Документирование и инвентаризация (Классификация документов в бухгалтерском учете)

Содержание:

Введение

Актуальность темы курсовой работы. Документация обеспечивает сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия путем регистрации каждой хозяйственной операции в соответствующем документе.

Изменения, постоянно происходящие в результате различных хозяйственных процессов, иногда приводят к расхождениям между учетными данными, которые отображают движение и наличие хозяйственных средств и источников, а также их фактическим наличием. Наличие такого рода отклонений можно выяснить лишь путем проведения инвентаризации.

Не все происходящие в процессе хозяйственной деятельности явления могут быть зафиксированы посредством документации. Например, естественная убыль, ошибки в учете, хищения, неточности при приеме или отпуске материальных средств и прочее приводят к отклонениям действительного количества соответствующих материальных ценностей от указанного в документах.

Инвентаризация является самым действенным способом выявления и учета тех хозяйственных средств и источников их образования, которые не нашли документального отображения в бухгалтерском учете. Она с одной стороны выступает как элемент метода бухгалтерского учета, а с другой - как техника ее проведения.

В связи с тем, что документирование и инвентаризация являются основными способами контроля за сохранностью средств предприятия, вопросам ее изучения уделяется огромное внимание. Вопросы осуществления документирования хозяйственных операций и проведения их инвентаризации изучались такими авторами как Н.А. Миславская, С.Н. Поленова, Е.С. Соколова, З.П. Архарова, М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков, В.М. Швецкая, Н.А. Головко и многие другие экономисты.

Объектом исследования курсовой работы является документирование и инвентаризация, как способы проверки соответствия наличия средств данным бухгалтерского учета.

Предмет исследования – документирование в бухгалтерском учете и процедура проведения инвентаризации.

Цель исследования – анализ документирования и определение цели инвентаризации и порядка ее проведения.

Задачи исследования состоят в изучении таких вопросов как:

• Необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете
• Классификация документов в бухгалтерском учете
• Инвентаризация, ее виды и значение
• Требования к проведению инвентаризации
• Порядок составления инвентаризационных форм
• Отражение результатов инвентаризации

Урегулирование расхождений, выявленных в результате инвентаризации

Прикладная значимость курсовой работы. В процессе написания курсовой работы было раскрыто определение документирования и инвентаризации и определена их роль в бухгалтерском учете. Документ - это правильно составленный и оформленный деловой бумага, письменно подтверждает право осуществления или реальное осуществление хозяйственной операции, содержит ее признаки и показатели, подлежащие отражению в учете.

Инвентаризация рассматривается как способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Проведение инвентаризации имеет своей целью выявление неточностей в процессе документирования хозяйственных операций.

1.Документирование в бухгалтерском учете

1.1 Необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете

В общем представлении документы - основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации. При этом имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета.^[1]

Документирование - способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.^[2]

Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.^[3]

Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.

Например, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков - для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т. д.

На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов.

Подписывая документ, руководитель или другой работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого руководителя и работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.^[4]

Большое значение бухгалтерские документы имеют в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений.

Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет в любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения - недостачи или излишки.^[5]

Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе данного анализа изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства и эффективно используются.

Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицами. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже.^[6]

Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.^[7]

Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях.^[8]

Документы могут заполняться от руки или автоматизированным способом с помощью ПЭВМ. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.

В последние годы применяются такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие автоматы, с помощью которых считывается буквенно-цифровая информация непосредственно с печатных документов.

Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.^[9]

Создаются первичные документы на бланках типовых междуведомственных, типовых и специализированных форм.

Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают специализированные формы для своих организаций с учетом отраслевой специфики.

1.2 Классификация документов в бухгалтерском учете

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).^[10]

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.^[11]

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей.^[12]

Например, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.^[13]

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций.^[14]

Например, для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.^[15]

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.^[16]

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.^[17]

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.^[18]

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей.

Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.^[19]

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.^[20]

Например, к таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.^[21]

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.^[22]

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например, видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например, наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным.

Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.^[23]

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например, счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.^[24]

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.^[25]

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Вывод. Хозяйственные операции контролируют путем регистрации их в соответствующих документах в момент выполнения операций. Таким образом, документация является способом первичной регистрации хозяйственных операций. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.

2. Понятие и цели инвентаризации

2.1 Инвентаризация, ее виды и значение

Документирование хозяйственных операций, их двойная запись на счетах бухгалтерского учета не могут учесть всего реального движения активов и обязательств. Есть такие процессы и явления, не поддающиеся повседневной учетной регистрации и документированию в момент их совершения. Это так называемые естественные потери по некоторым видам ресурсов, а также последствия ошибок, допущенных при их приемке и отпуске, записей в учетных регистрах, а также из-за злоупотребления.

