Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Управление: сущность, основные функции)

Содержание:

Введение

В условиях современной рыночной экономики, активного развития предпринимательства, модернизации государственного сектора существенно меняется содержание организационных, управленческих, социально-экономических отношений, как в системе государственного управления, так и в управлении на уровне отдельного предприятия [17, с. 24]. Создание корпоративных форм управления, изменение психологии руководителей, стиля хозяйственного поведения, переоценка ими своей роли и места в системе хозяйствования вызывают обоснованный интерес к вопросам теории и практики управления современным предприятием.

Новый подход к управлению производством состоит в том, что любое предприятие рассматривается как открытая социально-экономическая система, которая действует в рамках ситуационного подхода. Поэтому формы, методы, система, стиль руководства предприятием должны существенно меняться в зависимости от объективных условий внешней среды, целей, стратегии, технологии и т.п. В настоящее время можно говорить о более ускоренном процессе конвергенции моделей управления.

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть достаточно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для решения нетиповых (нестандартных) проблем требуются специальные технологии разработки решений и, наконец, решение части проблем может быть не по силам, как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как одну из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организации, ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Базой для системы управления выступают следующие составляющие:

- информационная поддержка процессов разработки и реализации решений;

- набор типовых бизнес-процедур для решения поставленных задач;

- система активизации персонала.

Оптимизация данных составляющих является основным направлением совершенствования системы управления. Эти составляющие очень важны, но фиксируют некоторый этап состояния системы управления и отражают лишь часть современной системы управления, которая должна включать элементы развития, в том числе методологическую (управленческую) поддержку при разработке и реализации решений.

Цель работы: исследование особенностей управления организациями в современных условиях и разработка направлений совершенствования системы управления.

Задачи работы:

- рассмотреть теоретические основы управления и исследовать современное состояние управления персоналом на российских предприятиях.

- провести анализ системы управления на конкретном примере;

- разработать основные направления по совершенствованию системы управления.

Методы исследования: анализ и синтез, наблюдение, изучение теоретических материалов.

1. Теоретические основы особенностей управления организациями в современных условиях

1.1.Управление: сущность, основные функции

Управление - это целенаправленный постоянный процесс влияния субъекта управления на объект управления, направленный на смену состояния объекта и/или субъектов по заранее продуманному плану [21, с. 117]. Это деятельность по приведению объективного процесса к субъективно избранной цели. В основе любого управления обязательно лежит целесообразность.

При изучении и анализе любой системы надо четко различать две ее основные характеристики - функция и цель.

Функция системы - характеристика, определяющая изменение состояний системы. Множество всех возможных состояний системы предопределяется количеством ее элементов, их разнообразием и взаимосвязями.

Функция управления - особый вид управленческой деятельности, конкретные формы управленческого влияния на деятельность системы, которые обусловливают и определяют содержание деловых взаимоотношений.

Цель системы - определенное (желательное, заданное извне или установленное самой системой) состояние ее выходов, то есть определенное значение или совокупность значений функции системы.

Целью производственного процесса на предприятии является оптимальный выпуск заданного ассортимента продукции при наиболее рациональном использовании ограниченных технологических ресурсов и прогрессивных методов организации производства.

Множество наблюдаемых состояний функции системы описывает траекторию движения системы. Понятия функции, цели и траектории системы касаются ее как целостного образования, а не отдельных элементов.

Важными характеристиками системы являются ее структура, размер и сложность.

Структура управления - упорядоченная совокупность стойко взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством.

Каждое подразделение и штатная единица на предприятии создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ, наделяются определенными правами по распоряжению ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

Организационная структура регулирует распределение задач по подразделениям, их компетентность в решении определенных проблем, общее взаимодействие этих элементов.

В рамках организационных структур протекает весь управленческий процесс, а также движение потоков информации, в котором принимают участие руководители всех уровней.

Размер системы характеризуется количеством ее элементов и связей между ними, сложность - разнообразием, неоднородностью свойств элементов и особенностями связей между ними.

Управление как процесс влияния субъекта на объект управления немыслимо без системы управления, под которой обычно понимается механизм, обеспечивающий процесс управления, то есть множество взаимозависимых элементов, функционирующих согласованно и целеустремленно. Элементы, принимающие участие в процессе управления, объединяются в систему с помощью информационных связей, а конкретнее - по принципу обратной связи.

Определяя понятие «управление», французский основатель административной (классической) школы управления А. Файоль называет шесть таких функций (операций) [22, с. 114]:

- технические (производство, изготовление и обработка);

- коммерческие (покупка, продажа и обмен);

- финансовые операции (привлечение средств и распоряжение ими);

- страховые (страхование и охрана имущества и лиц);

- учетные (бухгалтерия, калькуляция, учет, статистика и т.п.);

- административные (прогнозирование, организация, распорядительство, координирование и контроль).

