Документирование и инвентаризация)

Содержание:

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет на предприятии - важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности. На основе бухгалтерского анализа может быть определена тенденция развития предприятия.

Бухгалтерский учет позволяет представить полную картину имущественного и финансового состояния предприятия. В нем содержится всеобъемлющая синтетическая и аналитическая информация по основным средствам, материальным, трудовым и денежным ресурсам, что позволяет управлять процессом хозяйственной деятельности и контролировать исполнение плана по прибыли.

Значение бухгалтерского учета, как одного из средств управления современным предприятием, определяется, прежде всего, тем, что он является одним из источников экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. За правильное и полное представление этой информации и отвечает главный бухгалтер.

Бухгалтерский учет, как  и любая другая наука, разрабатывает  собственные способы исследования своего предмета. Совокупность таких способов представляет собой метод бухгалтерского учета. Отдельные, конкретные способы являются составными частями метода, его элементами[11].

Метод бухгалтерского учета  включает всего восемь способов (элементов): документация, инвентаризация, счета бухгалтерского  учета, двойная запись, оценка, калькуляция, бухгалтерский баланс, отчетность.

Организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации каждой хозяйственной операции в специальных документах или в технических носителях информации. Все последующие записи в бухгалтерском учете производят только на основании документов. Документация - это способ первичной регистрации хозяйственных операций в учетных документах или технических носителях информации и обоснования правильности бухгалтерских записей[11].

По ряду причин не все  явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в документах в момент их совершения, например естественная убыль и т.п. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств путем их подсчета в натуре. Данные инвентаризации используют для документального оформления неучтенных операций, чтобы установить соответствие учетных данных об имуществе его фактическому состоянию.

Инвентаризация - способ уточнения показателей  учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Цель данной курсовой работы - рассмотрение сущности таких элементов метода бухгалтерского учета, как документация и инвентаризация.

Для достижения этой цели в курсовой работе решаются следующие  задачи:

- выявление требований, предъявляемых к составлению  документов; рассмотрение классификации документов;

- изучение документооборота в бухгалтерском учете и его основных этапах; порядка и сроков хранения бухгалтерских  документов;

- изучение сущности инвентаризации, её видов, общего порядка проведения инвентаризации, документального оформления инвентаризации;

- изучение ситуаций, когда проведение инвентаризации является обязательным;

- изучение срока проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Глава 1. Документирование хозяйственных операций

1.1 Понятие документация, ее значение и требования к ней

Особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями, которые осуществляются на предприятии. Для обеспечения такого наблюдения каждую хозяйственную операцию оформляют соответствующим документом.

Термин «документ» происходит от лат, documentum, что означает «свидетельство, доказательство». И является письменным доказательством фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.

Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования по составлению документов регламентируются Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 18.07.2017) "О бухгалтерском учете".

Однако значение документации в хозяйственной работе предприятий не ограничивается только тем, что ее используют для обоснования учетных записей. Документация играет важную роль в управлении деятельностью предприятия. В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и т.д.) даются распоряжения на осуществление хозяйственных операций (перечисление или выдачу денежных средств, отпуск материалов, выполнение работ и т.п.). Для работников, выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц, исполнителей работ и др.), документы являются обоснованием осуществленных ими операций[6].

Документы имеют практическое значение для предварительного и последующего контроля за целесообразностью и законностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность сделки, оформленной этим документом. Это помогает соблюдению хозяйственной дисциплины и действующего законодательства[6]. Последующий контроль осуществляют учетные работники при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов. Этот контроль распространяется главным образом на оправдательные документы для установления законности и хозяйственной целесообразности операций, а также проверки правильности оформления самих документов.

Документы имеют важное значение для обеспечения контроля за сохранностью имущества хозяйства, рациональным его использованием. Прием и отпуск материальных ценностей, использования денежных средств, осуществления расчетов только на основании надлежаще оформленных документов предотвращают злоупотребления со стороны должностных лиц. Практика показывает, что недостатка, растраты и бесхозяйственность, различные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются неправильно и несвоевременно, учет ведется неудовлетворительно[10].

