Особенности коммуникаций в организации (Межуровневые коммуникации в организациях)

Содержание:

Введение

Всем известно, что роль информации и коммуникации в любых областях человеческой деятельности на нынешнем этапе неуклонно растет, что сопряжено с социально-экономическими изменениями, появлением передовых свершений в сфере техники и технологии и итогами научных изысканий.

По всеобщему мнению, коммуникации представляют большое значение для эффективной деятельности компаний и являются одной из сложнейших задач менеджмента. По своей сути, это своего рода «кровеносная система» совокупного организма фирмы. Производительно действующими руководителями признаются те, кто эффективен в вопросах коммуникаций. Менеджеры обязаны в безукоризненно обладать искусством коммуникации, поскольку метафорически, они проделывают работу «чужими руками». Коммуникации являются важной составляющей в деятельности начальника, так как коммуникации - это замена новостей между человечными индивидуумами. Не лишь слово, числовая единица и другая информационная новость, которая возможно с представлением, показана в письменной форме либо графически, занимает основополагающее пространство и считается важным в коммуникационном процессе, да и другие составляющие (жесты, мимика, паузы) имеют все шансы быть предопределяющими с принципами движимых окончательно уверенных заявлений оценки эффективности управления. Коммуникации – важный элемент обеспечения действенности управления. Руководитель расходует от 50 до 90% своего времени как раз на коммуникации. Без обмена данными они не смогут вместе работать, определять задачи и выполнять их. В связи с этим квалифицированный менеджер должен разбираться в том, каким образом среда оказывает влияние на обмен информацией, и уметь правильно при помощи устного и письменного сообщения довести информацию.

Роль коммуникаций неоспорима как на малых фирмах, так и в крупных компаниях и корпорациях. От действенности коммуникационных связей и реакций зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующей единицы на рынке, но также и людей, функционирующих в этом предприятии, а на глобальном уровне и благосостояние всего государства в целом. Коммуникации производят громадное воздействие на действенность управления компанией и на ее работу в целом. Безусловно, что, если люди не в состоянии обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, обозначать цели и добиваться их.

Действенная коммуникация очень важна для преуспевания организации. Во-первых, решение большинства административных вопросов основано на прямом взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненных друг с другом) в рамках всевозможных ситуаций.

Во-вторых, межличностная коммуникация, очень может быть, считается наилучшим способом обсуждения и ответов на проблемы, которые отличаются неопределенностью и двусмысленностью.

Цель данной работы – проанализировать суть процесса коммуникаций, проблемы их эффективности, возможности улучшения коммуникационных структур. Предмет исследования – управление организацией. Объект исследования – коммуникации в организации. Задачи:

1. Рассмотреть понятия «Организация» и «Коммуникация.

2. Проанализировать внешнюю и внутреннюю коммуникацию в организации.

3. Ознакомиться с межличностной и деловой коммуникацией в организации.

1. Коммуникационный процесс

1.2 Сущность процесса коммуникации

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, представляющей предмет обмена, т.е. сообщений. Но при этом сам факт обмена информацией не может гарантировать эффективности общения принимавших в них участие людей. Все люди, конечно, сами сталкивались со вариантами малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Для того, чтобы лучше воспринимать процесс обмена информацией и обстоятельства его эффективности, нужно иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи либо собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, адресат, которому направлена информация и которое интерпретирует ее.

Во время обмена новостью отправитель и получатель проходят разные этапы. Их для разрешения задача с препятствием – развить известие и использовать канал для его передачи так, для того чтобы обе направления взяли в прок и поделили исходную идею. Это тяжело, так как хоть какой практически временной промежуток является одновременно точкой, в какой логический подтекст возможно искажен или до конца утрачен. Этапы течения коммуникаций Порождение идеи. Обмен новостью наступает с формулирования идеи или подбора коммуникационным данным. Отправитель решает, какую нужную идею или известие нужно сделать предметом обмена. Увы, большая масса на тестовое испытание замеров с попыткой обмена новостью обрываются на этом исходном рубеже, потому что отправитель не расходует достаточного отрезка времени, временной продолжительности на обмозгование идеи. Кит Дэвис подчеркивает значимость этого шага: «Неудачное известие не будет лучше на глянцевой бумаге либо от повышения с увеличением мощности громкоговорителя. Лозунг этапа – «не начинайте с беседами выговаривать, не начав думать». Чтобы проводить обмен эффективно, он должен принять в расчет различные факторы. Например, управляющий, который хочет обменяться данными об оценке результатов работы, обязан четко вникать в то, что идея заключается в том, чтобы объяснить подчиненным определенную идею о их сильных и слабых сторонах и о том, как можно усовершенствовать итоги такой их работы [4, с.12].