Раскрывая содержание административной операции, ученый объясняет: «Управлять означает организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предусмотреть, то есть учитывать будущее и вырабатывать программу действий; организовывать, то есть строить двойственный материальный и социальный организм предприятия; распоряжаться, то есть заставлять персонал работать надлежащим образом; координировать, то есть связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия; контролировать, то есть проявлять заботу о том, чтобы все происходило согласно установленным правилам и отданным распоряжениям» [22, с. 117].

Любому управленческому процессу присущи характерные особенности:

- необходимость создания и функционирование законченной системы;

- целенаправленное влияние на систему, результатом которого становится достижение упорядоченности отношений и связей, способных выполнять поставленные задачи;

- наличие субъекта и объекта управления как непосредственных участников управления;

- информация как главное связующее звено между участниками управления;

- наличие иерархии в структуре управления (элементы, подсистемы, системы, области, регионы и т.п.);

- использование разных форм подчинения объекта управления субъекту управления, в рамках которых используются разные приемы, формы, способы, методы и средства управления.

На основе деления окружающего мира на три основных компонента (безжизненную природу, живую природу и человеческое общество) управление традиционно разделяют на следующие виды:

- техническое управление в безжизненной природе (в технических системах) - управление научно-техническими процессами и физическими телами, системами машин и т.п.;

- биологическое управление в живых организмах (в биологических системах) - управление процессами, происходящими в живой природе и связанными с жизнедеятельностью организмов;

- социальное управление в обществе (в социальных системах) - управление как влияние на деятельность людей, объединенных в разные социальные группы с разными интересами.

Каждый из типов управления отличается назначением, качественной своеобразностью, специфическими особенностями, интенсивностью осуществляемых управленческих функций и операций.

Относительно количественного состава функций управления у ученых нет единого мнения. Например, в [22] выделены пять основных функций управления (предвидение, организация, распорядительство, координация и контроль), в работе [3] - шесть (планирование, организация, руководство, лидерство, работа с кадрами и контроль), в [5] - десять (определение цели, организация, координация, принятие управленческого решения, планирование, регулирование, контроль, работа с кадрами, лидерство и администрирование), а в [14] - четыре (планирование, организация, мотивация и контроль) и принятие решения как сквозная и взаимосвязующая функция. Этот набор кажется наиболее оптимальным, потому что понятие организации довольно широкое и всеохватывающее и включает в себя те функции, которые некоторые авторы выделяют как функции управления.

Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности предприятия (организации), средства и наиболее эффективные методы для их достижения. Важный элемент функции - прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе предприятие должно определить, каких реальных результатов оно может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, преимущества потребителей, общественные взгляды, развитие технологий и т.п.).

Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.п.), то есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет достичь более эффективных результатов.

Мотивация. Это процесс побуждения людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирования работников и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального роста. При хорошей мотивации персонал исполняет свои обязанности в соответствии с целями организации и ее планами. Процесс мотивации предусматривает создание для работников возможности удовлетворения их нужд при условии надлежащего выполнения ими своих обязанностей. Прежде чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

Контроль. Эта функция управления предусматривает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. С помощью контроля осуществляются оценка уровня достижения предприятием своих целей и необходимое корректирование намеченных действий. Процесс контроля включает установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с плановыми и при необходимости пересмотр первичных целей. Контроль объединяет воедино все функции управления, позволяет сохранять нужное направление деятельности организации и своевременно исправлять неверные решения.

1.2 Система управления организацией

Современный уровень понимания менеджмента предполагает, что объектом управленческой деятельности являются организации. Понятие организация в менеджменте имеет два смысла:

Во-первых, это система как хозяйствующий субъект (предприятие, общество, фирма, объединение, банк, компания и другие юридические лица);

Во-вторых, это процесс создания самой системы, функционирования отдельных ее элементов (организация транспортного, складского, энергетического хозяйства, организация труда и т.д.). Данное определение понятия является более широким.

Организация - это структурированная совокупность людей (персонала организации), реализующих свои индивидуальные цели и задачи в процессе группового взаимодействия через призму организационных интересов.

Поведение человека в сложной, многофункциональной, динамической системе (которую и представляет собой организация) подчиняется особым законам, принципам, правилам и нормам. Без их понимания эффективное управление невозможно.

Ключевым моментом в данном случае становится определение индивидуальных интересов членов организации (через исследование актуальных уровней потребностей и мотивационной структуры деятельности) и организационных интересов (формализуемых и выражаемых в миссии, целях и задачах деятельности организации). Их совпадение или разность и определяет в конечном итоге эффективность или неэффективность всей организационной системы.

Любая организация в зависимости от ее размеров и характера деятельности - это сложная система, состоящая из отдельных элементов. Каждый элемент мы можем рассматривать как подсистему, состоящую из своих особых частей (элементов).

