Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов»

Содержание:

Введение

Процессный подход – это один из наиболее эффективных инструментов управления бизнесом, а также оптимизации его осуществления при минимизации использования материальных и нематериальных ресурсов. Главная цель процессного подхода заключается в повышении конкурентоспособности компании и финансового потенциала предприятия. В условиях низкого уровня конкурентоспособности предприятий Российской Федерации на мировой арене, наиболее эффективным методом становится использование процессного подхода для решения данной проблемы.

Темпы человеческой жизни с каждым годом становятся всё больше и больше, и в связи с этим в XXI веке происходит постоянное изменение политической, экономической и культурной обстановки. Они происходят до такой степени быстро, что далеко не все фирмы успевают подстроиться под них и дальше вести эффективную предпринимательскую деятельность. В связи с этим очень актуальна, становится проблема прогнозирования положения на рынке самых различных товаров и услуг.

У слова «управление бизнес-процессом» есть множество определений, но нами было выбрано следующее, которое наиболее полно отражает суть данного термина. Управление проектом – это совокупность различных методов организации, планирования, управления, координации распределения по работам различных материальных и нематериальных ресурсов, которая определяется длительностью жизненного цикла компании. Суть реализуемых в ходе управления бизнес-процессами методов заключается в том, чтобы путём реализации наиболее эффективных современных методов и технологий достигнуть определённых практических результатов, которые будут способствовать достижению целей, поставленных перед бизнес-процессом. [1]

Безусловно, данная тема является очень актуальной. Для начала стоит отметить, что управление процессами являются важнейшей составляющей любого инвестиционного проекта, без них его просто не будет возможности реализовать и воплотить в жизнь. Инвестиции в бизнес-процессы помогают в улучшении всех отраслей промышленного производства, способствуют привлечению к работе соответствующих технологических и человеческих ресурсов.

По этим и многим другим причинам проблема привлечения инвестиций в реализацию деятельности компании является очень актуальной и важной, особенно при разработке инвестиционного плана построения предприятия.

В ходе выполнения данной исследовательской работы нами были проанализированы многочисленные литературные, публицистические и интернет-источники. Использовался опыт, полученный не только зарубежными, но и отечественными специалистами и бизнесменами.

В ходе проведённой работы, было установлено, что главной целью любой инвестиционной деятельности в бизнес-процессы является увеличение доходов от реализуемых инвестиции, вложенных в тот или иной проект. При этом любому инвестору хотелось, чтобы деятельность хозяйствующих субъектов реализовывалась при минимальных рисках и тратах, но приносила максимально возможный доход. Процесс поиска идеального решения достигается путём анализа всех факторов, которые могут возникнуть в результате реализации проекта. Задача эта далеко не самая простая и требует применения огромного количества новейших технологий, но без решения этой задачи осуществлять эффективное управление бизнес-процессами практически невозможно.

Особую роль играет такой важный этап управлении процессами, как подготовительный анализ производственных процессов. Подобный анализ должен обязательно проводиться при разработке инвестиционного проекта и даёт некоторую степень уверенности разумности и правильности принятых управленческих решений.

Юридические и физические лица очень часто сталкивается с ситуациями, когда им предлагают для реализации несколько различных планов по управлению бизнес-процессами, и из-за этого часто возникает необходимость в анализе деятельности компании и выборе наиболее эффективного из них для дальнейшей реализации.

Таким образом, подводя итог всему выше сказанному можно с уверенностью утверждать, что на современном этапе экономического развития Российской Федерации данная тема, безусловно, является очень и очень актуальной.

Предметом исследования в данной курсовой работе является деятельность по управлению бизнес-процессами.

Объект исследования – процессный подход и программные продукты, которые могут использоваться для его реализации.

Цель работы заключается в том, чтобы разработать правильный и эффективный план развития процесса принятия управленческих решений для различных предприятий.

изучить суть концепции процессного подхода;
познакомиться с достоинствами и недостатками процессного подхода;
рассмотреть уровни описания процессов;
изучить программные продукты, используемые для управления бизнес-процессами в компании (Business Studio, ARIS, BPMN).

Данная курсовая работа состоит из следующих частей: введения; части с теоретическими основами использования процессного подхода; части, где описаны программные продукты, необходимые для реализации процессного подхода; заключения, в котором подведены выводы проведённому исследованию.

