Комплекс задач автоматизации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Кадровые службы, являясь одной из важнейших структур управления, обеспечивает укомплектование предприятий, учреждений, организаций, фирм и т.п. рабочими, специалистами, служащими, организацию подготовки, переподготовки повышения квалификации работников, аттестацию работников и руководителей, реализует меры, направленные на укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров, осуществляет подготовку распорядительных документов по личному составу, необходимой статистической отчетности по кадрам, ведут в установленном порядке учет работников, в том числе военнообязанных, кадровое делопроизводство, оформляет документы для назначения работникам пенсий, решают иные вопросы, входящие в их компетенцию.^[1]

Структура кадровой службы, ее численность определяется организационно-штатной структурой предприятия, учреждения, организации, фирмы. При этом за основу расчета необходимого ее работников принимается: численность работающих; конкретные условия; характерные особенности, связанные с типом, масштабами и разновидностями отдельных производств; технико-экономические и социальные характеристики предприятия, учреждение, организации, фирм; другие показатели.

В отдельных случаях в составе кадровой службы могут функционировать функциональные группы: оформление приема на работу, переводов и увольнений; учета и отчетности; военного учета; подготовки и переподготовки и повышения квалификации работников, оформление отпусков.

Актуальность работы обусловлена тем, что любая структура управления организации в современном мире нуждается в автоматизации различных процессов. Главной причиной этому служит сокращение временных издержек. Для этих целей разрабатываются и применяются информационные системы, помогающие осуществлять контроль процессов, рабочего времени сотрудников, выполненных ими работ, хода реализации проектов, документооборота, и других управленческих функций. С помощью эффективной информационной системы можно значительно упростить процессы контроля и управления на предприятии любого уровня.

Таким образом, основной целью курсовой работы является проектирование автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров.

Для достижения поставленной цели нам необходимо решить несколько важных задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации;

2. Дать характеристику существующих бизнес-процессов;

3. Обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;

4. Составить информационную модель;

5. Дать характеристику нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации,;

6. Сформировать дерево вызова программных модулей

7. Привести контрольный пример реализации проекта и его описание

Структура курсовой работы

Введение;

Глава 1. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Глава 2. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

 2.3. Характеристика результатной информации.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).

2.5. Характеристика базы данных.

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).

2.7 Описание программных модулей.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание.

Заключение;

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных технологий многое принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций

В настоящее время автоматизация делопроизводства жизненно необходима отделам кадров.

К основным задачам деятельности кадровой службы относятся:

1. Осуществление мероприятий по подбору и расстановке руководящих работников, специалистов и служащих предприятия (учреждения, организации, фирмы), обеспечению производства рабочими кадрами, формированию - стабильного трудового коллектива, снижению текучести кадров и укреплению трудовой дисциплины.

2. Организация работы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, проведению аттестации руководящих работников и специалистов, формированию резерва специалистов для выдвижения или перемещения на другие штатные должности, внедрению контрактной системы найма работников.

В целях обеспечения указанных выше задач кадровая служба:

- составляет с участием других структурных подразделений перспективные и годовые планы потребности в кадрах всех категорий персонала, определяет источники ее обеспечения;

- организует работу по комплектованию предприятия (учреждения, организации) трудовыми ресурсами всех категорий с учетом требуемых профессий, специальностей и квалификация;

- организует прием на работу, переводы, увольнения, отпуска личного состава рабочих и служащих в соответствии с действующими нормами, правилами, инструкциями и положениями;

- ведет учет всех категорий работников в установленном действующими нормативными актами порядке;

- формирует и организует подготовку резерва кадров для выдвижения не руководящие должности;

- организует учет нарушений трудовой дисциплины;

- анализирует профессиональный, образовательный и возрастной состав кадров, другие социально-демографические данные в целях осуществления мер по дальнейшем улучшению качественного состава рабочих и служащих,

- разрабатывает соответствующий раздел плана социального развития коллектива;

