ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В Российской Федерации бухгалтерский учет представляет собой важнейшую и обязательную часть формирования экономики, так как вся производственная, хозяйственная и финансовая деятельность отражается в результатах бухгалтерского учета. И от того как грамотно и организованно составлены бухгалтерские записи зависит будущее организации и ее достижения. Также бухгалтерский учет , как и любая наука имеет свои методы. Под методом бухгалтерского учета следует понимать общность способов, благодаря которому изучается предмет бухгалтерского учета. Как правило, метод бухгалтерского учета рассматривается как совокупность элементов. Одним из основных элементов метода бухгалтерского учета является документирование и инвентаризация.

Данная тема достаточно актуальна на сегодняшний день, так как документирование и инвентаризация являются одним из самых результативных методов контроля за сохранностью имущества, тем самым помогает организации соблюдать порядок и правильность отражения операций в бухгалтерском учете, а также вовремя обнаружить и исправить ошибки и недочеты, полученные в результате ее проведения.

Объектом исследования работы является документирование и инвентаризация.

Предмет исследования – классификация видов документов, документооборот и порядок проведения инвентаризации.

Целью курсовой работы является подробное изучение понятий документирование и инвентаризация.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи:

• Дать общее определение понятиям документирование и инвентаризация;
• Рассмотреть классификацию видов документов, документооборот и контроль за документооборотом;
• Определить роль и значение документирования в бухгалтерском учете;
• Охарактеризовать порядок проведения ;
• Определить роль и значение инвентаризации в бухгалтерском учете;

Для решения поставленных задач было использовано комплекс

материалов и источников, которые легли в основу работы. К ним относится законы и кодексы со всеми положениями по бухгалтерскому учету: тексты с самыми последними изменениями и дополнениями на 2016 год. Также полезным источником послужила книга Самоучитель по бухгалтерскому учету 2015 года.

Одним из основных источников работы послужили статьи в журнале научных исследований Авдеева В. В. (Порядок проведения инвентаризации // Всё для бухгалтера. ). Также немаловажную роль сыграли статьи Акатьева М. Д. (Метод бухгалтерского учета: авторский взгляд // Международный бухгалтерский учет. ); Воронина Н. В. (Порядок хранения и уничтожения документов // Бухгалтер и закон.); Жминько Н. С., Васильев В. П., Тритяк Ю.А. (Организация и ведение документооборота, его основные этапы // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. ); Федяинова В. И., Сысо Т. Н. (Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур // Вестник Омского университета.).

В первой главе рассмотрено общее понятие документирования и инвентаризации.

Во второй и третьей – документирование и инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета.

1. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1.1. Документы и их формы в бухгалтерском учете

Итак, как известно, документ является деловой бумагой. С точки зрения бухгалтерии документ – представляет собой лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации. [5]

Документирование является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой процесс составления и оформления документов на различных носителях. Кроме того, документ является письменным распоряжением на совершение хозяйственной операции или письменным свидетельством факта ее совершения.

Итак, документация организации обычно делится на входящие (входные), исходящие (выходные) и внутренние (служебные) документы.

Документирование хозяйственной деятельности организации считается основанием бухгалтерского учета: ни один факт хозяйственной жизни не может быть признан истинным, если он не зафиксирован в документе.

Документ обеспечивает сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование информации, возвращение ее во времени.

Таким образом, именно документирование является элементом метода бухгалтерского учета. [2]

Формы документов. Если образцы форм документов утверждаются правительственными органами, то такие формы документов называются типовыми или унифицированными. Организации могут изменять унифицированные формы, усложняя их, или составлять собственные формы.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные сведения – реквизиты:

 • наименование документа;

 • дату составления;

 • наименование предприятия, составившего документ;

 • содержание хозяйственного события;

 • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• фамилии и должности ответственных лиц;

 • личные подписи указанных лиц.

 Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует реквизит под названием номер документа. С помощью номера удобно различать документы одного вида.