Способом бухгалтерского учета, с помощью которого можно выявить и учесть то, что нельзя взять на учет при ежедневной документации хозяйственных процессов и явлений, является инвентаризация.

Инвентаризация как составная часть метода бухгалтерского учета является способом выявления с последующим учетом ресурсов (активов предприятия) и источников их финансирования, которые не поддаются документальному оформлению, для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности.^[26]

Технически инвентаризация осуществляется путем проверки фактического наличия хозяйственных ресурсов и сопоставления их с данными учета. Это позволяет выявить излишки, недостачи, установить причины и виновных лиц в их возникновении.^[27]

В зависимости от полноты охвата проверкой ресурсов различают полную и частичную инвентаризацию.^[28]

Полная инвентаризация охватывает все ресурсы предприятия и их источники.^[29]

Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды и группы ресурсов - например, товары, топливо, транспортные средства, наличные в кассе и т.д..

По времени проведения инвентаризация может быть месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

По характеру инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации предусматриваются планом проведения инвентаризаций, состоящий в начале года и утверждается руководством.^[30]

Внеплановые (внезапные) заранее не планируются, а проводятся по мере необходимости по распоряжению руководства, по требованию проверяющего органа, в случаях стихийного бедствия, кражи, пожара, аварии и тому подобное.^[31]

Порядок и сроки проведения инвентаризации регламентируются Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов.

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждает руководитель предприятия.

Ответственность за организацию инвентаризации несет владелец предприятия, определяет количество инвентаризаций, сроки их проведения, перечень объектов, подлежащих инвентаризации во время каждой из них, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.(Рисунок 1)

Рисунок 1

Случаи обязательного проведения инвентаризации

Составление годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября

Смена материально-ответственных лиц

При переоценке товарно-материальных ценностей

По требованию судебно-следственных органов

Установление фактов хищений

Реорганизация предприятия,

Изменение форм собственности

Случаи обязательного проведения инвентаризации

«Таблица составлена по Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – 799 с.»

На каждом предприятии для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в следующем составе: председатель - руководитель предприятия и члены комиссии - главный бухгалтер, представители отдельных структурных подразделений, ведущие специалисты и тому подобное.^[32]

Эта комиссия отвечает за своевременную и качественную инвентаризацию. На местах хранения производственных запасов при необходимости создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые должны под руководством центральной комиссии обеспечить непосредственное проведение инвентаризаций: в присутствии материально ответственного лица выявить и подсчитать взвешиванием, обмера или перечислением фактическое наличие всех ценностей. Полученные данные заносят в инвентаризационные описи, которые составляют в двух экземплярах.

Описания составляют отдельно по каждому материально ответственному лицу по месту хранения ценностей. По окончании инвентаризации описи подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо.^[33]

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Описания, поступившие в бухгалтерию, используют для вывода результата инвентаризации: в инвентаризационной описи наряду с данными о фактическом наличии проставляют количественные и стоимостные показатели ценностей заданными бухгалтерского учета.^[34]

Окончательные результаты проведенной инвентаризации можно определить только по сравнительным сведениями. В них отражаются все позиции, где возникли отклонения от учетных данных. К составлению сравнительной сведения бухгалтерия имеет тщательно проверить правильность всех записей на счетах.^[35]

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.^[36]

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность сравнительных сведений, выясняет причины возникновения излишков, недостач, пересортицы, устанавливает виновных. Причины возникновения разниц тщательно выясняются, уточняются на основании письменных объяснений материально ответственного лица. Свои выводы и предложения по регулированию разницы между фактическими данными инвентаризации и показателями учета комиссия фиксирует в протоколе. Протокол предоставляется на утверждение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение о порядке урегулирования разногласий.

Результаты инвентаризации отражаются в учете в следующем порядке:

• выявлены излишки приходуют и зачисляют на доходы предприятия;
• стоимость недостачи, порчи или других потерь в пределах норм списывается на расходы деятельности предприятия, а в суммах, превышающих эти нормы - на виновных лиц;
• если виновные не установлены, сумма недостачи относят также на расходы отчетного периода.^[37]

К проведению любого вида инвентаризации законодательством установлены определенные требования. (Приложение 1)

В случае выявления расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, то есть фактическим наличием имущества, бухгалтерия организации должна составить сличительные ведомости. Затем комиссии необходимо составить заключительный акт с предложениями по урегулированию выявленных при инвентаризации расхождений. Акт подписывают все члены комиссии.^[38]

Существующая практика такова, что инвентаризация не проводится на мелких предприятиях и в организациях, состоящих из одного, двух человек, не имеющих большого количества и ассортимента активов, для которых проведение инвентаризации дорогостоящая процедура - и по трудозатратам, и по затратам, временным и стоимостным.^[39]

Такие предприятия считают, что затраты и усилия на проведение инвентаризации превышают риски от ее не проведения, или же полагают, что непроведение инвентаризации не может существенно повлиять на их представления об имуществе и обязательствах.