Сложность технологических, организационных и экономических взаимосвязей между элементами систем и подсистем предопределяет необходимость учитывать в процессе исследования закономерностей и особенностей деятельности фирм специфические особенности методологических принципов системных исследований.

В настоящее время различают две формы разделения труда в организации: горизонтальную и вертикальную. Первая форма - это разделение труда на составные части общей деятельности путем разложения работы на отдельные задачи. Результатом горизонтального разделения труда является формирование подразделений организации, выполняющих определенные части общего трансформационного процесса. Поскольку работа на предприятии разделена между подразделениями и отдельными исполнителями, кто-то должен координировать их действия, чтобы достичь общей цели. Возникает необходимость обособления управленческой работы от исполнительной. Таким образом, необходимость управления непосредственно связана с процессами разделения труда на предприятии.

В любом процессе управления существуют объект, которым руководят, и орган, который осуществляет управление. В процессе управления этот орган получает определенную информацию о состоянии внешней среды, где находится объект и с которой он связан. Вся эта информация воспринимается управляющим органом, который на ее основе вырабатывает руководящую информацию (принимает решение). На основе принятого решения определенный исполнительный орган совершает управляющее влияние на объект, которым руководят. Именно эти три составляющие (вместе с информационными связями) и образуют систему управления [8, с. 83].

Система управления - систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения этим объектом определенной цели.

Часто управляющий и исполнительный органы объекта управления объединяют в одно понятие - субъект управления.

Субъект управления - структурно-определенные объединения людей и руководителей на персональном уровне, осуществляющих управленческую деятельность и имеющих для этого полномочия.

Объект управления - отдельные люди или группы людей, на которые направлены организованные, систематические, планомерные действия субъекта управления.

Систему управления можно представить как совокупность двух подсистем: управляемой и управляющей (рис. 1).

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

Внешняя среда

Управляющая часть

Управляемая часть

Информация о состоянии объекта (обратная связь)

ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ

Управляющая информация

Информация об окружающей среде

УПРАВЛЯЕМЫЙ ОБЪЕКТ

Внутренняя среда

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОРГАН

Управляющее влияние

Внешние возмущения

Рис. 1. Функциональная модель системы управления

Управление всегда осуществляется с определенной целью, конкретной для заданного объекта управления и связанной с состоянием объекта и среды, в которой он находится.

Очень важно определить цель управления, которая для каждого управляемого объекта должна быть одинаковой. Степень достижения поставленной цели управления определяется при помощи целевой функции управления.

Анализ функциональной модели системы управления свидетельствует, что для реализации оптимального управления недостаточно иметь целевую функцию управления и заданные для нее ограничения [4, с. 34]. Нужна также информация о состоянии объекта управления и внешней среды и о множестве возможных состояний элементов системы управления. Без информации не существует управления. Более того, управление является беспрерывным процессом переработки информации: на основании одной информации производится другая, которая, в свою очередь, становится материалом для получения новой, и т.п.

Особое внимание необходимо обращать на качество информации. Среди всех видов информации, поступающей в управляющий орган, чрезвычайно важна та, которая идет по линиям обратной связи от объекта управления.

Обратной связью называется любая передача влияния от выхода той или другой системы на ее вход. В системах управления обратную связь можно определить как информационную связь, с помощью которой в управляющую часть поступает информация о последствиях управления объектом, то есть информация о новом состоянии объекта, возникающем под влиянием управляющих действий (рис.2).

ОБЪЕКТ

ДЕЙСТВИЯ

ЦЕЛЬ

СУБЪЕКТ

Рис. 2. Обратная связь

Управляющие действия, поступающие из управляющей части в управляемую, могут быть различными по своему характеру - энергетические, материальные, информационные в зависимости от природы управляемого объекта. Среди всех систем особенно отличаются системы, управляемый объект которых - люди, коллективы людей. Такие системы называются системами организационного управления, или организационными. Управляющие действия в них направлены на организацию (согласование) поведения коллективов людей, то есть по своей сути являются информационными.

Система управления предприятием - это принципы и механизмы принятия решений, прохождение информации, планирование, а также системы мотивации и материального стимулирования, это форма реального воплощения управленческих взаимосвязей [3, с. 27].

Система управления предприятием базируется на трех основных составляющих:

- информационная поддержка процессов разработки и реализации решений;

- набор типовых бизнес-процедур для решения поставленных задач;

- система мотивации персонала.

Система управления предприятием - это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Цель функционирования системы управления предприятием - подготовка и реализация управленческих воздействий или решений для формирования необходимого поведения управляемой системы (или объекта управления) в условиях различных влияний окружающей среды для достижения сформулированных целей.