Формы документов, составленные организацией, – это часть ее учетной политики. Поэтому их образцы должны быть приложениями к приказу руководителя организации, утверждающего ее учетную политику. Кроме того, приказом руководителя должны быть определены работники, которые могут подписывать те или иные документы организации.

Возможность подписывать наиболее значимые документы остается за руководителем. Денежные и расчетные документы обязан подписывать главный бухгалтер.

Законодательство предусматривает способ разрешения разногласий между руководителем и главным бухгалтером, касающихся осуществления отдельных хозяйственных операций. Если главный бухгалтер отказывается подписывать какой-либо денежный или расчетный документ, то это может сделать за него руководитель организации. Но в этом случае всю ответственность за последствия хозяйственной операции по этому документу будет нести руководитель. [5]

Типовая структура документа состоит из трех частей: «шапка»; табличная часть; «подвал».

Отметим, что документы бывают с более сложной структурой, и наоборот, может содержать более простую.

• 1. Понятие, цели и задачи инвентаризации

Инвентаризация – это один из основных элементов метода бухгалтерского учета, которая представляет собой проверку и контроль имущества организации, его материальные и финансовые ценности.

Целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Также инвентаризация решает много задач, но основной задачей является контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверка реальности сумм, отраженных во всех бухгалтерских записях.

Бухгалтерский учет – это своеобразная летопись хозяйственной жизни организации, которая ведется в структурном подразделении предприятия – бухгалтерии на основании документов, поступающих от других работников организации, а также документов, которые составляют сами бухгалтеры.

Именно по этим документам бухгалтерия организации прослеживает движение имущества организации – материальных ценностей и денег. На любой момент времени бухгалтерия организации может иметь представление о распределении имущества организации, т. е. какое имущество принадлежит организации и где оно находится.

Но, скорее всего, в такой схеме работы могут возникать сбои.

Документ, который отдан в бухгалтерию и оформлен абсолютно грамотно, на самом деле может не соответствовать реальной хозяйственной операции. Другой документ мог пропасть по дороге в бухгалтерию. Материальные ценности, принадлежащие организации, могли быть потеряны или украдены.

В итоге аналогических мероприятий картина распределения имущества организации, получаемая на основании данных бухгалтерии, не станет соответствовать действительному положению.

Для своевременного выявления и исключения возникновения расхождений периодически проводится инвентаризация – проверка соответствия имущества, числящегося в организации, данным бухгалтерского учета. [5]

Руководство организации и ее собственники заинтересованы в том, чтобы инвентаризации имущества организации проводились регулярно и добросовестно.

Выводы к первой главе

Таким образом, в первой главе было рассмотрено понятие документов и их форм. Документирование представляет собой процесс составления и оформления документов на различных носителях. Документы в бухгалтерском учете носят обязательный характер, так как все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны отражаться в документации. Также существует такое понятие как форма документа, под формой документа следует понимать состав и расположение его реквизитов. Состав реквизитов (т.е. сведения) определяется характером хозяйственной операции. Размещения этих реквизитов определяется удобством дальнейшей обработки этих документов. Также было рассмотрено понятие инвентаризации, ее цели и задачи. Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств организации и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества в целях обеспечения его сохранности. Основными задачами инвентаризации является: 
выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и  денежных средств, ценных бумаг, а также контроль  за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств  путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

2.1. Классификация видов документов

По соответствию хозяйственным событиям можно выделить следующие виды документов: материальные; денежные; расчетные.

 Денежные документы и большая часть вычисленных бумаг издают бухгалтеры. Согласно предназначению документы возможно разделить на последующие категории:

1) организационно-распорядительные – разрешающие проведение хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности и т. д.);

2) оправдательные (исполнительные) – составляющиеся в момент совершения операции (накладные, акты сдачи-приемки, приходные кассовые ордера и др.);

3) комбинированные  – сочетающие разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер);

4) документы бухгалтерского оформления – вспомогательные документы, нужные для облегчения работы бухгалтерии (различные расчеты и справки).

