникам по мере запросов и потребностей, а также избегать ситуаций, связанных с информационными перегрузками.

Использование различных форм коммуникации и совершенствование организационной структуры^[43]. Личные встречи должны проводиться не только между сотрудниками, но и между отделами, руководителями и подчиненными, руководство должно способствовать координации деятельности и обмену информацией между различными отделами и уровнями в организации.

Системы обратной связи. Именно обратная свзять позволяет эффективно вести информационную контрольно-управленческую функцию руководителя организации. Сюда входит опрос работников о проблемах, о том, доведены ли до них цели деятельности фирмы, получают ли они точную своевременную информацию, необходимую для работы. Руководитель современной организации должен проследить, чтобы информация переданная сверху адекватно воспринимались всеми сотрудниками.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения движения информации наверх. Зачастую сотрудники организации готовы предложить свои идеи и решения, полезные для компании. Такая система дает возможность генерировать идеи по совершенствованию деятельности фирмы. Она может быть анонимной или личной, авторской, может быть создана с помощью интранета, онлайн опроса, или реализуется в виде ящиков для предложений.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Крупные организации издают свои корпоративные издания, которые содержат интересную и полезную, а иногда и развлекательную информацию о деятельности компании для всех работников. Это могут быть как печатные издания, так и свой блог в интернете или личная страница организации в социальных сетях.

Современные информационные технологии. Абсолютное большинство современных организаций сегодня не может обойтись без компьютеров, компьютерных программ, сохранении и передаче информации, использование электронной почты, сотовой связи, Интернета, все это значительно способствуют экономии времени и качеству передачи информации и становятся необходимым условием эффективного ведения бизнеса, а иногда становится и основой предоставляемых услуг организацией.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

1. обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;
2. использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);
3. проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);
4. организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);
5. практиковать выпуск информационных бюллетеней;
6. обеспечить повышение квалификации работников управления;
7. использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.)

Первостепенная задача топ-менеджмента заключается в налаживании коммуникационных процессов, создании благоприятного и комфортного климата, который сможет стимулировать сотрудников на эффективную работу. Задача руководства быть инициаторами в области реализации технологических и организационных изменений.

Кроме того, организационных причин затруднять коммуникации могут и личные, субективные причины. Если неформальный лидер предвзято отнесется к новым идеям, сомневающиеся его коллеги, поддержут. Здесь главное получить обратную свзять и проработать каждый отзыв лично, отсутствие информации только усугубит ситуацию. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение. При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее — к заключению и призыву к действию^[44].

Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников или фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения — необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов^[45]:

1. руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом — это воодушевляет и сплачивает людей;
2. организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
3. участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие данные могут повысить удовлетворенность сотрудников компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность и информированность повышаетдоверие к руководству и к компании в целом. При этом напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к кризисам, появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Устранение проблем в коммуникациях осуществляется по мере их проявлении, при это необходимо постоянно заботиться о предотвращении подобных проблем. Для этого должны соблюдаться следующие условия^[46]:

1. каналы связи должны быть точно определены и известны всем;
2. линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;
3. компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной;
4. должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.

Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях является внедрение системы внутренних коммуникаций (СВК). В.А. Мельман предлагает схему создания эффективной СВК из семи основных этапов. Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение. Следующий этап — создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее — внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем — мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.

В современных компаниях контроль и распределение многих процессов коммуникаций могут взять на себя электронные системы, способные заняться менеджментом задач и времени сотрудников, а также облегчить информирование всех сотрудников сразу.

2.3 Примеры технологий, используемых для решения коммуникационных проблем

Современные организации существуют в мире постоянного развития и трансформации индустриального общества. В такой ситуации информационные технологии в организации управления и коммуникационных процессах становятся предметом специальной деятельности, связанной прежде всего с информатизацией процессов управления, ведения бизнеса и созданием информационного общества и глобальных коммуникаций^[47]. Использование современных информационных технологий в организации управления служит основой эффективного управления в компании.

Информационные технологии представляют собой совокупность процессов и методов поиска, сбора, обработки и трансляции различных данных. Под информационными технологиями подразумевают и различные средства вычислительной техники, которые могут применяться для обработки и хранения информации.

Основными характеристиками современных информационных технологий являются широкое использование компьютерных технологий для сохранения и передачи данных в нужном формате на большие расстояния посредством цифровых технологий. Информационные технологии неразрывно связаны с компьютерными сетями.