Этим же руководствуются и некоторые организации, обязанные составлять и представлять финансовые отчеты. Сравнивая усилия на инвентаризацию, с одной стороны, и эффект от ее проведения, а также уровень существенности влияния результатов инвентаризации на значение элементов финансовой отчетности, с другой стороны, такие предприятия сознательно отказываются от ее проведения.

2.2 Порядок составления инвентаризационных форм

Инвентаризация имущества организации и ее обязательств имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в трех (пяти, в случае смены ответственного лица) экземплярах.^[40]

В описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения - штуках, килограммах, метрах и т. д. данные ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на тех же последних страницах должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Документ визируется подписями председателя комиссии, членов комиссии и материально ответственным лицом.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение. Отметим, что на имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.^[41]

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно, до открытия склада, кладовой, секции и т. п. заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.^[42]

Дабы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда процедура была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Рачительный руководитель может провести дополнительные контрольные проверки правильности проведения инвентаризации уже после ее окончания. Но тогда до открытия склада, кладовой или другого объекта, где она проводилась, придется снова привлечь членов комиссии и материально ответственных лиц.

Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.^[43]

Документы сторонних организаций, составленные в процессе проверки имущества фирмы могут послужить заменой первичным документам.

К таким документам относятся:

• инвентаризационная опись, составленная арендатором по арендованному имуществу;
• расписки с датой, близкой к дате проверки;- оборотные ведомости по ответственному хранению с датой, предшествующей дате инвентаризации.

Проведение проверки на основании документов подразумевает сличение не фактических данных и данных учета фирмы, а данных по документам и данных учета.^[44]

Акты составляют и подписывают работники инвентаризационных комиссий. Материально-ответственные лица документ не подписывают. Один экземпляр акта отправляют в бухгалтерию, второй остается у комиссии.^[45]

Если одна и та же форма акта или описи используется для инвентаризации различных групп имущества или обязательств, то в заголовке таблицы указывают вариант использования.

Показатели стоимости в инвентаризационных документах указываются в рублях и копейках.^[46]

По результатам проверки основных средств и материальных ценностей составляют сличительные ведомости. Что касается инвентаризации других объектов - в таких случаях составляются инвентаризационные акты, либо специально разработанные организацией сличительные ведомости.

Вывод. Инвентаризация - это деятельность, направленная на проверку фактического имущественного и финансового состояния организации в соответствии с данными бухгалтерского учета. В зависимости от способов проведения инвентаризации, она бывает разных видов, но не зависимо от того, какой вид инвентаризации проводился, она преследует одну цель – контроль сохранности финансовых средств и имущественных ценностей.

3.Подведение итогов инвентаризации

3.1 Отражение результатов инвентаризации

Окончательные результаты инвентаризации выявляет бухгалтерия предприятия, сопоставляя фактические остатки товарно-материальных ценностей, денежных средств, указанные в описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.^[47]

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и утверждены руководителем предприятия. Они отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом финансовом отчете за отчетный период.^[48]

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия (учреждения) на издержки производства или обращения;
• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.^[49]

Материально ответственные лица по допущенной пересортице представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.^[50]

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются за счет прибыли или резервных фондов.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.^[51]

Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете.

3.2 Урегулирование расхождений, выявленных в результате инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируют на основании распорядительного документа руководителя организации: приказа, распоряжения и т.п..

Выявленная при инвентаризации недостача и (или) порча активов подлежит отражению в учете следующим образом.

Во-первых, недостача товаров и (или) их порча в пределах норм естественной убыли в коммерческой организации согласно решению руководителя организации подлежит списанию на затраты по видам деятельности, в некоммерческой организации – на увеличение расходов.

Источники возмещения результатов инвентаризации могут быть разные.

