Моделирование бизнес-процессов «как есть

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления деятельности каждая организация создает, использует и обрабатывает большой объем информации. Такая информация называется коммерческой и хранится в виде документов. Массивы документов называется информационными ресурсами организации. При этом руководители организации являются владельцами этих информационных ресурсов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях или получены в порядке дарения или наследования.

Деятельность организации предполагает в том числе управление ее информационными ресурсами. В рамках деятельности по управлению информационными ресурсами решаются следующие задачи:

• выявление потребностей в информационных ресурсах в соответствии со спецификой деятельности предприятия;
• выявление параметров внешней среды, изменение которых может повлиять на деятельность предприятия и организация отслеживания показателей этих параметров;
• выявление ресурсов мирового рынка информации, которые удовлетворяют потребностям компании на основе метаинформации;
• заключение контрактов с информационными агентствами на возможность доступа к их ресурсам. Получение и изучение документации, раскрывающей особенности доступа к информационным ресурсам агентства. Освоение специалистами фирмы технологий работы с ресурсами агентства;
• управление организацией поиска информации в выделенных ресурсах при появлении конкретных требований к информации и при организации мониторинга отдельных параметров внешней среды с целью снижения затрат на получение необходимой фирме информации;
• управление оценкой достоверности полученной информации;
• участие в использовании полученной информации при обосновании принимаемых решений в фирме;
• анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта в деятельности фирмы.

Для решения перечисленных задач необходимо разработать регламенты их выполнения, для того чтобы обеспечить четкость и оперативный доступ к информационным ресурсам.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс управления информационными ресурсами.

Предметом исследования регламент выполнения объекта исследования.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса управления информационными ресурсами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
6. Аналитическая часть

   1. Выбор комплекса задач автоматизации

Информация составляет основу для постоянного совершенствования деятельности организации. Под информацией в этом случае понимают значимые данные. Управление качеством в компании осуществляется на основании объективных фактов, что является невозможной задачей в том случае, когда информация в системе обеспечения качества сама не рассматривается как ресурс и не является объектом управления.

Информационные ресурсы предприятия представляют собой совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Чтобы осуществить эффективное управление информационными ресурсами в организации необходимо осуществить следующие действия:

• Идентификацию потребностей в информации;
• Идентификацию внутренних и внешних источников информации;
• Проведение своевременной оценки адекватности информации;
• Использование информации при реализации стратегии и целей;
• Гарантию соответствующей безопасности и конфиденциальности информации.

Информационным потенциалом организации является совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы. К информационному потенциалу компании также относятся научно-исследовательские, учебные, административные, коммерческие и другие службы и подразделения, которые обеспечивают информационное обслуживание процессов на предприятии на базе современных информационных технологий.

Рассмотрим состав информационных ресурсов организации:

• • техническая и технологическая составляющая представляет собой современное информационное оборудование, мощные компьютеры, развитые компьютерные сети;
  • нормативно-правовая составляющая является документами, к которым относятся: приказы, стандарты, нормы и т.д., обеспечивающие регулирование взаимодействия производителей и распространителей информационных продуктов и услуг;
  • информационная составляющая представляет собой справочно-поисковые средства и структуры, которые помогают находить нужную информацию.

В процессе разработки информационного обеспечения необходимо учитывать разработанные стандарты, в которых зафиксированы требования к следующим компонентам системы информационного обеспечения:

• • унифицированные системы документации;
  • унифицированные формы документов различных уровней управления;
  • состав и структура реквизитов и показателей;
  • порядок внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документации.

Тем не менее, существование унифицированной системы документации не позволяет устранить недостатки, которые были выявлены при обследовании большинства организаций. К таким недостаткам относятся:

• • чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
  • одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
  • работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
  • имеются показатели, которые создаются, но не используются.

В связи с перечисленными недостатками, в задачи специалистов входит устранение указанных недостатков.

В процессе разработки информационного обеспечения применяются схемы информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выбрать меры совершенствованию всей системы управления.