- составляет расчеты и заявки на подготовку квалифицированных рабочих и специалистов, заключает договоры по этим вопросам с высшими, средними специальными, профессионально-техническими и иными учебными заведениями, индивидуальные договоры о выпускниками вузов, техникумов, профтехучилищ;

- организует производственную практику студентов вузов, учащихся техникумов и профтехучилищ;

- вносит предложения о назначения, перемещения и увольнении работников;

- проводит работу по организации приема молодых специалистов и рабочих, распределению их по структурным подразделениям, контролирует их трудоустройство и использование, жилищно-бытовые условия;

- готовит необходимые документы для представления работников к награждению государственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению Государственных премий, а также по поощрению рабочих и служащих.

- ведет учет поощрений и награждения работников;

- организует аттестацию и другие виды оценки деятельности руководящих работников и специалистов, разрабатывает мероприятия по выполнению решений аттестационных комиссий, контролирует их выполнение;

- оформляет, хранит и выдает трудовые книжки, своевременно заносит в них необходимые сведения;

- готовит и выдает справки по просьбе работников о настоящей и прошлой трудовой деятельности, а также отзывы и характеристики по запросу вышестоящих и иных органов;

- готовит и представляет все виды государственной статистической отчетности по кадровым вопросам;

- оформляет в установленном порядке документы для назначения пенсий работникам, членам их семей;

- ведет учет военнообязанных;

- организует проведение социологических исследований, направленных на повышение эффективности кадровой работы, решение иных проблем;

- осуществляет трудоустройство увольняемых работников в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Исходя из вышеизложенного, автоматизации подлежат следующие задачи:

1. Ввод данных в справочники «Подразделения»,
2. Ввод данных в справочники «Должности»,
3. Ввод данных в справочники «Сотрудники»,
4. Оформление документов «Прием на работу»
5. Оформление документов «Увольнение»
6. Формирование документа «Графика отпусков»
7. Формирование печатных форм

Характеристика существующих бизнес – процессов

Рисунок 1. Описание бизнес-процесса «Прием на работу»

На рисунке 1 обозначено описание существующего бизнес-процесса «Прием на работу» как мы видим для осуществления данного процесса, необходим в первую очередь сотрудник отдела кадров, который курирует весь процесс. Входящий поток состоит из двух пакетов документов это резюме и в случае одобрения кандидатуры необходим полный пакет документов, включающий в себя: удостоверение личности, трудовую книжку, документ об образовании, анкету, заявление о приеме на работу, фотографии, ИНН, СНИЛС и т.д.

Рисунок 2. Развернутое описание бизнес-процесса «Прием на работу»

На развернутом описании (рис. 2) видно как весь процесс делится на подпроцессы. Таким образом, чтобы принять человека на работу необходима свободная вакансия, сотрудник отдела кадров публикует объявление в средствах массовой информации, требования к соискателю формируются на основе должностных инструкций. Откликнувшийся соискатель направляет свое резюме, отдел кадров рассматривает его и в случае одобрения приглашает на собеседование. При успешном собеседовании сотрудник отдела кадров приступает к формированию приказа о приеме на работу с испытательным сроком 3 месяца. После прохождения испытательного срока издается полноценный приказ о приеме на работу и вносится запись в трудовую книжку сотрудника в соответствии со штатным расписанием.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Таблица 1

Матрица документооборота отдела кадров

Источник данных	Получатель данных
	Ген. директор	Отдел кадров	Соискатель	Бухгалтерия	Сотрудники
Ген. директор		Штатное расписание Заявление об увольнении График отпусков		Штатное расписание Приказ о приеме на работу Приказ об увольнении
Отдел кадров	Справка об итогах собеседования Проект приказа о приеме на работу Проект приказа об увольнении Проект штатного расписания Проект графика отпусков		Объявление о вакансии Справка о приеме на работу Договор	Проект приказа о приеме на работу График отпусков	Справка Копии документов
Соискатель	Заявление о приеме на работу	Резюме Документы соискателя
Бухгалтерия	Проект трудового договора	Трудовой договор	Трудовой договор
Сотрудники	Заявление об увольнении	Заявление на отпуск