Компьютерные коммуникационные системы призваны решать целый спектр задач, в том числе обеспечение качественной связью за счет использования высокоскоростных сетей.

Информационные технологии управления ориентированы на удовлетворение информационных потребностей сотрудников организации (учреждения, фирмы, предприятия и т.п.), имеющих дело с выполнением работ и принятием решений.

Современные информационные технологии подходят для использования на любом уровне управления, их также можно применять для структурирования поставленных в организации задач. Информационная технология управления позволяет создавать различные виды отчётов, время создания которых обычно определяется специальным графиком, разрабатываемым в организации. Использование отчётов особенно эффективно при реализации управления «по отклонениям» от установленных стандартов и решений (например, от запланированного состояния)^[48].

Сегодня на рынке существуют десятки различных онлайн систем управления проектами, подходящих для самых разных компаний. Их называют таск-менеджеры или менеджеры задач — это инструменты для управления проектами, который значительно упрощает рабочий процесс. Благодаря использованию таких программ, можно сэкономить время на совещаниях и оффлайн-обсуждениях. Кроме этого, такие платформы позволяют узнать, насколько эффективно и слаженно работает команда. Все, что нужно — открыть сервис и посмотреть, что происходит сейчас в проекте. 

Менеджер задач может быть в виде программы для Windows, Mac, Android/iOS или даже web-приложения. Они позволят сильно сократить время, потраченные на рабочие совещания и снизить до минимума искажения передачи информации. В менеджере задача необходимо прописать задачи и их описание для сотрудников, после чего там же прописать исполнителей.  Программа сама разошлёт указания всем сотрудникам и далее будет присылать отчёты о текущих состояниях задач.

Здесь же есть возможность сразу выставить дату исполнения каждой задачи, при этом не придется лично контролировать каждого сотрудника: менеджер задач проследит за сроками выполнения работы и сообщит, если срок истёк, а работа не закончена^[49].

Большего всего в подобных менеджерах нуждаются компании, в которых работает сразу несколько команд, состоящих из 3 и более человек. Они помогают не только исключить межличностные барьеры и искажение информации, но и служат некоторых архивом проектов, что особенно актуально для получения информации новым сотрудникам. Менеджеры задач отличаются между собой наличием дополнительных функций, интерфейсом, ценой, возможностью интегрировать сторонние сервисы. Автор данной работы считает подобные системы важным способом коммуникации в современных организациях. Ниже рассмотрим самые популярные из них^[50].

Asana

Данный менеджер задач позволяет полностью контролировать работу над проектом, разбивать большой проект на мелкие задачи, отслеживать дедлайны и результаты выполненных задач.

JIRA

Лучше всего подходит для компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения. В этом случае особенно много мелких, узкоспециальных задач, которые сложным образом связаны друг с другом. Необходимо постоянно поддерживать контакт со всеми участниками проекта.

Планирование задач, отслеживание их выполнения, отчёты — всё это является важной составляющей Jira.

Basecamp

Объединяет в себе задачи, календарь, групповые чаты, уведомления о событиях и работу с файлами. Универсальная программа, которая может заменить несколько приложений для работы с задачами, полностью организовать и автоматизировать работу. Basecamp проконтролирует, чтобы ни один проект, ни один клиент и ни одна задача не пропали из внимания и не затерялись среди других. Работа происходит внутри отдельных проектов. Главная страница каждого проекта показывает последние обновления проекта, последние обсуждения и списки задач, созданные пользователями.

Trello

Первичная систематизация происходит с помощью досок — это разные проекты или процессы в компании. Каждая доска состоит из списков — вертикальных колонок, расположенных слева направо и отражающих этапы производства, от идеи до реализации. Наиболее удобен для организации процессов, для того чтобы быстро вводить людей в проект. У нас в нем представлены почти все сферы работы — и разработка, и маркетинг, и бухгалтерия.

Такие таск-менеджеры можно отнести к части информационной системы компании.

Развитие информационных потребностей организации на­ходит отражение в типе собираемых данных, начиная с периодических отчетов о тенденциях рынка в целом (статистический уровень) и систематических данных о поведении отдельных клиентов в сфере закупок и потребления (динамический уровень) и заканчивая информацией, полученной на основе конкретных сделок с клиентом в индивидуальном порядке^[51].

