Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Информационные системы.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день сложилась ситуация, что во многих отраслях производства и предоставления услуг проводится усовершенствование документооборота, вводятся новые принципы обмена информацией, оптимизируется время выполнения вычислений.

Увеличение круга пользователей, объема и сложности хранимых данных информационных систем привели к широкому спросу на простые и наиболее удобные для понимания пользователей табличных СУБД.

Большое распространение получает автоматизация различных процессов, происходящих в организации. При этом, несмотря на повышение компьютеризации в обществе, в промышленности и секторе предоставления услуг до сих пор не используются средства, которые позволяют хорошо автоматизировать процессы ведения отчетности и документации, предоставления справочной информации и т.д.

Сфера услуг в настоящее время является одной из важных отраслей народного хозяйства призванной удовлетворять индивидуальные запросы и потребности населения страны в различных видах услуг. Сфера услуг как отрасль экономической деятельности представляет собой совокупность организаций, цель которых – оказание разнообразных платных услуг по индивидуальным заказам населения.

Информационное обеспечение автомобильных комплексов (автосервисов) находится на крайне низком уровне. Разработано очень мало программ для регистрации клиентов, хранения данных о марках автомобилей, перечне услуг и их архивации, практически отсутствует в некоторых программных продуктах дружественных интерфейс.

Актуальность работы состоит в разработке информационно-справочной системы автосервиса «RayCar», которая бы отвечала основным требованиям к работе фирмы.

Целью работы является создание разработка ИС для автосервиса.

Исходя из поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– провести анализ понятий теории проектирования ИС;

– охарактеризовать деятельность автосервиса;

– описать принципы информационного обеспечения автосервиса;

– рассмотреть создание структуры ИС для автосервиса в СУБД Access;

применить другие механизмы и инструменты Access для создания вспомогательных объектов ИС.

Объект исследования теория информационных систем.

Предмет исследования разработка ИС для Автосервиса.

Основные методы исследования: композиция, анализ утверждений, связанных с хранением данных в табличном виде.

Инструментом исследования является система управления базами данных MS Access.

1. ПОНЯНИЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМАХ

1.1. Понятие информационных систем и технологий

Современные фирмы и компании представляют собой очень сложные организационные системы, где отдельные составляющие (основные или оборотные фонды, материальные и трудовые ресурсы и иные компоненты) постоянно изменяются, а также находятся и в сложном взаимодействии непосредственно друг с другом.

Процесс функционирования предприятий и организаций самого различного типа при условиях рыночной экономики часто ставит новые задачи по усовершенствованию управленческой деятельности на базе комплексной автоматизации управления разными технологическими и производственными процессами, трудовыми ресурсами, персоналом [5].

Рыночная экономика часто приводит к возрастанию общего объема и усложнению заданий, решаемых в направлении организации производства, процессов для планирования и анализа, связей с потребителями и поставщиками продукции, финансовой работы, оперативное управление которыми практически невозможно без выполнения организации современной информационной системы (ИС).

Информационная система может предназначаться для обработки информации, а также поддержки процесса принятия самых разных управленческих решений.

Стоит отметить, что она включает в себя:

– совокупность информации;

– разные принципы применения экономико-математических методов;

– технические средства;

– программное и другое обеспечение.

ИС, используемая в управлении, постоянно должна решать все текущие задачи тактического и стратегического планирования, бухгалтерского учета, оперативного управления компанией.

Многие учетные задачи (материального и бухгалтерского учета, налогового планирования и т. д.) могут решаться без дополнительных затрат с помощью вторичной обработки данных для оперативного управления. Весь учет является необходимым и дополнительным средством для контроля. Применяя оперативную информацию, что получена в ходе функционирования любой автоматизированной информационной системы, каждый руководитель может сбалансировать и спланировать ресурсы фирмы:

– материальные;

– кадровые;

– финансовые.

При этом можно просчитать и оценить разные результаты управленческих решений, полностью наладить оперативное управление общей себестоимостью продукции (услуг, товаров), ходом выполнения плана работ, использованием ресурсов и иные показатели.