Идея не может заканчиваться неясными общими похвалами или критике поведения подчиненных. Управляющие, небрежно перебрасывающиеся информацией, могут функционировать неудачно, потому что по отношению к ним именно подобным образом действует высшее руководство. Однако вы пребываете в другом положении, нежели ваше начальство.

Кодирование и выбор канала. Процесс трансформирования идеи в воззвание, которое подлежит передаче и кодирование в коммуникационном процессе должно обязательно начинаться с выбора конструктивных порядков кодовых символов . Умение в разговоре проговорить, писать, жестикулировать, позировать играет огромную роль в возможности отправителя кодировать передаваемую идею. Система шифровки обязана быть популярна получателю. В качестве конструктивные порядки кодовых знаков могут выступать:

• речевые системы, основой которых служит устная речь;

• системы письма;

• знаки телодвижений;

• язык жестов;

• видеосистемы;

• звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д. [7, с.85].

Вследствие кодирования появляется обращение. Смысл обращения являет собой относящиеся к отправителю идею. В данном случае отправитель надеется, что обращение воспримется соответственно заложенному в него смыслу. Передача. На третьем этапе отправитель употребляет канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) адресату. Речь идет о физической передаче сообщения, которую некоторые люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы это наблюдали, передача становится лишь одной из главнейших стадий, через которые следует пройти для того, чтобы сообщить идею другому лицу [3, с.11]. Декодирование. Для того, чтобы процесс коммуникации был окончен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован так, чтобы быть доступным для получателя. Любой принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем скрупулезнее дешифрируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

Коммуникационная сеть подключает массы обращений, либо сигналов, между 2-мя либо больше индивидуумами. Она соединяет прочно установленным видением образа участвующих участников коммуникационного хода процесса формирования дела с поддержкою справочных уведомительных течений. Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от управляющего к подчиненному. Горизонтальные связи проводятся меж равными по уровням работниками либо частями организации. Диагональные связи – это связи с другими руководителями и подконтрольными людьми. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации. Возможности формирования процесса коммуникационной сети ограничивают, обычно, габариты подчиненных отделений в организации. Увеличение величины габарита группы приводит к возрастанию числа абсолютно прогнозируемых коммуникационных взаимоотношений. Поэтому от такого, как выстроена коммуникационная сеть, зависит её действительное влияние как на уменьшение с сокращением, так и на с с увеличением повышением повышение разрыва меж посланным и полученным значениями, поэтому, активную энергичность штата кадров может различаться большей или наименьшей эффективностью. Особенно принципиально познание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе.

Среди имеющихся коммуникационных сетей для групп различной численности имеется возможность выделить четыре основных типа сетей: колесо, цепь, круг, сложный круг (или внеканальная). Сосредоточенность информационных контактов сопряжена со степенью свободы субъектов – участников коммуникации. Как это и следует ожидать, свобода субъектов намного выше в конфигурациях без центра. Формальная, централизованная иерархия властью владеющие, при которой подчиненные контактируют в общении вместе лишь через собственного управляющего, показана с представлением в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает расположенное центрально пространство в корпоративной команде и большая масса участников той самой группы при определении собственной положения взгляда сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциональными особенностями лица, находящегося в центральной части «колеса», его способностями оказывать эффективное общественное воздействие на иных участников группы. Оно еще связано с обязанностью отвечать за передачу инфы и принятие конечных окончательно принятых заявлений. Если члены группы объединены между своими членами, как звенья одной цепи, в какой хоть какой-то из них практически одобряет поддерживая контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отображает поочередно сеть горизонтальных связей. В сетях типа «круг» члены группы имеют все шансы коммутировать лишь тех, кто расположен рядом с ними. Примером вполне децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые употребляются, в главном, тогда уже, когда необходимо содействие отношению всех участников в решении непростых задач. Такой подход именуют ещё раскрытыми коммуникациями [9, с.15].

