Особенности коммуникаций в организации(Сущность, функции и виды коммуникаций)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу, это своего рода «кровеносная система» единого организма организации. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как российских, так и зарубежных организаций показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там, где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания организации и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать в данной организации. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. В такой организации сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким организациям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Объект - коммуникации в организации.

Предмет - управление коммуникациями в организации

Целью данной работы является изучение особенности коммуникаций в организации.

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

1. Проанализировать литературу по проблеме исследования.

2. Рассмотреть теоретические основы коммуникаций в организации.

3. Раскрыть технологии управления коммуникациями в организации.

4.Рассмотреть коммуникативные аспекты управления персоналом в дошкольной образовательной организации.

Для проведения исследовательской деятельности были использованы такие методы как: теоретическое изучение литературы, синтез, анализ, выводы.

Логика исследования предопределила следующую структуру работы: введение, 2 главы, заключение, список использованных источников,

ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ ИЗУЧЕНИЯ

1.1 Сущность, функции и виды коммуникаций

Коммуникация - это необходимое и всеобщее условие жизнедеятельности человека и одна из базовых основ существования общества. Общество - не столько совокупность индивидов, сколько те взаимосвязи и отношения, в которых эти индивиды пребывают друг с другом. Во многом конкретно данным и объясняется настолько пристальный интерес к коммуникации со стороны представителей самых различных научных направлений. Термин коммуникации повсеместно используется в ежедневной жизни и среди экспертов. Совместно с тем, общение людей кроме того является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни главную роль.

Коммуникация (от лат.communicatio – сообщение) – специфичный обмен информацией, процесс передачи психологического и интеллектуального содержания.

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» проистекает от лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию хочет установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а смысла либо значения при помощи знаков [2, с. 341].

Латфуллина Г.Р. под коммуникацией рассматривает обмен мыслями, воззрениями и информацией в устной и письменной форме при помощи знаков. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации [11, с.292].

Цель коммуникации - достигнуть от предпринимающей стороны четкого осмысливания отправленного известия.

Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации - это обмен информацией, на базе которого управляющий принимает решения и доводит их до служащих организации.

А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. - «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать) возник в научной литературе в начале XX века (хотя, возможно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие составляющие процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

На коммуникации руководители расходуют от 50 до 90% времени. И это понятно, если учитывать, что руководителю нужно воплотить собственную роль в межличностных отношениях, принять участие в принятии решений и скрупулёзно выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все типы управленческой работы базируются на обмене информацией, в следствии этого, коммуникации и называют связующими процессами [13, с.151]. Коммуникации в организации – это непростая, многоуровневая система.

Цели коммуникаций:

1. Обеспечивание действенного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Улучшение межличностных взаимоотношений в ходе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными работниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулировка и рационализация информационных потоков [10; 34].

К главным функциям коммуникации относятся:

- информативная - предоставление настоящих либо неправильных све­дений, воплотит в жизнь процесс перемещения информации;

- интерактивная (побудительная) - организация взаимо­действия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника при помощи использова­ния разных форм действия: внушение, приказ, просьба);

- перцептивная функция - восприятие друг друга парт­нерами по общению и установление на данной базе взаимопонимания;

- экспрессивная побуждение либо изменение нрава психологических переживаний [4; 98].

Виды коммуникаций. В случае если коммуникация лежит в сфере официальных взаимоотношений и ориентирована на заключение определенной трудности либо достижение достаточного эффекта, исходя из единых интересов и целей коммуникантов, то она называется деловой. Деловое общение – самый глобальный вид общения людей в социуме. Без него не ограничиться в области экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных взаимоотношений.

Умение удачно вести деловые переговоры, грамотно и без ошибок составить деловую бумагу и прочее в наше время стало обязательной долей профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех значений, референта, служащего, лидера общественной организации.

Коммуникации – это метод общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Общение людей происходит при помощи вербальных и невербальных коммуникаций.

Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устное предоставление информации предоставляется в ходе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонной беседы, когда огромный объем информации передается средством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через бумаги в виде посланий, указов, постановлений, инструкций, когда глава передает подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы исследуем историю, экономику, политику, культуру и именно тем черпаем познания из книгохранилища вселенской культуры. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в ходе человеческого общения, учитывая мнение научных работников, не выше 10%.