Система управления предприятием - это сложное образование процессов и явлений, совершенствование которого может идти с разной степенью детализации. Реальная экономическая, организационная и психологическая эффективность такого совершенствования зависит от методики и времени проведения, интуиции и профессиональной подготовки руководителя. Рассматривая более расширенный набор элементов, которые входят в систему управления предприятием, можно выделить четыре подсистемы: методологии, структуры, процесса и техники управления (рис. 4).

Методология управления включает цель и задачу, принципы, законы и закономерности, функции и методы управления.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

ПОДСИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

Структура

Методология

Процесс

Техника

ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ

Компьютерная и оргтехника

Линии связи. Интернет

Система документооборота

Функциональные структуры

Схема организационных отношений

Организационные структуры

Технология управления

Коммуникации

Схема управления

Цели и задания

Принципы, законы и закономерности

Методы управления

МЕХАНИЗМ УПРАВЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Рис. 4. Состав системы управления организацией

Процесс управления представляет собой систему коммуникаций, технологию управления (разработку и реализацию управленческих решений), информационное обеспечение.

Структура управления включает функциональную и организационную структуры, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействий вышестоящих органов управления и структуру персонала.

Техника управления включает компьютерную и организационную технику, сети связи (внутренние или внешние типа Интернет), систему документооборота.

В свою очередь, методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления - механизм управления. Состояние элементов системы управления предприятия непосредственно отражается на эффективности ее функционирования в целом.

Структура управления - один из способов разделения организации на части. Существенным отличительным признаком является то, что в каждом обособленном звене можно указать на человека или группу людей, которые обладают возможностью принимать решения. Данная возможность обеспечивается ресурсами, распорядители которых вовлекаются в процесс управления организацией, ставя и решая задачи управления.

Таким образом, любое звено структуры управления представляет собой единство задач управления, ресурсов, предназначенных для их решения, и исполнителей этих задач.

Большую роль в принятии управления организацией занимает менеджер (руководитель). На эффективность деятельности менеджера влияет ряд факторов: потенциал сотрудника, его способность выполнять определенную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом; культура организации. Все эти факторы действуют совместно, в интеграционном единстве.

Таким образом, эффективность управления — один из основных показателей совершенствования управления, определяемый сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение. Оценить эффективность управления можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление.

Системная эффективность зависит от того, насколько рационально организовано управление, т.е. от состава и количества звеньев, их подчиненности, распределения функций. Эффективность системы управления определяется качеством организационной структуры, процессов управления, а от качеств конкретных управленцев не зависит.

Операционная эффективность - соотношение между результатами управленческой деятельности и затрачиваемыми усилиями, в первую очередь определяется деловыми качествами менеджеров, а также тем, насколько рационально используется их потенциал.

2. Внутренняя и внешняя среда организации

2.1 Сущность, основные элементы построения внутренней среды организации

Организация - внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением [16, с. 72]

Термин организация  интерпретируется в науке как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте.

Единого понимания организации до сих пор не выработано.

Организацию характеризует упорядоченность частей, которые образуют единство (целое), обратное воздействие таково, что целое содействует сохранению частей. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система.

Организация определяется и как внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее внутренним строением, это также совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого, или объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил [2, с.54].

Каждая организация имеет свою организационную структуру.

Организационная структура – структура объекта управления, отражающая взаимодействия между его элементами.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

Внутриорганизационные отношения - это отношения, связанные с организацией и функционированием самой системы работы персонала. Они касаются формирования структур управления, определения форм взаимодействия управляющих и подчиненных, распределения полномочий, организации эффективной работы и т.д. [19, с.48]

Непрерывные изменения внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной адаптации и корректировке, маневрировании ресурсами. Исполнение данной функции носит весьма ответственный характер, так как это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и самосохранения системы. Масштабы координационных усилий соответствуют деформационным потребностям. Наибольший уровень сложности принадлежит тем мероприятиям, которые касаются качественного преобразования всей системы [10, с.110].

Чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внутренняя среда и внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей при их достижении.[19, с.79]

Управление организацией является одним из основных видов всей совокупности управления. Представляет собой способ воздействия на процесс производства, каких - либо благ или услуг с целью его упорядочения на основе объективных законов развития производства.

Управление в организации является взаимоотношением между руководителем и подчиненным ему персоналом, направленное на достижение результатов деятельности организации. Управление соединяет все человеческие и материальные ресурсы с целью выполнения задач, стоящих перед организацией.

Эффективность работы предприятия существенно зависит от организационной формы, выбранной для управления им. Поэтому организационная структура должна соответствовать конкретному объекту управления (предприятию), его целям и условиям, в которых осуществляется функционирование объекта и управление им.

В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода. внутренний среда персонал управление

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления;

в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

в-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.[18, с.93]

При разработке принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями.

Организационные отношения складываются в процессах организации: производства в целом или его отраслей; труда на предприятии; сферы обращения; создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и ликвидации.