Характер взаимной зависимости трудовых нагрузок и истинных людских особей в группе либо организации станет предопределять тип больше действенной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает употребление централизованных сетей. Сложная взаимозависимость выдвигает требования «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако затейливо мудреная сеть может и не решить простую для разрешения головоломку. Коммуникации имеют большую величину подтекста логичного для успеха формирований, на коммуникации управляющие начальники растрачивают от 50 до 90% длительности отрезка времени, но, расспросы по выбору показали на показ, что примерно возле 70% руководителей считают коммуникации основным и главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями [4, с.8].

По предоставленным итогам зарубежных исследований эффективность горизонтальных коммуникаций доходит 90%, вертикальных – 20–25% (такое количество исходящей от руководителей информации достигает до работников и адекватно понимается ими). Иными словами, исполнители могут выполнять свои функции, имея в своем распоряжении лишь пятую часть назначенной им информации. Малую эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций свидетельствуют данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), уходя из кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха – около 40%. Коммуникации снизу-вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются весь потенциал в организации коммуникаций [3, с.11].

Руководителю приходится осмысливать гигантский величины размера инфы, между которой есть коммуникационные данные, не влияющая на ход формирования процесса дела управления. Обмен новостью, которая оказывает воздействие на ход формирования процесса дела управления, носит наименование действенных коммуникаций. Эффективный среднего звена руководитель – это тот, кто из соединенного совместного течения коммуникаций умеет быстро получить эффективные, т.е. полезные для процесса управления. Российские мелкие исходные руководители выделяют 10 заповедей успешной коммуникации.

1. Перед коммуникацией следует четко определять идеи, внедряемые в послание.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации.

3. Проанализировать всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультироваться с другими людьми при планировании коммуникации.

5. Обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.

6. Воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение что-либо полезное и ценное для его получателя.

7. Всегда держать в поле зрения то, как действует коммуникация.

8. Устанавливать коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

9. Добиваться, чтобы дела установки не противоречили словам.

10. Учиться умению слушать другого [6, с.11].

1.2 Современные технологии осуществления коммуникационных процессов

Информационная технология – это совокупность методов и средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с помощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых. Базовые информационные технологии: – текстовые процессоры, гипертексты – табличные процессоры – графические процессоры – системы управления базами данных – экспертные системы – мультимедиа – web – технология Интегрированная информационная система – открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и процессы.

Наиболее мощными в настоящее время являются ERP – системы, предназначенные для планирования потребностей в производственных ресурсах (материальных, трудовых, финансовых, энергетических и т.д.). Отличительная черта этих конструктивных порядков – возможность планирования денежных издержек на проектные разработки обновления оснащения и инвестиций в производственное изготовление, предоставление обладателям высших мест управления коммуникационных данных, неизбежно подходящей для формирования твердо уверенных заявлений [7, с.125]. В практике управления обширное с передачей распределение приобрели следом идущие программные конструктивные порядки, интегрируемые в пределах рамок справочно- уведомительных конструктивных порядков в одно единое: CRM модульный отсек, специализирован для выполнения обязанностей маркетинга и реализована. Он анализирует новостной материал о продвижении продуктовых изделий и служб организации на рынок и о положении потребности на продукцию, получит согласие с клиентами временные отрезки и состояния снабжения продукции, выслеживает процесс хода гарантийного обслуживания продукции в процессе её использовании. SCM – управление цепочками снабжений, выслеживает новостной материал о положении отгрузки сырья, вещественных истин и совсем готовой продукции. SRM – специализированный модуль для реализации функции снабжения, осуществляет поиск поставщика, получит согласие временные отрезки и состояния закупки сырья, материалов.

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании). 2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки). Значительное влияние на производственную и экономическую деятельность организации оказывают внешние факторы. Основные из них связаны с воздействием рынка. Так, спрос, необходимые состояния потенциальных пользователей к производимым изделиям, вероятно дозволительной вероятности конкурирующих предприятий в выпуске сходной аналогичной продукции, состояния поставщиков сырья, вещественных истин, составляющих комплекцию изделий, вероятно дозволительной вероятности и необходимые состояния вкладчиков инвестиций определяют экономическое состояние компании. Внешняя общественная среда заключает в себе экономические условия, социальную конструкцию общества, систему образование дающего воспитания и подготовки сотрудников, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности [9, с.25].