Результаты инвентаризации следует отражать в учете и отчетности того месяца, в котором руководителем организации принято решение по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.^[52]

Недостачи и потери запасов в момент их выявления отражают в бухгалтерском учете на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества». Исключением являются потери имущества, произошедшие в результате стихийных бедствий, отражаемые по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».^[53]

В бухгалтерском учете возмещать выявленные недостачи и (или) порчи запасов можно за счет следующих источников:

• себестоимости продукции, работ, услуг;
• покрытия недостач виновным лицом;
• использования средств резервного фонда и собственных источников организации.

1) Себестоимость продукции, работ, услуг.

В бухгалтерском учете суммы недостач и (или) потерь от порчи запасов в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или реализации, списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в дебет счетов по учету затрат.

В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи запасов в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством, отражают в составе материальных расходов организации, учитываемых при налогообложении. Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяют на основании документов бухгалтерского учета и отражают в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая).^[54]

2) Покрытие недостачи и (или) потери запасов за счет виновных материально ответственных лиц.

Недостача и (или) порча запасов, произошедшая сверх норм естественной убыли, в соответствии с решением руководителя организации может быть возмещена за счет виновных материально ответственных лиц.^[55]

При удержании сумм потерь по недостаче и (или) порче товаров из заработной платы виновных материально ответственных лиц нанимателю торговой организации следует учитывать нормы трудового законодательства.^[56]

3) Возмещение недостачи третьим лицом - поставщиком, подрядчиком, транспортной организацией, если оно является виновником недостач (потерь).

4) Собственные источники организации.

На практике нередко возникают ситуации, когда виновное лицо в недостаче и (или) порче товаров не может быть установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, либо иные случаи. Под иными случаями подразумеваются чрезвычайные ситуации, например наводнение, пожар на складе.^[57]

В таких ситуациях после проведения расследования причин возникновения пожара и подтверждения отсутствия виновных лиц сумма определившихся потерь списывается организацией за счет соответствующих источников. Так, в документах, представляемых для оформления списания недостач и (или) порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

В бухгалтерском учете, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи запасов в соответствии с решением руководителя списываются в коммерческой организации с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».^[58]

Вывод. Конечный результат проведенной инвентаризации финансовых средств и имущества должен определятся отдельно по каждому объекту. Результат инвентаризации должен найти отражение в годовой бухгалтерской отчетности. Ответственность за выявленные убытки возлагается на материально ответственное лицо.

Заключение

Документ является письменным доказательством фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления и предоставляет юридическую силу данным учета.

Сплошное и непрерывное отображение хозяйственных операций с помощью бухгалтерских документов называется документацией.

Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию называют его реквизитом. Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа

Периодически на всех предприятиях хозяйствующего субъекта, независимо от форм собственности по действующему законодательству проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Целью проведения инвентаризации является пересчет фактического наличия материальных ценностей и сопоставление данных инвентаризаций с показателями бухгалтерского учета. С другой стороны проведение инвентаризации преследует цель контроля за работой материально-ответственных лиц, обеспечения сохранности материальных ценностей предприятия, а также проверки условий хранения и порядок ведения учета их движения.

Инвентаризации подлежат все имущество хозяйствующего субъекта, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.

Инвентаризация проводится с целью проверки соответствия учетных данных фактическим данным. Если данные учета не совпадают с фактическими, то их необходимо откорректировать.

В зависимости от полноты охвата проверкой объектов учета инвентаризация бывает:

• полная (сплошная проверка всего имущества, денежных средств и состояния расчетных операций предприятия). Например: перед составлением годового отчета.
• частичная (проверка состояния отдельных объектов учета).

Для проведения инвентаризации на хозяйствующих субъектах руководителем предприятия создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии.

Перед началом инвентаризации лицо, ответственное за материально-техническую базу должно дать расписку, в которой оговаривается, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

В случае обнаружения в ходе проведения инвентаризации каких-либо расхождений - излишки или недостачи, повреждения или порчи, необходимо оформить их в сличительной ведомости и провести оценку по фактической себестоимости. По каждому случаю расхождения принимаются соответствующие решения. Материально-ответственное лицо обязано отчитаться за выявленные расхождения и возместить убытки.

Список использованных источников

1. Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) URL: http:// pravo.gov.ru/proxy/ips/? docbody=&nd=102152685(дата обращения 16.05.2016)
2. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д.Акатьева, В.А.Бирюков - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 252 с
3. Бабаев Ю.А. и др. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.Г. Макарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2011. – 417 с.
4. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 320 с.
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – 608 с.
6. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 592 с.
7. Соколова Е.С. Архарова З.П. Бухгалтерский учет и аудит. Учебно-практическое пособие / Е.С. Соколова, З.П. Архарова. – М.: Евразийский открытый институт, 2011. – 234 с.
8. Стражева, Н.С. Бухгалтерский учет / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. - 13-е изд., стереотип. – Минск.: Современная школа, 2013. - 672 с.
9. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – 799 с.
10. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – 304 с.
11. Щербакова В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник / В.И. Щербакова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 352 с.