Организационные отношения между персоналом компании могут быть представлены в виде базовых, производных и смешанных схем.

К базовым схемам относятся линейная и кольцевая.

При проектировании организации выбираем линейную схему, которая представлена на рисунке 4.

Руководитель высшего звена

Руководитель (подчинённый)

Подчинённые

Рис. 4 . Линейная схема

В схеме нет обратной связи. Линейная схема работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя, а также большой заинтересованности подчиненного в успешной работе организации.

Изучение внутренней среды организации является важным и значимым условием, определения внутренних возможностей и потенциала, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации.

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду предприятия, представляющую собой ограниченное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри компании, которые в основном, являются результатом управленческих решений. В то же время есть факторы, не зависящие от руководства компании. Например, монотонность и принудительный ритм работы на конвейерах крупнейших современных компаний не могут быть преодолены руководством без угрозы банкротства ввиду резкого снижения эффективности производства.

Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.[1, с.174]

Все выше перечисленное составляет среду, в которой осуществляется функционирование фирмы. Среда воздействует на это функционирование. Для эффективного управления фирмой нужно понимать действие факторов среды, уметь не только определять влияние на организацию множества факторов, но и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными. Эти факторы действуют как внутри организации, так и вне ее.

Основными переменными, которые требуют внимания руководства, являются: цели; структура; задачи; технология; люди [17, с.103].

Цель - это конкретное конечное состояние или желаемый результат, к которому стремится группа людей, работающих вместе.

Структура компании - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей компании. Основным моментом в структуре компании является специализированное разделение труда, т.е. закрепление конкретной работы за специалистами [18, с.306]. Примером специализированного разделения труда может служить разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству и т.д. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее установленные сроки .

Руководитель должен твёрдо знать, что с технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи компании традиционно делятся на три категории:

- Работа с людьми;

- Работа с предметами;

- Работа с информацией.

Выполнение любой задачи связано с работой с людьми. Время решения той или иной задачи зависит от её принадлежности к той или иной категории.

Технология - это процесс преобразования экономических ресурсов (люди, физические материалы и информация) в искомые продукты и услуги. Технологии тесно связаны с задачами, поскольку выполнение любой задачи требует использования той или иной технологии [15, с.78].

Мы можем отметить, что к группировке факторов внутренней среды может быть определение их через те или иные стороны общих характеристик, параметров - это наличие общих целей, преобразование ресурсов, зависимость организации от внешней среды, разделение труда, образование подразделений, необходимость и наличие управляющего органа.

2.2 Построение внутренней среды организации на примере ООО «Башак»

Характеристика предприятия ООО «Башак»

Мини-пекарня ООО «Башак» создается с целью производства и реализации хлебобулочных изделий. В настоящее время продукция мини-пекарней пользуется большим спросом. В условиях, когда крупные хлебокомбинаты с трудом справляются с потребностями населения, мини-пекарни все с большим успехом завоевывают долю рынка в этой области.

Дело в том, что крупные хлебокомбинаты трудно поддаются реконструкции и с большим трудом могут реагировать на изменения в спросе на хлебобулочные изделия. Таким образом, мини-пекарня является наиболее оптимальным и выгодным способом производства хлебобулочных изделий. Помимо этого, мини-пекарня не требует таких больших вложений как, например, хлебокомбинат или хлебозавод.

Суть проекта заключается в том, чтобы ежедневно обеспечивать жителей микрорайона свежими и горячими хлебобулочными изделиями. Реализация продукции будет проходить непосредственно в месте производства, что позволит до минимума сократить путь хлеба от печи до стола покупателя, а также исключить транспортные расходы на доставку продукции в розничные магазины.

Финансироваться проект будет за счет собственных средств. Первоначальный объем финансирования 1 млн. руб.

Ежемесячно планируется выпускать 60000 булок хлеба различного вида. Следует отметить, что данный хлеб относится к премиальной категории, поскольку рецептура данного хлеба отличается от так называемого «социального» хлеба.

В дальнейшем планируется изучение спроса потребителей на различные виды продукции с целью корректировки объема выпуска.

Организационный план

В качестве организационно-правовой формы было выбрано общество с ограниченной ответственностью. Эта форма наиболее распространена и проста в осуществлении. В случае с акционерным обществом акции надо регистрировать, что требует дополнительных затрат денег и времени. Общество с ограниченной ответственностью имеет уставный капитал в размере 1000000 руб. Он образуется в результате вложения денег директора. В случае банкротства, а также по заключенным договорам учредитель отвечает в размере своего вклада, а предприятие отвечает своим имуществом.

Общество с ограниченной ответственностью – форма объединения капиталов.