Внешние факторы в области экологии – законодательные и нормативные экологические требования. Соответствующее влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального воздействия в части законодательных условий их деятельности. В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и к техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется как:

• внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

• объединение людей, совместно реализующих программу цели действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организаций: структурный, процессуальный и социально-психологический. Поэтому в деятельности организации, в особенности сложной, повышающая важность в наше время получает полный экспертный анализ всех наборов ингредиентов и динамики наружной среды и реализация на той самой базе хода процесса формирования дела стратегического планирования, на свет рождённого для соблюдения порядка обстоятельств, наружных по отношению к предоставленной организации, с первостепенной функцией определения масштабов, действующих на данный момент вероятно допустимых шансов и угроз. Коммуникация как организационный ход формирования хода процесса формирования дела является по главному главным в основном ходом формирования хода процесса формирования дела дел при решении той самой задачи [4, с.23]. С имеющимися и вероятными потребителями организации сообщаются с поддержкою рекламы и иных программных разработок продвижения продуктов на рынок.

В сфере причастностей к близким связям с совместным объединением, во-первых, внимание уделяется с созданием сотворению определенного вида, «имиджа» организации на местном, общенациональном либо интернациональном уровне. Для координации задач и событий между обилием дочерних отделений организации требуется замен новостью между ними. Поэтому инсталлируются ручьи инфы между подразделениями по горизонтали. Так координируется проявление инициативы рабочих групп по выдерживанию порядка за издержками, рассредоточению возможных резервов, по новизне свежим известным способам производства, сбыту продукции [7, с.211].

Руководители разных дочерних отделений информируют друг и друг дружку о по ходу внедрения новейшей техники. Кроме координации событий горизонтальные коммуникации содействуют установлению равноправных взаимоотношений меж подразделениями, что позитивно отражается на работе всей организации. Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

• кадровая структура — взаимодействие менеджеров и рабочих, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками;

• организационная структура — коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

• производственная структура — изготовление продукции, снабжение и ведение складского хозяйства;

• маркетинговая структура внутренней среды — стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынках, выбор рынков сбыта и систем распределения;

• финансовая структура включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия.

Внутренняя среда пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала. Организациям приходится подчиняться муниципальному регулированию и наполнять в той самой связи обширные письменные доклады. В собственных каждогодних отчетах каждая брендовая организация передает в известии коммуникационные данные по финансам и маркетинговому ходу, а еще приводит известия о личном размещении, возможных реальностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из способов реагирования организации на деяния и причины наружного окружения. Обсуждения, собрания, телефонные дискуссии и переговорные беседы, служебные записки, видеоленты, доклады и т.п., циркулирующие внутри организации, часто становятся воздействием возможной вероятности либо проблемы, создаваемые внешним окружением.

 

2. Внутрифирменные коммуникации

2.1 Межуровневые коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Следовательно, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, подходящих процедурах и т.п. Кроме обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Возможно, наиболее бесспорным компонентом коммуникаций в учреждении считаются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показывают, что 2/3 этой деятельности осуществляется между управляющими и управляемыми [4, с.23].

Отдельные из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально имеющейся проблеме; оповещением подчиненного о предстоящем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях. Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя считаются важным компонентом для достижения действенности управления [3, с. 32].

Участие в обмене данными с каждым членом рабочей группы дает возможность выработать более корректные отношения группы с руководителем, а руководителю – намного активнее привлекать подчиненных к делам организации. Вдобавок, в обмене информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между начальником и его работниками. Коммуникации с рабочей группой в основном дают возможность руководителям повысить результативность действий группы. Так как в обмене принимают участие всё члены группы, каждый практически имеет возможность подумать о новизне свежих задач и принципах преимущества отдела, про то, как в процессе руководилось бы делать работу вкупе, о грядущих конфигурациях и вероятных их последствиях для того, чтобы достигнуть желанного результата, о не так давно прошедших проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Организации состоят из формальных и неформальных групп. Канал неформальных коммуникаций можно охарактеризовать как канал по распространению слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом ином месте, где люди сосредоточиваются группами». Потому как по каналам слухов и разговоров коммуникационные данные передается гораздо проворнее, чем по каналам фиктивного сообщения, управляющие начальники используют 1-ми для спланированной на перед протечки и распределения с передачей достоверно установленной инфы либо материалов и известий типа «только меж нами». Информация, транслируемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще как оказалось точной, но не искаженной. В полном согласии с исследованиями Дэвиса, 80–99% слухов точны в связи с достоверной информацией о самой компании. Он полагает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоциональной информации. Дополнительно к этому, безотносительно от точности, «все говорит в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным» [6, с.43].

