Автоматизация учета кадров (Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.)

Содержание:

Введение

Главной задачей курсового проекта является обработка информации о кадрах организации, представление информации, местах жительства кадров и т.д. Деятельность каждого отдела кадров связана с накоплением различной информации и личных данных сотрудников.

Основной целью отдела кадров является – способствование достижению целей предприятия(организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников, которые в свою очередь должны содействовать в выполнение поставленных целей в определенные сроки.

Задачи, основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации, но есть и другие задачи такие как:
1) Организация отбора, набора и найма персонала.

2) Создание эффективной системы штатных сотрудников.

3) Разработка карьерных планов сотрудников.

4) Разработка кадровых технологий.

Благодаря списку задач видно, что работы у отдела кадров много и как говорится: “ Отдел кадров – это лицо компании”. Ведь, отдел кадров -это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно подбираться сквозь горы бумаг, то потенциально сотрудника это спугнет. Связи с этим существует такое понятие как “ Автоматизация учета кадров ”

Причины почему стоит автоматизировать учет кадров, можно поделать на две группы:

1. Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

1. Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.
Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

Таким образом в первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. К задаче подбора и найма кадров относятся анализ резюме, собеседование и отбор претендентов на вакантные рабочие места. В круг задач текущего кадрового управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина, составление должностных инструкций, формирование отчетности.

Надежность хранения и сохранение конфиденциальности личных данных – является важной задачей.

Информационные базы являются очень востребованными при учете кадров. Грамотно составленная система учета кадров сильно экономит время при обращении к необходимой информации. При правильном составлении и внесении информации в базу время поиска необходимой информации сводится до минимума.

Разрабатываемая база данных является удобной и понятной для любого типа пользователей. База позволяет добавлять новых кадров, удалять, вносить изменения.

Исходя из этого следует, что автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и полезным процессом.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

Характеристика предприятия и его деятельности

Компания ООО «JSN»

Направление деятельности (размер и отрасль):

Размер: малый бизнес, ИП

Отрасль: СМИ

Состав продуктов/услуг:

• PR ( Пиарщик пишет тексты, пишут пресс-релизы и рассказывают СМИ о проектах компании)
• Фото (фоторепортажи, репортёрская и студийная съёмка) 
• Видео (создание промо-роликов для Instagram и Youtube)
• Интервью (написание статей с селебрити, спортсменами и организаторами)
• Маркетинг (настройка рекламной компании, оформление мероприятий)
• Создание контента и продвижение в соцсетях 
• Анонсирование мероприятий на наших ресурсах и соцсетях
• Рассылка пресс-релизов 
• Посещение мероприятий нашими фотографами и журналистами
• Публикация фотоотчетов, статей и фоторепортажей
• Медиа сопровождение мероприятий
• Услуги дизайнеров (полиграфия, создание логотипа и брендинга, разработка формата и стиля)
• Фото и видео (спецпроекты, студийная съёмка)
• Web-разработка (, верстка по макетам, разработка дизайна сайта UI/UX)
• SMM (продвижение в instagram, vk, fb)

Общая характеристика окружения предприятия (клиенты, конкуренты, поставщики, партнеры, финансовые, государственные и общественные организации):

Клиенты:

• Evelone
• BaroccotyLAB
• Fitttnis

Конкуренты:

• Vogue.ru
• Maybesport
• BistroNews

Поставщики:

• Yellow Fil
• Alieenspres
• Modasporta.ru

Партнеры:

• Цветной бульвар
• Калинов родник
• TwentyTwo market

Финансовыми, государственными, общественными организациями предприятие взаимодействует:

• Департамент физической культуры и спорта
• ТАСС
• Formula One
• NightsForm

История ООО «JSN»

ООО «JSN» - российское новостное издание. Создано 11 февраля в 2017 году. Основным родом деятельности компания является: «издание статей, рецензий». Также организация осуществляет деятельность по другим направлениям таким как: «Видеомонтаж и видеорежиссура», «Рекламная деятельность».

Главными технико-экономическими свойствами объекта управления являются: цель и результаты деятельности, продукция и услуги.

В таблице 1 размещены основные технико-экономические показатели, за 2017, 2018, 2019 года.