Участники общества несут ответственность по обязательствам общества только своим вкладом и не несут ответственности своим имуществом. Общество с ограниченной ответственностью не обязано предоставлять публичный отчет, а также публиковать свой устав, данные о балансе, изменениях размера капитала.

Общество с дополнительной ответственностью – учреждается одним лицом или более. Его участники несут солидарную ответственность за убытки, связанные с деятельностью общества. Общество с дополнительной ответственностью создается и действует на основании учредительного договора и устава; если оно создано одним лицом – то только на основании устава.

Обязанности сотрудников:

Директор занимается кадрами (прием на работу, увольнение), контролирует деятельность пекарни, обеспечивает непрерывность производственного процесса путем своевременных пополнений ресурсов, посещает выставки, конференции по обмену опытом, отвечает за поставки оборудования в случае его износа, технического старения.

Бухгалтер ведет всю финансовую деятельность пекарни (начисление и уплата налогов, распределение прибыли, расчет и выдача зарплаты).

Технолог отвечает за процесс производства, следит за соблюдением технологии, контролирует качество поступаемого в производство сырья.

Торговый представитель осуществляет поиск поставщиков сырья и оборудования, заключает с ними договора на поставку, а также ведет переговоры с сетью розничных магазинов по поводу продажи у них наших изделий.

Грузчик осуществляет разгрузку привозимого сырья, а также ежедневно обслуживает процесс производства, поднося к рабочим местам мешки с мукой, сахаром и другими ингредиентами.

Уборщица осуществляет уборку помещений в конце каждой рабочей смены.

Основные производственные рабочие осуществляют положенные им операции.

Основными видами деятельности предприятия являются:

- производство продукции на основе передовых технологий и ее реализация;

- оптовая и розничная торговля;

- маркетинговая деятельность;

- закупка и реализация сельхозпродукции;

- приобретение, реализация продовольственных и других товаров народного потребления;

- внешнеэкономическая деятельность в соответствии с действующим законодательством.

Проблемой, с которой сталкивается руководство предприятия, является определение того, обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, а также выявление внутренних слабых сторон, которые могут усложнить проблемы, связанные с внешними опасностями. Процесс, используемый для диагноза внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Оно представляет собой методическую оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон.

С целью упрощения в обследовании рекомендуется включить пять функций: маркетинг, финансы (бухгалтерский учет), производство, персонал, а также организационную структуру и имидж фирмы.

Таблица 1

Анализ сильных и слабых сторон ООО «Башак»

Функциональные зоны организации	Сильные стороны	Слабые стороны
Маркетинг	1. высокая доля рынка 2.широкий спектр выпускаемой продукции 3. лидерство в качестве 4. поиск постоянных клиентов и создание для них благоприятных условий 5. многолетний опыт работы на рынке	1. отсутствие отдела маркетинга 2. слабая реклама и продвижение 3. отсутствие контроля над изменениями на рынке, интересами потребителей Продолжение таблицы 1
Финансы		1. недостаточно полно используются планирование и прогнозирование 2. малая степень защиты от инфляции
Производство	1. использование высококачественного сырья 2. наличие упаковки 3. наличие разработанной технологии производства	1. высокая себестоимость сырья и материалов 2. старое оборудование, необходимость частых ремонтов и проверки технического состояния оборудования 3. низкая загруженность производственных мощностей
Кадры	1.высокая квалификация работников 2.наличиеболее образованных и динамичных молодых кадров	1. сравнительно низкая заработная плата 2. высокий процент пожилых людей, не принимающих современные условия рынка 3. отсутствие маркетинговых умений, продуманной стратегии
Культура и образ фирмы	1. хорошая репутация у покупателей 2. культура и имидж оказывают хорошее влияние на деятельность организации	1. недостаточная работа по улучшению имиджа предприятия в глазах существующих и потенциальных клиентов

Таким образом, подводя итог, по всем перечисленным пунктам, можно сделать вывод, внутренняя среда предприятия находится в удовлетворительном состоянии, так как такие важнейшие факторы развития, как производство и персонал имеют ряд существенных негативных моментов.

2.3 Характеристика внешней среды

Внешняя среда организации - это условия и факторы, возникающие независимо от её деятельности и оказывающие существенное воздействие на нее.

Средой прямого воздействия ООО «Башак» - являются поставщики, потребители и конкуренты, а также государственные органы и правовые нормы, непосредственно влияющие на деятельность организации.

Конкуренты – это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия чётко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить [13, с.51].

Изучение конкурентов, то есть тех, с кем организации приходится бороться за ресурсы, которые она стремиться получить из внешней среды, чтобы обеспечить своё существование, занимает особое и очень важное место в стратегическом управлении. Данное изучение направленно на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы.