Типичная информация, которая передается по каналам распространения слухов:

• ожидаемое сокращение производственных рабочих;

• новые меры по предписаниям за опоздания;

• перемены в устройстве организации; • будущие передвижения и повышения;

• детальное изложение спора 2-х руководителей на последнем совещании;

• кто кому назначает свидания в конце работы [4, с.13].

Устный разговор, как и раньше остается самой часто встречаемой методикой коммуникации. Чтобы вас поняли, маловато иметь неплохую дикцию. Вы обязаны ясно обдумывать, что намереваетесь заявить. Кроме такого, вы обязаны избрать такие словосочетания и фразы, для того чтобы ваша мысленная задумка была точно понята. Если человеку предстоит выступить перед большой публикой, он выражает для себя тезисы либо как-то по-другому готовится к докладу. Но в обычной жизни устная коммуникация выдвигает требования спонтанности, и это может вызвать у гражданина тревогу, нерешительность и возможно испуг. Работу над устным разговором можно начать вширь, с увеличением словарного вероятного запаса. Если вы ясно представляете себе, что непосредственно хотите сказать, и ваш словарный запас довольно велик, то вы наверняка сумеете точно выразить свою мысленную задумку и предотвратите вероятные недоразумения [7, с.300].

Очень важной по значимости возможностью, увязанной с устным разговором, является умение сдерживать интерес слушателей. Если, проводя выступление с отчётом, вы будете глядеть кому-либо из слушателей прямиком в глаза, то его ответный интерес для вас будет гарантирован. И напротив, в если вы будете излагать свои интеллектуальные соображения однообразным голосом, уткнувшись в заблаговременно приготовленную бумажку, то крайне скоро обнаружите, что публика не прослушивает вас. Визуальный контакт с публикой полезен к тому же потому, что позволяет докладчику оценить реакцию слушателей.

Самым главным по главному в межличностных коммуникациях считается передача коммуникационных данных от 1-го лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное по значимости подтекста логичного величина имеет оборотная связь, так как она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний [9, с.37].

Исследователи акцентируют внимание на следующих основных характеристиках действенной обратной связи:

• намерение. Действенная обратная связь не может производиться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека;

• конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать;

• описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности;

• полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить;

• своевременность. Чем быстрее воплощается оборотная связь, тем лучше, потому что сотрудник имеет возможность вернее вникнуть, что от него требуется;

• готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы работники были готовы ее поддерживать;

• ясность. Реципиент должен ясно понимать руководство. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым;

• достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной она должна быть надежной и достоверной.

Ситуация или проблема только усложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо. Правило искажения – продвигаясь по инстанциям снизу-вверх, информация искажается. Значение обратной связи. Как уже говорилось, очень желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Разумеется, обратная связь дает возможность начальнику определить, насколько эффективны его коммуникации и «уточнить передаваемый блок информации» в будущих коммуникациях. Семантика исследует метод применения слов и их смыслов, передаваемые словами. Так как слова (символы) имеют самые разные значения для многих людей, то, что некто собирается сообщить, некорректно будет истолковано и воспринято также, как и получателем информации. Смысловые вариации часто делаются причиной неправильного уяснения, так как во многих ситуациях вовсе не бесспорно точное значение, которое приписывается символу отправителем. Руководитель, говорящий подчиненному, что отчет представляется «адекватным», может иметь в виду, что он полон и отвечает цели. При этом подчиненный может дешифрировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения. Символ не имеет неподражаемого неустранимого значения. Значение символа обнаруживается через опыт и модифицируется в связи контекстом, ситуацией, в которой применен символ. Так как у каждого индивида свой опыт и любой акт обмена информацией в некоторой мере является совершенно новой ситуацией, никто не может быть полностью уверен в том, что другое лицо придаст такое же значение символу, которое мы ему придали. Семантические преграды могут вызывать коммуникативные вопросы для компаний, работающих в интернациональной среде. Скажем, фирма «Дженерал Моторс», выбросив на латиноамериканский рынок модель «Чери Нова», не добилась предполагаемого уровня сбыта. Сделав исследование, компания к своему ужасу выяснила, что слово «нова» по-испански означает «она не едет»! Люди часто не могут найти слов, чтобы выразить свои чувства, или предпочитают не говорить о них. Любая коммуникация, осуществляемая без слов, считается невербальной коммуникацией. Сочиняете ли вы симфонию, зеваете, надеваете нелепую шляпу, смотрите кому-то в глаза или просто молчите – все это невербальные сообщения. Чувства, так же как информация, могут быть переданы при помощи одного или нескольких невербальных способов [3, с.18].