Глава I. Теоретические основы использования процессного подхода

1.1. Суть концепции процессного подхода

Процессный подход является важнейшим признаком совершенного управления. Этот подход, используемый в качестве базового в международных стандартах ИСО серии 9000:2000, на самом деле не нов. Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT .

На рынке методология SADT появилась в 1975 г. Позднее этот подход к описанию процессов был оформлен в виде Федерального стандарта США под названием IDEFO . Наибольший интерес к процессам появился после публикаций М. Хаммера, Д. Чампи и др. в середине 80-х. В 1988 г. процессный подход был включен в модель премии Малкольма Болдриджа, а в 1991 г. - в модель совершенного бизнеса Европейской премии по качеству.

Процессом называют совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входы в выходы (ИСО 9000 2000). Выход процесса (продукт) обладает ценностью для потребителя. Когда говорят о процессном подходе, имеют в виду прежде всего то, что управление процессом и каждой из входящих в него работ (деятельностью, подпроцессом, процессом второго или последующих уровней или функцией) происходит с применением особых методических приемов, достаточно хорошо разработанных и позволяющих исключить многие ошибки.

Ниже представлены некоторые типичные ситуации в компании, когда процессный подход может быть использован как средство улучшения деятельности.

Вариант 1. У организации дела идут достаточно хорошо, но руководители или собственники, прогнозируя снижение темпов роста организации, усиление конкуренции на рынке, принимая во внимание другие факторы риска для существования организации, начинают искать способы повышения эффективности организации путем оптимизации бизнес-процессов.

Вариант 2. Рыночная конъюнктура складывается для организации очень удачно, но скорость роста размеров и бизнеса организации опережает скорость развития системы управления, и собственники, озабоченные потерей управляемости бизнеса, начинают искать новые способы удержания ситуации под контролем путем описания и автоматизации бизнес-процессов организации[1].

Как правило, собственники и руководители ожидают от применения процессного подхода к управлению решения следующих основных проблем:

- снижение издержек;

- повышение рентабельности;

- повышение управляемости (улучшение системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений);

- снижение влияния человеческого фактора при управлении компанией.

В некоторых случаях руководители создают у себя рабочие группы (проектные группы) из наиболее квалифицированных специалистов для решения своих проблем. В поисках правильного решения руководители и рабочая группа начинают производить перестановки в оргструктуре компании, переподчинять отделы и подразделения. Со стороны эта деятельность часто напоминает попытку добиться слаженной игры оркестра путем пересаживания музыкантов.

Большинству компаний не удается добиться серьезных долгосрочных результатов путем организационных перестановок и повышения интенсивности труда исполнителей. Часто руководители компаний принимают решение обратиться к профессиональным консультантам. Руководство и специалисты начинают поиски консалтинговой фирмы, которая смогла бы помочь в этом вопросе. К сожалению, рекомендации консультантов слишком часто носят общий характер, и их выполнение не приносит желаемого результата. Именно поэтому руководителям предприятия следует освоить методики процессного управления самостоятельно и при осуществлении изменений в организации опираться преимущественно на собственные силы[2].

Довольно часто руководители компаний пытаются построить правильную систему управления в одном, отдельно взятом пилотном процессе, описание и улучшение которого поручается внешнему консультанту.

Однако, опыт показывает, что такой поход заведомо обречен на провал, поскольку любая организация представляет собой сложную систему взаимодействий, и описание одного из сегментов деятельности не может устранить системных проблем в управлении всей организацией. При выстраивании системы управления и взаимодействия в одном процессе непременно придется захватить взаимодействие данного пилотного процесса с другими. При одностороннем описании взаимодействия возможны следующие ситуации:

Появление эффекта «перетягивания одеяла», когда руководитель пилотного процесса добивается регламентации и последующего выполнения совместных работ с точки зрения выгоды и преимуществ своего процесса, а не всей организации.

Отсутствие необходимого опыта в создании системы регламентации деятельности со стороны руководителей и владельца пилотного процесса приводит к тому, что созданную, согласованную и утвержденную документацию придется корректировать и исправлять каждый раз, когда будет создаваться документация следующего процесса, взаимодействующего с пилотным.

Создание системы процессного управления подразумевает создание системы планирования показателей процессов сверху вниз и системы управленческой отчетности снизу вверх. Построить эти системы можно только сверху вниз, начиная с планов высшего руководства организации.

Проблема информированности руководителей среднего и нижнего уровня о планах высшего руководства и собственников бизнеса находится на одном из первых мест по значимости. Владелец процесса, имея недостаток информации о планах высшего руководства, постарается установить такие планы, которые он заведомо способен выполнить[3].