Информационная система — совокупность взаимосвязанных элементов (целей, принципов, методов, средств и т.д.), способствующих реализации всего комплекса операций по обеспечению процесса управления необходимой информацией^[52].

Одно из главных изначальных условий эффективного функционирования организации - благоприятный внутренний климат.

В компании должны на постоянной основе отслеживаться коммуникационные процессы^[53]:

1. выявлять трудности организации коммуникаций и в передаче информации в ходе коммуникационного процесса;
2. проводить мониторинг повышения эффективности и качества коммуникаций (встречи руководителей вертикально-интегрированной структуры с подчиненными и деловыми партнерами, коммуникации с органами государственного управления и т.д.); организовывать систему обратных связей с помощью опроса работников и учета их пожеланий;
3. внедрять современные управленческие и информационные технологии в коммуникативные процессы, например, Интернет, видеоконференции и т.д.;
4. решать проблемы влияния корпоративной культуры на эффективность коммуникаций, задачи регулирования коммуникативного поведения и разрешения конфликтов в сфере делового общения; разрабатывать и внедрять этические нормы и правила бизнес-коммуникаций; участвовать в мероприятиях по формированию позитивного социально-психологического климата как показателя эффективности коммуникативных процессов в коллективе;
5. принимать участие в совершенствовании технологий принятия коллективных решений и создания атмосферы творчества.

Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны:

1. Перед началом коммуникации определить идеи и задачи, вкладываемые в каждое сообщение. Кроме того, стоит учитывать не только то, как воспримет сотрудник кому направлено послание, но и тех, кого оно может коснуться.
2. Проанализировать цель всех отправляемых сообщений. Сначла следует определить цель коммуникации, а затем адаптировать сообщение по формату и языку так, чтобы сообщение было принято адресатом так, как и было задумано, то есть соответственно поставленной цели. Каждая коммуникация не должна быть перегружена, а способноствовать достижению 1-2 целей.
3. Проанализировать окружение при коммуникационном процессе. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.
4. При планировании коммуникации необходимо советоваться с коллективом и способствовать участию других сотрудников. Такая включенность добавит убедительности и объективности сообщению. Скорее всего те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.
5. Важно обратить внимание на сам текст, содержание и интонацию сообщения. В послание можно включить полезное и ценное конкретно для его получателя, такие сообщения получают больший отклик.
6. Необходимо учитывать предыдущие коммуникации, анализировать успехи и ошибки, а также планировать коммуникацию на будущее.

Так как в этой работе автор говорит о том, что современные организации не могут обойтись без современных информационных и технических средств коммуникации добавим еще несколько важных пунктов.
Очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации владение электронной почтой, таск менеджерами, видео звонками и пр. Руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющие открытую коммуникацию в организации.

Заключение

В рамках данной работы мы рассмотрели коммуникационные процессы современных организаций и возникающие проблемы в них. Автор рассмотрел существующие варианты преодоления коммуникационных барьеров и их особенности, и варианты использования современных программ для оптимизации коммуникаций внутри компании, а также дал свои рекомендации.

Для успешной и эффективной деятельности компании необходима грамотно выстроенные как внутренние, так и внешние коммуникации. Одним из её помех являются барьеры, которые обусловлены различными факторами, такими как индивидуальные характеристики субъектов, организационные ошибки, язык, семантика, физические помехи. Ответственными за коммуникационные процессы в компании являются руководители, поэтому они и должны мониторить и исправлять ошибки. Кроме того, современной организации необходимо идти в ногу со временем и пользоваться различными информационными технологиями и программами, для оптимизации процессов.