Психологи нашли, что известие, посланное на языке тела, действует на собеседника по дискуссии мощнее, чем вербальное. Например, в курьезном инциденте если граждан через слезы станет убеждать группу товарищей: «У меня всё отлично!», то они быстрее поверят его слезам, чем сочетаниям слов и фразам. 55% известий принимается через выражение лица, позы и жесты, 38% – через интонации и модуляции голоса и лишь 7% остается сочетаниям слов и фразам. Столь же информативна возможно одежда, она передает информацию находящимся вокруг о настроении, темпераментных впечатлениях и осмысленных действиях гражданина. Если же вам захочется выказать особенное отношение к столпившимся собравшись на официально публичном приеме людям, вы можете заслуженно прийти туда в теннисных шортах. вы практически формулируете личное отношение к человеку не столько своим нарядом и манерами, но и тем, какую дистанцию вы соблюдаете при общении с ним.

Различаются 4 зоны межличностного общения. Зона интимного общения (от полметра до непосредственно прямого телесного контакта). На таком отрезке длины, как правило, с общением контактируют влюблённо близкие, близкие давшие жизнь детям, слишком близкие товарищи по дружбе. Зона личного общения (от 0,5 м до 1,5 м). Границы той самой зоны различны дляразличных ситуации. Как правило, на таковой дальности пути с общением контактируют отлично не понаслышке знакомые компаньон и товарищ. Зона незначительно-показательного общения (от 1,5 м до 3 м). На такой дальности пути как правило ведутся деловые, а еще случайные и малозначимые беседы. Зона публично общественного общения (более 3 м). Если вы сидите в слишком большом зале и слушаете выступление оратора, то можно сказать, что вы попали в ситуацию публично общественного общения. Пространство, отделяющее вас от выступающего, и является зоной публично общественного общения. Главное значение в общении получает «обратная связь» – т.е. информация, содержащая некую реакцию на поведение партнеров по общению. Цель обратной связи заключается в оказании помощи другим гражданам в осмыслении того, как мы понимаем их поступки, как они влияют на наше поведение. Имеются некие правила, которые могут поднять эффективность обратной связи в ходе общения. Эти правила нужно знать любому руководителю, который в процессе своей работы всегда сталкивается с людьми – подчиненными, коллегами, вышестоящими начальниками [6, с.24].

• В замечаниях, которые вы выкладываете, следует затрагивать не личность, а качества поведения вашего партнера.

• Нужно больше говорить о наблюдениях, а не о заключениях. Наблюдения – это то, что вы видели и слышали, а заключения – это ваша интерпретация, ваши оценки, суждения. Не нужно создавать впечатления, что ваши выводы являются отражением объективной реальности.

• Не стоит высказываться в форме оценок, они не помогают лучшему пониманию в процессе общения.

• В ситуациях, которые имели место, старайтесь сосредоточить внимание на поступках недавнего времени, а не далекого прошлого.

• Следует давать как можно меньше советов. Лучше высказывать свои наблюдения, как бы делясь информацией и мыслями с партнерами.

• Бессмысленно критиковать особенности поведения или личности партнера по общению, на которые нет возможности повлиять.

• Для передачи нужной информации партнеру следует выбрать подобающую ситуацию и адекватную форму ее передачи.