Невербальные коммуникации исполняются при помощи языка телодвижений и характеристик речи. Язык телодвижений – основной компонент невербальных коммуникаций, оказывающих действие на иного человека (до 55% всех коммуникаций). К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между разговаривающими. Характеристика речи – второй по значительности компонент невербальных коммуникаций, составляющий до 35% всех коммуникаций. К характеристикам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др.

Таким образом, коммуникация – трудное и многогранное действие, которое представляет собой важное условие и фундаментальную базу существования человеческого сообщества и природных сообществ.

1.2 Коммуникативные барьеры

Любому человеку знакома обстановка, когда слова, что он говорит, «не доходят» до его собеседника либо «доходят», но ошибочно им принимаются. Может в том числе сформироваться ощущение, будто собеседник умышленно защищается от посторонних слов, мыслей, переживаний, устанавливая препятствия на пути общения.

Представленная обстановка наглядно показывает одну из основных трудностей коммуникативности – проблему коммуникативных барьеров. Под коммуникативными барьерами обычно понимается все то, что мешает успешной коммуникации и перекрывает ее. Эта проблема очень главна, потому что плохая коммуникация быть может чревата серьезными проблемами для ее соучастников по той незатейливой первопричине, что переданная информация была принята не полностью, в искаженной форме либо не принята совсем [8, с.60].

Одно из неверных толкований вопроса состоит в том, что люди мыслят, будто достаточно выразить собственную идею, чтоб остальные как положено ее восприняли. В базе такого неверного толкования вопроса лежит подозрение, согласно которому переданное известие достигает собственного адресата без некоторых перемен. В нередко удается не так: одни заявляют одно, а иные их слушают и понимают совершенно другое. Наблюдается это потому, что все сообщения подвергаются действию многих шумов и помех, которые существенно снижают действенность коммуникации.

Коммуникативный барьер - это совокупность препятствий на пути адекватной передачи информации между участниками коммуникационного процесса.

Учитывать всю совокупность зашумляющих сообщение факторов фактически нереально - они чрезмерно разнородны. В каждом типе человеческой работы – находятся личные барьеры, обусловленные особенностью данных типов работ. Разные виды и уровни коммуникации (вербальная – невербальная, устная – письменная – электронная, межличностная – групповая – массовая и т. д.) помимо прочего делают собственные специальные барьеры. В следствии этого имеют место самые различные поползновения и систематизации коммуникативных барьеров.

Так, В. Шепель выделяет шесть более очевидных барьеров:

· дискомфорт физиологической среды, в критериях которой принимается сообщение;

· инерция включенности, т.е. беспокойство слушателя другими заботами;

· антипатия к посторонним идеям, стереотипизированность сознания, амбициозность;

· языковой барьер – значительное отличие словарного запаса, лексикона коммуникатора и коммуниканта;

· профессиональное неприятие – некомпетентное проникновение коммуникатора в профессиональную сферу коммуниканта;

· непризнание стиля коммуникатора.

В качестве причин классификации коммуникативных барьеров действенной подходяще отметить среду (внешние условия) коммуникации, технические средства коммуникации и самого человека как основного работающего лица всякого коммуникативного акта [16, с.112].

Барьеры, обусловленные факторами среды. К ним относятся данные внешней физической среды, создание дискомфортных условий передачи и восприятия информации:

· акустические помехи – гул в здании или же за окошком, ремонтные работы, хлопанье дверей, звонки телефонного аппарата и т.д. Их плохое воздействие увеличивается, в случае если в помещении нехорошая акустика, а собеседник разговаривает очень тихо либо в полголоса;

· отвлекающая окружающая обстановка – яркое солнце либо напротив, бледный свет, цвет стен в помещении, вид за окном, картины, портреты, т.е. все то, что может отвлечь интерес собеседников;

· температурные условия – очень прохладно либо очень жарко в помещении;

· атмосферные условия – дождь, ветер, высокое или низкое давление и т.