Список используемой литературы

1. Кули Ч. Общественная организация. Изучение углубленного разума. Пер. с англ. Л. Марченко // Тексты по истории социологии XIX–XX веков: хре-стоматия. М., 1994. — С. 379
2. Дафт Р.Л. Менеджмент: Учебник. / Р.Л. Дафт СПб.: Питер, 2001. — С. 832
3. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. / Ф.И. Шарков. — М., 2002. — С. 5
4. Льюис Дж. Управление командой. - 79 с.
5. Ж.В.Николаева. Основы теории коммуникации. Учебно-методическое пособие для студентов. // Ж.В. Николаева. М., 2004.
6. Жигун Л.А. Теория менеджмента: теория организации. 2014, – 320 с.
7. Николаева Ж.В. Основы теории коммуникации: Учебно-методическое по-собие для студентов специальности 350400 «Связи с общественностью», // 2004. — С. 152.
8. Горянина В. А. Психология общения // В.А. Горянина — М.: Издательский центр «Академия», 2002. — С. 416
9. Ромат E.В. Реклама в системе маркетинга // Е.В. Ромат. — Студцентр, 2008 — С. 44
10. Персикова Т. Н. Межкультурная коммуникация и корпоративная культура / Т.Н. Персикова — Учебное пособие. М.:Litres, 2017. — С. 56
11. Шаталов Н.И. Управление персоналом на производстве. / Н.И. Ша-талов — Екб.:УрГУПС, 2013. — С. 245
12. Латфуллин Г.Р. Теория организации и организационное поведение. / Г.Р. Латфуллин — М.:Юрайт, 2014.
13. Грибов В. Д. Основы управленческой деятельности: учебник и прак-тикум для СПО / В.Д. Грибов, Г.В. Кисляков. — М.:Юрайт, 2018.
14. Лафта Дж. К. Теория организации: учеб. пособие. / Дж.К. Лафта— М.: Проспект, 2006. — С. 416
15. Рогалева Г. И., Жанчипова Ц. Б. Теория организации: курс лекций. / Г.И. Рогалева, Ц.Б. Жанчипова — Улан-Удэ: Издательство Бурятского госуни-верситета, 2004. — С. 49
16. Гапоненко, А.Л. Теория управления: учебник для бакалавров / А.Л. Гапоненко, М.В. Савельева. — М.:Юрайт, 2014. — С. 342
17. Кравец М.А. Cущность, значение и функции организационных коммуника-ций / М.А. Кравец // Современные проблемы науки и образования. — 2014. — № 6.;
18. Мазур Л.Н. Информационное обеспечение управления: Основные тенденции развития: Учеб. пособие. / Л.Н. Мазур. — Екб: УрГУ, 1999. — С. 188
19. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник / Б.З. Мильнер. - 8-e изд., пе-рераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — С. 848
20. Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент / Т.М. Орлова. — М.:Изд-во РАГС, 2002. — С. 394
21. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. / В.А. Спивак. — СПб.: Питер, 2002. — С. 448
22. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации : учеб.-практ. пособие / С.В. Шекшня. — Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. — С. 363
23. П.П. Мицич Как проводить деловые беседы : Сокр. пер. с серб.-хорв. / Предраг Мицич. — 2-е изд., стер. — М.: Экономика, 1987. — С. 207
24. Шматко А.Д. Моделирование инновационной деятельности предприятий на основе методологии систем менеджмента качества // Вестник экономической интеграции. 2009. Т. 1. С. 78-81.Латфуллин Г.Р. Теория организации и организационное поведение. / Г.Р. Латфуллин — М.:Юрайт, 2014.
25. Кузнецов, Ю.В. Теория организации : учебник для бакалавров / Ю.В. Кузнецов, Е. В. Мелякова. — М.: Юрайт, 2015. — С. 365
26. Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие / О.Л. Гнатюк. — М.: КНОРУС, 2010. — С. 256
27. Асаул А.Н. Теория и практика разработки и реализации управленческих решений в предпринимательстве. 2014, – 304 с.
28. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Вильямс; Москва; 2006. — С. 129
29. Жернакова, М. Б. Деловые коммуникации : учебник и практикум для при-кладного бакалавриата / М. Б. Жернакова, И. А. Румянцева. — М.: Юрайт, 2018. — С. 370
30. Петров, А. Н. Менеджмент: учебник для бакалавров / А.Н. Петров ; отв. ред. А.Н. Петров. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:Юрайт, 2014. — С. 645
31. Лукичева Л.И. Управление персоналом / Л.И. Лукичева. —М.:Издательство Омега, 2004 г. — С.128
32. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. — СПб.: Союз, 1997. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. — М.: Центр, 1998.
33. Поляков, В.П. Информатика для экономистов: учебник для бакалавров / В. П. Поляков, В. П. Косарев; отв. ред. В. П. Поляков. — М.:Юрайт, 2014. — С. 524
34. Казанцев А.К. Общий менеджмент / А.К. Казанцев. — М.: ИНФРА-М, 1999. — С. 193
35. Горин С.В. Деловая репутация организации. – Ростов н/Д.: Феникс, 2006