Согласно сфере воздействия документы разделяются в последующие 2 категории:

 • внутренние, назначенные с целью применения только лишь изнутри организации;

 • внешние, назначенные с целью применения равно как изнутри  организации, так и за ее пределами.

В случае если документ считается внешним, в таком случае кроме индивидуальных подписей сотрудников его следует заверить круглой печатью организации.

Примером такого документа является «Накладная на внутреннее перемещение» (Приложение 1)

Разумеется этот документ не является унифицированным. Согласно классификации он является материальным документом, по назначению – оправдательным, по области действия – внутренним.

Возможно удостовериться, что структура накладной на внутреннее перемещение полностью соответствует типовой структуре документа. Накладная на внутреннее перемещение содержит три части типового документа – «шапку», табличную часть и «подвал». Поэтому в каждой из трех частей накладной содержатся все реквизиты, предусмотренные типовой структурой, а также определенные дополнительные сведения.

В приведенной накладной на внутреннее перемещение отражено некоторое событие хозяйственной жизни организации, заключающееся в том, что в определенный день материальные ценности в виде одного стола и двух стульев были переданы из подразделения склад отдела снабжения в подразделение торговый отдел. При этом материальная ответственность за указанные материальные ценности перешла от материально ответственного лица Ивановой М.И., которая является работником подразделения склад отдела снабжения, к материально ответственному лицу Петрову А.С. – работнику подразделения торговый отдел.

Согласно общепризнанному и вполне логичному порядку, о котором ранее напоминалось, материальный документ заполняет та сторона, которая выдает имущество и соответственно снимает с себя материальную ответственность за это имущество. В данном случае этой стороной является кладовщик Иванова.

Кладовщик Иванова печатает накладную на внутреннее перемещение в трех экземплярах. Все три экземпляра подписываются двумя сторонами. Одной из этих сторон является сама кладовщик Иванова, а другой – заместитель начальника торгового отдела Петров. Затем Иванова оставляет себе первый экземпляр документа, второй экземпляр отдает Петрову, а третий передает в бухгалтерию организации, чтобы зафиксировать факт перехода материальной ответственности за указанные в накладной ценности от Ивановой к Петрову.

Поскольку документ накладная на внутреннее перемещение является внутренним документом, печать на нем не ставится.

Когда работник организации передает материальную ценность покупателю, возникает аналогичная ситуация. Пока материальная ценность не передана покупателю, материальная ответственность за нее возлагается, скорее всего, на этого работника. Поэтому именно этот работник заинтересован в том, чтобы передача материальной ценности была оформлена правильно.

В случае если организация – торговый центр, а потребитель – физиологическое субъект, в таком случае передачу продукта потребителю возможно оформить товарным чеком. Предоставление трудных и дорогостоящих продуктов потребителям в торговом центре формируется наиболее тщательно.

Потребитель обязан рассмотреть товар и поставить подпись подтверждая то. что приобретенный им товар пребывает в полном порядке.

Но если покупатель – другая организация, то передача ей материальной ценности оформляться, как правило, товарно-транспортной накладной. Для оформления передачи материальной ценности могут быть использованы и другие виды документов. Документ на передачу материальной ценности печатается в той организации, которая отдает материальную ценность, в нескольких экземплярах. Все экземпляры документа подписываются работниками организации, ответственными за передачу материальной ценности, затем на экземплярах документа ставится печать организации.

Материальную ценность принимает работник другой организации и расписывается на всех экземплярах передаточного документа. Кроме того, на экземплярах документа требуется поставить печать этой другой организации.

Если работник получающей организации приехал издалека и не может поставить печать, то он должен иметь документ, называемый доверенностью.

Доверенность – это организационно-распорядительный документ, подтверждающий, что организация доверяет своему работнику от имени организации получить определенные материальные ценности. На доверенности расписываются руководитель и главный бухгалтер организации и ставится ее печать. Получая материальные ценности, работник предъявляет свой паспорт и оставляет доверенность взамен полученных материальных ценностей. [5]

2.2. Основные виды документов

Из потока документов, которые циркулируют по организации, конечно в первую очередь бухгалтерия работает с документами, которые подтверждают свершившиеся события хозяйственной жизни, т. е. оправдательными и комбинированными документами.