В результате анализа характеристики документооборота выявлены недостатки, которые будут устранены в процессе автоматизации:

• Несовершенство процесса формирования графика отпусков
• Высокая трудоемкость оформления личного дела сотрудника
• Сложный процесс поиска приказа о приеме и увольнении сотрудников
• Огромное количество дублированной информации
• Низкая оперативность в формировании отчетов
• Трудоемкий процесс ежемесячного формирования табеля рабочего времени

Предполагаемый эффект от внедрения состоит в сокращении времени на заполнение анкет соискателей, а при движении кадров и вовсе исключается необходимость заполнения постоянных данных и т.д. Так же сокращается время выполнения таких операций как переоформление документов. Оформление проекта приказа о приеме и увольнении не более 2 минут, оформление графика отпусков не более 20 минут, составление отчета по учету кадров не более 5 минут.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Ознакомившись с обязанностями сотрудника отдела, а также с характеристикой документооборота предприятия можно сформировать состав задач будущего проекта.

Программное решение должно предоставлять пользователю возможность:

1. Вводить список должностей согласно штатному расписанию организации, указывая следующие параметры

• Должность

• Оклад

• Количество ставок

2. Вводить данные о сотруднике, указывая следующие параметры:

• Фамилия Имя Отчество (сотрудника)

• Адрес по прописке

• Дата рождения

• Место рождения

• Пол

• Серия и номер паспорта

• Дата выдачи паспорта

• Контактный телефон

• Электронная почта

• Уровень образования

• Документ об образовании

• Должность

• Место предыдущей работы

• Стаж работы

• Оклад

3. Осуществлять поиск сотрудника по фамилии и выдавать его параметры.

4. Оформлять приказ о приеме на работу, указывая следующие параметры:

• Номер приказа

• Дата приказа

• Сотрудник

• Подразделение

• Должность

• Табельный номер

• Испытательный срок

• Оклад

• Надбавка

• Сведения о трудовом договоре

• Возможность печати приказа по унифицированной форме Т1

5. Оформлять приказ об увольнении, указывая следующие параметры:

• Номер приказа

• Дата приказа

• Сотрудник

• Подразделение

• Основание увольнения

• Дата увольнения

6. Вывод журнала документов «Учет кадров» со следующими графами:

• Дата

• ФИО

• Подразделение

• Тип документа

7. Вводить ежегодный график отпусков с указанием следующих параметров:

• Подразделение

• Вид отпуска

• Год

• ФИО сотрудника

• Должность

• Дата выхода в отпуск

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Система управления предприятием «1С: Предприятие» представляет собой комплексную систему, включающую в себя ряд подсистем, таких как, «1С: бухгалтерия», «1С: оперативный учет» и др. Любая из подсистем может использоваться как совместно с другими подсистемами, так и автономно. Совместно с другими компаниями фирма 1С разрабатывает множество других модулей расчета.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С: Предприятие, использующих специфические возможности компонент.

Понятие конфигурации в системе программ 1С: Предприятие

Функционирование системы делится на два процесса – конфигурирование (описание модели предметной области средствами систем) и исполнение (обработку данных предметной области).

Результатом конфигурирования является Конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

Конфигурацией в системе 1С: Предприятие называется совокупность трех взаимосвязанных составных частей:

Структуры метаданных

Набора пользовательских интерфейсов

Набора прав

Метаданными в системе 1С: Предприятие называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельность конкретного предприятия.

Под объектами метаданных понимается формальное описание группы понятий предметной область со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

Под пользовательским интерфейсом в системе1С: Предприятие понимается совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных – документами, справочниками, журналами и т.д. Как правило, пользовательский интерфейс создается для конкретной категории пользователей. Цель создания интерфейса – обеспечить быстрый доступ пользователей к той информации, которая необходима им в соответствии с их обязанностями.

Под набором прав в системе1С: Предприятие понимается определение полномочий пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе.