Использование схем информационных потоков позволяет:

• • выявить объемы информации;
  • провести детальный анализ информации;
  • исключить дублирующую и неиспользуемую информацию;
  • классифицировать и рационализировать представление информации.

В процессе управления информационными ресурсами необходимо осуществить выявление показателей, которые необходимы в процессе принятия управленческих решений, и выявить те показатели, в которых нет необходимости. Это необходимо осуществить для того, чтобы к каждому исполнителю поступала только та информация, которая используется.

В процессе создания информационного обеспечения необходимо обеспечить выполнение следующих действий:

• • ясного понимания целей, задач и функций всей системы управления организацией;
  • выявления движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
  • совершенствования системы документооборота;
  • наличия и использования системы классификации и кодирования;
  • владения методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;
  • создания массивов информации на машинных носителях, что требует современного технического обеспечения.

В процессе осуществления деятельности менеджеры пользуются всем многообразием информационных систем и инструментальных средств. Создание системы информационных ресурсов организации осуществляется с помощью выбора и адаптации средств из доступных информационных ресурсов и производством своих программ.

На начальном этапе развития информационных систем программирование было единственным средством проектирования. На текущий момент основная работа идет на поле выбора, системного интегрирования и реинжиниринга готовых технологий и систем. Широкое применение программирования как средства проектирования остается за специализированными фирмами, производителями информационных технологий. Поэтому в энергокомпании развитие и жизнеобеспечение систем информационной поддержки осуществляется в рамках системы управления информационными ресурсами (информационного менеджмента) – основной функции информационных служб и одной из функций управления энергокомпанией.

Процессы управления информационными ресурсами предприятия делятся на:

• • Процессы, обеспечивающие тактическое управление организацией;
  • Процессы, обеспечивающие стратегическое управление организацией.

Стратегическое управление применяется в том случае, когда необходимо провести работу по изменению структуры системы и добавлению новых ресурсов.

Тактическое управление информационными ресурсами организации применяется в процессе обеспечения сотрудников организации информационными ресурсами. Оно заключается в предоставлении доступа, организации наглядного, удобного и оперативного способа предоставления информации и обеспечения целостности, конфиденциальности и полноты информационных ресурсов.

На рисунке 1 представлена схема управления информационными ресурсами организации.

Рисунок 1. Структура системы управления информационными ресурсами

• 1. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для того, чтобы осуществить моделирование бизнес-процессов предметной области, будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique) [1]. Эта методология является одной из наиболее распространенных в связи с тем, что она ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, а также отображение организационной структуры. По перечисленным причинам методология SADT в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3 [9]. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса.

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы [12]. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ.

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты [6].

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах [2]:

1. BizAgi Modeler.
2. Microsoft Visio.
3. Bpwin process modeler.
4. Ramus Educational.
5. Dia.

Редактор «BizAgi Modeler» позволяет создавать не только модели и описания бизнес-процессов, но и исполняемые приложения по ним Редактор включает в себя два модуля:

• «BizAgi Modeler», используемый для моделирования и описания бизнес-процессов;
• «BizAgi Studio», используемый для создания приложений на основе моделей бизнес-процессов. При этом создание приложений не требует навыков программирования.

Приложения, которые можно создать в редакторе «BizAgi Modeler» разрабатываются на базе «BizAgi Engine». Это ядро, которое превращает модель в программу. Таким образом «BizAgi» является мощным средством автоматизации и моделирования процессов. Этот редактор позволяет гарантировать выполнение процессов в соответствии с описанием.

К функциональным возможностям редактора относятся [3]:

• Моделирование бизнес-процессов, их проверка и анализ;
• Создание описания бизнес-процессов;
• Создание исполняемых приложений на базе моделей;
• Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени;
• Назначение процессов сотрудникам;
• Назначение других ресурсов бизнес-процессам;
• Программа на русском языке.

Лицензия на редактор выдается бесплатная на 20 сотрудников.

Программный продукт Microsoft Visio – Это векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365.