Этот список внешних критерий коммуникаций вполне возможно продлить. Любой из названных моментов может отразиться на результативности коммуникации в следствие собственного воздействия на личные психофизиологические индивидуальности коммуникантов.

Технические барьеры. В технической литературе для их обозначения больше всего употребляется понятие «шумы», введенное в научный оборот создателем математической теории связи (коммуникации) К. Шенноном. Оно ассоциировалось с научно-техническими задачами (к примеру, с нехорошей телефонной связью либо помехами в радиоэфире) и значило возмущения, никак не являющиеся долею сообщения, передаваемого источником.

На первый взгляд может предвидеться, что во всем мире современных технологий (спутниковой связи, компьютерной коммуникации, мобильных телефонов и др.) коммуникативные трудности бесповоротно решены. В реальности новейшие технологии обеспечивают только свежими средствами взаимосвязи, которые наиболее компактны, работают скорее, надежнее, информации передают больше. Но качество осуществляется с их помощью коммуникации, как и прежде ориентируется самими людьми. Большая часть барьеров коммуникации обусловлена человеком, т.к. коммуникативные барьеры – это барьеры непонимания людьми друг друга [15, с.188].

«Человеческие» барьеры коммуникации. Как уже было отмечено, основная первопричина происхождения коммуникативных барьеров – сам человек. «Человеческие» барьеры коммуникации вполне можно поделить на психофизиологические и социокультурные.

Психофизиологические барьеры. Одной из наиважнейших отличительных черт коммуникации считается то, что она исполняется через разные сенсорные системы: слух, зрение, кожно-тактильные ощущения, хеморецепцию (обоняние, вкус), терморепецепцию (чувство тепла и холода). Поэтому барьеры имеют все шансы появляться вследствие каких-либо физиологических нарушений: нарушений артикуляции (повреждение логопедического характера - заикание, картавость и т. д.), глухоты, полной или частичной потери зрения и т.д. На способность людей разговаривать, передавать и улавливать информацию мощное действие оказывают их психологические свойства. К более популярным формам психологического барьера можно отнести нервное напряжение, которое может привести к эмоциональному срыву, скованности идеи, неспособности решить в том числе и обыкновенные задачи, к провалам памяти и т.д.

Социокультурные барьеры. Люди – не изолированные индивиды, а публичные создания и так таковые считаются носителями явных общественных достоинств. Они считаются представителями той либо другой цивилизации, этноса, класса, общественной категории, религиозной конфессии, профессионального сообщества, демографической категории и т.д. Все это и порождает их социокультурные отличия, обусловленные принадлежностью к тому или иному языковому, этническому, культурному, профессиональному и другому сообществу или ряду сообществ одновременно [15, с.192].

Таким образом, все рассмотренные типы ошибок и «барьеров» считаются неблагоприятными факторами, мешающими реализации коммуникативной функции. Их преодоление — одно из средств увеличения производительности этой функции.

Выводы по первой главе

Проанализировав психолого-педагогическую литературу, мы пришли к следующим выводам:

Коммуникация – трудоемкое и многогранное действие, являющее собой важное условие и фундаментальную базу существования человеческого и природных сообществ. К главным функциям коммуникации относятся: информативная, интерактивная, перцептивная, экспрессивная.

Коммуникативный барьер - это совокупность преград на пути адекватной передачи информации между соучастниками коммуникационного процесса. Одна из основных задач коммуникации – проблема адекватного восприятия передаваемой информации и, значит, результативности коммуникации. Сообщение, передаваемое источником получателю, преодолевает бессчетные коммуникативные барьеры. В итоге оно имеет возможность быть принято не всецело, в искаженной форме либо не принято совсем. Факторами, ограничивающими эффективность коммуникации, считается среда (внешние условия) коммуникации, технические средства коммуникации и сам человек как главное действующее лицо коммуникативного акта. В целях увеличения эффективности коммуникации надлежит уделять внимание проблеме коммуникативных барьеров и совершенствованию практических умений их преодоления.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Содержание коммуникативного процесса

Коммуникации считаются важной составляющей в деятельности руководителя, потому что коммуникации – это обмен информацией между людьми. В отсутствии обмена информацией они не имеют возможности действовать сообща, формулировать задачи и решать их.