Конкурентная среда формируется не только внутри отраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию и рекламирующими её на одном и том же рынке. Субъектами конкурентной среды являются также и те фирмы, которые производят замещающий продукт. Кроме них на конкурентную среду организации оказывают заметное влияние её покупатели и поставщики, которые, обладая силой к торгу, могут заметно ослабить позицию организации на поле конкуренции.

Конкуренты

На территории города функционируют следующие хлебокомбинаты: ЗАО Городской хлебозавод, ООО «Колос». Доли на рынке хлеба города распределяются следующим образом: на долю ЗАО Городской хлебозавод приходится 67% рынка, ООО «Колос» занимает 33% рынка.

Лидером в производстве хлеба является АО «Хлебозавод», который специализируется на выпуске хлеба 1 и 2 сортов, хлеба ржаного, выпечке кондитерских изделий. На предприятии заняты около 200 человек, работающих в круглосуточном режиме. Предприятие имеет развитую сеть дистрибьюции, созданная на предприятии компьютеризированная система заказов позволяет оперативно работать с клиентами.

Для всех предприятий характерны большие объемы выпуска, высокие производственные мощности, большой парк оборудования, они выпускают хлебобулочные изделия в масштабах города. Их продукция поступает на прилавки магазинов, супермаркетов, и соответственно не доходит до потребителя в свежем виде, поскольку от момента производства до момента реализации проходит иногда больше суток.

Мини-пекарня ООО «Башак» является маленьким предприятием с небольшим парком оборудования, рассчитанное на выпуск небольшого объема продукции. Изделия «Башака» реализуются непосредственно в месте их выпечки, что позволяет покупателю приобретать хлеб и булочки свежеиспеченными. Это является главным конкурентным преимуществом мини-пекарни «Башак».

Непосредственным конкурентом можно считать ЗАО Городской хлебозавод, которое производит аналогичную продукцию.

Но стоит отметить, что в том микрорайоне, где будет располагаться мини-пекарня «Башак» нет ни одного специализированного отдела АО «Хлебозавод», поэтому ООО «Башак» будет единственным подобным предприятием, что позволит ей завоевать потребителей без лишних затрат.

Чтобы удовлетворять разнообразным вкусам потребителей мини-пекарня ООО «Башак» будет выпускать следующие виды хлебобулочных изделий:

- пшеничный хлеб белый,

- хлеб итальянский с изюмом,

- хлеб черный с отрубями,

- ржаной хлеб,

- булка французская.

С учетом сложившейся структуры производства хлеба по видам в среднем по отрасли, установлены следующие объемы выпуска: 50% от общего дневного объема белый хлеб - 1000 булок; 30% ржаной хлеб - 600 булок; 20% другие виды хлеба -134 булки черного хлеба с отрубями, 133 булки итальянского хлеба и 133 булки французских.

Производимую продукцию планируется распространять в собственном магазине, который находится в одном здании с пекарней. Распространение нашей продукции будет, таким образом, производить по следующей схеме «Производитель - розничная торговля - конечный потребитель».

Самое трудное - привлечь покупателей и сделать так, чтобы они приходили к нам вновь и вновь. Нам нужно спокойно и со вкусом объяснить людям, что если они выберут нашу продукцию, то приобретут нечто необычное и полезное для них.

Данный товар является товаром ежедневного потребления и в широкой рекламе не нуждается.

Вывод

ООО «Башак» лидирует практически по всем показателям, одним из которых является качество продукции - самая важная характеристика для большинства потребителей. Исследование многоугольника конкуренции показывает, что в настоящий момент предприятие занимает выгодное положение на рынке: представлен широкий ассортимент его продукции, потребители хорошо знакомы с его продукцией, которая всегда имеется в продаже в магазинах города, сбытовая сеть развитая (заключены договора со многими организациями, учреждениями, частными предпринимателями на поставку хлеба и хлебобулочных изделий). На данный момент ООО «Башак» выпускает самое большое количество хлеба среди своих конкурентов, поэтому по праву считаться лидером на рынке хлебобулочных изделий города . Фирме нужно стремиться удержать такое положение, но для этого ей необходимо ориентироваться на:

- улучшение качества производимой продукции;

- проведение рекламной кампании;

- повышение эффективности каналов товародвижения и распределения;

- расширение ассортимента, т.к. в настоящее время, с точки зрения спроса, наиболее перспективной является продукция с новыми свойствами, отличными от массовых сортов, например, с полезными добавками, с длительным сроком хранения, с лечебными свойствами.

Заключение

Все более признанным становится приоритет общественных интересов над индивидуальными: удовлетворение потребностей без ущерба для интересов окружающих. Происходит признание социальной ответственности менеджмента и бизнеса как перед обществом, так и перед отдельными людьми, работающими в организации. Поэтому в управлении предприятием главным становится стратегия, являющаяся не только инструментом обоснования, выработки и реализации долгосрочных целей и задач производственного, научно-технического экономического, организационного и социального характера, не только фактором, регулирующим деятельность организации по достижению намеченных целей, но одновременно и средством связи предприятия с внешней рыночной средой.