2.2 Совершенствование коммуникаций в организациях

Способы и направления совершенствования: – регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков); Руководители всех степеней должны передавать притязания в информации собственные, своих руководителей, коллег и подчиненных. Руководитель обязан учиться производить оценку, качественную и количественную стороны своих информационных притязаний, а также иных потребителей информации в организации. Он должен пытаться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как будет указано ниже, информационные потребности в большой мере зависит от целей руководителя, выносимых им решений и характера признаков, оценка итогов его работы, а также его отдела и подчиненных. – создание систем сбора предложений с целью снабжения более легкого перехода и прохождения информации от нижнего уровня вверх и с целью устранения фильтрации [7, с.23].

Достижение актуальных на сегодня справочных уведомительных технических решений — управленческие уведомительные справочные системные конструкции; их с вопросами неоднозначная обстановка — оптимальная реорганизация ходов формирования процесса дел генерации, обработки и передачи коммуникационным данным. Данные системы заключают в себе умные вычислительные механические агрегаты, их программное обеспечение, обрабатываемые уведомительные справочные сведения, основной персонал и пользователей [4, с.20].

Почти все организации употребляют новейшие уведомительные справочные технические средства для улучшения хода формирования процесса дела внутренних коммуникаций. Примером служит подтвержденная фактически деятельность внедрения внутриорганизационных видеоконференций, возникновение страничек в Интернете по доступности применимых всем работникам, образование адресной сети электрической почты.

Современный конструктивный порядок индивидуальных телекоммуникационных услуг пользует цифровую компьютерную электронику, как метода передачи информационно справочных сведений, графических изображений и видеоматериалов. Прогрессивные телекоммуникационные технологии легкодоступны многим нынешним учреждениям: определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений и т.п. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Вес сотрудники приобретают при этом право активизировать идеи, относящиеся к совершенствованию любого аспекта работы аппарата. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх. Часто такой конструктивный порядок реализуется в варианте ящиков для заявлений с предложениями, куда работники предприятия имеют все шансы анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не совсем эффективен, так как нередко не обнаруживается средство доказательства факта на рассмотрении обсуждения заявлений, как и склонение к побуждению работников, чьи советы пошли организации на выгоду [3, с. 41].

Программы, обеспечивающие такое склонение к побуждению и располагающие механическим приспособлением, объясняющим, вследствие чего та либо прочая внезапно пришедшая на ум мысль вводится во внедрение, позволяют работникам понять причины п Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, посредством которой можно и получать ответы на вопросы, например, о продвижении в должности, производить анонимные звонки. Иногда на линии работают менеджера, тут же откликающиеся на предопределяемые вопросы. Ответы следуют либо прямо сотрудникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене [9, с.63].

Другой способ системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. – совершенствование административных действий (сопровождение собраний, совещаний); Координирование информационного потока – только один пример из разнообразия действий руководителя по совершенствованию обмена информацией.

Есть и другие. Например, руководитель вправе практиковать кратковременные встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения будущих перемен, новых приоритетов, предоставление рабочего места и т.п. Руководитель может своему желанию выбрать вариант систематических встреч с привлечением всех подчиненных для рассмотрения тех же проблем. Большинство учреждений предлагают проведение работниками руководящего звена подобных еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать аналогичные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или сотрудниками. Все эти примеры по сути отображают роли контролера, распределителя и источника в информационном процессе по Минцбергу.

Планирование, воплощение с реализацией и контролем, формируют вспомогательные возможности управленческого воздействия в направлении улучшения справочно-уведомительного обмена. Обсуждение и прояснение по новизне свежих планируемых идей, альтернативных вариантов разъяснений стратегии, целевых мишеней и предназначений, крайне важных для наиболее действенного воплощения с реализацией запланированного, контроль хода трудовых эксплуатаций по плану-графику, доклады по результатам такого соблюдения порядка – вот вспомогательные действия, подвластные руководителю. А также усовершенствование потоков обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые и организации. Подобных системы представляют собой сектор системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из способов выражения системы обратной связи – перевод людей из одной части организации в другую с целью обсуждения соответствующих вопросов. К примеру, фирма «Форд» посылает работников своей основной штаб-квартиры на заводы, распределенные по стране, для обсуждения проблем, по качеству продукции.