Процесс коммуникации – это контакт, взаимосвязь с целью обмена мыслями, воззрениями и информацией в устной или письменной форме с использованием знаков либо действий.

Главная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания, принимающим, информационного сообщения.

Коммуникация в организации — это обмен информацией, на базе которой руководитель получает сведения, нужные для принятия решений, и доводит это решение до исполнителей. Т.е., организационные коммуникации – это специфические процессы, при помощи которых наблюдается перемещение и обмен информацией внутри организации [8, с.92].

Обмен информацией встроен во все главные виды управленческой работы (функции управления). Поэтому коммуникации называют связующим процессом.

Виды обмена информацией:

а) между организацией и внешней средой;

б) между иерархическими уровнями управления организации (по вертикали);

в) между подразделениями одного уровня (по горизонтали);

г) между руководителем и подчиненными (составляет 2/3 общего объема);

д) неформально между сотрудниками организации (слухи, уровень точности которых может быть довольно высок) [8, с.94].

Для обмена информацией в организации применяют различные средства: деловые беседы, обсуждения, совещания, телефонные беседы, собрания, служебные записки, отчеты, справки и схожую документацию, циркулирующую внутри организации, которая нередко является реакцией на возможности или же трудности, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации обязаны: осуществляться в необходимое время (вовремя), быть достоверными (не должны разниться слово и дело), быть достаточно полными (лишние коммуникации вредны).

Результативно работающие руководители — это те люди, которые эффективны в деловом общении. Они понимают смысл коммуникационного процесса, владеют развитым мастерством устного и письменного общения, предполагают, как среда оказывает большое влияние на обмен информацией.

Эффективные коммуникации подразумевают, что содержание, вкладываемое источником сообщения, и значение, воспринимаемое получателем, фактически схожи.

В случае если коммуникации налажены не очень хорошо, значит и решения имеют все шансы оказаться неверными, люди могут ошибочно сознавать, чего от них желает руководство, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения [8, с.95].

По субъекту и средствам виды коммуникаций в организации распознают: межличностные, коммуникации с поддержкою технических средств, коммуникации с помощью информационных технологий.

По типам коммуникативное поведение бывает: письменное – устное, официальное – неофициальное, опосредованное (косвенное) – непосредственное (прямое).

Двусторонний коммуникативный процесс представляет собой метод, при помощи которого сообщение отправителя достигает получателя.

Главными составляющими процесса коммуникации считаются отправитель, сообщение, канал и получатель. Любой человек (индивид), имеющий конкретные мысли, планы, информацию и задача коммуникации, есть отправитель. Информация, которую отправитель посылает желаемому получателю, создается в следствии кодирования, есть сообщение.

Индивид, воспринимающий сообщение отправителя, есть получатель. Коммуникативный канал – это путь, по которым передается сообщение.

Коммуникативный процесс включает в себя восемь этапов.

1. «Рождение идеи». Этап 1 - рождение идеи, которую хотел бы передать получателю в его отсутствие не может быть самого сообщения.

2. «Кодирование». На втором этапе мысль кодируется (преобразуется в удобную для передачи форму) при помощи подходящих слов, диаграмм, иных знаков, применяемых для передачи информации. На этом этапе отправитель определяет и прием передачи, более адекватный порядок слов и знаков.

3. «Передача». После определения формы сообщения, осуществляется его передача. Отправитель избирает коммуникационный канал и передает сообщение, учитывая момент времени.

4. «Получение». Воплощение передачи дает возможность адресату принять сообщение. На этом этапе инициатива переходит к получателю, который обязан настроиться на восприятие сообщения. Если это устная форма, получатель обязан быть не плохим слушателем. В тех моментах, когда адресат не может принять сообщение, его содержание в веской мере утрачивается.

5. «Декодирование». Процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму называется декодированием. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение точно так, как оно было отправлено.

К примеру, если отправитель «передает квадрат, а после расшифровки получается круг, сообщение получено, но понимания достичь не удалось».