Таблица 1 - Основные технико-экономические показатели

Наименование показателя	Единица измерения	За 2017 год	За 2018 год	За 2019 год
Объем продаж	тыс. руб.	74542,0	63535,0	76788,0
Число обслуженных клиентов	чел.	40	59	76
Выручка от продаж	тыс. руб.	60250,0	46870,0	70120,0
Численность работников	чел.	250	349	545
Годовой фонд оплаты труда	тыс. руб.	38773,0	42213,0	48675,0
Среднемесячная заработная плата работников	тыс. руб.	15140,0	16220,0	17550,0

Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «JSN» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «JSN»

Краткое описание организации

Отдел кадров занимается подбором персонала, подготовка штатного расписания предприятия, оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов.

Редакционный отдел занимается созданием контента, монтированием контента, а так же журналистикой.

Финансовый отдел занимается управлением денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль за состоянием взаиморасчетов.

Юридический отдел занимается соблюдением законности оформления документов, урегулированием экономических отношений, заключением договоров, выставлением претензий, составлением правовых документов, подачей исков

Технический отдел занимается качественным и своевременным решением технических вопросов и заданий руководства предприятия, поддержанием технического оборудования предприятия в рабочем состоянии.

PR-отдел занимается  курированием прессы, занимается с клиентами, смотрит за откликом клиентов. Занимается общим управлением отделом по бизнес-связям с общественностью, стратегическим коммуникационным взаи­модействием. Поддержание деловых отношений со всеми необходимыми источниками информации с такими как: СМИ, консалтинговыми агентствами, издательствами, гос. и общественными структурами и тому подобные.

Непосредственно все отделы предприятия подчиняются генеральному директору.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Во время изучения организационной структуры предприятия, было принято решение о создании системы автоматизации работы с персоналом.

Предпосылки:

Компания среднего размера с бессистемным подбором персонала.

Сфера деятельности – интернет портал новостей мира моды.

Задача:

Создать рациональную среду и структуру управления. Выбрать, установить, внедрить и настроить автоматизированное управление бизнес-процессом, а именно, систематизированным и упорядоченным подбором персонала на вакансии.

Имеющие значение факторы:

• спонтанное создание и реализация нового бизнеса
• быстрый прирост новых специалистов
• повышение количества заказчиков
• бюджет минимальный

Предложенные решения:

• разработка автоматизированной системы, удовлетворяющей потребности заказчика

Контекстная диаграмма и диаграмма кадрового учета предприятия, а также диаграмма подпроцесса «Ведение базы данных» отображены на рисунке 1.2, 1.3 и 1.4.

Рисунок 1.2 – Контекстная диаграмма кадрового учета в ООО «JSN»

Рисунок 1.3 – Диаграмма кадрового учета в ООО «JSN»

Рисунок 1.4 – Диаграмма подпроцесса «Ведение базы данных»

Диаграмма деятельности и диаграмма прецедентов

Далее я на диаграмме деятельности изобразил, как уже в автоматизированной системе происходит процесс учета кадров на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 – Диаграмма деятельности ООО «JSN»

На диаграмме прецедентов (рисунок 1.6) изображен процесс ввода информации о сотрудниках, процесс корректировки данных, а так же регистрация и автоматизация.

Рисунок 1.6 – Главная диаграмма прецедентов ООО «JSN»

Для предметной области я выделил следующих актеров (таблица 2):

Таблица 2 – Актеры и их описание

Актер	Краткое описание
Сотрудник отдела кадров	Сотрудник, который работает с данными сотрудников (Штатами), а также занимается корректировкой данных.
Администратор	Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов. Вводит в курс дел клиента.
Бухгалтер	Сотрудник, в обязанности которого входит документальное ведение финансово-хозяйственного учета предприятия.

Теперь рассмотрим, что может предоставить данная система:

• актер Сотрудник отдела кадров использует систему для ведения данных по штату, управления данными, ведения данных о предшествующих местах работы;
• актер Администратор использует систему для регистрации, авторизации, управления данных о новых сотрудниках;
• актер Бухгалтер использует систему для корректировки штатного расписания, ведения данных о предшествующих местах работы.

На основании выше cказанного можно выделить следующие прецеденты (таблица 3):

Таблица 3 – Прецеденты и их описание

Прецедент	Краткое описание
Ведение данных по сотрудникам (штату)	Запускается сотрудником отдела кадра. Позволяет вносить, изменять, удалять или просматривать данные о сотрудниках.
Ведение данных о предшествующих местах работы	Запускается сотрудником отдела кадра. Позволяет вносить данные о предшествующих местах работы.
Ведение данных об отпусках	Запускается сотрудником отдела кадра. Позволяет вносить расписание об отпусках.
Ведение данных по командировкам	Запускается сотрудником отдела кадра. Позволяет вносить данные о командировках.
Ведение данных о семье сотрудника	Запускается сотрудником отдела кадра. Позволяет вносить сведения о семьях сотрудников.
Управление данными	Запускается администратором. Предназначено для мониторинга данных.
Подтверждение регистрации	Запускается администратором. Позволяет регистрироваться новым сотрудникам.
Авторизация	Запускается администратором. Позволяет вести учет поступления и выдачи запчастей и комплектующих.
Регистрация	Запускается администратором. Позволяет.
Заполнение расписания	Запускается администратором. Позволяет регистрировать новых пользователей.
Корректировка штатного расписания	Запускается бухгалтером, вносятся поправки .

