Правила выполнения кассовых операций, установленные для кассиров. Методы проверки кассовых документов (Порядок проведения проверки кассовых операций)

Содержание:

Порядок проведения проверки кассовых операций

Проверка кассовых операций осуществляется в целях проверки полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности. Цели указанного контроля - выявление нарушений и злоупотреблений в учете наличных денежных

средств государственных (муниципальных) учреждений и недопущение ошибок и недостоверной информации в представляемой отчетности. В статье мы поговорим о порядке осуществления указанного контроля.

Вопросы и документы, подлежащие проверке

В ходе проверок учета государственными (муниципальными) учреждениями кассовых операций контрольные органы рассматривают следующие вопросы:

- инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности;

- соблюдение требований законодательства при поступлении денежных средств в кассу учреждения;

- полнота и своевременность оприходования по кассе наличных денег, в том числе полученных из банка; наличие случаев хранения в кассе денежных средств сверх установленного кассового лимита и превышения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- достоверность документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных расходов; наличие фактов использования наличных денежных средств не по целевому назначению.

Чтобы проверить эти аспекты, проверяющие изучают такие документы, как:

- кассовая книга (ф. 0504514);

- журнал операций по счету "Касса" (ф. 0504071);

- журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);

- приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);

- расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);

- ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);

- главная книга (ф. 0504072);

- инвентаризационные описи наличных денежных средств;

- договоры о полной материальной ответственности с кассирами;

- баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130));

- отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721);

- расчетно-платежные ведомости;

- оправдательные документы к кассовым документам;

- авансовые отчеты (ф. 0504049).

Порядок проведения проверки

Сам процесс проверки кассовых операций включает в себя набор следующих процедур.

Выявление фактов недостач, растрат и хищений денежных средств. С целью выявления указанных фактов ревизоры проводят инвентаризацию. Инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, проводится сразу после прибытия ревизоров в проверяемую организацию при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег бланков строгой отчетности.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (ф. 0504088), которая формируется комиссией учреждения и отражает сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью); сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров. Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой ревизор должен определить:

- обеспечена ли сохранность денежных средств;

- есть ли у кассира образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печати (штампа), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;

- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Проверка наличия на кассовых документах подписей руководителя учреждения, главного бухгалтера и кассира. Согласно п. 2.1 Положения N 373-П*(1) кассовые документы учреждения могут оформляться:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа (приказа или распоряжения) руководителя учреждения;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после издания приказа руководителя учреждения. В соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". К указанному перечню лиц относятся и кассиры. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Такой договор составляют в двух экземплярах - один экземпляр остается у кассира, второй передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Согласно п. 167 Инструкции N 157н*(2) прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ (например, по квитанции (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001)). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

В соответствии с п. 2.2 Положения N 373-П приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Необходимо отметить, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п. 8 Инструкции N 157н). Кроме того, согласно п. 8 Инструкции N 157н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписи руководителя учреждения.

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, выплату денежного довольствия или содержания, стипендий.

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий и стипендий производится из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, заверенным руководителем организации и главным бухгалтером.

Проверка наличия на расходных кассовых документах подписей получателей денег. В силу п. 4.2 Положения N 373-П наличные деньги из кассы должны выдаваться непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ (далее - документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Если доверенность оформлена на несколько выплат, с нее должны быть сделаны копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем учреждения. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В случае выявления фактов отсутствия подписи получателя средств проверяющие опрашивают указанных лиц с целью получить подтверждение или опровержение ими факта получения денежных средств.

Проверка наличия случаев неоприходования поступивших денежных средств. В ходе такой проверки проверяющие изучают следующие вопросы:

- полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу организации;

- проверка соответствия приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров;

- проверка своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Напомним, что денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н). Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если работник своевременно не возвратил остаток выданного аванса, учреждение может принять решение об удержании этой суммы из зарплаты работника. В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы для погашения задолженности работника работодателю могут производиться:

1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

При этом в первом, втором и третьем случаях решение об удержании из заработной платы работника может быть принято учреждением не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, возвращения аванса или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает основания и размеры удержания. Кроме того, согласно Письму Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 необходимо получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы.

Наличие фактов излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов, а также в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах. В ходе изучения данного вопроса проверяющими проводится:

- проверка полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, сброшюрованных с журналом операций по счету "Касса";

- проверка совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

- проверка итогов кассовых отчетов.

Наличие фактов излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам. Данный вопрос включает в себя проверку:

- совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;

- обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости. В данном случае ревизоры выборочно сверяют расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и рядом других документов.

Выявление случаев нарушений расчетов суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами. В соответствии с п. 1.2 Положения N 373-П для ведения кассовых операций учреждение должно самостоятельно установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Необходимо отметить, что обособленные структурные подразделения автономного учреждения, имеющие собственные лицевые или расчетные счета, также самостоятельно устанавливают себе лимит остатка наличных денег в кассе.

Порядок расчета лимита остатка наличных денег приведен в приложении к Положению N 373-П. Причем предусмотрены два варианта: для учреждений, имеющих поступления в кассу наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, и для учреждений, у которых такие поступления отсутствуют.

Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения - одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

- на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Заметим, что по общему правилу привлечение к ответственности за совершение указанного правонарушения возможно только в течение двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается исключительно в дни выплат заработка, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем учреждения и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В Положении N 373-П установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам - пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), а не три, как было предусмотрено Порядком ведения кассовых операций (п. 4.6 положения). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.

При расчетах наличными денежными средствами немаловажно соблюдение их предельного размера. В настоящее время предельный размер расчетов установлен Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" и составляет 100 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо ЦБ РФ от 02.07.2002 N 85-Т и МНС РФ от 01.07.2002 N 24-2-02/252). Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., а на само учреждение - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Типичные ошибки и нарушения, выявляемые в ходе проведения проверок

К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым контрольными органами в ходе осуществления проверок кассовых операций, можно отнести следующие:

- недостача или излишек денег в кассе;

- несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;

- ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, оформление и т.д.);

- отсутствие первичных кассовых документов;

- превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;

- непроведение инвентаризации кассы;

- несоблюдение предельных денежных размеров наличных расчетов с юридическими лицами по одному платежу;

- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;

- нецелевое использование денежных средств;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;

- излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании тех же документов, либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;

- нарушения в корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

- осуществление расчетов с населением наличными денежными средствами за оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин либо без регистрации контрольно-кассовой машины в налоговых органах;

- нарушение выдачи средств из кассы;

- несвоевременная сдача выручки структурными подразделениями организации;

- отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе;

- несоблюдение сроков выдачи заработной платы.