Применение ИС позволяет [10]:

– значительно повышать степень обоснованности всех принимаемых решений непосредственно за счет выполнения оперативного сбора, обработки и передачи информации;

– выполнять обеспечение своевременности принятия решений по менеджменту организацией;

– добиваться стремительного роста эффективности управления за счет представления необходимой информации в своевременные строки руководителям практически всех уровней управления с единого информационного фонда компании;

– согласовывать решения, что принимаются на различных уровнях менеджмента и в самых разных структурных подразделениях;

– непосредственно за счет информированности разного уровня персонала о текущей ситуации рассматриваемого экономического объекта обеспечивать стремительный рост производительности труда, а также сокращение непроизводственных потерь.

Самой основной составляющей частью каждой автоматизированной информационной системы считается информационная технология (ИТ), непосредственное развитие которой тесно связывается с развитием и работой ИС.

Главной целью ИТ является получение посредством переработки самых первичных данных информации нового качества, на базе которой вырабатываются самые оптимальные управленческие решения.

Такой эффект достигается за счет:

– непосредственной интеграции информации;

– обеспечения ее актуальности или непротиворечивости;

– применения современных технических средств по внедрению и функционированию качественно новых форм поддержки деятельности для аппарата управления.

Основные функции информационных технологий показаны на рисунке 1:

Рисунок 1 – Функции ИТ

Все информационные технологии справляются с существенным увеличением массивов перерабатываемой информации, а также ведет к сокращению суммарных сроков ее ресурсов в менеджменте.

Многие автоматизированные информационные системы считаются для информационной технологии самой основной средой, элементами которой являются способы и средства для преобразования данных.

С другой стороны, информационная технология является специальным процессом, состоящим с четко регламентированных правил и методов выполнения операций с информацией, что циркулирует в ИС, а также зависит и от многих факторов, систематизированных по различным признакам.[20]

По классу решаемых с помощью ИТ задач предметной области выделяют (рисунок 2):

Рисунок 2 – Классификация ИТ по классу решаемых задач

Обеспечивающие решают задачи обработки без непосредственной привязки к предметной области;

Функциональные ИТ реализуют процедуры по обработке информации в конкретной сфере деятельности.

Стоит отметить, что к обеспечивающим информационным технологиям относят:[5]

– ИТ для описания анализа области (CALS);

– ИТ для разработки ПО;

– ИТ для текстовой обработки информации;

– ИТ для работы с базами данных (БД);

– ИТ для работы с данными мультимедиа;

– ИТ для распределенной обработки информации;

– ИТ передачи информации по линиям связи;

– ИТ защиты информации и безопасности.

В прикладных или функциональных ИТ следует выделять такие направления:

– финансовые ИТ;

– офисные ИТ;

– ИТ для бизнес-приложений, что могут обеспечивать рекламу, маркетинг, а также управление персоналом, менеджмент запасами и прочие функции;

– ИТ для выполнения автоматизированного проектирования;

– ИТ для автоматизированных систем управления (АСУ) технологическими процессами;

– ИТ для автоматизированных систем менеджмента предприятиями;

– ИТ по управления машинами или аппаратами;

– ИТ на медицине;

– ИТ при космических исследованиях;

– ИТ для военного дела;

– ИТ в менеджменте государством и прочее.

По уровню централизации технологического процесса все ИТ в системах менеджмента делят на такие категории:

– централизованные технологии;

– децентрализованные технологии;

– комбинированные технологии.

Централизованные характеризуются тем, что общая обработка и решение основных задач по функционированию производятся в центре всей обработки ИТ (к примеру, центральном сервере), что организована на предприятии или же организации вычислительной сети или в отраслевом, или в территориальном вычислительном центре.

Децентрализованные ИТ основываются только на локальном применении методов вычислительной техники, что установлены на рабочих местах разного рода пользователей для выполнения конкретной задачи специалиста.

Практически все децентрализованные технологии в себе не имеют автоматизированного централизованного хранилища данных, но могут обеспечивать пользователей средствами для коммуникации для обмена информацией между узлами рассматриваемой сети.

Комбинированные технологии часто характеризуются интеграцией многих процессов решения функциональных задач непосредственно на местах с применением совместных БД и концентрацией всей информации в системе в автоматизированном БнД (банк данных).

1.2. Основные компоненты ИС

Практически все разновидности информационных систем вне зависимости от сферы их применения включают в себя одну и ту же совокупность компонентов (рисунок 3).

То есть, это:[5]

– функциональные компоненты;

– компоненты для системы обработки информации;

– организационные компоненты.

Рисунок 3 – Компоненты ИС

Функциональными компонентами является система функций управления, или же полный набор (то есть, комплекс) взаимосвязанных во времени или пространстве работ по менеджменту, необходимых для удовлетворения поставленных перед организацией целей.