Документы должны и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а потому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают документом доказательную, юридическую силу в том случае, если он составлен своевременно и надлежащим образом оформлено.

Документы используют при анализе хозяйственной деятельности, для финансового контроля, аудита и документальных, ревизий.

С применением в учете электронной вычислительной техники для сбора и обработки информации, наряду с бумажными документами, все большее распространение получают машинные носители учетной информации. Некоторые из них отражают хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения, другие - составляются по данным первичных носителей информации и используются для удобства ее обработки, автоматического ввода в вычислительную машину. Внедрение в учет усовершенствованных ЭВМ позволяет автоматически фиксировать и отражать их содержание в запоминающем устройстве машины и получать после обработки информацию, необходимую для управления и контроля.

От качества оформления документов во многом зависит полнота и достоверность показателей учета и отчетности. Поэтому к документам предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.

Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения полной информации о выполненной операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами[6].

Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа. Так, реквизиты документа, оформляющего, например, выработка рабочего и принадлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной или лимитно-заборной карты, то есть документов, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей. Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.

Обязательными реквизитами каждого документа являются: название предприятия, от имени которого составлен документ; название документа, его номер, код формы, дата составления документа (число, месяц, год), содержание хозяйственной операции и ее измерители (натуральные, трудовые , денежный) подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации в документах могут содержаться и другие дополнительные реквизиты.

При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствующих кодов. Документы, составленные с помощью средств вычислительной техники на машиносчитываемых носителях, используются в бухгалтерском учете при условии предоставления им юридической силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных согласно требованиям установленных стандартов и утвержденной системе кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации.

Если документ не имеет какого-либо из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и не может быть основанием для учетных записей. Так, если в акте на недостаток товарно-материальных ценностей, возникшей по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет должным подписей, то транспортная организация может отказаться от возмещения недостачи и предприятие несет убытки, поскольку акт не будет доказательной силы и судебный орган не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие несет убытки также и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и оформлено правильно[10].

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Документы составляют на бланках типовых форм или на бланках специализированных форм, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм.

Документы должны иметь форму, удобную для использования как при ручной обработке, так и при обработке на вычислительных машинах. Для этого реквизиты документов размещают в определенном порядке: сомножитель и множитель, делимое и делитель - в смежных графах, а рядом с ними - графа для записи результатов вычисления; выделяют и берут в жирную рамку те показатели, которые используют при обработке на вычислительных машинах.

Документы принято составлять на бланках, изготовленных типографским способом, с таким расчетом, чтобы от руки или на печатной машинке заполнить только те показатели, которые характеризуют соответствующую операцию. Рациональное строение документов способствует правильному оформлению хозяйственных операций и отражению их в учете. Сама форма документа как бы подсказывает, какую информацию следует представить, оформляя сделку[10].

Итак, форма документа должна быть простой, понятной, удобной для дальнейшей обработки и одновременно со всей полнотой характеризовать соответствующую операцию, удовлетворяя при этом требования не только бухгалтерского, но и оперативного и статистического учета.

Большое значение в выполнении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых форм документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях и в организациях различных отраслей и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов, товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карт, расчетно-платежных ведомостей и других документов. Унификация документов, обеспечивает возможность сосредоточивать в одном документе информацию для всех видов учета, облегчает ее обработку на вычислительных машинах, создает условия для централизованного изготовления бланков документов массовыми тиражами, что удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовления.

Документы должны составляться четко, разборчиво, без подчисток, загрязнений и других дефектов, которые бы вызывали сомнение в подлинности документа и правильности хозяйственной операции. Свободные строки в документах должны перечеркиваться[10].

Ошибки в первичных документах исправляются корректурным способом, т.е. неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнуто, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. Если ошибка обнаружена учетными работниками в документе, составленном не в бухгалтерии (например, авансовом отчете подотчетного лица), о необходимости ее исправления сообщают лиц, допустивших ошибку. Они также должны подписывать предупреждение о сделанных исправлениях.