В основу концепции процессного похода к управлению положены:

1. Принципы построения систем менеджмента качества, предложенные в стандартах MS ISO серии 9000 версии 2000 г.;

2. Цикл P-D-C-A (Plan-Do-Check-Action), который часто называют циклом Деминга;

3. Принципы построения BSC (Balance ScoreCard), разработанные Нортоном и Капланом;

4. Принципы управления проектами, так как любые изменения в организациях, в том числе и внедрение процессного подхода, выполняются как проект;

5. Лучший мировой опыт в области построения систем менеджмента и улучшения деятельности организаций[4].

В основе процессного подхода к управлению организацией лежит выделение в организации бизнес-процессов и управление этими бизнес-процессами.

Для простоты изложения далее термин «бизнес-процесс» заменим на термин «процесс». Кроме того, основные принципы менеджмента не зависят от типа, профиля и области деятельности компании, поэтому в дальнейшем для обозначения компании, строящей систему процессного управления, будет применяться термин «организация». Этот термин в равной степени применим для промышленного предприятия, управляющей компании, консалтинговой или юридической конторы, коммерческой или государственной структуры.

Для всех типов организаций самой актуальной задачей является построение эффективной системы менеджмента, которая будет обеспечивать выполнение задач организации и достижение успеха во внешней среде.

Построить любую систему управления можно только на основе однозначно определенных объектов, из которых она будет состоять. Самыми главными объектами в любой системе управления являются «Объект управления» – то, чем управляют, и «Субъект управления» – тот, кто управляет. Соответственно, для системы процессного управления эти объекты определяются терминами «Процесс» и «Владелец процесса».

Процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Данное определение базируется на определении стандарта MS ISO 9000:2000 и является достаточно общим.

Выделяют три основных группы процессов:

- сквозные (межфункциональные) процессы, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений;

- процессы (внутрифункциональные) и подпроцессы подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации;

- операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, выполняются одним человеком.

Термин «подпроцесс» используется в тех случаях, когда требуется рассмотреть процесс более, подробно как совокупность составляющих его подпроцессов.

Поскольку процессы или подпроцессы по своей сути являются действиями, то для обозначения этих действий необходимо, чтобы названия процессов, подпроцессов (или функций) были выражены глаголом или отглагольным существительным, например, «Процесс производства», «Процесс продаж».

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет какие либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации. Поскольку в ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определеие владельца процесса будет следующим[5].

Владелец процесса – это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Владелец процесса ведет управление процессом и является неотъемлемой составной частью процесса.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и т.д.

Входы процесса:

- поступают в процесс извне;

- их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта.

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, в т. ч. отчетная, персонал, услуги и т.д.

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

1.2. Достоинства и недостатки процессного подхода

В теории менеджмента существует несколько школ и подходов. Если говорить о процессном подходе, то необходимо сказать, что он впервые был предложении сторонниками школы административного управления, а именно А. Файолем. Он подверг анализу функции управления, предположив их зависимость между собой. Таким образом, процессный подход описывает системы менеджмента как последовательность связанных между собой непрерывающихся действий.

В аспекте процессного подхода процесс управления представлен состоящим из следующих функций:

- планирование,

- организация,

- мотивация

- контроль.

Названные четыре функции в теории процессного подхода имеют в своей основе следующие общие черты:

- все они требуют принятия решений,

- для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

Эти черты, объединяющие функции процессного подхода, называются его связующими.

Деятельность любой организации представляет собой непрерывный процесс, поэтому если рассматривать фирму как систему процессов, то начинаешь понимать, что процессный подход является одним из возможных аспектов оптимизации бизнеса. Правильно отобранные процессы, а также система, построенная на этих процессах должны отражать суть изучаемой деятельности и развитие предприятие.

Как и любая теория, теория процессного подхода имеет свои недостатки и преимущества.

Говоря о преимуществах процессного подхода, необходимо выделить следующие:

1. возможность оптимизировать систему управления, сделать способной эластично прореагировать на трансформацию внешней среды;

2. приобрести и употребить систему показателей и критериев оценки результативности управления на каждом этапе управленческой цепочки;

3. сосредоточенность управления на стратегических процессах

4. реализовать качество выпускаемой продукции в соответствии с требованиями ИСО 9000 и получение соответствующего сертификата.

5. разработка чётко установленного порядка в разработке, согласовании, утверждении и ведении документации.