Любая сложная функция управления делится на ряд намного мелких задач и доводится до непосредственного их исполнителя.

Именно от того факта, как именно будет выполнено задание отдельным работником и зависит успех выполнения всех конечных задач компании в целом.

Стоит отметить, что таким образом, вся совокупность управленческих воздействий может иметь своим конечным результатом выполнение общих задач, которые стоят перед предприятием, а также к каждому конкретному исполнителю независимо от его положения на службе.

Приведенные положения сильно подчеркивают не только так называемый индивидуальный, а и групповой характер функций менеджмента, а деловой (или практический) результат может образоваться не эпизодически, а в постоянном направлении.

Весь процесс по управлению предприятием сводится или к линейному (административному) управлению предприятием или же его структурным подразделением, либо к функциональному (к примеру, материально-техническое обеспечение, бухгалтерский учет и прочее).

Поэтому итоговую декомпозиция ИС по функциональному признаку заключается в выделении с ее отдельных составных частей, которые называют функциональными подсистемами (ФС) (функциональные модули или бизнес-приложения), которые выполняют систему функций управления.

Каждому функциональному признаку обусловлено назначение некоторой подсистемы, то есть то, для какой именно сферы деятельности она предназначается и каковы ее основные цели, задачи или функции она выполняет.

Все функциональные подсистемы существенно могут зависеть от предметной области (или сферы применения) таких информационных систем.[30]

Выбор итогового состава функциональных задач разных функциональных подсистем управления обычно осуществляется с учетом основных уровней (фаз) управления, а именно:

– планирование;

– контроля и анализа;

– учет;

– регулирования.

Планированием называют управленческую функцию, обеспечивающую формирование планов, по которым будет организовываться функционирование объекта управления.

По традиции выделяют:[3]

– летнее (1 год);

– перспективное (5 - 10 лет);

– оперативное (декада, сутки, неделя, месяц) планирование.

Учет, контроль, анализ – это функции, обеспечивающие получение информации о состоянии системы управления за определенный временной промежуток, определения причины и факта отклонения состояния объекта менеджмента от его планируемого поведения или состояния, а также расчет размеров данного отклонения.

Весь учет ведется непосредственно по показателям плана по выбранному диапазону планирования (то есть, оперативный, среднесрочный и другие).

Регулирование управления – это специальная функция, которая обеспечивает сравнение фактических и планируемых показателей функционирования каждого объекта управления и непосредственную реализацию необходимых управляющих средств при наличии разного рода отклонений от запланированных в указанном диапазоне. Согласно выделенных подсистем функционирования и с учетом требований по управлении определяется весь состав задач для функциональных подсистем ИС.

Выбор и непосредственное обоснование состава всех функциональных задач является одним с самих важных элементов разработки информационных систем.

Выполнение анализа функциональных задач также показывает, что они реализуются по-разному в условиях при применении информационных систем.

Но одна и та же задача может решаться (реализована) различными математическими методами, алгоритмами и моделями. Иногда эту функциональную компоненту называют подсистемою математического обеспечения.

Среди других вариантов реализации является, также лучший, обусловлен новыми возможностями вычислительной системы или же системы обработки информации в целом

В современных ИС автоматизации проектирования ИС входит в состав банков алгоритмов и моделей из которых при непосредственной разработке ИС выбираются самые эффективные для конкретного объекта для управления.[4]

Самая основная функция системы для обработки данных – реализация таких операций:

– сбор, перенос и регистрация информации непосредственно на машинные носители;

– процесс передачи информации в места обработки или хранения;

– ввод информации непосредственно в. ЭВМ, контроль за вводом и компоновкой информации в памяти ПК;

– создание и ведение информационной базы;

– обработки разной информации на. ЭВМ (корректировка, выборка, накопление, сортировка, арифметические и логические обработки) для реализации функциональных задач системы (или конкретной подсистемы) управления объектом;

– вывод данных в виде табуляграмм, сигналов для прямого управления многими технологическими процессами, видеограмм, информации для связи с иными системами;

– организация, управление (или администрирование) вычислительным процессом (к примеру, планирование, учет, анализ вычислений в локальных или же глобальных вычислительных сетях контроля).

2. ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АВТОСЕРВИСА

2.1. Описание предметной области

В настоящее время информационные системы широко применяются во многих отраслях жизнедеятельности человека. Различные учреждения в своей работе не могут обойтись без использования персональных компьютеров, которые заменяют с успехом рутинную работу, которая выполнялась ранее вручную, в бумажном виде, повышая эффективность и автоматизацию работы любого учреждения.

Сфера предоставления услуг в нынешнее время является важнейшей отраслью народного хозяйства, призванной удовлетворить индивидуальные потребности и запросы населения страны в разных видах услуг. Сфера услуг как сектор экономической деятельности представляется совокупностью организаций, которые имеют цель – оказание различных платных услуг по заказам населения.

Рассматриваемая сфера услуг решает очень важное социально-экономические задания и их значения в жизни общества стремительно возрастает. Одним из видов услуг, что предоставляются населению, являются услуги автомобильного комплекса или автосервиса.

Предлагаемая информационная система реализует информационно-справочную программу, которая предназначена для автоматизации учета принятия заказов по ремонту автомобилей, а также проводит учет стоимости выполненных работ. Приложение способствует вводу, редактированию и просмотру содержимого базы данных, а также отвечает на запросы пользователей и составляет заказ-наряд на предоставления услуг.

Рассматриваемая информационная система предназначена для применения на автомобильных комплексах. Она является легкой в обращении, позволяет осуществлять хранение большого количество сведений в единой базе данных, экономит за счет автоматизации процессов рабочее время сотрудников автосервиса. Поэтому разрабатываемая программа существенно упростит работу любого автомобильного комплекса.

Рассмотрим предметную область, для которой будет создана информационная система.

Полное наименование организации: компания "RayCar".

Организационно-правовая форма деятельности: общество с ограниченной ответственностью.

Коллектив автомобильного комплекса качественно, в срок выполняет заказы по ремонту автомобилей, с каждым клиентом ведет индивидуальную работу.

Разрабатываемая система должна обеспечивать автоматизацию и выполнение следующих бизнес-функций:

- Ввод данных в справочники системы:
  - регистрация клиентов, их автомобилей;
  - ввод информации о сотрудниках автомобильного комплекса;
  - ввод информации о видах ремонта автомобилей и их стоимости;
  - ввод данных в каталог запчастей и другие.
- Обеспечение возможности формирования отчета по выполненным работам для конкретного клиента.
- Обеспечение возможности просмотра данных о конкретном автомобиле, их редактирование.
- Обеспечение возможности просмотра данных о конкретном заказе-наряде.
- Возможность экспорта и импорта информации в электронные таблицы Excel для создания отчетности (средствами СУБД Access).

Прием заказов от клиентов – это первая стадия процесса оказания услуг. Она включает определение необходимого состава услуги. При этом выполняется ряд операций, которые значительно влияют на дальнейший процесс работы мастеров автосервиса (например: выявление дефектов автомобиля подлежащего ремонту или диагностики).

Следующая стадия – непосредственное производство (выполнение ремонта), организация которого определяется характером выполняемых услуг мастерами.

Заключительная стадия данного процесса оказания услуг – реализация заказов, то есть доведение результата услуг до потребителя. Одной из главных особенностей, присущих организациям сферы обслуживания является то, что они имеют контакт непосредственно с потребителем при осуществлении услуг, то есть в процессе деятельности осуществляют вместе с производственными и торговые функции.

Взаимоотношения автомобильных комплексов, оказывающих платные услуги, и клиентов в процессе обслуживания, регулируются специальными правилами предоставления услуг, что определяют порядок оформления и приема заказов, их исполнения, расчетов с заказчиками и имущественную ответственность как автосервиса, так и клиентов.

Заказы на услуги оформляются путем формирования специальных документов – заказ-нарядов, общий пример которого показан на рисунке 4.

Автомобильный комплекс RayCar предоставляет следующие услуги по ремонту автомобилей:

– ремонт тормозной системы (замена тормозных колодок, замена тормозных суппортов, замена главного цилиндра, замена тормозных шлангов, диагностика и прокачка тормозной системы автомобиля и другие);

– ремонт системы охлаждения (замена радиатора охлаждения двигателя, замена помпы охлаждения ДВС, замена термостата, замена верхнего патрубка радиатора охлаждения ДВС, замена расширительного бочка и другие);

Рисунок 4 – Образец бланка заказ-наряда

– ремонт передней подвески (замена передних подшипников ступицы, замена внутренней гранаты, замена наружной гранаты, замена подвесного подшипника, замена рулевых тяг и другие);