Понимание может быть реализовано только в сознании получателя. Коммуникатор может вынудить иную сторону выслушать его сообщение, однако не имеет способностей заставить понять его. Сознание приобретенного сообщения — исключительная прерогатива получателя. Коммуникация не имеет возможности считаться удачно законченной до тех пор, пока не возникнет понимание, этот процесс известен как «доведение сообщения до получателя.

6. «Принятие». После того как получатель получил и расшифровал сообщение, у него есть возможность принять его либо отторгнуть. Отправитель, естественно, желал бы, чтобы адресат принял сообщение и правильно отозвался на него, но принятие — вопрос выбора и склонности; конкретно получатель характеризует, принять ему сообщение в целом или частично.

7. «Использование». Этап 7 - использование информации получателем, который может никак не обращать внимания на сообщение; выполнить задачу согласно с указаниями; сберечь информацию на будущее или же сделать что-то еще. Данный этап считается главным и находится в зависимости, прежде всего, от адресата.

8. «Обратная связь». Это сообщение, высланное реципиентом (принимающим) назад отправителю. Она отображает то, что человек чувствует по поводу сказанного или сделанного иным. Демонстрация реакции на полученное сообщение – это обратная связь.

Характеристики обратной связи: намерение, конкретность, описательность, полезность, своевременность, готовность, ясность, достоверность, конструктивность, четкость выражения, понятность получателю.

Итак, совершенно очевидно, что коммуникативный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель этого процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений.

2.2 Управление коммуникаций в организации

Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения [15, с.392].

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

В узком понимании организация - это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).

Коммуникация - это функция управления, позволяющая при помощи правильно организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие («нервная система»).

Мотивация играет огромную роль регулятора всех функций, аналогичную интрегриющей роли психике в организме.

В широком смысле понятия «организация» применяется к биологическим, социальным и к техническому объекту. В научных работах понятие «организация» определяется как:

· внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

· совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

· объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил, и процедур.

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие: по крайней мере двух человек, которые считают себя частью этой группы; по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной группы: членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели [13, с. 77].

Виды коммуникаций в организации подразделяются по таким признакам: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме и каналам общения, по направленности общения, по пространственному расположению каналов.

По форме общения виды коммуникаций в организации различают: вербальные (слова), невербальные (жесты).

По каналам общения виды коммуникаций в организации различают: формальные и неформальные.

По организационному признаку виды коммуникаций в организации различают: вертикальные, горизонтальные и диагональные.

По направленности общения виды коммуникаций в организации различают: нисходящие и восходящие.

Коммуникации, осуществляющие работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии - это диагональные.

Коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации - это горизонтальные.

Коммуникации, направленные снизу-вверх от подчиненных к руководителю - это восходящие.

Коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным - это нисходящие вертикальные.

Сложные проблемы лучше всего решают группы, применяющие общеканальную коммуникационную сеть.

Обмен информацией, фактами, мнениями между отдельными людьми или группами людей, восприятие информации и получение в ответ реакции другого лица называется межличностными коммуникациями.

Причины, действующие на межличностные коммуникации: компетентность и совместимость, доверие и статус, обратная связь и социокультурная среда, ожидания.

Если же в процессе коммуникации участвуют руководители, стремящиеся связать между собой различные звенья для достижения поставленных целей и выполнения работы более эффективно, это организационные коммуникации, которые, в свою очередь, подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние организационные коммуникации предполагают взаимодействие с потенциальными потребителями, клиентами, конкурентами и органами государственного управления.

Внутренние коммуникации — информационное взаимодействие в рамках одной организации на различных уровнях: как вертикальном (обмен информацией между руководителем и подчиненными), так и горизонтальном (передача информации между сотрудниками одного уровня).

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Существует несколько конкретных способов совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер [16, с.178].

Регулирование информационных потоков - руководители всех уровней организации должны представить потребности в информации: собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественно и количественно свои информационные потребности, а также других потребителей информации в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера оценки результатов его работы.

Управленческие действия, т.е. руководитель, может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Он может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении руководителями еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по всей инициативе контакта с руководством или товариществом по работе.