Техническое и программное обеспечение

Структура и состав комплекса технических средств и конфигурация сети

На рисунке 1.7 изображена техническая архитектура компании ООО «JSN».

Рисунок 1.7 – Техническая архитектура ООО «JSN»

Далее, в таблице 5 я выписал аппаратное и программное обеспечения предприятия.

Таблица 5 – Программное обеспечение в ООО «JSN»

№п/п	Программное средство	Аппаратные средства	Описание ПО
1	Windows 10	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8	Операционная система
2	Архив ZIP – WinRAR	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8	Архиватор
3	Visual Studio Drawing	Рабочие станции №1, 5,6,7,8	Среда для разработки
4	Visio 2016	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8	Программа для построения схем
5	LibreOffice Writter	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8	Тестовый редактор
6	Office 365	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8	Пакет офисных программ
7	Adobe Photoshop CS6	Рабочие станции №1,4,5,8	Программа для обработки фото
9	Adobe After Effects	Рабочие станции №4,5 7,8	Программа для создания эффектов
10	Adobe Premiere Pro	Рабочие станции №2,6	Программ для видеомонтажа
11	macOS, Final Cut Pro	APPLE MacBook Air 13	Операционная система, видеомонтаж
12	Защитник Windows	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8	Антивирус

Информационная модель и её описание

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет,

приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов моделирования и т.д.

На рисунках 1.8, 1.9, 1.10, 1.11 изображены сценарий диалога пользователя, дерево функций, меню АРМ и схема работы системы АРМ.

Рисунок 1.8 – Сценарий диалога пользователя

Рисунок 1.9 – Дерево функций системы

Рисунок 1.10 – Меню АРМ сотрудника

Рисунок 1.11 – Схема работы системы АРМ

Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных информации по услугам банка для физических лиц.

Нормативно-справочная информация представлена исключительно на электронных носителях, что значительно облегчит работу с документами и уменьшит объем документов на бумажных носителях. Всю информацию можно теоретически поделить на два класса: оперативная и условно-постоянная. В связи с тем, что постоянная информация составляет до 80% общего объема информации, циркулирующей в системе, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы справочной службы. Условия создания правильной организации хранения постоянной информации, приведут к устранению дублирования

информации, быстрому поиску необходимых данных, уменьшению объема хранимых данных.

В таблице 6 отображены данные о хранении документов, используемых в АИС.

Таблица 6 – Данные о хранении документов, используемых в АИС

Документ			Информационные потоки				Хранение		Вывод на принтер
Наименование	регистрация в БД	формирование	внешний	внутренний	входящий	исходящий	на бумаге	в БД
Должностная инструкция	+	+		+		+	+	+
Табель учета рабочего времени		+		+		+	+	+	+
Трудовой договор	+	+			+		+	+	+
Штатное расписание			+		+	+	+	+
Отчеты	+		+	+		+	+	+
Итого	3	3	2	3	2	4	5	5	2

- в столбце “Регистрация в БД” указать знак “+” только для тех

документов, для которых в БД будут сохраняться значения идентифицирующих реквизитов и некоторых других, состав

которых должен быть определён на данной стадии проектирования;

- в столбце “Формирование” указать знак “+” для тех документов,

которые будут формироваться автоматически, на основе запросов к БД;

- столбцы “Входящий”, “Исходящий” заполняются только для внешних информационных потоков.

Характеристика базы данных

Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены 6 сущностей: Сотрудник, Контракт, Подразделения, Должность, Трудовая книжка, Приказ, которые описаны в таблицах 8,9,10,11,12.