6. появление в организации информационной системы в рамках единой системы управления организацией.

7. результаты одного процесса будут способствовать улучшению результатов другого.

Ученые менеджмента отмечают и другие преимущества процессного подхода.

В первую очередь с введением процессного подхода появляется единый язык описания деятельности, доступный и понятный всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической трактовки деятельности. Сюда же можно отнести то, что при процессном подходе происходит выделение рабочих зон, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлеченному к конкретным работам, и составление более точного и прицельного штатного расписания организации.

Во-вторых, процессный подход к управлению - это простое и надежное определение точек контроля, что достигает в результате разбивки основного процесса на субпроцессы. Процессный подход придаёт единую линию развития управлению предприятием, что приводит к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, и обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя.

В-третьих, за счёт сокращения уровней организационной структуры упрощается обмен информацией между подразделениями и устраняется обособленность подразделений и должностных лиц.

Также надо отметить, что процессный подход характеризуется большими возможностями в отношении развитии системы управления предприятием, расширяет возможности организаций в развитии бизнеса.

К недостаткам процессного подхода чаще всего относят следующие:

1. сложность реализации процессного подхода, заключающаяся в том, что появляется необходимость документального оформления каждого процесса, а также регламентация управления, разработка стандартов;

2. появляется необходимость в освоении сотрудниками компании новых навыков и знаний.

Говоря о недостатках процессного подхода можно отметить и такое его качество как сложность внедрения. Это связано с тем, что процессный подход можно считать внедренным только после того, как в организации реализовывается управление процессами. Нередки случаи, когда внедрение процессного подхода в компании останавливалось из-за того, что появлялась необходимость регламентации дальнейшего процесса. Некоторые компании не завершили данный проект потому, что плохо была разработана система показателей и лишь немногие системно подошли к вопросу организации управления процессами.

Это говорит о том, что для управления процессами мало написать в управляющих документах, что процессы должны управляться владельцами и т. п. Для успешного завершения внедрения процессного подхода необходимо создать соответствующие реально действующие механизмы управления. Такая деятельность напрямую зависит от трансформаций в умах руководителей, а это связано с установленными сложностями: требуется достаточно долгое время, чтобы руководство стало думать и работать по-новому. Если в период внедрения процессного подхода собственники и руководители верхнего уровня не уделяют этому вопросу приоритетного внимания, то система управления процессами вряд ли будет создана. И это тоже можно отнести к недостаткам процессного подхода.

Таким образом, процессный подход имеет практически равное количество преимуществ и недостатков, однако нельзя не отметить, что те предприятия, где внедрен процессный подход, имеют более эффективную деятельность.

Глава II. Программные продукты, используемые для реализации процессного подхода

2.1. Business Studio

Одним из наиболее эффективных программных продуктов по управлению бизнес-процессами называют Business Studio. Это такой программный продукт, который используется для создания модели бизнес-архитектуры компании.

На сегодняшний день, Business Studio – это один из наиболее популярных методов бизнес-моделирования в России и странах СНГ. Начиная с 2012 года, данную программу использует более 1000 различных организаций и их количество с каждым годом становится всё больше.

Первая версия данной программы вышла в октябре 2004 года, и был представлен, как программное обеспечение необходимое для создания моделей бизнес-процессов и необходимой сопроводительной документации. Для графического сопровождения программы по моделированию был использован популярный инструмент Microsoft Office Visio.

Далее функциональный потенциал программы расширялся, и уже в 2007 году появилась новая версия продукта, которая позволила создать систему проектирования целей и показателей при поддержке модулей BSC/KPI и имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа.

Позднее в 2008 году были расширены основные возможности по проектированию и поддержки СМК и работе с основными показателями.

И, в 2011 году, была произведена интеграция системы управления бизнес-процессами с BPM-системами. А также в этой версии программы появился новый модуль по контролю IT-процессов.

Главная цель, которая может решаться с помощью программы Business Studio звучит как – создание целостной бизнес-модели, в состав которой входят следующие элементы:

Система целей и показателей.
Модель KPI и бизнес-процессы.
Организационная структура.
Документооборот.
Информационное обеспечение.

Хотелось бы обратить внимание на несколько основных методик, которые поддерживают создание моделей Business Studio:

SADT (Structured Analysis & Design Technique);
блок-схемы (Process Flowchart, Cross Functional Flowchart);
EPC (Event Driven Process Chain).