Документы, которые бухгалтерия организации получает от других структурных подразделений, как правило, являются материальными документами.

В приведенной таблице (которую можно рассмотреть в Приложении 2) указаны не все документы, которые могут оказаться в бухгалтерии организации – только унифицированных форм документов в Российской Федерации существует не одна сотня.

Но некоторые документы не указаны в таблице сознательно, т. е. это документы, которые являются важными с точки зрения руководства организации, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это договоры, заключаемые организацией с другими организациями, счета, которые организация выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим организациям для оплаты. Именно на основе договоров и счетов руководитель организует работу предприятия. По своему назначению они относятся к организационно-распорядительным документам.

Главным для бухгалтерии является документ, который отражает уже свершившееся событие, – товарно-транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение, которое печатается в бухгалтерии и представляет собой указание банку переслать некоторую денежную сумму с расчетного счета организации на расчетный счет другой организации. Причина та же: платежное поручение – это организационно-распорядительный документ, т. е. предвестник события, которое наверняка произойдет не позже следующего дня после того, как платежное поручение окажется в банке. Но документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета предприятия.

В таблице также не указаны документы, являющиеся дополнениями к каким-то другим документам. Например, когда оформляется товарно-транспортная накладная, одновременно может быть выписан пропуск на вынос имущества. Этот документ предписывает службе охраны разрешить вынос указанного имущества с территории организации. Одновременно с товарно-транспортной накладной может составляться лист отбора. Этот документ нужен кладовщику. Он указывает, что, в каком количестве и с какой полки склада надо взять при формировании комплекта отгружаемого имущества. Естественно, что для бухгалтерии организации эти мелкие подробности неважны.

Вместе с товарно-транспортной накладной оформляется счет-фактура – это приложение к товарно-транспортной накладной, составленное в интересах налоговой инспекции и имеющее для бухгалтерского учета важное значение. Счета-фактуры собираются с особой тщательностью. [5] Также основные виды документов с точки зрения бухгалтерии можно увидеть в Приложении 2.

• 1. Документооборот и хранение документов

От профессионального ведения документации во многом зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно и грамотно организованный документооборот в организации усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета. Поэтому принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Следовательно, важность правильного ведения документооборота объясняется тем, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации.

Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность. [6]

Документооборот – это движение документов по организации с этапа их формирования или извлечения с иных организаций до момента их бухгалтерского учета и передачи на длительное сохранение.

Документооборот организации должен осуществляться в соответствии с заранее составленным графиком, который является частью ее учетной политики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением с указанием сроков их исполнения. [5]

Хранение документов. Как установлено, в процессе своей деятельности любая организация создает различные по ценности и значимости документы, количество которых напрямую зависит от ее размеров. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных правовых актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, часть — к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете и законодательстве о налогах и сборах. [3]

Срок хранения большинства первичных документов – пять лет. Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения, должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.

Бухгалтерия организации непосредственно заинтересована в безопасном сохранении первичных документов, составляющих основу бухгалтерской летописи хозяйственной жизни организации. Любая организация может быть подвергнута налоговой проверке, и по закону эта проверка может охватывать период в пять последних лет. При этом налоговая инспекция может затребовать любой первичный документ, относящийся к этому периоду. Во избежание неприятностей, которые могут последовать со стороны налоговой инспекции бухгалтерии целесообразно организовать надежное хранение первичных документов. Руководство организации также заинтересовано в надежном хранении учредительных и всех прочих документов, в которых определены взаимоотношения организации с внешним миром: с другими организациями, государственными органами и собственными работниками. В случае любой претензии к ней организация должна иметь оправдательный документ. Организации содержит значение время от времени собственную номенклатуру дел, т. е. систематизированный перечень наименований дел. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

Определенные переходящие дела не закрываются в том числе по окончанию календарного года.