Такие документы, как отчеты материально ответственных лиц о наличии и движении товарно-материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении, целесообразно проверять в их присутствии. Если будет обнаружена ошибка, то ее исправляют не только в экземпляре отчета, добавленного в бухгалтерию, но и в копии отчета, остается у материально ответственного лица. При этом перечеркивают не одну неправильную цифру в сумме, а всю сумму и над ней надписывают полностью правильную сумму[10].

Порядок исправления ошибок в документах, составленных машинным способом, определяется указаниями об организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической (доказательной) силы. В кассовых и банковских документах никакие исправления, даже оговорюсь, не допускаются.

Документы, связанные с оформлением денежных операций (денежные чеки, векселя и др.), составляют на специальных бланках, которые изготавливают таким образом, чтобы в них нельзя было сделать никаких исправлений (например, печатают бланки таких документов на бумаге с водяными знаками и т.п.), их называют бланками строгого учета и за хранением и использованием их устанавливают контроль. Если при составлении документа на таком бланке допущена ошибка, из-за чего бланк был испорчен, то он погашается перечеркиванием или надрезанием и сохраняется для последующей проверки использования бланков этих документов. Вместо испорченного выписывают новый, правильный документ.

За достоверность информации, содержащейся в документе, и качественное его составления несут ответственность лица, подписавшие документ.

1.2 Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и заканчивая сдачей их на хранение в архив.

Общие этапы, через которые проходят все документы, - это выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах. Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота[13].

Выписка первичных документов представляет собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому следует сокращать записи в документах, применять комбинированные формы документов, которые выполняют различные контрольные и учетные функции. Основным же направлением совершенствования первичного учета является автоматизация записей хозяйственных операций.

Как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерия проверяет правильность оформления документов, т.е. законность оформленных операций, правильность заполнения документов и арифметических подсчетов.

В процессе составления документов бухгалтерия осуществляет на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что некоторые документы составляют не работники бухгалтерии, а материально ответственные лица и другие оперативные работники.

Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, приписок и др.

Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным (старшим) бухгалтером. Последующий контроль документов осуществляется непосредственно в бухгалтерии. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка - продолжение того предварительного контроля, который предшествует совершению операций[13].

При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, четкость заполнения реквизитов, отсутствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию. Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб предприятию.

При арифметической проверке документов выясняется правильность указанных в документе натуральных и стоимостных показателей, правильность таксировки (т.е. умножения количества на цену, суммирование отдельных показателей и подсчет итогов).

Работники бухгалтерии должны принимать документы, не вызывающие сомнения в правильности их составления и оформления, в законности и целесообразности подтверждаемых ими хозяйственных операций, без арифметических ошибок. При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления или переписывания[13].

Если в процессе проверки обнаруживаются подделки каких-либо реквизитов, особенно подписей, или другие злоупотребления, такие документы оставляются в бухгалтерии для выяснения причин и принятия, необходимых мер в отношении виновных.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Многие поступающие документы содержат только натуральные показатели. Поэтому необходимо в этих документах, преимущественно по приходу и расходу материалов, сдаче продукции на склад и т.д., проставить цены и суммы, т.е. произвести их расценку, или таксировку. Цены проставляются на основании данных о ценах.

После таксировки документы, как правило, группируют, т.е. собирают за определенный период (день, неделю, месяц) по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных записей на счетах бухгалтерского учета.

Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей путем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или иным однородным признакам.

В настоящее время многие сводные документы, группировочные ведомости составляются на ПЭВМ. На основании группировки и подсчета итогов в документах производятся бухгалтерские записи - указывается корреспонденция счетов по данной операции или группе однородных операций. Этот этап обработки бухгалтерских документов называется контировкой документов[13].

Если по однородным документам составляются накопительные группировочные ведомости или другие сводные документы бухгалтерского оформления, то в них заранее указывается корреспонденция счетов и итоговые суммы оказываются записанными по соответствующим бухгалтерским счетам.

Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры. Порядок записей зависит от применяемой в организации формы учета.

Составление бухгалтерской записи по каждой операции имеет очень важное значение, так как от ее правильности зависит в дальнейшем точность и достоверность учета. Если указаны неправильно корреспондирующие счета, то это приводит к неверному отражению операции на счетах, т.е. к искажению экономической взаимосвязи между процессами. На отыскание и исправление допущенных ошибок затрачивается много времени. Бухгалтерские записи делают обычно бухгалтеры, которые ведут учет соответствующих операций: материалов, заработной платы, производства, основных средств и т.д.

После составления отчетности документы в переплетенном виде в папках передаются для хранения[15].

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации[15].

Требование своевременности и точности учета обусловливает необходимость налаживания такой системы выписки и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота, устранению излишних этапов на пути движения документов, уменьшению времени их обработки.

Документооборот в каждой отдельной организации определяет главный бухгалтер. Его указания, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников данного предприятия. Документооборот предусматривает не только порядок составления, использования и бухгалтерской обработки документов, но и ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов.

Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов: рациональное и своевременное составление документов, последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности организации, рациональная их обработка, сокращение пути прохождения документов, систематическое изучение и совершенствование документов.

Глава 2. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации

2.1 Понятие, цели и классификация инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоя­нием и движением хозяйственных средств является документа­ция, что, однако, не исключает возможности расхождения учет­ных записей с фактическими остатками средств организации.

Правила проведения инвентаризации определены Методи­ческими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их прове­дения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове­ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем орга­низации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обя­зательно[16].

Обязательные инвентаризации проводятся:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, про­даже, а также в случаях, предусмотренных законодатель­ством при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия;

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фон­дов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

-при смене материально ответственных лиц (на день прием­ки-передачи дел);

-при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями;

-при ликвидации (реорганизации) организации перед состав­лением ликвидационного (разделительного) баланса и в дру­гих случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

-при коллективной (бригадной) материальной ответственно­сти инвентаризации проводятся при смене руководителя кол­лектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Основными целями инвентаризации являются[16]:

1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых опе­раций.

3. Контроль сохранности имущества.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хо­зяйственным договорам и обязательствам, по уплате нало­гов и сборов.

5. Проверка условий и порядка хранения товаров.

6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.

7. Проверка соблюдения принципа материальной ответствен­ности.

8. Проверка состояния учета и организация движения товар­ных запасов.

9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в доку­ментах и в бухгалтерском учете и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли.

2. Изменение физических свойств товарно-материальных цен­ностей. Некоторые материальные ценности (например, про­дукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто при­ходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается докумен­тально[16].

3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие к материально ответственному лицу.

6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.

7. В случае смены бригадира при бригадной материальной от­ветственности.

8. По требованию судебно-следственных органов.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — ин­вентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

Самая подробная классификация инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе . Он выделил восемь классификационных оснований: по объему (полные, частичные); по принадлежности (имущество в организации и вне ее); по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регист­ра к объекту); по субъекту (ординарные - инициатива собственника; экстраординарные - инициатива внешних органов: судебных, фи­нансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказа­тельные); по степени агрегирования (дифференцированные, интег­рированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения[16].

По объему, разделить инвентаризации очень трудно, ибо совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объектив­ный критерий тут один - тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учрежде­ниях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновре­менно полный характер. Отсюда вытекают два вывода первосте­пенной важности:

• степень полноты инвентаризации задается субъектом ее на­значающим;

• частичной инвентаризация может быть признана только по отношению к ранее заданной полной инвентаризации.

По принадлежности предполагается прежде всего устано­вить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о ка­ком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу - она достига­ется проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юриди­ческой мантии.