Для упрощения работы программы в построении моделей бизнес-процессов реальных компаний включено несколько типовых моделей бизнес-процессов, так называемые стандартны модели для типичных бизнес процессов в любой организации.

Хотелось бы отметить, что в качестве методологической поддержки первого, базисного элемента комплексной модели Business Studio (системы целей и показателей) выступает Сбалансированная Система Показателей Нортона и Каплана.

Ключевым преимуществом программы Business Studio является её высокий уровень интеграции. В рамках одного инструмента используются наиболее эффективные в этом случае методики, инструменты и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК.

И ещё одним важнейшим качеством программы является использование на базе продукта специальной платформы, которая объектно-ориентирована на определённую компанию и позволяет использовать системы со сложными фильтрами, обработку больших массивов данных и неограниченное расширение по видам хранимой информации.

Благодаря Business Studio может быть обеспечен полный цикл по созданию, поддержке и управлению бизнес-процессами в рамках организации-пользователя (рис. 1).

Рис. 1 – Бизнес-процессы организации

К основным функциональным возможностям программы Business Studio относятся:

контроль стратегических целей и показателей компании;
оптимизация бизнес-процессов при использовании имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа;
создание организационной структуры и штатного расписания;
автоматизация процесса по созданию и распространению среди сотрудников регламентирующей документации;
поддержка системы по управлению качеством;
формирование технического задания;
внедрение комплексных IT-систем.

Business Studio – это универсальный инструмент, но специалисты рекомендуют использовать его в следующих проектах:

реорганизация бизнеса;
оптимизация отдельных бизнес-процессов;
внедрение СМК;
внедрение комплексных информационных систем.

Хотелось бы отметить, что в ответ на многочисленные просьбы пользователей компании «Directum» и «Современные технологии управления» представили последнюю версию «Business Studio + Directum», которое позволяет повысить уровень конкурентоспособности компании.

В последние годы поступало большое количество обращений от разных групп пользователей по созданию целостной системы по управлению компании и в ответ на это Directum совместно с группой компаний «Современные технологии управления», разработчика программы по созданию бизнес-моделей Business Studio, был создан программный продукт «Business Studio + Directum».

В рамках это новой версии, которая получила название «Business Studio 3.6», в первую очередь, были расширены технологические возможности по взаимодействию с другими программами. В рамках обычного программного пакета Business Studio возможности ECM позволяют тесно взаимодействовать с бизнес-процессами, но если в этом случае бизнес-процессы только создаются и управляются, то в рамках нового программного продукта «Business Studio + Directum» будет также происходить административное управление данных бизнес-процессов. Таким образом, будет создана «идеальная» и «бесшовная» система по управлению предприятием с помощью процессного подхода. Интеграция новых бизнес-процессов в уже существующую систему будет осуществляться «сверху-вниз» и будет обеспечено использование новых методик и технологий по созданию эффективной системы управления.

Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что использование новой программы позволит использовать новый цикл по управлению процессами, в которые входят моделирование, регламентация и контроль за исполнением бизнес-процессами.

2.2. ARIS

ARIS – это ещё один программный продукт, который был создан для моделирования бизнес-процессов организации. Изначально права на распространение данной программы принадлежали компании-разработчику IDS Scheer, но позже она была поглощена другой британской компанией Software AG. Автором программного продукта называют Августа-Вильгельма Шеера.

Хотелось бы обратить внимание на технологию работы программы ARIS. Согласно методике предложенной в программе ARIS организация рассматривается с пяти точек зрения:

организационной (структурной);
функциональной;
обрабатываемой информации;
структуры действующих в организации бизнес-процессов;
структуры и состава производимых компанией товаров и услуг.

Для описания процессов по всем вышеназванным элементам в программе ARIS используется более 80 различных моделей. Одним из основных преимуществ данного программного продукта является наличие необходимого инструментария для наглядного представления модели. Подобный инструментарий подаётся совместно с некоторым количеством специально подготовленных референтных моделей для представления типичных процессов организации. Основным принципом моделирования в программе ARIS – интеграция моделей различных бизнес-процессов при использовании методов репозитории и декомпозиции. Таким образом, в итоге моделей бизнес-процессов организации можно представить в виде иерархической структуры – от моделей верхнего уровня, представленных с помощью инструментария VACD и до нижнего уровня процедур и материально-технического обеспечения.

Программа ARIS обладает обширным инструментарием для создания и представления моделей, но наиболее часто используются следующие описательные методы:

eEPC (англ. extended event-driven process chain) — метод описания процессов;
ERM (англ. entity-relationship model) — модель «сущность-связь» для описания структуры данных;
UML (англ. unified modeling language) — унифицированный объектно-ориентированный язык моделирования.