Большинство объектов метаданных в системе1С: Предприятие могут иметь визуальное представление. В самом лучшем случае визуальное представление состоит из следующих частей:

• Экранный диалог, используемый для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;
• Печатная форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько)

Модуль формы - программа на встроенном языке системы1С: Предприятие. Как правило, модуль формы содержит алгоритм построения печатной формы объекта метаданных, а также может выполнять обработку вводимой в диалог информации для целей входного контроля, выполнения расчетов и т.п.

Программу 1С: Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания компьютерных систем бухгалтерского учета масштаба крупного предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита.

Еще одним плюсом в пользу выбора программной платформы 1С: Предприятие может служить и то, что на момент написания выпускной квалификационной работы в организации уже есть установленная лицензионная версия 1С: Предприятие 8, соответственно покупать отдельно технологическую платформу не обязательно.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание.

Как показано на рисунке 3 основная система состоит из 3 основных справочников. Справочники «Подразделения» и «Должности» формируются в процессе разработки проекта и является условно-постоянной информацией, но тем не менее, система должна иметь возможность добавления или корректировки информации од имени администратора. Справочник «Сотрудники» формируется на основе экранных форм «Прием на работу» и «Увольнение».

Документ «Договор» создается на основе всех справочников и формы «Прием на работу» и имеет печатную форму.

Отдельным элементом служит экранная форма «График отпусков», которая также формируется сотрудником отдела кадров и имеет печатную форму.

Экранные формы «Прием на работу» и «Увольнение» имеют печатную форму.

Рисунок 3. Информационная модель проекта

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

При приеме на работу главным документом является приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. В организации используют Унифицированную форму Т-1, утверждённую постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 (см. рисунок 4)

Рисунок 4. Унифицированная форма N Т-1а

При увольнении используют документ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Унифицированная форма Т-8 (см. рисунок 5)

Рисунок 5. Унифицированная форма N Т-8

Формирование графика отпусков выполняется по форме Т-7 (см. рисунок 6) форма имеет следующие реквизиты: структурное подразделение, ФИО сотрудника, кол-во календарных дней, даты выхода в отпуск и его окончание

Рисунок 6. Унифицированная форма N Т-7

2.3. Характеристика результатной информации

Рисунок 6. Даталогическая модель базы данных

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

На основе проанализированной информации, можно построить общую модель древа функций будущего программного решения, которые в свою очередь будут разделены на основные и служебные (см. рисунок 7). В нашем случае, при использовании платформы 1С: Предприятие, как правило, к служебным относятся те функции, которые заложены в программную среду по умолчанию такие как, календарь, управление окнами, помощь, настройки и т.п.

Функции

Основные

Служебные

Ведение

справочников

Ввод

данных

Ввод

условно-постоянной информации

Редактирование данных

Вывод печатных

форм

Проверка пароля

Календарь

Калькулятор

Управление интерфейсом

Помощь

Настройки

Рисунок 7. Древо функций

Сценарий диалога будет выглядеть следующим образом (см. рисунок 8). Основа всего проекта строиться на справочниках в данном проекте их 3:

Подразделения – заполняются непосредственно в самом справочнике на момент формирования базы данных

Должности - заполняются непосредственно в самом справочнике на момент формирования базы данных на основе утвержденного штатного расписания

Сотрудники – записи формируются после проведения документа прием на работу, и помечаются как уволенные после проведения документа увольнение.