По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходи­мы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые спе­циалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводят­ся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более распространенной терминологии, те­кущие - те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и админист­раторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

Последующие - текущие инвентаризации проводятся при сле­дующих обстоятельствах[16]:

1) согласно плановому графику;

2) по сигналам, когда администрации сообщают о неблагопо­лучии в деле хранения и реализации товарно-материальных цен­ностей;

3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) - цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

4) при переоценке ценностей;

в) при передаче ценностей - обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как матери­ально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

г) ликвидационные - связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

По последовательности - одна из определяющих клас­сификации, вытекающих из учетных процедур[16]. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что матери­ально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фаль­сификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

По использованию данных выделяют:

а) информативные - необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испраши­ваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации преследуют, прежде всего, экономические цели;

б) доказательные - применяются в случае необходимости обо­сновать возможность судебного иска или для опровержения послед­него. Доказательные инвентаризации преследуют, прежде всего, юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация - информатив­на, но, правда, не все информативные инвентаризации доказатель­ны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

а) частичная выборочная инвентаризация, безусловно, инфор­мативна, но доказательна ли она;

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точ­ки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы[17].

Более правильным было бы деление на инвентаризации, кото­рые могут служить основанием для предъявления иска или недоста­точные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юриди­ческой доказательности, это решает суд. Направлять или не направ­лять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

По степени агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименова­ния ценностей;

б) интегральные - инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют диф­ференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета[17].

По форме описи - деление по видам носителей инфор­мации;

По способу проведения выделяются два вида инвен­таризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) - ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подгото­виться к ней;

б) внезапные - ответственные лица не знают о времени прове­дения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

При практическом подходе к инвентаризации многие современ­ные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каж­дый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

2.2 Порядок проведения инвентаризации и ее документальное оформление

Для проведения инвентаризации в организации создается по­стоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвента­ризации имущества и финансовых обязательств создаются рабо­чие инвентаризационные комиссии. Персональный состав посто­янно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий ут­верждает руководитель организации[19].

В состав инвентаризационной комиссии включаются пред­ставители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских орга­низаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведе­нии инвентаризации служит основанием для признания резуль­татов инвентаризации недействительными[17].

До начала проверки фактического наличия имущества ин­вентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отче­там), с указанием «до инвентаризации на «__», что долж­но служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходова­ны, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или до­веренности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точ­ность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финан­совых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взве­шивания, обмера[19]. Руководитель организации должен создать ус­ловия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически ис­правными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может опре­деляться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентариза­ции большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и мате­риально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материаль­но ответственных лиц[17].

Если инвентаризация имущества проводится в течение не­скольких дней, то помещения, где хранятся материальные цен­ности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим при­чинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица об­наружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризаци­онная комиссия проверяет указанные факты и в случае их под­тверждений исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться конт­рольные проверки правильности ее проведения, с участием чле­нов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация[16].

В межинвентаризационный период в организациях с боль­шой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентариза­ционными комиссиями по распоряжению руководителя органи­зации.

Роскомстатом России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении унифицированных форм первичной учет­ной документации по учету кассовых операций, по учету резуль­татов инвентаризации» утверждены для документального офор­мления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете типовые унифицированные формы первичной учетной документации.

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ. Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением при­казов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентари­зационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с ис­пользованием средств вычислительной и другой организацион­ной техники, так и ручным способом - чернилами или шарико­вой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток[19].

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число по­рядковых номеров материальных ценностей и общий итог коли­чества в натуральных показателях, записанных на данной стра­нице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (шту­ках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются пра­вильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны все­ми членами инвентаризационной комиссии и материально ответ­ственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комис­сии и материально ответственные лица. В конце описи матери­ально ответственные лица дают расписку, подтверждающую про­верку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечислен­ного в описи имущества на ответственное хранение[18].

При проверке фактического наличия имущества в случае смены Материально ответственных лиц принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные, проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются и книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации

2.3 Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете . Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке[15]:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц[15].