ARIS – это одна из старейших программ по моделированию бизнес-процессов. Первая версия программы была выпущена ещё в 1994 году и спустя довольно короткий промежуток времени показала свою состоятельность и к 2000-ому году была распространена среди 24 тысяч организаций. В свою очередь, начиная с 2009 года, появилась бесплатная упрощённая версия продукта – ARIS Express (рис. 2).

Рис. 2 – Главное окно программы ARIS Express

Помимо моделирования в программный инструментарий ARIS также входят и другие части: ARIS Server, который представляет собой серверную часть инструмента и включает в себя централизованный репозиторий для хранения данных и инструментов, а также технологий для подготовки графических представлений (ARIS Toolset в ранних версиях, в версиях 2000-х годов — ARIS Business Architect, ARIS Designer).

Программа в дальнейшем продолжала своё развитие и в 2010-ом году появилась её облачная версия, доступная для большой группы пользователей.

Как уже говорилось ранее, ARIS – это один из старейших программных продуктов по моделированию, который может выполнять большой круг различных задач, но наиболее часто в следующих ситуациях:

оптимизация бизнес-процессов;
внедрение в процесс производства новых IT-технологий;
разработка интеграционных решений и т.п.

Хотелось бы обратить внимание на то, что программное обеспечение ARIS является базой для программного пакета Business Process Analysis Suite корпорации Oracle. Именно этот программный продукт был выбран корпорацией по причине простоты его интерфейса и его простых возможностей для изучения. Модели, созданные в программе ARIS, могут быть скопированы и вставлены в виде файлов в различные текстовые редакторы (например, Microsoft Office Word).

Кроме того, необходимо обратить внимание на то, что в программе ARIS есть возможность для создания сценариев по составлению аналитических отчётов, нормативных документов и новых моделей для организации. Каждый сценарий представляет собой подпрограмму, которая запускается с помощью ARIS Business Arhitect или только на сервере ARIS. Новые сценарии создаются при помощи специального языка программирования – SAX Basic. Для автоматизации формирования отчёта в ARIS используются сценарии, которые выделяют конкретные объекты и модели из общей базы.

Подводя итог всему вышесказанному, можно сказать, что программа ARIS позволяет автоматически проводить следующие операции:

формирование нормативно-регламентирующих документов, основываясь на созданных моделях ARIS;
формирование аналитических отчётов на основании тех же моделей ARIS;
наличие широких возможностей для интеграции программного продукта ARIS с другими приложениями и базами данных;
создание базы моделей ARIS на основе готовых клише и спецификаций.

2.3. ELMA

И, наконец, хотелось бы обратить внимание на программный продукт, созданный российскими разработчиками – ELMA. Это система по управлению бизнес-процессами организации, которая позволяется создать систему эффективного сотрудничества между всеми работниками компании и обеспечить контроль за их деятельность, обеспечивая тем самым повышение эффективности работы компании.

Главная цель программы заключается в моделировании и автоматизации бизнес-процессов, а также в контроле качества исполнения возложенных обязанностей.

Система ELMA (ELegant MAnagement) функционирует, базируясь на концепции BPM, что даёт возможность для построения гибкой информационной системы, способной оперативно меняться под воздействием изменений, происходящих с бизнес процессами в реальной жизни.

Помимо этого ELMA также автоматизирует основные процессы по делопроизводству в компании и помогает в создании электронной системы документооборота. В рамках программы используется механизм WorkFlow, который позволяет настроить эффективную систему делопроизводства в соответствии с потребностями компании.

Кроме того, хотелось бы отметить возможность интеграции программного продукта ELMA с ещё одной популярной у российских компаний системой 1C: Предприятие. Это одно из основных преимуществ программы, которое во многом определяет выбор организаций в его пользу.

Программа ELMA включает в себя следующие системные элементы:

задачи организации;
календарь работы;
управление бизнес-процессами;
электронный документооборот;
работа с клиентами;
управление проектами.

На базе программного продукта используется основной инструментарий для описания бизнес-процессов (BPMN), а также работают серверные программы, позволяющие использовать технологии, находящиеся в свободном доступе.

Хотелось бы обратить внимание на основные достоинства программного продукта ELMA. В первую очередь – это простота установки программного обеспечения, а точнее отсутствие необходимости установки, так как для работы с программой достаточно наличия веб-браузера.