Рисунок 8. Сценарий диалога

2.5. Характеристика базы данных

Таблица 2

Справочник «Подразделения»

Наименование реквизита	Тип данных
Наименование подразделения	Строка Длина: 25
Код	Строка Длина: 9

Таблица 3

Справочник «Должности»

Наименование реквизита	Тип данных
Код	Строка Длина: 9
Наименование должности по штатному расписанию	Строка Длина: 25
Размер оклада	Число Длина: 9

Таблица 4

Справочник «Сотрудники»

Наименование реквизита	Тип данных
Код	Строка Длина: 9
ФИО сотрудника	Строка Длина: 50
Дата рождения	Дата
Пол	ПеречислениеСсылка
Место рождения	Строка Длина: 100
Серия и номер паспорта	Строка Длина: 11
Дата выдачи	Дата
Кем выдан	Строка Длина: 50
ИНН	Строка Длина: 10
Страховой № ПФР	Строка Длина: 10
Адрес фактического проживания	Строка Длина: 100
Электронная почта	Строка Длина: 30
Контактный телефон	Строка Длина: 11
Дополнительный телефон	Строка Длина: 11

Таблица 5

Документ «Прием на работу»

Наименование реквизита	Тип данных
Номер приказа	Строка Длина: 6
Дата	Дата
Сотрудник	СправочникСсылка.Сотрудники
Должность	СправочникСсылка.Подразделения
Таб. №	Строка Длина: 9
Испытательный срок (мес.)	ПеречислениеСсылка.ИспытательныйСрок
Оклад	Число Длина: 7
Надбавка	Число Длина: 7
Договор №	Строка Длина: 9
Дата договора	Дата

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Таблица 6

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1.	Глобальный модуль	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые необходимо выполнить при запуске системы «1С:Предприятие 8.3».
2.	Модуль справочника «Подразделения»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
3.	Модуль справочника «Должности»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
4.	Модуль справочника «Сотрудники»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
5.	Модуль документа «Прием на работу»	Содержит реквизиты, которые формируются на основе справочников: «Подразделения», «Должности», «Сотрудники». На выходе имеет печатную форму «Приказ о приеме на работу»

2.7. Описание программных модулей

Начало

Ввод учетных данных

Открыть справочник

Ввод записи в справочник

Сохранить запись

Есть такая запись?

Запись сохранена

Изменить наименование

да

нет

Рисунок 9. Описание программного модуля Справочник

Печать формы

Т-1

Присвоить номер договора

Установить испытательный срок

Выбрать из списка Должность

Выбрать из списка подразделение

Выбрать из списка сотрудника

Открыть документ «Прием на работу»

Ввод учетных данных

Начало

Рисунок 10. Описание программного модуля Прием на работу

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рисунок 11. Окно ввода данных в справочник «Подразделения»

Рисунок 12. Окно ввода данных в справочник «Должности»

Рисунок 13. Окно ввода данных в справочник «Сотрудники»

Рисунок 14. Окно ввода данных в документ «Прием на работу»

Рисунок 15. Окно ввода данных в документ «График отпусков»

Рисунок 15. Окно ввода данных в документ «Увольнение»

Заключение

Результатом курсовой работы является разработанное автоматизированное рабочее место сотрудника отдела кадров на основе проектирования реализации операций бизнес-процесса «Кадровый учет».

Аналитическая часть работы заключалось в изучении предметной области, а именно специфики работы отдела кадров, должностных обязанностей сотрудника отдела кадров. Был определен комплекс задач автоматизации, проведен анализ существующих бизнес-процессов и документооборота на конкретном предприятии. Представлено обоснование проектных решений по информационному и программному обеспечению. Далее была проведена работа по сбору сведений об организации ООО «Стройтек», в частности организационной структуры, распределении функций, модели взаимодействий.

После того, как были собраны все необходимые данные, приступили к формированию технического задания проекта, параллельно выбрав инструментальные средства для проектирования системы.

В ходе написания проектной части работы были выявлены особенности конфигурирования информационных систем на отечественной платформе 1С: Предприятие, разработана структурная схема системы, изучены алгоритмы и методы оптимизации. Дана характеристика нормативно-справочной и результатной информации. Обрисовали древо функций и сценарий диалога будущего решения. Построены структура схем пакета, таблицы базы данных, описаны программные модули. В заключении приведен контрольный пример реализации проекта представленный скриншотами программного решения. В приложении 1 представлен программный код решения.

Список литературы

1. Басаков, М. Новый справочник кадровика. Документирование кадровой работы – М.: Феникс, 2015. – 272 с. ↑