Переходящие дела – это, например, личные дела работников. На каждого работника организации заводится отдельное личное дело, в котором собираются все документы, касающиеся его взаимоотношений с организацией и трудовой деятельности. Личное дело работника закрывается только при его увольнении из организации.

Дело должно содержать опись хранящихся в нем документов. Документы следует размещать в деле в определенном порядке, например, в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.

На обложке папки должно быть указано название организации и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.

Срок хранения дела зависит от находящихся в нем документов. [5]

• 1. Электронный документооборот

    Альтернатива бумажному документу – электронный документ. Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.

Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета – всемирной компьютерной сети.

Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.

В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде – с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какие-либо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.

Компьютеризация дает возможность освободить бухгалтеров и иных сотрудников от двойной работы.

При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.

Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.

Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа. [5]

Электронный документооборот обеспечивает в полном объеме своевременной информацией сотрудников организации для выполнения ими возложенных на них функций и обязанностей. Среди выделяемых видов документопотоков (входящего, исходящего и внутреннего) маршруты движения внутренних документов являются наименее регламентированными. Реализация преимуществ электронного документооборота возможна при соблюдении бизнес требований и требований к программному обеспечению. Практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в организациях, функционирующих в различных отраслях хозяйственной деятельности, в научных исследованиях не затронуты вследствие отраслевой и организационной специфики внутреннего документооборота для каждой конкретной компании. [7]

• 1. Бухгалтерский контроль за документооборотом

Итак, все хозяйственные операции должны оформляться документами. Документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, на бухгалтерском языке называется первичным документом. После совершения хозяйственных операций все первичные документы должны поступать в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат проверке на предмет: формы, расчетов, содержания.

Проверка по форме означает контроль заполнения обязательных реквизитов документа, а также контроль отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений.

На денежных документах никакие исправления не допускаются. На других первичных документах исправления допускаются, но они должны быть подтверждены на документе подписями лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Проверка расчетов заключается в проверке правильности всех расчетов в документе.

Проверка содержания – это проверка на соответствие законодательству и целесообразности хозяйственной операции, которая подтверждается документом. Бухгалтер должен удостовериться в том, что документ подписан именно теми работками организации и что документ не противоречит другим документам и правилам, принятым в организации.

Некоторые договоры могут заключаться в устной форме. Но договоры, которые представляют интерес для бухгалтерии, должны иметь форму бумажного документа.

Если документ выдержал бухгалтерскую проверку по перечисленным пунктам, то затем он обрабатывается: на основании этого первичного документа делаются записи в бухгалтерских книгах или журналах.

Несомненно, самые важные хозяйственные события связаны с взаимодействием организации с внешним миром. Такие события оформляются внешними документами. От других организаций внешние документы поступают в бухгалтерию обычно в бумажном виде, правильность их оформления бухгалтеры должны проверять.

Компьютер работает под управлением компьютерной программы, и он действительно не ошибается в том смысле, что абсолютно точно исполняет все инструкции, которые заложены в компьютерной программе. Но программист, составлявший программу, мог ошибиться и заложить в программу какую-нибудь неправильную инструкцию.

Бухгалтер может быть относительно уверен в правильности расчетов только тех документов, которые составлены лично им и с помощью той компьютерной программы, в надежности которой лично он неоднократно убеждался. А расчеты в любых других документах все же следует проверять. [5]

Выводы ко второй главе

Документы играют важную роль в введении бухгалтерского учета, так как являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Документирование в бухгалтерском учете имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, а также для контроля за действиями материально ответственных лиц, в случаи кражи. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет в любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов или денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных данных с фактическими позволяет выявлять недостачи или излишки.

И от того как грамотно и организованно составлены бухгалтерские документы зависит будущее состояние организации и ее дальнейшие достижения.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Инвентаризация и порядок проведения инвентаризации.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации в целях обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация бывает двух видов:

1) плановая инвентаризация, проводимая в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации; к плановым инвентаризациям относятся ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета;

2) внеплановая (внезапная) инвентаризация, которая проводится неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Такая инвентаризация используется для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации. Внеплановая инвентаризация может проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Кроме того, инвентаризация может быть как полной, так и выборочной.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, продукты питания (сырье), товары и пр.

Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, в том числе не принадлежащие организации на праве собственности, но числящиеся в бухгалтерском учете на сбалансированных счетах.

Инвентаризация проводится по местонахождению имущества и по материально ответственным лицам.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Индивидуальная структура регулярно функционирующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В структуру инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники ит.д.).

А также в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Следует обратить внимание на то, что участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее результатов производятся по формам, утвержденным постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — постановление Госкомстата № 88).

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22.

Рассмотрим пример заполнения приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации.

Приказ регистрируют в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23).

Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Уже впоследствии безусловно всех важных подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т. е. их вещественная и документальная проверки.

Следует также обратить внимание на то, что проведение описи имущества и обязательств начинается с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т. е. пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.

Соответственно, после проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. При этом основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, для учета документальной инвентаризации — акт инвентаризации.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

По окончании инвентаризации допускается проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Данные проверки также проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, но проводить такие проверки следует до открытия складов и кладовых, в которых проводилась инвентаризация. [1]

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации. [4]

В заключение следует указать ответственность за не проведение инвентаризации. Действующим законодательством РФ не предусмотрена ответственность за не проведение инвентаризации. Впрочем штраф имеет возможность быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не доказаны фактическим наличием сырья и материалов, не отражают подлинно экономическое положение  организации. Поэтому организация, которая своевременно не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Серьезное несоблюдение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. [1]

Выводы к третьей главе

Инвентаризация имеет важное значение в деятельности организации, так как является необходимым и незаменимым, безальтернативным рычагом в руках руководства предприятия в сфере управления материальными ресурсами. Особенно большую роль инвентаризация играет на предприятиях с материальным производством, в розничной торговле и на предприятиях общественного питания, где с ее помощью можно вовремя и почти безошибочно обнаружить недостачи или остатки товаров, и, самое главное, вовремя вносить коррективы в бухгалтерский учет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе было рассмотрено два элемента бухгалтерского учета – документирование и инвентаризация. На сегодняшний день они представляют собой важнейшую и обязательную часть формирования деятельности организации, так как позволяет представить полную картину имущественного и финансового состояния организации.

В ходе исследования была достигнута цель работы, которая заключается в подробном изучении понятий документирования и инвентаризации.

В своей работе я подробно описала эти два понятия, так же их роль и значение в бухгалтерском учете. В конце каждой главы был помещен один обобщающий вывод, раскрывающий суть документирования и инвентаризации.

Исходя из выводов после каждой главы, можно сделать один общий, Итак, под инвентаризацией подразумевают проверку и контроль имущества организации, его материальные и финансовые ценности, которые проводятся в определенном порядке и с определенной периодичностью. В любой организации инвентаризация является необходимым условием существования, так как это одна из самых эффективных форм контроля сохранности имущества организации.

Документирование – представляет процесс оформления документов после проведения всех хозяйственных операций. Документальное оформление является обязательной процедурой в бухгалтерском учете, это является важнейшей частью работы организации, так как служит основанием для точных и достоверных показателей, а также возможности их контроля и принятия управленческих решений.

В заключении хотела бы подчеркнуть важность документирования и инвентаризации, так как они играют огромную роль в бухгалтерском учете, так как правильно проведенная инвентаризация и грамотно составленная документация является основой хорошей работы любой организации и ее дальнейшее процветание.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Авдеев В. В. Порядок проведения инвентаризации // Всё для бухгалтера. – 2009. - №12 (240). – С. 31-34.
2. Акатьева М. Д. Метод бухгалтерского учета: авторский взгляд // Международный бухгалтерский учет. – 2012. - №48 (246). – С. 43-49.
3. Воронина Н. В. Порядок хранения и уничтожения документов // Бухгалтер и закон. – 2006. – №2 (86). – С. 23-36.
4. Все положения по бухгалтерскому учету: тексты с самыми последними изменениями и дополнениями на 2016 год – Москва: Эксмо, 2016 – 224 с.
5. Гартвич А. В. Бухгалтерский учет с нуля: Самоучитель / А. В. Гартвич. – СПб.: Питер, 2015. – 400 с.
6. Жминько Н. С., Васильев В. П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основные этапы // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. – 2015. - №110 (06). – С. 1-16.
7. Федяинова В. И., Сысо Т. Н. Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур // Вестник Омского университета. – 2012. - №4. – С. 36-44.