– ремонт задней подвески (замена задних подшипников ступицы, замена задних амортизаторов, замена задних верхних опор амортизаторов, замена задних стоек стабилизатора, замена задних втулок стабилизатора и другие);

– ремонт моторного отсека (замена свечей зажигания, замена высоковольтных свечных проводов, замена катушки зажигания, замена ремня генератора, замена ремня кондиционера и другие);

– услуги электрика (замена лампочки, замена бокового указателя поворота, замена плафона освещения салона, замена лампочек противотуманных фар, замена противотуманной фары, замена рычага переключения стеклоочистителя и другие);

– ремонт кузовной части (замена стеклоподъемника, замена троса открытия двери, замена замка двери, замена замка багажника, замена замка капота, замена троса капота, замена бокового стекла и другие).

Для обеспечения корректной работы автомобильного транспорта нужно не только повседневное наблюдение (смазка, осмотр и т.д.), но и сезонное проведение ремонта агрегатов. Неравномерность снашивания некоторых деталей и узлов, входящих в состав автомобиля, потребовала разработки системы планово-предупредительной диагностики. Система технического обслуживания автомобилей является планово-предупредительной. Все работы, которые предусмотренные для каждого обслуживания – обязательны к выполнению. Такая система способствует постоянной поддержке автомобиля и прицепа в работоспособном виде, предупреждению неисправностей и отказов, снижению расхода смазочных материалов и топлива, уменьшению интенсивности износа деталей, повышению безопасности и надежности в эксплуатации автомобилей.

Крепежные, заправочные, регулировочные, смазочные и электротехнические работы, которые проводятся в предусмотренные обслуживанием сроки, позволяют обеспечивать нормальные условия работы всех механизмов и систем автомобиля.

Техническое обслуживание автомобилей является профилактическим мероприятием, которое проводится в плановом порядке через некоторое время работы или пробег. Периодичность технического обслуживания устанавливают по выполненному пробегу в км. с учетом условий эксплуатации автомобиля.

Ремонт подвижного состава транспорта предназначен для восстановления и поддержания работы автомобилей, устранения неисправностей и отказов, возникших в работе и выявленных при обслуживании. Ремонтные работы выполняются как по потребности, так и по плану (после определенного пробега или времени агрегатов).

Существует такие виды ремонта: текущий и капитальный. Первый, в свою очередь, делится на малый, средний, и текущее обслуживание. Капитальный ремонт выполняют на специализированных комплексах, текущий – на автосервисах или станциях технического обслуживания.

Капитальный ремонт включает сборочные, контрольно-диагностические, регулировочные, механические, слесарные, медницкие, обойные, электротехнические, жестяницкие, малярные, шинo-ремонтные и другие работы. Ремонтные работы выполняют по определенным агрегатам, а также по автомобилю в целом. При этом ремонте агрегат разбирают полностью, выявляют дефекты, заменяют или восстанавливают отдельные детали, потом собирают, регулируют, испытывают.

Текущим ремонтом считается ремонт, при котором агрегат нужно разбирать лишь частично, а заменяются и восстанавливаются только части, у которых срок службы равен межремонтному периоду. Такой ремонт осуществляется без снятия ремонтируемого агрегата с фундамента. Средний текущий ремонт отличен от малого только объемом ремонтных работ. Межремонтное (текущее) обслуживание сводится к периодическому (повседневному, еженедельному) наблюдению за состоянием агрегатов и устранению некоторых мелких неисправностей.

Рассмотрим организационную структуру автомобильного комплекса «RayCar» (рисунок 5):

Рисунок 5 – Организационная структура автомобильного комплекса RayCar

Директор автомобильного комплекса осуществляет руководство работой автосервиса. Под его руководством принимаются все управленческие решения: начиная от закупки запчастей и заканчивая подписанием многотысячных контрактов.

Менеджер по работе с клиентами выполняет функции регистрации клиентов, их автомобилей в информационной системе автомобильного комплекса, а также редактирования и добавления информации о заказах, формирование заказ-нарядов и прочие функции.

Менеджер по работе с персоналом осуществляет подбор квалифицированных кадров для функционирования автомобильного комплекса, контроль за их работой, выплатой заработной платы и прочее.

Менеджер по работе с запчастями выполняет подбор необходимых запасных частей агрегатов, производит их заказы у поставщиков, выполняет их доставку на сервис, изучает ценовые предложения.