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождении фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризации обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Имущественное и/или финан­совое положение организации мож­но представить в виде человеческо­го тела, однако в жизни человече­ское тело мы видим почти всегда в одежде, или в упаковке. Эта упа­ковка и представляет собой первич­ную документацию. И подобно тому, как хорошее платье только подчеркивает красоту фигуры или, наоборот, хорошо скрывает ее недо­статки, первичная документация и данные всех регистров бухгалтер­ского учета существуют только для того, чтобы представить хозяйст­венный потенциал организации в достойном виде.

Заключение

В данной курсовой работе были рассмотрены такие способы  метода бухгалтерского учета как  документация и инвентаризация.

Документация  составляет основу бухгалтерского учета. Документация – это способ первичной регистрации хозяйственных операций (в учетных документах или технических носителях информации) и обоснования правильности бухгалтерских записей. Значение бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

Чем сложнее  и разнообразнее хозяйственная деятельность, тем больше применяется в ней разнообразных форм документов. Но в  связи с развитием рыночных отношений и переходом России на Международные стандарты учета разрабатываются унифицированные формы документов. В настоящее время Государственным комитетом Р.Ф. утверждены единые формы документов по различным разделам: учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет кассовых операций и банковских операций; учет рабочего времени и начисление заработной платы и т.д.

При ведении бухгалтерского учета  могут возникать расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальных ценностей и расчетов. Поэтому необходимо периодически производить сверку фактических остатков с учетными данными с помощью инвентаризации.

Сегодня инвентаризация на российских предприятиях проводится с целью сопоставления данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Объектами проведения инвентаризации определены все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обязательств (дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам.

Инвентаризация преследует ряд задач и целей. Существуют случаи, когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Как мы видим роль инвентаризации очень велика - с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию. В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения. Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года.

Инвентаризация имеет большое значение для правильного оп­ределения затрат на производство продукции, выполненных ра­бот и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-матери­альных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п. Инвентаризация содействует укреплению предприятия, предупреждает возможные имущественные потери.

Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.

Список использованной литературы

1. О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 07.12.2011.
2. О формах бухгалтерской отчетности организаций [Электронный ресурс]: Приказ Минфина России от 02.07.10 года № 66н (в ред. 04.12.2012г.) // Доступ из Правовой справочно-информационной системы «Консультант Плюс»: Версия Проф.
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. [Электронный ресурс]: Утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2012 г. № 94н (ред. от 08.11.2012)// Доступ из Правовой справочно-информационной системы «Консультант Плюс»: Версия Проф.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) [Электронный ресурс]: Приказ Минфина РФ  от от 06.10.2008 №106н// Доступ из Правовой справочно-информационной системы «Консультант Плюс»: Версия Проф.
5. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», утв. Госкомстатом России от 18.08.98. г., №88.
6. Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие.Серия «Экономика и управление».-М.:ИКЦ «МарТ»., Ростов н./Д: Изд. центр «МарТ»,2007.
7. Бабаев Ю.А. «Бухгалтерский учет » Учебник для вузов: - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
8. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета. Учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити - Дана, 2009.
9. Варенова И.Г. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.: Приор-издат, 2009. – 208 с.
10. Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учёт. — М.:КолосС, 2007. - 560.: ил.
11. Гетьман В.Г. Финансовый учет: Учебник.-М.,2008.
12. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета.Учебник- 3-е изд. перераб. и доп. –М.: 2004
13. Медведев М. Ю. Общая теория бухгалтерского учета: естественный, бухгалтерский и компьютерный методы. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2001
14. Мизиковский Е.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие.- М.: ЮРИСТЬ, 2001
15. Полякова С.И., Старовойтова Е.В., Соловьева О.В. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; 2004
16. Русалева Л.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. – М.: Ростов н. /Д: «Феникс», 2002
17. Сафронова Н.Г., Яцюк А.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003
18. Соколова Е.С. Теория бухгалтерского учета. Учебное пособие. – М.: ФБК - ПРЕСС, 2002
19. Швецкая В.М. Теория бухгалтерского учета: Учебник.- М, 2005