Приложения

Приложение 1

Требования при проведении инвентаризации

• создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии, на которую возлагается организация и контроль проведения всех проверок и инвентаризаций. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества в организации должны быть сформированы рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав таких комиссий утверждают приказом руководителя, который регистрируется в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации;
• необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации, рекомендованные для оформления проведения инвентаризации и ее результатов;
• по результатам инвентаризации имущества требуется составить инвентаризационные описи установленной формы для каждого вида имущества или обязательств. При необходимости разработать и утвердить формы инвентаризационных ведомостей в дополнение к унифицированным формам;
• необходимо получить с материально ответственных лиц, с участием которых проводят инвентаризацию расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию;
• надлежит выявить в ходе инвентаризации фактическое наличие имущества, как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося на бухгалтерском учете. Затем полученные результаты необходимо сопоставить с данными бухгалтерского учета и выявить излишки и недостачи.

1. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. – С. 341 ↑

2. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С 418 ↑

3. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 155 ↑

4. Щербакова В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник / В.И. Щербакова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 204 ↑

5. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 157 ↑

6. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 383 ↑

7. Бабаев Ю.А. и др. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.Г. Макарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2011. – С. 297 ↑

8. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 384 ↑

9. Щербакова В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник / В.И. Щербакова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 206 ↑

10. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 176 ↑

11. Соколова Е.С. Архарова З.П. Бухгалтерский учет и аудит. Учебно-практическое пособие / Е.С. Соколова, З.П. Архарова. – М.: Евразийский открытый институт, 2011. – С. 119 ↑

12. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 133 ↑

13. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 134 ↑

14. Стражева, Н.С. Бухгалтерский учет / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. - 13-е изд., стереотип. – Минск.: Современная школа, 2013. – С. 408 ↑

15. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 385 ↑

16. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 386 ↑

17. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 179 ↑

18. Бабаев Ю.А. и др. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.Г. Макарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2011. – С. 300 ↑

19. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 179 ↑

20. Стражева, Н.С. Бухгалтерский учет / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. - 13-е изд., стереотип. – Минск.: Современная школа, 2013. – С. 408 ↑

21. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. – С. 344 ↑

22. Бабаев Ю.А. и др. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.Г. Макарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2011. – С. 301 ↑

23. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 138 ↑

24. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С. 423 ↑

25. Бабаев Ю.А. и др. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.Г. Макарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2011. – С. 304 ↑

26. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д.Акатьева, В.А.Бирюков - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 151 ↑

27. Щербакова В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник / В.И. Щербакова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 210 ↑

28. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 391 ↑

29. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 391 ↑

30. Соколова Е.С. Архарова З.П. Бухгалтерский учет и аудит. Учебно-практическое пособие / Е.С. Соколова, З.П. Архарова. – М.: Евразийский открытый институт, 2011. – С. 131. ↑

31. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 185 ↑

32. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. – С. 352 ↑

33. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. – С. 354 ↑

34. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 172 ↑

35. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С. 432 ↑

36. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102152685(дата обращения 16.05.2016) ↑

37. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 188 ↑

38. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 174 ↑

39. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 393 ↑

40. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 190 ↑

41. Стражева, Н.С. Бухгалтерский учет / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. - 13-е изд., стереотип. – Минск.: Современная школа, 2013. – С. 417 ↑

42. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. – С. 356 ↑

43. Поленова С.Н. Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. – С. 357 ↑

44. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 190 ↑

45. Бабаев Ю.А. и др. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.Г. Макарова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2011. – С. 303 ↑

46. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102152685(дата обращения 16.05.2016) ↑

47. Соколова Е.С. Архарова З.П. Бухгалтерский учет и аудит. Учебно-практическое пособие / Е.С. Соколова, З.П. Архарова. – М.: Евразийский открытый институт, 2011. – С. 138. ↑

48. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 193 ↑

49. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 396 ↑

50. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 177 ↑

51. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С. 435 ↑

52. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С. 438 ↑

53. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 196 ↑

54. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина. – М.: Рид Групп, 2011. – С. 398 ↑

55. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 179 ↑

56. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С. 439 ↑

57. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – С. 441 ↑

58. Швецкая, В.М., Головко, Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Швецкая, Н.А. Головко. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К, 2010. – С. 194 ↑