Главный бухгалтер выполняет работы по осуществлению бухгалтерского учета в автомобильном комплексе.

К непосредственным исполнителям работ относятся:

– техники;

– слесари;

– электрики.

2.2. Информационное обеспечение автомобильных комплексов

Рассмотрим информационное обеспечение автомобильных комплексов на примере анализа основных бизнес-процессов, протекающих в исследуемом автосервисе.

Построение модели для информационной системы начинается с описания функционирования системы в целом в виде так называемой контекстной диаграммы (рисунок 6).

Взаимодействие автомобильного комплекса с окружающей средой опишем с помощью входных потоков информации («Обращения клиентов», «Оплата услуг»), выходных потоков информации («Оказанные услуг», «Полученная прибыль»), управленческие информационные потоки («Законы о защите прав потребителя», «Внутренние правила автосервиса») и используемых ресурсов («Персонал автосервиса», «Запчасти»).

Рисунок 6 – Контекстная диаграмма «Автомобильный комплекс»

Клиенты – заказчики, которые обращаются за услугами автомобильного комплекса.

Оплата услуг – это денежные средства, которые переводятся на счет автомобильного комплекса за оказанные работниками услуги.

Внутренние правила автомобильного комплекса – свод негласных и прописанных правил, которым подчиняются все сотрудники автосервиса.

Законы о защите правах потребителя – это законы и нормативные акты о защите прав потребителя, а также те, которые контролируют качество услуг, которые предоставляются автосервисом.

Запчасти – это основной ресурс для функционирования автосервиса, поскольку они используются при оказании услуг клиентам.

Персонал автосервиса – это люди, которые работают в автосервисе, осуществляют приём клиентов, выполняют ремонт, управление организацией и др.

Оказанные услуги – это услуги, которые оказанные клиентам персоналом автосервиса.

Полученная прибыль – это сумма всех выплат клиентами за оказанные услуги.

После рассмотрения контекстной диаграммы переходим к изучению процесса функциональной декомпозиции, то есть разбиваем полученную систему на несколько подсистем до степени, которая является достаточной для понимания сути и роли проектируемого программного обеспечения (рисунок 7).

Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции «Автомобильный комплекс»

Как видно из построенной диаграммы, процесс функционирования автомобильного комплекса разбивается на три подпроцессы:

Предоставление услуг по ремонту– основная деятельность, деятельность по ремонту автомашин;
Поддержание в рабочем состоянии всего оборудования автомобильного комплекса – поддержание в рабочем состоянии оборудования персоналом автосервиса;
Предоставление дополнительных услуг по функционированию автомобилей – выдача дополнительной информационно-справочной информации.

Произведем дальнейшее рассмотрение подсистемы «Предоставление услуг по ремонту» (рисунок 8).

Опишем процессы, которые представлены на данной диаграмме.

Выдача информации – это предоставление информации и данных о заказах и услугах автосервиса.

Услуги по ремонту – предоставление услуг по ремонту.

Осуществления ремонта – непосредственно процесс ремонта.

Конец обслуживания – это процесс, который включает в себя создание итогового счета с отчетом о выполненной работе.

Оплата счетов – оплата за оказанные услуги.

Рисунок 8 – Диаграмма декомпозиции «Предоставление услуг по ремонту»

Во второй главе рассмотрена предметная область «Автомобильный комплекс», описаны его специфика и особенности функционирования, организационная структура, состав компьютерного парка с подробным описанием составных частей персональных компьютеров, описаны информационные потоки данных с помощью диаграмм декомпозиции.

Также сформулирован с помощью функционального моделирования проект создаваемой система будет обеспечивать хранение информации о клиентах, заказ-нарядах, автомобилях, услугах.

В модели информационной системы заложена возможность персоналу корректировать информацию непосредственно в режиме реального времени.

3.РАЗРАБОТКИ ИС ДЛЯ АВТОСЕРВИСА

3.1. Создание структуры хранилища данных в СУБД MS Access

Рассмотрим использование MS Access 2013 для создания информационно-справочной системы автомобильного комплекса “RayCar” и на практике изучим основные возможности рассматриваемой СУБД.

Для создания необходимой базы данных требуются такие информационные объекты (таблицы):

«Справочник должностей» – для хранения списка должностей автомобильного комплекса с полями:

– Код должности;

– Название должности.