Системы обратной связи. Они составляют часть системы контрольно-управленческой информации системы организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения проблем. Например, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции

Опрос сотрудников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации по сотням вопросов, например:

· четко ли доведены до них цели деятельности;

· с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

· получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для их работы;

· открыт ли их руководитель для предложений;

· информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений. Система сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх. Чаще всего система реализуется уполномоченными по сбору предложений или в виде ящиков для предложений. При этом следует создавать механизмы подтверждения факта рассмотрения предложения и стимулирования работников, в особенности тех, чьи предложения пошли организации на пользу. Другой вариант системы - создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи. Они сосредоточивают общую информацию в организации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, содержащие информацию для всех работников. В бюллетени могут входить статьи с предложениями по поводу управления, новых видов продукции или услуг потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные материалы дают возможность оценить данные по существу, а видеозаписи позволяют персоналу составить представления о стиле и особенностях руководителей организации. Современные информационные технологии в организации. Такие технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работнику возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и мне ее, любому количеству людей одновременно. В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, обсуждают возможные проблемы, глядя, друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов. В настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет [16, с. 186].

Таким образом, организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Предпосылки эффективного подхода к коммуникациям в организации содержатся в следующем. В первую очередь, менеджеры обязаны развивать позитивное отношение к коммуникациям; убедить себя, что это главная часть их деятельности. Во-вторых, нужно действовать над получением информации, которая будет занимательна сотрудникам. В-третьих, менеджеры обязаны сознательно планировать коммуникации. А кроме того, менеджеры призваны завоевать доверие, которое считается главнейшим условием коммуникаций всех видов.

2.3 Коммуникативные аспекты управления персоналов в дошкольной образовательной организации

Одним из основных элементов менеджмента является культура управления — умения и знания руководителя в области законодательства, управления и экономики, нормы поведения, его организаторские способности. Личностные качества руководителя, креативное мышление, коммуникативная способность, понимание специфики своего труда, своих функциональных обязанностей ведут к оптимальному построению работы, ориентированию в современных средствах информационных технологий, так необходимых сегодня для управленческого потенциала.

Каждый руководитель имеет свой стиль, причем возможно смешение стилей в зависимости от ситуации. Так, забота о производстве может сочетаться с недостаточным вниманием к людям; фамильярные отношения часто наносят ущерб делу. Деятельность менеджера по сути — это система сложных социально-психологических методов, от которых зависит общность интересов и целей, принятие оптимальных решений, морально-психологический климат в коллективе [6, с.18].

Важное условие достижения результата — мотивация персонала. У каждого человека существует потребность быть значимым для других, необходимость в самовыражении и самореализации. Заинтересованность работников, создание системы побудительных стимулов, объективная признательность за определенные достижения в работе способствуют росту мотивации человека.

При этом контроль со стороны руководителя должен быть прежде всего объективным — умение сопоставить поставленные задачи, достигнутые цели, критерии их достижения. Работник должен владеть параметрами контроля данной организации, разработанными стандартами и показателями, а также информацией о том, что у него получается хорошо, в чем причина отклонения от некоторых стандартов, что надо предпринять для устранения недочетов. Недопустимо нарушение этических и правовых норм поведения со стороны руководителя и непосредственного проверяющего, создание стрессовых и конфликтных ситуаций. Полученная контрольная информация может быть использована для дальнейшего планирования и эффективного управления организацией, организационной перестройки деятельности.

Отсюда следует, что современный руководитель прежде всего должен быть компетентным специалистом в области коммуникации, что проявляется в потребности взаимодействия с другими людьми, целостности и индивидуальности коммуникативного процесса, способности выражать стабильное доброжелательное отношение к окружающим [6, с.20].

Наиболее значительные черты, характеризующие развитую коммуникативную компетентность руководителя дошкольной образовательной организации (ДОО): психологическая наблюдательность, такт, общительность; профессионально-педагогическая направленность личности, обусловленная представлением о результативности собственной деятельности и наличием умений управлять своими психическими состояниями, педагогически действенно и эмоционально открыто выражать свое отношение к ситуации, потребностью в достижении вершин профессионализма в деятельности руководителя, высокий уровень знаний по специальности, а также широкий культурный кругозор.