1. Кули Ч. Общественная организация. Изучение углубленного разума. Пер. с англ. Л. Марченко // Тексты по истории социологии XIX–XX веков: хрестоматия. М., 1994. — С. 379 ↑

2. Дафт Р.Л. Менеджмент: Учебник. / Р.Л. Дафт СПб.: Питер, 2001. — С. 832 ↑

3. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. / Ф.И. Шарков. — М., 2002. — С. 5 ↑

4. Ж.В.Николаева. Основы теории коммуникации. Учебно-методическое пособие для студентов. // Ж.В. Николаева. М., 2004. ↑

5. Менеджмент: Учебник для вузов // Под ред. проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. 2-е изд, перераб. и доп. — М.:ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002. — С. 359 ↑

6. Макарченко М.А. Теория организации и организационное поведение: Учеб. пособие. // М.А. Макарченко. — СПб.: СПбГУНиПТ, 2008. — С. 58 ↑

7. Николаева Ж.В. Основы теории коммуникации: Учебно-методическое пособие для студентов специальности 350400 «Связи с общественностью», // 2004. — С. 152. ↑

8. Горянина В. А. Психология общения // В.А. Горянина — М.: Издательский центр «Академия», 2002. — С. 416 ↑

9. Ромат E.В. Реклама в системе маркетинга // Е.В. Ромат. — Студцентр, 2008 — С. 44 ↑

10. И. Сидорская Неформальная коммуникация в организации / И. Сидорская // URL: http://elib.bsu.by/bitstream/123456789/20625/1/Неформальная%20коммуникация%20у%20организации.pdf (Дата обращения: 01.04.2019). ↑

11. Персикова Т. Н. Межкультурная коммуникация и корпоративная культура / Т.Н. Персикова — Учебное пособие. М.:Litres, 2017. — С. 56 ↑

12. Шаталов Н.И. Управление персоналом на производстве. / Н.И. Шаталов — Екб.:УрГУПС, 2013. — С. 245 ↑

13. Латфуллин Г.Р. Теория организации и организационное поведение. / Г.Р. Латфуллин — М.:Юрайт, 2014. ↑

14. Etzioni A. The Comparative Analysis of Complex Organizations / A. Etzioni. N.Y., 1961 ↑

15. Латфуллин Г.Р. Теория организации и организационное поведение. / Г.Р. Латфуллин — М.:Юрайт, 2014. ↑

16. Грибов В. Д. Основы управленческой деятельности: учебник и практикум для СПО / В.Д. Грибов, Г.В. Кисляков. — М.:Юрайт, 2018. ↑

17. Грибов В. Д. Основы управленческой деятельности: учебник и практикум для СПО / В.Д. Грибов, Г.В. Кисляков. — М.:Юрайт, 2018. ↑

18. Лафта Дж. К. Теория организации: учеб. пособие. / Дж.К. Лафта— М.: Проспект, 2006. — С. 416 ↑

19. Крешталь E.A. Тенденции развития организации в XXI веке. / Е.А. Крешталь // URL: https://novainfo.ru/article/2569 (Дата обращения: 01.04.2019). ↑

20. Рогалева Г. И., Жанчипова Ц. Б. Теория организации: курс лекций. / Г.И. Рогалева, Ц.Б. Жанчипова — Улан-Удэ: Издательство Бурятского госуниверситета, 2004. — С. 49 ↑

21. Гапоненко, А.Л. Теория управления: учебник для бакалавров / А.Л. Гапоненко, М.В. Савельева. — М.:Юрайт, 2014. — С. 342 ↑

22. http://wikinauka.ru/economika/%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D1%8B-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BC%D1%83%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B9-%D0%B2-%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8.html ↑

23. Кравец М.А. Cущность, значение и функции организационных коммуникаций / М.А. Кравец // Современные проблемы науки и образования. — 2014. — № 6.; URL: http://www.science-education.ru/ru/article/view?id=15738 (дата обращения: 08.04.2019) ↑

24. Мазур Л.Н. Информационное обеспечение управления: Основные тенденции развития: Учеб. пособие. / Л.Н. Мазур. — Екб: УрГУ, 1999. — С. 188 ↑

25. Зеленский С.А. Информационно-психологическое воздействие на массовое сознание. Средства массовой коммуникации, информации и пропаганды — как проводник манипулятивных методик воздействия на подсознание и моделирования поступков индивида и масс. / С.А. Зеленский. — М.:Litres, 2018 ↑

26. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник / Б.З. Мильнер. - 8-e изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — С. 848 ↑

27. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник / Б.З. Мильнер. - 8-e изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — С. 848 ↑

28. Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент / Т.М. Орлова. — М.:Изд-во РАГС, 2002. — С. 394 ↑

29. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. / В.А. Спивак. — СПб.: Питер, 2002. — С. 448 ↑

30. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации : учеб.-практ. пособие / С.В. Шекшня. — Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. — С. 363 ↑

31. П.П. Мицич Как проводить деловые беседы : Сокр. пер. с серб.-хорв. / Предраг Мицич. — 2-е изд., стер. — М.: Экономика, 1987. — С. 207 ↑

32. Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения / Красковский А.А. — Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 05.04.2019) ↑

33. Казанцев А.К. Различие коммуникационных микро- и макробарьеров / А.К. Казанцев «Общий менеджмент». М.: «ИНФРА-М». 1999. — С. 190. ↑

34. Латфуллин Г.Р. Теория организации и организационное поведение. / Г.Р. Латфуллин — М.:Юрайт, 2014. ↑

35. Коноваленко, М. Ю. Деловые коммуникации : учебник и практикум для академического бакалавриата / М. Ю. Коноваленко. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2015. — 476 с. ↑

36. Андреева Г.М. Социальная психология. М.: Изд-во МГУ, 1998. - С. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. – М.: ЮНИТИ, 2000 ↑

37. Кузнецов, Ю.В. Теория организации : учебник для бакалавров / Ю.В. Кузнецов, Е. В. Мелякова. — М.: Юрайт, 2015. — С. 365 ↑

38. Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие / О.Л. Гнатюк. — М.: КНОРУС, 2010. — С. 256 ↑

39. Пешкова О.А. Изучение и совершенствование организационных коммуникаций // Молодой ученый. — 2012. — №7. — С. 115-116. — URL https://moluch.ru/archive/42/5138/ (дата обращения: 10.04.2019). ↑

40. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Вильямс; Москва; 2006. — С. 129 ↑

41. Жернакова, М. Б. Деловые коммуникации : учебник и практикум для прикладного бакалавриата / М. Б. Жернакова, И. А. Румянцева. — М.: Юрайт, 2018. — С. 370 ↑

42. Петров, А. Н. Менеджмент: учебник для бакалавров / А.Н. Петров ; отв. ред. А.Н. Петров. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:Юрайт, 2014. — С. 645 ↑

43. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. / В.А. Спивак. — СПб.: Питер, 2002. — С. 448 ↑

44. Коноваленко, М. Ю. Психология общения : учебник для СПО / М. Ю. Коноваленко, В. А. Коноваленко. — Москва : Издательство Юрайт, 2017. — 468 с ↑

45. Лукичева Л.И. Управление персоналом / Л.И. Лукичева. —М.:Издательство Омега, 2004 г. — С.128 ↑

46. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. — СПб.: Союз, 1997. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. — М.: Центр, 1998. ↑

47. Энциклопедия по экономике. Технологический способ производства URL: https://economy-ru.info/info/21767/ (Дата обращения: 04.10.2019). ↑

48. Поляков, В.П. Информатика для экономистов: учебник для бакалавров / В. П. Поляков, В. П. Косарев; отв. ред. В. П. Поляков. — М.:Юрайт, 2014. — С. 524 ↑

49. Редакция vc.ru. Какие таск-менеджеры предпочитают российские ИТ-специалисты и предприниматели URL:

    https://vc.ru/flood/12008-task-management-news (Дата обращения:

    04.10.2019). ↑

50. Лиам М. Таск менеджер: как выбрать? URL:

    https://biz30.timedoctor.com/ru/task-manager/ (Дата обращения:

    04.10.2019). ↑

51. Сестр Г. Стратегическое значение информации и роль базы данных в маркетинге //

    Менеджмент и маркетинг. - 1997. - No1/97. ↑

52. Казанцев А.К. Общий менеджмент / А.К. Казанцев. — М.: ИНФРА-М, 1999. — С. 193 ↑

53. Методические и практические рекомендации по повышению эффективности бизнес-коммуникаций вертикально-интегрированных структур Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки» Бигачева Е.Н. ↑