Практическое воплощение новых принципов управления весьма сложно и требует радикального пересмотра всей философии бизнеса, изменение психологии работающих (в том числе менеджеров), повышение их квалификации и роста личностного потенциала. Все большее количество компаний пытаются отойти от прежних командно-иерархических отношений в своих организациях и усилить позиции путем лучшего использования и создания условий для развития сильных сторон персонала. Одновременно меняются подходы к формированию стратегии развития и ее целей, к построению структуры организации и менеджмента, к процессу разработки и принятия управленческих решений, к работе с персоналом и к оценке эффективности работы организации, ее подразделений и работающих.

Поскольку задачей менеджмента является достижение цели, важно правильно ее определить. Если менеджер ставит перед собой задачу совершенствования организации, не уточнив ее целей, то рискуем предположить лучшие способы выполнения ненужных функций или лучшие пути достижения неудовлетворительных конечных результатов, что может нанести материальный ущерб. Искусство выбора и формулирования правильной цели, управление процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя.

Невозможно управлять людьми, если и руководителям, и подчиненным цели совершенно не ясны. Управлять – значит побуждать других к достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным.

Следовательно, в современном менеджменте понятие цели – одно из основных. Без определения этого понятия, без выявления соотношения целей, средств достижения целей нельзя решать проблему эффективного управления. Это означает, что без четкого формулирования нельзя комплексно решить ни одной проблемы, связанной с построением фирмы, с планированием ее деятельности, оценкой эффективности, разработкой ее стратегии.

Список использованной литературы

1. Акимов Т.А. Теория организации / Т.А. Акимов. - М.: Юнити, 2016. – 410 с.

2. Алиев В.Г. Теория организации: учебник / под ред. В.Г. Алиева. - М.: Экономика, 2015. – 440 с.

3. Гайфуллин Б. Современные системы управления предприятием / Б. Гайфуллин, И. Обухов // Компьютер Пресс, 2016. - №9. - С. 23-27.

4. Деминг У.Э. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами = Out of the Crisis / У.Э. Деминг. - М.: Альпина Паблишер, 2011. - 400 с.

5. Журавель В.И. Менеджмент в системе производства / В.И. Журавель, В.Н. Запорожан. - Одесса: Изд-во ОМУ, 2014. - 432 с.

7. Завьялов А.А. Пособие для пекаря / А.А. Завьялов. – М.: Экономика, 2012. – 540 с.

8. Коротков Э.М. Исследование систем управления / Э.М. Коротков. -М.: ДеКА, 2016. - 183 с.

9. Кудрявцев Е.М. Организация, планирование и управление предприятием / Е.М. Кудрявцев. - М.: АСВ, 2016. - 416 с.

10. Кузнецов Е.В. Теория организации: учебник / Е.В. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2015. – 480 с.

11. Кунц Г. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций / Г.Кунц, С.О. Доннел. - М.: Прогресс, 2011. - 250 с.

12. Лисецкий Ю.М. Модель и система управления предприятием // Ю.М. Лисецкий. - Черкаси, 2014. - С. 55 – 61.

13. Менеджмент: учеб. пособие / под ред. А.М. Немчина, Д.В. Минаева. - СПб: Бизнес-пресса, 2014. – 512 с.

14. Мескон М. Основы менеджмента: учеб. пособие / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 1997. - 704 с.

15. Мильнер Б.З. Теория организации: учебник / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2014. – 380 с.

16. Олянич Д. В. Теория организации: учебник / Д.В. Олянич. - Ростов н/Д: Феникс, 2016. - 408 с.

17. Радченко Я.В. Теория организации: курс лекций / Я.В. Радченко. - М.: Финстатинформ, 2017. – 240 с.

18. Райченко А.В. Теория организации: учебник / А.В. Райченко, Г.Р. Латфуллин. - СПб.: Питер, 2014. – 540 с.

19. Смирнов Э.А. Теория организации: учеб. пособие / Э.А. Смирнов. - М.: Инфра-М, 2013. - 248 с.

20. Френкель А.А., Тихомиров Б.И., Сергиенко Я.В., Волкова Н.Н. Новый подход к изучению тенденций экономического развития / А.А. Френкель, Б.И. Тихомиров, Я.В. Сергиенко, Н.Н. Волкова Н.Н. // Экономика и предпринимательство. - 2017. -№ 9. Ч. 3. - С. 39-46.

21. Ширяев В.И. Управление предприятием: моделирование, анализ, управление / В.И. Ширяев, И.А. Баев, Е.В. Ширияв. - М.: Либроком, 2015. -272 с.

22. Fayol H. Administration industrielle et générale. Paris: Du-nod et Pinat, 1917, 174 p.