Таблица 8 - Сущность «Должность»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код должности	Ключ	Счетчик	Длинное целое	ключевое поле
Название должности		Короткий текст	25
Премия		Короткий текст	5
Оклад		Короткий текст	15

Таблица 9 - Сущность «Контракт»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код контракта	Ключ	Счетчик	Длинное целое	ключевое поле
Код сотрудника		Числовой	Длинное целое
Дата заключния		Короткий текст	10
Дата расторжения		Короткий текст	10
Заметки		Короткий текст	100

Таблица 10 - Сущность «Подразделения»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код подразделения	Ключ	Числовой	Длинное целое	ключевое поле
Название подразделения		Короткий текст	255
Численность сотрудников		Короткий текст	255
Руководитель		Короткий текст	255

Таблица 11 - Сущность «Трудовая книжка»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номер записи	Ключ	Числовой	Длинное целое	ключевое поле
Код сотрудника		Короткий текст	255
Название должности		Короткий текст	255
Стаж		Короткий текст	255
Предприятие		Короткий текст	255

Таблица 12 - Сущность «Сотрудник»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код сотрудника	Ключ	Числовой	Длинное целое	Ключевое поле
Фамилия		Короткий текст	15
Имя		Короткий текст	15
Отчество		Короткий текст	15
Образование		Короткий текст	50
Адрес		Короткий текст	100
Дата рождения		Короткий текст	10
Место жительства		Короткий текст	60
Медицинское страхование		Короткий текст	20
Код подразделения		Числовой	Длинное целое
Код должности		Числовой	Длинное целое
№ приказа		Числовой	Длинное целое
№ записи		Числовой	Длинное целое

Схема данных указана на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 – Схема данных

Контрольный пример реализации и описание

На рисунке 1.13 и 1.14 изображено то, как происходит работа с запросом «Основная информация по сотрудникам». При запуске данной формы появляется окно, в которое требуется ввести фамилию уже существующего сотрудника. После этого, появляется информация, связанная с приказами и личными данными.

Рисунок 1.13 – Работа с запросом «Основная информация по сотрудникам»

Рисунок 1.14 – Работа с запросом «Основная информация по сотрудникам»

На рисунке 1.15 изображен запрос, выдающий пользователю список сотрудников, проживающих только в Москве.

Рисунок 1.15 – Запрос «Сотрудники из Москвы»

На рисунке 1.16 и 1.17 изображены входные формы для таблиц «Трудовая книжка» и «Сотрудник». В них предоставляется возможность увидеть всю информацию о каждом сотруднике, перелистывать возможно при нажатии кнопки «запись» в левом нижнем углу.

Рисунок 1.16 – Входная форма для таблицы «Трудовая книжка»

Рисунок 1.17 – Входная форма для таблицы «Сотрудник»

И наконец, на рисунке 1.18 изображена выходная форма на запрос «Сотрудники и контракты», перелистывать возможно при нажатии кнопки «запись» в левом нижнем углу.

Рисунок 1.18 – Выходная форма для запроса «Сотрудники и контракты»

Заключение

Я провел работу по теме “автоматизация учета кадров”. В ходе работы мной была собрана и сгруппирована информация о работниках, а так же разработана и спроектирована база данных автоматизации учета деятельности кадров.

В первой части я произвел описание учета деятельности кадров и рассмотрел проблемы учета деятельности кадров. Выполнил работу над входными данными базы данных. Также было составлено техническое задание на разработку базы данных «Учет деятельности кадров», которое находится в Приложении.

Во второй части я реализовал поставленную цель и решил задачи. Также я создал структуру базы данных в программе “Microsoft Office Access”, разработал запросы, формы и отчет.

В третьей части я привел показательный пример запросов и форм базы данных.

Список литературы

1. SQL запросы быстро [Электронный ресурс] /. — Электрон. текстовые дан. — 2019. — Режим доступа: https://habr.com/ru/post/480838/, свободный

2. Карчевский, Е.М. Access 2010 в примерах [Электронный ресурс] / Е.М. Карчевский, И.Е. Филиппов, И.А. Филиппова. — Электрон. журн. — 2012. — Режим доступа: https://kpfu.ru/docs/F1448756111/Access_2010.pdf

3. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. - К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2009. - 848 с.

4. Диго, С.М. Базы данных /С.М. Диго. – М.: Финансы и Статистика - Москва, 2018. – 592 c. (дата обращения: 27.11.2020).

5. Алексей Гончаров. Access  в примерах [Электронный ресурс]-С.-Петербург: Питер, 2008г.- - 1 эл. опт. диск (CD-ROM).

6. Чистов Д. В. Проектирование информационных систем//Бакалавр. Академический курс / Мельников П. П., Золотарюк А. В., Ничепорук Н. Б. — 2018. — С. 258. (дата обращения: 27.11.2020