Следующим преимуществом является использование языка BPMN для описания бизнес-процессов. На сегодняшний день, этот язык признаётся всеми мировыми стандартами в качестве самого прогрессивного языка программирования для описания бизнес-процессов.

Также в рамках программы реализована возможность для создания регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием для сертификации по ГОСТ. При этом исключается возможность дублирования работы и у компании есть регламенты по актуальным бизнес-процессам.

file/elma/img_bpm.png

Рис. 3 – Главное окно программы ELMA

В программе ELMA управление бизнес-процессами делится на 4 этапа жизненного цикла:

Создание бизнес процессов с помощью инструментария программы Дизайнер ELMA. Благодаря этой программе создаётся графическая модель, представляющая бизнес-процессы и последовательность выполнения операций их непосредственными участниками. На этом этапе активно используется условные обозначения методики BPMN.
Собственно исполнение процессов, в рамках которых сотрудники получают необходимые рекомендации по специально смоделированной схеме.
Контроль за исполнением возложенных обязанностей, который включает в себя сообщения о задержках их причинах и последствиях, а также создание сводных отчётов о работе по каждому бизнес-процессу.
Корректировка работы бизнес-процесса в соответствии с полученными сообщениями участников о результатах работы бизнес-процесса.

В программное обеспечение ELMA входит множество приложений, которое автоматизирует различные бизнес-процессы в компании, которые автоматизируют самые различные процессы.

Приложение для электронного документооборота ELMA ECM+ входит в поставку BPM-системы ELMA. Дополнительно устанавливать приложение не требуется.

Возможности приложения ELMA ECM+:

Интерфейс стандартного файлового хранилища, привычный компьютерным пользователям.
Электронная канцелярия: создание, регистрация и хранение документов в едином электронном архиве.
Гибкая настройка системы для обработки документов разных типов: наборы атрибутов, внешний вид карточек документов, маршруты движения.
Формирование документов по шаблонам.
Удобный поиск документов: с помощью фильтров, по реквизитам или штрихкоду.
Автоматизация маршрутов движения документов любого уровня сложности.
Встраивание процессов документооборота в сквозные бизнес-процессы компании.
Мобильные приложения ELMA ECM+ для iPhone, iPad и смартфонов на базе OC Android.

ELMA CRM+ является дополнительным приложением. Реализует подход тотальной вовлеченности в продажи, когда не только отдел продаж, а все отделы компании через систему бизнес-процессов нацелены на эффективность работы с клиентом.

Возможности приложения ELMA CRM+:

Ведение удобной базы клиентов и сделок с контактами и необходимой информацией.
Активная воронка продаж в сочетании с наглядными отчетами по количеству и эффективности сделок с данными по всем стадиям процесса продаж
Автоматизация процесса продаж, в ходе которого система напоминает менеджерам, какие задачи необходимо выполнить на данном этапе: отправить коммерческое предложение, связаться с клиентом, запланировать встречу, подписать договор и т.д.
Интеграция со средствами IP телефонии
Планирование поступлений по сделкам и анализ динамики продаж

Дополнительное приложение ELMA Проекты+ является удобным помощником проектного менеджера, позволяющим создать единое информационное пространство проекта и организовать эффективное взаимодействие его участников.

Возможности приложения ELMA Проекты+:

Организация единого информационного пространства проекта.
Управление календарным планом и ресурсами проекта.
Ведение бюджета проекта: расходов и поступлений.
Прогнозирование рисков.
Активность и взаимоотношения по проекту, обмен комментариями и обсуждение задач.
Уникальная технология «проектный конвейер», позволяющая автоматизировать планирование и выполнение повторяющихся этапов проекта и избавиться от необходимости из раза в раз выполнять рутинные операции.

Управление эффективностью в ELMA KPI

Дополнительное приложение ELMA KPI , позволяющее сформировать систему показателей эффективности и мотивировать сотрудников на достижение стратегических целей компании.

Возможности приложения ELMA KPI:
Гибкая настройка карты целей компании и системы ключевых показателей.
Мотивация сотрудников по результатам работы.
Контроль эффективности сотрудников в режиме онлайн.
Мониторинг ключевых показателей.
Учет показателей при расчете заработной платы.

Кроме этого в ELMA реализована интернет-площадка готовых бизнес-процессов, модулей и пакетных решений ELMA Store , которые уже смоделированы, проверены и готовы к работе в системе. Пользователям доступны для скачивания платные и бесплатные компоненты.