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer [7]. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем [4]. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой.

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD [5]. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели.

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо [10]. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других.

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	BizAgi Modeler	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	+	-	+	-	-
Кроссплатформенность	+	+	+	+	-
Проверка правильности применения нотации	-	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-	-
	4	4	6	3	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показал редактор Bpwin Process Modeler, который будет использован для моделирования бизнес-процессов предметной области.

• 1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. Рассмотрим контекстную диаграмму бизнес-процесса. Входными информационными потоками бизнес-процесса являются документы, поступающие в организацию из внешней среды и созданные внутри организации, и запрос на выборку. Выходными информационными потоками процесса являются:

1. Информационные ресурсы компании.
2. Архив документов.
3. Предоставленные документы.
4. Отчетность.

Управление процессом осуществляется на основании регламентов, приказов и инструкций. Механизмом процесса является канцелярия организации, которая отвечает за сбор, хранение и предоставление информационных ресурсов компании. Контекстная диаграмма бизнес-процесса представлена на рисунке 2.

На рисунке 3 представлена декомпозиция бизнес-процесса управления информационными ресурсами. Управление информационными ресурсами предприятия включает в себя следующий комплекс мероприятий:

1. Формирование информационных ресурсов организации.
2. Архивирование документации.
3. Выборка документов по запросу.
4. Формирование отчетности.

Документация, которая передается в канцелярию представляет собой бумажные документы, которые обрабатываются сотрудниками канцелярии.

Рассмотрим процесс формирования информационных ресурсов организации. В процессе деятельности организации создаются документы, которые передаются в канцелярию, где им присваиваются номера.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 3. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 4. Модель бизнес-процесса формирования информационных ресурсов

Номера документов вносятся в реестр документов. А пронумерованные документы сдаются в архив для дальнейшего хранения.

На рисунке 5 представлена декомпозиция бизнес-процесса архивирования информационных ресурсов. На каждый документ, переданный в архив создается карточка. Совокупность карточек представляет собой каталог архива. Когда сотрудник размещает документы в архиве, он вносит информацию о размещении в карточку документа.

На рисунке 6 представлена модель бизнес-процесса выборки ресурсов по запросу. На основании запроса, поступившего в канцелярию, сотрудник осуществляет выборку параметров для отбора документов. Затем запрос передается в архив, где осуществляется поиск документа, который передается сотруднику, который запросил документ.

На рисунке 7 представлена модель бизнес-процесса формирования отчетности. Сотрудникам канцелярии передаются запросы на формирование отчетности. Специалисты выявляют параметры для отбора документов, затем отбирают документы согласно параметрам в архиве. Когда документы отобраны, осуществляется выделение из них необходимых показателей, которые носятся в отчет.

Рисунок 5. Модель бизнес-процесса архивирования информационных ресурсов

Рисунок 6. Модель бизнес-процесса выборки ресурсов по запросу

Рисунок 7. Модель бизнес-процесса формирования отчетности

1. Практическая часть
2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Процесс управления информационными ресурсами организации осуществляется сотрудниками канцелярии. При этом информационные ресурсы организации представлены бумажными документами. В следствии чего в текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота.

При текущей организации информационных ресурсов, обязанности по разграничению доступа к ресурсам ложатся на руководителей организации, которые должны визировать каждый запрос сотрудника на поиск документа в архиве.

Поиск документов по запросу обладает высокими показателями оперативности в том случае, когда в архиве создана система архивирования документов и каталог документов. Иначе на поиск документов будет уходить значительное количество времени. В случае принятия управленческих решений, необходимо обеспечить оперативное предоставление документов.

То же касается процесса формирования отчетности, специалисты канцелярии тратят большое количество времени на поиск и отбор документов, выявление необходимых данных и составление на их основе отчета.

Устранение перечисленных недостатков возможно с помощью внедрения информационных технологий и средств вычислительной техники. Например, внедрением корпоративной информационной системы (КИС), в которой пользователи будут осуществлять свои функциональные обязанности, одновременно формируя информационные ресурсы. Управление информационными ресурсами в этом случае может осуществляться руководителем организации или администратором, который будет обеспечивать разграничение доступа к ресурсам.