От уровня развития у руководителя ДОО коммуникативных способностей во многом зависит эффективность его работы. Очевидно, что в современных условиях необходимо отказаться от авторитарного общения, которое, как известно, легче, чем демократическое, так как основано на слепом подчинении и не требует кропотливой работы. Демократическое общение труднее и сложнее, поскольку предполагает реализацию установок через приятие участниками процесса целей коммуникаций. Руководитель в данном случае выступает и как источник информации, и как человек, познающий другого человека, и как организатор коллективной деятельности и взаимоотношений.

Важно помнить, что обмен информацией во многом достигается благодаря речевой деятельности, которая имеет ряд психологических особенностей. Поэтому способность логично, последовательно и ясно излагать мысли играет большую роль в том, как происходит понимание информации, которой обмениваются члены коллектива. К тому же необходимо учитывать, что вся эта информация может значительно или незначительно трансформироваться, так как будет преломляться через предыдущий опыт передающего (коммуникатора) и воспринимающего (реципиента). В этой связи мы можем предполагать, что существует вероятность возникновения определенных разногласий в процессе работы, которые будут вызваны разными взглядами на суть проблемы. И в таких случаях при передаче искаженных информаций часто возникают конфликты.

Проведенное небольшое исследование, основанное на педагогическом наблюдении за деятельностью нескольких руководителей ДОО, показало, что:

- у руководителей, неспособных контролировать эмоции, реакции в стрессовых ситуациях, часто появляется чувство досады, огорчения, неуспеха своего руководства — они не переходят к активным действиям; эмоционально неуравновешенные руководители в стрессовых ситуациях чаще всего идут на открытый конфликт, проявляют агрессию;

- руководители с яркими, богатыми эмоциями, естественным и непринужденным поведением раскрываются в своей деятельности как чуткие и внимательные, хорошо адаптированные к жизни коллектива, а в стрессовых ситуациях уступчивые, доверчивые люди; такие руководители склонны проявлять толерантность в сложных ситуациях, они независимы в суждениях и поведении, не предубеждены в оценках;

- руководители, которые свободно контактируют, не ощущают трудностей во время столкновений с неожиданностями, хорошо выдерживают эмоциональные нагрузки, чаще всего в сложных ситуациях стремятся к самостоятельному решению проблем, склонны к повышенному чувству ответственности [6, с.22].

В ходе исследования было установлено, что при высоком авторитете руководителя резко снижается количество конфликтных ситуаций как по вертикали, так и по горизонтали. В этом, несомненно, сказывается так называемый «эффект ореола», возникающий из ощущения престижа руководителя, т.е. меры того, насколько сотрудники ДОО признают превосходство руководителя в его способностях, знаниях и умениях. В конфликтных ситуациях решающее значение имеет не сам факт разногласия, а скорее характер общения и способы разрешения возникших противоречий. По мнению английских психологов М. Вудкока и Д. Френсиса, эффективное разрешение конфликтов связано с умением руководителя убеждать людей, находить единственно верные аргументы, строго соблюдать единство слова и дела.

Искусство управленческой коммуникации связано с такими понятиями, как эмоции, чувства и переживания. Особенности руководства педагогами ДОО состоят в том, что опыт деятельности руководителя наряду с несомненными положительными сторонами может мешать восприятию и принятию новых методов и стиля, так как в период предыдущей работы могли сформироваться определенные жесткие стереотипы. [6, с.22].

Это очень важно помнить и стремиться к преодолению таких стереотипов.

В заключение можно сделать следующие выводы: коммуникация — основное условие развития организации, характеризующее состояние внутренней среды. Оптимальный психологический климат в коллективе, открытость, конструктивность повседневного общения внутри коллектива способствуют результативности управления и совместной деятельности всех ступеней.

Выводы по второй главе

Благодаря моделям коммуникаций можно выделить и охарактеризовать следующие необходимые элементы любого коммуникативного акта: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь.

Организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций. Предпосылки эффективного подхода к коммуникациям в организации содержатся в следующем. В первую очередь, менеджеры обязаны развивать позитивное отношение к коммуникациям; убедить себя, что это главная часть их деятельности. Во-вторых, нужно действовать над получением информации, которая будет занимательна сотрудникам. В-третьих, менеджеры обязаны сознательно планировать коммуникации. А кроме того, менеджеры призваны завоевать доверие, которое считается главнейшим условием коммуникаций всех видов.

Коммуникация - основное условие развития организации, характеризующее состояние внутренней среды. Оптимальный психологический климат в коллективе, открытость, конструктивность повседневного общения внутри коллектива способствуют результативности управления и совместной деятельности всех ступеней.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги исследования, сделали основные выводы по работе:

Коммуникация – трудоемкое и многогранное действие, являющее собой важное условие и фундаментальную базу существования человеческого и природных сообществ. Основные функции коммуникации; информативная – передача истинных или ложных сведений; интерактивная - организация взаимодействия между людьми; перцептивная – восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

В процессе коммуникации возникает множество препятствий, которые называются барьерами. Они обусловлены: трудностями восприятия, семантическими барьерами, невербальными барьерами, плохой обратной связью.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким – то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Для эффективного управления дошкольной образовательной организацией современный руководитель прежде всего должен быть компетентным специалистом в области коммуникации, что проявляется в потребности взаимодействия с другими людьми, целостности и индивидуальности коммуникативного процесса, способности выражать стабильное доброжелательное отношение к окружающим.

Проведенное небольшое исследование, основанное на педагогическом наблюдении за деятельностью нескольких руководителей ДОО, показало, что: при высоком авторитете руководителя резко снижается количество конфликтных ситуаций как по вертикали, так и по горизонтали. Искусство управленческой коммуникации связано с такими понятиями, как эмоции, чувства и переживания. Оптимальный психологический климат в коллективе, открытость, конструктивность повседневного общения внутри коллектива способствуют результативности управления и совместной деятельности всех ступеней.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. пособие для вузов по специальности «Упр. персоналом» / Д. А. Аширов. - М.: Проспект, 2005. - 432 с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2011. - 528 с.

3. Галькович Р.С., Набоков В.И., Основы менеджмента / Р.С. Галькович. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 189 с.

4. Годин А. М. Маркетинг: Учебник / А. М. Годин. - 2-е изд., перераб. и доп. Изд-во. Дашков и К, 2007. - 604 с.

5. Громкова М.Т. Организационное поведение / М.Т. Громкова - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 387 с.

4. Герчикова И. Н. Менеджмент. Учебник / И.Н. Громкова. - 3-е изд., - М.: ЮНИТИ, 2007. - 374 с.

5. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента. Конспект лекций / Г.Я. Гольдштейн. - Т: ТРТУ, 2012. 284 с.

6. Жгенти И.В. Коммуникативные аспекты управления персоналом в ДОО // Управление ДОУ. - №2/2016. - С. 18-22.

7. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях / В.Г. Жигалов. - М.: 2012. - 397с.

8. Коммуникации в организации: текст лекций / М. В. Каймакова. - Ульяновск: УлГТУ, 2008. - 73 с.

9. Коротков Э.М. Исследование систем управления / Э.М. Коротков. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 371 с.

10. Котлер Ф. Менеджмент. Маркетинг / Ф. Котлер. - СПб.: Питер, 2009. - 333 с.

11. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб. / Под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громовой. - СПб.: Питер, 2008. - 464с.:ил.

12. Литвинцева Н.А. Психологический автопортрет / Н.А. Литвинцева. - М.: АОЗТ «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2011.- 304 с.

13. Мескон, Альберт, Хедоури Основы менеджмента. 3-е изд., доп. и перераб. / Мескон, Альберт, Хедоури. - М., 2008. 118 с.

14. Мильнер Б.З. Теория организаций / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2008. -284 с.

15. Основы теории коммуникации: Учебник / Под ред. проф. М.А. Василика. – М.: Гардарики, 2006. – 615 с.: ил.

16. Организационная психология / Сост. И общ. Ред. Л.В. Винокурова, И.И. Скрипюка. - СПб.: Питер, 2005. - 212 с.

17. Щуркова Н.Е. Руководство современной организацией / Н.Е. Щуркова. - М., 2010. – 137с.