Таким образом мэр города сам посещает районы, чтобы убедиться в нормальной реализации самых разных государственных программ, или с той же целью отправляет от своего имени работников муниципалитета. Исследовав нужность обратной связи в организации, один на участников по обмену информацией пишет: «Четко действующий руководитель осиливает разрыв между собою и своими сотрудниками при помощи организации продуманной системы коммуникаций, гарантирующей прохождение сообщений вниз и восприятие их там. Опрос работников – еще один способ системы обратной связи. Подобные опросы возможно проводить для извлечения информации от руководителей и рабочих практически по сотням вопросов: 1) четко ли усвоены ими цели их деятельности; 2) с возможными или фактическими задачами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и актуальную информацию, нужную для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о будущих переменах, которые могут отразиться на их работе. А также применение передовых информационных технологий (сети, e-mail, Интернет).

Передовые достижения в области информационной технологии могут помочь совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал большое влияние на новостной материал, который управляющие начальники, запасной разряд состава работников и рабочие рассылают и получают [6, с.32]. Электронная почта дает сотрудникам возможность ориентировать письменные сообщения всякому человеку в организации. Это должно обязательно уменьшить обычно неиссякаемый поток сделанных по телефону дискуссий. Кроме этого, электрическая почта – действенное средство связи между человеческими индивидуумами, находящимися в разных конторах, разных городских районах и возможно даже в разных штатах и странах. Последние новейшие установки системах телефонной связи разрешают одному человеку адресовать определенное количество известий различным людям, а вслед за тем позвонить и получить ответы на начальные сообщения. В по ходу видеоконференций люди, присутствуя в самых различных местах, даже в различных странах, обсуждают различные вопросы, глядя друг другу в лицо. – выпуск информационных сборников; Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядов до сотрудников.

Заключение

Итак, из данной работы можно сделать следующие выводы:

1. Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

2. Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента – получению прибыли.

3. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют также слухи – как неформальная информационная система.

4. Этапы процесса – разработка идеи, кодирование и выбор канала, посылка и расшифровка.

5. Обратная связь, т.е. реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

6. Различия в восприятии являются распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному. 7. Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия – семантики и восприятия, – представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

8. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав режима обратной связи, регулирую информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

9. Информационные технологии имеют как положительные, так и отрицательные стороны. Ввиду этого в ближайшие десятилетия работа менеджера может, как упроститься, так и усложниться.

10. Для того чтобы стать примерным «лицом» фирмы необходимо совершенствовать свое поведение в коммуникационных процессах и умение анализировать информацию, использовать наиболее приемлемые методы общения. Знать все сильные и слабые стороны каждого приема используемого в коммуникационных процессах.

Список литературы

1. Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Управленческая психология: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2011 г. (Профессиональное образование).

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2009. – 528 с.: ил.

3. Основы Менеджмента. Автор: Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Москва Издательство «Дело», 2006 г.

4. Брэддик У. Менеджмент учреждения. – М.: Инфра – М, 2007. – 336 с.

5. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента». Новое знание – Минск 2007 г. – 336 с. 6. Информационные системы в экономике. Учебное пособие. / Под ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова – М.: Вузовский учебник, 2008.

6. Лукичева Л.И. Управление организацией. - М.: Омега-Л, 2014. - 354 с.

7. Гапоненко А.Л. Стратегическое управление. - М.: Омега-Л, 2003. -388 с.

8. Магура М. Оценка работы персонала, подготовка и проведение аттестации //Управление персоналом. - 2012.- № 9.

9. Иванцевич Д. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 1993.

10. Анискин Ю.П. Планирование и контроллинг.- М.: Омега-Л, 2009..

11. Стеттнер М. Карьера начинающего менеджера. - М.: Вира-Р, 2008.

12. Бойко В.В. Энергия эмоций в общении: взгляд на себя и на других. - М.: Наука, 1996. - 154 с.

13. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации: Учебник для вузов. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 272 с.

14. Горянина В.А. Психология общения: Учебное пособие. - М.: Академия, 2004. - 416 с.

15. Доценко Е.Л. Семантика межличностного общения: Автореф. дис. ... докт. психол. наук. - М., 2000.

16. Куницына В.Н. Межличностное общение: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2001. - 544 с.

17. Мокшанцев Р.И. Психотехнология переговоров: Учебное пособие. - М., Новосибирск: Инфра-М, 2002. - 352 с.

18. Морозов А.В. Психология влияния. - СПб.: Питер, 2001. - 512 с.

19. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: Учебное пособие. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. - 461 с.

20. Хартли М. Язык жестов в деловом общении. - М.: Эксмо, 2003. 224 с.