Заключение

Управление бизнес-процессами – это совокупность целей, которые создаются для процесса воплощения в жизнь различных материальных и технологических процессов, а также воплощения в жизнь различных управленческих решений и мероприятий по реализации в рамках принято к выполнению проекта.

Чтобы производственная деятельность приносила прибыль необходимо осуществить следующие действия:

обучиться правильному подходу при принятии управленческих решений в тот или иной проект, до того как проект будет запущен;
изучить основы прогнозирования возникающих рисков и способам их минимизации;
научиться достигать поставленной цели путём потери наименьшего количества материальных и нематериальных ресурсов;
помнить о том, что неудачный проект лучше остановить в самом начале, чем в конце работы, когда все использованные средства уже будут израсходованы, а ожидаемый результат так и не был достигнут;
оценивать продуктивность реализуемого проекта и научиться строить грамотные и функциональные бизнес-планы.

В рамках данного исследования было изучено три программных продукта, которые могут способствовать в моделировании бизнес-процессов: Business Studio, ARIS и ELMA.

Business Studio – это один из наиболее популярных методов бизнес-моделирования в России и странах СНГ. Начиная с 2012 года, данную программу использует более 1000 различных организаций и их количество с каждым годом становится всё больше.

организационной (структурной);
функциональной;
обрабатываемой информации;
структуры действующих в организации бизнес-процессов;
структуры и состава производимых компанией товаров и услуг.

ELMA - это система по управлению бизнес-процессами организации, которая позволяется создать систему эффективного сотрудничества между всеми работниками компании и обеспечить контроль за их деятельность, обеспечивая тем самым повышение эффективности работы компании.

Список использованных источников

Август-Вильгельм Шеер. ARIS - моделирование бизнес-процессов. — Вильямс, 2000. — 175 с.
Август-Вильгельм Шеер. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. — Весть-МетаТехнология, 1999. — 182 с.
Аристов, О. В. Управление качеством: Учебное пособие для вузов / О. В. Аристов. – М.: Инфра-М, 2008. – 361 с.
Аронов, И. З. Техническое регулирование – инструмент инноваций. // Стандарты и качество. - 2007. - № 1. – С. 28 - 33
Басовский, Л. Е. Управление качеством: Учебник / Л. Е. Басовский. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 341 с.
В. В. Ильин. Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика. — Вильямс, 2006. — (Практика реального бизнеса).
Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса /Под ред. В.В. Кондратьева и В.Я. Лоренца — М.: Эксмо, 2007. - (Навигатор для профессионала). — 576 с.
Ильенкова, С. Д. Управление качеством: Учебник для вузов/ С. Д. Ильенкова, Н. Д. Ильенкова, В.С. Мхитарян и др. – М.: Юнити, 2006. – 368 с.
Любушин, Н. П. Анализ управления качеством: учебное пособие для вузов / Н. П. Любушин. – М.: Юнити-Дана, 2006. – 598 с.
М. Каменнова, А. Громов, М. Ферапонтов, А. Шматалюк. Моделирование бизнеса. — М.: Весть-МетаТехнология, 2000. — 327 с.
Медынский, В. Г. Теория управления: Учебник / В. Г. Медынский. – М.: Инфра-М, 2008. – 293 с.
Мишин, В. М. Управление качеством: Учебное пособие для вузов / В. М. Мишин. – М.: Юнити-Дана, 2006. – 451 с.
Морозов, Ю. П. Теория управления: Учебное пособие для вузов / Ю. П. Морозов. – М.: Юнити-Дана, 2007. – 379 с.
Организационный дизайн. Решения для корпораций, компаний, предприятий: мультимед. учеб. пособие / под ред. В. В. Кондратьева; сост. А.Ш. Ибрагимов и др. — М. : ИНФРА-М, 2010. — 109 с. - (Управление производством).
Показываем бизнес-процессы / Под ред. В. В. Кондратьева и М. Н. Кузнецова. 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2008. (Навигатор для профессионала). — 256 с.
Проектируем корпоративную архитектуру / Под ред. В. В. Кондратьева, изд. 2-е перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2007. – (Навигатор для профессионала). — 504 с.
Серенков П.С., Курьян А.Г., Волонтей В.П. Методы менеджмента качества. Процессный подход.– научн. издание/П.С.Серенков, А.Г.Курьян, В.П. Волонтей.- Минск: Новое знание; М.:ИНФРА-М, 2014.-441 с.