«Справочник сотрудников» – для хранения информации о работающем персонале комплекса, с полями:

– Код сотрудника;

– ФИО работника;

– Дата рождения;

– Адрес;

– Телефон;

– Код должности.

«Справочник категорий» - для хранения информации о категории услуг с полями:

Код категории услуг;

– Название категории.

«Справочник автомобилей» - для хранения данных о моделях автомобилей с полями:

– Код модели автомобиля;

– Модель автомобиля.

«Прайс» – для хранения информации о ценах на услуги, предоставляемые комплексом с полями:

– Номер услуги;

– Код категории услуг;

– Наименование работ;

– Цена услуги;

«Справочник клиентов» – для хранения информации о заказчиках с полями:

– Код клиента;

– ФИО клиента;

– Адрес клиента;

– Телефон клиента;

– Код модели автомобиля;

– Номерной знак;

– Год выпуска;

– Номер кузова.

«Заказ-наряды» для хранения информации о заказах на выполнение с полями:

– Номер заказа-наряда;

– Код клиента;

– Номер услуги;

– Количество;

– Дата оформления;

– Дата исполнения;

– Фактическая дата исполнения;

– Код сотрудника.

При создании таблиц, которые имеют ссылки на записи в других таблицах, устанавливаются связи. Таблицы называют справочниками в случае, если они содержат данные, что могут быть использованы при заполнении других сущностей. Они простые по структуре, имеют первичный ключ и их называют главными.

Рассмотрим методику создания таблиц в СУБД Access с помощью конструктора таблиц.

Для создания таблиц в базе данных нужно нажать на ленте «Создание» в разделе «Таблицы» пункт Конструктор таблиц.

После этого откроется бланк окна в котором необходимо указать названия полей таблицы, типы данных, описание (при необходимости), свойства полей и задать ключевое поле. Внешний вид конструктора таблиц показан на рис. 10 (на примере таблицы «Справочник клиентов»):

Рисунок 10 – Таблица «Справочник клиентов» в режиме конструктора

Аналогичным образом создаются и остальные таблицы. Их структуры в режиме конструктора показаны на рисунках 11 – 13:

Рисунок 11 – Таблица «Заказ-наряды» в режиме конструктора

Рисунок 12 – Таблица «Прайс» в режиме конструктора

Рисунок 13 – Таблица «Справочник автомобилей» в режиме конструктора

После формирования структуры таблиц (наименований полей, определение их типов). необходимо определить ключевое поле. Поскольку данные в ключевом поле должны быть уникальными, то, например, для таблицы «Справочник клиентов» им будет поле «Код клиента».[2]

Для установки индекса поля в разделе свойств необходимо использовать пункт «Индексированное поле», которое имеет 3 значения: да (допускаются совпадения), да (не допускаются совпадения), нет, Все ключевые поля имеют настройки: индексированное (совпадения не допускаются). Рассмотрим способы установки связей между созданными таблицами. Для этого откроем окно «Схема данных» и добавим все таблицы. После этого необходимо перетащить определенные поля одно на другое. После этого откроется окно, как показано на рисунке 14:

Рисунок 14 – Окно «Изменение связей»

В результате выполнения описанной процедуры для имеющихся таблиц, получим структуру (рисунок 15):

Рисунок 15 – Схема данных

3.2.Другие компоненты ИС

Формы – это элемент базы данных для удобного ввода и просмотра данных.

Отметим, что формы бывают одиночные (на основании одной таблицы) и сложные или составные (на основании нескольких таблиц). Также выделяют подчиненные и связанные формы – это многотабличные формы, созданные на основании таблиц, которые объединены с помощью связи «один – ко - многим».

Создадим форму для связанных таблицы «Справочник клиентов». Для этого воспользуемся мастером создания форм, который имеет следующие этапы:

– выбор источников данных для формы;

– выбор вида представления данных на форме;

– выбор уровня группировки данных;

– выбор макета форм;

– установка методов сортировки полей формы и подведения итоговых вычислений;

– название формы.

На рисунке 16 показана форма для ввода данных в таблицу «Справочник клиентов»:

Рисунок 16 – Ленточная форма «Справочник клиентов»

Аналогично создадим остальные формы (приложения) и введем с их помощью данные в таблицы.

Для принятия каких-либо решений нужно отобрать необходимые данные с базы, провести вычисления или корректно, в удобной форме подать информацию. Для этого используются запросы.[3]

Рассмотрим запросы, которые реализованы в базе данных.