1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим бизнес-процессы компании «как должно быть» после внедрения корпоративной информационной системы. На рисунке 8 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «как должно быть». Входными информационными потоками бизнес-процесса являются документы, поступающие в организацию из внешней среды и созданные внутри организации, и запрос на выборку. Выходными информационными потоками процесса являются:

1. Информационные ресурсы компании.
2. Предоставленные документы.
3. Отчетность.

Управление процессом осуществляется на основании регламентов, приказов и инструкций. Механизмами процесса являются персонал организации и корпоративная информационная система.

На рисунке 9 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Процесс управления информационными ресурсами организации включает в себя следующие подпроцессы:

1. Формирование информационных ресурсов.
2. Разграничение доступа к информационным ресурсам.
3. Выборка ресурсов по запросу.
4. Формирование отчетности.

На рисунке 10 представлена модель бизнес-процесса формирования информационных ресурсов. В процессе исполнения функциональных обязанностей сотрудники организации осуществляют ввод данных в КИС. На основании введенных данных создаются документы и рассчитываются показатели.

На рисунке 11 представлена модель бизнес-процесса разграничения доступа к информационным ресурсам организации. Администратор системы осуществляет идентификацию ресурсов системы и ее пользователей.

Рисунок 8. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 9. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 10. Модель бизнес-процесса формирования информационных ресурсов

Рисунок 11. Модель процесса разграничения доступа к информационным ресурсам

Затем осуществляется назначение правил доступа к ресурсам системы для каждого пользователя.

На рисунке 12 представлена модель бизнес-процесса выборки ресурсов по запросу пользователей. Пользователь вводит параметра запроса в диалоговое окно системы, и система осуществляет отбор документов согласно введенным данным.

На рисунке 13 представлена модель процесса формирования отчетности. Пользователь выбирает отчет, который необходимо сформировать. Затем вводит параметры отчета, например, диапазон дат, и система формирует отчетную форму, которая доступна для печати и сохранения.

Рисунок 12. Модель бизнес-процесса выборки ресурсов по запросу

Рисунок 13. Модель бизнес-процесса формирования отчетности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения работы был рассмотрен процесс управления информационными ресурсами предприятия. Процесс включает в себя формирование, обработку и предоставление документов по запросу сотрудников организации.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: BizAgi Modeler, Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на формирование и выборку информационных ресурсов организации.

Поскольку в настоящий момент информационные ресурсы организации представляют собой архив бумажных документов, процесс обладает высокими временными затратами на выборку документов и формирование отчетности. Устранение этого недостатка возможно с помощью внедрения информационной системы, в которой будут формироваться и обрабатываться информационные ресурсы предприятия.

Затем были смоделированы бизнес-процессы «как должно быть», учитывающие внесенные изменения. В результате можно заключить, что бизнес-процессы предметной области стали более прозрачными и контролируемыми.

Список использованной литературы

1. Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – Москва, РИА «Стандарты и качество», 2013 г.
2. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
3. Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
4. Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 2013 г.
5. С.В. Маклаков. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2015. 256 с
6. В.А. Ивлев, Т.В. Попова. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. Москва: «Научтехлитиздат», 2014 г., 282
7. С.В. Черемных, И.О.Семенов, В.С. Ручкин. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. Москва: «Финансы и статистика», 2014. 208 с
8. А. Шматалюк и др. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. Москва: «Серебряные нити», 2014 г., 327 с.
9. Август-Вильгельм Шеер, Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы, Москва.: Просветитель, 2013.
10. А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: «Финансы и статистика», 2014 г., 347 стр.
11. А. В. Леоненков. Самоучитель UML. СПб.: БХВ-Петербург, 2014. 304 стр.
12. Гради Буч Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений, 3 издание, : Пер с англ. М. : ООО «И.Д. Вильямс», 2012.