Приложение 1

Пример документа «Накладная на внутреннее перемещение»

«Шапка»	Общество с ограниченной ответственностью «Белая ромашка»
	Накладная на внутреннее перемещение № 17 от 27 сентября 20** года
	От подразделения Склад отдела снабжения
	Подразделению Торговый отдел
Табличная часть	№ п/п	Наименование	Единица измерения		Количество	Цена	Сумма
	1	Стол компьютерный	Штука		1	9 000,00	9 000,00
	2	Стул компьютерный	Штука		2	3 500,00	7 000,00
	ИТОГО:						16 000,00
«Подвал»	Итого на сумму: Шестнадцать тысяч рублей 00 копеек
	Выдал: _________________________ М. И. Иванова, кладовщик			Получил: _________________________ А. С. Петров, заместитель начальника отдела

Приложение 2

Основные виды документов, существенных с точки зрения бухгалтерии

Вид документа	Группа и категория документа	Хозяйственное событие	Комментарий
Товарно-транспортная накладная	Оправдательный, материальный	Конкретные материальные ценности переданы от одной организации другой	От одной организации к другой переходит право собственности на имущество или ответственность за его сохранность
Акт выполнения работ	Оправдательный, расчетный	Оказана услуга организации, например покрашены стены, отремонтирован ксерокс, проведена рекламная кампания продукции	Конкретного имущества у организации не прибавляется, но у нее появляется долг по оплате оказанной услуги (или погашается долг предприятия перед предприятием, оказавшим услугу)
Акт выпуска готовой продукции	Оправдательный, материальный	Организация произвела какое-то количество готовой продукции	Имущество организации изменило форму: материалы превратились в готовую продукцию
Накладная на внутреннее перемещение	Оправдательный, материальный	Конкретные материальные ценности перемещены из одного подразделения в другое	Ответственность за сохранность материальных ценностей передана другому материально ответственному лицу
Авансовый отчет	Оправдательный, расчетный	Работником организации совершены платежи на нужды организации	У организации появляется долг перед работником (или погашается долг работника перед организацией)
Выписка с расчетного счета предприятия в банке	Оправдательный, денежный	На расчетный счет организации в банке поступила денежная сумма	Поступившая денежная сумма становится собственностью организации
		В адрес другой организации перечислена денежная сумма с расчетного счета организации в банке	Перечисленная денежная сумма больше не является собственностью организации
Кассовый чек	Оправдательный, денежный	От покупателя получены деньги за товар в кассу организации. Товар выдан покупателю	Право собственности на оплаченный и выданный товар переходит к покупателю
Приходный кассовый ордер	Оправдательный, денежный	От представителя другой организации приняты деньги в кассу организации	Поступившая денежная сумма становится собственностью организации
Расходный кассовый ордер	Комбинированный, денежный	Из кассы организации выплачены деньги представителю другой организации за полученное имущество или за оказанную услугу. Работнику организации выдана денежная сумма на мелкие расходы в интересах организации	Выданная денежная сумма больше не является собственностью организации
Расчетная ведомость	Оправдательный, расчетный	Рассчитан размер зарплаты, которую организация должна выплатить работникам	Организация признает за собой долг перед своими работниками на конкретную денежную сумму
Платежная ведомость	Оправдательный, расчетный	Из кассы организации выдана зарплата работникам	Выданные работникам организации деньги больше не являются ее собственностью
Расчет налога	Оправдательный, расчетный	Рассчитан размер налога, который организация обязана уплатить государству	Организация признает за собой долг перед государством на конкретную денежную сумму