Параметрический запрос «Запрос по цене услуги», который отображает наименование услуги и ее цену по введенным названии работ и марке автомобиля. На рисунках 17 – 19 показаны конструктор запроса, диалоговое окно для ввода критерия отбора и результат выполнения.

Рисунок 17 – Конструктор запроса «Запрос по цене услуги»

Рисунок 18 – Диалоговое окно запроса «Работы для клиента»

Рисунок 19 – Результат выполнения запроса «Работы для клиента»

В базах данных при необходимости можно создать отчеты – объекты базы данных для вывода полученной информации на печать.

Используя Мастер отчетов построим отчет для запроса «Последний заказ-наряд». Для этого вызовем мастер создания отчетов (Создание – Отчеты – Мастер отчетов). Далее нужно выбрать запрос «Последний заказ-наряд» и переместить поля в категорию Выбранные, нажать готово. Далее открыть отчет в режиме конструктора и разместить имеющиеся поля, как показано на рисунке 20:

Рисунок 20– Отчет «Последний заказ-наряд» в режиме конструктора

В созданной базе присутствуют запросы, формы, отчеты и необходимо организовать графический интерфейс для управления их выводом по желанию менеджера или других пользователей. Для такой организации принято применять кнопочные формы, которые в Access 2013 можно построить с помощью макросов и создания формы в режиме конструктора.

На рисунке 21 приведена главная кнопочная форма в режиме конструктора, которая автоматически загружается при запуске СУБД Access.

Для ее построения необходимо создать макросы для открытия промежуточных форм.

Рисунок 31 – Главная кнопочная форма в режиме конструктора

Для создания макроса необходимо на ленте «Создание» нажать кнопку «Макросы» и выбрать нужную категорию – «Открыть форму».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения данной дипломной работы была разработана информационно-справочная система, предназначенная для автоматизации процессов ввода, обработки и вывода данных, их корректировки и хранения в БД, связанных с деятельностью автомобильного комплекса «RayCar» по предоставлению услуг автосервиса.

БД позволяет вести учет всех автомобилей, когда-либо находящихся в автосервисе, хранит полную информацию о каждом клиенте (марка, регистрационный номер, год выпуска, серийные номера двигателя и т.п.), позволяет вести учет владельцев автомобилей, которые когда-либо обращались в автосервис. С помощью MS Excel возможен экспорт данных из таблиц БД для дальнейшего их анализа, построения диаграмм, графиков, регрессий и т.д., также это позволяет вести отчетность на бумаге.

В БД хранится информация о каждом владельце, о каждом автомобиле, которые хотя бы единожды пользовались услугами автосервиса. Существует возможность хранения не только основной и самой необходимой информации, но и примечаний, уточнений, описания и тех.характеристик и много другой полезной информации.

Существует один, на первый взгляд, недостаток, который при постоянном использовании БД характеризует себя с положительной стороны: в данной БД информация об автомобилях и владельцах в исходном состоянии является независимой. Связь владельца с автомобилем отслеживается лишь в процессе оформления заказа, после чего успешно хранится в базе. Это допущение создано с целью предотвращения нестандартных ситуаций, возникающих при существовании у владельца нескольких автомобилей и т.п.

Недостаток системы, не влияющий на её работу, это свободный доступ к ней. Система не имеет подсистемы авторизации.

В заключении, можно подметить тот факт, что все проблемы и задачи поставленные на уровне анализа информационной системы были решены после разработки действующего приложения.

ЛИТЕРАТУРА

Балдин, К.В Информационные системы в экономике: Учебник / К.В Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2015. - 395 c.
Бодров, О.А Предметно-ориентированные экономические информационные системы / О.А Бодров. - М.: ГЛТ, 2013. - 244 c.
Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова, А.А. Шурупов. - М.: Дашков и К, 2016. - 388 c.
Вировец, Ю.А. Адаптация на рабочем месте. Правила выживания / Ю.А. Вировец. - М.: Питер, 2013. - 304 c.
Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: Бином, 2013. - 292 c.
Данелян, Т.Я. Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организаций: Монография. / Т.Я. Данелян. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 284 c.
Ефремова, О. С. Аттестация рабочих мест по условиям труда в организациях. Рекомендации и нормативные документы / О.С. Ефремова. - М.: Альфа-пресс, 2015. - 640 c.